Texte explicatif du budget en français ci-dessous Budget Narrative Rotary International District 7790 General Fund Budget

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1 01/10/11 1 Texte explicatif du budget en français ci-dessous Budget Narrative Rotary International District 7790 General Fund Budget The General Fund Budget was created with the goal of increased transparency for all. The district uses money from a variety of different funds, and the goal with this budget was to make more of those funds transparent. Funds The funds of the district include: The General Fund which is funded by the per-capita fees of the district. It includes: the District Dues Account, the District Polio Plus Account, and the District Québec Insurance Account, The District PETS Fund, The District Conference Fund, The District Project Fund, The Education Fund The Surplus/Reserves Fund The Québec Youth Exchange Fund The Maine Youth Exchange Fund, and The RYLA Fund The District Governor also receives funds from Rotary International to help support district activities: The District Governor Allocations The Assistant District Governor Training Allocation The Additional Training Subsidy for International Districts The first of these is used only by the District Governor for club visits, etc. The second two can be used on specific district training expenses that are pre-approved by Rotary International. In the past the district budget included only the General Fund. This made it harder to understand where all the funds were coming from to fund district events and the clubs never got to see the previous year actual numbers for the additional funds. It also made it hard for District Governors to not generate a surplus when they used funds from RI for district activities. Thus more district accounts and funds are now included in the budget. How the Finances Work Each year the District Governor Elect and the District Treasurer Elect set up two bank accounts in their town, one for US dollars and one for Canadian dollars. A line of credit from the Surplus Fund is used to fund these accounts initially, and must be repaid with interest to the Surplus Fund. Club dues are paid into these bank accounts, and expenses paid from them. The two bank accounts are divided into the separate funds and accounts for accounting purposes: The General Fund the District Dues Account, the District Polio Plus Account, and the District Québec Insurance Account, The District PETS Fund, The District Conference Fund, and

2 01/10/11 2 The District Project Fund. The budget for the General Fund is approved by the President Elects at PETS. In the past the General Fund started at zero on July 1 st. As the clubs pay their dues, the account builds up. There are often expenses that occur before the general fund has built up enough to pay them, and these payments are delayed. This often results in individual Rotarians having to make payments out their own pockets and then wait for months to be reimbursed by the district. This year we are using a line of credit from Surplus to the General Fund in mid January and then paying it back with interest to Surplus by the end of the year. The budget for the District PETS Funds, and the District Conference Funds, must be approved by the Finance Committee at least 60 days before the start of each of those events. At the end of the year, any funds remaining in these bank accounts are transferred to the Surplus Fund. Any deficits in these bank accounts are covered by a transfer from Surplus Funds, and are recorded as a deficits. The Surplus Fund (and the Education Fund which is $12,000 of the Surplus Fund) are held in two separate bank accounts, one in Maine and one in Québec. The Education Fund can be expended on specific education and training at the discretion of the District Governor and the District Trainers. The Surplus Fund can also be used for specific purposes by a vote from the President Elects. Narrative by Line Item: 1. Actual district membership as of January 1 st, as reported by RI. 2. Estimated membership for the next year on which the budget is based, using Jan1st as good predictor. 3. Actual membership as of July1st, as reported by RI (except for last year when it is the Aug figure) 4. Goal of number of new members to be added during the year for this budget the goal is to stem the membership loss seen over past years, so to add a new member for every member that is lost. 5. General Fund which is funded by the per capita dues and whose budget must be approved by a vote of the president elects at PETS. 6. District Dues account of the General Fund 7. This value is calculated from the product of the estimated number of members and the membership dues. 8. Increase in revenue coming from adding new new members. 