Cité scolaire du Cheylard Lycée Polyvalent Collège des deux vallées

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1 Cité scolaire du Cheylard Lycée Polyvalent Collège des deux vallées CHARTE D ORGANISATION DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES Adoptée par le Conseil d Administration du collège des deux vallées en date du 28 septembre 2015 et le Conseil d Administration du lycée du Cheylard en date du 29 septembre 2015 sur proposition de la commission permanente des deux établissements réunie le 22 septembre CADRE REGLEMENTAIRE Vu le Code de l'éducation, notamment les articles R421-2, R et R L'arrêté du 18 mai 2009 relatif aux documents à produire au transporteur La circulaire et du 9 juillet 1981 relative aux questions de sorties de territoire La circulaire du 31 octobre 1996 relative à la surveillance des élèves La circulaire n et du 3 août 2011 (BO du 25 août 2011) La circulaire n du 16 juillet 2013 (BO du 18 juillet 2013) relative à la simplification des formalités administratives de transport et d'encadrement des élèves dans le cadre des sorties et voyages scolaires. PRINCIPES Article 1 Une sortie ou un voyage scolaire constitue un prolongement des enseignements dispensés et des objectifs pédagogiques poursuivis conformément aux programmes en vigueur et à la politique éducative de l établissement. Cet ancrage doit être explicité dans la description du projet, qui fait notamment apparaître la nécessité du déplacement par rapport à un objectif clairement défini. Les orientations éducatives qui président à leur organisation doivent figurer dans le projet d'établissement et le contrat d objectifs. Article 2 Cette charte a pour objet de rationaliser la procédure pour l organisation des voyages et sorties scolaires. Elle concerne tous les types de sorties ou de voyages collectifs d élèves organisés officiellement par le chef d établissement dans le cadre d une action éducative et ayant lieu en tout ou partie pendant le temps scolaire, ou exceptionnellement en totalité pendant la période des vacances. Elle permet de définir précisément les règles, les droits, les devoirs et la responsabilité de chacun. Elle est adoptée par le conseil d'administration. Article 3 Il convient de distinguer les sorties à caractère obligatoire des sorties scolaires à caractère facultatif. Les sorties scolaires obligatoires s inscrivent dans le cadre des programmes officiels d enseignement ou des dispositifs d accompagnement obligatoires et qui ont lieu pendant les horaires prévus à l emploi du temps des élèves. Elles ne peuvent en aucun cas excéder la durée d une journée. Le chef d'établissement informe chaque famille que l'élève sera en sortie pédagogique obligatoire. En collège, une information écrite est transmise au représentant légal. Ces sorties sont financées par l établissement : elles sont donc gratuites pour les familles. Les sorties à la journée sans participation financière sont simplement soumises à l autorisation du chef établissement. Les sorties scolaires facultatives s inscrivent plus largement dans le cadre de l action éducative de l établissement. Organisées par le chef d établissement, elles ont lieu en totalité ou en partie pendant le temps scolaire. Elles incluent notamment les voyages scolaires, qui sont des sorties scolaires facultatives comprenant une ou plusieurs nuitées. Les voyages scolaires se déroulant en totalité pendant la période de vacances mais qui sont organisés dans les mêmes conditions sous la responsabilité du chef d'établissement sont également considérés comme des sorties scolaires facultatives. Une participation financière peut être demandée aux familles. La contribution financière des familles est fixée par une délibération du conseil d administration. Son montant est fixe.. 1

2 Article 4 La continuité du service doit être assurée. Les élèves ne participant pas à une sortie ou un voyage sont accueillis dans l'établissement selon un emploi du temps qui peut être réorganisé en cas de besoin. L emploi du temps peut être réaménagé pour les classes dont les professeurs sont sollicités pour encadrer une sortie ou voyage. Article 5 L engagement définitif de l élève est dépendant de sa participation financière (cas des voyages facultatifs). Les obligations du règlement intérieur restent en vigueur durant les sorties et les voyages, et toute consigne donnée par un adulte (accompagnateurs, guide linguistique ) doit être respectée. En cas d'indiscipline grave appréciée par le professeur organisateur et le chef d'établissement, la famille peut