La facturation électronique dans les collectivités locales et les établissements publics locaux --- Se préparer dès maintenant à l'échéance du 1 er

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1 La facturation électronique dans les collectivités locales et les établissements publics locaux --- Se préparer dès maintenant à l'échéance du 1 er janvier 2017

2 Sommaire de la présentation I Une échéance réglementaire incontournable II Le périmètre de la facturation électronique III Le choix d'une solution mutualisée pour toute la sphère publique IV Les grands principes de fonctionnement de CPP V Quelques éclairages complémentaires sur CPP VI CPP en pratique : quelles «factures» et comment les récupérer VII CPP en pratique : comment déposer vos propres factures VIII Le calendrier de travail d'ici au 1er janvier 2017 IX Quelques questions complémentaires 2

3 I - Une échéance réglementaire incontournable (1) Le cadre européen La directive 2010/45/UE a libéralisé le recours à la facture dématérialisée. La directive européenne relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics, adoptée le 24 janvier 2014, oblige les pouvoirs adjudicateurs et les entités adjudicatrices à accepter les factures électroniques conformes à des normes européennes qui seront référencées. 3

4 I - Une échéance réglementaire incontournable (2) En droit français L article 289 VII du code général des impôts prévoit qu'une entreprise puisse : - transmettre des factures par échange de données informatisé, - assortir ses factures électroniques d une signature électronique, - recourir à toute solution technique garantissant les conditions posées par la directive 2010/45/UE. En vertu de la loi du 3 janvier 2014 habilitant le gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises, une ordonnance du 26 juin 2014 définit le cadre de développement progressif de la facturation électronique dans la sphère publique, à compter du 1 er janvier

5 I - Une échéance réglementaire incontournable (3) Ce que dit l'ordonnance du 26 juin 2014 Article 1. «I. - Les titulaires ainsi que les sous-traitants admis au paiement direct de contrats conclus par l'etat, les collectivités territoriales et les établissements publics transmettent leurs factures sous forme électronique. II. - L'Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics acceptent les factures transmises sous forme électronique par les titulaires et les sous-traitants admis au paiement direct mentionnés au I.» Article 2. «Une solution mutualisée, mise à disposition par l'etat et dénommée «portail de facturation», permet le dépôt, la réception et la transmission des factures sous forme électronique.» 5

6 I - Une échéance réglementaire incontournable (4) L'objectif économique attendu de la mesure L estimation des gains potentiels liés à la facturation électronique (gains financiers et gains de temps) est la suivante : - le coût de traitement d une facture dématérialisée émise serait de 5 en moyenne (pour 8 à 9,5 dans le cas d une facture papier) ; - le coût de traitement d une facture dématérialisée reçue serait de 7,5 en moyenne (pour 13,8 dans le cas d une facture papier). Source : Rapport GS1 France. Données corroborées par la «Fiche pratic à usage des dirigeants d entreprises» n 5, co-rédigée par la DGCIS, le MEDEF et le Syntec Numérique. A noter - Pour les 27 pays européens, l Union européenne chiffre à 1,5 milliard d euros les économies potentielles liées à la dématérialisation du processus de la commande publique. 6

7 II Le périmètre de la facturation électronique (1) Pour les émetteurs de factures à destination de l Etat, des collectivités locales et des établissements publics L obligation faite aux entreprises de transmettre des factures dématérialisées à leurs clients publics sera mise en oeuvre de façon progressive, selon le calendrier suivant : - en 2017 pour les quelque 200 plus grandes entreprises françaises (et leurs filiales) ; - en 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ; - en 2019 pour les petites et moyennes entreprises (PME) ; - en 2020 pour les micro-entreprises. A noter - Le cas des fournisseurs situés hors de l'union européenne : dès lors que le contrat liant un fournisseur étranger à son client public est un contrat de droit français, l obligation de dématérialisation des factures s'appliquera à ce fournisseur. 7

