MEMO des OGEC. Bulletin des Présidents d OGEC, des Chefs d établissement et leurs Collaborateurs

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1 MEMO des OGEC Bulletin des Présidents d OGEC, des Chefs d établissement et leurs Collaborateurs De l UPOGEC de Marseille, des UDOGEC des Hautes-Alpes et du Var. Mois de SEPTEMBRE 2014 N 3 Partenariat bancaire Page 2 Journées nationales de la FNOGEC 2015 Page 2 Délais de conservation des documents Pages 3 à 6 Accessibilité Page 7 Présentation de l ordonnance accessibilité en conseil des ministres Communiqué ministériel Page 8 Obligation de surveillance de la qualité de l air intérieur Calendrier UPOGEC : - Assemblée Générale Ordinaire / Assemblée Générale Extraordinaire UPOGEC : 19 novembre 2014 au Collège SAINT JOSEPH DE CLUNY à compter de 18h30. - Journées Nationales de la FNOGEC : 21 et 22 mars 2015 à Paris. Dossier d inscription à venir U.P.O.G.E.C. 23, Bd des frères GODCHOT MARSEILLE Tél : Fax : Courriel : secretariat.upo@laposte.net Mémo n /2015 Page 1

2 Partenariat bancaire Dans le cadre d un renforcement de notre partenariat avec l établissement bancaire LCL, nous avons obtenu la mise en place à compter du 3 novembre 2014, d un «guichet unique» pour l Enseignement Catholique. Il est situé à l agence LCL Saint Ferréol (25, Rue Saint Ferréol Marseille). La personne en charge de ce guichet est : Madame Anne-Laure DUFILH Tel: , Fax: , Port: ). Sa mission consistera à accompagner les établissements scolaires dans leurs recherches de financements de projets (immobiliers ou autres), ainsi que dans leurs besoins de placements et de gestion des flux d encaissements et décaissements. Journées nationales de la FNOGEC 2015 Nous vous informons que les prochaines Journées Nationales de la FNOGEC auront lieu les samedi 21 et dimanche 22 mars 2015 à Paris. Organisée avec l UROGEC Ile-de-France, cette 33 e édition se tiendra à la Maison de la Mutualité (au cœur de Paris dans le Quartier Latin) et aura pour thème général : «Revisitons nos fondamentaux Les OGEC sont-ils à la hauteur de leur mission?» La célébration eucharistique du samedi soir à Notre-Dame sera présidée par le Cardinal André Vingt- Trois, Archevêque de Paris. Notez dès à présent ces dates sur vos agendas. Nous comptons sur votre action pour mobiliser le plus largement possible les membres de votre OGEC ainsi que les autres membres de la communauté éducative. Le dossier complet d inscription avec le programme détaillé de ces Journées vous sera adressé début novembre. A titre d information, nous vous précisons dès à présent qu un hébergement dans un même hôtel vous sera proposé pour faciliter l organisation de votre déplacement lors de ces Journées. Mémo n /2015 Page 2

3 Les délais de conservation des documents pour les entreprises Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l'exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales (même si rien n'empêche l'entreprise de l'archiver plus longtemps, sauf s'il contient des données personnelles). Ces délais de prescription (induits par les délais de reprise de l'administration, délais pendant lesquels elle peut mener des contrôles a posteriori) varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s'y rapportent. Document civil et commercial Type de document Durée de conservation Texte de référence Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 ) 2 ans 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation art. L du code de art. L du code de la consommation art. L du code de la consommation Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans art du code civil Correspondance commerciale Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) Document de transport de marchandises Déclaration en douane Police d'assurance Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) 3 ans 2 ans à partir de la résiliation du contrat à partir de la fin de la protection art. L du code de art. L du code de art. L du code de art. 16 du règlement européen n 2913/92 du Conseil du 12/10/1992 art. L du code des assurances art du code civil Mémo n /2015 Page 3

4 Type de document Durée de conservation Texte de référence Dossier d'un avocat à partir de la fin du mandat art du code civil Pièce comptable Type de document Durée de conservation Texte de référence Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire ans à partir de la clôture de l'exercice art. L du code de Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur ans à partir de la clôture de l'exercice art. L du code de Document fiscal Type d'impôt Durée de conservation Texte de référence Impôt sur le revenu et sur les sociétés Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel Impôts sur les sociétés pour l' EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral) Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public) 3 ans à partir de l'année jusqu'à la fin 2015) 2 ans à partir de l'année jusqu'à la fin 2014) 2 ans à partir de l'année jusqu'à la fin 2014) 1 an à partir de l'année d'imposition (les éléments concernant la taxe foncière due pour 2012, payée en jusqu'à la fin 2013) art. L.169 du livre des art. L.169 du livre des art. L.169 du livre des art. L.173 du livre des Mémo n /2015 Page 4

5 Type d'impôt Durée de conservation Texte de référence Cotisation foncière des entreprises (CFE) etcvae Taxes sur le chiffre d'affaires ( TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...) 3 ans à partir de l'année jusqu'à la fin 2015) 3 ans à partir de l'année jusqu'à la fin 2015) art. L.174 du livre des art. L.176 du livre des Attention : les délais sont portés à 10 ans, en cas d'activité occulte : fraude fiscale, dissimulé, absence de déclaration, activité illicite... Document social (société commerciale) Type de document Durée de conservation Texte de référence Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) 10 ans à partir de la clôture de l'exercice art du code civil art. L du code de Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) art du code civil Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration. à partir de la fin de leur utilisation art du code civil Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d'administration. Rapport des commissaires aux comptes. 3 derniers exercices art. L du code de Mémo n /2015 Page 5

