Pôle de compétences FOAD. Formation Ouverte et A Distance

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1 QUICKR 8.5 PRISE EN MAIN À DESTINATION DES GESTIONNAIRES D ESPACE Pôle de compétences FOAD Formation Ouverte et A Distance

2 Page 2 SOMMAIRE 1 INTRODUCTION Schéma de fonctionnement Authentification URL de connexion Les éléments de QuickR 5 2 CRÉATION D UN ESPACE Dépôt et enregistrement de la demande Création d un espace Visite guidée de votre espace nouvellement créé 6 3 PERSONNALISATION D UN ESPACE Personnalisation de l ambiance graphique Personnalisation des fonctionnalités de l espace Modification du titre, de la description, du logo Choix des fonctionnalités Suppression de l espace 12 4 CRÉATION DE L ARCHITECTURE D UN ESPACE Elaboration de la liste des membres Conception des salles Conception en fonction des droits d accès dans les salles Menu visible par les différents membres Conception en fonction des droits d accès dans les dossiers 15 5 ENREGISTREMENT DES MEMBRES Ajout des membres à partir du LDAP Création de membres Ajout de membres anonymes Création d un groupe Autres actions sur les membres 21

3 Page 3 6 CRÉATION D UNE SALLE Personnaliser la salle Sécurité de la salle TRAVAIL AVEC LES PAGES DANS QUICKR Préambule Quelques termes de vocabulaire Éléments existant par défaut dans un site QuickR nouvellement créé Dossier «Accueil» Les dossiers «discussion» et «bibliothèque» Le dossier «Forum de discussion» Le dossier «index La corbeille Création d une page Travail avec brouillon Options de personnalisation d une page Les pages «liste» 32 8 TRAVAIL SUR LES DOSSIERS Création d un dossier Propriétés d un dossier Visualisation du contenu d un dossier Gestion des droits d un dossier Agenda et Tâches 39 9 TRAVAIL AVEC LES FICHIERS DANS QUICKR Préambule Installation des connecteurs QuickR sur le poste de travail Déclaration des espaces QuickR au niveau du poste de travail Chargement d un fichier dans une page QuickR à partir de l explorateur Enregistrement d un fichier dans un espace QuickR à partir d un logiciel Office Travail sur les pages et les fichiers via les connecteurs Récupération d un fichier contenu comme pièce jointe dans une page QuickR 46

4 Page 4 1 Introduction 1.1 Schéma de fonctionnement 1 Envoi du formulaire de demande par le futur propriétaire de l espace ESPACE DE GESTION QUICKR 8.5 Membres administrateurs Créateurs d espaces 2 Création de l espace par le pôle de compétences LDAP VOTRE ESPACE QUICKR 8.5 Membres de l espace Membres lecteurs Lecteur 1 Lecteur 2 3 Enregistrement des membres de l espace par le propriétaire Membres auteurs / éditeurs Auteur1 Auteur2 Membres propriétaire / gestionnaires Créateur d espace Gestionnaire2 Membres salle1 Membres lecteurs Lecteur 1 Membres auteurs Auteur1 Membres gestionnaires Créateur d espace Gestionnaire2 Membres salle2 Membres lecteurs Lecteur 2 Membres auteurs Auteur2 Membres gestionnaires Créateur d espace Gestionnaire2 Salle1 Dossier1 Page1 Page2 Page3 Dossier2 Salle2 Dossier1 Page1 Page2 Page3 Dossier2 4 Création des salles, des dossiers, des pages Définition de la sécurité de la salle et des dossiers

5 Page Authentification Le serveur QuickR est connecté à l annuaire inter-académique de la plate forme e-learning. Pour se connecter à un espace QuickR, les personnes enregistrées dans l espace à partir de leurs coordonnées académiques doivent saisir les coordonnées suivantes : login = adresse complète NB : les alias ne sont pas reconnus password = mot de passe de la messagerie. 1.3 URL de connexion Les url d accès aux sites QuickR sont de type : où espacecollaboratif est le nom du serveur hébergeur et xxxxxx le nom de l espace 1.4 Les éléments de QuickR Site = espace Le contenant de l ensemble des informations. Accessible via une adresse internet selon son nom. Salle Sous ensemble du site, présentant un menu particulier, c est à son niveau que l on gère la confidentialité des membres Dossier Partie de la salle qui regroupe des pages. Dans cette nouvelle version QR, il est possible d attribuer des droits aux membres dans les dossiers, différents des droits qu ils ont dans la salle. Page Objet élémentaire d information. Fichier Quelque soit son type. Peut être joint à la page. Limite maximum : 30 Mo. 2 Création d un espace 2.1 Dépôt et enregistrement de la demande Renseignement du formulaire présent sur le site du pôle de compétences (https://foad.orion.education.fr ) Suivre le chemin : Offre de services QuickR dans le menu de gauche QuickR, comment? (dans la page d accueil de QuickR) Remplissez le formulaire de demande de création d un espace La rubrique «Offre de services» est accessible sur internet, après identification avec adresse mail complète et mot de passe de messagerie. Le formulaire renseigné permet au pôle de compétences d enregistrer votre demande et d intégrer le propriétaire du futur site QuickR dans le système avec le profil de «propriétaire d espace». Vous recevez un mail dès votre enregistrement en tant que propriétaire d espace dans le système accompagné du lien vers votre espace QuickR.

