RAPPORT DE CERTIFICATION DE LA CLINIQUE SAINT-JEAN-DE-DIEU. 19, rue OUDINOT PARIS

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1 RPPORT DE CERTIFICTION DE L CLINIQUE SINT-JEN-DE-DIEU 19, rue OUDINOT PRIS Janvier 2009

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3 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 PRÉSENTTION DE L ÉTBLISSEMENT... 4 PRTIE 1 DÉMRCHE QULITÉ ET CERTIFICTION... 5 I HISTORIQUE ET ORGNISTION DE L DEMRCHE QULITE... 6 II SUIVI DES DECISIONS DE L PREMIERE PROCEDURE D CCREDITTION... 8 III SSOCITION DES USGERS L PROCEDURE DE CERTIFICTION... 9 IV INTERFCE VEC LES TUTELLES EN MTIERE DE SECURITE... 9 PRTIE 2 CONSTTTIONS PR CHPITRE CHPITRE I POLITIQUE ET QULITÉ DU MNGEMENT CHPITRE II RESSOURCES TRNSVERSLES RESSOURCES HUMINES REFERENCE 8 : L MITRISE DES PROCESSUS DE GESTION DES RESSOURCES HUMINES B FONCTIONS HÔTELIÈRES ET LOGISTIQUES C ORGNISTION DE L QULITÉ ET DE L GESTION DES RISQUES D QULITÉ ET SÉCURITÉ DE L ENVIRONNEMENT E SYSTÈME D INFORMTION CHPITRE III PRISE EN CHRGE DU PTIENT DROITS DU PTIENT B PRCOURS DU PTIENT CHPITRE IV ÉVLUTION ET DYNMIQUES D MÉLIORTION PRTIQUES PROFESSIONNELLES B LES USGERS ET LES CORRESPONDNTS EXTERNES C POLITIQUES ET MNGEMENT PRTIE 3 DÉCISION DE L HUTE UTORITÉ DE SNTÉ INDEX /172

4 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 PRÉSENTTION DE L ÉTBLISSEMENT Date de la visite de certification : du 16 au 19 septembre 2008 NOM DE L ETBLISSEMENT SITUTION GEOGRPHIQUE STTUT (PRIVE-PUBLIC) TYPE DE L ETBLISSEMENT (CHU, CH, CHS, HL, PSPH, ETS PRIVE BUT LUCRTIF) NOMBRE DE LITS ET PLCES (préciser la répartition des lits par activité, non par service (MCO, SSR, USLD)) NOMBRE DE SITES (DE L ES ET LEUR ELOIGNEMENT S IL Y LIEU) CTIVITES PRINCIPLES (par exemple : existence d une seule activité ou d une activité dominante) CTIVITES SPECIFIQUES (urgences, soins ambulatoires, consultations externes spécialisées, hospitalisation sous contrainte, etc.) SECTEURS FISNT L OBJET D UNE RECONNISSNCE EXTERNE DE L QULITE COOPERTION VEC D UTRES ETBLISSEMENTS (GCS, SIH, conventions ) ORIGINE GEOGRPHIQUE DES PTIENTS (attractivité) Transformations récentes (réalisées ou projetées, ou projets de restructuration) Clinique Saint-Jean-de-Dieu Ville : PRIS Département : SEINE Privé Établissement privé à but lucratif Région : Île-de-France 106 lits MCO, dont 83 lits de chirurgie d hospitalisation complète, 18 places de chirurgie ambulatoire et 5 places de médecine (chimiothérapie). 1 chirurgie (générale et digestive, de spécialités et pédiatrique), chirurgie du cancer et de gastro-entérologie. ctivité de chimiothérapie ambulatoire depuis Non Convention de partenariat avec l hôpital européen Georges Pompidou (oncologie et radiothérapie), convention HD avec la fondation Croix St Simon, membre du réseau de cancérologie de Paris Sud et Ouest. Paris et Hauts-de-Seine (64,4 %), autres départements d Île-de-France (20,8 %), autres (14,8 %). Ouverture au mois de mars 2007 d une structure de chimiothérapie ambulatoire. 4/172

5 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 PRTIE 1 DÉMRCHE QULITÉ ET CERTIFICTION 5/172

6 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 I Historique et organisation de la démarche qualité La politique qualité et gestion des risques est ancienne : démarche qualité initiée dès 1998 par le CLIN, autodiagnostic qualité réalisé en 2001, structuration d une démarche qualité institutionnelle en 2003 par la mise en place d un comité pilotage qualité, recrutement d une coordinatrice qualité et constitution de groupes de travail pluriprofessionnels et transversaux. La démarche s est poursuivie après la procédure d accréditation de 2004 (une recommandation avait été formulée par la HS, recommandation qui a été suivie d effet). insi, des axes prioritaires ont été définis : - Renforcer les responsabilités qualité et gestion des risques ; - Poursuivre l amélioration de la qualité de la prise en charge du patient ; - Poursuivre l amélioration de la qualité et la sécurité des processus supports notamment sur le dossier du patient, le circuit du médicament, les circuits logistiques ; - Développer la culture de sécurité et la gestion globalisée des risques, notamment en intégrant la gestion des risques a priori à la démarche existante ; - Pérenniser l évaluation des pratiques, en définissant un programme annuel d audit et une politique d évaluation des pratiques professionnelles ; - méliorer l accès à la documentation et faciliter la gestion documentaire. Pour ce faire, le comité de pilotage créé en 2003 et composé de la direction et de l encadrement de la clinique, des vigilants et de représentants du corps médical, a été pérennisé. Il a pour mission de définir et de s assurer de la mise en œuvre de la politique qualité et du programme d actions en découlant. Depuis fin 2007, il a intégré les missions du comité de gestion des risques et des vigilances, afin de participer à la définition et d assurer le suivi du programme de gestion des risques. Un poste de responsable assurance qualité et gestion des risques a été créé en 2006 remplaçant ainsi le poste de coordinatrice qualité. Sa mission consiste à suivre et coordonner les programmes qualité et de gestion des risques définis en comité de pilotage. Pour la gestion des risques, elle est aidée par le correspondant médical gestion des risques, qui a notamment en charge la mise en œuvre des RMM. Une cellule opérationnelle de gestion des risques, a été mise en place en 2008 pour mener des enquêtes sur les événements indésirables, les évaluer et proposer d éventuelles actions correctives, préventives 6/172