devoir aller chercher son enfant ou organiser son retour à ses frais. Article 6 Situation de surbooking d un voyage scolaire : - Principe : Le voyage ou la sortie doit répondre à des critères pédagogiques et éducatifs. Il est souhaitable que les élèves qui y participent ne soient pas issus de niveaux de classes différents et, en tout état de cause, que le groupe présente une certaine homogénéité. - Critères neutres de sélection : - Priorité accordée aux classes, groupes ou options porteurs du projet pédagogique. - Priorité à "un voyage au moins par élève" pour l année scolaire. Afin de palier une insuffisance de candidats dans le groupe, l élargissement du vivier de recrutement à d autres classes, clairement identifiées, peut s avérer nécessaire. Il sera alors envisagé dans le projet de voyage. Article 7 L'initiative et le schéma d'organisation d'une sortie ou d'un voyage scolaire relèvent des enseignants mais il appartient au chef d'établissement d'autoriser cette activité et de valider les démarches administratives règlementaires. Avant d être soumis à l approbation du Conseil d Administration, tout projet de sortie ou voyage est présenté au Chef d Etablissement qui conserve l'entière responsabilité de l'opération et des engagements avec l'extérieur (contrat de transport, d'assurance ). Il lui appartient : - d évaluer le nombre d accompagnateurs nécessaires compte tenu des spécificités du voyage - de veiller à la qualification suffisante des intervenants extérieurs ou prestataires de service. - de délivrer les autorisations aux accompagnateurs - de transmettre l autorisation de voyage à l étranger à la direction académique. Il assure : - le suivi administratif et financier avec le gestionnaire - le suivi pédagogique avec le professeur organisateur. Il est tenu informé du bon déroulement du séjour et de son évaluation finale. Article 8 Le Conseil d Administration se prononce sur le principe, l organisation et le budget des voyages et sorties scolaires (article R421-20) qui lui sont présentés. Aucun projet ne peut être mis en œuvre sans l'adoption du Conseil d Administration. Le Conseil d'administration fixe le montant de la contribution volontaire des familles par voyage et par sortie, vote les financements envisagés par l'établissement (prélèvement sur fonds de roulement, affectation de subvention de fonctionnement...) et autorise le chef d'établissement à signer les contrats. Les délibérations relatives au financement des sorties et voyages scolaires sont des actes transmissibles à l'autorité académique (art. R421-54). Un acte du conseil d administration doit être rendu exécutoire par l autorité de contrôle avant que puissent être engagées les dépenses relatives au projet. PROCEDURES Article 9 L enseignant porteur d un projet doit retirer un dossier auprès du secrétariat du proviseur : DOSSIER 1 : Sortie Obligatoire DOSSIER 2 : Sortie ou voyage facultatif en France DOSSIER 3 : Voyage à l étranger sans appariement ou avec appariement 2

3 Un voyage ou une sortie est toujours organisé avec le souci d offrir la meilleure prestation (sécurité et intérêt pédagogique) au meilleur rapport qualité prix pour les familles et pour l établissement. Le dossier doit nécessairement préciser les objectifs et l ensemble des dispositions : - générales : type de sortie, période, lieu, composition du groupe, responsable du projet, accompagnateurs - matérielles : mode de déplacement, itinéraire, horaires, titres de transport, modalités d hébergement, modalités d accueil au retour - financières : coût, participation des familles, subventions, dons divers, aides - juridiques et médicales : assurances, assistance médicale, consignes en cas d évènements graves, adresses utiles, personnes à joindre - pédagogiques et éducatives : programme détaillé, travaux à effectuer, exploitation et évaluation. Article 10 Le calendrier semestriel des sorties et voyages est adopté - par anticipation - par le conseil d administration au cours des mois de mai-juin ou des mois d octobre-novembre. L ensemble des projets validés constitue le programme annuel des sorties et voyages organisés par l établissement. L instruction préalable du dossier nécessite qu il soit déposé 15 jours avant la réunion des instances de l établissement. Ce programme annuel peut être modifié ou complété par une nouvelle délibération du conseil d administration. Article 11 Les déplacements d élèves se déroulant dans le cadre des activités de l Association Sportive et les compétitions entraînant une sortie ou un voyage, relèvent du règlement particulier