FOURNITURE DE PRESTATIONS D ASSURANCE-MALADIE AU BENEFICE DU PERSONNEL DE LA SOCIETE DES POSTES DU TOGO

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1 FOURNITURE DE PRESTATIONS D ASSURANCE-MALADIE AU BENEFICE DU PERSONNEL DE LA SOCIETE DES POSTES DU TOGO 1

2 DOSSIER D APPEL D OFFRES émis le : 02 juin 2014 Pour LA FOURNITURE DE PRESTATIONS D ASSURANCE-MALADIE AU BENEFICE DU PERSONNEL DE LA SOCIETE DES POSTES DU TOGO Appel d Offres N 2014/001/SPT/DG/PRMP Autorité Contractante : SOCIETE DES POSTES DU TOGO Source de financement : Budget d investissement SPT Exercice

3 PREMIÈRE PARTIE Procédures d appel d offres 3

4 Section I. Avis d Appel d Offres (AAO) N 2014/001/SPT/DG/PRMP 1- Dans le cadre de sa politique sociale en faveur de ses agents, la Société des Postes du Togo envisage souscrire à la police d assurance Maladie. À cet effet, la SPT invite par la présente les candidats éligibles et répondant aux qualifications requises, à présenter leurs meilleures propositions de garantie et de prime. 2- La passation du Marché sera conduite par Appel d Offres Ouvert tel que défini dans le Code des Marchés publics, et ouvert à tous les candidats éligibles. Le dossier complet d Appel d offres peut être obtenu auprès du point Focal de la Personne Responsable des Marchés Publiques à la Direction Générale sise à Nyékonakpoè au 1 er étage porte N 101, sur présentation d un reçu de paiement en espèce, d une somme forfaitaire non remboursable de cent mille ( ) francs CFA, délivré par la Caisse de Régie d Avance (CRA) Porte N 225. Le dossier peut être consultable sur le site web de la SPT: 3- La date limite de dépôt des offres est fixée au 1 er juillet 2014 à 15H30 au siège de la SPT, sis au 23 Avenue Nicolas Grunitzky, BP 2626 Lomé, 1 er étage, Porte N Les offres seront ouvertes en présence des représentants des candidats dans la salle de conférence de la SPT, le 1 er juillet 2014 à 16H Elles doivent comprendre une garantie de soumission d un montant de Trois Millions ( ) francs CFA et rester valides pour une période de Quatre Vingt Dix (90) jours à compter de la date limite de leur dépôt. 6- Les offres remises en retard ne seront pas acceptées. Le Directeur Général de la Société des Postes du Togo Kwadzo Dzodzro KWASI 4

5 SECTION II : INSTRUCTION AUX CANDIDATS (IC) 5

6 Table des clauses A. Généralités... 6 Objet du Marché Dispositions générales Origine des fonds Désignation des prestations et nombre de lots Conditions à remplir pour prendre part aux marchés Qualification des candidats Sanctions des fautes commises par les candidats ou titulaires de marchés publics 8 B. Dossier d appel d offres Contenu du Dossier d appel d offres Éclaircissements apportés au Dossier d appel d offres Modifications apportées au Dossier d appel d offres... 9 C. Préparation des offres Frais de soumission Une offre par soumission Langue de l offre Documents constitutifs de l offre Soumission Monnaie de l offre Période de validité des offres Garantie de soumission Forme et signature de l offre D. Remise des Offres et Ouverture des plis Cachetage et marquage des offres Date et heure limite de remise des offres Retrait, substitution et modification des offres Ouverture des plis E. Évaluation et comparaison des offres Confidentialité Éclaircissements concernant les Offres Conformité des offres Non-conformité, erreurs et omissions Examen préliminaire des offres Évaluation des Offres Droit de l'autorité Contractante d accepter l une quelconque des offres et de rejeter une ou toutes les offres

7 F. Attribution du Marché Critères d attribution Droit de l'autorité Contractante de modifier les quantités au moment de l attribution du Marché Notification de l attribution du Marché Signature du Marché Information des candidats Recours