7 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 La politique qualité et gestion des risques, mentionnée précédemment, a été établie à partir : de l accréditation V1 : prise en compte de la recommandation, des propositions des experts-visiteurs et des réflexions issues de l autoévaluation ; d une autocotation des objectifs du manuel d accréditation V2 par les membres du comité de pilotage en 2005 : les cotations des s inférieures à ont été retenues dans le programme qualité ; des résultats d un audit externe qualité réalisé en septembre 2007 par un intervenant extérieur ; de la prise en compte des orientations nouvelles du manuel de certification V2007. Les experts-visiteurs ont tenu à souligner au cours de la visite la qualité exemplaire de la rédaction de l auto-évaluation. 7/172

8 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 II Suivi des décisions de la première procédure d accréditation Niveau de décision (Recommandation/Réserve) Recommandation Libellé de la décision Généraliser les profils de poste et finaliser la démarche d entretien annuel d évaluation des personnels Suivi de la décision (Oui/non/en cours) Oui de l établissement Commentaires Finalisation des fiches de poste, y compris encadrement et fiches de fonction des référents. Entretien annuel d évaluation du personnel : ction inscrite dans le projet social validé fin 2005 Formation des évaluateurs : juin à octobre 2006 Phase de test des entretiens : dernier trimestre 2006 Mise en œuvre de la 1 re phase d entretiens : début 2007 à mi 2008 ppréciation des experts-visiteurs Suivi de la décision (Oui/non/en cours) Oui Commentaires Un travail conséquent de rédaction des fiches de fonction et de postes a été réalisé par l établissement. Les entretiens d évaluation sont opérationnels depuis l année /172

9 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 III ssociation des usagers à la procédure de certification Deux représentants des usagers siégeant à la CRUQ, membres d associations agréées (Ligue contre le cancer, Vivre comme avant) et une ancienne patiente ont participé à la procédure de certification. Ils ont participé aux réunions des groupes de synthèses d auto-évaluation : De plus, ils ont étudié plus particulièrement les références suivantes : - Réf. 2 : 1 représentant des usagers ; - Réf. 19, 20 et 21 : 1 ancienne patiente ; - Réf 43 : 1 représentant des usagers ; - Réf. 1 : 1 représentant des usagers. Des rencontres avec les usagers ont eu lieu lors de la visite (participation à certaines réunions des groupes de synthèses, rencontre des représentants de la CRUQ puis de la CRUQ plénière). Les usagers ont participé à la procédure de certification. IV Interface avec les tutelles en matière de sécurité La fiche navette transmise par la MRIICE n a pas fait l objet d observation particulière. 9/172

10 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 PRTIE 2 CONSTTTIONS PR CHPITRE 10/172

11 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I CHPITRE I POLITIQUE ET QULITÉ DU MNGEMENT 11/172

12 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 1 : Les orientations stratégiques de l établissement 1a : Les orientations stratégiques prennent en compte les besoins de la population en termes de soins et de prévention. Documents d orientations stratégiques ou projet d établissement, approuvé ou en cours d approbation par l RH, ou contrat pluriannuel d objectifs et de moyens (CPOM). Prise en compte, dans les orientations stratégiques, du schéma régional de l organisation sanitaire (SROS) et le cas échéant, des autres schémas et programmes (schéma gérontologique, programmes régionaux d accès à la prévention et aux soins en faveur des personnes en situation précaire, etc.). Données factuelles complémentaires sur les besoins de la population du territoire de santé ou du bassin d attraction, témoignant du souci de l établissement de répondre à des besoins spécifiques. (Présent :, EN 12/172

13 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 1 : Les orientations stratégiques de l établissement 1b : Les orientations stratégiques organisent la complémentarité avec les autres établissements du territoire de santé et la participation aux réseaux de santé. Identification des domaines de partenariat. (Présent :, EN Formalisation de partenariats (conventions). Participation de l établissement à un ou des réseaux de santé de son territoire. 13/172

14 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 1 : Les orientations stratégiques de l établissement 1c : La direction, les instances délibératives et consultatives et les responsables des secteurs d activité définissent et mettent en œuvre les orientations stratégiques. Implication effective de la direction, des instances délibératives et consultatives et des responsables (administratifs, techniques, soignants et médicaux) dans la définition et la mise en œuvre des différents volets des orientations stratégiques. Diffusion de l information sur les orientations stratégiques et leur mise en œuvre. Déclinaison des orientations stratégiques sous la forme de projets par secteur d activité. (Présent :, EN 14/172