6 Page Création d un espace C est le pôle de compétences qui se charge de la création de votre espace QuickR, en le nommant avec le champ «nom court» que vous avez renseigné dans le formulaire de demande. La personne à l origine de la demande est enregistrée en tant que propriétaire de l espace. 2.3 Visite guidée de votre espace nouvellement créé Lors de votre première connexion, l espace QuickR s affiche de la façon suivante : Coordonnées de connexion 2. Nom de l espace 3. Chemin de la page actuelle 4. Menu d accès aux différentes parties de l espace (ici on est dans le dossier»accueil«créé avec l espace) 5. Boutons d actions générales sur l espace (diffèrent selon les droits de la personne connectée) 6. Affichage du contenu sélectionné (ici le dossier «Accueil» avec ses pages accessibles par des onglets) 7. Boutons d actions à effectuer sur la page (diffèrent selon les droits de la personne connectée)

7 Page 7 3 Personnalisation d un espace 3.1 Personnalisation de l ambiance graphique Il est possible de personnaliser très simplement l ambiance de l espace créé. Dans la page d accueil du nouvel espace, cliquer sur «personnaliser» Cliquer sur la fonction «choisir un thème»

8 Page 8 Choisissez ensuite un thème dans la liste. A noter : pour l instant un seul thème est disponible. Très prochainement d autres thèmes seront proposés pour diversifier les ambiances de couleurs des salles de l espace. Il sera possible d attribuer un thème différent au niveau de chacune des salles. Cliquer sur le nom du motif pour son application immédiate dans l espace. 3.2 Personnalisation des fonctionnalités de l espace Après avoir choisi «Personnaliser» en haut à droite de l écran, on clique cette fois-ci sur «Paramètres généraux»

9 Page Modification du titre, de la description, du logo Il est possible de modifier le nom de l espace (qui s affiche en haut de chaque page de l espace) la description de l espace Les boutons «télécharger un logo» ou «créateur de logo» permettent d associer un logo au titre de l espace soit en sélectionnant une image de logo soit en utilisant une fonction QuickR qui assiste pour la création du logo : On peut alors créer son logo à partir d un texte animé d un graphique :

10 Page Choix des fonctionnalités 1 - Changer ordre Cette fonction permet de paramétrer l ordre d affichage des options du menu dans la page d accueil «Forum», «Corbeille», Bibliothèque», Agenda», «Tâches» et «Index» Cocher ces options permet de disposer d un lien vers ces fonctionnalités dans le menu de gauche de la page de bienvenue de l espace. Il est possible de ne pas souhaiter les voir apparaître dans le menu de la première page du site (en les décochant). Cela n empêchera pas de les utiliser dans une autre salle de l espace, en cochant les options lors de la création de la salle. 3- Membres Cocher «Membres» permet d afficher dans le menu de gauche un choix «membres» pour tous les profils accédant à l espace (qu ils soient auteurs ou lecteurs). Chacun peut alors visualiser la liste des personnes accédant à l espace. Cette fonctionnalité permet de plus à chacun de modifier ses caractéristiques propres dans l annuaire domino. Même si cette fonctionnalité est décochée, elle est toujours disponible pour le gestionnaire du site et lui permet de gérer les utilisateurs de son espace. 4- Nouveautés La fonctionnalité «nouveautés» permet l affichage dans l espace (à partir du bouton «plus d actions» de la liste des pages modifiées la semaine (ou la journée) précédente, avec des liens vers des pages. 5- Plan de la salle Quand cette option est cochée, le menu de gauche propose un plan interactif de toutes les salles disponibles pour l utilisateur.

