Réalisation du site Web de L Association pour une Solidarité Syndicale de l'école Polytechnique (ASSEP)

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1 Réalisatin du site Web de L Assciatin pur une Slidarité Syndicale de l'écle Plytechnique (ASSEP) Appel d ffres pur le chix d un furnisseur 9 décembre 2015

2 Tables des matières 1. Infrmatin préliminaire Délai de présentatin de l appel d ffres et mdalités de réceptin des ffres Représentant de l ASSEP 3 2. Cntexte des travaux Missin et les bjectifs du site Cntributin attendue 4 3. Objectifs et échéancier Objectifs du mandat Échéancier 5 4. Méthdlgie 5 4.1Grille graphique et ergnmie Architecture de l infrmatin Système de gestin de cntenus 6 5. Instructins aux furnisseurs Élabratin et présentatin de l ffre Frmat de la prpsitin Critères de sélectin et grille d évaluatin 7 5.4Cnditins d admissibilité et cnfrmité 8 5.5Mdalités relatives à l évaluatin des ffres et attributin des ntes 8 5.6Chix de l adjudicataire (rapprt «qualité/prix») 9 5.7Réserve 9 6. Cnditins générales Paiement Résiliatin Prpriété matérielle et drits d auteur 10 Prpriété matérielle 10 Drits d auteur Autrisatin de changement de ressurces Prtectin des renseignements persnnels u cnfidentiels 10 2

3 1. Infrmatin préliminaire 1.1 Délai de présentatin de l appel d ffres et mdalités de réceptin des ffres Les prpsitins cncernant le présent appel d'ffres divent être présentées par curriel avant 12 h, le 28 février 2016 à l'attentin de Sébastien Paquette, respnsable à la crdinatin, à l'adresse suivante : À nter que les ffres de service divent être transmises en deux fichiers séparés et bien identifiés, en frmat PDF de préférence, u RTF (Rich Text Frmat), l un étant cnstitué de la descriptin des services en tant que telle (devis descriptif) et l autre cntenant l évaluatin des prix pur l exécutin du travail (devis estimatif). L ASSEP s engage à transmettre par curriel aux sumissinnaires une cnfirmatin de la réceptin de leur appel d ffres. 1.2 Représentant de l ASSEP Afin d'assurer une unifrmité d'interprétatin des dcuments d'appel d'ffres et pur faciliter les échanges d'infrmatin, l ASSEP désigne la seule persnne suivante pur la représenter : Sébastien Paquette, respnsable à la crdinatin, Les demandes d infrmatin devrnt être adressées par curriel et une répnse sera envyée à tus les sumissinnaires. Le cas échéant, les infrmatins cmplémentaires transmises aux sumissinnaires sernt cnsidérées cmme faisant partie de l appel d ffres. 2. Cntexte des travaux 2.1 Missin et les bjectifs du site L ASSEP suhaite se dter d un site Web. Par la mise en ligne d un tel site, elle entend amélirer l efficacité de ses cmmunicatins avec les membres. Grâce à sn site Web, l ASSEP entend se dter d un util interactif permettant de cmmuniquer rapidement avec l ensemble de ses membres l infrmatin dnt ils nt besin et répndre aux questins qu ils purraient avir. Exemple : Objectifs du site Internet En cnfrmité avec le présent dcument, les exigences et l échéancier prévus, le sumissinnaire devra tenir cmpte des cnsidératins suivantes, c est-à-dire: L'ASSEP vise à rejindre et infrmer plus efficacement différentes parties intéressées, incluant les membres et leur famille, le persnnel de Plytechnique, les bénévles, les instances guvernementales prvinciales u tute autre partie intéressée. Le site Internet cnstituera le principal vecteur de cmmunicatin de l ASSEP. 3

