Comment mieux gérer son temps? Il n existe aucune règle valable pour TOUS!

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1 Comment mieux gérer son temps? Il n existe aucune règle valable pour TOUS!

2 Le temps relatif Ma personnalité Mes compétences Mes valeurs Mes enjeux pro et perso Ma résistance au stress Ma capacité à négocier Loi de Parkinson : le travail se dilate jusqu à remplir la durée disponible pour son accomplissement Loi de Douglass : dossiers et documents s entassent jusqu à remplir l espace disponible pour leur rangement

3 Sommaire OBJECTIFS CONCEPTS Décomposition du temps Structuration du temps Prédom et le temps Autotest de gestion du temps OUTILS (dans Votre organisation) Règles des 20/80 Important / Urgent STRESS et GESTION du TEMPS La juste mesure les drivers Les réducteurs de stress

4 Votre évaluation actuelle Aujourd hui Objectif

5 Exercice 13 stratégies pour ne pas y arriver!

6 Concept : décomposition du temps Notre temps se décompose par notre rythme de vie Nous avons: Des besoins physiologiques: 1. Sommeil 2. Repas 3. Toilettes Du temps contraint 1. Transport 2. Travail 3. Autres Du temps choisi (parfois contraint) 1. Lecture 2. Télévision 3. Loisirs 4. Travail à la maison

7 Concept : structuration du temps Il existe plusieurs manières de structurer le temps en lien avec les autres. Nous avons tous le même volume mais la répartition diffère (besoin d équilibre)! RETRAIT : temps en relation avec soi-même (peut être conscient et choisi ou inconscient) RITUEL: forme d échange programmé et structuré qui ouvre et ferme l échange PASSE TEMPS : échange qui sert à faire connaissance, à définir si on va aller plus loin dans la relation ACTIVITE : temps consacré à la réalisation d une tâche (visant l atteinte d un objectif) JEUX PSYCHOLOGIQUES : temps intense en stimulation négatives cachées et répétitives, n apportant aucune solution et aboutissant à une fin désagréable pour les deux (Ex: nous pourrions aller à la mer/oui mais je dois aller voir ma mère) INTIMITE : c est le temps ou la communication est basée sur la confiance, le respect, ce temps autorise des signes de reconnaissance de qualité et de grande intensité

8 Exercice Concept : structuration du temps Structuration du temps 20% 10% 15% retrait rituel passe temps 20% 5% activité jeux 30% intimité

9 Prédomet le temps CERVEAU GAUCHE - FAIRE LES CHOSES DE MANIÈRE COHÉRENTE -TRAVAILLER DANS UN ENVIRONNEMENT CLAIR ET STRUCTURÉ -VOUQS AIMEZ FINIR UNE TACHE AVANT D EN COMMENCER UNE AUTRE -VOUS APPRÉCIEZ D ARRIVER AU TERME D UN TRAVAIL -VOUS AIMEZ ELABORER DES LISTES, DES PRIORITÉS - VOUS ETES PONCTUEL -VOUS AIMEZ COMMENCER ET FINIR À L HEURE - VOUS RESPECTEZ LES RÉGLES - VOUS APPRECIEZ CE QUI EST STRUCTURE -VOUS AIMEZ ARRIVER AU BUREAU À LA MEME HEURE CERVEAU DROIT - TRÈS À L AISEDANS LA DÉSORGANISATION - UN CAPHARNAUM POUR LES AUTRES EST UNE PÉPINIÈRE D IDÉES POUR VOUS - N AIMER PAS LES LISTES - VOUS POUVEZ SUIVRE PLUSIEURS PISTES À LA FOIS - LES RELATIONS HUMAINES SONT PLUS IMPORTANTES QUE L HORLOGE - VOUS AIMEZ BOUCLER VOS PROJETS À LA DERNIERE MINUTE - VOUS TES SOUVENT LEGEREMENT EN RETARD - VOUS AVEZ TENDANCE À VOUS ECARTER DU SUJET - VOUS AIMEZ EXPOSER VOS IDÉES AUX AUTRES - VOUS ETES PLUTOT IMPREVISIBLE - VOUS ETES SPONTANE - VOUS N AIMEZ NI PLANNING NI AGENDA

10 Prédom: Que suis je? Exercice En vous regroupant avec un collègue du «même hémisphère» Choisir parmi ces items ceux qui vous correspondent

11 Autotest gestion du temps

12 Interprétation de votre score final Autotest gestion du temps Plus de 34 points : bravo vous êtes quelqu un d organisé ayant une bonne maitrise de son temps De 28 à 34 points : vous vous efforcez de maitriser votre temps et vous disposez de certains éléments d efficacité. Mais vous n arrivezpasencoreàfairetoutcequevousaimeriezfaire De 22 à 28 points : vous faites parfois des efforts pour vous organisez et gérer votre temps, mais vous n êtes pas assez convaincu de son importance Moins de 22 points : vous vous laissez entrainer par les événements; il faut remettre de l ordre dans vos comportements si vous voulez devenir efficace

13 Sommaire OBJECTIFS CONCEPTS Décomposition du temps Structuration du temps Prédom et le temps Autotest de gestion du temps OUTILS (dans Votre organisation) Règles des 20/80 Important / Urgent STRESS et GESTION du TEMPS La juste mesure les drivers Les réducteurs de stress

14 Respectez les lois sociologiques Temps utilisé Résultats 20% 80% 80% 20 % 20 % de nos activités génèrent 80% de nos résultats