9. Other Revenue 10. Total Revenue 11. Expenses for conferences and meetings held by the district, zone, RI or CRCID. 12. District Conference subsidy this is used to pay for speakers, invited guests and to generally lower the registration fees necessary to be paid by the Rotarians. It is higher than what was budgeted for this year's district conference, but that was found to be too low and was raised to $10,500 in January through a Finance Committee approved reallocation of line items in this year's budget. 13. Used to hold the RI recommended PDG Council Meeting. 14. Used to send the DGN, and the DGE to the now required DGN and DGE training held at the Zone Institute, as well as the DGN, DGE and DG attendance at the Zone Institute with spouses. This will be more expensive next year as is in Boston. 15. For the DG and spouse to attend the Rotary International Convention. For this year, the convention is in

3 01/10/11 3 Thailand and the airfare and hotel packages alone are estimated to be $3,500 per person, thus there is a large increase in this expense for this year, as the registration fees and some meals also need to be covered. 16. Same for the DGE and spouse. 17. Fee charged by CRCID to fund the meetings for our delegate and director. 18. Not an expense for this year 19. Not an expense for this year 20. total of this category 21. District Team Training Seminar is the standard training for ADG's and district committee members, to be held in February- most of this expenses is paid by RI allocation and from Education Fund. 22. ADG training and PETS training subsidy 23. Expenses for district participating in the Rotary Leadership Institute. 24. Total district training expenses 25. Expenses for the finance committee meetings and related committee expenses including software. 26. The World Community Service Committee has been discontinued by RI. Next year we will have a District Project Task Force which will be responsible for implementing the district project. In the past the WCS Committee used funds for international travel to visit district project sites. This year a no funds will be used by the committee for international travel, as each person traveling will pay their own way. 27. Includes funds for membership seminars, as well as funds to work to start new clubs. 28. Expenses for the nomination committee. 29. Public Relations committee expenses. (See line 110 for expenses from surplus so that the district can apply to RI for a PR grant and can help the clubs increase membership by doing organized PR for the clubs and district). 30. Incidental expenses for Rotaract and Interact committees, reduced to reflect past expenditures. 31. Fees cover all expenses in this program. RYLA accounts will be reported to the district annually. 32. Subsidy for YE, which will be distributed based on both the number of ME and QC students, as well as the amount of surplus in the ME and in the QC Youth Exchange funds. This amount has been reduced based on the fees for the program covering many of the costs and there being a surplus in these funds. 33. Not active 34. Total committee expenses GSE is only for an incoming team, so has been reduced. 37. Alumni tracking of individuals who have participated in New Generation programs and inviting them for club membership. Renewed effort in this area to build membership. 38. Scholarship committee expenses. 39. Foundation seminars. The expenses for these should be tracked by seminar, as in the past some have been very expensive, and some very inexpensive. We should do a cost/benefit analysis of the seminars, and explore how to be inspiring and effective without being expensive, while at the same time realizing that taking the seminars to new areas is very beneficial. 40. Foundation Committee meeting expenses, reduced slightly to be more in line with other committee expenses. 41. Total Foundation program and committee expenses 42. DG expenses that do not fall in other categories. Request from the DG with a simple explanation of expenses is required. 43. DGE expenses that do not fall in other categories. Request from the DGE with a simple explanation of expenses is required. This is reduced by $1000, as $1000 of the $4000 is now available to the individual during their year as DGN.

