INSTRUCTIONS POUR L'UTILISATION DU MODÈLE DES ÉTATS FINANCIERS DES OFFICES D'HABITATION REMETTRE À L AUDITEUR INDÉPENDANT (VÉRIFICATEUR COMPTABLE)

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1 INSTRUCTIONS POUR L'UTILISATION DU MODÈLE DES ÉTATS FINANCIERS DES OFFICES D'HABITATION REMETTRE À L AUDITEUR INDÉPENDANT (VÉRIFICATEUR COMPTABLE) Février 2014

2 Instructions pour l'utilisation du modèle des états financiers des offices d'habitation (Fichier Excel) RAPPELS : A) Pour l organisme : Récupérer le fichier à l'adresse suivante : dans l Espace partenaires, sous «Offices d habitation», cliquez sur «Tous les programmes», sélectionnez l onglet «HLM public» puis, dans le menu de gauche, cliquez sur «États financiers»; B) Pour l auditeur indépendant : Récupérer le fichier à l adresse : dans l Espace partenaires, sous «Professionnels», cliquez sur «Comptables», sélectionnez l onglet «HLM public» puis, dans le menu de gauche, cliquez sur «États financiers»; C) Seulement la «Suite Microsoft Office» permet l usage complet du fichier Excel; D) Enregistrer dans vos dossiers le «Modèle d états financiers 2013»; E) Renommer le fichier (ex. : nom de l'organisme); F) Ce fichier contient des macros, alors à l'ouverture du fichier, une alerte s affiche pour l activation des macros. Préalablement, il faut sélectionner le niveau de sécurité qui convient à l usage des macros contenus dans ce fichier Excel. Communiquez avec notre Centre des relations avec la clientèle (CRC) pour obtenir plus d information (voir l'exemple cidessous); G) Accepter l activation des macros; H) Seuls les espaces colorés peuvent être complétés; I) Ne pas inscrire de formules de calcul dans les espaces de couleur; J) Inscrire des chiffres arrondis au dollar près (ex : pour 125,75 $, inscrire 126); Pour toute question, vous pouvez joindre le CRC au , option 1 puis, option 1. Pour une utilisation optimale du fichier, nous vous demandons de suivre les étapes suivantes : 1. Lire attentivement l onglet «Bienvenue». Vous y trouverez : 1.1 La procédure pour imprimer un brouillon. Attention : ce brouillon ne peut en aucun cas tenir lieu de document officiel, il est donc inutile de le transmettre à la SHQ. 1.2 Un bouton «Copier l'onglet» situé en haut à droite. Vous pouvez copier, si nécessaire, les onglets énumérés dans la fenêtre (EX : annexe D, liste des employés, et notes complémentaires NCOSBL). Pour ce faire, sélectionnez un document dans la liste et appuyez sur le bouton «Copier l'onglet». 1.3 En cas d'erreur, vous pouvez supprimer l'onglet que vous venez de copier (bouton «Supprimer l'onglet»; voir l'image ci-dessus). 2. Remplir l'onglet «Paramètres» : Société d'habitation du Québec 2

3 Nom de l'organisme Numéro de l'organisme Centre de services (CS) Nom du conseiller en gestion Nombre d'ensembles immobiliers (E. I.) Nombre de E. I. catégorie 155 Nombre total de logements Vous devez identifier l'organisme pour lequel vous préparez l'état financier. Même si le nombre de caractères dépasse l'espace alloué, le nom se reporte en entier aux endroits prédéterminés. Inscrire le numéro de l'organisme. Ne pas mettre de zéro (0) devant les chiffres. Ex : pour , inscrire 624. Cocher si votre organisme chapeaute un centre de service. Inscrire le nom du conseiller en gestion de la SHQ responsable de votre organisme. Il est important d'inscrire le nombre exact de E. I. Vous le retrouvez sur votre rapport d'approbation budgétaire. Ensembles immobiliers dont l'office est propriétaire. Consulter la liste des offices à l'onglet «E. I. catégorie 155». Le nombre total de logements est disponible dans votre rapport d approbation budgétaire. Cliquer sur le bouton «Exécution d'ensemble immobilier». Les données saisies dans les champs seront ainsi reportées automatiquement dans les autres onglets. 3. Lire les «Information pour le calcul de la subvention SHQ» inscrites dans les onglets «Information» et «Informations CS (s il y lieu)». 4. Remplir l'onglet «Annexe A» Frais d administration pour l organisme. 5. Remplir l'onglet ou les onglets «Annexes C» Revenus et dépenses par ensemble immobilier. Inscrire le numéro de l'ensemble immobilier (maximum de cinq chiffres sans texte, par exemple : 50299). Attention, le total des montants inscrits au poste de chacun des onglets «Annexes C» doit égaler le montant inscrit au poste de l'«annexe A». Société d'habitation du Québec 3