8 II Le périmètre de la facturation électronique (2) Pour les collectivités locales et les établissements publics qui émettent des factures à l'encontre d'autres entités publiques ATTENTION! L obligation entre en vigueur dès le 1 er janvier

9 II Le périmètre de la facturation électronique (3) En résumé, le calendrier de déploiement Les grandes entreprises et les personnes publiques Les entreprises de taille intermédiaire Les PME Les microentreprises 9

10 II Le périmètre de la facturation électronique (4) L'information des entreprises sur leurs futures obligations en matière de facturation électronique Comme pour les collectivités locales, la direction générale des Finances publiques (DGFiP) et l'agence pour l'informatique financière de l'etat (AIFE) organisent, en direction des entreprises et de leurs organismes représentatifs (chambres de commerce et d'industrie, chambres des métiers, ordres professionnels, etc.), un ensemble de réunions régionales d'information qui s'échelonneront de juin à novembre Une plaquette d'information spécifique a été conçue à l'intention des entreprises. Elle est disponible sur le site de l'aife à l'adresse : Les collectivités locales n'ont pas à se charger elles-mêmes d'informer leurs fournisseurs sur le sujet de la facturation électronique. 10

11 II Le périmètre de la facturation électronique (5) Les entités publiques concernées par l'obligation de réception et d'émission de factures dématérialisées L'obligation de dématérialisation s'appliquera à toutes les factures destinées à l Etat et aux établissements publics nationaux, mais aussi : - aux collectivités territoriales (régions, départements, communes) ; - aux établissements publics locaux (EPCI à fiscalité propre, SIVOM, SIVU, syndicats mixtes, établissements sociaux et médico-sociaux, régies personnalisées, offices publics de l habitat, CCAS et CIAS, caisses des écoles, EPCC, SDIS, centres de gestion de la fonction publique territoriale) ; - aux établissements publics de santé ; - aux autres formes de coopération entre collectivités (interdépartementales ou interrégionales, sauf les ententes, conventions et coopérations souples). 11

12 II Le périmètre de la facturation électronique (6) Les entités publiques hors champ de la facturation électronique L'ordonnance du 26 juin 2014 ne s applique pas dans : - les collectivités d outre-mer (sauf Saint-Pierre-et-Miquelon et Saint-Barthélemy) ; - les groupements de coopération sanitaire ni les autres formes de coopération dans le domaine sanitaire (syndicats inter-hospitaliers, communautés hospitalières de territoire) ; - les groupements de coopération sociale et médico-sociale ; - les régies dotées de la seule autonomie financière ; - les groupements d'intérêt public locaux (comme les GIP MDPH) ; - les associations syndicales autorisées ni les associations foncières rurales. 12

13 III Le choix d'une solution mutualisée pour toute la sphère publique (1) L'expérience déjà acquise par l'etat La loi de modernisation de l économie du 4 août 2008 a donné l'obligation à l Etat d accepter, dès le 1 er janvier 2012, les factures émises par ses fournisseurs sous forme dématérialisée. L'AIFE a donc développé, à cette fin, le portail «Chorus Factures» : - sur lequel les entreprises peuvent saisir ou déposer leurs factures (PDF simple ou signé) et suivre l avancement du traitement jusqu à la mise en paiement ; - où les fournisseurs ayant un volume de factures important transmettent directement les factures sous forme «d'échange de données informatisé» (EDI). 13