4 01/10/ DGN expenses that do not all in other categories. Request from the DGN with a simple explanation of expenses is required. 45. Money for the ADG's to visit clubs and to attend additional training. While this amount has not been expended in the past, with the increased requirements for travel for the ADG's, this will be used for those ADG's who need to travel greater distances. 46. Total leadership expenses 47. Expenses incurred by the District Treasurer. 48. Expenses incurred by the District Secretary. 49. None expected 50. None expected 51. Money for expenses associated with any new clubs formed. 52. Purchase of club banners for new clubs 53. purchase of banners flags and pins. 54. Directory printing expenses are reduced as we expect to be able to print any directories needed directly from the new ClubRunner website, and to encourage Rotarians to use the website rather than a printed directory. 55. Monthly fees for the district website 56. regular upgrading of translation equipment, increased to cover pst expenses 57. none expected 58. discretionary expenses of the DG 59. district liability insurance 60. Increased to cover actual past costs of audits. 61. None expected 62. Fees associated with incorporation of district and Canadian bank fees 63. Total administrative fees 64. Total expenses of the district fees account, which is slightly less than budgeted expenses for this year in these categories. 65. Predicted surplus or loss. 66. Fund for the polio plus contribution collected from each member and then contributed to eradicate Polio. 67. Fees collected from the polio-plus dues per member 68. total revenue in this account 69. Contribution for Polio Plus sent to the Polio Plus Fund 70. Total expenditures 71. Gain or loss in this account 72. Pass-through account for Québec liability insurance necessary for incorporation. 73. Fees collected fro Quebec Rotarians 74. Total revenues 75. Cost of insurance 76. Total expenses in this account 77. Gain or loss in this account 78. Total revenue in the General Fund per capita fees 79. Total Expenditures from the General Fund 80. Gain or loss of the General Fund. 81. Below is the Draft budget for the 2012 PETS Fund, based on the actual budget approved by the Finance Committee for the 2011 PETS. This fund was not previously reported to the clubs. 82. PETS registration fees paid by clubs for PE's, SE's and VP's to attend PETS 83. Total revenue in this account 84. PETS training for PE's, SE's and VP's in March. This line represents the expenses in excess of the

5 01/10/11 5 subsidy provided by part of line item Total expenses in this account 86. Gain or loss in this account 87. This is the draft budget of the 2012 District Conference Fund. The final budget will be approved by the Finance Committee at least 60 days before the District Conference begins. This fund was not previously reported to the clubs. 88. Registration fees paid by Rotarians and spouses to attend the District Conference 89. Total revenue in this account 90. In combination with line 11, this is the total expense associated with the District Conference. It is estimated based on attendance of 200 at the conference. 91. Total expenses in this account 92. Gain or loss in this account 93. This fund will hold the donations from the clubs to the district project and non DDF expenses for the project will come out of the account. 94. Projected donations from clubs at an average of $1,000 per club, with large clubs giving more and small clubs giving less. 95. Total revenues 96. Expenditures for the district project. 97. Total expenditures 98. Gain (loss) will be 0 for this pass-through account. 99. District Education Fund, which is funded by $12,000 from the Surplus Fund. This fund can be expended at the discretion of the District Governor and District Trainers, but this draft budget is included here to increase transparency Currently held in an non-interest bearing account 101. total revenues 102. Part of prepets expenses 103. Part of the DTTS training 104. Total expenses in this account 105. Gain or loss in this account 106. District Surplus/Reserve Fund. Transfers from this fund to the Education Fund are made based on our District Policies. Transfers are also made to cover Deficits in the General Fund. Other expenditures of this fund must be approved by the president elects at PETS. It is important to maintain a significant surplus to cover unexpected expenses such as a snow storm preventing us from getting to PETS, while we still need to pay the venue for all of the services we agreed to in our contract. But as the surplus has increased significantly recently, it is in the best interest of the District to use money from this fund for important needs of the district that would result in dues being too high if we tried to pay for them from the General Fund Interest earned on the Surplus Funds 108. Total revenues in this fund The $4,000 line item for DGE expenses (line 43) has been reduced from to $3000 in the General Fund Budget, by moving$1000 to the new category of DGN expenses. This is because RI and the district are asking for a more significant contribution of the DGN to the district. In effect, next year's DGN can use $1000 of what would have been their $4000 DGE expense line during their year as DGN. But since next year's DGE did not receive the opportunity to use this $1000 in expenses, $1000 will be taken from surplus to cover this one-time expense Many clubs have reported a need for help with Public Relations. RI has a special program where they are encouraging districts to create a PR campaign to help clubs and to increase visibility of Rotary in the district. The goal is to better communicate all of the good work that is done by the clubs in the district,