de l Union Nationale du Sport Scolaire. Celuici sera remis aux élèves au moment de leur adhésion. Article 12 Le choix du prestataire du voyage ou du transport doit, en vertu du Code des Marchés Publics, s effectuer après une mise en concurrence adaptée. En conséquence, il convient d intégrer dans le calendrier d organisation du voyage un délai de mise en concurrence. Ce choix est réalisé par l équipe de direction et les professeurs concernés avant le vote, par le Conseil d Administration, du budget du voyage. Article 13 Soit la signature du contrat fait l objet d un acte du chef d établissement non transmissible à l autorité de contrôle si le contrat entre dans le cadre des marchés publics à incidences financières annuelles. Le chef d établissement est autorisé à le signer directement. Soit le contrat n entre pas dans ce cadre et le chef d établissement doit obtenir l accord du conseil d administration pour le signer. Le contrat est exécutoire 15 jours après sa transmission à l autorité de contrôle. Le chef d établissement peut le signer après ce délai. Article 14 Dès l accord du Conseil d Administration devront être ajoutées au dossier : - la liste des élèves avec leur classe et leur catégorie - les autorisations parentales, médicales et l engagement financier signés par les familles ENCADREMENT, DEMARCHES ET DOCUMENTS ADMINISTRATIFS Article 15 Il appartient au chef d établissement d évaluer le nombre d accompagnateurs nécessaires compte tenu de l importance du groupe, de la durée, du déplacement, des difficultés ou des risques que peut comporter le parcours suivi par les élèves. L enseignant organisateur propose le nom des accompagnateurs. Lors des sorties et des voyages éducatifs organisés en France et à l étranger par l établissement scolaire, y compris pendant les jours de congé ou les vacances, les enseignants sont en service. Le chef d établissement délivre un ordre de mission aux accompagnateurs membres de l établissement afin d attester de leur situation durant la sortie ou le voyage. Le chef d établissement peut autoriser des personnes étrangères à l éducation, notamment des parents d élèves, à prêter leur concours aux enseignants lors d une sortie ou d un voyage collectif d élèves. 3

4 Article 16 En cas de dommages causés ou subis par les élèves de l établissement qui leur sont confiés, ces personnels bénéficient de la protection de l Etat. En cas de dommages causés ou subis par les élèves de l établissement qui leur sont confiés, la jurisprudence considère que les bénévoles bénéficient de la protection de l Etat au même titre que les accompagnateurs membres de l enseignement public. Il est recommandé aux membres de l enseignement public et aux accompagnateurs bénévoles d avoir une assurance personnelle valide. Article 17 Pour les sorties obligatoires, l assurance de l élève n est pas exigée mais reste vivement recommandée afin de protéger l élève en cas de dommage. Pour une sortie ou un voyage scolaire facultatif, sur le territoire français et hors territoire français, l assurance de l élève est obligatoire. Elle doit garantir les dommages que celui-ci pourrait causer à des tiers (garantie responsabilité civile) et ceux qu il pourrait subir (garantie individuelle accidents corporels). Cette couverture responsabilité civile des élèves doit couvrir la famille d accueil lorsque ce mode d hébergement est choisi. En cas de déplacement hors du territoire français, les familles doivent vérifier que l assurance qu elles ont souscrite pour leur enfant est valable dans ce cadre ; elles doivent s assurer entre autres des conditions de rapatriement. La famille doit fournir une attestation concernant les modalités de couverture des risques maladie et accidents dans le pays étranger et une attestation de la couverture responsabilité civile des élèves couvrant notamment les dommages causés à un élève étranger dans l établissement ou dans la famille d accueil. Article 18 Pour inscrire un élève à un voyage ou à une sortie à caractère facultatif, la famille doit obligatoirement signer un acte d engagement et d autorisation de sortie remis par l établissement. Ce document inclut le descriptif du projet et indique la participation financière des familles telle qu elle a été votée par le conseil d administration. L acte d engagement et d autorisation de sortie précise notamment : - les conditions d annulation du voyage et de remboursements éventuels - la souscription d une assurance - la possibilité de solliciter une aide du fonds social - la nécessité d informer l établissement de