Rapport. Rencontre vendredi 30 et samedi 31 janvier Auberge de l Aubier, Montézillon (NE) Introduction... 2

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1 Rapport Rencontre vendredi 30 et samedi 31 janvier 2015 Auberge de l Aubier, Montézillon (NE) Plan de la rencontre et du rapport Introduction Atelier «Les moyens de communication, ses enjeux et la structure de l exposé» Atelier doctorantes «Se préparer à une soutenance de thèse» Atelier post-doc «Enjeux, règles et déroulement de la procédure de nomination» Ateliers d échange sur les premières expériences de mentorat Atelier «Developing a comprehensive skills profile as a researcher» Atelier «La carrière académique et ses étapes» Bilan de la rencontre... 9

2 Introduction Après l accueil des participantes autour d un café, Helen Füger souhaite la bienvenue à l ensemble de participantes et présente l objectif ainsi que le programme de cette rencontre de deux jours qui a lieu à l Auberge de l Aubier, à Montézillon. Un tour de table permet aux participantes de se présenter et de se rappeler les unes des autres. La coordinatrice rappelle la règle de communication du tutoiement entre la coordination et les mentees. Elle annonce de bonnes nouvelles et félicite les personnes concernées : récemment deux mentees ont soutenu leur thèse, deux mentees ont accouché, une en octobre et une autre fin décembre. Recherche de mentor-e et résultat La coordinatrice dresse un bilan de la recherche de mentor-e. Le processus de recherche de mentor-e a rapidement abouti pour certaines mentees, alors que pour d autres, deux ou plusieurs personnes ont été contactées avant d obtenir une réponse positive. L accueil lors de la sollicitation de ces personnes a été très favorable. Ainsi les 32 mentees ont toutes une mentore ou un mentor à ce jour. Des 32 mentor-e-s, 27 sont des femmes et 5 des hommes (cf. graphique ci-dessous). Certaines mentees souhaitaient avoir une femme comme mentore, car ainsi les mentores servent de modèles de femmes ayant réussi, d autant plus dans les domaines où les femmes sont peu nombreuses à tous les niveaux. L autre aspect que les mentees apprécient est d avoir une mentore conciliant vie professionnelle et vie familiale. Pour d autres mentees, il était égal d avoir une femme ou un homme comme mentor-e, l important était d avoir une personne expérimentée qui puisse les aider à planifier leur carrière académique, développer leur réseau, apprendre les codes implicites du domaine, etc. Certains mentors ont aussi été recommandés par l entourage de la mentee. La comparaison de la répartition femmes-hommes des huit programmes se présente comme suit : Progr. 8 Progr. 7 Progr. 6 Progr. 5 Progr. 4 Progr. 3 Progr. 2 Progr Progr. 1 Progr. 2 Progr. 3 Progr. 4 Progr. 5 Progr. 6 Progr. 7 Progr. 8 F H

3 1. Atelier «Les moyens de communication, ses enjeux et la structure de l exposé» Intervenante : Delphine Rinaldi, docteure en sciences de l éducation est conseillère pédagogique et responsable du soutien à l apprentissage pour les étudiant-e-s et les doctorant-e-s au Pôle formation et évaluation de l Université de Genève Objectifs de l atelier : Préparer efficacement un exposé oral Exercer et développer ses habiletés de communication Documents distribués Présentation Powerpoint «La situation et les habiletés de communication» (cf annexes à ce rapport) Documents «Quelques recommandations pour préparer son exposé» et «Réussir une présentation avec powerpoint» Communiquer efficacement Il est essentiel de soigner sa communication, notamment pour la soutenance de thèse, car les membres d un jury de thèse ne connaissent pas tout et il faut savoir transmettre son message. Les mentees citent plusieurs difficultés d une bonne communication : savoir faire des choix et ne pas trop vouloir en dire, le trac, avoir de l interactivité avec son auditoire, s exprimer dans une langue étrangère, Il faut éviter une présentation mal structurée, confuse ou trop longue. C est pourquoi, la préparation est importante, notamment de définir la situation, car exposer, c est transmettre un message qui doit être compris et retenu. Au niveau des supports