15 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 1 : Les orientations stratégiques de l établissement 1d : Les responsables pilotent leurs secteurs d activité en cohérence avec les orientations stratégiques de l établissement. (Présent :, EN Prévision des évolutions des secteurs d activité. Organisation des activités des secteurs, notamment dans le cadre des partenariats définis par l établissement (organisation des secteurs, outils d évaluation de la charge de travail, définition des complémentarités, modalités de coordination, de régulation et de délégation, etc.). Choix des actions à mettre en œuvre dans les secteurs (identification du processus décisionnel, organisation de la diffusion des décisions, etc.). Motivation des personnels des secteurs d activité en favorisant leur adhésion et leur implication. Développement de démarches d évaluation et d amélioration des activités. 15/172

16 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 2 : La place du patient et de son entourage. 2a : Le respect des droits du patient est inscrit dans les priorités de l établissement. Prise en compte des droits du patient dans les orientations stratégiques, les différents documents institutionnels destinés aux patients (livret d accueil, formulaires d admission, etc.) ou relatifs au personnel (projet de service, règlement intérieur, contrat de travail, etc.). Organisation visant à la promotion du respect des droits du patient (secteur ou responsable chargé de la clientèle, commission des relations avec les usagers et de la qualité de la prise en charge, maison des usagers, affichage de la charte dans les secteurs d activité, etc.). Communication interne et sensibilisation des professionnels au respect des droits des patients. ctions favorisant l expression du patient et de son entourage. (Présent :, EN 16/172

17 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 2 : La place du patient et de son entourage 2b : Une réflexion éthique autour de la prise en charge du patient est conduite. Identification des sujets nécessitant une réflexion éthique. Débats ou réunions d équipe a posteriori sur les situations vécues posant un problème d éthique. Sensibilisation des personnels aux questions éthiques. (Présent :, EN 17/172

18 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 2 : La place du patient et de son entourage. 2c : La participation des représentants des usagers à la politique d amélioration des services rendus de l établissement est organisée. (Présent :, EN Participation effective des usagers aux instances et à la vie de l établissement. Participation des usagers aux démarches qualité. Prise en compte de l avis des usagers dans l amélioration du service rendu par l établissement. 18/172

19 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 3 : La politique des ressources humaines. 3a : La politique des ressources humaines est formalisée en cohérence avec la mission et la stratégie de l établissement. Projet social concerté (ou document équivalent) élaboré en cohérence avec les orientations stratégiques de l établissement. (Présent :, EN Connaissance du projet social par les personnels. Responsabilités dans la gestion des ressources humaines identifiées, définies et connues des personnels (au niveau de l établissement et des secteurs d activité). 19/172

20 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 3 : La politique des ressources humaines. 3b : Une gestion prévisionnelle permet l adaptation des ressources humaines aux évolutions de l établissement. Politique d anticipation qualitative des besoins en personnel. Politique d anticipation quantitative des besoins en personnel. Outils et indicateurs de gestion prévisionnelle partagés à court, moyen et long terme. (Présent :, EN 20/172

21 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 3 : La politique des ressources humaines. 3c : L amélioration des conditions de travail et la prévention des risques professionnels font partie des objectifs de la politique des ressources humaines. (Présent :, EN Évaluation à périodicité définie des conditions de travail et risques professionnels. Plan d amélioration des conditions de travail. Programme concerté de prévention et de prise en charge des infections touchant les professionnels. Programme concerté de prévention et de prise en charge des accidents touchant les professionnels (ES, irradiations, etc.). Mise en œuvre de la politique vaccinale. ssociation des instances (CLIN et CHSCT) et réflexion sur les conditions de travail et les risques professionnels lors des opérations de construction et de réhabilitation. 21/172

22 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 3 : La politique des ressources humaines. 3d : La politique des ressources humaines favorise la motivation des personnels. ctions institutionnelles favorisant l adhésion et la participation des personnels (programme d intégration, communication, etc.). ctions conduites favorisant la motivation des personnels (intéressement, formation, promotion, gestion des carrières, conditions de travail, etc.). (Présent :, EN 22/172

23 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 3 : La politique des ressources humaines. 3e : Le dialogue social est organisé au sein de l établissement. Consultation des instances représentatives des personnels, à périodicité définie, sur les questions relevant de leur compétence, dans le respect de la réglementation. (Présent :, EN Commissions ou groupes de travail des instances. utres modalités prévues pour faciliter le dialogue social et l expression des personnels. Suivi des thématiques abordées dans les instances et/ou avec les partenaires sociaux. 23/172

24 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 4 : La politique du système d information et du dossier du patient. 4a : La politique du système d information est définie en cohérence avec les orientations stratégiques de l établissement. Prise en compte dans le schéma directeur du système d information (SI), des orientations stratégiques de l établissement. Connaissance et prise en compte des besoins des utilisateurs dans les projets du SI. Projets du SI définis, hiérarchisés et structurés en fonction des processus à optimiser et en recherchant l adhésion des professionnels concernés. (Présent :, EN 24/172

25 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 4 : La politique du système d information et du dossier du patient. 4b : Une politique du dossier du patient est définie afin d assurer la qualité et la continuité des soins. (Présent :, EN Politique formalisée du dossier du patient. ssociation des différents professionnels et instances à l élaboration de la politique du dossier du patient. Politique du dossier du patient favorisant la confidentialité, la fiabilité, l accessibilité, la sécurité et le stockage des informations ainsi que la coordination des professionnels et des secteurs d activité. Règles de constitution, de tenue, de communication et de conservation du dossier du patient. 25/172

