Répertoires et fichiers. Présentation Générale. Fenêtres Endnote. Les bibliothèques de références = bases de données(bdd) = Librairies.

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1 ENDNOTE 6 logiciel bibliographique personnel - E.Ambert - Montpellier 2003 Gérer de façon individuelle des fichiers de références bibliographiques, les alimenter de façon manuelle ou automatique Editer des bibliographies: Formater et reformater à volonté les références pour les éditer ou les intégrer à des publications Faire des recherches bibliographiques, dans une base de données EndNote ou dans une base de données distante. Présentation générale 3 Créer, personnaliser une base de références bibliographiques 14 Gestion des références 20 - Types de références 21 - Saisie 28 - Polices 36 - Modifications en série 38 - Doublons 39 - Listes de termes 40 Plan Recherche dans une base 43 Styles d édition 46 Exportations, impressions 50 Rédaction avec insertion de bibliographie 52 Alimentation automatique des bases : - Filtres, transferts de références 58 - Fichier de connexion, télédéchargement de références 62 Exemple particulier : gestion d une collection de photographies 67 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 1 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 2 Présentation Générale Voir site de la documentation IRD section Manuels / Endnote où nous essayons de mettre des informations à jour. Installation à partir du CDROM Si réseau : Partage des ressources : copier les répertoires Libraries, Styles, Filters, Connections et Term Lists dans son répertoire de travail. Répertoires et fichiers Fichier exécutable (endnote6.exe) sous c:\program files\endnote\ par défaut Bibliothèque = Base de données : suffixe en.enl Fichiers de filtres : filter.enf (PC).hqx (mac) Fichiers de connections : connection.enz (PC).hqx (mac) Fichiers de styles : style.ens (PC).hqx (mac) Localisation des répertoires : indiquer le chemin d accès aux filtres, styles et fichiers de connexions : Menu Edit, option preferences, Folder Locations Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 3 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 4 Les bibliothèques de références = bases de données(bdd) = Librairies Contiennent un ensemble de références, chacune assimilée à une fiche Choix entre 1 type de base (Generic) non modifiable et 28 types de documents dont 25 prédéfinis et modifiables et 3 types non définis (unused) 1 type peut contenir jusqu à 40 champs Possibilité de gérer plusieurs bibliothèques (bases de données) simultanément Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 5 Fenêtres Endnote Fenêtre principale : Barre de menu (a changé avec la v.6), Barres d outils (Tools / Show toolbar) Fenêtre de librairie : Barre de titre (nom de la base de données), colonnes d affichage des références (une référence par ligne), barre d état (réf. affichées, réf. totales), pré-visualisation des fiches : Show/hide (selon un format (style) d édition choisi). Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 6 1

2 Barre de menu File File : création/ouverture/fermeture des bibliothèques, importations, exportations Edit : commandes classiques windows sur les fiches dela librairie : copier/coller, choix des paramètres des polices de caractères (idem barre d outils). Paramétrages par défaut de la base (préférences). Sélections, créations de filtres, styles, fichiers de connexion. References : travailler dans une bibliothèque, ajouter, supprimer, rechercher, trier les références Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 7 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 8 Edit References Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 9 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 10 Tools Barre de Menu (suite) Tools : Show toolbar Affichage des barres Connect (z3950) Interrogation de bases distantes Terms Lists : listes d autorités auteurs, revues, descripteurs Manuscript Templates : format de l article dans une revue particulière (.dot) Cwyw = module pour citer les références dans le texte (s active si traitement de texte, word par ex., ouvert). help : outre l aide classique, lien sur support technique sur le web, style finder et web support, informations sur les mises à jour Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 11 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 12 2