14 III Le choix d'une solution mutualisée pour toute la sphère publique (2) Le projet Chorus Portail Pro (CPP) 2017 Le système Chorus Factures va servir de socle fonctionnel à une solution commune pour l'etat, les collectivités locales et les établissements publics. Cette solution mutualisée permettra de sécuriser la mise en œuvre de l obligation pour tous les acteurs à l échéance de Elle permettra d assurer le dépôt, le suivi et la mise à disposition des 100 millions de factures annuelles sur le périmètre de l Etat, du secteur public local (y compris le secteur hospitalier) et des établissements publics. CPP, en s appuyant sur des fonctionnalités éprouvées, limitera le risque technologique inhérent à la mise en place d une solution ad hoc et les coûts associés en présence de solutions multiples (exemple de la dématérialisation des appels d offres). Vis-à-vis des entreprises, le point d accès unique atténuera la vision qu'elles ont souvent de la complexité de l'organisation administrative française. 14

15 III Le choix d'une solution mutualisée pour toute la sphère publique (3) Un choix concerté avec tous les partenaires De juin 2014 (publication de l'ordonnance) à mars 2015 (publication des spécifications externes de la solution CPP 2017), l'etat a mené une large concertation auprès des entreprises, des représentants du secteur public local (Structure nationale partenariale compétente en matière de dématérialisation des échanges ordonnateur/comptable/juge des comptes), des représentants des établissements publics nationaux et des éditeurs. De cette façon ont pu être arrêtés en commun : des formats acceptés par tous, en entrée et en sortie de la solution mutualisée, des statuts pour les remontées dans le cadre du cycle de vie de la facture, les spécifications d interface des API* (ainsi que la qualification des flux et des API), les protocoles de raccordement et la gestion des identités. La concertation se poursuivra jusqu'au 1 er janvier 2017, à toutes les phases de la conception fonctionnelle et technique de CPP. *API : Application Programming Interface, interface de programmation permettant de se brancher sur une application pour échanger des données. 15

16 III Le choix d'une solution mutualisée pour toute la sphère publique (4) Quelques éléments de volumétrie Les entités privées et publiques touchées par le projet sont les suivantes : - à terme, fournisseurs de la sphère publique (échéance 2020) ; - dès 2017, collectivités et établissements publics locaux et de santé ; établissements publics nationaux ; - tous les services de l Etat. Le nombre d'agents de la sphère publique concernés est évalué à plus de personnes. 16

17 IV Les grands principes de fonctionnement de CPP (1) Le parti-pris général : la simplicité d'utilisation pour les collectivités et les établissements publics locaux Quels que soient les choix techniques opérés par leurs fournisseurs en matière de facturation électronique (grande diversité attendue), la solution CPP est destinée à permettre aux collectivités locales de procéder, pour les factures électroniques, de la même façon qu'elles échangent actuellement des données avec la DGFiP et son logiciel Hélios, à savoir : - soit en récupérant directement les données sur le portail de la DGFiP dénommé «portail Internet de la gestion publique» (PIGP) ; - soit en passant par un tiers de télétransmission (TDT). Une troisième voie, plus élaborée (mode dit «service», détaillé ci-après), sera également possible. 17

18 IV Les grands principes de fonctionnement de CPP (2) 1- Le fournisseur choisit son mode d émission de la facture Trois possibilités lui sont offertes : - en mode portail : dépôt d'un PDF (signé, non signé ou mixte) ou d'un fichier XML, ou bien saisie de données dans un formulaire ; - en mode EDI : transmission de flux au format structuré ou mixte (en respectant les formats définis lors de la concertation entre tous les acteurs) ; - en mode service : mise à disposition des services du portail CPP sous forme d API (Application Programming Interface). 18

19 IV Les grands principes de fonctionnement de CPP (3) 2- La collectivité destinataire choisit son mode de réception de la facture indépendamment du mode d'envoi par le fournisseur Trois possibilités lui sont offertes : - en mode portail : visualisation et téléchargement à partir du PIGP (envoi d un courriel de notification à la collectivité pour l avertir de la disponibilité d'une nouvelle facture ; consultation et téléchargement de la facture dans son format initial, des pièces jointes et du format pivot décrit plus loin ; outil de recherche de factures antérieures) ; - en mode EDI : transmission automatique d'un flux contenant les données permettant la création d un mandat ou d une demande de paiement, la facture sous forme de pièce jointe et, le cas échéant, les pièces justificatives complémentaires ; - en mode service : mise à disposition des services de CPP sous forme d API pour les systèmes d'information des entités publiques. 19