4 Le site Internet devra intégrer une platefrme de type Framewrk de gestin de cntenu en vue de gérer facilement les mises à jur. L hébergement du site web se fera de préférence via une entreprise éthiquement respnsable (cp de travail, cp de clients, etc.). Le site internet cntiendra un frum de discussin sécurisé et des adresses curriel, visant à susciter l interactivité entre les membres et le cmité exécutif. Le site internet cntiendra une interface permettant aux membres de s'inscrire et se désinscrire au chix à des listes d'envie (une pur chaque unité, une pur les Assemblées Générales pur tus, une plus fréquente pur recevir tutes les infrmatins syndicales), permettant également à l exécutif d ajuter rapidement les listes des nuveaux membres. Le site Internet devra tenir cmpte des cmités et unités de l ASSEP et répndre aux besins de grupes de sutien qui rganisent des rencntres et des activités. Il devra cntenir une page spécifique à chaque unité d accréditatin permettant de dnner l infrmatin prpre à cette unité, dnt les éventuelles cnventins cllectives à afficher. 2.2 Cntributin attendue Dans ce cntexte, l ASSEP sllicite la cllabratin d un(e) cnsultant(e) u firme spécialisée pur cncevir sn site Web. Ce site devra refléter la visin du prjet énncée au départ et respecter les bjectifs fixés par l ASSEP. À sumissin équivalente, la pririté sera accrdée aux membres de l ASSEP sur les firmes externes. 3. Objectifs et échéancier 3.1 Objectifs du mandat L bjectif principal du mandat est de réaliser le site Web de l ASSEP. Les bjectifs particuliers du mandat sernt les suivants : Le(a) cnsultant(e) u firme devra traduire les exigences de l ASSEP en langage technique et lui prpser différents chix technlgiques; Le(a) cnsultant(e) u firme devra assurer à l ASSEP un accmpagnement adéquat pur chacune des décisins à prendre en matière de technlgie (ptins d hébergement, nmbre de bîtes de curriel nécessaires, etc.), et ce, tut au lng du prjet; La firme devra aussi assurer un supprt adéquat pur tus les systèmes adptés; La firme devra implanter un util u un système de gestin du cntenu infrmatinnel qui permettra de simplifier la gestin et la mise à jur des différentes sectins du site. En fait, il 4

5 faudra faire en srte qu avec une frmatin minimale, la très grande majrité des mises à jur puissent être effectuées par du persnnel nn spécialisé en la matière; La firme devra faire la frmatin des 3 persnnes qui alimenternt le site. Le site ne devra pas être hébergé sur le serveur de Plytechnique 3.2 Échéancier Réceptin des ffres de service 28 février 2016 Attributin du mandat par l ASSEP 15 mars 2016 Élabratin de la grille graphique et de l ergnmie du site <à déterminer avec la firme> Apprbatin de la grille graphique et du design <à déterminer avec la firme > Implantatin du système de gestin de cntenus et élabratin des fnctinnalités du nuveau site <à déterminer avec la firme> Récupératin des cntenus actuels qui divent être cnservés <à déterminer avec la firme> Test et validatin du site <à déterminer avec la firme> Mise en ligne du nuveau site juillet 2016 Dans sn ffre de service, le(a) cnsultant(e) u firme devra prpser un échéancier de réalisatin. 4. Méthdlgie Dans sn ffre de service, la firme dit expser à l ASSEP la méthdlgie qu elle entend utiliser pur atteindre les bjectifs mentinnés plus haut. 4.1 Grille graphique et ergnmie La firme devra démntrer sn expertise en matière de cnceptin d une grille graphique et en ce qui cncerne l ergnmie du site. L ASSEP privilégie une méthdlgie de dévelppement itérative basée sur le mdèle ISO Dans sn ffre de service, la firme devra : 1. Décrire la méthdlgie qu elle entend utiliser pur réaliser la grille graphique et l ergnmie du site; 2. Furnir une liste de ses réalisatins dans des mandats semblables à celui-ci; 3. Inclure un prttype de la page d accueil du nuveau site de l ASSEP; 4. Inclure des exemples de sites qu elle a réalisés par le passé pur des rganisatins d envergure cmparable. 1 5

6 4.2 Architecture de l infrmatin La firme devra prpser une architecture de l infrmatin basée sur les besins de cntenus de l ASSEP et adaptée à ceux-ci. L architecture retenue dit en utre tenir cmpte de la lgique et des intuitins des utilisateurs futurs du site. Les internautes étant différents les uns des autres, elle devra présenter une structure qui cmprend différents mdes d accès à l infrmatin et aux services dispnibles sur le site. 4.3 Système de gestin de cntenus Dans le cadre de sn mandat, la firme devra implanter un prgiciel de gestin de cntenus (CMS [Cntent Management System]) qui devra permettre à du persnnel nn spécialisé d assurer les mises à jur du site : ajuter de nuvelles pages u de nuvelles sectins, ajuter des rubriques dans les diverses pages, mdifier le cntenu des rubriques existantes, effacer les éléments périmés, etc. L util devra générer des pages dynamiques afin d éviter que les respnsables des mises à jur aient à entrer plusieurs fis la même infrmatin. Enfin, le prgiciel prpsé par la firme devra être suple et facile à utiliser. Le(a) cnsultant(e) u firme devra assurer la frmatin des 3 persnnes qui fernt la mise à jur du site. Dans sn ffre de service, Le(a) cnsultant(e) u firme devra indiquer qu elle cmprend les besins mentinnés par l ASSEP et présenter tutes les spécificatins technlgiques de l util qu elle prpse. L accès en ligne à une plate-frme de démnstratin serait un atut qui permettrait aux évaluateurs de juger la simplicité d utilisatin. Le(a) cnsultant(e) u firme devra aussi accmpagner l ASSEP et lui prpser les meilleures ptins en ce qui cncerne : L hébergement du site; Le nmbre de bîtes de curriel à prévir; Les prcédures à mettre en place relativement à la sécurité et à la prtectin des renseignements persnnels; La simplificatin des mises à jur. 5. Instructins aux furnisseurs 5.1 Élabratin et présentatin de l ffre Le furnisseur dit présenter par curriel une seule ffre en se cnfrmant aux exigences du présent dcument d appel d ffres. 5.2 Frmat de la prpsitin 6