3 Barres d outils Tools / Show toolbar : Raccourcis de la Barre de Menu pour travailler dans les bdd :. barre principale de commandes (cf. References, Tools de barre Menu). barre de styles d écriture (cf Edit de barre Menu). barre du CwYw (Cite while you write) endnote 5 et 6 ou de l add-in (endnote 4). Ne s affiche que si traitement de texte ouvert. Bibliothèque - Base de données Création : Menu File, option New boutons enregistrer/annuler Paramétrage de la fenêtre de visualisation : fonctionnalités windows, agrandissement, réduction, restauration Ouverture : Menu File, Open, Open Library Bibliothèque ouverte par défaut : Menu Edit, Preferences Libraries, Add Open libraries Format de visualisation des références à l écran Edit, Preferences, Display fields et Display fonts Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 13 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 14 Fenêtre de visualisation de bibliothèque Personnaliser File/Open fichier. Une référence par ligne premier auteur, année,(record Number), titre Possibilité de modifier cet affichage par Menu/Edit/Preferences/Display Fields Classement des références, tri taille maximum réf ou 32 MB Nombre illimité de bases de données ouverture d une ou plusieurs bibliothèques au démarrage de EndNote Menu/Edit/Preferences/Libraries chaque bibliothèque est une base indépendante Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 15 Préférences d affichage Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 16 Bibliothèque - bdd Navigation : - Ascenseur windows - Touches de fonction : Flèches vers le haut et vers le bas. - Saisie des premières lettres du nom d auteur => positionnement sur fiche correspondante Bibliothèque - bdd Tri - Par défaut : premier auteur, année et ordre de saisie - Cliquer sur colonne d en-tête du champ ou menu References, Sort References. Valider : sort (l ordre est conservé à la fermeture de la base) - Afficher toutes les références : Menu References, Show all References Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 17 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 18 3

4 Fermeture et sauvegarde d une bibliothèque (bdd) Menu File, option Close Library ou fermer la fenêtre avec la souris ou ctrl+shift+w : ferme toutes les bibliothèques ouvertes ou sauvegarde automatique à la fermeture d EndNote (quitter : File/Exit) copie de sauvegarde File/Save à copy Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 19 Sélection et ouverture de références Sélection : cliquer sur la réf. ou taper les premières lettres du nom d auteur Sélection multiple : pomme + clic ou shift + clic ou Menu Edit, Select All/Unselect All Ouverture : double-clic ou clic + retour chariot ou Menu References, Edit ou Menu References, Previous references, Next references ou boutons flèches de la fenêtre de la référence. Affichage d un lot : Menu Edit, Show selected Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 20 Types de références Modification des types et des champs Masques de saisie ou Reference Types - un masque de base (Generic) non modifiable, 25 types définis personnalisables + 3 types à définir (v.6) - un type de référence peut contenir jusqu à 40 champs Modification/Création d un masque de saisie - Accès au tableau des types de références par Menu Edit, Preferences, Reference Types - Pour définir par défaut un masque de saisie - Default reference type (en général «Journal article») Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 21 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 22 Types de références Création d un type - exemple Pour ajouter/supprimer/renommer des champs et/ou des types de références - Defining reference types «Modify reference types...» ex. masquer un type à la saisie : taper un point (.) devant son nom (ex :.Artwork), traduire les noms des champs en français, créer un nouveau champ à partir d un champ «custom», un type à partir d un type «unused» - Etre Cohérent dans les modifications, elles s appliqueront à toutes les bases EndNote Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 23 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 24 4

5 Création d un Type Création d un type Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 25 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 26 Création d un type Saisie de références - Saisie dans les champs Menu Reference/New Reference (ctrl+n) choisir un «reference type» /ex. Journal Article Attribution automatique d un Record Number à chaque notice (non modifiable) Champs Author et Editor, un nom par ligne [Entrée], deux écritures possibles : - Nom, Prénom1 Prénom2 ou Nom, P1 P2 ou Nom, P1.P2 ou Nom, P1. P2. Cas part. : Collectivités auteur, - Prénom1 Prénom2 Nom ou P1 P2 Nom ou P1.P2 Nom ou P1. P2. Nom (la liste d autorité ne sera pas activée) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 27 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 28 Saisie de références - Saisie dans les champs Masque de saisie References/New reference Si auteur est une collectivité il faut ajouter une virgule à la fin du nom ex. Ministère de l Agriculture, espace ou. entre les initiales des prénoms Si plus de 3 auteurs, les inscrire Endnote génèrera le et al. automatiquement à l édition si prescrit par le style Si plus de 3 auteurs mais seulement un ou deux connus, les inscrire et mettre «et al.» dans la dernière ligne Si l auteur est anonyme, laisser le champ vide Passage au champ suivant [Tab] Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 29 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 30 5

