Procédure détaillée - CAS D'UNE ENTREPRISE -CLIENTE MULTISITE - AUDIT DE CERTIFICATION INITIALE (Phases 1 et 2), DE SUIVI, DE RENOUVELLEMENT

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1 Page 1 sur 7 PROCEDURE PROCEDURE DETAILLEE CAS D'UNE ENTREPRISE- CLIENTE MULTISITE AUDIT DE CERTIFICATION INITIALE, DE SUIVI, DE RENOUVELLEMENT L'audit est exécuté comme décrit dans les procédures suivantes : PRO 2.3 Audit de certification initiale Phase 1 et Préaudit. PRO ISO 9001 Audit de certification initiale - Phase 2, de suivi, de renouvellement, PRO EMS Audit de certification initiale Phase 2, de suivi, de renouvellement, PRO FSMS Audit de certification initiale Phase 2, de suivi, de renouvellement. 1 Généralités. L'audit de certification initiale (Phases 1 et 2) et les audits de suivi ont lieu dans chaque site différent sauf lorsque les activités des sites sont exercées de manière semblable dans les différents sites et qu'ils sont tous sous le contrôle d un siège centrale de l'entreprise-cliente (pour l'iso 22000, en plus, sous contrôle de la même équipe FSMS). L'audit s'effectue alors par échantillonnage des sites tant pour l'audit de certification initiale que pour les audits de suivi. Quoiqu'il advienne, en cas de première certification (audit initial), il est bon de procéder à la "Phase 1" pour chaque site individuellement (Iso 22000). «Le calcul de la durée d audit» est défini dans la procédure «A PRO 2.1.3» qui fait la distinction entre les entreprises «multisites» qui sont éligibles à l échantillonage et celles qui ne le sont pas..

2 Page 2 sur 7 2 Définition et caractéristiques d'une entreprise-cliente «multisite». Par définition, une entreprise-cliente «multisite» est composée d'un siège central et d'un réseau de sièges locaux ou succursales. 2.1 Si tous les sites ont un lien légal ou contractuel avec le siége central et sont soumis à un système qualité commun, défini, mis en place et surveillé en permanence par le siège central, elles seront auditées par échantillonage.. Quelques exemples d'entreprises-clientes «multisites» : organismes travaillant avec un système de franchisés ; entreprises manufacturières disposant d'un réseau de bureaux de vente ; entreprises avec plusieurs succursales. Les biens ou services fournis par tous les sites sont plus ou moins de la même nature et sont produits selon les mêmes méthodes et procédés. Le système qualité de l'entreprise-cliente est géré de façon centralisée selon un plan contrôlé de la même manière et est soumis à une revue de direction initiée par le siège central. De même tous les sites en question seront soumis au programme d'audit interne. L'entreprise-cliente doit apporter la preuve que son siège central a instauré un système qualité conforme à la norme et que l'entreprise dans son entièreté répond aux exigences de la norme. L'entreprise-cliente devra également démontrer sa capacité à recueillir et analyser les données des différents sites et son autorité et sa capacité à initier des changements organisationnels, comme par exemple : la documentation et les changements relatifs au système ; la revue de direction ; les plaintes ; l'évaluation des actions correctives ; l'évolution des législations en vigueur ; la planification d'audits internes et l'évaluation des résultats.

3 Page 3 sur L entreprise «multisite» qui ne correspond pas à ces critères ne peut être auditée par échantillonage. C est le cas d une entreprise «multisite» qui : a des procédés de fabrication / ou de services différents sur les différents sites même s'ils sont régis par le même système qualité. Il en va de même pour la norme ISO avec, en complément, l'interdiction de considérer une seule exploitation regroupant différents sites totalisant plus de m². 3 Critères de l'échantillonnage. Les critères de l échantillonnage ont été établis conformément aux lignes directrices Belac Méthodologie. L'échantillon sera partiellement sélectif et partiellement non sélectif, avec : au moins 25% sélectionné au hasard, les 75% restants seront choisis de manière à obtenir des sites aussi différents que possible durant la période de validité du certificat. Exemples de critères de sélection des sites : résultats des audits internes et «revue de direction» ou audits de certification antérieurs ; dossiers des plaintes et autres aspects significatifs des actions correctives et préventives ; variation significative de la taille des sites ; variations des procédés de travail ; complexité du système de management et des procvessus mis en œuvre sur le site, modifications depuis la dernière certification ; maturité du système et expérience de l entreprise, (EMS) problèmes environnementaux et aspects associés des impacts,

