MiFID - Politique de conflits d intérêt

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1 1. Introduction MiFID - Politique de conflits d intérêt Afin d atteindre les objectifs de protection du client, la société a mis en œuvre des politiques et des procédures pour identifier, évaluer et gérer d éventuels conflits d'intérêt et protéger l'intégrité des relations avec ses clients. Tous les employés de la banque doivent appliquer les politiques et les procédures établies et ils s'abstiendront de faire indirectement ce qui leur est interdit de faire directement en vertu de la présente politique, du règlement de régime intérieur d'andbank, du code moral (Communiqué nº 163/05 de l'institut national andorran des finances (INAF)) et de la réglementation MiFID établie dans les dispositions du titre II de la loi sur le régime juridique des organismes financiers et du régime administratif des organismes opérationnels du système financier (connue sous le nom de MiFID). Aux effets de déterminer s il y a ou non conflit d'intérêts, les références concernant les employés de la société incluent également des sujets liés ou d'autres personnes en rapport avec la société, ses clients et les représentants désignés par celle-ci. La réglementation en vigueur relative aux conflits d'intérêts exige explicitement la concrétisation, par écrit, «de la politique de gestion des conflits d'intérêt». C'est pourquoi, la structure de la présente politique qui recouvre la matière indiquée est la suivante : Identification de conflits d'intérêts potentiels. Critères généraux de gestion des conflits d'intérêts (aspects sur lesquels les clients seront informés par écrit). Principes directeurs de l'élaboration et de l'utilisation des analyses financières. Procédures d enregistrement des services ou activités qui sont à l'origine des conflits d'intérêts. Formation et communication interne en matière de conflits d'intérêts. Communications et avertissements aux clients en matière de conflits d'intérêts. Traitement d'opérations personnelles. 2. Identification de conflits d'intérêts potentiels. La société devra dûment identifier et gérer les conflits potentiels qui pourraient surgir au niveau de sa prestation d activités ou de services d'investissement. En ce sens, la société gérera les conflits potentiels soit en les évitant (en évitant une situation déterminée) soit en agissant avec un niveau adéquat d'indépendance et/ou en notifiant opportunément le conflit aux clients affectés si le conflit ne peut pas être évité. Par définition, les conflits d'intérêts sont les situations qui peuvent surgir lors de la prestation de services d investissement ou auxiliaires, ou une combinaison des deux, et dont l'existence peut être préjudiciable aux intérêts d'un client, compte tenu des situations concrètes qui peuvent se produire si : La société ou la personne considérée peut obtenir un bénéfice financier ou éviter une perte financière au détriment du client. La société ou la personne considérée a un intérêt dans le résultat de la prestation d'un service au client ou d'une opération effectuée en son nom qui diverge de l'intérêt du client. La société ou la personne considérée ont des incitations financières ou de toute autre nature qui favorisent les intérêts d un autre client ou d un groupe de clients en contradiction avec les intérêts du client en question.

2 La société ou la personne considérée exerce la même activité ou le même commerce que le client. La société ou la personne considérée reçoit ou va recevoir d'une personne autre que le client une incitation pour la prestation d un service sous forme d'argent, de biens ou de services, autre que la commission ou la rétribution habituelle pour ce service. Les éléments suivants sont susceptibles de donner lieu à d éventuels conflits d'intérêts : 2.1. Services On définit comme «domaine séparé» tout département ou domaine de la société où sont exercées des activités en rapport avec les marchés des valeurs et qui doivent être nécessairement séparés afin de prévenir les conflits d'intérêts entre elles et d éviter l'utilisation ou la transmission irrégulière d'information privilégiée de sorte à garantir que chacun prenne ses décisions de façon autonome. La société considère comme telles les activités suivantes : 1 Gestion de propre portefeuille. 2 Gestion discrétionnaire de portefeuilles de tiers. 3 Analyse financière. 4 Consultation en matière d'investissement Personnes Les «personnes compétentes» sont les personnes affectées par l'application de la politique de gestion de conflits d'intérêt. En partant de la réglementation andorrane relative à la MiFID, la société entend par «personnes compétentes» : 1 Membres du Conseil d'administration. 2 Membres du Comité de Direction de la banque 3 Autres directeurs, employés, fondés de pouvoir et agents de la banque dont la tâche est directement liée à des opérations et activités sur les marchés des valeurs. 4 Agents associés qui prêtent des services d'investissement pour le compte de la banque et, le cas échéant, de leurs administrateurs, directeurs, partenaires et employés. 5 Personnes d'entreprises sous-traitantes qui prêtent à la banque ou à son agent associé des activités spécifiques des services d'investissement Scènes La société entend par scénarios identifiés comme source de conflits d intérêts potentiels ceux où : La banque ou une personne de cette dernière peut tirer un profit financier ou éviter une perte financière au détriment du client. Exemples:

3 1 Consultation pour des clients en matière d'investissements financiers ou de service de gestion de portefeuilles : dans la mesure où les employés peuvent être davantage incités à vendre certains produits plutôt que d'autres, dans le cadre de leur politique de rémunération, en préservant les intérêts et les besoins des clients. 2 Attributions d'opérations priorisant les opérations de la banque pour bénéficier de conditions plus avantageuses au détriment d'autres opérations des clients. 3 Assigner a posteriori des opérations favorisant le propre portefeuille qui pourraient correspondre à des portefeuilles gérés pour des tiers ou vice versa, c'est-à-dire assigner a posteriori des opérations avec des pertes dans des portefeuilles gérés qui pourraient correspondre au propre portefeuille. 4 Vente de valeurs pour le compte de clients sur des marchés peu liquides ou manquant de transparence qui pourraient supposer un bénéfice pour la société au-delà des standards de l'industrie. 5 Rotation excessive des portefeuilles injustifiée au niveau de la gestion de portefeuilles afin de percevoir davantage de courtages. 6 Dans le cadre du service d'analyse financière, il peut se trouver des situations où ce domaine ne fonctionne pas de façon effective en tant que domaine séparé Il peut exister un intérêt dans le résultat d'une prestation de service pour le client qui diffère de l'intérêt de ce client. Exemple : Dans le cadre d'accords de gestion de portefeuilles pour lesquels la rémunération est fixée en fonction des résultats la possibilité de ne pas appliquer les niveaux de risque convenus afin d'obtenir une commission de gestion plus importante Il peut exister des incitations pour favoriser les intérêts d'un autre client au détriment des intérêts du client en question Exemples: Réception d'ordres d'un client pour l'achat de certains actifs (ex. actions) et, pour leur application effective, l'achat de l actif est retardé par un autre client jusqu'à l exécution de l'opération du premier. Intermédiation d'opérations pour le compte de clients particuliers ou de clients institutionnels : assignation a posteriori des meilleurs prix à des clients institutionnels. Vente de valeurs pour le compte de clients sur des marchés peu liquides ou manquant de transparence qui pourraient supposer un bénéfice pour un autre client au-delà des standards de l'industrie Il est possible de répliquer pour son propre compte des opérations effectuées par les clients Exemple :