6 Saisie de références - Saisie dans les champs Year (Année) sur 4 caractères ou (sous presse, etc ) Tous les champs Title (titre) : ni point final, ni retour chariot. Mettre les lettres majuscules si nécessaires Journal Name (Titre de revue) : Saisie facilitée par l affichage de la liste des titres associée en utilisant la combinaison des touches CTRL+1 choisir le titre, insert term (cette liste peut contenir les abréviations saisies dans le champ Alternate Journal) pages : au choix ou (formatage géré) Edition : sans mention «ed.» contenu non modifié Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 31 Saisie de références - Saisie dans les champs Keywords : séparateur \ ; /, ou _ entre les mots clés Notes et abstracts : maxi caractères (8 pages) avec une limite de caractères (16 pages) par référence Short title (titre court) Si plusieurs documents sont écrits par le même auteur, cette forme abrégé sera utilisée par certains styles bibliographiques pour différencier les références citées dans le texte. Date (date d édition) Reprint edition (Réimpression d édition) Reviewed Item (Critique) Titre du document critiqué Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 32 Saisie de références - Saisie dans les champs Saisie de références - Saisie dans les champs Call Number (Cote) : pour retrouver le document sur les rayons de la bibliothèque. Label (libellé) : Utilisation variée (cote, date de saisie, citations/ex.) Accession Number : no d enregistrement propre à la base de donnée d où est extraite la réf. URL : adresse internet ou chemin à lier à un fichier (local ou distant) par Menu References, Link to. Accès direct au fichier par Menu References, Open Link => lancement de l application (navigateur, Acrobat, word ) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 33 2 Nouveaux champs EndNote 6. Dans les Types Figure, Chart et Equation :. Image : contient un fichier lié (graphique, ill., ) le fichier lié est copié dans un répertoire portant le nom de la base.data un seul fichier attaché par référence Pour lier le fichier : Menu References/Insert Picture ou Object. Caption : contient la légende du fichier lié Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 34 Commandes de saisie Raccourcis claviers Glisser-déposer avec la souris couper/copier/coller (Menu Edit ou ctrl-c/ctrl-v) de texte dans une notice, d une notice à l autre, d une notice à un traitement de texte copier des références d une base à une autre : sélectionner les références, copier/coller ou Sélectionner- Glisser-déposer/souris Saisie de références - Polices - Par défaut «Plain font» «Plain size» in fine ce sera la police du traitement de texte qui prévaudra. Modifications / ex. noms d espèces en italiques, lettres grecques «Symbol», exposants,... seront conservées. - Si choix de police par Menu Edit/Preferences ou Menu Tools/Show toolbar/text Style. Police sélectionnée prévaut sur la police utilisée par défaut par le traitement de texte Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 35 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 36 6