à utiliser, la règle d or est que plus on stimule les sens et on utilise de moyens différents, plus on acquiert un haut niveau de mémorisation. Une question est posée concernant le logiciel Prezi. Il s agit d une alternative à powerpoint qui permet le mind mapping. Par contre, il faut savoir le maîtriser, sans donner le tournis à son auditoire. L idée est bien de casser la linéarité en vue de l apprentissage. Les quatre moyens de communication 1. la voix 2. les gestes 3. la position 4. le regard Le regard permet d établir un lien et être souriante et détendue instaurera une bonne atmosphère et rassurera l auditoire. Les silences sont aussi importants pour asseoir son propos et affirmer une position personnelle, p. ex. La respiration est importante pour diminuer le trac et donne de la force de conviction. Les gestes positifs doivent se situer au-dessus de la taille et ils constituent un atout de conviction. Les gestes négatifs à éviter sont notamment de se toucher le corps, bras croisés, se tenir la tête, Les règles d or Ouverte, polie et à l écoute Donner du confort auditif Pas de lecture mot à mot Pas de familiarités Attitude responsable et courageuse Vêtements adaptés Éviter l originalité et la provocation 3

4 Préparation de l exposé Étapes : 1. Choisir un titre > créer un contexte 2. Formuler les objectifs de la présentation 3. Déterminer le contenu 4. Introduire 5. Développer 6. Conclure 7. Préparer la logistique Objectifs : 1-2 messages à faire passer ; déclarer où on veut amener son public. Il n est plus nécessaire de présenter le plan de son exposé, mais il faut le savoir soi-même. Cela dépend tout de même des cultures, p.ex. énoncer le plan est un élément intournable pour les Français. La structure de l exposé est : Introduction développement - conclusion Une conclusion peut être amenée avec : Des questions que l on se pose soi-même Hypothèses non exposées Déjà anticiper une critique et faire son autocritique rouvrir sur un point (et si c était à refaire ) Il est important de respecter les traditions des disciplines en ce qui concerne la nécessité ou non d avoir une présentation sous forme de diapositives. Attention de privilégier une ligne sobre pour la présentation ainsi que de vérifier la manière dont les couleurs sont rendues par le beamer. 2. Atelier doctorantes «Se préparer à une soutenance de thèse» Intervenante : Dre Delphine Rinaldi, conseillère pédagogique du Pôle formation et évaluation de l Université de Genève. Objectifs de l atelier : Situer les enjeux de la soutenance de thèse Préparer et gérer les questions du jury et le débat lors de la soutenance de thèse Document distribué Présentation Powerpoint «Se préparer à une soutenance de thèse» (cf annexes à ce rapport) Enjeux et éléments L atelier commence par un tour de table des participantes et de leurs perspectives de la date de leur soutenance. Plusieurs participantes ont déjà une date fixée. L atelier commence par des discussions à deux sur ce qu est une thèse et ce à quoi sert une soutenance de thèse ; puis mise en commun en plénière. C est quoi? Travail de recherche, personnel, original, rite de passage Ça sert à quoi? Présentation synthétique, exercice de controverse, se positionner en tant qu experte, membre de la communauté scientifique, maîtrise du sujet, rhétorique académique, présentation vulgarisée, rencontre intellectuelle, combler des lacunes. Qu est-ce qui est testé? la présentation, la capacité à répondre et débattre, la conviction et la confiance dans son travail. Il y a des enjeux objectifs (présenter sa recherche et répondre aux questions) et personnels (terminer, passer à la suite, rite de passage, se positionner par rapport à la suite). Il faut y réfléchir avant. Ensuite l intervenante présente le déroulement formel d une soutenance. 4

