Les bonnes pratiques Gérer ses mails REDIGER DES COURRIELS EFFICACES J1

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1 Le courriel et moi? Atelier pratique de réécriture de courriels Les bonnes pratiques Gérer ses mails REDIGER DES COURRIELS EFFICACES J1 Comment Bien utiliser sa messagerie? Faciliter la lecture des mails Mieux rédiger

2 Valeur Juridique Loi n du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique. Loi n du 12 avril 2000 LOI n du 12 novembre 2013 reconnaît la valeur juridique du document électronique redéfinit la preuve littérale admise par le droit français en élargissant la définition à l'ensemble des supports, y compris électroniques règle les litiges en matière de preuves littérales définit la signature électronique. Cette loi est complétée des décrets n du 30 mars 2001 et décret n 2005 du 10 août 2005 Affaire suivie par obligation de réponse Signature qualité Prénom+Nom Obligation de transmission Sauf exceptions, le silence de l'administration vaut acceptation Date entrée en vigueur

3 Les choix rédactionnels début mail La cible Se fixer un objectif et le tenir Le bon canal Nom en majuscules Les bonnes pratiques Restez poli Attention à l'orthographe S'identifier Bon destinataire Eviter le multitâches La formule de politesse Gestionnaire d'absence La signature Ne pas céder à l'émotion et répondre à chaud Un seul sujet /mail ne pas utiliser le mail! Centraliser l'info Les composants Outlook message +courte pour les longs échanges = une seule salutation coordonnées de la personne à contacter en votre absence Date de retour juridique Ouvrir sa messagerie 1 à 2X par jour Environnemental Lister les tâches pour grouper les envois à une même personne tracabilité hub organiser réunion travailler sur un document doodle agenda partagé retour conversation téléphonique Google Docs organisation Evite les aller retour de mail et de version de fichier

4 la lecture sur écran 30% - rapide Scannage/balayage manque de temps Faciliter la lecture des mails liste à puces Code typographique Structurer son mail ATTENTION AUX MAJUSCULES Arial Police de caractère Times New Roman Calibri Evitez l'italique découper en paragraphes Chronologique Mini Plan SPRI Mettre en gras les informations importantes Mail 4 à 5 lignes Court Phrase 10 à 15 mots

5 Ne pas laisser le champ vide Plus direct Mot d'action +court Mettre le texte uniquement dans le mail si on connait bien la personne ex : Viens tu à la réunion du 18/02? Spam Mieux rédiger Comment Soigner l'objet du courriel répondre à un mail Du bon usage des émoticons tag Mention /projet /domaine Répondre Re Si votre message, nécessite une réponse, indiquez plutôt RSVP («répondre s il-vous-plaît») dans l objet Info Pour avis Urgent PVI PTI Répondre dans l'objet quand c'est court, ex. CONFIRMÉ_FDM qui veut dire Fin De Message : pas nécessaire de relire le corps du message (avec personnes familières). reprendre l'intégralité répondre dans le corps du mail dans une couleur différente

6 Compresser le fichier (ex :zip) FTP Attention confidentialité Free Service en ligne Ex OVH Messagerie instantanée Transmettre un dossier composer de fichiers Transmettre un fichier volumineux (>10 Mo Mettre en italique copie à...lorsque les destinaires en copie sont peu nombreux Bien choisir les personnes en copie pour ne pas les inonder de mails utile pour Marché public Référentiel interopérabilité Faire attention Ne pas modifier le message initial Transmettre une pièce jointe volumineuse les formats La fonction cc : copie carbone La fonction cci: copie carbone invisible réception lecture transmettre les pièces jointes Accusé Modèles Les listes de distribution Comment Bien utiliser sa messagerie?

7 Toucher Traiter Méthode TTC Classer Pensez à la vider boite de réception Actions En Attente Archives Tmp 2012 Newsletters Corbeille Vider sa boite de réception Utiliser le moteur de recherche Répondre si <2min Newsletter Dossiers Principes GTD Les règles de message Gérer sa boite mail: les fonctions de tri Ne pas tout conserver dans sa messagerie mais traiter l'information et la rerouter au bon endroit Transformer un mail en tâche Mieux organiser sa messagerie Mieux traiter ses mails Gérer ses mails Exercice choisir le bon moment Ne pas répondre du tac au tac Mieux répondre aux mails

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