11 Page Recherche avancée Cette option offre aux utilisateurs la possibilité de chercher une page dans le site selon des critères étendus supplémentaires à la saisie d un simple mot clé. 7 Travailler hors ligne Cette option propose aux utilisateurs d installer sur leur poste «Lotus inotes». Ce logiciel permet de télécharger l espace entier sur le site de l utilisateur pour lui permettre de travailler dans l espace hors connexion. Une fois son travail terminé, l utilisateur a la possibilité de «resynchroniser» c est à dire de mettre en ligne les modifications qu il a apporté hors ligne. 8 Mes espaces Cette option permet l affichage d un lien vers une page listant l ensemble des espaces QuickR dans lesquels la personne identifiée est enregistrée comme membre. 8 Mes espaces Cette option permet l affichage d un lien vers une page listant l ensemble des espaces QuickR dans lesquels la personne identifiée est enregistrée comme membre. 9 Flux Cette option permet aux utilisateurs de s abonner aux différents flux RSS proposés dans l espace. Cela leur permet de visionner les nouveautés des flux directement à partir de la rubrique correspondante dans leur navigateur sans avoir à ce connecter à l espace. 10 Dossier Liste ACL Cette option permet aux gestionnaires de l espace d attribuer des droits sur les dossiers différents de ceux dont disposent les utilisateurs dans la salle où se trouve le dossier. Attention cette option est décochée à la création de l espace. 11 Création du dossier Cette option permet aux éditeurs de bénéficier de la fonctionnalité «création de dossier»

12 Page Notifications Les options de notification permettent de paramétrer les événements qui seront annoncés par mails aux membres de l espace. Attention cependant de veiller à ne pas multiplier les messages qui parviennent aux membres du site. Ils risquent d être noyés par l afflux des messages et de ne pas trouver le temps de les exploiter tous! 13 - Courrier entrant Cette fonctionnalité permet de rediriger les mails adressés à l adresse de l espace vers un dossier déterminé de l espace où tous les membres pourront les lire. Cette fonctionnalité n est pas disponible actuellement. 14 Collaboration en temps réel Cette option doit être cochée pour permettre aux membres du site connectés en même temps de communiquer via un chat. PS : seuls les membres identifiés à travers l annuaire LDAP bénéficieront de cette fonctionnalité. 3.3 Suppression de l espace C est dans ce même écran (accessible par «personnaliser», puis «général», que se trouve la fonctionnalité de suppression de l espace.

13 Page 13 4 Création de l architecture d un espace Nous proposons ici une méthode pour concevoir un espace QuickR, en fonction du niveau de sécurisation que l on veut affecter à chacun des salles et des dossiers : la confidentialité se gère en effet dans QuickR au niveau de la salle et des dossiers de la salle. Dans un premier temps, il est nécessaire de recenser l ensemble des membres qui interviendront dans l espace ainsi que leur droit d accès dans la salle principale. Dans un second temps, il faudra réfléchir aux espaces accessibles aux différents groupes de membres et leur répartition dans les salles et les dossiers. NB : La structure d un espace QuickR est évolutive et peut facilement être modifiée au cours de la vie de l espace. 4.1 Elaboration de la liste des membres Elle peut se faire en remplissant le tableau suivant : Nom du membre Anonyme Défaut Membre 1 Membre 2 Membre 3 Membre 4 Membre 5 Membre 6 Membre 7 Membre 8 Etc Statut dans la salle principale Lecteur Lecteur Gestionnaire d espace Gestionnaire d espace Editeur Auteur Auteur Lecteur Lecteur Lecteur SOURCE LDAP Annuaire Domino L accès «anonyme» peut être prévu pour un espace. Il est possible de permettre en effet à des personnes qui n appartiennent pas à la liste des membres de l espace et qui ne se sont pas authentifiées, d accéder à certaines informations. L accès «défaut» permet aux membres identifiés via l annuaire d accéder au site, même s ils n y sont pas déclarés nominativement. Pour chacun des membres, le statut attribué tout d abord correspond au statut dont bénéficiera le membre dans la salle principale de l espace (la première salle accédée). Ce statut pourra être différent à l intérieur des différents salles et dossiers qui seront créés par la suite dans l espace. Les membres de l espace sont intégrés à partir de 2 sources possibles : Pour les personnes disposant d une adresse académique, il est plus avantageux de les intégrer à partir du LDAP. Le gestionnaire n a pas besoin de gérer le mot de passe des personnes et ces dernières ont accès à davantage de fonctionnalités (outil de chat par exemple). Il est possible également de créer des accès «Domino» spécifiques au site : cela revient à entrer les caractéristiques des membres : identifiant, mot de passe, adresse mail dans l espace. Le gestionnaire doit ensuite communiquer aux membres leurs coordonnées de connexion.