4 Dans cette situation, nous pourrions avoir affaire à des cas proches de l'utilisation d'information privilégiée On peut recevoir d'une personne autre que le client une incitation liée au service prêté à ce dernier autre que la commission standard ou le coût du service qui n'affecte pas l'indépendance dans la prise de décisions et qui porte préjudice aux intérêts des clients. Exemples: Un gestionnaire de fond d'investissement réalise des activités de compensation au-delà des standards de l'industrie (ex., par des voyages, repas ou activités semblables) en faveur du personnel de la banque qui fournit un plus gros effort de commercialisation de ses produits. Rétrocessions de commissions (ristourne) par volumes négociés applicables aux fonds d'investissement non gérés par le groupe. 3. Critères généraux de gestion de conflits d'intérêts 3.1. Gestion de conflits Parmi les principales méthodes utilisées par la société pour gérer les conflits d'intérêts, réels ou potentiels, relevons les suivants : - Mise en œuvre de procédures efficaces pour empêcher ou contrôler l'échange d'information entre personnes compétentes qui prennent part aux activités comportant le risque d'un conflit d'intérêts lorsque l'échange de cette information pourra se faire détriment des intérêts d un ou plusieurs clients. Ces procédures comprennent les mesures suivantes : - Mesures destinées à entraver ou faciliter le contrôle de l'échange d'information entre personnes compétentes : barrières physiques, barrières informatiques et vérification de leur efficacité. - Mesures et procédures concrètes pour contrôler dûment la transmission d'information entre les «domaines séparés» et, le cas échéant, de tierces personnes : information sensible et non sensible, communication au département de Compliance de la transmission d'information et procédure de transmission d une information à de tierces personnes si nécessaire. - Ségrégation de fonctions : supervision séparée des personnes compétentes dont les principales fonctions sont la réalisation d'activités en faveur de clients ayant des intérêts opposés ou qui représentent des intérêts différents susceptibles d entrer en conflit, y compris ceux de la banque. - Suppression de toute relation directe entre les rémunérations des personnes lorsque peuvent surgir des conflits d'intérêts dérivés des activités qu'elles exercent. - Mesures pour empêcher ou limiter des influences inadéquates sur une personne compétente qui exerce des activités d investissement ou auxiliaires. - Mesures pour empêcher la participation simultanée ou consécutive d'une personne compétente dans des services ou des activités d'investissement lorsque cette participation pourra se faire au détriment d'une gestion adéquate des conflits d'intérêts. - Mesures visant à obtenir que les personnes compétentes qui prennent part à différentes activités impliquant un conflit d intérêts exercent ces activités avec un niveau

5 d'indépendance adapté à la taille et à l'activité de la société et, le cas échéant, du groupe auquel elle appartient. - Suivi des opérations pour leur propre compte des employés de la société tenus d observer le règlement intérieur de bonne conduite au niveau du marché des valeurs (CT 163/05 de l'inaf). 4. Principes directeurs de l'élaboration et de l'utilisation des analyses financières Principes directeurs de l'élaboration et de l'utilisation des analyses financières : Les typologies de rapports sont révisées afin de vérifier qu'elles remplissent les conditions pour être considérées comme «rapport d investissement». La société effectue une distinction entre «Rapport d investissements» et «communication publicitaire». Rapport d'investissements : tout rapport ou autre information qui recommande ou propose une stratégie d'investissement, de façon explicite ou implicite, en ce qui concerne un ou plusieurs instruments financiers ou émetteurs d'instruments financiers, y compris tout avis sur la valeur ou le prix actuel ou futur de tels instruments destiné aux canaux de distribution ou au public et par rapport auquel sont remplies les conditions suivantes : - Il répond à la dénomination ou à la description de rapport investissements ou termes semblables ou en tout état de cause se présente comme une explication objective ou indépendante de l'objet de la recommandation. - Si la recommandation en question est effectuée par une entreprise d'investissement pour un client, elle ne constituera pas une prestation de consultation en matière d'investissement aux effets de la réglementation andorrane relative à la MiFID. Communication publicitaire : Elle ne remplit pas les conditions précédentes. Les mesures adoptées dans ce sens par la société sont les suivantes : - Caractère obligatoire de l'extension des mesures définies et adoptées pour la gestion des conflits d'intérêts («critères généraux de gestion des conflits d'intérêts») aux analystes financiers et autres personnes compétentes de la société, dont les responsabilités peuvent déboucher sur des situations de conflits d'intérêts avec les destinataires des rapports. - Mesures visant à garantir l'application des conditions suivantes de la part des analystes financiers et autres personnes compétentes : - Impossibilité d'effectuer des opérations personnelles ou de négocier pour le compte de toute autre personne (y compris la banque elle-même), à moins de le faire en qualité de créateur de marché agissant de bonne foi et dans le cadre ordinaire de la création de marché ou en exécutant un ordre non sollicité d'un client. - Impossibilité d'effectuer des opérations personnelles ou pour le compte de la société liées à des instruments financiers auxquels se réfèrent les rapports d'investissement si le rapport n'a pas été révélé aux clients et jusqu'à ce que les destinataires aient pu agir conformément à l'information qu il contient. - Impossibilité d'effectuer des opérations personnelles par rapport à des instruments financiers contraires aux recommandations établies dans les rapports, sauf dans des cas exceptionnels et sous réserve de l'approbation préalable de l'organe d'application de la banque. - Impossibilité d'accepter des incitations de la part de ceux qui ont un intérêt évident dans l'affaire décrite dans le rapport d'investissement.