20 IV Les grands principes de fonctionnement de CPP (4) 3- La solution mutualisée CPP facilite le traitement de la facture en proposant un flux pivot unique A partir des données reçues du fournisseur, CPP génère systématiquement un «flux pivot», au contenu identique quels que soient l émetteur, le format de transmission et le destinataire. Le flux pivot repose sur la structuration syntaxique du protocole d échange standard (PES) déjà utilisé par les collectivités pour leurs échanges de pièces comptables avec la DGFiP. Le flux pivot contient : - les données permettant la création d un mandat (données relatives à l en-tête et au pied de facture, ainsi que certaines informations des lignes de facturation lorsque le fournisseur a communiqué sa facture sous forme de données structurées) ; - la facture sous forme de pièce jointe ; - et, le cas échéant, les pièces justificatives complémentaires. 20

21 IV Les grands principes de fonctionnement de CPP (5) A RETENIR L émetteur de facture (le fournisseur) et le destinataire (la collectivité) choisissent, en totale indépendance l'un de l'autre, les modalités techniques d émission ou de réception des factures qui conviennent à chacun d'entre eux. Aucun des deux acteurs n'a à se plier à des contraintes techniques qui seraient imposées par l'autre, ni à l'informer préalablement de ses choix. La solution CPP garantit, dans tous les cas, que les données seront correctement acheminées de l'un vers l'autre. 21

22 IV Les grands principes de fonctionnement de CPP (6) Schéma simplifié * Dans le cas de fournisseurs faisant appel à des services d un opérateur de dématérialisation 22

23 IV Les grands principes de fonctionnement de CPP (7) En bref En mode «déconnecté», le portail CPP sera accessible à tout internaute qui pourra : - y trouver du contenu éditorial (actualités, aide en ligne, etc.) ; - solliciter l assistance utilisateur ; - s inscrire à CPP en tant qu utilisateur. Une fois connecté en tant qu'utilisateur, ce dernier : - arrivera sur un espace de synthèse dont le contenu dépendra de son profil ; - accédera à un ensemble d espaces en fonction de ses habilitations. 23

24 V Quelques éclairages complémentaires sur CPP (1) L'identification du fournisseur Dans la solution mutualisée CPP 2017, chaque émetteur sera identifié de manière unique. Selon la localisation du siège social du fournisseur, l'identifiant sera le suivant : Siège social Type d identifiant France UE (hors France) Extracommunautaire Polynésie Française Nouvelle Calédonie Fournisseurs en cours d immatriculation SIRET N de TVA intracommunautaire Code pays + 16 premiers caractères de la raison sociale N Tahiti RIDET Code pays + 16 premiers caractères de la raison sociale 24

25 V Quelques éclairages complémentaires sur CPP (2) Les possibilités de paramétrage ouvertes aux collectivités locales Les collectivités ne sont pas toutes organisées de la même façon pour la réception et le traitement de leurs factures (centralisation à la direction des finances, déconcentration dans les services opérationnels, etc.) Les pratiques en matière d engagement de la dépense sont également diverses. Pour les factures la concernant, chaque entité publique pourra rendre obligatoire dans CPP, si elle le souhaite : - la mention d'un code service (permettant de ventiler les factures entre les services de la collectivité), - la référence de l engagement préalable (numéro de marché ou de bon de commande). Attention à en informer vos fournisseurs si vous décidez de rendre ces données obligatoires dans les factures dématérialisées! 25

