Publipostage pour les comptes parents de CLOE

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1 Publipostage pour les comptes parents de CLOE

2 Sommaire 1Présentation...3 2Prérequis...3 3Préparation du fichier.csv...3 4Réinitialiser le mot de passe des comptes responsables Réinitalisation des mots de passe adaptation du fichier responsables.csv...4 5Création du support de publipostage...6 6Importation des informations pour le publipostage...7 7Conseils...13 Page 2 sur 13

3 1 Présentation Lors de l'importation des utilisateurs sur le serveur Scribe, il est possible de créer des comptes pour les responsables des élèves. Une fois les comptes créés ou mis à jour, les informations sur ces identifiants et mots de passe sont archivées dans le dossier personnel de l'administrateur. La suite du document propose une démarche afin de pouvoir diffuser ces informations via publipostage aux responsables. 2 Prérequis Il faut : récupérer sur le serveur Scribe le fichier responsables_date_heure.csv et vérifier que la colonne mot de passe ne contient pas de «déjà attribué»! Si c'est le cas, il faudra réinitialiser les mots de passe pour les comptes responsables voir le chapitre Réinitialiser les mots de passe des comptes responsables. récupérer sur le serveur Scribe le fichier mot-de-passe_date.csv si les mots de passe des responsables ont été réinitialisé préparer la lettre qui servira de support au publipostage 3 Préparation du fichier.csv En admin sur une station du domaine, Récupérer le fichier responsables_date_heure.csv qui se trouve dans le dossier u:\importation et Renommer le fichier responsables_date_heure.csv en responsables.csv par exemple Éditer le fichier et supprimer les colonnes de PELEVE1 à CELEVE3 Sélectionner la colonne CODE POSTAL et modifier le format dans excel, Format de la cellule, dans l'onglet nombre choisir spécial puis Code Postal. Ceci afin de remettre en forme un code postale de type en lieu et place de 1250 enregistrer en conservant le format (csv, séparateur «;») voici un exemple de fichier responsables.csv «nettoyé» Page 3 sur 13

4 4 Réinitialiser le mot de passe des comptes responsables 4.1 Réinitialisation des mots de passe Via l'ead, connecté en admin, choisir : Gestion Edition groupée dans la liste déroulante Type de l'utilisateur choisir Responsable puis Lister. Sur le bouton Générer un nouveau mot de passe pour ces utilisateurs, choisir Mot de passe aléatoire et décocher forcer la modification du mot de passe à la 1ère connexion. Valider un fichier mot-de-passe_date.csv est créé dans le dossier perso de l'admin. Renommer ce fichier en mdp.csv et placer le dans le même dossier que le fichier responsables.csv 4.2 adaptation du fichier responsables.csv Dans un tableur ouvrir les deux fichiers responsables.csv et mdp.csv Dans le fichier mdp.csv, sélectionner les deux colonnes puis trier dans l'ordre croissant la première colonne. Dans le fichier responsables.csv, dans la cellule D2 (le premier mot de passe) saisir et adapter la formule suivante : Page 4 sur 13

5 =RECHERCHEV(C2;mdp.csv!$A$2:$B$1005;2) ou C2 est la cellule contenant le login du responsable mdp.csv!$a$2:$b$1005 est la plage dans le fichier mpd.csv contenant les logins et les mots de passe des responsables.! Les références $B$1005 est à adapter en fonction du nombre de ligne du fichier mpd.csv 2 signifie que l'on souhaite afficher le contenu de la seconde colonne de la plage de recherche. Recopier cette formule dans toute les colonnes contenant des mots de passe. Enregistrer le fichier en conservant le format.csv.! Si vous souhaitez conserver les formules de calcul, il faudra aussi enregistrer le fichier au format.xls le format.csv ne conservant que les données. Page 5 sur 13

6 5 Création du support de publipostage Dans un traitement de texte, rédiger le courrier qui sera adressé aux responsables en laissant les emplacements pour les différents champs (nom, prénom, adresse, code postal, login, mot de passe du responsables). Exemple de document support : Page 6 sur 13

7 6 Importation des informations pour le publipostage Les opérations suivantes vont être réalisées avec le logiciel Word (mais cela est possible avec OpenOffice et certainement avec LibreOffice) dans le document créé précédemment, choisir : outils lettres et publipostage fusion et publipostage puis suivre les étapes suivantes : Page 7 sur 13

8 choisir le fichier responsables.csv créé au chapitre précédent et valider les différentes boites de dialogues Page 8 sur 13

9 8 Placer le curseur à l'emplacement ou vous souhaitez insérer un champ puis choisir Autres éléments. Choisissez le champ puis insérer. Renouvelez l'opération autant de fois que vous le souhaitez 9 Page 9 sur 13

10 10 11 En cliquant sur les doubles flèches, il est possible de vérifier se que donne la fusion entre les données du fichier responsables.csv et la lettre. 12 Page 10 sur 13

11 13 14 Page 11 sur 13

12 Ici le document est un pdf (pour l'exemple) et on constate bien que 964 courriers ou documents on été créés! Page 12 sur 13

13 7 Conseils!! Les login et mot de passe sont des informations «sensibles», il est conseillé de ne pas conserver les fichiers utilisés dans ce documents! Les utilisateurs ont la possibilité de modifier leur mot de passe, il serait peut être bon de le préciser dans le courrier. Dans CLOE choisir menu puis Ma configuration et Changer mon mot de passe Page 13 sur 13

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