Approuvé lors de l Assemblée générale du 13 juin 2003

Transcription

1 Agréé par l Agence Régionale de l Hospitalisation le 29 juin 998 Association Réseau ONCOLOR Loi du er juillet 90 Mardi 2 janvier 2003 Salle de conférences Hôpital-Clinique Claude BERNARD METZ Président Pierre BEY Vice-Présidents Yves KESSLER Sabine WALTER Secrétaire Danièle SOMMELET Trésorier Rémi BOUVIER Approuvé lors de l Assemblée générale du 3 juin 2003 Gérard DELENA Ivan KRAKOWSKI Marie Paule LANG Jean Marie LECLERCQ Marie-Claude LEVEL Michel NABET Stéphane RUCK Invités permanents Isabelle KLEIN Système d information Isabelle MAY Rémi UNVOIS Ordre du jour : Proposition de cooptation d un nouveau membre au Conseil d administration Secrétariat administratif Sabine THEOBALD tél : s.theobald@nancy.fnclcc.fr Secrétariat référentiels Christine LOUIS tél : c.louis@nancy.fnclcc.fr Délibération et approbation du règlement intérieur du Conseil d administration définissant les modalités d élection de cette instance Modalités pratiques des élections des membres du bureau Questions diverses Fax : Siège social Association Réseau ONCOLOR 6 avenue de Bourgogne VANDOEUVRElès-NANCY

2 Document transmis avec l ordre du jour : Projet de règlement intérieur du Conseil d administration La séance est ouverte à 9 h 25. Conformément à l article 5 des statuts de l association, les délibérations de l Assemblée générale sont prises à main levée à la majorité absolue des membres présents ou représentés. L attribution des voix délibératives est fonction des activités spécifiques des institutions membres (chirurgie, radiothérapie, chimiothérapie, plateau technique d imagerie) : Site Hautement Spécialisé (SHS) : à 4 voix par établissement Site Spécialisé (SSP) : 2 voix chacun Membres associés : voix chacun Organisations professionnelles : voix chacune Usagers : voix chacun Une feuille de présence est émargée en début de séance.. Proposition de cooptation d un nouveau membre au Conseil d administration Les membres du Conseil d administration ont, en séance du 2 janvier 2003, émis un avis favorable à l adhésion de la mutuelle santé PREVIADE -MUTOUEST dans l association «réseau ONCOLOR». L officialisation de cette adhésion amène les membres actifs de l association, détenteurs du droit de vote, à se prononcer sur la proposition de cooptation de Monsieur Eric SCHOLER, directeur de l innovation sanitaire et sociale de PREVIADE-MUTOUEST en qualité de représentant des mutuelles santé, 4 ème collège, au Conseil d administration ( siège). Les membres actifs présents ou représentés approuvent à l unanimité la proposition de cooptation de M. SCHOLER, de PREVIADE-MUTOUEST au Conseil d administration. 2. Approbation du règlement intérieur du Conseil d administration Préalablement à cette Assemblée générale, les membres du Conseil d administration se sont réunis afin d arrêter le texte du règlement intérieur du Conseil d administration définissant les modalités d élection du conseil, conformément à l article 8 des statuts de l association. Il est demandé aux membres actifs de l association «réseau ONCOLOR» de délibérer et d approuver, après d éventuels amendements, le règlement intérieur qui leur est proposé. Une présentation graphique du document a permis d illustrer le formalisme de la procédure et de souligner la nécessité du respect de l équilibre géographique entre les représentants médicaux des SHS et SSP, et de l équilibre établi entre le public et le privé. Compte rendu approuvé par l Assemblée générale du 3 juin 2003 AG du Page 2