5 Présentation des trois aspects qui sont jugés lors d une soutenance de thèse : Compétences de base : présentation, attitude, échanges verbaux. Il faudrait s entrainer au moins une fois. Contenu : répondre aux critères de qualité, résultats, messages Conduite : (de la séance) cela dépend du/de la président-e et des membres du jury ; la doctorante peut par contre aussi anticiper les questions et se renseigner sur les travaux, le style, les intérêts des membres du jury. Exercices pratiques de présentation de quelques participantes (cinq en tout). Le reste du public donne un feedback (le + et le des présentations et quelques conseils généraux donnés par Delphine Rinaldi). L intervenante termine l atelier par les questions et débats et les fonctions du jury et les choses auxquelles penser à l avance pour la soutenance (déléguer les questions logistiques à des amis, etc.). 3. Atelier post-doc «Enjeux, règles et déroulement de la procédure de nomination» Intervenantes : Helen Füger, déléguée à l égalité de l Université de Fribourg, remplace au pied levé la Prof. Franziska Krings qui a dû renoncer à sa participation pour cause de maladie. Juliette Labarthe, coordinatrice de la Délégation égalité de l UNIGE. Objectif de l atelier : Donner un aperçu des points essentiels à connaître à propos des procédures de nomination, leur déroulement, l attitude à garder pendant ces procédures, savoir se renseigner sur les règles existant dans l institution, le département, comment s y préparer, Annexe : présentation powerpoint «Enjeux, règles et déroulement de la procédure de nomination» Présentation d Helen Füger En tant que déléguée à l égalité de l Université de Fribourg, Helen Füger a une large expérience des procédures de nomination, car elle a suivi entre 40 et 50 procédures en Faculté des Lettres ( ) et environ 20 procédures en Faculté des Sciences ( ). Un tour de table des questions des participantes est organisé au début de l atelier. Ainsi chacune peut exprimer ces questions qui sont notées par l intervenante. L intervenante y répond ensuite dans sa présentation et complète. Elle commence par présenter les différentes étapes des procédures. La commission de structure est composée de membres désignés par le Conseil de Faculté. Elle peut être similaire à la commission d appel ou pas. Son rôle est de rédiger le rapport de structure et de définir le profil du poste à mettre au concours. Avant la mise au concours, le rapport de la commission de structure doit être accepté par le Conseil de Faculté et le Rectorat. Juliette Labarthe indique qu il peut y avoir une «procédure d appel» dans le cas où une femme est appelée au poste, car faisant partie du sexe sous-représenté ou alors quand il s agit «d une star». Il s agit donc de cas où une personne est déjà choisie sans mise au concours. Helen Füger présente ensuite les différentes étapes et la composition de la commission d appel. Elle parle également de la leçon d appel (leçon d essai). Il s agit en fait plutôt d une conférence pour un public mixte d étudiant-e-s de niveaux divers, de spécialistes et non-spécialistes. La commission souhaite vérifier la personnalité du candidat ou de la candidate, le réseau international et les compétences pédagogiques. Ensuite des discussions en comité restreint ont lieu avec la commission d appel, avec les étudiant-e-s et collaborateur-rice-s scientifiques. La short list est établi avec primo et secundo loco. L objectif est surtout d obtenir un consensus sur le-s dossier-s rejeté-s. A la fin, une séance de négociation avec le rectorat a lieu. 5

6 Délégation de l UNIGE Juliette Labarthe est coordinatrice de la Délégation égalité de l Université de Genève. Elle présente son expérience. La délégation est composée de cinq professeur-e-s désigné-e-s par le rectorat. Cette délégation est ancrée dans la Loi de l UNIGE, dans ses statuts et la règle de préférence y est inscrite. Les expert-e-s égalité n ont pas le droit de vote. L objectif de la délégation et de veiller à ce que les femmes ne soient pas éliminées trop vite et le choix d écarter une candidate doit être motivé par des arguments fondés. Son rôle est une expertise transversale et transfacultaire et d apporter une sensibilisation au travers de la présentation de la personne déléguée dans la commission de nomination. Le règlement des procédures de nomination indique les cinq critères à prendre en considération. La directive du rectorat indique un pourcentage de 30 % de femmes qui doivent figurer sur la short list. Ainsi il y a au sein des commissions de nomination une négociation pour savoir quelles personnes figurent dans la short list et leur donner une chance d être auditionnées. Le choix final comprend à l UNIGE un primo et secundo loco (exception d unico loco) et à l UniFR, au moins deux personnes à choix. Pour Juliette Labarthe, il faut oser postuler. La lettre de motivation doit apporter le message, il faut faire transparaître sa motivation de postuler et l argumenter. Pendant la discussion, il est possible de se renseigner sur ses futur-e-s collègues. 