26 V Quelques éclairages complémentaires sur CPP (3) Les contrôles systématiques effectués par CPP A l'entrée d'une facture dans CPP, la solution mutualisée effectuera les contrôles suivants : - cohérence et sécurité du flux reçu (contrôle antiviral, contrôle sur les formats pour les données de facturation originales et pour les pièces jointes) ; - structure des données (règles de syntaxe, cardinalité et format des données) ; - cohérence des données (existence d un identifiant fournisseur, unicité de la facture, présence d une date de facturation, vérification de l existence du SIRET, présence d'un code service ou d'un numéro d'engagement, montant de facture non nul, facture mono-devise uniquement, date d émission antérieure à la date de réception). En complément, le système d'information de la collectivité destinataire pourra opérer des contrôles métiers, si son éditeur de logiciel financier lui offre des possibilités de paramétrage en ce sens. En cas de rejet d'une facture par CPP, cette dernière pourra être réémise sous le même numéro. 26

27 V Quelques éclairages complémentaires sur CPP (4) De nouvelles informations à valoriser dans le PES A l'avenir, avant de produire pour le comptable de la DGFiP le flux PES- Aller-Dépense, le logiciel de la collectivité locale devra être complété de données issues du format PES-Pivot reçues de CPP (informations sur les tiers, montant et numéro de facture). Le numéro de facture, notamment, devra impérativement être mentionné dans le flux envoyé au comptable assignataire, afin de garantir la fiabilité des retours d informations faits par CPP au fournisseur sur le cycle de vie de sa facture. 27

28 VI CPP en pratique : quelles «factures» et comment les récupérer (1) Les types de factures pris en charge par CPP et mis à disposition des collectivités CPP prendra en charge les demandes des fournisseurs s appuyant sur : - les factures directes à destination de personnes publiques, - les avoirs, - les factures de recette issues des entités publiques, - les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct, - les demandes de paiement des co-traitants (dont les demandes globales pour le compte d'un groupement ou d un ou plusieurs membres du groupement), - le document de facturation en appui des marchés de travaux : projet de décompte produit par le fournisseur, état d acompte produit par la MOE, état d acompte validé par la MOA, décompte général et définitif (la signature de ce dernier devra être réalisée hors outil). 28

29 VI CPP en pratique : quelles «factures» et comment les récupérer (2) Les cas de sous-traitance Les sous-traitants admis au paiement direct pourront adresser leur demande de paiement à la personne publique via CPP, mais un accord préalable du titulaire sera nécessaire avant la mise en paiement. Le schéma sera le suivant : - sous-traitant : édition et dépôt sur CPP d une demande de paiement en mode EDI ou mode portail, sur laquelle le mode de facturation sera précisé ; - titulaire : validation de la demande de paiement du sous-traitant en se connectant à CPP en mode portail ; - ordonnateur : réception de la demande de paiement du sous-traitant validée par le titulaire, liquidation et mandatement. 29

30 VI CPP en pratique : quelles «factures» et comment les récupérer (3) Les cas de sous-traitance (suite) Selon la réglementation et sans validation par le titulaire sur CPP sous un délai de 15 jours, la demande de paiement du sous-traitant sera considérée comme validée. Elle sera transmise au pouvoir adjudicateur destinataire. Le titulaire sera informé des paiements effectués au sous-traitant via les informations sur le cycle de vie de la facture. Le mode de facturation sera précisé dans le flux pivot pour informer l ordonnateur qu il s agit d une demande de paiement liée à un acte de sous-traitance. La facture émise par le sous-traitant et adressée au titulaire pourra être insérée sous forme de pièce jointe. 30

31 VI CPP en pratique : quelles «factures» et comment les récupérer (4) Les cas de co-traitance Première possibilité Le premier circuit autorisé par la réglementation prévoit une facturation globale par le mandataire : - mandataire : édition et dépôt dans CPP d une demande de paiement globale précisant la part de prestations à régler directement auprès de chaque co-traitant. Le mode de facturation («demande de paiement globale») devra être indiqué ; - co-traitant : aucune action à réaliser dans CPP ; - ordonnateur : réception de la demande de paiement. L'indication donnée sur le mode de facturation implique qu une action spécifique est à réaliser : création d autant de mandats que de bénéficiaires de paiement, en y joignant la demande globale émise par le mandataire ainsi que les éventuelles pièces jointes. 31