7 Le(a) cnsultant(e) u firme devra envyer sa prpsitin en deux fichiers séparés. Le premier cntient la descriptin des services prprement dite (devis descriptif) et le secnd l évaluatin des prix (devis estimatif). La firme devra détailler les cûts seln les pstes budgétaires suivants : 1. Cnceptin du site (graphisme et ergnmie, architecture de l infrmatin, etc.); 2. Cût d acquisitin du prgiciel de gestin de cntenus; 3. Implantatin du prgiciel; 4. Cûts de transitin et d intégratin du système, en raisn par exemple de l explitatin de systèmes parallèles u de la cnversin des systèmes en place; 5. Saisie initiale u cnversin des dnnées; 6. Frmatin des emplyés; 7. Assurance qualité et examen après la mise en œuvre; 8. Hébergement et gestin des nms de dmaine; 9. Examens, vérificatins et réajustements (évaluatin du site par les cityens, etc.). 5.3 Critères de sélectin et grille d évaluatin L évaluatin des sumissins prtera principalement sur la qualité technique et sur la qualité scientifique des prpsitins et elle sera effectuée sur une échelle de 100 en fnctin de la grille suivante : Critères de sélectin 1- Prfessinnalisme général de la prpsitin 5 pints 2- Expertise de la firme dans la réalisatin de mandats similaires 5 pints 3- Qualité des expériences passées et références de la firme 5 pints 4- Cmpréhensin des enjeux démntrée par la firme 10 pints 5- Qualité de la répnse dnnée aux besins de l ASSEP 10 pints 6- Qualité et quantité des ressurces prpsées pur réaliser le prjet 10 pints 7- Expertise et implicatin du chargé de prjet 5 pints 8- Qualité des garanties de perfrmance ffertes à l ASSEP 5 pints 9- Sumissinnaire membre de l ASSEP 10 pints 9- Descriptin du prjet 9.1 Méthdlgie de cnceptin de la grille graphique, de l ergnmie et de l architecture de l infrmatin 9.2 Prttype de page d accueil 9.3 Prpsitin de prgiciel de gestin de cntenus 9.4 Hébergement via une entreprise éthiquement respnsable Ttal Pints accrdés 10 pints 5 pints 10 pints 10 pints 100 pints En cas d égalité, les prpsitins sernt départagées sur la base du prix et le cntrat sera accrdé au sumissinnaire ayant suscrit le prix le plus bas. Le budget ttal ne purra pas dépasser 3000$ pur l année Pur faciliter l évaluatin de leur sumissin, le(a) cnsultant(e) u firme snt invitées à présenter leur ffre de service seln les critères spécifiés dans cette sectin et dans la précédente. 7

8 5.4 Cnditins d admissibilité et cnfrmité Tute ffre ne satisfaisant pas à l une u à l autre des cnditins ci-après décrites sera jugée nn cnfrme et autmatiquement rejetée : 1. L ffre dit être présentée dans le délai prescrit; 2. L ffre ainsi que les dcuments afférents divent être rédigés en français; 3. L ffre dit être transmise par curriel en deux fichiers séparés et bien identifiés, l un étant cnstitué de la descriptin des services et l autre de l évaluatin des prix; 4. L ffre ne dit en aucune façn être cnditinnelle u restrictive. 5.5 Mdalités relatives à l évaluatin des ffres et attributin des ntes A. Évaluatin de la qualité (60 % de la nte finale) 1. Un cmité de sélectin prcède à l évaluatin de tutes les ffres de service cnfrmes, et ce, à partir des critères définis à la sectin 5.3 du présent dcument et de la grille d évaluatin prévue à cet effet. Le cmité de sélectin effectue l évaluatin de la qualité des ffres de service sans avir pris cnnaissance de l évaluatin des prix (devis estimatif). 2. Le cmité de sélectin détermine dans quelle mesure chaque ffre de service répnd aux exigences du dcument d appel d ffres et évalue les ffres de service à partir des seuls renseignements qu elles cntiennent. 3. S'il s'avérait nécessaire pur l ASSEP d'btenir des précisins sur l'un u l'autre des renseignements furnis dans l ffre de service, ces précisins en deviendraient partie intégrante. Tutefis, les précisins furnies ne divent pas amélirer l'aspect qualitatif de l ffre de service ni ajuter de nuveaux éléments qui n'auraient pas été traités dans l ffre de service. 4. Chacune des ffres de service est évaluée individuellement et, pur chaque critère, une nte variant de 0 à 5 est attribuée et multipliée par le taux de pndératin respectif à chacun des critères. Ce taux ne peut être supérieur à 6. Un furnisseur qui, dans sn ffre de service, met de furnir l'infrmatin sur un critère dnné btient la nte 0 pur ce critère. D autre part, la nte 3 est alluée lrsque l évaluatin est cnsidérée satisfaisante. Pur chacune des ffres de service, une fis tus les critères évalués, le cmité additinne les pints btenus pur un ttal maximal de cent (100) pints. 8