4. Ateliers d échange sur les premières expériences de mentorat Objectif et déroulement L objectif de cet atelier est d échanger sur les premières expériences de mentoring, voir si des problèmes se posent ou si des difficultés apparaissent et si chacune se sent à l aise dans le cadre de la relation mentorale. Trois groupes de mentees sont formés qu Isabel Valarino, Helen Füger et Muriel Besson animent. Après 45 minutes, toutes les participantes se retrouvent en plénière pour mettre en commun les résultats des discussions. 1 er groupe : Animation : Isabel Valarino Cinq mentees sur sept ont rencontré leur mentor-e une première fois, une mentee l a déjà vue trois fois. Les mentees qui ont rencontré leur mentore ont rempli la convention qui leur a paru dans la majorité utile. Pour 4 mentees, constat d un gros investissement de leurs mentores, bonne entente, soutien actif (relecture de postulations, échanges de papiers et relecture d articles, feedback sur CV ; conseils pour des entretiens) Pour une mentee, elle rencontre un problème d adéquation entre ses propres attentes et la définition de la relation de mentorat (échanges et conseils scientifiques vs. «role model» féminin positif sur la carrière académique). 2 ème groupe : Animation : Muriel Besson Les huit mentees présentes sont invitées à faire à tour de rôle le point sur la première période de mentorat. Six mentees sur huit ont déjà rencontré leur mentor-e une fois et les deux autres mentees ont prévu une rencontre prochainement. La majorité des mentees sont enthousiastes et contentes de leur-e mentor-e. Une mentee regrette que sa relation soit restée basée sur des aspects professionnels et que la mentore apporte que peu de côté humain et personnel à la relation. Une mentee apprécie la façon honnête et ouverte dont a débuté la relation de mentorat. Une mentee révèle qu étant dans un domaine de recherche interdisciplinaire, elle apprécie «l effet secondaire positif» que sa participation au programme de mentorat, qui est de valider sa position de chercheuse. Toutes les mentees sont d accord sur le fait que leur mentor-e montre un intérêt à la relation de mentorat. Dans la relation de mentorat, la mentee doit être proactive, notamment veiller au respect du calendrier ainsi que des objectifs et apporter des thèmes à discuter. 6

7 3 ème groupe : Animation : Helen Füger Des sept mentees, six ont rencontré leur mentor-e une à plusieurs fois. La mentee qui n a pas encore rencontré son ou sa mentore doit encore fixer une première rencontre, car la personne s est engagée en tant que mentor-e juste avant Noël. La moitié des mentees a déjà rempli et signé la convention de mentorat. Deux mentees ont un-e mentor-e vivant à l étranger et elles communiquent avec elle par et skype. Les mentees font état de la disponibilité et de la volonté des mentor-e-s à les aider, leur fournir des pistes et renseignements. Plusieurs mentees ont été agréablement surprises d avoir réussi à tisser un lien «amical» avec leur mentor-e et du côté humain de cette relation. Leur relation est empreinte d écoute, respect et franchise. Remarques générales sur la relation de mentorat A noter que les mentor-e-s ne sont pas tou-te-s habitué-e-s à ce genre de relation de mentorat. La mentee peut donner des pistes de la manière de faire, p. ex. en renvoyant à la documentation envoyée à chaque mentor-e. D autre part, la coordinatrice se tient à disposition pour toute question sur la relation de mentorat à la fois pour les mentees et les mentor-e-s. Il est important de prendre contact avec la mentore ou le mentor assez rapidement, car ces personnes ont accepté de s engager et sont à disposition. Ces personnes attendent que cela soit la mentee qui prenne contact, car c est ce que la coordinatrice leur a indiqué. Chaque mentee doit être consciente qu il s agit d une opportunité à ne pas manquer. 