32 VI CPP en pratique : quelles «factures» et comment les récupérer (5) Les cas de co-traitance Première possibilité (suite) Dans ce schéma, seul l émetteur de la demande de paiement a accès au suivi du cycle de vie de la facture dans CPP. Tout autre co-traitant devra solliciter soit le mandataire, soit la personne publique, s'il veut obtenir de l information sur l'état d'avancement de ses demandes de paiement. L ordonnateur sera clairement informé, via le flux pivot, qu il s agit d une demande de paiement liée à un acte de co-traitance. 32

33 VI CPP en pratique : quelles «factures» et comment les récupérer (6) Les cas de co-traitance Deuxième possibilité Le second circuit possible en cas de co-traitance prévoit une facturation par le co-traitant avec validation de la demande de paiement par le mandataire : - co-traitant : édition et dépôt sur CPP d une demande de paiement en mode EDI ou mode portail, sur laquelle le mode de facturation est précisé ; - mandataire : validation de la demande de paiement du titulaire en se connectant sur CPP en mode portail ; - ordonnateur : réception de la demande de paiement du co-traitant validée par le mandataire, liquidation et mandatement. 33

34 VI CPP en pratique : quelles «factures» et comment les récupérer (7) Les cas de co-traitance Deuxième possibilité (suite) Dans ce schéma, seul l émetteur de la demande de paiement a accès au suivi du cycle de vie de la facture dans CPP. Le mandataire, pour sa part, ne peut pas visualiser dans CPP le suivi du traitement des demandes de paiement de ses co-traitants. L ordonnateur est informé, via le flux pivot, qu il s agit d une demande de paiement global de co-traitance. 34

35 VI CPP en pratique : quelles «factures» et comment les récupérer (8) Les informations données au fournisseur sur le traitement de sa facture Le fournisseur pourra visualiser, dans CPP, huit statuts possibles pour sa facture. Déposée En cours d acheminement Mise à disposition du destinataire Rejetée Suspendue Mise à disposition du comptable Comptabilisée La facture a été déposée par le fournisseur, les différents contrôles ont été réalisés et la facture a pu être intégrée au «référentiel factures» de CPP. La facture a été envoyée par CPP à l'entité publique destinataire. Mode EDI : CPP a reçu le flux d acquittement du système d'information du destinataire. Mode portail : le destinataire a été notifié par courriel de la mise à disposition de la facture sur l espace factures de CPP. La facture est rejetée par le service destinataire (ex: erreur de destinataire, données de facturation erronées, etc.) Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes. Le mandat a été intégré dans le système d'information du comptable de la DGFiP. Le mandat a été validé par le comptable et comptabilisé. Mise en paiement Le flux de virement a été envoyé à la Banque de France. 35

36 VI CPP en pratique : quelles «factures» et comment les récupérer (9) Le cas particulier des suspensions et des rejets La suspension. La personne publique pourra utiliser le statut de facture «suspendue» s'il manque une pièce justificative pour la liquidation et la mise en paiement : - elle notifiera au fournisseur, en commentaire, la nature de la pièce manquante et suspendra le délai de paiement ; - le fournisseur se connectera à CPP pour déposer la pièce demandée. NB. Les collectivités conserveront aussi la possibilité de demander les pièces complémentaires selon les mêmes modalités qu aujourd hui (papier, courriel, etc.) Le rejet. Si la collectivité locale rejette la facture, par exemple, pour cause d erreur sur le SIRET du destinataire, elle devra typer spécifiquement le rejet afin de permettre au fournisseur, s il le souhaite, de recycler ses données de facturation. 36