14 Page Conception des salles Rappels Une salle est un sous espace de l espace QuickR. Quand on clique dans le menu de gauche sur l intitulé d une salle, on accède à la page d accueil de la salle. Le menu de gauche de la salle est spécifique à celle-ci. La salle peut offrir des fonctionnalités propres (agenda, index, planning, forum de discussion ). Chaque salle présente ses options de sécurité : droits d accès spécifiques. Un bouton «retour au parent» est toujours présent dans la navigation de la salle pour revenir à la salle précédente. Un dossier : est présent dans la salle et permet d accéder aux documents qu il contient sans changer de menu de gauche. Il est possible de donner des droits d accès aux dossiers différents de la salle où ils se trouvent Conception en fonction des droits d accès dans les salles Chaque salle correspond à un regroupement d informations à partager par un groupe spécifique des membres de l espace. Aussi nous proposons la méthode suivante pour le découpage de l espace en salles. A partir de la liste des membres, on effectue des regroupements de personnes appelées à travailler au sein d un groupe fonctionnel (groupe de travail, commissions, ). Chacun de ces groupes de travail est appelé à partager des documents qui ne seront pas accessibles aux autres groupes : on créera donc une salle pour chacun de ces groupes de travail. Il est intéressant de créer des groupes dans QuickR, ainsi l ajout ultérieur d un membre reviendra à l ajouter dans le groupe sans avoir à l enregistrer dans les différentes salles auxquelles il doit avoir accès. GROUPE1 GROUPE2 GROUPE2b GROUPE3 GROUPEn Anonyme ETC Membre 1 RE Membre 2 A Membre 3 E Membre 4 A Membre 5 L Membre 6 L Membre 7 L Membre 8 L Membre 1 Membre 2 Membre 3 Membre 4 Membre 5 Membre 1 Membre 2 Membre 3 Membre 5 Membre 6 Membre 7 Salle principale Salle 2 Salle 2b Salle 3 Bienvenue dans l espace Bienvenue dans la salle 2 Bienvenue dans la salle 2b Bienvenue dans la salle 3 Dossiers salle Dossiers salle2 Dossiers salle2b Dossiers salle3 Il sera possible de représenter l espace selon le schéma suivant (illustré par la carte des salles)

15 Page 15 Salle principale Salle 2 Salle 2b Salle Menu visible par les différents membres Chacun des membres ne verra que les salles pour lesquelles il aura été habilité : Anonyme : Salle principale Membre5 Salle principale Salle 2 Salle 3 Membre1 Salle principale Salle 2 Membre6 Salle principale Salle 2b Salle Conception en fonction des droits d accès dans les dossiers Il est possible d affiner le découpage en donnant des droits d accès différents aux membres par rapport aux dossiers de la salle. Cette possibilité évite de créer une arborescence trop lourde avec un trop grand nombre de salles dans un espace.

16 Page 16 5 Enregistrement des membres Pour enregistrer les membres dans l espace, le gestionnaire clique sur le lien «Membres» dans la page d accueil de son espace. Pour l instant, seul le propriétaire de l espace est présent dans la liste des membres. 5.1 Ajout des membres à partir du LDAP Pour ajouter les membres en allant les chercher dans l annuaire LDAP, cliquer sur «Ajouter des membres» Dans l écran suivant : Sélectionner l onglet correspondant au profil du membre que vous souhaitez ajouter. Entrer ensuite dans le champ saisissable, le «nom, prénom» de la personne que vous souhaitez ajouter. Astuce : pour optimiser le temps de recherche, il est avantageux d écrire préalablement la requête (nom, prénom) dans un bloc note et de la coller dans le champ de recherche. Vous avez la possibilité de cocher l option qui permettra l envoi d un mail par QuickR avertissant la personne qu elle vient d être ajoutée à l espace.

17 Page 17 Sélectionner la personne à ajouter, puis cliquer sur «OK» La personne a été rajoutée à partir de l annuaire en tant qu auteur.

18 Page Création de membres Pour ajouter les personnes dans l annuaire spécifique à l espace, il faut cliquer sur le bouton «Créer des membres» de la rubrique «membres» : Choisir l onglet correspondant au profil du membre à créer. Le système propose la saisie de l identifiant du membre, du mot de passe (avec confirmation) et d une adresse mail. Cliquer sur «OK» 5.3 Ajout de membres anonymes Il est possible d autoriser les membres anonymes (utilisateurs qui ne se sont pas connectés) à visualiser ou modifier certaines salles de l espace. Pour ce faire, cliquer sur «Plus d actions», puis choisir l option «accorder l accès à tout le monde».

