BULLETIN OFFICIEL DES ARMEES. Edition Chronologique. PARTIE PERMANENTE Armée de l'air

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1 BULLETIN OFFICIEL DES ARMEES Edition Chronologique PARTIE PERMANENTE Armée de l'air CIRCULAIRE PROVISOIRE N 11695/DEF/DCCA/FIN/R/3 relative aux déplacements hors de la France métropolitaine. Du 19 avril 1989

2 DIRECTION CENTRALE DU COMMISSARIAT DE L'AIR : Sous-Direction «finances» ; Bureau rémunérations. CIRCULAIRE PROVISOIRE N 11695/DEF/DCCA/FIN/R/3 relative aux déplacements hors de la France métropolitaine. Abrogé le 21 janvier 2014 par Circulaire n 346/DEF/DCSCA/SD_REJ/BREG du 21 janvier 2014 (BOC n 7 du 7 février 2014, texte 9). Références : Du 19 avril 1989 NOR D E F L C Instruction n 44000/DEF/C/30 du 23 décembre 1987 (BOC, 1988, p. 148). Circulaire 380 /DEF/DSF/2/A du 22 janvier 1988 (BOC, p. 2909). Lettre n 6024/DEF/DSF/2/A du 30 novembre 1988 (n.i. BO). Pièce(s) Jointe(s) : Modifié par : Une annexe. 1er modificatif du 14 juin 1990 (BOC, p. 1951) NOR DEFL C. 2e modificatif du 2 janvier 1992 (BOC, p. 121) NOR DEFL C. Classement dans l'édition méthodique : BOEM Référence de publication : BOC, p Article premier. Généralités. A compter du 1er janvier 1989, les dépenses relatives aux déplacements effectués dans les pays étrangers ou dans les départements et territoires d'outre-mer seront supportées par les crédits de la section air chapitre article 30 à l'exception de celles en remboursement des frais engagés par les militaires relevant de l'etat-major des armées et de certains services directement rattachés au ministre. La présente circulaire a donc pour but de préciser les conditions dans lesquelles doivent être désormais traités les dossiers de mission hors de la France métropolitaine. Article 2. Autorités compétentes pour ordonner les déplacements hors de la France métropolitaine. Les généraux commandant les grands commandements, les directeurs centraux et les sous-chefs de l'état-major de l'armée de l'air sont habilités à ordonner des déplacements hors de la France métropolitaine. A cet effet, ils disposent d'une allocation de crédits fixée par l'état-major de l'armée de l'air, bureau finances-budget. Article 3. Autorisations préalables.

3 (Modifié : 1er mod.) Ne sont soumis à autorisation préalable du cabinet du ministre que les déplacements suivants : - tous les voyages à l'étranger et outre-mer du chef d'état-major de l'armée de l'air et de l'inspecteur général ; - les voyages des officiers généraux dans les départements outre-mer et territoires d'outre-mer (DOM-TOM) et les pays étrangers figurant sur la liste indiquée en annexe, paragraphe 1 de l'instruction ministérielle rappelée en référence ; - pour les autres personnels, les voyages dans les pays étrangers figurant sur la liste indiquée en annexe paragraphe 2, de l'instruction précitée. Il appartient aux autorités désignées à l'article 2 de présenter dans les conditions définies par l'état-major de l'armée de l'air leurs prévisions annuelles de déplacements conformément aux dispositions de l'instruction no 44000/DEF/C/30 du 23 décembre 1987 (BOC, 1988, p. 148). Article 4. Etablissement du dossier de mission. Compte tenu du délai de cinq jours imposé par les services du contrôleur financier pour obtenir le visa préalable, les autorités déléguées ou grands commandements font parvenir quinze jours avant la date prévue pour le départ en mission l'autorisation d'établissement du dossier de mission à la base aérienne concernée. Une copie de cette autorisation est transmise au bureau central des déplacements et des stages à l'étranger (BCDSE). Les services administratifs de la base : - établissent l'ordre de mission, complètent la partie administrative ; - le présentent à la signature du commandant de base ; - transmettent le dossier renseigné au bureau central des déplacements et des stages à l'étranger (BCDSE) accompagné d'une demande de prestations annexes (visa, réservation de place, etc.). Cette procédure ne s'applique pas aux personnels visés à l'article 3 qui sont soumis à réglementation particulière. Article 5. Instruction du dossier de mission. Le BCDSE renseigne la partie financière et transmet le dossier pour visa au contrôleur financier. Après visa, il retourne : - à la base aérienne, les exemplaires nos 1, 2, 4, 5 et 6 de la liasse accompagnés éventuellement du billet avion voie aérienne civile (VAC) pour remise à l'intéressé ; - au grand commandement concerné, l'exemplaire no 8 ; - à l'état-major de l'armée de l'air/2e bureau, l'exemplaire no 3 ; - conserve l'exemplaire no 7.