tout problème médical présenté par l élève - la copie d une pièce d identité de l élève sera jointe - il est rappelé que lors d une sortie ou d un voyage, l élève doit être muni d une pièce d identité. L'accord d'un seul parent suffit pour qu'un élève participe à une sortie facultative, l'accord de l'autre parent étant présumé quelle que soit sa situation matrimoniale. L'accord des deux parents est nécessaire lorsque l'institution scolaire est informée d'un désaccord entre les détenteurs de l'autorité parentale et lorsque l'enfant fait l'objet d'une interdiction de sortie du territoire. L acte d engagement suppose que l élève participe à toutes les activités et effectue la totalité du séjour. Lorsque tous les actes d engagement ont été collectés, ils sont transmis à l Agence Comptable avec la liste de tous les élèves participants à l activité. L Agent Comptable ne procède à aucun paiement (arrhes ou acomptes) si les actes d engagements ne lui sont pas transmis. La demande d inscription signée par le représentant légal et le versement du premier acompte est un acte d engagement définitif. A défaut d acte d engagement retourné et signé, l élève ne pourra être inscrit au voyage. Article 19 Séjours à l étranger : Il est nécessaire de consulter le site Internet du Ministère des affaires étrangères : rubrique Conseils aux voyageurs / Entrée et séjour. Pour qu'un élève participe à une sortie scolaire à caractère facultatif, l'accord d'un seul parent suffit, l'accord de l'autre parent étant présumé quelle que soit sa situation matrimoniale. Cependant, l'accord des deux parents est nécessaire lorsque l'institution scolaire est informée d'un désaccord entre les détenteurs de l'autorité parentale et lorsque l'enfant fait l'objet d'une interdiction de sortie du territoire. Une autorisation de participation d'un élève mineur à une sortie ou un voyage scolaire à caractère facultatif, ( formulaire type remis avec l acte d engagement) doit être remplie et signée par la ou les personnes exerçant l'autorité parentale sur l'enfant. 4

5 Ce document permet au chef d'établissement de recueillir les renseignements relatifs au régime de sortie du territoire national des élèves mineurs (le régime des attestations d'autorisation de sortie du territoire français, auparavant délivrées par le maire ou le préfet, a été supprimé par la circulaire n INTD C du 20 novembre 2012 qui est entrée en vigueur le 1er janvier Toutefois, certains pays n'acceptent l'entrée des mineurs sur leur territoire (ou la sortie de leur territoire) que s'ils sont munis d'une autorisation parentale visée par les autorités compétentes. Il convient donc de se renseigner auprès du consulat du pays de destination afin de vérifier qu'un tel document n'est pas exigé.). Tous les élèves participant à une sortie ou un voyage scolaire à caractère facultatif doivent être munis d'un titre certifiant leur identité (passeport au nom de l'élève ou carte nationale d'identité quand elle est admise) en cours de validité et des autres documents qui peuvent être nécessaires pour permettre à tous les élèves de franchir les différentes étapes du voyage (entrée dans le pays de destination, passage par des pays de transit, retour en France). Les élèves mineurs qui sont ressortissants d'états tiers à l'union européenne et à l'espace Schengen et qui sont scolarisés dans l'établissement doivent de surcroît être en possession d'un document de circulation pour étranger mineur (DCEM) en cours de validité, s'ils sont nés à l'étranger, ou d'un titre d'identité républicain (TIR) en cours de validité, s'ils sont nés en France. La détention d'un DCEM ou d'un TIR (document délivré en préfecture et qui justifie de la situation au regard du séjour et permet le retour en France) ne dispense pas l'élève d'être muni d'un document de voyage en cours de validité, revêtu d'un visa en cours de validité délivré par le pays de destination si celui-ci l'exige pour la nationalité de l'élève concerné. il appartient aux familles dont les élèves n ont pas la nationalité française de se renseigner auprès du consulat de leur pays sur les démarches à effectuer : les formalités doivent être entamées dès l inscription au séjour. Les demandes d autorisation sont ensuite déposées auprès de l autorité académique au plus tard trente jours avant la date de départ (quarante jours pour les pays soumis à visa). PRISE EN CHARGE DES ELEVES A BESOINS PARTICULIERS Article 20 Elève en situation de handicap : o La préparation du voyage doit impliquer les parents, le plus tôt possible. o Selon le type