19 Page 19 Il est possible soit d autoriser les membres anonymes (non identifiés) à accéder à l espace en tant que lecteur. Il est également possible de permettre aux membres identifiés (qui ont saisi une adresse mail et ont été reconnus dans l annuaire, même s ils ne sont pas enregistrés en tant que membre dans l espace) d être lecteur, auteur ou éditeur. Cocher la case correspondant à votre besoin, puis cliquer sur «OK» QuickR signale la prise en compte de votre action par un message au dessus de la liste des membres :

20 Page Création d un groupe Pour créer des groupes d utilisateurs, cliquer sur «Plus d actions» dans la rubriques «membres», puis choisir l option «Utiliser des groupes» Cliquer ensuite sur «Nouveau groupe» Il faut Attribuer un nom au groupe Saisir une courte description du groupe Cocher les personnes qui vont y participer. Cliquer sur «Suivant» pour la création du groupe.

21 Page 21 Le groupe a été créé. Pour le modifier, il suffit de cliquer sur son intitulé. 5.5 Autres actions sur les membres Le menu «Plus d actions» de la rubrique «membre» permet de supprimer ou d attribuer un autre rôle aux personnes de la liste des membres préalablement cochées.

22 Page 22 6 Création d une salle La création d une salle se fait à partir du choix : «Nouvelle salle» du menu «Actions sur un espace» en haut à droite des pages. L écran suivant permet de saisir les premières caractéristiques de la nouvelle salle : son nom, c est à dire l intitulé qui permettra d accéder à la salle dans le menu de gauche de la page (table des matières) La position de cet intitulé dans la table des matières Si l on souhaite «hériter» des membres que l on a enregistrés dans la salle parent. Dans le cas présent, la salle parent est la salle principale. Cette option cochée, le système recopiera dans la nouvelle salle, tous les utilisateurs saisis dans la salle principale. Cela réduira les saisies à faire : il n y aura plus qu à ajuster les autorisations des membres pour la nouvelle salle. Cliquer sur «enregistrer» pour créer la salle :

23 Page 23 La nouvelle salle a été créée : son intitulé est présent dans la table des matières de l espace : En cliquant sur son intitulé on pénètre dans la nouvelle salle (écran suivant). Cela nous est indiqué par le chemin présent en haut de la page Dans la nouvelle salle, le menu de gauche a changé : il correspond maintenant à la table de matières de la nouvelle salle. Le choix de l intitulé «retourner au parent» permet de revenir à la salle principale. Il est possible de personnaliser la nouvelle salle en cliquant sur les intitulés «Actions de la salle» et «Personnaliser» en haut et à droite des écrans.

24 Page Personnaliser la salle On retrouve un écran du même type que celui de «Personnaliser» utilisé pour la salle principale. En cliquant sur «Choisir un thème», on peut décorer une salle sans affecter le reste de l espace. Pour modifier les autres paramétres de la salle, cliquer sur «Paramètres généraux» : Dans l écran suivant, il est possible d effectuer des opérations sur la salle : la déplacer, la supprimer ou ajouter une description pour la salle. Plus bas dans cet écran, on indiquera si on souhaite disposer des fonctionnalités en les cochant dans la liste. Enfin cet écran permet de gérer l ordre des choix contenus dans la table des matières de la salle.

25 Page Sécurité de la salle. Au niveau de l écran de «sécurité» le gestionnaire de l espace pourra saisir les droits spécifiques à la nouvelle salle en cliquant sur l option «membres de la salle» dans le menu. Les membres ajoutés pourront être «lecteurs» ; «auteurs» ; «éditeurs» ; gestionnaires» en fonction de l onglet sélectionné. L onglet «Auteurs» est sélectionné, cliquons sur «Ajouter auteur» pour ajouter un auteur. Il est important de remarquer que dans une salle, il n est possible d ajouter des utilisateurs de la salle qu à partir de la liste des membres déclarés pour l ensemble de l espace : tout nouveau membre doit donc être ajouté dans la salle principale pour se voir attribuer un rôle dans une salle. A noter qu il est possible d ajouter un groupe en tant que lecteur de la salle. Cela aura pour avantage une gestion simplifiée de la sécurité de la salle : pour ajouter un nouveau lecteur à la salle, il suffira de l ajouter dans le groupe A de la salle principale, sans avoir à intervenir au niveau de la salle.