4 6. Vérifier et remplir l'onglet ou les onglets «Annexes B» État des résultats par ensemble immobilier. 7. Vérifier l onglet «Résultats». 8. Remplir l onglet «Annexe D» Correction au déficit de l exercice précédent. 9. Remplir l onglet «Annexe E» État des résultats Centre de services (CS) (organisme = CS). 10. Remplir l'onglet «Annexe F» Variation des contributions de tous les ensembles immobiliers. Les organismes qui gèrent le programme Supplément au loyer (PSL) doivent remplir le document «Variation des contributions du programme de supplément au loyer» à la 2 e page de l onglet. 11. Remplir l onglet «Annexe G» Biens sous administration. 12. Remplir les notes suivantes : Notes 1, 2, 3, 4, 5 et 6; Note 6.1 Immobilisations (biens détenus) (ensembles immobiliers 155); Note 7 Découvert de banque; Note 8 Emprunt temporaire (marge de crédit); Note 9 Avances temporaires (ensembles immobiliers 155); Note 10 Créditeurs État de la variation des contributions par ensemble immobilier; Note 11 Dette à long terme (ensembles immobiliers 155); Note 12 Actif net non affecté; Note 13 Éventualités; Note 14 Instruments financiers (à lire). 13. Remplir l'onglet «EEAN» État de l évolution de l actif net. 14. Remplir et vérifier l onglet «Résultats détaillés_ncosbl». Société d'habitation du Québec 4

5 15. Vérifier l'onglet «Résultats_NCOSBL». 16. Remplir et vérifier l'onglet «Bilan_NCOSBL». 17. Remplir les onglets suivants : Note complémentaire_ncosbl; Conciliation_Immobilisations; Conseil_administration; Liste_employés; Questionnaire; Formulaire_paiement; Rapport_auditeur. Nous vous présentons, dans ce dernier onglet, un modèle de rapport conforme aux Normes canadiennes d audit (NCA) intitulé «Rapport de l auditeur indépendant». Ce modèle peut être modifié en tout temps. 18. Remplir l'onglet «Notes compl. SHQ», s'il y a lieu, afin d'y ajouter des informations sur certains postes (ex : 61749, ou tout autre poste en dépassement de budget) qui servent au calcul de la subvention SHQ. 19. Imprimer les états financiers et les transmettre à la SHQ : 19.1 Aller à l'onglet «Bienvenue». Voir l'image ci-dessous. Si le texte du bouton n'est pas en gras, cela indique qu'il n'est pas opérationnel. Peut-être avez-vous omis d activer les macros à l'ouverture du fichier? Reportez-vous alors aux instructions de la section «Rappels» à la première page de ce document; Peut-être encore avez-vous oublié de cliquer sur le bouton «Exécution d'ensemble immobilier» qui apparaît dans l'onglet «Paramètres»? Dans ce cas, retournez à l'onglet «Paramètres» et cliquez sur le bouton Cliquer sur le bouton «Impression de l'état financier». 20. Apposer les signatures requises sur le document et le faire parvenir par courrier à la SHQ. Société d'habitation du Québec 5

6 21. Créer le fichier en format «.dat» qui servira au transfert de vos données à la SHQ Aller à l'onglet «Bienvenue». Voir l'image ci-dessous : 21.2 Cliquer sur le bouton «Exportation de l'état financier». Soyez attentif aux messages d'erreurs qui pourraient apparaître à ce moment-ci. Effectuez les corrections demandées et appuyez de nouveau sur le bouton «Exportation de l'état financier». Cette étape permet la création du fichier de transfert en format «.dat». Vous remarquerez qu un message apparaît à l écran. Voir en exemple l'image ci-dessous. Il contient le nom du fichier débutant par ABF 3301 et l emplacement de ce dernier. Le fichier est automatiquement nommé et sauvegardé dans le même répertoire que votre fichier de travail. Société d'habitation du Québec 6

7 22. Transférer les données à la SHQ par l'intermédiaire du serveur sécurisé. À cette étape, vous devez consulter les instructions qui permettent de procéder au transfert électronique de vos états financiers à la SHQ. Vous trouverez ce document à l'adresse Dans la section «Services en ligne», cliquez sur «Application EDI», sélectionnez l'hyperlien «Guide d'échange d'informations (EDI)». Attention! Si vous nous avez déjà transmis vos données financières par Internet et que vous devez apporter des modifications à votre fichier, voici ce que vous devez faire : - Faire vos modifications dans le fichier Excel et sauvegarder dans le fichier de travail; - Cliquer de nouveau sur le bouton «Exportation de l'état financier»; - Transmettre ce nouveau fichier à la SHQ; - Communiquer avec le Centre des relations avec la clientèle (CRC) afin de nous informer de supprimer le dernier fichier reçu et ainsi permettre le traitement d un nouveau fichier. Pour nous aider à améliorer le Modèle d états financiers, nous vous invitons à nous transmettre vos commentaires concernant son utilisation à l'adresse infoshq@shq.gouv.qc.ca. Société d'habitation du Québec 7