6 01/10/11 6 and to help increase membership. RI is providing a PR grant program where our $5,000 can become $21,000. Thus this will be a good investment for the district and clubs Just as in the past, we have not presented a full budget to the clubs, we have not had a full audit of all of the funds and accounts in the district. This is necessary both to increase transparency, and to satisfy our requirements as an organization. As this involves not just auditing the General Fund, it seems more appropriate to have a large portion of this expense, which will be significantly larger than our previous audits, be paid from surplus Proposed total expenditures from Surplus 113. This would lead to a loss of $8,980 in surplus, and a total loss of $15,980 from the combination of the surplus and Education funds. Given the size of the surplus, and these important needs of the district, the finance committee is recommending that the president elects approve the expenses from the surplus fund Grand total of revenues on all currently reported district accounts. Next year the district governor will request reports on all district accounts so that all can be included in the district budget All expenses from reported district accounts Grand total gain or loss of the district with the proposed budget Dues per member with an increase of $1.50 which represents the average dues increase over the past 8 years. If the expenditures from surplus were not approved, and lines 109 to 111 were moved to the General Fund, then the dues per member would need to increase by $5.11. But while the district maintains a healthy surplus, it makes more sense to make a small and regular increases in per member dues that will cover the regular inflation in the General Fund Budget. Inflation is a significant factor in our budget, as a large portion of the budget is travel related, where inflation is high District does not bill clubs a charge for new members, and it is assumed that the net increase in members will be zero that we will stem our membership decrease, by recruting as many new members as we loose each year Standard polio-plus dues per member 120. total annual dues per member 121. Draft budget of RI allocation for specific training and expenses Allocation from RI that comes to the DG for use for ADG training. RI must approve each expense of this allocation Allocation from RI to the DG for use on translation, having multiple sites for training, etc. RI must approve each expense of this allocation Total revenue that we expect 125. Expense paid by the RI supplement for international district pays a monthly fee to a nonrotarian to translate district documents, s, etc partial payment for prepets training 127. partial payment for DTTS expenses ADG training 129. Total expected expenditures 130. These allocations will yield a zero balance, as RI will only reimburse for specific approved expenses Value of the Education Funds in January 132. ME Bank Account 133. QC Bank Account 134. Total 135. January reports of the amount in the district's Surplus Fund 136. ME Bank Account 137. QC Bank Account 138. Total

7 01/10/11 7 Texte explicatif du budget Budget du Fonds général du District 7790 du Rotary International Le budget du Fonds général a été créé dans le but d être plus transparent pour tous. L argent utilisé par le district provient d une variété de fonds et le but de ce budget est de rendre tous ces fonds plus transparents. Fonds Les fonds du district incluent : Le Fonds Général dont l argent provient des cotisations par capita des clubs et qui servent à financer : Le compte Cotisations pro-rata des membres du District Le compte Polio Plus du District et Le compte Assurance du District pour les clubs du Québec. Le Fonds PETS du District Le Fonds Conférence du District Le Fonds Projet du District Le Fonds Éducation Le Fonds Surplus/Réserves Le Fonds Échanges de Jeunes du Québec Le Fonds Échanges de Jeunes du Maine, et Le Fonds RYLA Le Gouverneur du district reçoit aussi des fonds du Rotary International pour l aider à subvenir aux activités du district : Les allocations du Gouverneur de district L allocation de formation pour les adjoints au Gouverneur du District La subvention additionnelle de formation pour les districts internationaux L allocation du Gouverneur de District est utilisée uniquement par le Gouverneur pour les visites de clubs, etc., tandis que les deux suivantes servent essentiellement pour des dépenses spécifiques de formation préapprouvées par