26 Page 26 7 Travail avec les pages dans QuickR 7.1 Préambule Les pages sont les composants de base d un site QuickR. Une page peut combiner du texte, des images et des fichiers rattachés. Ces fichiers rattachés peuvent être gérés directement depuis l explorateur Windows de votre poste de travail ou depuis les logiciels d Office (Word, Excel, PowerPoint) après installation des connecteurs QuickR. (Voir le chapitre «Travail avec les fichiers dans QuickR»). Les pages pourront être placées dans des dossiers et des sous dossiers à l intérieur des salles. Il existe plusieurs types de pages Télécharger : Ajout de pièces jointes Page : C est une page standard QuickR, constituée d un titre, d un texte et de fichiers rattachés éventuels. Page fichier importée : C est une page constituée à partir d un fichier html ou office, qui affiche le fichier à l intérieur d une page QuickR Page liste : C est une page qui permet d afficher en tableau les éléments d une base de données constituée dans QuickR. Page de lien : C est une page qui sera uniquement constituée d un lien, permettant à l utilisateur d ouvrir ce lien (dans une nouvelle fenêtre ou non) quand il clique sur la page dans le menu. 7.2 Quelques termes de vocabulaire Réserver et modifier Cette action permet de réserver le contenu pour le modifier. Le contenu pourra être modifié immédiatement ou ultérieurement. Il est possible de «sortir» tous les contenus que vous êtes autorisé à modifier. Lorsque le contenu vous est réservé, aucun autre éditeur ne peut le modifier ni consulter vos modifications tant que vous ne libérez pas le contenu. Enregistrer et restituer Cette action consiste à publier un contenu. Si vous avez créé un brouillon d'un document susceptible d'être modifié par d'autres personnes, vous devez l enregistrer, c'est-à-dire «entrer le contenu» afin que d'autres lecteurs et éditeurs puissent accéder à vos modifications.

27 Page Éléments existant par défaut dans un site QuickR nouvellement créé A la création d un espace QuickR, des éléments sont affichés par défaut dans le menu. Il est possible de les modifier, de les supprimer, s ils ne correspondent pas à un besoin du gestionnaire. A noter que chaque élément est associé à une icône spécifique, en fonction de sa nature : Dossier «Accueil» Ce dossier est un dossier «titre» qui propose 3 onglets pour l accès à ses différentes pages. Le dossier Accueil contient 3 pages : «Accueil», «Objectifs de l équipe» et «Actualités de l équipe» accessibles par des onglets Les dossiers «discussion» et «bibliothèque» Ces dossiers sont vides : ils ne contiennent aucune page Dossier «Discussion» : Ce dossier peut être utilisé pour stocker les sujets de discussion échangés par les membres. Dossier «Bibliothèque» : Ce dossier est prévu pour stocker les fichiers partagés par les membres.

28 Page Le dossier «Forum de discussion» La fonctionnalité «forum» permet la gestion de forums de discussion, sans lesquels des sujets de discussion sont postés, auxquels les membres peuvent répondre. Il est possible par exemple de créer un forum par thématique. Dans chaque forum, les auteurs peuvent créer des sujets de discussion qui pourront être alimentés par les membres qui ont à minimum des droits d auteur dans la salle. Il est possible d afficher l ensemble des réponses à un sujet de discussion donné et de développer ces réponses pour pouvoir les lire dans leur intégralité. Chaque salle peut disposer d un forum de discussion..

29 Page Le dossier «index» Ce dossier comprend la liste de toutes les pages de la salle à la façon d un sommaire. Attention de ne pas supprimer les pages à partir de l index, elles disparaîtraient également des dossiers où elles ont été placées La corbeille Toute suppression d objets dans le site que ce soit une page ou un dossier, placera l objet dans la corbeille. La fonctionnalité de suppression est appelée «déplacer dans la corbeille». L utilisateur pourra ensuite «Restaurer tout ou partie des éléments» qui auront été supprimés à tort, les éléments seront replacés dans leur dossier d origine. Attention, Il n est pas possible de placer une salle dans la corbeille. Chaque salle dispose d une corbeille. 7.4 Création d une page Travail avec brouillon Pour créer une page, cliquer sur «nouveau» dans les actions sur l espace en haut à droite de l écran. Choisir le type de page que l on souhaite créer : Les éléments de la page qui peuvent être renseignés sont les suivants : Le titre de la page Le contenu (texte intégré dans la page) Un ou plusieurs fichiers rattachés Une fois ces informations saisies, l auteur de la page peut choisir entre plusieurs options : Il n a pas terminé de renseigner l intégralité de la page et il ne souhaite pas qu on puisse la voir dans l espace : il l enregistre en tant que brouillon. La page est terminée et l auteur souhaite la publier : Il peut la publier en choisissant parmi différentes options

30 Page 30 Il la publie directement : il choisit «Enregistrer et restituer»» Dans notre cas, choisissons «Enregistrer comme brouillon» : La page est placée dans le dossier à partir duquel le menu «nouvelle page» a été actionné. La page est placée dans le dossier «discussion» dans notre exemple. Seul l auteur peut la voir (puisqu il a souhaité l enregistrer en tant que brouillon). En cliquant sur le bouton «éditer», on entre à nouveau dans la page. Après avoir modifié la page, on choisit l option «Enregistrer et restituer» après avoir choisi les options de restitution souhaitées pour la page. La page est publiée dans le dossier «Discussion» et visible par tous les lecteurs de la salle.