37 VII CPP en pratique : comment déposer vos propres factures (1) Les principes Dès lors qu il manifeste l'exécution d'un contrat en cours et qu il résulte de la fourniture d'un bien ou d'un service, l avis des sommes à payer (ASAP) émis par une collectivité locale ou un établissement public à l'encontre d'une autre entité publique est concerné par l obligation de dématérialisation à compter du 1 er janvier Le support de cette dématérialisation sera le PES-Facture-ASAP. L émission de documents de facturation* par les entités raccordées à Hélios s appuiera sur : - l envoi d un flux PES-Facture-ASAP à Hélios ; - l envoi dématérialisé à CPP, par le comptable assignataire de la collectivité, après prise en charge du titre correspondant à l'asap. *L allotissement des factures émises pourra s effectuer à partir d une API permettant d interroger le référentiel des destinataires de CPP. 37

38 VII CPP en pratique : comment déposer vos propres factures (2) A noter : - L identification de la collectivité sur CPP sera la même en émission et en réception de factures. Comme tout fournisseur domicilié en France, une collectivité locale déposant des ASAP sur CPP, via un flux PES- Facture-ASAP envoyé à Hélios, sera identifiée par son numéro SIRET. - Pour le dépôt de leurs factures sur CPP, les entités du secteur public local raccordées à Hélios utiliseront le mode flux uniquement. 38

39 VIII Le calendrier de travail d'ici au 1 er janvier 2017 (1) L'expérimentation de CPP par des pilotes nationaux La première version des spécifications externes de CPP a été publiée par l'aife en mars 2015, et une version complétée a été mise en ligne en juillet. Une fois la solution développée, elle sera testée, à compter de juin 2016, par 18 sites pilotes nationaux, dont neuf au titre du secteur local. Les pilotes comprendront également trois hôpitaux, cinq établissements publics nationaux et un budget annexe de l Etat. Pour la sélection des pilotes, une représentation équilibrée des différents niveaux de collectivité et des principaux éditeurs présents sur le marché a prévalu. 39

40 VIII Le calendrier de travail d'ici au 1 er janvier 2017 (2) Les objectifs de l'expérimentation Le travail qui sera mené par l'aife et la DGFiP avec les 18 sites pilotes, de juin à décembre 2016, aura pour but de : - s assurer de l adhésion et de l appropriation de CPP par les utilisateurs issus aussi bien des structures privées que publiques ; - sécuriser les modalités de déploiement et d assistance ; - s assurer que l ensemble du processus est opérant et maîtrisé par les acteurs ; - valider le bon fonctionnement de CPP en situation réelle. 40

41 VIII Le calendrier de travail d'ici au 1 er janvier 2017 (3) Les travaux à mener dans votre collectivité La préparation, dans votre collectivité, de l'échéance du 1 er janvier 2017, dépasse le sujet technique de l adaptation de votre système d information. Elle suppose de s'interroger sur le processus de traitement des factures en mode papier afin, si besoin, d'en revoir l organisation au moment du passage à la dématérialisation. L'évolution des habitudes et des pratiques à prévoir dans la collectivité peut nécessiter de recourir à des outils de conduite du changement. 41

42 VIII Le calendrier de travail d'ici au 1 er janvier 2017 (4) Les bonnes questions à se poser - A quel(s) endroit(s) les factures sont-elles (aujourd'hui) et seront-elles (demain) réceptionnées? - Après réception, quel est le processus de traitement des factures (service fait, liquidation, mandatement)? Faut-il le conserver en l'état? - Quelles sont les mesures à prendre pour éviter toute rematérialisation de la facture après sa réception et jusqu'à sa transmission au comptable public? - Quel est, actuellement, le processus de transmission des informations aux fournisseurs et que deviendra-t-il en mode dématérialisé? - Quels seront les services de la collectivité qui seront acteurs en mode électronique? - Combien d'agents faudra-t-il habiliter à CPP? - Qui assurera la supervision des flux? - Faut-il rendre obligatoire la mention d'un «code service» et/ou du numéro d engagement sur chaque facture? 42

