REUNION D INFORMATION SUR LA DEMATERIALISATION COMPLETE DE LA CHAINE FINANCIERE ET COMPTABLE 06 NOVEMBRE 2015

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1 REUNION D INFORMATION SUR LA DEMATERIALISATION COMPLETE DE LA CHAINE FINANCIERE ET COMPTABLE 06 NOVEMBRE 2015

2 LA DEMATERIALISATION DE LA CHAINE FINANCIERE ET COMPTABLE EN ILLE ET VILAINE 1. La dématérialisation de la chaîne financière et comptable : où en est-on en Ille-et-Vilaine? 2. Les actions concrètes d accompagnement 3. La mise en perspective de l accomplissement des projets 2

3 Le déploiement de la dématérialisation de la chaîne financière et comptable dans le département d Ille-et-Vilaine De la phase projet à la phase de mise en production au PES V2: quelle situation départementale? PROJET TESTS PRODUCTION Un grand bravo pour le travail déjà accompli! L objectif de cette réunion est de mettre aussi en perspective les évolutions techniques et réglementaires pour vous donner davantage de confort dans votre quotidien 3

4 De la phase projet à la phase de mise en production: quelle situation départementale? PRODUCTION 4

5 93 % des communes ont dématérialisé les pièces comptables et justificatives 5

6 96 % des EPCI ont dématérialisé les pièces comptables et justificatives 6

7 LA DEMATERIALISATION DE LA CHAINE FINANCIERE ET COMPTABLE EN ILLE ET VILAINE 1. La dématérialisation de la chaîne financière et comptable : où en est-on en Ille-et-Vilaine? 2. Les actions concrètes d accompagnement 3. La mise en perspective de l accomplissement des projets 7

8 Des actions concrètes pour accompagner les collectivités dans la réussite du projet de la dématérialisation Un partenariat régional entre Mégalis Bretagne et les DR/DDFIP de Bretagne Un accompagnement de la DRFIP35 et des trésoreries afin de mutualiser les bonnes pratiques (suivi du projet; liens post production pour résoudre les éventuelles difficultés; production de documentations locales pour vulgariser les informations techniques) Un partenariat régional avec le CNFPT 8

9 De la documentation adaptée à la nouvelle situation: Guide post-bascule Diffusion du guide post-bascule destiné aux services ordonnateurs afin de leur permettre d acquérir une plus grande autonomie dans la connaissance des évolutions et la résolution des difficultés éventuelles 9

10 Le nouveau Mémento PES V2 Démat 10

11 Le site collectivités-locales.gouv.fr Espace Dématérialisation comptable et financière 11

12 Focus sur les actions de formations: Formations internes: Des formations internes pour mutualiser et consolider les connaissances des agents DGFIP et comptables publics plus de 150 personnes ont déjà été formées. 12

13 Formations externes: Focus sur les actions de formations: Actions partenariat Mégalis Bretagne Actions partenariat CNFPT DGFIP : itinéraire régional de formation 13

14 Focus sur les actions de formations: Formation externes: Collaboration avec le CNFPT pour offrir aux agents des collectivités locales un itinéraire de formation PES V2-dématérialisation: 14

15 Focus sur les actions de formations: Formation externes: Collaboration avec le CNFPT pour offrir aux agents des collectivités locales un itinéraire de formation PES V2-dématérialisation: Le nouveau module e-formation proposé vise à former à la fois les agents nouvellement affectés en comptabilité sur le PES et la Démat et les personnes qui souhaitent approfondir le sujet Le module "La dématérialisation de la chaîne financière et comptable: de la concrétisation à son optimisation Volet outils" permet de consolider ses connaissances dans la maîtrise des opérations liées au nouvel environnement PES V2 et dématérialisé de la chaîne financière et comptable (code stage SXDMO). Contacts : Prochaines sessions: 1 er février et 7 mars

16 Focus sur les actions menées: Collaboration avec les Archives départementales qui proposent des fiches sur: - Comment bien nommer ses fichiers numériques - Créer un plan de classement des fichiers numériques - Schéma de compréhension pour la conservation des données numériques et/ou documents papier Collaboration avec la CRC Bretagne 16