7 Saisie de références - Polices Caractères spéciaux possibles : Caractères ASCII ou ANSI : Alt + code Copier/coller à partir de la table de caractères Windows (dans Accessoires) raccourcis claviers (pc ou mac) : ctrl ou pomme b = gras. Ctrl ou Pomme i = italique, etc... Modification, déplacement du contenu d un champ Limiter l exécution au sous ensemble contenant les références à modifier (References/Show selected References) Modifier = Rechercher et remplacer le contenu d un champ : ATTENTION ces opérations ne peuvent pas être annulée : References/Change and move text/change fields/choisir le champ/choisir l opération à effectuer Déplacer le contenu d un champ dans un autre champ : References/Change and move text/move fields/choisir les champs Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 37 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 38 Tri des doublons Détection par défaut par comparaison des champs auteur, année, title et ref. type Paramétrable : Edit, preferences, duplicates Commande : Menu References, Find Duplicates Suppression de références : References/Delete references ou Edit/Cut ou Edit/Clear Listes de termes Pour chaque base de données, 3 listes sont générées automatiquement : authors, journals, keywords liées à des champs.menu Tools /Open Term list Mises à jour automatiques : Edit/ Preferences/ Term lists/ update lists during data entry et update lists when importing... Mises à jour manuelles: Tools/Define Term List/ Create List ou Update List copier/coller possible Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 39 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 40 Listes de termes listes de termes Création de nouvelles listes de termes: Tools/Define Term List /Create List /Term List Name (jusqu à 31 listes par base) Chaque liste doit être liée à (un)des champs et à une(des) base(s) Tools/Link Term List importation de liste : tout fichier texte présentant une liste, un élément par ligne Tools/Open ou Define Term Lists/Import List exporter ou imprimer : Tools/ Open ou Define Term Lists/ Export List /sauvegarder fichier texte (ouvrir dans un traitement de texte par ex.) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 41 Les Term Lists Journals permettent la gestion des différentes formes des titres de revues (abbrev.) Endnote fournit 3 listes thématiques. D autres listes sont récupérables voir Faq_Endnote.html Suggestion automatique de termes à la saisie : Edit/Preferences/Term List. Choix manuel de termes à la saisie : CTRL+1 dans le champ (Affiche la liste liée au champ) /double clic sur le terme ou sélection + bouton «insert term» Facilitent la saisie, la recherche des données et améliorent la cohérence de la base de donnée. Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 42 7

8 Recherche dans une base Recherche dans une base Champ dans lequel la recherche se fera Search showing references = recherche dans un sous ensemblecréé à partir d une recherche précédente Add to showing references : ajoute le resultat de la recherche à un sous ensemble existant Ajouter, inserer ou enlever un item de recherche AND, OR et NOT non utilisables dans les cases de recherche Restraure Default = faire une nouvelle recherche Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 43 Menu References/Search ouvre une fenêtre de recherche opérateurs booléens : And, Or, Not opérateurs de comparaison sauvegarde/rappel d une stratégie de recherche : save search/load search champs interrogés : ceux du type generic Recherche sur tout ou partie de la base. Distinction majuscules/minuscules (match case) recherche sur mots entiers (match words), troncature implicite à droite et à gauche si option non cochée Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 44 Recherche dans une base Recherche supporte les accents. Penser aux différentes graphies Pas de troncature explicite Annuler une recherche : touche «ESC» Priorité des opérateurs = ordre d apparition du haut vers le bas Ex. : (xxx OR yyy) AND zzz Les mots d une case sont cherchés comme une expression Recherche d un champ vide, utiliser «Is» et laisser vide Utilisation des listes de termes : (affichage) CTRL+1 /(sélection) double clic sur le terme Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 45 Edition : styles - 1 Style bibliographique : Format de présentation de citation dans un texte et de références dans une bibliographie (Choix et présentation des éléments bibliographiques à éditer, style du texte, ponctuation, ordre des citations et des références) Répertoire c:\program files\endnote\styles (sauf réseau) Styles prédéfinis : 700 styles fournis, mises à jour récupérables sur le site de EndNote Style identifié par son nom et sa catégorie. Voir Style manager. Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 46 Styles d édition - 2 Catégorie Generic : 5 formats d édition standard proposés Styles de revues : fichier de définition d un format de citation de références bibliographiques, chaque style est un fichier dont le nom se réfère à la revue ou à l éditeur qui a défini le format bibliographique Recherche d un style File, Open Style Manager, Find Edition d un style File, open Style Manager, Edit Création File, Output Styles, New Style ou copie d un style existant File, save as, lui donner un nom, le modifier Style preview : visualiser une référence dans le style Styles d édition - 3 Formatage selon des Règles d écriture, police, formatage auteur, titre, revue, tri, caractères spéciaux exemples des Styles imposés par les revues. Utilisation avec le Module extérieur de Endnote «Cite While You Write» (cwyw) word 97 ou 2000 = évolution de Menu Add-in depuis word 95 choisi Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 47 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 48 8