8 A. Généralités 1. Objet du Marché 1.1 La Société des Postes du Togo (SPT) lance un appel d offres restreint pour la sélection de compagnies d assurance pour la couverture de son personnel en Assurance Maladie spécifiée à la Section II, Cahier des Clauses techniques. 2. Dispositions générales 2.1 Le terme «attributaire» désigne le soumissionnaire dont l offre a été retenue avant l approbation du marché. 2.2 Le terme «Autorité contractante» désigne la personne morale de droit public ou de droit privé visée à l article 3 de la loi n du 30 juin 2009 relative aux marchés publics et délégations de service public, signataire d un marché public, tel que défini dans le présent article. 2.3 Le terme «par écrit» signifie communiqué sous forme écrite avec accusé de réception ; 2.4 Le terme «jour»désigne un jour calendaire franc. 2.5 Les termes «soumissionnaire» et «représentant du soumissionnaire» seront considérés comme équivalents. 2.6 Le terme «offre» désigne l'ensemble des éléments techniques et financiers inclus dans le dossier de soumission. 2.7 Le terme «maître d ouvrage» désigne la personne morale de droit public ou de droit privé visée à l article 1er du code des marchés publics et délégations de service public qui est le propriétaire final de l ouvrage ou de l équipement technique, objet du marché. 2.1 Le terme «soumissionnaire» désigne la personne physique ou morale qui participe à un appel d offres en soumettant un acte d engagement et les éléments constitutifs de son offre. 2.8 Le terme «soumission» désigne l'acte d engagement écrit au terme duquel un soumissionnaire fait connaître ses conditions et s'engage à respecter les cahiers des charges applicables. 2.9 Le terme «titulaire» désigne la personne physique ou morale, attributaire, dont le marché est conclu avec l autorité contractante, conformément à la réglementation nationale des marchés publics, a été approuvé. 3. Origine des fonds 3.1 Le Marché faisant l objet du présent appel d offres sera financé sur le Budget de la SPT, Exercice 2014, volet fonctionnement. 4. Désignation des 4.1 Les prestations, objet de cet appel d offres qui a trait à 8

9 prestations et nombre de lots l Assurance Maladie se présentent en un lot unique. 5. Conditions à remplir pour prendre part aux marchés 6. Qualification des candidats 5.1 Ne sont pas admises à concourir les personnes physiques ou morales : a) qui sont en état de faillite personnelle, de cessation d activités, de liquidation ou de redressement judiciaire ; les dispositions ci-dessus ne s appliquent pas aux personnes morales en état de redressement judiciaire autorisées à poursuivre leurs activités par une décision définitive de justice ; b) qui font l objet d une procédure de déclaration de faillite personnelle, de liquidation ou de redressement judiciaire sauf à avoir été autorisées à poursuivre leur activité par une décision de justice ; c) qui auront été reconnues coupables d infractions à la réglementation des marchés publics ou qui auront été exclues des procédures de passation des marchés par une décision de justice définitive en matière pénale, fiscale, ou sociale ou par une décision de l Autorité de Régulation des Marchés Publics et des délégations de service public (ARMP) ; d) les personnes qui ne sont pas en règle vis-à-vis de leurs obligations en matière administrative, fiscale et sociale. e) Les dispositions ci-dessus sont également applicables aux membres de groupement et aux sous-traitants 6.1 Les exigences en matière de qualifications sont : - Avoir exécuté avec satisfaction au moins trois (03) contrats d assurance maladie cours des trois dernières années précédant le présent appel d offres et concernant une population d environ deux cent cinquante (250) personnes ayant un capital de valeur minimale de quatre cent millions ( ) F CFA. Ces contrats devront être justifiés par des attestations de services faits dûment signés ; - Pouvoir justifier de liquidités et/ou de facilités de crédit auprès d un établissement financier d un montant minimum de Cinq cent millions ( ) FCFA ; - Justifier au moyen d états financiers certifiés d une marge de solvabilité minimale et celle disponible pour les derniers exercices ; - Justifier d une bonne collaboration, au cours des trois dernières années, avec d une part des établissements hospitaliers et de laboratoires situés au Togo; cette 9