15 Exercice Respectez les lois soviologiques Définissez les 20 % de vos activités qui génèrent 80% de vos résultats

16 Triez vos activités L urgent est il plus important que l important?: L une des plus grandes difficultés que nous rencontrons presque tous dans l organisation de notre travail quotidien est l affectation d un ordre de priorité à chacune des tâches qui se présentent Notre tendance naturelle à agir et notre vision à court terme nous amènent souvent à nous attacher d abord à ce qui nous semble urgent Mais la pression des événements est telle qu une urgence fait immédiatement surface, à laquelle nous nous attelons sans coup férir Et nous n avons jamais assez de temps pour entreprendre ce qui, plus urgent, est important

17 Triez vos activités Peu urgent et Important = Préparation Urgent et Important = Problèmes importance Peu urgent et peu important = Distractions Urgent et peu important = Déviations urgence

18 Triez vos activités importance Stratégie, efficacité A prévoir Pas de délai, renvoyé urgence + de temps Poubelle Problèmes, crises A traiter sur le champ par vous Activités chronophages, manque d efficacité A réduire, éliminer, déléguer Gagner du temps Savoir dire non!

19 Triez vos activités Exercice Classez vos activités dans les rubriques suivantes : Urgent / Non Important? Non Urgent / Non Important? Urgent / Important? Non Urgent / Important?

20 Comment se concentrer sur ses priorités Exercice 1 : Lister les décisions que vous décidez de prendre: Exercice 2 : modifier votre agenda des 7 prochains jours Exercice 3 : créer votre agenda pour demain suivant le modèle ci-dessous Priorités: - I/U=1 - I/NU=2 - NI/U=3 - NI/NU=4

21 Horaires Priorité Activités A Faire 7h00 7h30 8h00 8h30 9h00 9h30 10h00 10h30 11h00 11h30 12h00 12h30 13h00 13h30 14h00 Date: Important / Urgent: Important/ Non Urgent:

22 Fiez-vous aux statistiques 40 % de ce qui vous inquiète ne se produira jamais 30 % s est déjà produit 12 % concerne votre santé 10 % représente des soucis divers et dont les effets s annulent souvent 8 % seulement est réellement légitime et mérite votre attention

23 Pour aller plus loin! Ne négligez pas le planning et apprenez à fixer les limites (à soi et aux autres) les personnes sans but sont utilisées par celles qui en ont un! Gérer le temps comme une ressource rare je prends mon temps pour gérer mon temps! générer des «intérêts temporels» Ne réagissez pas à chaud aux crises vous risquez d amplifier le phénomène! Commencez «petit» on n allume pas le feu avec de grosses bûches mais avec du petit bois! Rien n est aussi simple qu il n y paraît ; chaque chose prend plus de temps qu on ne le croit ; ce qui a la possibilité de se détraquer se détraquera Méfiez-vous des listes indifférenciées elles favorisent l effet Parkinson en mettant tout sur le même plan! Contrôlez ce que vous déléguez

24 Pour aller plus loin! Quand vous vous sentez débordé, que vous sentez que vous de maîtrisez plus la situation, physiquement ou psychiquement, n ayez aucun scrupule : Ouvrez votre agenda Décrochez votre téléphone Annulez ou reportez un RV Soufflez et respirez Personne ne mourra! RE-LA-TI-VI-SEZ

25 La juste mesure : stress et gestion du temps Vous êtes toujours pressé et vous n avez jamais le tempsde rien. Est-ce dû au stress? Ou inversement, c est le manque de temps qui vous stress? Ca ne se fait pas de remettre au lendemain, il faut aller vite, il faut faire les choses parfaitement, Faite le point et apprenez à dompter le temps, avec à la clé une diminution du stress bénéfique à votre santé physique et psychologique

26 A chacun sa façon de réussir et d échouer

27 A chacun sa façon de réussir et d échouer

28 A chacun sa façon de réussir et d échouer Exercice: Quels sont vos drivers? Sois parfait Sois fort Fais efforts Fais plaisir Dépêche toi

29 A chacun sa façon de réussir et d échouer DRIVERS - SOIS PARFAIT (parent) - SOIS PARFAIT (enfant)) - SOIS FORT (parent) - SOIS FORT (enfant) -FAIS PLAISIR REPONDRE AUX BESOINS PSYCHOLOGIQUES - Reconnaissance de ses convictions et valeurs - Reconnaissance du travail et structuration du temps - Répondre à ses besoins d excitation -Répondre à ses besoins de solitude -Reconnaissance de la personne pour ce qu'elleest fondamentalement - FAIS DES EFFORTS - Répondre au besoin de contact

30 STRESS : les réducteurs de stress Exercice physique: réduit le niveau d énergie négative Prendre les escaliers Téléphone: répondez debout Après déjeuner: faire un tour Prenez l air Parlez Parlez de ce qui vous pèse à votre entourage Riez Le rire inhibe la sécrétion d adrénaline et de cortisol Décompensez Ayez des moments de détente Espace protégé Fauteuil confortable

31 STRESS : les réducteurs de stress Faites des pauses Toutes les deux heurs: 15 mn de pause Levez vous, faites quelques pas Surveillez l alimentation Consommez fruits et légumes (le stress prive l organisme de vitamines et sels minéraux) Prenez le temps de manger Hydrater vous Buvez au moins 2 litres d eau par jour Buvez aussi vite que possible (quand on avale, on stimule son système parasympathique = Détentes Prenez des bains Bains chauds, lumière tamisée Respirez Elever le taux de calcium = réduit la tension

32 Exercice Objectif personnel «Nul vent n est favorable pour celui qui ne sait où il va.» Sénèque Simple (et précis) Mesurable Acceptable (raisonnable) Réaliste Temporel

33 MERCI BEAUCOUP POUR VOTRE ATTENTION JE VOUS SOUHAITE UN BEL ÉQUILIBRE DE VIE

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