de handicap de l'élève, une prise de contact avec le centre d'hébergement est nécessaire afin de vérifier l'accessibilité aux personnes handicapées et la qualité de l'accueil proposé (chambres, sanitaires, accès aux activités, accès aux moyens de transports, etc). o Si un AVS accompagne l'élève: Il ne sera pas comptabilisé dans le taux d'encadrement de la classe, il sera autorisé préalablement par son employeur. (attestation écrite à joindre) Elève bénéficiant d'un projet d'accueil individualisé : o La préparation du voyage doit impliquer les parents, le plus tôt possible. o Les contacts préalables avec le centre d'hébergement permettront de valider suffisamment tôt le dispositif. o Le PAI doit préciser les indications à suivre durant le séjour. Elève suivant un traitement médical : Si l'état de santé de l'élève n'empêche pas sa participation au voyage scolaire mais que le médecin traitant a préconisé une prise de médicaments durant le séjour: L'enseignant doit demander aux parents l'autorisation d'administrer le traitement médical préconisé par le médecin. L'autorisation des parents est portée par écrit. La copie de l'ordonnance médicale est jointe au courrier. L'enseignant est en droit de refuser d'administrer les médicaments aux élèves. Dans ce cas, une organisation impliquant un médecin local doit être élaborée et jointe au projet du voyage scolaire. Si aucune organisation satisfaisante n'est proposée pour l élève, il pourra être décidé, en accord avec les responsables du voyage scolaire, de le maintenir au sein de l'établissement. Article 21 Avant tout déplacement à l extérieur, une trousse de premiers secours est à retirer à l infirmerie de l établissement. Cette trousse doit comporter au minimum : - les consignes sur la conduite à tenir en cas d'urgence - un antiseptique ; - des compresses ; - des pansements, bandes, ciseaux ; - les médicaments et les documents concernant les élèves ayant un projet d'accueil individualisé. Article 22 En cas d'urgence, un élève accidenté ou malade est orienté et transporté par les services de secours d'urgence vers l'hôpital le mieux adapté. La famille est immédiatement avertie. 5

6 Le médecin du SAMU et/ou le médecin ou chirurgien hospitalier prendront en urgence,conformément à la loi, la décision, en fonction de l'état de santé de l'enfant, si l'autorisation éclairée des parents ne peut être obtenue. Protocole d alerte au SAMU en cas d urgence Face à une situation d'urgence, modalités d'intervention pour l'appel au SAMU n 15 ou le n 112 (pays de l'ue), par tout adulte de la communauté éducative. 1 - OBSERVER - Le blessé ou le malade répond-il aux questions? - Respire-t-il sans difficulté? - Saigne-t-il? - De quoi se plaint-il? 2 - ALERTER - Composer le 15 ou n de portable Indiquer l'adresse détaillée ( ville, rue..) Préciser le type d'événement ( chute...) - Décrire l'état observé au médecin du SAMU - Ne pas raccrocher le premier - Laisser la ligne téléphonique disponible 3 - APPLIQUER LES CONSEILS DONNÉS - Couvrir et rassurer - Ne pas donner à boire - Rappeler le 15 ou le 112 en cas d'évolution de l'état DISPOSITIONS FINANCIERES Article 23 Tous les documents engageant un paiement sont signés par le chef d établissement, après autorisation du conseil d administration et respect du délai d exécutabilité. La convention ou contrat avec un voyagiste est signé par le chef d établissement Aucun engagement ne peut être pris directement par les organisateurs du voyage : ceci constituerait une gestion de fait. Article 24 Les différentes sources de financement sont constituées par : - le budget de l établissement. - les contributions financières (dons) - les subventions diverses - la participation financière des familles La participation des familles est envisagée lorsque l établissement ne peut mobiliser des recettes suffisantes pour financer l intégralité du projet de sortie ou de voyage. Article 25 La comptabilité publique impose aux EPLE d intégrer dans leur budget toutes les activités des établissements. Aussi, les frais occasionnés par les voyages, organisés par l établissement, doivent être comptabilisés dans la caisse de l établissement, et tous les règlements être remis à l Agent Comptable. En cas de besoin, un régisseur d avance ou de recette pourra être nommé par le chef d établissement avec l'agrément de l'agent comptable Article 26 Sorties à caractère obligatoire : l établissement prend en charge la totalité des frais dans le cadre d une ligne budgétaire prévue à cet effet. Article 27 Sorties à caractère facultatif : les modalités de contribution financière ne concernent pas les accompagnateurs puisqu ils bénéficient du principe de gratuité. Leur financement, qui ne peut être supporté par les familles, sera prévu sur le budget de l établissement, selon des modalités soumises à l approbation du conseil d administration. Un contrat établi par un voyagiste ne peut donc en aucun cas faire apparaître une quelconque gratuité pour les accompagnateurs. Article 28 Les sorties et voyages scolaires s adressent à tous les élèves. Aucune modulation de tarif ne peut-être consentie, eu égard au principe d égalité devant le service public. 6