10 collaboration devra être certifiée par la fourniture d attestations dûment signées. 7. Sanctions des fautes commises par les candidats ou titulaires de marchés publics 7.1 La Société des Postes du Togo exige de la part des candidats, soumissionnaires et titulaires de ses marchés publics, de respecter les règles d éthique professionnelle les plus strictes durant la passation et l exécution de ces marchés. Les candidats doivent fournir une déclaration attestant qu ils ont pris connaissance des dispositions du Code des marchés publics en matière de corruption, de collusion et de toutes autres pratiques contraires à l éthique et qu ils s engagent à les respecter. Des sanctions peuvent être prononcées par le «Comité de Règlement des Différends de l Autorité de Régulation des Marchés Publics et des délégations de service public (ARMP) à l'égard des candidats, soumissionnaires et titulaires des marchés en cas de constatation d infractions aux règles de passation des marchés publics commises par les intéressés. B. Dossier d appel d offres 8. Contenu du Dossier d appel d offres 8.1 Le Dossier d appel d offres comprend les parties 1, 2 et 3, qui incluent toutes les sections dont la liste figure ci-après. Il doit être lu en conjonction avec tout additif éventuel, émis conformément à la clause 10 des IC. PREMIÈRE PARTIE : Procédures d appel d offres Section I. Instructions aux candidats (IC) DEUXIÈME PARTIE : Spécification des prestations Section II - Spécifications techniques des prestations TROISIÈME PARTIE : Marché Section III - Cahier de clauses administratives (CCA) Section IV - Modèle de soumission et d annexes a. Modèle de lettre de soumission ; b. Formulaire de qualification ; c. Bordereau de prix ; d. Garantie de soumission ; 10

11 8.2 Le Candidat devra observer les instructions, modèles, conditions et spécifications contenus dans le Dossier d Appel d Offres pour préparer correctement son offre. 9. Éclaircissements apportés au Dossier d appel d offres 9.1 Un candidat éventuel désirant des éclaircissements sur les documents et uniquement de demande de clarifications devra contacter l Autorité contractante par écrit, à l adresse suivante : Société des Postes du Togo A l attention de : Monsieur la Personne Responsable des Marchés Publics Direction Générale Secrétariat Central Porte N 122 Avenue Nicolas GRUNITZKY 01 BP 2626 Lomé 01 Lomé 9.2 L Autorité contractante répondra par écrit à toute demande d éclaircissements reçue au plus tard quatorze (14) jours ouvrables avant la date limite de dépôt des offres. Elle adressera une copie de sa réponse (indiquant la question posée mais sans en identifier l auteur) à tous les candidats éventuels qui auront obtenu le Dossier d appel d offres directement auprès d elle. 9.3 Au cas où l Autorité contractante jugerait nécessaire de modifier le Dossier d appel d offres suite aux demandes d éclaircissements, elle le fera conformément à la procédure stipulée à la clause 10 et à l alinéa 21.1 des IC. 10. Modifications apportées au Dossier d appel d offres 10.1 L Autorité contractante peut au plus tard (07) jours, avant la date limite de remise des offres, modifier le Dossier d appel d offres en publiant un additif Tout additif publié sera considéré comme faisant partie intégrante du Dossier d appel d offres et sera communiqué par écrit à tous ceux qui ont obtenu le Dossier d appel d offres directement de l Autorité contractante Afin de laisser aux candidats un délai raisonnable pour prendre en compte l additif dans la préparation de leurs offres, l Autorité contractante peut, à sa discrétion, reporter la date limite de remise des offres conformément à l alinéa 21.1 des IC. C. Préparation des offres 11. Frais de 11.1 Le candidat supportera tous les frais afférents à la préparation et à la présentation de son offre, et l Autorité contractante n est en 11

12 soumission 12. Une offre par candidat aucun cas responsable de ces frais ni tenu de les régler, quels que soient le déroulement et l issue de la procédure d appel d offres Un candidat ne peut soumettre qu'une seule offre soit lui-même, soit en tant que membre d'un groupement d'entreprises. Un candidat qui présente plusieurs offres sera disqualifié. 13. Langue de l offre 13.1 L offre, ainsi que toute la correspondance et tous les documents concernant la soumission, échangés entre le Candidat et l Autorité contractante seront rédigés en langue française. Les documents complémentaires et les imprimés fournis par le Candidat dans le cadre de la soumission peuvent être rédigés dans une autre langue à condition d être accompagnés d une traduction dans la langue française, auquel cas, aux fins d interprétation de l offre, ladite traduction fera foi. 14. Documents constitutifs de l offre 14.1 L'offre doit obligatoirement comprendre les pièces et les documents justifiant les capacités et les qualités du candidat. Ainsi, les dossiers présentés par les candidats doivent comporter : - un dossier administratif ; - un dossier technique ; - une offre technique ; - une offre financière. Documents administratifs 1) La ou les pièces justifiant l Agrément délivrée par le Ministre de l économie et des finances ; 2) une (01) ou deux (02) attestation(s) de réassureurs et leurs quote-part justifiant une couverture de réassurance 3) une attestation de capacité financière justifiant que le soumissionnaire a accès ou à sa disposition des facilités de crédit d un montant égal au moins à quatre cent millions ( ) francs CFA ; 4) un quitus fiscal des impôts uniquement pour les nationaux datée de moins de trois (3) mois à la date limite de dépôt des offres prouvant que le soumissionnaire est en règle vis-à-vis de l administration fiscale ; 5) la carte d opérateur économique en cours de validité ; 6) l original ou la photocopie légalisée de l attestation de non faillite datant de moins de trois mois à la date de dépôt des 12