17 LA DEMATERIALISATION DE LA CHAINE FINANCIERE ET COMPTABLE EN ILLE ET VILAINE 1. La dématérialisation de la chaîne financière et comptable : où en est-on en Ille-et-Vilaine? 2. Les actions concrètes d accompagnement 3. La mise en perspective de l accomplissement des projets 17

18 Mises en perspectives de l accomplissement de la dématérialisation de la chaîne financière et comptable Les factures fournisseurs vont être progressivement dématérialisées de 2017 à 2020 Meilleur respect des délais de paiement aux fournisseurs dans un environnement plus contraint Rationalisation des circuits pour les collectivités disposant de plusieurs services La dématérialisation des documents budgétaires vers la DGFIP Les retours d informations via le PES retour Inscrire sa collectivité dans un environnement administratif modernisé plus exigeant au-delà de la seule sphère comptable 18

19 Retour sur la phase projet de mise en place de la dématérialisation de la chaîne financière et comptable Définition d objectifs internes pour profiter du passage au PES V2 pour déployer la dématérialisation dans l ensemble des services Deux types de projets recensés: Définition ou non d objectifs internes pour réussir la dématérialisation de la chaîne comptable et financière dans le cadre du passage au PES V2 En s appuyant sur des outils ( parapheur, Ged, Workflow ) Sur une nouvelle définition des circuits Sur l intégration des potentiels de démat (Préfecture, ) En s appuyant - sur des outils ( outil de signature) - Sur une adaptation de l organisation existante pour permettre la dématérialisation des PJ (principalement limité au service des finances) Démarche globale Démarche adaptée au passage au PES V2 19

20 Autres éléments d'actualité Point sur les certificats de signature électronique Signer électroniquement un acte d'engagement: comment assurer la sécurisation du dispositif? 20

21 LA DGFIP PROPOSE AUSSI AUX PARTENAIRES LOCAUX DES MOYENS MODERNES DE PAIEMENT 1. TIPI: un portail depuis le site Internet de votre collectivité permettant aux usagers de procéder au paiement en ligne de leurs factures 2. La carte d achat 21

22 TItres Payables par Internet: TIPI Pour répondre à une demande forte de leurs usagers, les collectivités développent aujourd hui des portails Internet ainsi que des services en ligne auxquels sont souvent associées des solutions de paiement par carte bancaire. Pour satisfaire ce besoin croissant, la DGFIP déploie, depuis plusieurs années maintenant, le dispositif TIPI (TItres Payables par Internet), permettant aux usagers de payer par carte bancaire sur Internet, les titres de recettes dont ils sont débiteurs. Le service apparaît particulièrement adapté dans des domaines tels que le scolaire et le périscolaire (crèche, garderie, cantine), l eau l assainissement, les ordures ménagères et les transports scolaires. TIPI vient compléter les solutions de paiement déjà proposées aux usagers des collectivités locales et peut être proposé en complément des moyens de paiement déjà existants. La mise en place de ce dispositif témoigne d usages soutenus entre 18h et 8h. 22

23 TItres Payables par Internet: TIPI Avantages pour les collectivités locales: - TIPI donne une image moderne du fonctionnement des collectivités, et participe au développement de l e-administration. - C est un dispositif simple à mettre en œuvre, peu coûteux, et qui répond à une forte demande des usagers - Le paiement en ligne diversifie les moyens de paiement offerts aux usagers, et améliore le recouvrement spontané des recettes locales. - Enfin, le paiement par carte bancaire sur Internet assure un dénouement plus rapide des opérations de paiement. 23

24 TItres Payables par Internet: TIPI Avantages pour les usagers: - Le paiement par Internet est possible 24h/24, 7j/7, sans avoir à se déplacer, et sans formalité préalable. - L opération de paiement s effectue rapidement, en quelques clics,et très simplement, à partir du site Internet de la collectivité, ou de la page de paiement DGFIP « - Le dispositif TIPI évolue régulièrement, pour tenir compte des besoins des usagers: Il est désormais possible de commander et de régler des billets de spectacles via TIPI, et le recouvrement des titres hospitaliers est désormais possible également. 24

25 TItres Payables par Internet: TIPI Les collectivités locales ou Établissements Publics Hospitaliers intéressés par la mise en œuvre du dispositif TIPI peuvent solliciter, par l intermédiaire de leur comptable public, le correspondant moyens de paiement de la DDFIP/DRFIP dont ils dépendent, en tant qu interlocuteur privilégié pour toutes les questions relatives aux moyens de paiement. 25

