PRESENTATION ET UTILISATION COURANTE

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1 PRESENTATION ET UTILISATION COURANTE 1- PRESENTATION Remplaçant Sertifal depuis le 1 er février 2007, Sertifup 1 est composé de deux modules principaux : - Un site web( ) dont l accès est réservé aux utilisateurs identifiés. - Des formulaires à remplir avec Adobe Reader, en local, sur votre PC Le site web est utilisé pour : - voir la liste des enquêtes en cours (il s agit de formulaires PDF), - télécharger des formulaires vers votre PC, - transmettre au FUP les formulaires complétés, - consulter les formulaires déjà envoyés au FUP (lien Consulter ) 1.2 ADOBE READER testcouleur Ce logiciel permet d ouvrir les formulaires téléchargés, et d y effectuer la saisie des données demandées. Ces fichiers sont au format PDF. Vous pouvez donc REMPLIR UN FORMULAIRE SERTIFUP SUR VOTRE PC, SANS AUCUNE CONNEXION INTERNET ACTIVE. Celle-ci n est nécessaire que lorsque vous récupérez un formulaire à remplir, ou lorsque vous voulez nous envoyer votre réponse. 1.3 CONTROLES DE COHERENCE Chaque formulaire téléchargé vous permet de saisir des données, en générale numérique, plus une zone alphanumérique en fin de fichier («commentaires») Ces formulaires sont programmés, et contiennent des contrôles. Par exemple, le contenu d une cellule ne doit pas être négatif. Pour savoir si votre formulaire sera pris en compte dès le 1 er envoi sur il suffit de VERIFIER QU IL NE CONTIENT PAS DE CELLULE SURLIGNEE EN ROUGE. 1.4 COURRIELS Enfin, Sertifup vous enverra un courriel à chaque fois que : - vous nous avez renvoyé un formulaire, - une nouvelle enquête vous concernant est disponible, - le FUP vous demande des modifications, ou effectue des relances. 1 Sertifup : Système d Echange Réciproque et de Traitement des Informations du FUP Page 1 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

2 2- CONNEXION ET ACCUEIL Sur votre navigateur Internet (au choix, Internet Explorer 7, Mozilla Firefox 2, etc.), entrez l adresse suivante : Saisissez votre nom d Utilisateur et votre mot de passe : Vous voici sur la page d accueil de Sertifup. Vous pouvez utiliser le lien permettant de télécharger la version la plus récente d Adobe Reader. SI VOUS DISPOSEZ D ADOBE READER VERSION 7, OU D UNE VERSION ANTERIEURE, VOUS RENCONTREREZ DES PROBLEMES DANS LE REMPLISSAGE ET L ENVOI DES FORMULAIRES PDF. MERCI DE PASSER A LA VERSION 8 OU ULTERIEURE. Page 2 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

3 3- SITE WEB SERTIFUP : STATUT DES ENQUETES & ACTIONS POSSIBLES Il existe deux rubriques principales : Enquêtes en cours et Historique des enquêtes. En sélectionnant la rubrique Enquêtes en cours, vous pouvez visualiser les informations essentielles sur toutes les enquêtes qui vous concernent. Depuis l été 2008 VOUS POUVEZ CONSULTER TOUS LES FORMULAIRES QUE VOUS NOUS AVEZ ENVOYES, SANS TELECHARGER LE FORMULAIRE POUR LE MODIFIER : C EST LE LIEN «CONSULTER» A PARTIR DE L ETE 2009, IL VOUS SERA PROPOSE UN NOUVEL AFFICHAGE PAR DEFAUT : LE FORMULAIRE LE PLUS RECENT SERA EN TETE DE LISTE, LE PLUS ANCIEN EN FIN DE LISTE. L historique des enquêtes concerne les anciennes enquêtes, qui ont été archivées plus d un an après leur mise en ligne. Vous y trouverez : - les Qualitatives 2006, - le Suivi prévisionnel de Trésorerie 2007, - les Flash de 2007 (sauf celle de décembre, qui figure encore parmi les enquêtes en cours) Vous pouvez trier les informations affichées de la même façon que sur la page «Enquêtes en cours», mais ne pouvez plus consulter les PDF ni les modifier. Pour tout PDF manquant, contacter svp le FUP dispose de la version la plus récente de toutes les enquêtes. Page 3 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