13 16. offres et délivrée par le greffe du tribunal compétent du siège social, l absence de cette pièce est éliminatoire ; 7) les états financiers des trois (3) dernières années certifiés par un expert comptable agréé, (avec précision de nom, prénom, adresse, signature et cachet) et la mention du service des impôts du pays du soumissionnaire «bilan conforme aux déclarations souscrites aux services des impôts», pour justifier d une marge de solvabilité minimale et celle disponible. 8) une attestation originale de la CNSS daté de moins de trois (3) mois à la date limite de dépôt des offres et justifiant que le soumissionnaire est à jour vis-à-vis de la CNSS ; 9) une attestation de l Inspection du Travail et des Lois Sociale (ITLS) datant de moins de trois (03) mois ; 10) Le certificat d immatriculation au registre de commerce;; Documents techniques 1) une note indiquant les moyens techniques et humains de l organisme assureur, le lieu, la nature et l'importance des prestations qu'il a exécutées ou à l'exécution desquelles il a participé. Cette note doit être datée et signée par le soumissionnaire et doit comporter les éléments suivants : A. Les principaux actionnaires ; B. Les indicateurs comptables sur les trois derniers exercices comportant : Le capital social, les fonds propres ; Le volume des primes émises, le volume des réserves techniques ; Le taux de marge de solvabilité; C. Les Moyens humains et matériels de l organisme assureur mettant en évidence l organisation en particulier des services gestion des sinistres, le système d information. 2) les attestations de références délivrées par les hommes de l art ou les maîtres d ouvrage pour des prestations similaires à l objet de cet appel d offre, réalisées dans des organismes de taille, durant les trois dernières années ( ), chaque attestation doit préciser notamment le montant, la nature des prestations, les délais et les dates de réalisation, l appréciation, le nom et la qualité du signataire. L offre technique 13

14 Le soumissionnaire est tenu d accompagner son offre par une offre technique en cinq (05) exemplaires et sur support électronique, le tout mis sous enveloppe cachetée portant la mention «offre technique» comprenant notamment : 1) une note détaillée indiquant les moyens humains, matériels et organisationnels, mis en œuvre par le soumissionnaire pour garantir une gestion efficace du programme d assurance de la SPT (gestion des sinistres précisant les délais de traitement et de remboursement, outils de gestion et de pilotage, tableaux de bords, Assistance, formation, et autres services à la SPT) 2) le projet de contrat d assurance détaillé par comprenant les conditions particulières et conditions générales, conformément aux spécifications données à titre indicatif dans la Section II et les Conditions Particulières du Cahier des clauses administratives. Le projet de contrat doit être accompagné par un tableau récapitulatif des garanties. L offre financière 1) un bordereau des prix, dûment signé et cacheté, qui comporte le détail des prix proposés et dont les indications doivent être en parfaite concordance avec le modèle Section IV ; 2) l offre financière doit être exprimée sous forme d un taux de prime en FCFA. 15. Soumission 15.1 Le Candidat remplira et signera la lettre de soumission comportant le prix total de l offre (de primes) toutes taxes et tous droits de douanes (TTC) compris, en remplissant le formulaire fourni à la Section IV Le Candidat complétera le Bordereau de prix fourni dans la Section IV Le Candidat remplira le formulaire de qualification fourni à la Section IV, attestant qu il remplit les conditions de qualification requises pour exécuter ce marché Le Candidat devra parapher et joindre à son la Cahier de Clauses Administratives (CCA) fourni à la Section III 16. Monnaie de l offre 17. Période de validité des offres 16.1 Les prix seront indiqués en Franc CFA Les offres restent valides et les soumissionnaires restent engagés à leurs offres pour une période de quatre vingt dix (90) jours à compter de la date limite fixée pour la réception des offres. 14