4 Article 6. Exploitation du dossier de mission. (Modifié : 1er mod.) La base aérienne remet le dossier au missionnaire qui ne doit jamais se dessaisir de l'original de son ordre de mission. Une avance peut lui être consentie Avant le départ : - en francs français, auprès de l'unité, dans la limite de : p. 100 des indemnités journalières à l'étranger ; - 75 p. 100 des indemnités pour les missions «zone franc» ; - en devises étrangères, auprès de la banque de France à Paris, dans la limite de 10 indemnités journalières En cours de mission à l'étranger, auprès des payeurs compétents : - le reliquat des droits en devises étrangères ; - la totalité des droits en devises étrangères en cas de non-perception d'avance au départ Au retour de mission. Qu'il ait ou qu'il n'ait pas d'indemnité à percevoir, le missionnaire doit remettre à la base, dans les cinq jours suivant la fin de la mission (1) : - l'exemplaire no 1 de l'ordre de mission complété et signé au verso ; - le mémoire de frais de mission complémentaire ; - l'exemplaire de la fiche d'allocation de frais de mission portant mention des avances consenties ; - attestation de perception ou de non-perception de devises ; - les originaux des pièces justificatives appelées à appuyer le mémoire de frais (billets VAC). Article 7. Liquidation du dossier de mission. (Modifié : 1er mod.) L'appréciation et la liquidation des droits aux indemnités ouverts à l'occasion de missions à destination des pays rattachés à la zone franc incombent aux services administratifs de l'unité chargés du paiement. Pour ce qui concerne les missions «hors zone franc» les services administratifs : - procèdent au décompte des droits en tenant compte de l'avance en devises consentie par la banque de France ou le payeur à l'étranger dans le pays où s'est déroulée la mission ; - remboursent le missionnaire ;

5 - transmettent au BCDSE : - le mémoire de frais de mission complémentaire ; - l'attestation de perception de devises ; - l'exemplaire de la fiche d'allocation de frais de mission portant mention des avances consenties ; - les pièces justificatives appelées à appuyer le mémoire de frais (billet avion). En cas de perte, de vol ou de tout autre événement empêchant la fourniture des titres de transport, les militaires sont tenus de faire une déclaration circonstanciée, sur l'honneur, afin d'être remboursés de leur frais. Article 8. Gestion des crédits déplacements à l'étranger. (Modifié : 1er mod.) Sont adressés mensuellement, à chaque grand commandement concerné : - d'une part, par la base aérienne ; - le montant des dépenses payées au titre des missions à destination de l'outre-mer et des pays rattachés à la zone franc ; - le montant des dépenses payées au titre des missions à l'étranger «hors zone franc» ; - d'autre part, par le BCDSE : un état récapitulatif mensuel des dépenses consécutives au transport par VAC et aux avances en devises. Article 9. Analyse des dépenses. Tous les déplacements à destination de l'outre-mer, des pays rattachés à la zone franc ou de l'étranger sont contrôlés au niveau des grands commandements. Les déplacements à l'étranger sont comptabilisés par le BCDSE qui adresse à la direction centrale du commissariat de l'air (DCCA) un état récapitulatif mensuel des dépenses par grand commandement faisant apparaître notamment : - le montant des frais de transport (VAC) ; - le montant des avances en devises perçues auprès des payeurs à l'étranger aux fins de remboursement. Article 10. Particularité. (Modifié : 2e mod.) Cette circulaire ne concerne pas les missions opérationnelles, terrestres, maritimes ou aériennes, ni les déplacements des équipages du transport aérien militaire qui restent assujettis aux dispositions des lettre du ministère de l'économie et des finances no du 12 décembre 1968 (n.i. BO) et lettre du ministère de l'économie et des finances no du 8 octobre 1969 (n.i. BO) ainsi que les missions en Allemagne pour le