26 LA DGFIP PROPOSE AUSSI AUX PARTENAIRES LOCAUX DES MOYENS MODERNES DE PAIEMENT 1. TIPI: un portail depuis le site Internet de votre collectivité permettant aux usagers de procéder au paiement en ligne de leurs factures 2. La carte d achat 26

27 La Carte Achat Qu est ce que la carte achat? C est un dispositif qui comprend un moyen de paiement, confié à des agents d une administration ou d une collectivité, mandatés par elles pour s approvisionner auprès de fournisseurs référencés. Ce moyen de paiement consiste en une carte bancaire, à autorisation systématique, qui permet d effectuer tous types d achats de proximité ou sur Internet ( sauf marchés de travaux et marchés faisant l objet d une avance forfaitaire ou facultative), à condition qu ils soient réalisés dans le respect des règles de mise en concurrence et de la politique d achat de la collectivité. C est une modalité d exécution des marchés publics 27

28 La Carte Achat Fonctionnement de la carte achat: Les agents publics acheteurs dotés d une carte achat ( toujours nominative) utilisent cette carte comme une carte bancaire courante, aussi bien pour un achat de proximité que pour des achats à distance. Le règlement du fournisseur est effectué automatiquement par la banque émettrice, sous 4 à 5 jours maximum. La banque restitue périodiquement à l ordonnateur un relevé précis des commandes effectuées. Après validation du service fait et mandatement, ce relevé est transmis au comptable et vaut PJ pour le paiement des dépenses effectuées. Le comptable effectue les contrôles qui lui incombent et procède au paiement de l Établissement bancaire. 28

29 La Carte Achat Avantages de la carte achat pour la collectivité: - Déléguer les achats courants en toute sécurité: (fournisseurs référencés,environnement sécurisé) - Simplifier, faciliter et accélérer la procédure d achat: ( gains de temps, acceptation de la CA par l ensemble des commerçants, règlement automatique du fournisseur par la banque) - Réduction des coûts administratifs et maîtrise des dépenses: ( diminution du nombre de mandats et de PJ; suppression des échanges de factures papier, responsabilisation des porteurs, gestion des achats contrôlée au quotidien grâce à la plate- forme de suivi fournie par la banque) 29

30 La Carte Achat Avantages de la carte achat pour le fournisseur: - Garantie des délais de paiement : (la commande déclenche automatiquement le règlement par la banque; grâce à l autorisation préalable dès le 1er euro, le paiement est garanti; délai de paiement raccourci au maximum) - Développement de l activité: (CA adaptée au mode de vie actuel des acheteurs, déterminante pour satisfaire de nouveaux clients) 30

31 La Carte Achat Avantages de la carte achat pour le comptable: - Un service contribuant à dématérialiser l acte d achat : (les opérations par CA permettent une réduction conséquente du nombre de mandats à traiter grâce au relevé d opérations) - Un temps de traitement global réduit / aux procédures traditionnelles: (ordre de dépense avec certification du service fait, envoyé au comptable - la créance est justifiée par le relevé d opérations; contrôle de l exactitude des calculs de liquidation au vu du relevé d opérations; virement des sommes dues sur le compte technique de la banque) 31

32 La Carte Achat Conclusion: - La carte achat est un outil particulièrement adapté à l achat de biens et de services, pour des commandes récurrentes et de faible enjeu (fournitures de bureau, d entretien, petit matériel...) mais générant un nombre important de factures. - En sphère publique, les achats de petit montant représentent environ 4% de la valeur des dépenses, mais 75% des commandes. - Son utilisation peut conduire à une réduction significative des coûts du fait de l automatisation des traitements dans un dispositif dématérialisé de commande et de paiement. ( ainsi, chez l acheteur, le coût de traitement d une commande est d environ 70 euros sans CA, et de 28 euros avec CA.) 32

33 Les coordonnées des interlocuteurs de la Division collectivités locales de la DRFIP 35 Pour la dématérialisation de la chaîne financière et comptable: Le correspondant dématérialisation: Sébastien Corpel Le référent Hélios: Fabrice Tual La correspondante moyens modernes de paiement Rôles ORMC: Cécile Thibault Ou 33

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