3 Règlement intérieur du CA Annexe aux statuts de l association Objectif : définir les modalités d élection 2 janvier 2003 Discussion et amendements du CA sur le texte proposé par le Le CA arrête le texte définitif du R.I. en cette séance Approbation par l AG 3 juin 2003 Proclamation en AG des résultats d élection du CA Réunion du nouveau CA, élection du 5 / Modalités d élection Composition du CA Durée du mandat Appel à Établissement de la liste Déroulement du scrutin Dépouillement des votes Procès verbal Proclamation des résultats 6 / Composition du CA Col. Mbres fondateurs 20 représentants des SHS dont 3 directeurs 3 médecins (dont IMP) 2 pharmaciens 2 cadres infirmiers 0 représentants des SSP dont directeur 9 médecins pharmacien Collège 2 Mbres associés 5 représentants dont directeur 2 chirurgiens 2 médecins soins de suite 40 membres avec droit de vote plus Col. 3 Orga. Profession. 3 représentants dont représ. de l URML 2 professionnels libéraux Col. 4 Mutuelles santé représentant Col. 5 Usagers représentant membre consultatif 2 invités permanents le président sortant 7 / Equilibre géographique Représentants médicaux SHS et SSP (collège ) M. & Moselle SHS public Nancy : 4 médicaux SHS privé Nancy : 2 médicaux SSP : 2 médicaux Meuse SSP : médical Moselle SHS public Metz-Th. : 3 médicaux SHS privé Metz : 2 médicaux SSP : 3 médicaux Vosges SHS Epinal : 2 médicaux SSP : 2 médicaux Équilibre géographique souhaité pour les autres catégories 8 / Equilibre public-privé Durée du mandat Directeurs Médicaux Pharmaciens Publics 2 8 SHS 2 Privés 5 SSP Publics 8 Mass Pub / Pr 4-3 ans Rééligibilité sans limitation Fin de mandat anticipée Remplacement à effet immédiat en cas de vacance Jouissance des droits civiques Paramédicaux / 0 / Compte rendu approuvé par l Assemblée générale du 3 juin 2003 AG du Page 3

4 Appel à CA 4 mois avant l AG Courrier, règlement intérieur, déclaration de candidature Représentants des membres actifs (directeurs) Présidents CME Interlocuteurs médicaux privilégiés (IMP) membres du CA Diffusion en interne à charge des directeurs des établissements 6 semaines pour déposer ou transmettre les au bureau ONCOLOR Constitution de la liste par le dans les 8 jours qui suivent / Liste des candidats CA Collège 3 directeurs des SHS - Candidat C - Candidat D directeur SSP 4 représ. médicaux SHS public Nancy - etc Nbre de sièges à pourvoir limité Nbre de candidats illimité Liste établie par le contrôle de la conformité 2 / Déroulement du scrutin Élection des membres du CA par ll AG Majorité relative des suffrages exprimés, à bulletin secret Vote par correspondance Droit de vote représentants légaux des membres actifs Nombre de voix différenci rencié par des bulletins de vote de couleurs ( voix = jaune; 2 voix = vert ; 4 voix = bleu) Envoi du matériel de vote en R avec AR Courrier Liste des candidats au CA Notice explicative de vote par correspondance Enveloppe électorale (sans mention) Enveloppe de retour Délai de retour : mois 3 / Modalités pratiques BULLETIN DE VOTE Collège 3 directeurs des SHS - Candidat C - Candidat D directeur SSP - Candid Ordre alphabétique. Radiation des candidats non choisis candidats retenus = nombre de sièges 2. Insérer le bulletin de vote dans l enveloppe électorale qui ne doit comporter aucune mention Glisser l enveloppe électorale dans l enveloppe de retour pré-imprimée à compléter et signer au verso avant retour 4 / Dépouillement des votes & PV Dès la clôture du scrutin Par 2 scrutateurs membres du CA et le secrétaire du réseau Sous la surveillance des membres du CA volontaires Liste des élus consultable sur le site Internet ONCOLOR (dès le lendemain) Proclamation des résultats par le président à l AG après lecture du procès-verbal 5 / 2/02/03 Ouverture de Calendrier des élections CA 6 semaines 04/04/03 Clôture de /04/03 Établissement de la liste des candidats semaine semaine 8/04/03 Ouverture des élections 6/05/03 - Clôture des élections (2 h) - Dépouillement des votes - Procès s verbal 7/05/03 - liste des élus sur site Internet 3/06/03 AG Proclamation des résultats Nouveau CA : élection du bureau 7 / Le règlement intérieur du Conseil d administration est adopté à l unanimité par les membres actifs présents ou représentés (document joint en annexe) Compte rendu approuvé par l Assemblée générale du 3 juin 2003 AG du Page 4