26 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 5 : La politique de communication. 5a : La direction et les responsables développent une politique de communication interne. Politique de communication interne formalisée. Détermination des moyens de la politique de communication interne. Identification des responsables chargés de sa mise en œuvre. Supports de communication témoignant de cette politique. (Présent :, EN EN PRTIE Bien qu il n existe pas de document formalisé décrivant la politique de communication interne de l établissement, de dernier dispose, dans chaque projet décliné à l intérieur du projet d établissement, d un volet communication interne. De plus, l établissement communique largement en interne (comptes rendus de réunions affichés, nombreux livret d accueil, guide de nuit pour les salariés, bulletins qualité ). Un logiciel qualité permettant le partage de l information est également en cours de déploiement. B 26/172

27 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 5 : La politique de communication. 5b : La direction et les responsables développent une politique de communication à destination du public et des correspondants externes. Politique de communication externe formalisée. Détermination des moyens de la politique de communication externe. Identification des responsables chargés de sa mise en œuvre. Supports de communication témoignant de cette politique. (Présent :, EN EN PRTIE Bien qu il n existe pas de document formalisé décrivant la politique de communication externe de l établissement, ce dernier communique largement à l extérieur (nombreuses plaquettes d information, création d un site internet, participation à des réseaux de santé ). L établissement envisage de formaliser son plan de communication externe au 1 er semestre B 27/172

28 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 6 : La politique d amélioration de la qualité et de gestion des risques. 6a : La direction et les instances définissent les objectifs de l établissement en matière d amélioration de la qualité et de gestion des risques. Politique formalisée d amélioration de la qualité et de gestion des risques. Implication de la direction, des instances et des professionnels de l établissement dans la définition de cette politique. Identification des responsables et définition de leurs missions (désignation, fiches de poste, coordination, etc.). (Présent :, EN 28/172

29 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 6 : La politique d amélioration de la qualité et de gestion des risques. 6b : L établissement définit et met en œuvre une politique d évaluation des pratiques professionnelles en cohérence avec la politique d amélioration de la qualité et de gestion des risques. Définition par la direction et les instances (en particulier la CME) de la politique d EPP dans le cadre de la politique qualité et gestion des risques. Déclinaison de cette politique d évaluation, selon les établissements, au niveau des projets de pôles ou de secteurs d activité. Promotion par la direction et les instances, du développement de l EPP (formation, mise à disposition de moyens, etc.). Suivi régulier par les instances du développement des programmes et des actions d EPP. (Présent :, EN 29/172

30 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 7 : La politique d optimisation des ressources et des moyens. 7a : L établissement met en œuvre un dispositif permettant la maîtrise des coûts. Dispositif de contrôle de gestion permettant de connaître les coûts par activité et par pôle ou secteur d activité. (Présent :, EN Définition des responsabilités dans ce domaine. Communication des objectifs aux responsables des pôles ou secteurs d activité. Élaboration et diffusion de tableaux de bord par pôle ou secteur d activité. nalyse des données en fonction des objectifs et réajustement pour la maîtrise des coûts. 30/172

31 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I Référence 7 : La politique d optimisation des ressources et des moyens. 7b : La politique d investissement est optimisée. Plan d investissement annuel et pluriannuel défini et actualisé en cohérence avec les orientations stratégiques ou projet d établissement. Suivi et réajustement des réalisations selon les objectifs. Politique d investissement visant à la mutualisation des équipements. (Présent :, EN EN PRTIE EN PRTIE EN PRTIE Un plan d investissement annuel est présenté par la direction et validé par le conseil d administration de l établissement. Il n existe cependant pas de plan pluriannuel d investissement formalisé. Le suivi et le réajustement ne sont effectifs que pour le plan annuel. La mutualisation des équipements n est effective qu en interne. Il n y a pas de démarche externe. B 31/172

32 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre I ctions remarquées par les experts-visiteurs concernant le chapitre I Intitulé de l action Objectif Résultat Mise en place d une politique d amélioration des conditions de travail et de prévention des risques professionnels méliorer les conditions de travail et de prévention des risques professionnels. Mise en place d un management par la qualité. Mettre en place un management s appuyant sur les principes d une démarche qualité Les indicateurs de gestion des ressources humaines sont d une exceptionnelle qualité (absentéisme, nombre d accidents du travail, satisfaction des professionnels). Management qualité mis en pratique 32/172

33 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II CHPITRE II RESSOURCES TRNSVERSLES 33/172

34 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II RESSOURCES HUMINES Référence 8 : La maîtrise des processus de gestion des ressources humaines. 8a : Le recrutement de l ensemble des personnels est organisé. (Présent :, EN Politique de recrutement en lien avec les orientations stratégiques de l établissement. Identification des responsabilités des différents acteurs. Mise en œuvre de procédures de recrutement. Utilisation de fiches et profils de poste. 34/172

35 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 8 : La maîtrise des processus de gestion des ressources humaines. 8b : L accueil et l intégration des personnels sont assurés Dispositif d accueil des personnels (livret d accueil du personnel, visite de l établissement, etc.). Dispositif d intégration des personnels (programme d intégration commun ou spécifique, tutorat, etc.). Suivi de ces dispositifs et réajustement, si nécessaire. (Présent :, EN 35/172

36 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 8 : La maîtrise des processus de gestion des ressources humaines. 8c : La formation continue contribue à l actualisation et à l amélioration des compétences des professionnels. Plan de formation, s appuyant sur quatre axes : orientations stratégiques de l établissement, orientations des secteurs d activité, besoins individuels, formations promotionnelles. ssociation des acteurs à l élaboration du plan de formation. Mise en œuvre maîtrisée : recueil des besoins, s de priorisation, politique de choix et d achat de formations, etc. Évaluation des dispositifs pédagogiques et de l impact en termes de compétence. (Présent :, EN 36/172