5. Atelier «Developing a comprehensive skills profile as a researcher» Moderator : Pamela Alean-Kirkpatrick did her PhD thesis in chemistry and obtained an advanced degree in educational sciences. Since 1993 she s working as an academic developer at the University of Zürich. Distributed documents: Powerpoint presentation Exercises Academic portfolio templates (Word and Excel Document) Aim of the workshop There is a schism (gap) between what employers think PhDs and postdocs bring and the skills they actually have but are unable to communicate to employers. Anthea Lipsett, , Times Higher Educational Supplement The aim is to make mentees aware of the skills they already have, how they can be improved during a research career and how they can be communicated while postulating for a position. Three categories of skills have been distinguished: Subject-specific, technical, professional skills Methodological skills Personal, social skills The moderator achieves the aim of the workshop through four steps: self-awareness, opportunity awareness, prepare convincing explanations, decision making. These four steps are supported by five exercises that mentees have to perform (please find the exercises in attachment). 1. Self-awareness: how do I rate my skills today? (exercise 1) This exercise provides an overview of the actual skills profile, giving the opportunity to better identify own strengths and weaknesses. 2. Opportunity awareness: learning opportunities in an academic environment (exercise 2). Aim of this exercise is to develop methodological, personal and social skills concerning research, scholarly work, teaching and general practices. 3. Finding learning opportunities: knowledge of opportunities and ability to research them (exercise 3). The objective is to find a proper strategy to improve leaky knowledge in the own working environment, as it offers already different chances to improve weak or build up missing skills. 4. Making your skill statements convincing (exercise 4): Through this exercise, mentees validate their competences by confirming them with experiences and find evidences that support those experiences. 7

8 5. Personal development plans (exercise 5): offers support while planning a strategy to improve weak skills. This exercise is an individual task to be completed after the workshop. At the end of the workshop, Pamela Alean presents templates of an academic portfolio (see annexes). 6. Atelier «La carrière académique et ses étapes» Objectif L atelier sur les étapes de la carrière académique se voulait être un lieu de réflexion et discussion en groupes, selon les domaines. Malheureusement, l absence de deux intervenantes n a pas permis de former des groupes. Une préparation est demandée au préalable aux mentees sur la base du document «La carrière académique et ses étapes - Work-Life-Balance» (cf. annexes) : elles devaient remplir les tableaux et préparer une à deux questions à soumettre dans les groupes de l atelier. Déroulement Un tour de table a mis en évidence les questions que les mentees se posent découlant de leur réflexion sur la base des documents cités. Ensuite la Prof. Pilar Junier a pris la parole pour exposer son riche parcours. La Prof. Pilar Junier se présente. Elle est colombienne et après un Master en biologie en Colombie, elle a effectué son doctorat au Chili, puis un premier post-doc au Max-Planck-Institute en Allemagne. Ensuite, elle a fait un deuxième post-doc à l EPFL, avant d obtenir un poste de professeure assistante en microbiologie à l Université de Neuchâtel. Elle est mariée à un Suisse et a trois enfants. En , elle a participé en tant que mentee au Réseau romand. Le mentorat lui a donné le courage de se lancer et d essayer de décrocher un poste de professeure. Ainsi elle a postulé pour le poste de