6 personnel de la force aérienne tactique et de la région aérienne Nord-Est. Article 11. Dispositions diverses. Les présentes dispositions qui s'inscrivent dans le cadre d'une évolution des procédures constituent une étape vers une décentralisation et une déréglementation plus grandes. Elles sont applicables dès réception de la présent circulaire. Pour le ministre de la défense et par délégation : Le commissaire général de division aérienne, directeur central du commissariat de l'air, G. JOURDREN. (1) A l'exception des stages de longue durée et des stagiaires du système de détection aéroporté aux Etats-Unis dont les dossiers sont traités par le BCDSE.

7 ANNEXE. RENSEIGNEMENTS À PORTER SUR L'ORDRE DE MISSION. 1. RÉDACTION DE L'ORDRE DE MISSION Exemplaires 1 à 3. Grade, indice : le grade doit être reporté en toutes lettres ; les abréviations et signes, même s'ils sont couramment utilisés par le département de la défense, sont à proscrire formellement ; leur méconnaissance par les services des comptables publics assignataires peut conduire à des échanges de correspondances inutiles, voire à des rejets. Groupe : il s'agit du groupe de classement au titre de l'indemnité journalière. Affectation : cette information permettant de contacter directement le missionnaire en cas de litige ou d'inexactitude, il est opportun d'indiquer cette affectation de la façon la plus complète et la plus précise possible. Résidence administrative : il s'agit du lieu de travail habituel. «Doit se rendre à» (détail des localités) : tous les lieux par lesquels l'intéressé transite doivent être reportés sans exclusion. Une imprécision ici peut entraîner le rejet du dossier par le comptable public assignataire. Date et heures de départ et de retour : les dates et les heures sont celles du départ et du retour du train, de l'avion ou du navire. Encart «localités, dates et heures d'arrivée dans la localité dates et heures du départ de la localité». Il s'agit : du lieu de débarquement initial et de rembarquement final dans le pays de mission pour les voyages par avion et bateau ; du lieu de mission pour les voyages effectués par voie terrestre. Moyens de transport : Voie ferrée (VF) c'est généralement la voie la plus économique préconisée par les textes sur les frais de déplacement. Il doit être précisé, s'il est ouvert un droit supplémentaire à réservation, à transport gratuit ou à tarif réduit sur le territoire métropolitain ainsi que la classe autorisée au missionnaire. Voie aérienne civile (VAC) : préciser le no de vol pour l'aller et aussi pour le retour. Voie aérienne militaire (VAM) : préciser s'il s'agit d'un vol militaire régulier (REG) (prévu au plan de charge annuel du COTAM) ou irrégulier (IRREG), (avec ou sans repas à la charge du missionnaire). Voie maritime (VM) : préciser si les repas à bord sont gratuits ou onéreux. Voie routière (VRM) : sans commentaire. Imputation budgétaire : (année de gestion, section, chapitre, article ) : en supplément des renseignements demandés, porter lorsqu'il y a interruption de la mission avant la date du retour, le motif (mission au titre d'un autre service, congé, permission ) et les dates et heures de changement de situation ; porter également le motif, les dates, voire les heures à compter desquelles des abattements ou des fractionnements d'indemnité journalière sont applicables Exemplaires 4 à 10. a) Dépenses à l'étranger (dans la devise retenue pour la fixation de l'indemnité journalière).