4 Récapitulatif des statuts d une enquête, et des actions correspondantes Les couleurs utilisées sont celles du site Statut Situation Actions possibles Pour Non téléchargé L enquête vient d être publiée Télécharger le formulaire à compléter Récupérer le fichier PDF sur le PC utilisé Téléchargé / En cours de modification Vous avez récupéré l enquête sur votre PC, une ou plusieurs fois, via le site web de Sertifup, et devez renvoyer votre réponse Envoyer le formulaire complété Télécharger à nouveau Envoyer votre réponse. Vous avez terminé la saisie des données demandées, ou les avez modifiées, et êtes prêt à répondre Récupérer la version la plus récente acceptée par le serveur. Windows a sournoisement dissimulé votre fichier dans un de ses dossiers temporaires Envoyé / Modifié Vous avez répondu, une ou plusieurs fois, en renvoyant l enquête via le site VOUS N AVEZ RIEN A FAIRE DE PLUS, A MOINS QU IL FAILLE MODIFIER DES DONNEES Télécharger le formulaire pour le modifier Modifier ou mettre à jour certaines données (par ex. : Suivi prévisionnel de trésorerie) Dès que vous aurez téléchargé le formulaire, le statut de l enquête deviendra «En cours de modification» Validé Le FUP a validé votre réponse la plus récente. VOUS N AVEZ RIEN A FAIRE DE PLUS, A MOINS QU IL FAILLE MODIFIER DES DONNEES Télécharger le formulaire pour le modifier Modifier certaines données Dès que vous aurez téléchargé le formulaire, le statut de l enquête deviendra «En cours de modification» Sertifup avait prévu que vous auriez à «Télécharger à nouveau» votre enquête, il est donc de connivence avec Windows. Mais pas seulement, Sertifup et Adobe Reader sont aussi compatibles avec les systèmes d exploitation Mac OS X et versions ultérieures (pour toute information sur ce sujet, contactez svp DEPUIS L ETE 2008 : TOUT FORMULAIRE ENVOYE AU MOINS UNE FOIS PEUT ETRE CONSULTE, SANS MODIFICATION DU STATUT DE L ENQUETE, VIA CETTE SIGNALETIQUE: Consulter CETTE FONCTION DE CONSULTATION EST DISPONIBLE POUR TOUTE ENQUETE DONT LE STATUT EST : Envoyé En cours de modification Modifié Validé Page 4 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

5 4- TELECHARGER UNE ENQUETE A COMPLETER Lors de votre 1 ère connexion, les enquêtes disponibles auront pour statut «Non téléchargé». Vous pouvez donc cliquer sur l action «Télécharger le formulaire à compléter». Windows vous proposera plusieurs choix. CLIQUEZ SVP SUR «ENREGISTRER»: Le fichier téléchargé est un fichier ZIP, ce qui signifie qu il est compressé, pour un volume moindre, et donc un temps de téléchargement plus réduit. Pour obtenir le PDF à compléter, faites un clic droit sur le fichier téléchargé, et sélectionnez «Extraire tout», ou «Extraire ici», selon les versions de Windows. Page 5 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

6 Cela fait, nous allons pouvoir utiliser le fichier PDF que nous avons récupéré, en double cliquant sur celui-ci. Notez que vous pouvez supprimer le fichier zip reçu, puisque vous disposez du fichier PDF qui seul est utilisé en saisie, et comme pièce jointe de votre réponse. Cela aura pour effet d ouvrir le logiciel Adobe Reader, et d y afficher le formulaire correspondant. Page 6 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

7 5- UTILISATION D UN FORMULAIRE PDF La 1 ère page, dite page de garde, est toujours consacrée aux informations générales sur l enquête concernée : Le numéro de version (ici 1) correspond au nombre de fois qu une réponse a été acceptée par Sertifup, puisque l on peut télécharger plusieurs fois un formulaire auquel on a déjà répondu, en fonction des modifications et mises à jour à apporter. Ceci est en particulier utile pour le suivi prévisionnel de trésorerie. On remarque que l on peut passer d une page du formulaire à l autre avec les flèches situées dans la partie supérieures de la fenêtre. Immédiatement à droite des flèches, se trouve un zoom réglable bien pratique. Comme mentionné précédemment, vous pouvez remplir le formulaire en entier, ou partiellement, sans avoir besoin d être connecté au site web N.B. : il est utile d enregistrer le fichier de temps à autre. Page 7 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