4 Page 4 sur 7 dispersion géographique ; différence de langue, de culture.. La sélection ne doit pas nécessairement se faire avant le début de l'audit de certification mais peut se faire une fois l'audit du siège central terminé. Dans ce cas, le siège central doit être informé des sites qui feront partie de l'échantillonnage. Un délai très court mais suffisant lui sera accordé afin que chaque site concerné reçoive le programme global. 3.2 Taille de l'échantillon Le nombre de sites minimum à visiter par audit est basé sur les formules suivantes : Audit de certification initiale : racine carrée du nombre de site arrondi au nombre entier supérieur ; Audit de suivi semestriel : racine carrée du nombre de site multiplié par 0,3 arrondi au nombre entier supérieur ; Audit de suivi annuel : racine carrée du nombre de site multiplié par 0,6 arrondi au nombre entier supérieur ; Audit de renouvellement : la taille de l'échantillon sera identique à celle de l'audit de certification, toutefois si le système qualité s'est avéré efficace pendant les 3 ans, la taille de l'échantillon pourra alors être égale à la racine carrée du nombre de site multiplié par 0,8 arrondi au nombre entier supérieur. Lors de chaque audit de certification ou de suivi, le siège central sera visité. Les facteurs augmentant l'échantillonnage : la taille des sites et le nombre de travailleurs ; la complexité de l'activité et du système qualité ; les variations des pratiques de travail ; les variations des activités entreprises ; (EMS) aspects significatifs de l impact environnemental les dossiers de plaintes et autres aspects des actions correctives et préventives ; les aspects multinationaux ; les résultats des audits internes et des «revues de direction».

5 Page 5 sur Enregistrement de la taille de l échantillon : L auditeur principal notera dans le fichier «DIG» - Onglet «General data» - les informations dont il a disposé pour calculer la taille de l échantillon. Il complétera le tableau suivant : Siège central (services centrals) Nombre de sites à activités identiques Nombre de sites à activités identiques à auditer par semestre Nombre de sites à activités identiques à auditer par an Nombre Nombre d équivalents temps plein en question 1 b a c = a = = a = L auditeur principal, en fin d audit, complétera ces informations en mentionnant dans le planning triennal (onglet «PL3» des rapports «RFC» des fichiers «xml») les sites réellement audités. 3.4 Sites supplémentaires. Lors de l'ajout d'un groupe de nouveaux sites à une entreprise multisite déjà certifié, chaque nouveau site est considéré comme un ensemble indépendant afin de déterminer la taille de l'échantillon. Lorsque le groupe est ajouté au certificat, les sites sont cumulés aux précédents afin de fixer la taille de l'échantillon pour les audits ultérieurs.

6 Page 6 sur 7 4 Evaluation. Lors de chaque audit, l'auditeur principal vérifie dans quelle mesure les sites produisent ou fournissent des biens et services de même nature selon les mêmes procédés et méthodes. Avant tout, l'auditeur principal examine si tous les sites proposés pour être inclus dans la certification répondent bien aux caractéristiques d'une entreprise multisite (voir 2 de cette procédure), avant d'appliquer la procédure d'échantillonnage aux sites individuels. Si tous les sites de l'entreprise-cliente ne sont pas prêts en même temps pour la certification, l'entreprise-cliente doit en informer l'auditeur principal pour indiquer quels sites elle souhaite inclure dans le certificat. Selon la taille de l'entreprise-cliente, un auditeur principal sera associé à un ou plusieurs auditeurs techniques. L'auditeur principal est chargé de réunir tous les résultats obtenus dans les différents sites et d'en faire une synthèse. 4.1 Non conformités : lorsque des non-conformités sont constatées dans un site, soit lors de l'audit interne ou lors de l'audit externe, l'auditeur principal vérifie si les autres sites ne sont pas touchés, pour cela l'auditeur principal demande à l'entreprise-cliente de passer en revue les non-conformités afin de déterminer s'il est confronté ou non à une déficience généralisée. Si c'est le cas, le siège central et les sites procèdent à des actions correctives, autrement l'entreprise-cliente justifiera à l'auditeur principal pourquoi elle a limité ses actions entreprises. L'auditeur principal collecte les preuves de ces actions et accroît la fréquence de ses échantillonnages jusqu'au moment où il s'est assuré que le contrôle est rétabli.

7 Page 7 sur Lors du comité de certification, si un site présente un élément de non conformité, la certification doit être refusée à l'ensemble du réseau, en attendant une action corrective satisfaisante. De même la certification sera retirée dans son entièreté si le siège central ou l'un des sites ne répondent pas aux critères pour le maintien de la certification. L'auditeur principal n'admettra pas non plus que l'entreprise-cliente tente d'exclure un site problématique de son domaine d'application lors de la certification afin de surmonter l'obstacle d'une non-conformité dans un site individuel. Une telle exclusion ne peut intervenir qu avant le déclenchement de l audit.

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