6 Gestion du personnel Type de document Durée de conservation Texte de référence Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) Registre unique du personnel à partir du départ du salarié art. L du code du art. R du code du Document concernant les contrats de, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... art du code civil Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires Comptabilisation des jours de des salariés sous convention de forfait 3 ans 3 ans art. L du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales art. D du code du Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation 1 an art. D du code du Observation ou mise en demeure de l'inspection du. Vérification et contrôle du CHSCT. Déclaration d'accident du auprès de la caisse primaire d'assurance maladie art. D du code du Nous vous conseillons vivement de conserver les documents de gestion du personnel au-delà des durées avancées dans le tableau précédent (voire une durée de conservation de 30 ou 40 ans). Certains contentieux sociaux rencontrés par nos établissements portaient sur des faits remontant à plus de 10 ans et restaient recevables devant les tribunaux. Mémo n /2015 Page 6

7 Accessibilité Présentation de l ordonnance accessibilité en conseil des ministres L ordonnance dite «Accessibilité», prise sur le fondement de la loi n du 10 juillet 2014, a été présentée en Conseil des ministres, le 25 septembre Cette ordonnance permet : La mise en oeuvre des agendas d accessibilité programmée, Ad AP, L évolution des normes d accessibilité. Les prochaines étapes annoncées : Autour du 1 er octobre : publication de l ordonnance au Journal Officiel qui marque l ouverture du délai de 12 mois pour le dépôt d un agenda d accessibilité programmée. Echéance de dépôt de l Ad AP : avant le 1 er octobre La date butoir de dépôt ou d avis de dépôt d Ad AP au 31 décembre 2014 au plus tard, tel qu initialement annoncé, est abandonnée. Courant octobre : parutions des différents décrets liés à l ordonnance. Début novembre : le document CERFA 13824*03 est téléchargeable et disponible sur pour une règlementation en vigueur au 1 er janvier Ce qu il faut retenir Si l ERP est déjà accessible au 31 décembre 2014 o Avant le 28/02/2015, adresser à la préfecture concernée, une attestation certifiant de l accessibilité de l établissement (y compris accessibilité par dérogation). Toute attestation peut être accompagnée de pièces justificatives (attestation bureau de contrôle, arrêté d ouverture, ). Si l ERP n est pas accessible au 31 décembre 2014 Durée de l Ad AP : o Les ERP de 5 ème catégorie auront au maximum 3 ans non renouvelables pour réaliser les travaux de mise en accessibilité. o Les ERP de 1 ère à 4 ème catégorie auront au maximum 3 ans pour réaliser les travaux de mise en accessibilité. Cette durée de trois ans sera renouvelable selon la taille des travaux (à préciser) et l engagement financier demandé (à préciser). Dépôt de l Ad AP - toutes catégories d ERP confondues de 1ère à 5ème catégorie o Le gestionnaire de l établissement scolaire doit déposer un Ad AP en mairie ou en préfecture avant le 1eoctobre 2015 (soit 12 mois après la publication au journal officiel de l ordonnance). o Si les travaux ne sont pas soumis à permis de construire ou permis d aménager, utiliser le CERFA 13824*3. o Si les travaux sont soumis à permis de construire ou permis d aménager compléter dans le dossier spécifique la rubrique «demande d approbation d un Ad AP pour un ERP isolé sur une seule période» Simplification des normes/ dérogations : o Notion de qualité d usage ; ex : si le service rendu au rez-de-chaussée d un établissement est le même que celui proposé à l étage, alors les travaux ne sont plus obligatoires. o Possibilité de dérogations : impossibilité architecturale, classements en bâtiments historiques, disproportion manifeste entre les travaux à réaliser et les finances de l établissement. Rappel - Les établissements pour lesquels un dépôt d Ad AP n a pas été effectué et qui ne respecteraient pas les obligations d accessibilité sont passibles d une sanction de 2 500, des poursuites pénales et de d amendes en cas de récidives assortis de peines pouvant aller jusqu à 3 ans d emprisonnement. Des fiches techniques relatives aux modalités pratiques d application vous seront prochainement communiquées. Mémo n /2015 Page 7

8 Communiqué ministériel Obligation de surveillance de la qualité de l air intérieur Vous trouverez ci-après le communiqué publié le 24 septembre par le Ministère de l Ecologie, du développement durable et de l Energie. «Ségolène Royal repousse l obligation, prévue en janvier 2015, de mesurer la qualité de l air dans les crèches, et la remplace par un guide de bonnes pratiques». «Le décret paru en 2011, qui avait obtenu le "deuxième prix des normes absurdes" suscitait des inquiétudes des maires», poursuit le texte. Ségolène Royal indique les avoir «entendus» et «met en place une décision simple, pragmatique qui concilie qualité de l air et simplicité des actions». Vous trouverez ci-après le lien vers l espace dédié du site du Ministère de l Ecologie, du développement durable et de l Energie : Ce qu il faut retenir : 1. Le report à date ultérieure et la mise en œuvre d un guide de «bonnes pratiques» est annoncé pour les crèches, seulement 2. Des modifications sont susceptibles d être apportées aux obligations posées par le décret n du 02/12/11, dont vous nous rappelons ci-après les principales échéances : Contrôle obligatoire pour les : Avant le Maternelles (les crèches sont désormais exclues du périmètre, en référence au communiqué ministériel du 24 septembre) 01/01/2015 Écoles élémentaires 01/01/2018 Accueils de loisirs, second degré, et formation professionnelle 01/01/2020 Nous vous revenons avec des clarifications, dans les meilleurs délais possibles. Mémo n /2015 Page 8