37 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 8 : La maîtrise des processus de gestion des ressources humaines. 8d : L évaluation des personnels est mise en œuvre. Identification des qualifications et des compétences requises pour l exercice professionnel. Dispositif d évaluation régulière des compétences professionnelles, y compris médicales, dans tous les secteurs. Connexion avec la notation dans le public ou politique promotionnelle et d intéressement dans le privé. (Présent :, EN 37/172

38 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 8 : La maîtrise des processus de gestion des ressources humaines. 8e : La gestion administrative des personnels assure la qualité et la confidentialité des informations individuelles. Disponibilité du dossier : procédures de constitution, mise à jour, accessibilité en temps réel, etc. Intégrité du dossier : procédures garantissant la fiabilité et l exhaustivité, existence d un système de contrôle, etc. Confidentialité du dossier : procédures d habilitation, formation du personnel, etc. Sécurité du dossier : conditions de conservation et d archivage, etc. ppropriation des règles par les professionnels en charge de la gestion du personnel. (Présent :, EN 38/172

39 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II B FONCTIONS HÔTELIÈRES ET LOGISTIQUES Référence 9 : L organisation et la maîtrise de la qualité des fonctions hôtelières et logistiques. 9a : Une organisation est en place pour assurer la qualité et l hygiène en restauration. Certification externe ou démarche qualité, en cuisine centrale ou chez le prestataire extérieur, sur l ensemble du circuit allant de la réception des marchandises à la distribution des repas au patient : - démarche HCCP ; procédures décrivant toutes les étapes de la distribution ; - respect des règles d hygiène par les personnels chargés de la restauration (entretien des locaux, tenue vestimentaire, hygiène des mains, etc.) ; - réalisation d audits internes. (Présent :, EN EN PRTIE La production culinaire est réalisée sur place par un prestataire extérieur dont le contrat vient d être récemment signé (fin août 2008). Des procédures rédigées par l ancien prestataire sont en place et coexistent avec d autres affichées par le repreneur. La démarche HCCP n est cependant pas totalement opérationnelle. insi, les livraisons des denrées s effectuent à côté des locaux poubelles dont la désinfection n est pas procédurée, le contrôle des camions de livraison n est pas réalisé, des préparations froides ont été trouvées dans une chambre froide de réception des denrées brutes (un réfrigérateur était en panne lors de la visite). Des films de protection plastique étaient en place sur les préparations culinaires mais les dates de préparation ou de péremption n étaient pas toutes indiquées sur les préparations. Si des croisements propres sales existent, l établissement précise qu une organisation a été mise en place pour décaler les opérations dans le temps. Le départ des chariots repas de la cuisine vers les unités de soins ainsi que l enlèvement des plateaux-repas des agents à la lisière de la cuisine ne sont pas protocolisés. Des audits de pratique sont en place. C Un nouveau prestataire intervient depuis fin août 2008 et a programmé la mise en place d une démarche HCCP complète (fin 2008). 39/172

40 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II ppréciation positive des services vétérinaires ou prise en compte de leurs recommandations. Mesures prises pour les patients à risque (aplasie médullaire, biberonnerie, etc.). Interfaces organisées avec les secteurs d activité utilisateurs permettant de répondre aux attentes des patients. EN PRTIE La plupart des recommandations des services vétérinaires ont été prises en compte. Quelques travaux et les formations HCCP ne sont pas encore finalisés. 40/172

41 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 9 : L organisation et la maîtrise de la qualité des fonctions hôtelières et logistiques. 9b : Une organisation est en place pour assurer la qualité et l hygiène en blanchisserie et dans le circuit de traitement du linge. Certification externe ou démarche d assurance qualité (procédures, formation des professionnels, audits, démarche d analyse des risques de contamination microbiologiques (RBC) que le traitement du linge soit effectué en interne ou externalisé) : - protocoles sur le tri du linge (circuit propre-sale, tenue du personnel, lavage des mains, etc.) ; - protocoles sur le circuit du linge (séparation propresale, ascenseur séparé, local spécial dans les secteurs d activité, etc.) ; - contrôle du traitement du linge (production, lingerie) à périodicité définie, avec communication des résultats. (Présent :, EN EN PRTIE Mesures prises pour les patients à risque. Interfaces organisées avec les secteurs d activité utilisateurs. Le tri et le circuit linge sont largement protocolisés et appliqués. Des contrôles sont en place. Cependant, un croisement propre sale existe dans le local affecté au lavage des lavettes, des couettes et des rideaux (absence de machine aseptique ou de cloison). B 41/172

42 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 9 : L organisation et la maîtrise de la qualité des fonctions hôtelières et logistiques. 9c : La continuité des soins, la dignité, la confidentialité, l hygiène et la sécurité sont assurées à l occasion du transport du patient. (Présent :, EN Organisation de la fonction transport (interne et externe). Dispositif de coordination de la fonction transport avec les secteurs d activité. Respect des droits des patients (dignité, confidentialité des informations, etc.). Respect des règles d hygiène et de sécurité. Formation adaptée des professionnels dédiés au transport. 42/172

43 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 9 : L organisation et la maîtrise de la qualité des fonctions hôtelières et logistiques 9d : Les approvisionnements des secteurs d activité sont assurés. Recueil des besoins selon un calendrier établi (prise en compte du développement de l activité et des normes de sécurité). ssociation des personnels utilisateurs aux achats les concernant. Procédures d approvisionnement à périodicité définie (commande, réception, relance et gestion des stocks). Procédure d approvisionnement pour les cas d urgence. (Présent :, EN 43/172