31 Page 31 A noter que la page est également présente dans l index : dossier présent systématiquement dans une salle (vous pouvez cependant choisir dans les options de la salle de ne pas l afficher) et qui liste toutes les pages de la salle. Attention : la suppression de pages dans l index, supprime également la page dans le dossier où elle est placée Options de personnalisation d une page Dans l écran de création ou de modification d un page, il est possible pour les auteurs de paramétrer qui pourra accéder à la page, et quelles sont les options d affichage de la page : si elle coportera un tête, ou des onglets «Commentaires ou Versions» L onglet «version» permet d afficher les dates de création et de modification de la page L onglet «commentaires» permet aux utilisateurs ayant des droits d auteurs de publier leurs commentaires

32 Page Les pages «liste» Cette nouvelle fonctionnalité permet de disposer d une liste d éléments qui pourront comporter chacun des zones personnalisables. Cela permet d afficher dans les pages, le contenu des zones sous forme de tableau. Les données peuvent être importées à partir de fichiers Excel ou Impress ou csv, en utilisant la virgule comme séparateur. Les éléments de la liste sont ajoutés par les auteurs au moyen d un formulaire en cliquant sur «Ajouter un élément», puis en complétant le formulaire : Le gestionnaire à partir du bouton «personnaliser» peut ajouter des zones à la liste en précisant leur format et leur valeur par défaut. La liste pourra être triée en fonction de ses zones, et affichée selon différentes vues : on pourra choisir l ordre d affichage des colonnes, leur largeur et le tri affiché par défaut.

33 Page 33 Dans le menu «Actions» de la liste on peut exporter celle-ci selon différents formats : 8 Travail sur les dossiers 8.1 Création d un dossier Pour créer un dossier, il faut cliquer dans le menu «Actions sur cet espace», «Nouveau», puis sur l item «Dossier» : Renseigner le nom du dossier, ainsi qu éventuellement une description. A noter les menus «Qui peut y accéder» et «Personnaliser» qui peuvent s ouvrir dès ce stade pour permettre de rendre le dossier confidentiel à quelques membres ou de choisir un style pour le dossier. Cliquer ensuite sur «OK» pour créer le dossier.

34 Page 34 Le dossier-pour-demo a été créé à l emplacement où se trouvait l utilisateur quand il a cliqué sur «Nouveau dossier». Il ne contient pour l instant aucune page. 8.2 Propriétés d un dossier Dans le menu «Plus d actions» il est possible d accéder aux propriétés du dossier.

35 Page 35 Cliquer sur «Éditer les propriétés du dossier» pour paramétrer le dossier. Pour changer ou compléter les boutons d accès aux éléments créés dans le dossier, sélectionner le formulaire souhaité. Par exemple, vous pouvez sélectionner «Télécharger» pour avoir la possibilité de télécharger rapidement des fichiers dans le dossier. Cliquer sur «Suivant» pour enregistrer la modification.

36 Page 36 A noter que c est au niveau du menu «Plus d actions», «Ce dossier», qu il est possible de copier, déplacer et de supprimer (déplacer vers la corbeille) le dossier en cliquant sur les boutons correspondants. 8.3 Visualisation du contenu d un dossier Dans l écran suivant, des pages ont été ajoutées pour visualiser le principe d affichage des pages dans un dossier 1 - Pour travailler sur les pages (suppression, déplacement) cocher dans la case à gauche de leur nom et choisir l action dans le menu «Plus d actions». 2 - Il est également possible de travailler sur une page en cliquant sur le titre de la page 3 - Les informations affichées dans les colonnes en face de chaque page (date de dernière création, de modification, etc ) peuvent être sélectionnées et ordonnées dans la rubrique «plus d actions», «ce dossier» «Éditer les propriétés du dossier». Le tri des pages en fonction de ces colonnes s effectue simplement par un clic sur l intitulé de la colonne. Quand des fichiers sont associés à la page, il est possible de demander leur téléchargement par l icône située à droite de la ligne. Quand de nombreux fichiers ont été téléchargés une liste déroulante est proposée :

37 Page 37 En cliquant sur «Afficher le navigateur de dossiers», les dossiers s affichent à gauche du nom des documents, on peut donc se positionner et afficher les pages d un autre dossier que celui en cours Gestion des droits d un dossier On gère les droits d accès au dossier en se positionnant sur le dossier et en cliquant sur «Plus d actions» :