5 3. Election du prochain bureau Après proclamation par le président d ONCOLOR des résultats de vote du Conseil d administration à l Assemblée générale du 3 juin 2003, celui-ci se réunira pour élire en son sein le prochain bureau. Les modalités d élection sont définies dans le règlement intérieur du bureau approuvé par l Assemblée générale le 0 octobre 2000, et le 26 juin 2002 pour ce qui concerne les modifications apportées. L élection du bureau se fait par scrutin de liste, à bulletin secret, à la majorité absolue des membres présents au er tour et à la majorité relative au 2 ème tour. Le bureau est composé de 2 élus parmi les membres du Conseil d administration dont 9 issus des sites hautement spécialisés (au moins par SHS) et 3 issus de sites spécialisés (SSP) différents soit président, 2 vice-présidents, secrétaire, trésorier et 7 membres. Le bureau s adjoint 3 invités permanents, non élus, non délibérants : - le responsable du système d information, membre consultatif du Conseil d administration - un pharmacien d un SHS, membre du Conseil d administration - le président de l Union Régionale des Médecins Libéraux de Lorraine, membre du Conseil d administration Le maintien de équilibre défini en 998 lors de l agrément du réseau par l Agence Régionale de l Hospitalisation est vivement souhaité, à savoir : - directeur d un SHS public - directeur d un SHS privé - directeur d un SSP - 7 praticiens des SHS incluant les interlocuteurs médicaux privilégiés des 5 SHS - 2 praticiens des SSP Sur le même schéma d organisation des élections du Conseil d administration, un appel à candidature sera lancé 4 mois avant l Assemblée générale du 3 juin 2003 à partir d un formulaire de déclaration de candidature unique pour le conseil et le bureau. Peut faire acte de candidature tout prétendant aux élections du Conseil d administration qui correspond à l une des catégories définies dans la composition du bureau, dans le respect de l équilibre in-supra. Il est suggéré qu un consensus soit établi au sein de chaque établissement voire au sein de chaque SHS et entre les SSP. La ou les listes des candidats au bureau devront être constituées et déposées dans le 5 jours qui suivent la publication des nouveaux membres du Conseil d administration sur le site Internet d ONCOLOR (du 7 au 3 mai 2003). Calendrier des élections du bureau (superposé au calendrier des élections du CA) 2/02/03 Ouverture de 6 semaines /04/03 Établissement de la liste des candidats semaine semaine 6/05/03 - Clôture des élections (2 h) - Dépouillement des votes - Procès s verbal 7/05/03 - liste des élus sur site Internet Liste(s) Liste(s) dans dans les les 5 5 jrs jrs 04/04/03 Clôture de 8/04/03 Ouverture des élections 3/06/03 AG Proclamation des résultats Nouveau CA : élection du bureau Compte rendu approuvé par l Assemblée générale du 3 juin 2003 AG du Page 5

6 Les membres actifs présents ou représentés approuvent à l unanimité le déroulement des prochaines élections des membres du bureau. 4. Questions diverses M. BOUVIER, trésorier de l association précise que l exercice comptable 2002 est en cours de clôture. Les états provisoires font apparaître des dépenses supérieures aux recettes de l année, un écart dû principalement au décalage entre les actions entreprises et les moyens obtenus pour les réaliser (FAQSV, e-santé). Une reprise sur fonds dédiés permettra d équilibrer les comptes. 5. Date de la prochaine Assemblée générale La prochaine Assemblée générale aura lieu Vendredi 3 juin 2003, de 7 h 30 à 9 h 00 Amphithéâtre 300 B Faculté de médecine 9 avenue de la Forêt de Haye VANDOEUVRE les NANCY Cedex Principaux points de la prochaine assemblée : Rapports moral et financier avec approbation des comptes 2002 Elections du Conseil d administration Cette Assemblée générale sera précédée d un Conseil d administration (membres actuels), de 6 h à 7 h 5 suivie d un Conseil d administration (nouveaux membres élus), de 9 h 30 à 20 h 00 L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 20 h 0. Le Secrétaire Le Président coordinateur du réseau ONCOLOR Madame le Pr Danièle SOMMELET Monsieur le Pr Pierre BEY Compte rendu approuvé par l Assemblée générale du 3 juin 2003 AG du Page 6