le Rotary International. Dans le passé, le budget du district incluait seulement le Fonds Général. Il était donc difficile de figurer la provenance des fonds qui servaient à financer certains événements et activités du District et les clubs n étaient jamais capables de comprendre d où provenaient les surplus générés de l année précédente pour les fonds additionnels. C était aussi difficile pour les Gouverneurs de districts de ne pas générer de surplus quand ils utilisaient des fonds du Rotary International pour les activités de district. Ainsi, plus de comptes budgétaires et fonds de district sont maintenant inclus dans le budget. Comment fonctionnent les finances Chaque année le Gouverneur-Élu demande à son Trésorier-Élu d ouvrir deux comptes de banque dans leur ville, un en argent américain et l autre en argent canadien. Une marge de crédit provenant du Fonds de Surplus/Réserves est utilisée pour initialement renflouer ces comptes et doit être remboursée avec intérêt.. Les revenus provenant des Clubs sont versés dans ces comptes bancaires et les dépenses sont payées à même ces comptes. Pour les besoins de comptabilité, les deux comptes bancaires sont divisés dans les fonds et comptes

8 01/10/11 8 budgétaires suivants : Le Fonds d administration générale Le compte Cotisations pro-rata des membres Le compte budgétaire Polio Plus du District et Le compte budgétaire Assurance Québec du District Le Fonds PETS du District Le Fonds Conférence du District Le Fonds Projet du District. Le budget pour le Fonds Général est approuvé pr les Présidents-Élus lors du PETS. Par le passé, le Fonds Général partait à zéro le 1er juillet. À mesure que les clubs paient leurs cotisations, le fonds s accumule. Il y a souvent des dépenses qui arrivent avant que le fonds soit suffisamment élevé, alors le paiement de ces dépenses est retardé. Ceci a pour effet que des Rotariens doivent payer de leur poche et attendre des mois pour être remboursés par le district. Cette année, le Fonds Général utilise depuis la mi-janvier une marge de crédit provenant du Fonds Surplus/réserves qui sera remboursée avec intérêts à la fin de l année. Les budgets pour le Fonds PETS et le Fonds Conférence du District doivent être approuvés par le Comité des Finances au moins 60 jours avant le début de chacun des événements. À la fin de l année, toutes les sommes restantes dans ces comptes bancaires seront transférées au Fonds de surplus/réserves. Tous les déficits de ces comptes bancaires sont couverts par un transfert du fonds Surplus/Réserves accumulé et sont enregistrés comme étant des déficits. Le Fonds Surplus/Réserves accumulé (et le Fonds Éducation qui est de US $ du Fonds Surplus/Réserves accumulé) sont tenus dans deux comptes bancaires, un dans le Maine et un au Québec. Le Fonds Éducation peut être consacré à de la formation et à de l éducation spécifique à la discrétion du Gouverneur du district et des Formateurs du District. Le Fonds Surplus/Réserves accumulé peut aussi être utilisé pour des besoins spécifiques par un vote des présidents élus. Explications par rubrique: 1. Nombre de membres en règle au 1er janvier, tel que déclaré par le RI. 2. Nombre de membres estimé pour l année suivante sur lequel le budget est basé, en utilisant le 1er janvier comme bonne prévision. 3. Nombre de membres en règle au 1er juillet, tel que déclaré par le RI (sauf pour l année dernière alors que c était le mois d août) 4. L objectif prévu de nouveaux membres qui s ajouteront durant l année pour ce budget l objectif est d endiguer la perte de membres qu on a connue ces dernières années, alors d ajouter un membre pour chaque membre perdu. 5. Le Fonds Général - financé par les cotisations annuelles des clubs et dont le budget doit être approuvé par un vote des presidents-élus au PETS. 6. Compte des cotisations du district du Fonds Général

9 01/10/ Ce montant est obtenu en multipliant le nombre estimé des membres par la cotisation annuelle. 8. Augmentation du revenu provenant de l ajout de nouveaux membres. 9. Autres revenus 10. Revenu total 11. Dépenses pour conférences et réunions du district, de la zone, du RI ou le CRCID. 12. Subvention pour conférence de district ceci est utilisé pour les conférenciers, les invités et pour aider à diminuer les coûts d inscription que doivent payer les Rotariens. Plus élevée qu initialement prévu au budget suite à une discussion lors de la réunion de janvier du Comité des Finances où il a été jugé qu un montant de US 10,500 serait plus approprié. Le Comité des Finances a par conséquent approuvé une redistribution de postes budgétaires dans le budget de cette année. 13. Utilisé pour tenir la rencontre du Conseil des PDGs tel que recommandé par le RI. 14. Utilisé pour envoyer le DGN et le DGE et conjoints à la formation maintenant requise pour eux offerte à l institut de Zone ainsi que le Gouverneur et sa conjointe. Ce sera plus dispendieux l an prochain parce que ça se tiendra à Boston. 