6 - Impossibilité de s engager envers les émetteurs à élaborer des rapports d'investissement favorables. - Impossibilité de réviser les projets de rapports avant leur diffusion publique, sauf pour vérifier que la banque remplit ses obligations légales, même si le rapport précise une recommandation ou un objectif de prix. 5. Procédures d enregistrement de services ou activités qui sont à l'origine des conflits d'intérêts Chaque domaine d affaires doit identifier les circonstances qui peuvent donner lieu à un conflit d intérêts (dont peuvent découler des dommages pour le client liés à une activité ou à la prestation d un service). À cet effet, la société tient un «registre» incluant les éventuelles situations pouvant donner lieu à un conflit d intérêts et la référence aux contrôles correspondants de prévention qui doivent être adoptés pour chaque domaine afin d éviter les situations précitées. Le département de Compliance devra tenir et mettre à jour un registre avec les communications reçues sur les types de services ou d activités d'investissement dans lesquelles est apparu un conflit d'intérêts. Le département de Compliance sera le centre de support administratif pour l'application de cette fonction. L'information à inclure dans ces registres sera la suivante : 1 L'identité des personnes ayant été exposées au conflit d'intérêts. 2 La date à laquelle a commencé le conflit. 3 Les instruments ou les services affectés par le conflit. 4 Le motif de l'apparition du conflit et la description détaillée de la situation. 5 Finalement, la description du processus de gestion, minimisation ou, le cas échéant, régularisation de la situation. L ensemble du personnel de la société est assujetti à l'obligation d'informer le département de Compliance de l'existence de conflits d'intérêts concernant les clients. Le «registre» constitue un document susceptible d audit et faisant l objet de révisions périodiques faisant partie de l'auto-évaluation des différents domaines de la société en ce qui concerne les risques associés aux différents processus. 6. Formation et communication interne en matière de conflits d'intérêts Chaque domaine d'affaires fournit aux employés de ce dernier une formation adéquate en matière d identification, de prévention et de gestion des conflits d'intérêts dès le début des rapports de travail avec la banque et périodiquement. En outre, les conflits d'intérêts sont obligatoirement communiqués tant à la fonction d'application qu au responsable du domaine par les personnes exposées à un conflit d'intérêts. 7. Communications et avertissements aux clients en matière de conflits d'intérêts La société identifie le contenu des communications en ce qui concerne la politique de gestion des conflits d'intérêts qui sont transmises au client compte tenu des deux niveaux de détail suivants :