38 Page 38 Les gestionnaire (ou propriétaire) de la salle donne pour le dossier des droits particuliers d accès aux dossiers, aux membres enregistrés préalablement dans l espace. Quand des droits particuliers sont accordés aux membres sur le dossier, un message d avertissement sur fond vert s affiche provisoirement en haut d écran de la page du dossier. De plus l icône du dossier est enrichie d une clé dans le menu. Les droits des membres dans le dossier peuvent être visualisés en cliquant sur «Accès restreint». Attention tous les sous dossiers créés dans le dossier bénéficieront des mêmes droits que leur dossier parent.

39 Page Agenda et Tâches L agenda et les tâches sont des dossiers particuliers dans lesquels on crée des pages particulières : Dans l agenda, il est possible de créer une page d agenda (événement) en cliquant sur le bouton «Nouvel événement». Il est alors proposé le masque de saisie d un événement. Après l avoir complété, cliquer sur «Enregistrer» A noter la possibilité de saisir des options directement dans la page de création de l événement (accès confidentiel à la page, présence d onglets dans la page, possibilité d inclure une réunion en ligne sametime dans l événement.

40 Page 40 La nouvelle page s affiche dans l agenda, cliquer sur les icônes pour afficher l agenda selon la vue qui vous convient (par jour, semaine, mois, etc ) Dans le dossier des «tâches» il est possible de créer une page de tâche.

41 Page 41 Voilà le masque de saisie d une tâche, après l avoir complété, cliquer sur «Enregistrer». Les taches s affichent en cliquant sur l intitulé «Taches» du menu de gauche. Deux affichages sont possibles : sous forme de liste de taches ou de liste par date. A noter également le bouton «vues» qui permet d afficher les taches sous différents formats (en particulier la vue «taches qui me sont affectées» permet d afficher uniquement les taches de l utilisateur connecté

42 Page 42 9 Travail avec les fichiers dans QuickR 9.1 Préambule QuickR offre une possibilité de travail sur les fichiers joints aux pages de l espace grâce aux «connecteurs QuickR», vous avez la possibilité de poster vos documents dans les espaces QuickR, soit directement à partir d un explorateur Windows, soit en les enregistrant dans votre espace QR à partir des logiciels Office. 9.2 Installation des connecteurs QuickR sur le poste de travail Cliquer en bas des pages QuickR, au niveau de la rubrique «Connecteurs QuickR» sur «Télécharger» Cliquer sur «Exécuter» Cliquer à nouveau sur «Exécuter»

43 Page 43 Cet écran permet de sélectionner les composants de votre poste de travail qui seront liés à QuickR. Il vous faut désactiver Lotus Notes qui n est pas installé sur votre poste. Pour ce faire, cliquer sur la flèche à gauche de «Lotus Notes» Cliquer sur «Suivant» Puis sur «Terminer»

44 Page Déclaration des espaces QuickR au niveau du poste de travail Suite à l installation des connecteurs, vous devez déclarer votre espace pour qu il soit affiché au niveau des connecteurs, avec le bouton «Actions sur un espace» en haut à droite des pages de votre site. Suite à ces opérations, dans l exploration des fichiers, une icône «Lotus QuickR» est apparue dans l explorateur Windows du poste de travail, et votre espace fait partie de la liste des Espaces d équipes.. Après identification, les dossiers de ses salles peuvent être dépliés dans l explorateur windows.

45 Page Chargement d un fichier dans une page QuickR à partir de l explorateur Il est possible de copier un fichier, dans une page ou un dossier de l espace QuickR via l explorateur, par simple cliquer glisser du fichier dans la page ou dans le dossier. 9.5 Enregistrement d un fichier dans un espace QuickR à partir d un logiciel Office Dans les logiciels Office (Word, Excel, PowerPoint), une nouvelle barre d outils est disponible : Lotus QuickR. Ces outils permettent d enregistrer ou d ouvrir les documents directement dans l espace QuickR.

46 Page Travail sur les pages et les fichiers via les connecteurs Il est possible de créer une page dans l espace QuickR, de joindre des fichiers joints à cette page via l explorateur de fichier. Un clic droit sur un dossier de l espace permet de choisir l objet que l on souhaite créer dans l espace : 9.7 Récupération d un fichier contenu comme pièce jointe dans une page QuickR Les fichiers joints contenus dans les pages QuickR sont visibles au niveau de l explorateur. Il est possible de travailler sur les fichiers à partir de la fenêtre de l explorateur.

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