44 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II C ORGNISTION DE L QULITÉ ET DE L GESTION DES RISQUES Référence 10 : Le management de la qualité. 10a : L écoute des patients est organisée. Organisation de l écoute du patient (recueil et analyse des besoins et attentes, dispositif d écoute spécifique, mise en œuvre de la CRU, etc.). (Présent :, EN Responsables identifiés et missions définies. Communication sur le dispositif mis en œuvre à destination des patients et des acteurs de l établissement (informations sur le livret d accueil, affiches, etc.). apportées aux attentes des patients. 44/172

45 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 10 : Le management de la qualité. 10b : Le programme d amélioration continue de la qualité est formalisé, comporte des objectifs précis et inclut les résultats issus des différentes formes d évaluation. (Présent :, EN Programme d amélioration continue de la qualité formalisé. Objectifs déterminés en cohérence avec la politique qualité et les résultats des évaluations internes et externes. Méthodes, actions, indicateurs et échéancier définis pour la mise en œuvre et le suivi du programme. Communication sur le programme et ses objectifs. 45/172

46 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 10 : Le management de la qualité. 10c : La formation des professionnels à la qualité est assurée. Recueil des besoins en formation qualité (adéquation des axes de formation au programme qualité). Plan de formation à la qualité (professionnels concernés, caractère obligatoire de la formation, fréquence, contenu des formations, etc.). (Présent :, EN Mise en œuvre des formations. 46/172

47 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 10 : Le management de la qualité. 10d : Le déploiement de la démarche et des actions qualité dans les secteurs d activité est organisé. Organisation pour le déploiement des démarches qualité dans les secteurs d activité (plans d actions par secteur, référents qualité, etc.). ccompagnement méthodologique des acteurs des secteurs d activité à la démarche qualité et aux outils qualité. Mise en œuvre de démarches qualité dans les différents secteurs. Participation des professionnels aux actions conduites. (Présent :, EN 47/172

48 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 10 : Le management de la qualité. 10e : La gestion documentaire est assurée. (Présent :, EN Dispositif de gestion documentaire. Connaissance par les professionnels du dispositif. ccessibilité aux documents. 48/172

49 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 11 : La gestion des risques. 11a : L établissement recense et utilise toutes les sources d information dont il dispose concernant les risques. (Présent :, EN Organisation du recensement des informations sur les risques. Responsabilités définies pour le recensement des informations. Veille réglementaire relative à la sécurité. 49/172

50 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 11 : La gestion des risques. 11b : La gestion des risques est organisée et coordonnée. Structure de coordination des risques (COVIRIS, cellule de gestion des risques ou équivalent, etc.). Responsabilités définies sur les domaines de risques (référents, vigilants, etc.). Démarche structurée d identification et d analyse des risques a priori (secteurs à risque, risques professionnels, etc.). Démarche structurée d identification, de signalement et d analyse des incidents et accidents survenus. Définition d un programme global de gestion des risques. (Présent :, EN 50/172

51 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 11 : La gestion des risques. 11c : Les résultats issus des analyses de risques permettent de hiérarchiser les risques et de les traiter. (Présent :, EN Hiérarchisation des risques (outils, grille de criticité, etc.). Formalisation des conduites à tenir en cas d incident ou accident. Mise en œuvre d actions de réduction des risques. ssociation des instances et professionnels à l élaboration et à la mise en œuvre du programme d actions de réduction des risques. 51/172

52 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 11 : La gestion des risques. 11d : La gestion d une éventuelle crise est organisée. (Présent :, EN Identification d une cellule de crise (responsables, rôles, etc.). Définition des circuits d alerte. Information des professionnels. EN PRTIE Le plan blanc et de crise, en cours de finalisation, n a pas encore fait l objet d une présentation aux professionnels de l établissement. B 52/172

53 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 11 : La gestion des risques. 11e : L organisation des plans d urgence pour faire face aux risques exceptionnels est en place. (Présent :, EN Plan blanc formalisé et actualisé. Plans spécifiques sur les risques exceptionnels pour lesquels l établissement est concerné. Formation des professionnels. Exercices de simulation. Modalités de communication interne et externe. EN PRTIE NON NON EN PRTIE La rédaction du plan blanc a été concomitante à celle du plan blanc élargi de Paris, validé en juillet 2008 par le CODMUPS. La finalisation de la rédaction de ses annexes est prévue pour la fin La formation des professionnels interviendra lorsque le plan blanc et ses annexes seront finalisés (planifiée pour 2009). Des exercices seront mis en place lorsque le plan blanc et ses annexes seront finalisés (planifiés pour 2009). Le plan blanc et ses annexes sont en cours de finalisation et seront diffusés en 2009 en interne et en externe. Une première communication au comité de direction a été réalisée début septembre C La finalisation des annexes du plan blanc est programmée pour le 4 e trimestre /172

54 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 12 : Le dispositif de veille sanitaire. 12a : La traçabilité des produits de santé est assurée. (Présent :, EN Identification des produits de santé à tracer. Définition des responsabilités des différents professionnels. Information des professionnels. Mise en œuvre de la traçabilité. 54/172

55 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 12 : Le dispositif de veille sanitaire. 12b : Une organisation permettant de répondre à une alerte sanitaire concernant les produits de santé est en place. Organisation pour répondre à une alerte sanitaire descendante (responsabilités définies, réception, transmission, décision, mise en œuvre). Organisation pour procéder à une alerte sanitaire ascendante (responsabilités définies, déclaration, analyse, information, etc.). (Présent :, EN Permanence du dispositif (24 heures/24). Connaissance par les professionnels de l organisation mise en place. 55/172