7 1 Version résumée de la communication : il suffira de communiquer les conditions essentielles de la politique de gestion des conflits d'intérêts avant la réalisation de l'opération ou la prestation du service. 2 Version amplifiée : Il faut mettre à la disposition du client qui le demande un plus grand degré de détail en ce qui concerne la politique. Si les mesures adoptées par la banque ne suffisent pas à garantir avec une certitude raisonnable la prévention des risques de préjudice pour les intérêts des clients, à la suite de l'existence d'un conflit d intérêts potentiel, on signalera aux personnes affectées la nature et l'origine du conflit avant d agir pour le compte du client. Cette communication sera faite sur un support durable et inclura des données suffisantes pour permettre au client d adopter une décision en connaissance de cause. Liste des aspects à inclure dans les avertissements à faire aux clients : 1 Existence du conflit d'intérêts 2 Nature générale ou origine de celui-ci 3 Éventuels impacts qu il pourrait avoir dans le cadre de la prestation du service 8. Traitement d'opérations personnelles Les opérations pour son propre compte du personnel de la société sont régies par les stipulations du code moral et par le règlement de régime interne mis à la disposition des employés. La société définit comme Opération personnelle : toute opération avec un instrument financier effectuée par une personne compétente ou pour le compte de celle-ci lorsqu au moins un des critères suivants sera rempli : 1 Elle agit en dehors du cadre des activités qu'elle exerce. 2 L opération est effectuée pour le compte de l une des personnes suivantes : - la personne compétente - toute personne ayant des liens de parenté ou d étroites relations - toute personne dont la relation est telle qu elle a un intérêt direct ou indirect significatif dans le résultat de l'opération. La société établit des critères pour le traitement des opérations personnelles : Obligation d'adopter les mesures nécessaires pour garantir que les personnes compétentes dont l'activité pourrait être à l'origine d'un conflit d intérêts ou impliquerait l'accès à l information confidentielle remplissent une série de conditions. Obligation d appliquer effectivement les mesures établies pour garantir que : les personnes compétentes auxquelles se réfère le paragraphe précédent soient au courant des restrictions et des mesures de la société sur les opérations personnelles. Un registre des opérations personnelles notifiées à la société ou identifiées par celle-ci sera tenu. 9. Registre des conflits d'intérêts Le département de Compliance et le domaine ou l'unité correspondant devront tenir un registre à jour des conflits d'intérêts qui ont eu lieu ou de ceux qui se produisent dans le cadre des services ou activités continus.

8 9.1. Type de registres Tant les domaines ou les unités dans lesquelles se produit l éventuel conflit d intérêts que le département de Compliance, tiendront les registres suivants qui se distinguent en fonction de la phase à laquelle se trouve l éventuel conflit d intérêts : 1. Phase d'identification : à cette phase les domaines ou les unités élaboreront un registre contenant : - Le motif de l'apparition du conflit et la description détaillée de la situation. Les instruments ou les services qui se réfèrent au conflit. Date de génération du conflit d'intérêts. Personnes physiques et morales affectées, tant de la part des clients que du groupe Andbank 2. Phase de gestion : le département de Compliance tiendra un registre contenant : Causes et circonstances qui ont été à l'origine du conflit d'intérêts. Ses conséquences Personne compétente impliquée dans le conflit. Interrelation, le cas échéant, avec d'autres situations de conflits d'intérêts. 3. Phase de résolution : le département de Compliance tiendra le registre suivant : - Domaine ou unité chargé de la résolution ou personne désignée par la commission d audit et de Compliance. - Traitement adopté dans la résolution. - Résolution du conflit d'intérêts. Si la résolution est positive l on indiquera la date de radiation de la situation enregistrée. 4. Phase de résolution : le département de Compliance tiendra les registres suivants : Communication de la situation au client en indiquant la date et le support sur lequel cette dernière a été effectuée. Forme et date à la laquelle le client a expressément accepté la situation en autorisant le commencement ou la poursuite du service d'investissement affecté par le conflit 10. Révélation des conflits d'intérêts La société devra mettre à la disposition du client la politique générale des conflits d intérêts avant la prestation de services d'investissement. Si les mesures adoptées par la société ne suffisent pas à garantir avec une certitude raisonnable la prévention des risques de préjudice pour les intérêts des clients, l on communiquera aux personnes affectées la nature et l'origine du conflit et l on ne pourra réaliser les services ou opérations où il se manifeste que si les clients le consentent par écrit. 11. Application de la politique La présente politique est révisée annuellement et à chaque changement important dans la structure ou les activités de la société ou lorsque les circonstances l exigent. Ce changement sera dûment communiqué, en publiant également cette modification sur le site Internet de la banque (

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