8 Indemnités journalières : cette rubrique figure sur deux lignes, de manière à permettre de tenir compte d'un changement de taux de l'indemnité journalière ou de taux soumis à fractionnement ou à abattement. Nombre : il s'agit du nombre (complet ou fractionné) d'indemnités journalières auxquelles l'intéressé à droit s'il remplit la mission dans les conditions fixées par l'ordre de mission. Montant : il s'agit du montant total en devises (produit du nombre d'indemnités par le taux). Frais de représentation : cette rubrique ne concerne que les dépenses en France. Frais de transport : y figure l'estimation totale du coût des transports susceptibles d'être utilisés localement, étant précisé que le recours à un taxi ou la location de voiture doit être expressément prévu dans le projet soumis au visa du contrôleur financier. Frais d'aéroport : total estimé des frais de transport en commun de l'aéroport au centre urbain, et retour, et des taxes d'aéroport. Frais divers : ces dépenses doivent être détaillées et estimées avant que l'ordre de mission soit soumis au contrôle financier. Lorsque des frais d'inscription à un congrès sont fixés dans une devise différente (fréquemment en dollars des Etats-Unis) de celle retenue dans les prévisions précédentes, le montant figure «hors colonne» avec son taux de conversion en francs français (taux de chancellerie) et le résultat est inscrit dans la colonne des dépenses en France. Taux de chancellerie : le dernier taux connu lors de l'établissement de la fiche d'allocation. Motifs et pourcentage de l'abattement ou de l'abondement éventuel : préciser clairement et de manière concise les raisons justifiant l'abattement proposé ; pour les abondements indiquer les références des textes les prévoyant. «Payable par» : préciser l'organisme susceptible d'accorder des avances en devises (banque de France, consulat de, banque de France et consulat(s) de ). «Pour le compte de» : préciser le nom du comptable public assignataire. b) Dépenses en France : exclusivement portées en francs français. Frais de représentation : les allocations pour frais de représentation n'étant accordées qu'à certaines hautes personnalités du département, leur octroi fait l'objet d'une procédure particulière. Frais de transport : reporter le coût du billet de train, d'avion ou du bateau. Frais d'aéroport : total estimé des frais de transport en commun du centre urbain à l'aéroport et vice-versa augmentés éventuellement des taxes d'aéroport. Frais divers : voir le point «frais divers» des dépenses à l'étranger. 2. LE MÉMOIRE DE FRAIS DE MISSION À L'ÉTTRANGER. Le mémoire de frais de mission qui figure au verso de l'ordre de mission est établi par le missionnaire sauf, bien sûr, la partie réservée à l'organe liquidateur. Généralement manuscrits, les renseignements doivent être lisibles afin d'éviter des erreurs. Localité, moyens de transports (MT), métropole (jour/heure) étranger (jour/heure) : l'intéressé décrit son parcours en mentionnant les localités où il a transité ainsi que les heures d'arrivée et les heures de départ de

9 ses passages. Frais de transport en devises, en francs : le missionnaire porte le montant des frais qu'il a réellement supportés et y joint les pièces justificatives correspondantes. Frais de représentation : les hautes autorités habilitées à percevoir une allocation pour frais de représentation justifient, dans les limites du montant de l'allocation consentie pour la mission considérée, les dépenses effectuées par la production des originaux acquittés de factures, mémoires et autres documents établis postérieurement à la date de l'ordre de mission et antérieurement à la date de la mission. Frais divers : la nature des frais est précisée ; les pièces justificatives doivent appuyer toutes les dépenses retracées dans le mémoire. Avance payées par : banque de France (BdF), consulats et payeurs à l'étranger, régie d'avance de Avances sur indemnités journalières : porter le montant et le nom de la devise. D'une manière générale tout renseignement porté sur le mémoire de frais de mission doit être appuyé par la production de l'original des pièces justificatives pouvant être admises en liquidation.