43 VIII Le calendrier de travail d'ici au 1 er janvier 2017 (5) L'introduction d'un code service dans les factures dématérialisées Dans les collectivités locales où plusieurs services traitent les factures, différentes options seront possibles à réception d'une facture : - son routage manuel (par courriel) après consultation par un agent ; - un routage automatisé sur la base du numéro de bon de commande ; - un routage automatisé grâce à l'ajout d une référence interne (code service) exigée par la collectivité sur toutes les factures. Dans ce cas, CPP rejettera les factures où la zone du «code service» ne sera pas remplie, mais ce sera à la collectivité de vérifier que l'information portée par le fournisseur sur sa facture est correcte. 43

44 VIII Le calendrier de travail d'ici au 1 er janvier 2017 (6) Faut-il remettre en cause toute démarche préexistante de numérisation des factures? Certaines collectivités ont déjà engagé un processus de numérisation de leurs factures, grâce à des outils d'ocrisation (Optical Character Recognition). Elles peuvent s'interroger aujourd'hui sur l'opportunité de poursuivre dans cette voie, dans la mesure où l'utilité de la numérisation disparaîtra définitivement en Le caractère désormais transitoire de l'ocrisation ne doit pas nécessairement conduire à arrêter les chantiers déjà engagés. En effet, toute la réflexion menée dans ce cadre-là permet d anticiper les changements de processus et d organisation liés à la dématérialisation totale des factures, ce d'autant que la facture n'est qu'une des pièces d'exécution des marchés publics et que, dans un souci d'efficacité, il est pertinent de s'appuyer sur la facturation électronique pour évoluer vers des échanges totalement dématérialisés avec le comptable public. 44

45 IX - Quelques questions complémentaires (1) L archivage par CPP La solution mutualisée prend en charge l archivage des factures qui lui sont transmises par les émetteurs, qu ils soient privés ou publics. Ces factures resteront consultables pendant 10 ans. Les factures et les pièces jointes transmises et acceptées en entrée de la solution mutualisée seront automatiquement archivées dans leur format d origine. Cette fonctionnalité s appuiera sur le service de stockage et d archivage électronique «Atlas» de la DGFiP. 45

46 IX - Quelques questions complémentaires (2) La consultation des PJ avec l outil ORC de la DGFiP Les pièces justificatives dématérialisées transmises à Helios via le PESV2 seront stockées dans Atlas. La DGFiP va mettre en place une solution dénommée «outil de recherche et de consultation» (ORC) permettant la recherche et consultation sur l ensemble des pièces justificatives stockées dans Atlas. La solution Atlas est en cours d audit par les Archives de France pour être reconnue comme un service d archivage électronique (SAE). --- Sur cette base, les collectivités disposeront d une solution gratuite d archivage sur le périmètre des pièces adressées au comptable. 46

47 IX - Quelques questions complémentaires (3) Le délai global de paiement (DGP) La date servant au point de départ du DGP (sous réserve de service fait) peut varier selon les cas d émission de la facture : en mode EDI, c est la date de l acquittement technique émis par le système d'information du destinataire ; en mode portail/service, c est la date de notification par mail au destinataire de la mise à disposition de la facture sur l espace factures ; en cas de litige entre le fournisseur et le pouvoir adjudicateur, la date servant de point de départ au DGP sera la date de dépôt de la facture sur CPP + 2 jours ; dans le cas des marchés de travaux, la date servant de point de départ au DGP reste la transmission du projet de décompte du fournisseur à la maîtrise d'oeuvre ou le décompte général définitif lorsqu il est remis au pouvoir adjudicateur. Ces différentes dates seront tracées et consultables dans CPP. Toutefois, CPP n a pas vocation à calculer le DGP. 47