56 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 12 : Le dispositif de veille sanitaire. 12c : La coordination des vigilances entre elles et avec le programme global de gestion des risques est assurée. (Présent :, EN Coordination des vigilances assurée. Intégration des vigilances dans le programme global de gestion des risques. Partage de l information et des méthodes. 56/172

57 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 12 : Le dispositif de veille sanitaire. 12d : Une coordination est assurée entre l établissement et les structures régionales et nationales de vigilances. Diffusion des informations provenant des structures nationales et régionales. Retour d information aux structures régionales ou nationales. Participation des vigilants de l établissement aux activités des structures régionales et nationales. (Présent :, EN 57/172

58 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II D QULITÉ ET SÉCURITÉ DE L ENVIRONNEMENT Référence 13 : Le programme de surveillance et de prévention du risque infectieux. 13a : Les patients et les activités à risque infectieux sont identifiés et un programme de surveillance adapté est en place. (Présent :, EN Identification des patients et des activités à risque infectieux. Définition d un programme de surveillance avec une stratégie particulière dans les secteurs à haut risque (secteurs interventionnels, réanimation, néonatalogie, etc.). Mise en œuvre du programme. Suivi du programme. 58/172

59 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 13 : Le programme de surveillance et de prévention du risque infectieux. 13b : Des dispositions sont mises en œuvre pour assurer la prévention et la maîtrise du risque infectieux. (Présent :, EN Protocoles et procédures de maîtrise du risque infectieux actualisés et validés par le CLIN. Diffusion des protocoles et procédures. Mise en œuvre des précautions standard d hygiène. Mise en œuvre des précautions liées à des situations particulières. Formation régulière à l hygiène et à la prévention du risque infectieux de tous les professionnels (nouveaux arrivants, personnels temporaires et permanents.). EN PRTIE EN PRTIE Suivi de l utilisation des protocoles et procédures. ssociation du CLIN et de l EOH à tout projet pouvant avoir des conséquences en termes de risque infectieux. La plupart des secteurs d activité mettent en œuvre les précautions standard, sauf en cuisine où la coexistence de plusieurs procédures n est pas propice à une bonne gestion des opérations d hygiène. Le changement de prestataire de restauration est intervenu 3 semaines avant la visite. La révision des procédures HCCP a été initiée à son arrivée et doit être finalisée sur le 4 e trimestre 2008 (évolution de la prestation ayant des incidences sur les procédures). Les personnels bénéficient de nombreuses formations externes. La diffusion des protocoles est accompagnée en interne par les référents en hygiène et des services. Des supports : «Livrets d hygiène» compilent l information utile. En cuisine, le responsable de la cuisine, nouvellement arrivé, n a pas présenté au cours de la visite de documents attestant d une formation adaptée à l hygiène et à la prévention du risque infectieux. B 59/172

60 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 13 : Le programme de surveillance et de prévention du risque infectieux. 13c : Le bon usage des antibiotiques, dont l antibioprophylaxie, est organisé. Définition et mise en œuvre des recommandations de bonnes pratiques de prescription des antibiotiques (réflexion collective au sein de l établissement, COMEDIMS ou équivalent, etc.). Définition et mise en œuvre des règles de bonnes (Présent :, EN pratiques d antibioprophylaxie. Suivi de la consommation. Surveillance de la résistance aux antibiotiques. Information des professionnels. 60/172

61 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 13 : Le programme de surveillance et de prévention du risque infectieux. 13d : Le signalement des infections nosocomiales est organisé et opérationnel. (Présent :, EN Dispositif de signalement (responsable du signalement, processus défini, etc.). Formation et information de tous les professionnels et des instances par le CLIN et les responsables d hygiène, sur les dispositions relatives au signalement des infections nosocomiales. Historique et analyse des signalements. 61/172

62 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 13 : Le programme de surveillance et de prévention du risque infectieux. 13e : Un dispositif permettant l alerte, l identification et la gestion d un phénomène épidémique est en place. Identification préalable des événements anormaux pouvant entraîner une alerte. (Présent :, EN NON Définition d un circuit d alerte. Enquête en cas d épidémie. Communication au personnel des mesures déterminées par le CLIN. Information des patients. Mesures de prévention et de gestion communes en cas d épidémie. Il n existe pas d identification préalable des événements anormaux pouvant entraîner une alerte. B 62/172

63 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 14 : La gestion des risques liés aux dispositifs médicaux. 14a : Le prétraitement et la désinfection des dispositifs médicaux non autoclavables font l objet de dispositions connues et appliquées par les professionnels concernés. Protocoles de prétraitement et de désinfection des dispositifs médicaux, validés par le CLIN. Formation des professionnels concernés au prétraitement et à la désinfection des dispositifs médicaux. Traçabilité du prétraitement et de la désinfection des dispositifs médicaux. (Présent :, EN 63/172

64 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 14 : La gestion des risques liés aux dispositifs médicaux. 14b : Une organisation permettant d assurer la qualité de la stérilisation est en place. Certification externe ou démarche d assurance qualité en stérilisation connue des professionnels. - mise en œuvre de protocoles et de procédures ; - formation régulière du personnel concerné. Prise en compte des avis et recommandations des services d inspection. Interfaces organisées avec les secteurs d activité utilisateurs. (Présent :, EN 64/172

65 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 14 : La gestion des risques liés aux dispositifs médicaux. 14c : La maintenance préventive et curative des dispositifs médicaux est assurée. (Présent :, EN Politique générale de maintenance préventive et curative des dispositifs médicaux. Organisation définie et mise en œuvre. Procédures d entretien, de remplacement et de réparation en urgence. Formation et information régulières du personnel utilisateur. Système de signalement des dysfonctionnements. 65/172