15. Pour la participation de la DG et conjoint à la convention du Rotary International. Cette année, la convention se tiendra en Thaïlande et les frais de vol et d hôtel à eux seuls sont estimés à $ par personne, créant ainsi une forte augmentation de cette dépense pour cette année puisque les frais d inscription et quelques repas doivent aussi être payés. 16. Même chose pour le DGE et conjoint(e). 17. Frais chargés par le CRCID pour couvrir les réunions de notre délégué et notre directeur au CRCID. 18. Ce n est pas une dépense pour cette année 19. Ce n est pas une dépense pour cette année 20. Total de cette catégorie 21. Séminaire de Formation de l Équipe de District : c est la formation standard pour les adjoints au Gouverneur et les membres de comités qui se tiendra en février la majorité de ces dépenses sont payées par l allocation du RI et à partir du Fonds d éducation. 22. Subvention pour la formation ADG et PETS 23. Dépenses pour le district participant à l Institut de leadership du Rotary. 24. Dépenses totales du District pour la formation. 25. Dépenses pour les rencontres du Comité des Finances et dépenses reliées au comité incluant les logiciels. 26. Le RI a mis fin au comité d Action d Intérêt Public Mondial. L an prochain nous aurons un groupe de travail qui sera responsable d implanter le projet de district. Par le passé, le comité Action Intérêt Public Mondial utilisait des fonds pour des voyages internationaux afin de visiter les projets de district. Cette année, aucun fonds du District ne seront utilisés pour des voyages internationaux puisque chaque personne qui voyagera défrayera ses propres dépenses. 27. Inclut des fonds pour les séminaires sur l Effectif, ainsi que des fonds pour aider à démarrer des nouveaux clubs. 28. Dépenses pour le Comité de Nomination. 29. Dépenses pour le Comité de Relations Publiques. (Voir la ligne 110 pour les dépenses payées par le surplus de façon à ce que le district puisse faire une demande au RI pour une subvention pour relations publiques et aider les clubs à augmenter leurs membres en organisant des événements spéciaux pour les clubs et le district). 30. Frais accessoires pour les comités Rotaract et Interact, réduits pour refléter les dépenses antérieures. 31. Les cotisations couvrent toutes les dépenses de ce programme. Les comptes RYLA seront reportés annuellement au district. 32. Subvention pour les Échanges de Jeunes (YE), qui sera distribuée selon le nombre d étudiants du ME et du QC, tout en tenant compte des surplus dans les fonds Ééhanges de Jeunes du Maine et du Québec.

10 01/10/11 10 Ce montant a été réduit basé sur les frais de participation du programme couvrant plusieurs des coûts et en raison des surplus dans ces fonds. 33. Inactif 34. Total des dépenses du comité Le GSE est seulement pour une équipe alors il a été réduit. 37. Alumni recherche d individus qui ont participé aux programmes Nouvelle Génération et les inviter à devenir membres. Effort renouvelé dans ce secteur pour augmenter l adhésion. 38. Dépenses du comité des Bourses. 39. Séminaires de la Fondation. Ces dépenses devraient être enregistrées par séminaire puisque dans le passé certaines dépenses se sont avérées très dispendieuses et d autres peu. Nous devrions faire une analyse du coût/bénéfice de ces séminaires et trouver une façon d être inspirant et efficace sans être dispendieux, tout en réalisant que d offrir les séminaires à des endroits différents peut être très bénéfique. 40. Dépenses des rencontres du Comité de la Fondation, réduites légèrement pour être plus en ligne avec les dépenses des autres comités. 41. Total des dépenses du Comité de la Fondation. 42. Dépenses du DG qui n entrent pas dans d autres catégories. Requête du DG avec une simple explication est requise. 43. Dépenses du DGE qui n entrent pas dans d autres catégories. Requête du DGE avec une simple explication est requise. Cette dépenses est réduite de $, puisque $ sur les $ est présentement disponible pour la personne durant son année comme DGN. 44. Dépenses du DGN qui n entrent pas dans d autres catégories. Requête du DGN avec une simple explication est requise. 45. Argent pour les Adjoints du Gouverneur pour visiter les clubs et assister à de la formation additionnelle. Bien que ce montant n a pas été utilisé par le passé, les probabilité de voyages plus fréquents et sur de plus longues distances rendent ce poste nécessaire Dépenses totales pour le leadership 47. Dépenses engagées par le trésorier du district. 48. Dépenses engagées par le secrétaire du district. 49. Aucune dépense prévue 50. Aucune dépense prévue 51. Argent pour dépenses associées à la création de nouveaux clubs. 