7 En cas de difficultés financières, les familles peuvent prendre contact avec l Assistante Sociale de l établissement pour constituer un dossier d aide au titre des fonds sociaux, de préférence avant l inscription au voyage. En principe, il n est accordé qu une seule aide par année pour un élève. Article 29 Les familles ont la possibilité de remettre des chèques vacances (ANCV) à l établissement pour régler le coût des sorties et voyages scolaires facultatifs : une convention a été signée avec l ANCV. Article 30 Concernant les sorties facultatives avec participation des familles, l établissement est habilité à demander le versement d arrhes. Au moment de l inscription, l attention des familles est attirée sur le fait que ces arrhes ne sont pas remboursables, sauf cas prévus à l article 28. La collecte des autorisations parentales et des encaissements émanant des familles est réalisée par le service de gestion. Un paiement fractionné - jusqu à trois échéances - peut être proposé aux familles sous forme d échéancier précisant somme et date des versements. La participation financière des familles doit être versée en totalité avant le départ des élèves. Les subventions éventuelles du FSE (collège), de la Maison des Lycéens (lycée) et les contributions éventuelles de tiers (entreprises, collectivités territoriales, ) sont également transmises au gestionnaire. Conditions d'annulation d'un voyage ou d'une sortie Article 31 Si le montant fixé en conseil d'administration pour un voyage ou une sortie ne peut pas être recouvré en totalité pour un élève, le chef d'établissement a, en accord avec l agent comptable, la possibilité d'annuler le voyage ou la sortie à titre individuel. Dans des circonstances exceptionnelles (contraintes juridiques, financières, sanitaires...), le chef d'établissement peut également se trouver contraint d'annuler le voyage ou la sortie. Article 32 - En cas d annulation du voyage décidée par l établissement, les sommes avancées par la famille lui sont remboursées, déduction faite d éventuels frais de pénalité inhérentes au contrat signé. - Les cas d annulation sur décision des familles ne donnent pas lieu à remboursement sauf : - raisons de santé interdisant la participation au voyage, justifiées par un certificat médical, - cas de force majeure après accord du chef d établissement. - si un remplaçant peut être trouvé (liste d attente). Dans ces cas, le remboursement s effectuera sur la base de la participation demandée, éventuellement diminuée de la quote-part des dépenses déjà engagées par l établissement. Article 33 En cas de reliquats financiers (loi de finances n du 22 décembre 1966 modifiée, art.21) : Les reliquats supérieurs à 8 par famille sont reversés aux familles qui auront réglé l intégralité de la participation. Les reliquats inférieurs à 8 par famille sont définitivement acquis à l établissement à l expiration d un délai de trois mois à la date de sa notification au créancier. BILAN Article 34 A l issue de chaque voyage, un bilan pédagogique et financier est transmis au chef d établissement et présenté en conseil d administration. Ce compte rendu établi par l enseignant responsable porte sur le déroulement du séjour et notamment sur l évaluation des objectifs initialement assignés. Il peut faire l objet d une présentation (exposition, diaporama ) à l ensemble de la communauté éducative. Le bilan financier fait apparaitre les éventuels reliquats et les différentes participations (dons, subventions, ). DIFFUSION DE LA CHARTE Article 35 Après validation par le Conseil d Administration, la charte des sorties et voyages scolaires est portée à la connaissance des personnels et des usagers : elle est mise en ligne sur le site web du lycée et sur l Environnement Numérique de Travail. RECONDUCTION Article 36 La présente charte est reconductible chaque année sauf décision contraire ou modification intervenue avant la fin de l année scolaire pour la rentrée suivante. 7