La demande de paiement peut correspondre non seulement aux factures mais plus généralement à toute pièce fournisseur (avoir,

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4 Aide à l animateur : Le processus standard de la dépense se décompose en 5 étapes majeures : la formalisation d un contrat, l engagement juridique, le service fait, la demande de paiement et le paiement. Il débute par la formalisation d un contrat : un prescripteur exprime un besoin ; le service acheteur vérifie l opportunité et formalise un contrat. Vient ensuite l étape de l engagement juridique: le gestionnaire enregistre l acte juridique (engagement juridique) dans le système d information et le responsable valide l engagement. L étape suivante, le service fait (SF), consiste à vérifier la conformité de la livraison à la commande ou à l engagement juridique : le gestionnaire du SF vérifie la conformité de la livraison à la commande ou à l engagement juridique et constate le SF ; le certificateur certifie le SF. L étape suivante consiste à créer et valider la demande de paiement. Le gestionnaire de la DP crée la DP. Le responsable de la DP la contrôle et la valide. Le comptable prend ensuite en charge la demande de paiement. Enfin la dernière étape consiste à réaliser le paiement (par le responsable de trésorerie). Des variantes existent à ce processus standard de la dépense (cf. Module de formation Dépense) : service fait concomitant à l engagement juridique (ex : décisions de versement de subventions sans conditions), service fait concomitant à la demande de paiement (ex : baux avec préavis), dépense sans engagement préalable (ex : dépenses de fluides), paiement réalisé avant l ordonnancement (ex : paiement par prélèvement). 4

5 Aide à l animateur : La demande de paiement reprend les éléments de facturation communiqués par le fournisseur (montant, date, taux de TVA..). La DP matérialise à la fois l ordre de payer et le résultat de la liquidation. La demande de paiement remplace le mandat. La demande de paiement peut correspondre non seulement aux factures mais plus généralement à toute pièce fournisseur (avoir, avance ). 5

6 1. Aide à l animateur : Le processus décrit le déroulement des étapes dans le cas d une DP hors EJ. A chaque étape interviennent des rôles spécifiques. Dans la représentation des processus, les différents intervenants sont modélisés par des rôles élémentaires, réalisant chacun une activité qui contribue au déroulement du processus. Pour un organisme particulier, les acteurs opérationnels se voient attribuer un ou plusieurs rôles en fonction du choix d organisation retenu pour cet organisme. 2. Organisation sans service facturier : Le gestionnaire des DP crée la DP(suite à la réception de la facture) Le responsable des DP contrôle et valide les demandes de paiement transmises par le gestionnaire des DP ; il peut, le cas échéant, les modifier ou les rejeter en les retournant au gestionnaire des DP ou encore les supprimer. La validation de la DP par le responsable des DP donne lieu à consommation d AE (les CP sont consommés au paiement) Une fois validée par le responsable de DP, la DP est transmise au comptable de la prise en charge qui, après l avoir contrôlée, la prend en charge. La prise en charge donne lieu à écriture de charge (ou d immobilisation) en comptabilité générale. En cas d irrégularité, le comptable rejette la DP et la renvoie à l ordonnateur. Il doit pouvoir motiver son rejet dans l outil informatique Le comptable vérifie également la couverture de la dépense par des CP à la date d échéance. La prise en charge de la DP par le comptable n entraîne aucune consommation de CP. Cette dernière intervient au moment du paiement. L outil informatique doit permettre de contrôler la disponibilité des CP lors du paiement. Impacts comptables : Il y a deux impacts en comptabilité générale : Premier impact : au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d une écriture au débit du compte de charge ou d immobilisation et au crédit du compte Fournisseur 401. Deuxième impact : au moment du paiement avec la génération d une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d un compte de classe 5. 6

7 1. Aide à l animateur : Organisation avec service facturier : Le gestionnaire des DP (au sein du SFACT) crée la DP (suite à la réception de la facture) Le responsable des DP (au sein du SFACT) contrôle et valide les demandes de paiement transmises par le gestionnaire des DP ; il peut, le cas échéant, les modifier ou les rejeter en les retournant au gestionnaire des DP ou encore les supprimer. La validation de la DP par le responsable des DP donne lieu à consommation d AE (les CP sont consommés au paiement). La prise en charge donne lieu à écriture de charge (ou immobilisation) en comptabilité générale - des cas de refus peuvent exister le comptable renvoi alors la DP au gestionnaire des DP Le comptable peut traiter la DP seulement s il a un ordre à payer de l ordonnateur. Pour formaliser cet ordre à payer, il est souhaitable que la procédure soit dématérialisée. Dans certains cas, pour des dépenses courantes, cette procédure peut être incluse dans le protocole du SFACT Le comptable vérifie également la couverture de la dépense par des CP à la date d échéance. La prise en charge de la DP par le comptable n entraîne aucune consommation de CP. Cette dernière intervient au moment du paiement. L outil informatique doit permettre de contrôler la disponibilité des CP lors du paiement. Le rôle de gestionnaire et de responsable peut être attribué à un même acteur au sein du SFACT mais pas pour une même facture. Le rôle de responsable de DP et de comptable de la prise en charge concernent le même acteur afin d améliorer l efficience des traitements Impacts comptables : Il y a deux impacts en comptabilité générale : Premier impact : au moment de la prise en charge de la demande de paiement avec la génération d une écriture au débit du compte de charge ou d immobilisation et au crédit du compte Fournisseur 401. Deuxième impact : au moment du paiement avec la génération d une écriture au débit du compte 401 Fournisseur et au crédit d un compte de classe 5. 7

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10 Aide à l animateur : Autres exemples : - Remboursement de frais de déplacement ; - Régies d avance - Un arrêté d application fixant l ensemble des dépenses de fonctionnement courantes pouvant être traitées via une DP sans EJ sera publié (arrêté de publication du recueil des règles budgétaires). 10

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13 Aide à l animateur : Les modifications ou suppressions de demandes de paiement (DP) sur EJ : - sont autorisées selon l étape du flux de la dépense dans laquelle elles interviennent. DP non validée par le responsable des DP : possibilité de modifier ou supprimer la DP par le responsable des DP DP comptabilisée par le comptable mais pas encore payée : possibilité d annulation de la DP (contrepassation de l écriture de dette fournisseur en comptabilité générale) par l Agent comptable. Une nouvelle demande de paiement peut alors être créée. DP comptabilisée par le comptable et payée : demande de correction en comptabilité générale et budgétaire. - doivent être motivées par un commentaire enregistré et restituable dans le système d information. 13

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