professeure en microbiologie à l UniNE et elle a été retenue pour la leçon d essai. Elle trouve important dans une procédure de recrutement de prendre contact avec la personne indiquée. Elle raconte qu elle a constaté que la leçon d essai est primordiale, car parmi les candidat-e-s retenu-e-s les compteurs sont remis à zéro. Elle a vécu une expérience particulière, car deux personnes l ont avertie avant sa leçon qu elle n avait que peu de chance et c est ainsi qu elle est arrivée dans la salle de la leçon très relaxée, car n ayant rien à perdre. Et c est elle qui a été choisie! Durant la leçon d essai, il faut savoir montrer son énergie et la passion pour le thème enseigné. Pour elle, une part de chance d être au bon moment au bon endroit a joué. En même temps, elle avait également postulé pour d autres postes ainsi que pour une bourse Ambizione du FNS, qu elle a aussi obtenu. Ainsi elle a pu prendre sa bourse avec elle à l UniNE. Sa mobilité autant pour ces différents postes que pour des expériences de courte durée, comme des semaines de cours données une fois en Corée et une fois en Israël, ont été appréciées et valorisées positivement, à son avis. Engagée comme professeure assistante à l Université de Neuchâtel, elle a été «mentorée» par une professeure ordinaire. Tout-e professeur-e assistant-e a un-e mentor-e dans le but de soutenir la personne pour passer l évaluation requise. Conseils Pour les bourses FNS, ne pas hésiter à contacter les personnes de référence, qui prodiguent des conseils avisés. De plus, si une demande de bourse est refusée, il est bien de savoir quels sont les points critiques à améliorer pour corriger le tir dans le cas d une deuxième postulation. Une exigence primordiale pour devenir professeure est de montrer qu on sait trouver des fonds et apporter de l argent pour des projets dans l institution d accueil. Dans ce sens, une bourse Ambizione est une opportunité de le montrer. Il est important de se rendre compte qu un poste de professeure n est pas la panacée et tranquille, mais est exigeant. Il faut apprendre à gérer une équipe, gérer un budget, enseigner, En ce qui concerne l expérience d enseignement requise pour postuler à poste de professeure, il faut savoir la mettre en valeur toute expérience, même de courte-moyenne durée. Pour un poste de professeure assistante, il n est pas attendu d être très expérimentée. 8

9 Un élément important est la conciliation vie privée-vie professionnelle et la négociation que cela peut engendrer au sein d un couple. Il faut mettre en place des conditions favorables, être soutenue par son entourage. Au niveau de la recherche et des publications, il est utile de ne pas avoir qu un sujet de spécialisation, mais d avoir 2-3 grands axes de recherche. Important d identifier des sujets de niche, pas encore étudiés et ainsi ne pas être en concurrence directe avec d autres chercheur-e-s ou groupes de recherche. L engagement au sein d associations professionnelles nationales, voire internationales est important pour se constituer et entretenir son réseau. Il faut s investir, s engager dans des comités pour en retirer ensuite un bénéfice pas forcément immédiat. 7. Bilan de la rencontre Malgré les imprévus et les absences de plusieurs intervenantes, la rencontre s est déroulée dans une atmosphère agréable et propice aux échanges. Les participantes ont exprimé leur satisfaction quant à l intérêt des thèmes traités et à la qualité des ateliers offerts. Plusieurs mentees relèvent qu elles aiment participer aux rencontres larges du Réseau, car elles leur offrent l occasion d affirmer leur projet de carrière avec du recul par rapport à leur quotidien de recherche. De plus, elles apprécient beaucoup les échanges en groupes avec d autres chercheuses aussi engagées dans la carrière académique. Plusieurs mentees sont contentes de recevoir par le biais des ateliers des conseils pratiques et concrets. Participer aux rencontres larges leur redonne motivation, énergie et confiance en elles pour la poursuite de leur projet professionnel. Fribourg, mars 2015 Muriel Besson Responsable du Réseau romand de mentoring pour femmes 9