66 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 15 : La gestion des risques liés à l environnement. 15a : L hygiène des locaux est assurée. (Présent :, EN Identification des zones à risque. Nettoyage adapté des locaux (procédures, traçabilité, etc.). Formation du personnel d entretien et de nettoyage. Contrôles périodiques organisés en concertation avec le CLIN et réajustements si nécessaire. EN PRTIE EN PRTIE Des procédures formalisent l organisation du nettoyage et sa traçabilité dans les services de soins, plateaux techniques et parties communes. Le local de stockage terminal des DSRI n est pas inclus. En cuisine, cohabite l affichage des fiches techniques du précédent prestataire et de l actuel. La traçabilité n est pas assurée de façon totale. Le personnel n a pas été en mesure de produire le classeur des documents applicables dans son secteur lors de la visite. Le changement de prestataire de restauration est intervenu 3 semaines avant la visite. La révision des procédures HCCP a été initiée à l arrivée du nouveau prestataire et doit être finalisée sur le 4 e trimestre 2008 (évolution de la prestation ayant des incidences sur les procédures). Le personnel de la clinique a été formé au bionettoyage et aux règles d hygiène. Un document support est à disposition. En cuisine, le nouveau responsable n a pas démontré que le personnel était formé. B 66/172

67 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 15 : La gestion des risques liés à l environnement. 15b : La maintenance et le contrôle de la qualité de l eau sont adaptés à ses différentes utilisations. (Présent :, EN Protocoles et procédures de maintenance et de contrôle de la qualité de l eau. Respect des normes de sécurité pour garantir la qualité de l eau dans ses différentes utilisations. Contrôles périodiques adaptés aux différentes utilisations de l eau, notamment dans les secteurs à risque. Recueil et analyse des dysfonctionnements. ctions d amélioration. 67/172

68 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 15 : La gestion des risques liés à l environnement. 15c : La maintenance et le contrôle de la qualité de l air sont adaptés aux secteurs d activité et aux pratiques réalisées. Protocoles et procédures de maintenance et de contrôle de la qualité de l air. Respect des normes de sécurité pour garantir la qualité de l air dans ses différentes utilisations. (Présent :, EN EN PRTIE Contrôles périodiques adaptés aux différentes utilisations de l air, notamment dans les secteurs à risque. Recueil et analyse des dysfonctionnements. ctions d amélioration. Les contrôles réglementaires sont réalisés dans les blocs et à la stérilisation. Les comptages particulaires sont conformes et la surpression est effective dans les salles 5 et 6, en salles de stérilisation et de conditionnement et en URC. Une étude est en cours afin de permettre d étanchéifier les salles 1, 2,3 et 4. B 68/172

69 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 15 : La gestion des risques liés à l environnement. 15d : L élimination des déchets, notamment d activité de soins, est assurée. Organisation de l élimination des déchets (classification des déchets, protocoles de tri, collecte, transport, stockage, traitement, etc.). (Présent :, EN EN PRTIE Formation et sensibilisation des professionnels. Mesures de protection du personnel (déclaration d accident, matériel sécurisé, etc.). Recueil et analyse des dysfonctionnements. ctions d amélioration. La classification et le tri des déchets sont respectés. Les protocoles sont affichés. Le transport est organisé et sécurisé. Les sacs ne portent toutefois pas l identification des services (seule l identification de l établissement est notée). La collecte est réalisée par un prestataire, (organisation en place et contrat). Le local à DSRI extérieur n est pas totalement sécurisé (grille en partie haute fermant à clé mais pas verrouillée au moment du passage des experts-visiteurs) et le nettoyage du sol extérieur n est pas protocolisé. B 69/172

70 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 16 : La sécurité et la maintenance des infrastructures et des équipements. 16a : La sécurité des bâtiments, des installations et des équipements fait l objet d un suivi. (Présent :, EN Identification des responsables. Programme de contrôle (contrôles internes et externes, à périodicité définie). Mise en œuvre et suivi des recommandations consécutives aux contrôles externes. Recueil et analyse des dysfonctionnements (panne d un équipement, absence de fermeture du bâtiment, etc.). ctions d amélioration. 70/172

71 HS/Rapport de certification 2 ème Procédure V2007 Chapitre II Référence 16 : La sécurité et la maintenance des infrastructures et des équipements. 16b : La prévention du risque incendie est organisée et les professionnels bénéficient d une formation programmée et régulièrement actualisée. (Présent :, EN Identification des responsables. Programme de contrôle (contrôles internes et externes, à périodicité définie). Mise en œuvre et suivi des recommandations consécutives aux contrôles externes. Formations actualisées, à périodicité définie, de l ensemble des personnels. Exercices réguliers de simulation. EN PRTIE ppropriation par les personnels des protocoles d alerte et d intervention. Recueil et analyse des dysfonctionnements. ctions d amélioration. Des exercices de déclenchement de détection incendie sont réalisés ainsi que des manipulations d extincteurs afin de tester le système de détection incendie, mais surtout de s assurer des bons réflexes des professionnels en termes de mise en sécurité des patients présents dans la zone (évacuation derrière les portes coupe-feu). Ces exercices donnent lieu à un débriefing des professionnels avec le formateur. Malgré les demandes effectuées par la direction de l établissement, les pompiers, pour des raisons de disponibilité, n ont pas pu mettre en œuvre un exercice d évacuation. B 71/172