FAIRE UN RETOUR GESTION INFORMATIQUE DE COMMERCE. Version pour les librairies. Date de mise à jour : 8 juin 2009 Version du logiciel : 4 et plus

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1 FAIRE UN RETOUR Date de mise à jour : 8 juin 2009 Version du logiciel : 4 et plus LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 1/9

2 Avertissement Ce document présente une partie du logiciel LIVRASOFT, sans aucune garantie de performance. Il ne s'agit en aucune façon d'un document contractuel qui engage de quelque manière que ce soit la société LIVRALOG. Toute modification et évolution du logiciel et/ou de la documentation pourra intervenir sans préavis. LIVRALOG ne pourra être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects, de quelque nature que ce soit, résultant d'une imperfection dans les programmes et le manuel, même s'il a été avisé de la possibilité de tels préjudices. Ce manuel est protégé par la loi du 11 mars 1957 sur la propriété littéraire et artistique, complétée par la loi du 3 juillet 1985 et par toutes les conventions internationales applicables aux droits d'auteur. Selon la loi sur les droits d'auteur, ce manuel ne peut être copié ou traduit, en tout ou partie sans le consentement écrit de LIVRALOG. SIREN APE : 722A Tel LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 2/9

3 Table des matières 1 DETAIL DE L ECRAN LE MENU LES CONTROLES POSSIBLES DESCRIPTION DE L ECRAN RETROUVER ET SUIVRE LA COMMANDE À ENVOYER FOND DE STOCK OU OFFICE? RETOUR POSSIBLE OU NON? PARAMETRAGE GENERAL PARAMETRAGE SPECIFIQUE AU FOURNISSEUR... 9 LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 3/9

4 1 DETAIL DE L ECRAN Dans le menu principal, appuyer sur le bouton Faire un retour. 1.1 LE MENU Afficher les statistiques de ventes et de commandes d un article. 2. Enregistrer le retour ou appuyer sur la touche entrée du clavier dans la zone de saisie de la quantité à retourner si l enregistrement automatique est désactivé. 3. Afficher la liste des commandes à retourner. 4. Aide. 5. Quitter l écran. 1.2 LES CONTROLES POSSIBLES Des demandes de confirmation sont possibles dans les cas suivants : Une alerte peut être mise en place en cochant la case «Confirmer l enregistrement si l article est en fond de stock». Le calcul du type de stock selon le logiciel (fond de stock ou office) est réalisé en temps réel. Si la librairie a indiqué par sécurité dans une fiche article de ne pas retourner l article, une alerte peut être mise en place en cochant la case «Confirmer l enregistrement si la fiche article indique : ne pas mettre en retour». LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 4/9

5 1.3 DESCRIPTION DE L ECRAN Information sur l éditeur. Indication sur la possibilité de faire un retour selon le paramétrage fait par la librairie. L information est donnée à titre indicative et une alerte peut être mise en place. Scanner le code barre. Quantité à retourner. Appuyer sur la touche entrée pour enregistrer le retour si la saisie est manuelle. Information sur le stock. Si la case est cochée, l article est enregistré automatiquement avec une quantité de 1. Type de stock. Attention la validité de l information dépend du paramétrage fait par la librairie. Date de parution. Alerte visuelle si l article est considéré comme du fond de stock. Cet écran sert à enregistrer les articles à retourner au fournisseur. Les articles sont mis en mémoire dans une commande retour «en cours de saisi» et le stock en magasin n est pas encore modifié. Pour corriger une erreur de saisie, enregistrer la commande, lister les commandes, il faut utiliser l écran liste des retours (chapitre suivant). Le logiciel crée automatiquement un retour par fournisseur. Si un retour en cours de saisi existe déjà pour un fournisseur, le retour est complété. A noter : Une estimation du poids est réalisée sur la commande retour. Une liste des invendus à 60 jours ou 90 jours (par fournisseur ou pour tous les fournisseurs) est disponible dans le menu «Statistiques diverses». Cette liste est une aide importante à la bonne gestion du stock. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 5/9

6 Exemple de liste d invendus pour le suivi des retours : LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 6/9

7 2 RETROUVER ET SUIVRE LA COMMANDE À ENVOYER Appuyer sur le bouton accessible aussi à partir du menu : Poids estimé de la commande. Le nombre d articles sans poids est clairement indiqué. Information sur la commande : numéro de commande, nom du fournisseur, statut de la commande, date de création de la commande, date d envoi, date de clôture A partir de la commande il est encore possible de modifier un article en le supprimant (la quantité est remise en stock) ou en modifiant la quantité à retourner (saisir la quantité de la ligne article sélectionné en bleu et appuyer sur le bouton Modifier). Le stock sera décompté lorsque la commande sera envoyée. Cet écran fait l objet d une documentation séparée plus précise. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 7/9

8 3 FOND DE STOCK OU OFFICE? RETOUR POSSIBLE OU NON? Un article reçu (office où suite à une commande) est considéré par le logiciel comme du fond de stock jusqu à une certaine période. Avant cette période le retour n est pas possible. Après cette période l article devient un office et peut être retourné. Le logiciel ne bloque par les retours mais peut donner des alertes pour éviter de faire des erreurs. La date de référence est la date de parution. La période dépend du contrat entre la librairie et le fournisseur. Une règle générale est paramétrable. Une règle spécifique peut être appliquée à un fournisseur et prendre le dessus sur la règle générale. Il est possible d ajouter une deuxième période. Le logiciel considère que jusque cette période l article est un office possible à retourner et au-delà de cette période l article est considéré comme un fond de stock qui ne doit pas être retourné. Ce paramétrage dépend du contrat entre la librairie et le fournisseur. Une règle spécifique peut être appliquée à un fournisseur et prendre le dessus sur la règle générale. 3.1 PARAMETRAGE GENERAL Le paramétrage est à réaliser dans le menu «Paramétrage / onglet Réception des livraisons» Cette règle est générale. Si un article peut être retourné sans limite de temps au delà d une période, mettre la même valeur entre les 2 périodes. Dans cet exemple, il faut attendre 90 jours pour retourner un article par rapport à la date de parution et il peut être retourné jusque 300 jours après la date de parution. En général les offices sont livrés à quelques jours de la date de parution. Le logiciel ne bloque pas l enregistrement des retours mais une alerte visuelle est affichée si le retour est quand même fait («sens interdit»). De plus une fenêtre de confirmation peut être affichée si la case suivante est cochée dans l écran des retours : «Confirmer l'enregistrement si l'article est en fond de stock». Pour le retour d autres types d articles que le livre, il suffit de décocher la case. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 8/9

9 3.2 PARAMETRAGE SPECIFIQUE AU FOURNISSEUR Le paramétrage est à réaliser dans la fiche du fournisseur : Dans cet exemple, il faut attendre 90 jours pour retourner un article et il peut être retourné sans limite de temps, la période de fin étant égale à la période de début. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 9/9