9 À nter que seules les ffres de service ayant cumulé un minimum de 60 pints à cette étape-ci du prcessus d évaluatin sernt jugées acceptables et passernt à l étape suivante. B. Évaluatin du devis estimatif (40 % de la nte finale) 5. Le cmité prcède ensuite à l'examen des devis estimatifs présentés en regard des ffres de service acceptables et le furnisseur qui a suscrit le prix le plus bas se vit attribuer cent (100) pints pur le vlet «prix». 6. Le cmité effectue, seln la frmule inscrite à la grille d'évaluatin, le calcul du purcentage d'écart des ffres de service avec le devis estimatif le plus bas. Les furnisseurs dnt l ffre de service est acceptable se vient retrancher du nmbre maximal de cent (100) pints, un nmbre de pints (y cmpris les décimales) crrespndant au purcentage d'écart entre leur prix et le plus bas prix sumis. 5.6 Chix de l adjudicataire (rapprt «qualité/prix») Pur chacune des ffres de service acceptables, le cmité additinne la nte btenue d'une part pur l'évaluatin de la qualité et d'autre part en fnctin du devis estimatif et recmmande que le cntrat sit allué au furnisseur qui btient le ttal le plus élevé. En cas d'égalité, le furnisseur sélectinné est celui qui présente le prix le mins élevé. En cas de duble égalité de l ffre de service et du prix, la sélectin est effectuée par tirage au srt entre les furnisseurs ex aequ. 5.7 Réserve L ASSEP ne s'engage pas à accepter l une u l autre des ffres reçues. 6. Cnditins générales 6.1 Paiement Après vérificatin, l ASSEP verse les smmes dues au furnisseur seln les mdalités de paiements suivantes : 30 % à la signature du cntrat, 30 % au milieu du mandat et 40 % à la livraisn du site. 6.2 Résiliatin L ASSEP se réserve le drit de résilier le présent cntrat pur l un des mtifs suivants : 1. Le furnisseur fait défaut de remplir l un u l autre des termes, cnditins u bligatins qui lui incmbent en vertu du présent cntrat; 9

10 2. Le furnisseur cesse ses pératins de quelque façn que ce sit, y cmpris en raisn de la faillite, liquidatin u cessin de ses biens. Dans un tel cntexte, le furnisseur sera payé pur les travaux réalisés jusqu à la date de la résiliatin du cntrat. 6.3 Prpriété matérielle et drits d auteur Prpriété matérielle Les travaux réalisés par le furnisseur en vertu du présent cntrat, y cmpris tus les accessires tels les rapprts de recherche et autres, deviendrnt la prpriété entière et exclusive de l ASSEP qui purra en dispser à sn gré. Drits d auteur Le furnisseur cède et transfère à l ASSEP, qui accepte, tus les drits d auteur sur tus les dcuments réalisés en vertu du présent cntrat. Cette cessin de drits d auteur est cnsentie sans limite de territire ni de temps et sans limite de quelque nature que ce sit. Tute cnsidératin pur la cessin de drits d auteur cnsentie en vertu du présent cntrat est incluse dans la rémunératin prévue. 6.4 Autrisatin de changement de ressurces Le furnisseur dit btenir l autrisatin de l ASSEP avant de prcéder au remplacement d'une ressurce stratégique identifiée dans l ffre. Dans un tel cas, l ASSEP peut : Sit accepter le changement si la ressurce prpsée est équivalente à celle initialement identifiée et si le furnisseur assume le transfert des cnnaissances; Sit refuser le changement, si elle juge que la ressurce prpsée n est pas équivalente à celle initialement prpsée, et bliger le furnisseur à pursuivre avec la ressurce initiale, à défaut de qui le cntrat est résilié. 6.5 Prtectin des renseignements persnnels u cnfidentiels Le furnisseur s engage à assurer la cnfidentialité des renseignements btenus : ni lui ni aucun de ses emplyés ne dit divulguer les dnnées, analyses u résultats inclus dans les rapprts réalisés en vertu du cntrat u, généralement, qui que ce sit dnt il aurait eu cnnaissance dans l exécutin du cntrat. 10

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