9 Styles- Caractères de formatage «Link adjacent text» ou ponctuation [Alt+Ctrl+barre espace]. Ex. : «Edition ed.» le texte «ed.» apparaitra dans la référence seulement quand il y aura une mention d édition «Forced separation» barre verticale. Séparation forcée du texte ou de la ponctuation dépendant d un champ. Ex. «Volume :Issue» les : sont dépendant de la présence du champ «Issue» «Singular/plural» «^» sépare le singulier et le pluriel des mots qui apparaissent en relation avec les champs author, editor ou page. Ex. «p.^pp. Pages» Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 49 Exportation/impression de Références Sélectionner les références les Visualiser, Menu References/Show selected (fenêtre de visualisation) Trier les références, Menu References/Sort References, Sélectionner un format d édition, Menu Edit/Output Styles (ou barre d Outils) - Exporter le fichier en.txt,.rtf ou.htm : Menu File/Export - Imprimer directement les références : Menu File/Print Les références sont triées selon l ordre de tri de la base Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 50 Impression de bibliographie seule Rédaction cwyw-1 Sélectionner les références à formater, sélectionner le format d édition : Menu Edit/Output Style ou directement sur Barre d outils. Création d un fichier Menu Edit/Copy Formated (press papier) Sous traitement de texte insertion à l endroit voulu Ctrl+V Les références sont triées et formatées selon le Style choisi Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 51 Cwyw = cite while you write Rédaction avec ttx ex. Word (97 ou 2000) Menus sous Endnote et sous Word qui permettent de basculer d un logiciel à l autre. Permettent d insérer des citations temporaires dans le texte qui seront remplacées par l appel des références selon le style de la revue choisie quand le document sera formaté Par défaut la bibliographie est générée automatiquement, cette fonction peut être désactivée pour le document en cours dans Word : Outils/ EndNote6/ Format Bibliography / Instant Formatting bouton Disable Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 52 Rédaction cwyw - écran word cwyw - écran word - 2 EndNote v.5/6 permet de chercher des références dans une librairie EndNote ouverte, sans quitter Word : Menu outils ou barrette d icônes EndNote 5/6 dans word :. Ouvrir la base Endnote contenant les références à citer.. Démarrer Word et ouvrir le fichier «manuscrit». Positionner le curseur la où l on veut introduire une citation.. Dans Word : Menu Outils, Sous-Menu EndNote 5,6, Find citations ou bien icône «loupe» dans la barrette outils Endnote.. Une boite de dialogue apparaît, renseigner la case «search for». Cliquer sur «Perform Search», EndNote liste la (les) réponse(s). Choisir la référence à insérer, cliquer sur le bouton «Insert» Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 53 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 54 9

10 cwyw - écran word - 3 Cwyw - écran EndNote Répéter cette séquence autant de fois que nécessaire. Possibilité de sélectionner plusieurs citations à la fois. Commande «Format bibliography» active par défaut, permet de visualiser la bibliographie dans le style choisi, peut être désactivée dans Word Outils/Endnote6/Unformat citation/style. Go to EndNote. Insert Selected Citation(s) si pré-sélection dans EndNote. Insert Notes. Preferences (ouverture relative de Word et de EndNote) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 55 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 56 cwyw - écran word - 4 Pour partager un document ayant une bibliographie EndNote avec d autres utilisateurs ou pour soumettre à un éditeur une version électronique d un article, sauvegarder une copie du document en enlevant les codes de EndNote. Dans Word Menu Outils/EndNote6/Remove Field codes. Donner un nom au fichier Tools, Manuscript Templates pour certaine revues EndNote fournit aussi le modèle éditorial de l article (.dot) dans la revue (pour MS Word). Récupérable aussi sur les sites des revues. Manuscript Wizard (activer les macros) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 57 Transferts de références : filtres (= masques ou templates) - 1 Transfert d un autre système vers EndNote : Pour que les données soient transférables il faut un fichier structuré. Transfert à l aide de Filtres fournis avec le logiciel EndNote. Les fichiers filtres sont classés dans le répertoire Filters, accès par menu Edit / Import Filter/ Filters Manager. Les filtres sont classés dans des catégories, chaque filtre est un fichier dont le nom précise le couple : base source (distributeur) /ex : CAB Abstract (SP) (Sauf les filtres de la catégorie Generic) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 58 Transferts : Filtres - 2 Transferts : Filtres - 3 Sélection d un filtre : Menu Edit, import filters, choix Open Filter Manager, sélectionner en cochant vos filtres favoris Edition : Menu Edit, Import Filters, Open Manager, Edit travail sur templates, reference types par templates on a une table de correspondance entre les champs de la base source et les champs de la base EndNote par type de documents. Importation : menu File, Import choisir le fichier à importer et le filtre correspondant (Voir site Webdoc IRD : Faq EndNote) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 59 A-) Transfert de références issues d une autre base EndNote : - Filtre Generic EndNote Import (balisage par étiquette TAG (%A %B ) sauvegarde par Menu Save, Save a copy - ou Utilisation du copier/coller et du glisser/déposer - ou Déplacement de base.enl dans répertoires Compatibilité entre toutes les versions de EndNote B-) Transfert dans EndNote d une bibliographie sous traitement de texte : copier/coller ou utilisation du filtre Generic Endnote Import (après balisage des références par une étiquette (TAG) au début de chaque champ) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 60 10