8 La deuxième page d un formulaire est toujours consacrée aux coordonnées de l acteur de la saisie, et du responsable de l organisme. Tous les champs saisis dans cette page, lorsque vous travaillerez sur votre premier formulaire, seront par la suite pré remplis dans tous les formulaires suivants. (à condition que l envoi de votre 1 er formulaire soit réussi) Page 8 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

9 La 3 ème page et les suivantes contiennent les données financières à saisir, spécifiques à chaque enquête. Les codes couleurs employés, identiques quelle que soit l enquête, vous permettent d identifier rapidement les différents champs : - En vert les champs de données à saisir pour tous les organismes. - En jaune les champs réservés au FAF TT. - En gris les champs de données agrégées (somme, pourcentage, etc.) remplis automatiquement au fur et à mesure de la saisie. - En orange les champs remplis par le FUP. Il s agit notamment des données financières relatives au suivi prévisionnel de trésorerie et aux Flux Financiers. - En rouge les champs sur lesquels sont appliqués des contrôles. Il peut s agir de champs à saisir (verts), ou de sommes de contrôles (gris). Ces champs vous préviennent à l avance du succès, ou de l échec, de la transmission de votre formulaire vers le FUP. Lorsque vous envoyez une réponse, donc un formulaire, via le site web de Sertifup, des contrôles de cohérence sont systématiquement appliqués. Vous devez donc attendre le résultat de ces contrôles pour savoir si votre réponse est acceptée. Si aucun champ du formulaire ouvert avec Adobe Reader n est surligné en rouge, votre envoi réussira, à condition que l , le nom et le téléphone du Contact de l enquête soient saisis. Sauf bien sur si votre accès à Internet ne fonctionne pas. Les règles de gestion appliquées pour surligner un champ en rouge sont détaillées sous forme de texte, à proximité du tableau concerné. Si aucun texte n est ajouté, il s agit d un champ à saisir, dont la valeur doit être différente de zéro. Page 9 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

10 6- ADOBE READER NB : L installation d un logiciel requiert des droits «Administrateurs». Il est possible que ce ne soit pas le cas de votre compte Windows. Contacter alors votre support technique svp. Adobe Reader est le seul logiciel nécessaire à l utilisation de Sertifup. Il est gratuit. Ses fonctionnalités seront détaillées plus loin. S il n est pas présent sur votre ordinateur, ou si la version dont vous disposez est antérieure à la version 8, cliquez svp sur le lien proposé sur la page d accueil de Sertifup. Vous serez alors automatiquement redirigé sur le site web d Adobe : En cliquant sur Télécharger, vous obtenez l écran suivant : Page 10 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

11 Selon le paramétrage de votre navigateur web, il est possible que le téléchargement ne commence pas immédiatement. Que vous utilisiez Internet Explorer ou Mozilla Firefox, le principe est le même : En cas de téléchargement bloqué, un message d information apparait juste au dessus du site web. A vous de cliquer sur ce message, pour accepter le téléchargement. Placez le fichier à enregistrer sur votre Bureau, ou dans «Mes documents» pour pouvoir le retrouver facilement. Le fichier téléchargé permet d installer Adobe Reader 9 sur votre ordinateur, au besoin en effectuant automatiquement une mise à jour depuis une version antérieure existante. Lorsque le fichier a été entièrement téléchargé, double-cliquez sur son icône, et l installation débute : Si pendant cette procédure survient un message d erreur vous signalant que vous ne pouvez pas effectuer cette opération, ou si vous ne pouvez utiliser normalement Adobe Reader, c est que votre compte ne dispose pas des droits Windows suffisant pour le faire. Contactez alors votre support informatique, qui pourra s en charger. Page 11 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

12 7- UTILISATION D ADOBE READER : INFORMATIONS UTILES 7.1) Icones utiles Le réglage du zoom, et les flèches de circulation d une page à l autre : Pour information, il peut également être utile de réinitialiser les panneaux, c'est-à-dire la liste des icones situés dans la colonne de gauche : Page 12 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