15 18. Garantie de soumission 18.1 Le soumissionnaire joindra à son offre, une garantie de soumission d un montant de trois millions ( ) FCFA conformément au modèle fourni en Section IV La garantie de soumission restera valide pendant 28 jours suivant l'expiration de la période de validité des offres. Toute offre qui n'est pas accompagnée par une garantie de soumission sera rejetée par la SPT Les garanties de soumission des candidats non retenus leur seront restituées le plus rapidement possible après que l Autorité contractante aura pris la décision d attribution du marché La garantie de soumission peut être saisie: a) si le Candidat retire son offre pendant le délai de validité qu il aura spécifié dans la lettre de soumission de son offre ; b) s agissant du Candidat retenu, si ce dernier : manque à son obligation de signer le Marché ; manque à son obligation de fournir la garantie de bonne exécution. 19. Forme et signature de l offre 19.1 Le Candidat préparera un original des documents constitutifs de l offre décrits à la Clause 14 des IC, en un volume contenant la soumission, portant clairement l indication ORIGINAL. De plus, le Candidat soumettra quatre (04) copies de son offre, portant l indication COPIES. En cas de divergence entre l original et les copies, l original fera foi L original et toutes les copies de l offre devront être dactylographiés ou écrits à l encre indélébile (dans le cas des copies, des photocopies sont également acceptables) et seront signés par la ou les personnes dûment habilitées à signer au nom du Candidat. Toutes les pages de l offre comprenant des surcharges ou des changements seront paraphées par le ou les signataires de l offre. D. Remise des Offres et Ouverture des plis 20. Cachetage et marquage des offres 20.1 Le Candidat devra cacheter l original et chaque copie de la soumission dans des enveloppes séparées, en marquant sur les enveloppes ORIGINAL et COPIES. Les enveloppes seront alors placées dans une enveloppe extérieure Les enveloppes intérieures devront être adressées à l adresse ciaprès : 15

16 Société des Postes du Togo Direction Générale Secrétariat Central Porte N 122 Avenue Nicolas GRUNITZKY 01 BP 2626 Lomé 01 Lomé 20.3 L enveloppe extérieure devra comporter les identifications suivantes: «APPEL D OFFRES RESTREINT N :(insérer le numéro)pour LA SELECTION DE COMPAGNIES D ASSURANCE POUR LA COUVERTURE DU PERSONNEL EN ASSURANCE MALADIE» À N OUVRIR QU EN SEANCE PUBLIQUE D OUVERUTRE DES OFFRES Seules les enveloppes intérieures porteront le nom, le cachet et l adresse du Candidat ; 20.5 L enveloppe extérieure ne comportera aucune mention permettant d identifier le Candidat. 21. Date et heure limite de remise des offres 22. Retrait, substitution et modification des offres 21.1 Les offres doivent être déposées contre accusé de réception, à l adresse spécifiée, au plus tard le (jour, mois, année,heure). Toute offre reçue par l Autorité Contractante après la date et l heure limites de dépôt des offres sera déclarée hors délai, écartée et renvoyée au Candidat sans avoir été ouverte Un candidat peut retirer, remplacer, ou modifier son offre après l avoir déposée, par voie de notification écrite conformément à la clause 20 des IC, dûment signée par un représentant habilité, assortie d une copie de l habilitation (pouvoir) en application de l alinéa 19.2 des IC (sauf pour ce qui est des notifications de retrait pour lesquelles des copies ne sont pas nécessaires). La modification ou l offre de remplacement correspondante doit être jointe à la notification écrite. Toutes les notifications doivent être : a) délivrées en application des clauses 19 et 20 des IC (sauf pour ce qui est des notifications de retrait qui ne nécessitent pas de copies). Par ailleurs, les enveloppes doivent porter clairement, selon le cas, la mention «RETRAIT», «OFFRE DE REMPLACEMENT» ou «MODIFICATION» ; et b) reçues par l Autorité contractante avant la date et l heure limites de remise des offres conformément à la clause 21 des IC Les offres dont les candidats demandent le retrait en application de l alinéa 23.1 leur seront renvoyées sans avoir été ouvertes. 16