52. Achat de bannières de club pour les nouveaux clubs 53. Achat de bannières, drapeaux et épinglettes. 54. Dépenses d impression du répertoire du district sont réduites puisque nous croyons être en mesure d imprimer les nouveaux répertoires requis directement à partir du nouveau site web ClubRunner et à encourager les Rotariens à utiliser ce site web au lieu d un répertoire imprimé. 55. Frais mensuels pour le site web du district 56. Mise à jour régulière de l équipement de traduction, poste augmenté pour couvrir les dépenses passées. 57. Aucune dépense prévue 58. Dépenses discrétionnaires du DG 59. Assurance responsabilité du district 60. Augmenté pour couvrir les coûts réels passés des vérifications. 61. Aucune dépense prévue 62. Frais associés à l incorporation du district et frais bancaires canadiens 63. Dépenses totales d administration 64. Dépenses totales du poste budgétaire des frais du district, montant qui est légèrement inférieur aux

11 01/10/11 11 dépenses budgétées pour cette année dans ces catégories. 65. Prévision de perte ou de profit. 66. Fonds pour les contributions collectées des membres pour polio à être remises pour l éradication de la polio. 67. Montants collectés pour polio à même les cotisations annuelles des membres 68. Revenu total pour ce compte 69. Contributions pour polio transmises au Fonds Polio Plus 70. Dépenses totales 71. Gain ou perte de ce compte 72. Poste budgétaire de transition pour l assurance responsabilité du Québec nécessaire pour l ncorporation. 73. Frais collectés des Rotariens québécois 74. Revenus totaux 75. Coût de l assurance 76. Dépenses totales pour ce poste budgétaire 77. Profit ou perte pour ce poste budgétaire 78. Revenu total dans le Fonds Général cotisations par capita 79. Dépenses totales du Fonds Général 80. Profit ou perte du Fonds Général. 81. Ci-dessous est la prévision budgétaire pour le fonds PETS 2012 basé sur le budget actuel approuvé par le comité des finances pour le PETS Précédemment, ce fonds n était pas rapporté aux clubs. 82. Les frais d inscription du PETS payés par les clubs pour les PEs, SEs et VPs pour assister au PETS 83. Revenus totaux dans ce poste budgétaire 84. PETS formation pour PEs, SEs et VPs en mars. Ce poste représente les dépenses en surplus de la subvention provenant en partie du poste budgétaire, item Dépenses totales dans ce poste budgétaire 86. Profit ou perte dans ce poste budgétaire 87. Ceci est la prévision budgétaire pour le Fonds conférence du district Le budget final sera approuvé par le comité des finances au moins 60 jours avant le début de la conférence du district. Précédemment, ce Fonds n était pas rapporté aux clubs. 88. Frais d inscription payés par les Rotariens et leurs conjoints(es) pour assister à la conférence du district. 89. Revenus totaux dans ce poste budgétaire 90. En combinaison avec le point 11, ceci est la dépense totale associée à la conférence du district. Elle est estimée en se basant sur la participation de 200 personnes à la conférence. 91. Dépenses totales dans ce poste budgétaire 92. Profit ou perte dans ce poste budgétaire 93. Ce Fonds comprendra les dons des clubs pour le projet du district et les dépenses non couvertes par le Fonds désigné du District (DDF) pour le projet seront payées par ce poste budgétaire. 94. Les dons prévus des clubs à une moyenne de US $ par club, estimant que les gros clubs donneront plus et les petits clubs moins. 95. Total des revenus 96. Dépenses pour le projet de district. 97. Dépenses totales 98. Profit (perte) sera de 0 pour ce poste budgétaire transitoire. 99. Le Fonds Éducation de district, qui est renfloué avec US $ provenant du Fonds de surplus/réserves. Ce Fonds Éducation peut être augmenté à la discrétion du gouverneur de district et des formateurs, mais cette projection budgétaire est incluse ici pour plus de transparence Présentement tenu dans un compte bancaire sans intérêt 101. Total des revenus

12 01/10/ Partie des dépenses prépets 103. Partie des Séminaires de formation de l Équipe du District (DTTS) 104. Total des dépenses dans ce poste budgétaire 105. Profit ou perte pour ce poste budgétaire 106. Fonds de Surplus/réserve de district. Les transferts à partir de ce Fonds au Fonds Éducation sont faits selon les politiques de notre district. Les transferts sont aussi faits pour couvrir les déficits dans le Fonds d administration générale. Les autres dépenses de ce fonds doivent être approuvées par les présidents élus au PETS. Il est important de maintenir un surplus significatif pour couvrir les dépenses non prévues telle qu une tempête de neige nous empêchant de nous rendre au PETS, alors que nous devons toujours payer pour tous les services inscrits dans notre contrat. Mais comme le surplus s est accru récemment de façon significative, c est dans le meilleur intérêt du district d utiliser de l argent de ce Fonds pour combler