11 Transferts : Filtres - 3 C-) Transferts de références issues de bases de données commerciales (CAB, CC...) ou gratuites (cas de Pubmed) Exemple des CAB Abstracts (SP) = via Webspirs Exemple de Pubmed voir site de la doc IRD Webdoc D-) Transfert de références issues d un autre logiciel de gestion de bibliographies exemple référence Manager : Modifications, créations de filtres possibles Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 61 Transferts : télédéchargement. Connexion norme z Fichiers de connexion : fichier permettant à partir de EndNote la connexion à une base de données utilisant le protocole z3950 et le déchargement direct de notices dans une bibliothèque Endnote. A chaque base de données (payante ou gratuite) correspond un fichier de connexion contenant tous les paramétrages nécessaires. Répertoire de fichiers de connexions Connections c:\program files\endnote\connections (sauf install reseau) Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 62 Connection Pubmed z3950 Transferts : Connexion - 2 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 63 connexion : Menu Tools/ Connect, commande connect ou clic direct sur liste favoris. Une fois la connexion établie ouverture d une fenêtre de recherche EndNote dans la base distante. Exemples Pubmed (gratuit), CC / CAB (mot de passe nécessaire. Abonnement Payant) Les références sont affichées dans une nouvelle fenêtre «connected to» : nom de la base de donnée. Marquer les références pertinentes et les Sauvegarder «copy references to» choisir/créer une base de données. Sauvegarder de l équation de recherche (en local) nom_fichier.enq Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 64 Connexion : fenêtres d interrogation et de visualisation des réponses Transferts : connexion - 3 Toujours vérifier que les contenus des notices sont bien dans les bons champs (en général plus grande fidélité qu avec un filtre) Procédure plus rapide que le passage par les filtres mais moins souple à l interrogation pour des questions complexes (voir diapos nos : «recherche dans une base») Procédure pour demander un accès mot de passe aux bases sur abonnement à l IRD (CC, CAB Abstracts et Georef). + Engagement de Confidentialité à signer voir : Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 65 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 66 11

12 Gestion des photographies pour Indigo base La version 6 de EndNote peut vous permettre de gérer vos photographies voir manuel «Comment faire le lien entre vos notices de photos et la banque d images Indigo» de l IRD (juin 2003) /endnote_guide.pdf contient quelques erreurs, doit être corrigé : S inspirer du type de référence «Figure» en créant un Type «Photo» à la place d un Type «unused» : Menu Edit, Preferences, Reference Type, Modify Reference Type (cf diapos Manuel indiqué ci-dessus) Compatibilité de versions EndNote 6 est compatible avec les bases de données des versions antérieures de EndNote Plus et EndNote pour DOS, Windows et Macintosh Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 67 Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 68 Compléments d informations et autres supports de formation Voir le site de la Documentation IRD Webdoc Menu : Aides : Manuels : Formation EndNote 6 IRD Montpellier E.Ambert (4e version 2003) 69 12