17 22.3 Aucune offre ne peut être retirée, remplacée ou modifiée entre la date et l heure limites de dépôt des offres et la date d expiration de la validité spécifiée par le Candidat sur le formulaire d offre, ou d expiration de toute période de prorogation. 23. Ouverture des plis 23.1 La Commission des Marchés de l Autorité contractante procédera à l ouverture des plis en public à la date, à l heure et à l adresse indiquées dans les DPAO. Il sera demandé aux représentants des candidats présents de signer un registre attestant de leur présence Dans un premier temps, les enveloppes marquées «RETRAIT» seront ouvertes et leur contenu annoncé à haute voix, tandis que l enveloppe contenant l offre correspondante sera renvoyée au Candidat sans avoir été ouverte. Si l enveloppe marquée «RETRAIT» ne contient pas le pouvoir confirmant que la signature est celle d une personne autorisée à représenter le Candidat, le retrait ne sera pas autorisé et l offre correspondante sera ouverte. Aucun retrait d offre ne sera autorisé si la notification correspondante ne contient pas une habilitation valide du signataire à demander le retrait et n est pas lue à haute voix. Ensuite, les enveloppes marquées «OFFRE DE REMPLACEMENT» seront ouvertes et annoncées à haute voix et la nouvelle offre correspondante substituée à la précédente, qui sera renvoyée sans avoir été ouverte au Candidat. Aucun remplacement d offre ne sera autorisé si la notification correspondante ne contient pas une habilitation valide du signataire à demander le remplacement et n est pas lue à haute voix. Enfin, les enveloppes marquées «MODIFICATION» seront ouvertes et leur contenu lu à haute voix avec l offre correspondante. Aucune modification d offre ne sera autorisée si la notification correspondante ne contient pas une habilitation valide du signataire à demander la modification et n est pas lue à haute voix. Seules les offres qui ont été ouvertes et annoncées à haute voix lors de l ouverture des plis seront ensuite considérées Toutes les autres enveloppes seront ouvertes l une après l autre et le nom de chaque candidat annoncé à haute voix, ainsi que la mention éventuelle d une modification, le montant de l offre par lot le cas échéant, y compris tout rabais et toutes variantes éventuelles, l existence d une garantie de soumission, et tout autre détail que la Commission des Marchés peut juger utile de mentionner. Seuls les rabais et variantes de l offre annoncés à haute voix lors de l ouverture des plis seront soumis à évaluation. Aucune offre ne sera écartée à l ouverture des plis, excepté les offres hors délai en application de l alinéa 21.1 des IC. Toutes les pages du Formulaire d offre, du Bordereau de prix et du Détail quantitatif et estimatif seront visées par un minimum de trois membres de la Commission des Marchés présents à la cérémonie d ouverture Dès la fin des opérations d'ouverture des plis, la Commission des Marchés établira un procès-verbal de la séance d ouverture des plis, consignant les informations lues à haute voix. Un exemplaire 17

18 du procès-verbal sera distribué à tous les candidats ayant soumis une offre dans les délais. E. Évaluation et comparaison des offres 24. Confidentialité 24.1 Aucune information relative à l examen, à l évaluation, à la comparaison des offres, et à la vérification de la qualification des candidats, et à la recommandation d attribution du Marché ne sera donnée aux candidats ni à toute autre personne non concernée par ladite procédure tant que l attribution du Marché n aura pas été rendue publique Toute tentative faite par un Candidat pour influencer l Autorité contractante lors de l examen, de l évaluation, de la comparaison des offres et de la vérification de la qualification des candidats ou lors de la décision d attribution peut entraîner le rejet de son offre Nonobstant les dispositions de l alinéa 24.2, entre le moment où les plis seront ouverts et celui où le Marché sera attribué, si un Candidat souhaite entrer en contact avec l Autorité contractante pour des motifs ayant trait à son offre, il devra le faire par écrit. 25. Éclaircissements concernant les Offres 26. Conformité des offres 25.1 Pour faciliter l examen, l évaluation, la comparaison des offres et la vérification de la qualification des candidats, l Autorité contractante a toute latitude pour demander à un Candidat des éclaircissements sur son offre. Aucun éclaircissement apporté par un Candidat autrement qu en réponse à une demande de l Autorité contractante ne sera pris en compte. La demande d éclaircissement de l Autorité contractante, comme la réponse apportée, seront formulées par écrit. Aucune modification de prix ni aucun changement substantiel de l offre ne sera demandé, offerts ou autorisés, si ce n est pour confirmer la correction des erreurs arithmétiques découvertes par l Autorité contractante lors de l évaluation des offres en application de la clause 27 des IC 26.1 L Autorité contractante établira la conformité de l offre sur la base de son seul contenu Une offre conforme pour l essentiel est une offre conforme à toutes les stipulations, spécifications et conditions du Dossier d appel d offres, sans divergence, réserve ou omission substantielles. Les divergences ou omissions substantielles sont celles qui: a) si elles étaient acceptées, (i) limiteraient de manière substantielle la portée, la qualité ou les performances des matériels spécifiés dans le Marché ; ou (ii) limiteraient, d une manière substantielle et non conforme au Dossier d appel d offres, les droits de l Autorité Contractante ou les obligations du Candidat au titre du 18