les besoins importants du district qui résulteraient en dettes trop élevées si nous devions les payer par le Fonds Général Intérêt gagné dans le Fonds de Surplus 108. Total des revenus dans ce poste budgétaire La somme de $ du poste budgétaire de dépenses pour le DGE (ligne 43) a été réduite à $ dans le budget du Fonds Général, en déplaçant $ à la nouvelle catégorie de dépenses DGN. Ceci parce que le RI et le district demandent une contribution plus importante du DGN au district. En effet, le DGN de la prochaine année peut utiliser $ de ce qui aurait normalement été le $ de dépenses de son année comme DGE. Mais comme le DGE de l an prochain n a pas eu l opportunité d utiliser ce $ en dépenses, $ sera pris en surplus pour couvrir cette dépense qui n arrivera qu une seule fois Plusieurs clubs ont rapporté qu ils avaient besoin d aide pour les relations publiques. Le RI a un programme spécial qui encourage les districts à mettre en place une campagne de relations publiques pour augmenter la visibilité du Rotary dans le district. L objectif est de mieux communiquer l excellent travail fait par les clubs dans le district et pour augmenter les membres. Le RI fournit un programme de subvention par lequel $ peut devenir $. Ainsi, ce sera un bon investissement pour le district et les clubs Comme par le passé, nous n avons pas présenté un budget complet aux clubs, nous n avons pas eu une vérification complète des fonds et postes budgétaires du district. Ceci est nécessaire pour augmenter la transparence mais aussi pour satisfaire nos besoins en tant qu organisation. Comme la prochaine vérification inclura non seulement la vérification du Fonds Général mais aussi les autres fonds, ça semble plus approprié de penser que cette dépense sera significativement plus importante que nos vérifications précédentes et que la différence devra être payée par le surplus Prévision des dépenses totales du surplus 113. Ceci nous mènera à une perte de $ en surplus et une perte totale de $ en combinant les Fonds de surplus et d éducation. Compte tenu de la taille de l excédent et ces besoins importants du district, le comité des finances recommande que les présidents-élus approuvent les dépenses du Fonds de Surplus Grand total des revenus de tous les postes budgétaires de district présentement rapportés. L an prochain le gouverneur de district demandera des rapports de tous les postes budgétaires de district pour qu ils soient tous inclus dans le budget de district Toutes les dépenses des postes budgétaires de district Grand total de profit ou perte du district avec la prévision budgétaire Cotisations par membre avec une augmentation de 1,50 $ ce qui représente la moyenne d augmentation des 8 dernières années. Si les dépenses du surplus n étaient pas approuvées, et que les lignes 109 à 111 étaient déplacées au Fonds Général, alors les cotisations par membre devraient être augmentées de 5,11 $. Mais même si le district maintient un sain surplus, c est plus logique d avoir des petites et régulières

13 01/10/11 13 augmentations pour les cotisations qui couvriront l inflation régulière dans le budget du Fonds Général. L inflation est un facteur significatif de notre budget, puisqu une grande partie du budget est reliée aux déplacements où l inflation est élevée Le district ne facture pas les clubs pour les nouveaux membres puisqu il est convenu que l augmentation nette des membres sera à zéro ce qui endiguera notre diminution de membership en recrutant autant de membres que nous en perdons à chaque année Cotisations standards par membre pour polio-plus 120. Cotisations annuelles totales par membre 121. Prévision budgétaire pour l allocation du RI pour de la formation et des dépenses reliées Allocation du RI qui va au DG pour la formation des adjoints au Gouverneur. Le RI doit approuver chaque dépense de cette allocation Allocation du RI au DG pour la traduction, ayant plusieurs sites de formation, etc. Le RI doit approuver chaque dépense de cette allocation Total des revenus que nous prévoyons 125. Dépenses payées par le supplément du RI pour un district international paye un montant mensuel à un non-rotarien pour traduire les documents du district, courriels, etc Paiement partiel pour la formation prepets 127. Paiement partiel pour les dépenses du Séminaire de formation de l Équipe du District (DTTS) Formation Adjoints au gouverneur Dépenses totales prévues 130. Ces allocations donneront une balance zéro, puisque le RI ne remboursera que des dépenses spécifiques approuvées Valeur du Fonds Éducation en janvier 132. Compte de banque du Maine 133. Compte de banque du Québec 134. Total 135. Rapports en date de janvier du montant du Fonds de Surplus du district 136. Compte bancaire du Maine 137. Compte bancaire du Québec 138. Total

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