13 7.2) Supprimer la liste de choix Quand vous saisissez un nombre, le Reader vous propose éventuellement tous les nombres déjà saisis commençant, par exemple, par 1: Voici une petite procédure pour se débarrasser définitivement de cette «Aide» génante : Le Reader étant ouvert (ici version 8), cliquez sur le menu «Edition», et sélectionnez le menu «Préférences» : Page 13 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

14 Dans l écran de réglage des préférences, cliquez dans la colonne de gauche sur «Formulaires» : Au niveau du remplissage automatique, choisissez «Désactivé». Si besoin, cliquez sur le bouton «Modifier la liste», situé sous le choix précédent, et choisissez «Supprimer tout». Cliquez sur le bouton «OK» : Aucune liste ne sera proposée pendant votre saisie. Page 14 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

15 8- ENVOI D UN FORMULAIRE COMPLETE Maintenant que notre formulaire a été complété, qu il ne comporte plus de cases surlignées en rouge, et que nous l avons enregistré, il suffit de revenir sur le site web de Sertifup, et de se connecter à nouveau : Dans la rubrique «Enquête en cours», celle sur laquelle nous avons travaillé a bien le statut «Téléchargé», nous pouvons donc cliquer sur «Envoyer le formulaire complété». Page 15 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

16 Sertifup nous propose d ajouter un fichier. Comme notre enquête ne comporte qu un seul formulaire (sauf Qualitative), il s agit du fichier PDF que nous avons complété avec Adobe Reader. En cliquant sur «Ajouter un nouveau fichier», Windows va nous demander où se trouve le formulaire concerné d où l utilité d avoir choisi un répertoire facile à retrouver pour stocker tous les formulaires téléchargés. Notez que Sertifup nous indique, sous la rubrique «Liste des fichiers à envoyer», le nom du fichier PDF à sélectionner. Cela sera utile pour éviter toute confusion de fichier, lorsque vous aurez stocké un nombre important de formulaires, par exemple les Flashs de l année. Page 16 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

17 8.1/ SI L ENVOI EST REUSSI Il ne reste qu à saisir le code de validation. Votre directeur, ou le responsable de votre service peut intervenir à ce moment, s il souhaite avoir le contrôle des données transmises. A l issue, vous obtenez un écran de confirmation de la réussite de l envoi : Page 17 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

18 Dans les minutes qui suivent, un courriel parvient dans la boite aux lettres electronique de l acteur de la saisie de l enquête, tel qu indiqué en page 2 du formulaire: Au même moment, l administrateur de Sertifup reçoit aussi un courriel signalant que vous venez d envoyer votre formulaire. 8.2/ SI L ENVOI ECHOUE Si un ou plusieurs contrôles de cohérence ont détecté des erreurs dans votre formulaire, le site web de Sertifup affiche la liste des contrôles concernés, et l erreur détectée : Page 18 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

19 Cette liste est peu exploitable. Il s agit de messages «brut de serveur»! Vous pouvez y trouver la référence du tableau et de la rubrique concernés, mais il est nécessaire de reprendre votre formulaire PDF avec Adobe Reader pour connaître la cause du rejet. Pour gagner du temps, repérez svp dans votre PDF les cellules surlignées en rouge, et contactez svp la hotline de Sertifup, par téléphone ou par courriel. 9-DIVERS 9.1/ ADMINISTRATION, GESTION DES COMPTES, UTILISATION DE SERTIFUP L administrateur de Sertifup dispose d outils de gestion des comptes de tous les organismes. Si vous êtes un nouvel utilisateur de Sertifup, si vous avez un problème de mot de passe ou de code de validation, contactez : Idem pour toute question relative à l emploi du site web et des formulaires de Sertifup! 9.2/ AIDE EN LIGNE N hésitez pas à consulter la rubrique «Aide»! Elle contient, sous forme de fichiers PDF, un calendrier des enquêtes, le guide d utilisation de Sertifup, et des fichiers concernant certains types d enquêtes à remplir. Page 19 sur 19 FUP bd Haussmann PARIS tél

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