19 Marché ; ou b) dont l acceptation serait préjudiciable aux autres Candidats ayant présenté des offres conformes pour l essentiel L Autorité contractante écartera toute offre qui n est pas conforme pour l essentiel au Dossier d appel d offres et le Candidat ne pourra pas par la suite la rendre conforme en apportant des corrections à la divergence, réserve ou omission substantielle constatée. 27. Non-conformité, erreurs et omissions 27.1 Si une offre est conforme pour l essentiel, l Autorité contractante peut tolérer toute non-conformité ou omission qui ne constitue pas une divergence substantielle par rapport aux conditions de l appel d offres Si une offre est conforme pour l essentiel, l Autorité contractante peut demander au Candidat de présenter, dans un délai raisonnable, les informations ou la documentation nécessaire pour remédier à la non-conformité ou aux omissions non essentielles constatées dans l offre en rapport avec la documentation demandée. Pareille omission ne peut, en aucun cas, être liée à un élément quelconque du prix de l offre. Le Candidat qui ne ferait pas droit à cette demande peut voir son offre écartée Si une offre est conforme pour l essentiel, l Autorité contractante rectifiera les erreurs arithmétiques sur la base suivante : - s il y a contradiction entre le prix indiqué en lettres et en chiffres, le montant en lettres fera foi, à moins que ce montant soit lié à une erreur arithmétique Si le Candidat ayant présenté l offre conforme évaluée la moins-disante en fonction de critères exprimés en termes monétaires n accepte pas les corrections apportées, son offre sera écartée et sa garantie de soumission pourra être saisie. 28. Examen préliminaire des offres 29. Évaluation des Offres 28.1 L Autorité contractante examinera les offres pour s assurer que tous les documents et la documentation technique demandés à la clause 14 des IC ont bien été fournis et sont tous complets L Autorité contractante évaluera chacune des offres dont il aura établi, à ce stade de l évaluation, qu elle était conforme pour l essentiel L évaluation des offres se fera en trois (03) étapes comme suit : A. Première Etape : Evaluation de l offre technique notée sur 100 Une note technique (NT) sur 100 sera attribuée à chaque soumissionnaire selon les critères suivants : 19

20 1) Solvabilité de l assureur et primes émises; 2) Références de l assureur ; 3) Moyens humains, matériels et organisationnels (gestion et délais de traitement des sinistres, outils de gestion et de pilotage, tableaux de bords, assistance, formation, et autres services à la SPT) consacrés à la gestion du présent programme d assurance de la SPT; 4) Projet de contrat : - L évaluation de ce projet sera basée sur les critères suivants : - Etendue de la couverture (extensions par rapport aux conditions particulières constituant la garantie de base, niveau des couvertures) - Etendue des exclusions et franchises éventuelles; La note technique est calculée selon le barème suivant : Grille d évaluation Barème 1. Solvabilité et primes émises 30 points La société ayant présenté le ratio de solvabilité/les primes émises les plus élevés aura la note maximale de 30, les autres sociétés seront notées selon une pondération - Le ratio de solvabilité 15 - Les primes émises en Attestations de Références de l organisme 20 points sur les cinq dernières années La société ayant présenté les meilleures références obtiendra la note maximale, les autres sociétés seront notées selon une pondération - Le nombre de références entreprises 05 - Le nombre de références entreprises de 08 réseaux - Le nombre de références 07 établissements publics 3. Moyens humains et outils de gestion 30 points 4. Projet de contrat 20 points Appréciation du projet de contrat selon les critères de l'étendue de la couverture, les extensions par rapport aux termes de références, les exclusions et les franchises, les procédures de gestion de sinistre TOTAL 100 Seuls les concurrents ayant obtenu une note supérieure ou égale à 70 seront retenus pour l évaluation de l offre financière. B. Deuxième Etape : Evaluation de l offre Financière notée sur

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