Code international de bonne conduite professionnelle

Transcription

1 Code international de bonne conduite professionnelle L excellence avec Intégrité.

2 - Cette page est laissée intentionnellement vierge -

3 Table des matières Un message de notre Président-Directeur Général... 5 I. Éléments essentiels du Code international de bonne conduite... 6 A. L importance de nos valeurs... 6 B. Champ d application du Code international de bonne conduite... 7 C. Application du Code international de bonne conduite... 7 D. Directives pour les situations contestables... 7 E. Diriger par l exemple... 8 F. Devoir de signaler les violations potentielles... 8 G. Absence de sanctions... 8 H. Respect du Code international de bonne conduite... 8 II. Engagement d intégrité... 9 A. Préserver un environnement professionnel respectueux Un lieu de travail sans harcèlement Engagement en faveur de l égalité des chances Comportement responsable sur le lieu de travail Lutte contre la violence B. Droits de l homme C. Environnement, santé, sécurité et durabilité III. Pratiques commerciales honnêtes et éthiques A. Concurrence loyale et antitrust B. Lutte contre la corruption C. Hospitalité professionnelle cadeaux, divertissements et voyages.13 D. Conflits d intérêts E. Contributions caritatives et politiques IV. Intégrité financière A. Exactitude des résultats financiers B. Conserver des archives en bonne et due forme Table des matières LISTENUP HELPLINE: DEMATIC.LISTENUPREPORTS.COM 3

4 Table des matières V. Collaboration avec les Partenaires de Dematic A. Interactions et informations clients B. Distributeurs, fournisseurs et autres partenaires C. Marchés publics VI. Conformité au commerce international A. Importation et exportation B. Sanctions commerciales et embargos C. Boycotts économiques VII. Responsabilité envers nos investisseurs et actionnaires A. Informations confidentielles B. Protéger nos actifs C. Audits et enquêtes D. Propriété intellectuelle E. Systèmes informatiques et de communication F. Échanges avec les médias, investisseurs et le public G. Utilisation des médias sociaux H. Informations privilégiées I. Confidentialité VIII. Les ressources de Dematic A. Signaler les préoccupations B. Le système de signalement de la ligne d assistance ListenUp LISTENUP HELPLINE: DEMATIC.LISTENUPREPORTS.COM

5 Un message de notre Président-Directeur Général Je suis heureux de présenter le Code international de bonne conduite de Dematic. Ce Code illustre parfaitement l importance de l intégrité pour chacune de nos valeurs telles que la détermination, la méritocratie, l innovation, l orientation clients et l engagement, et nous guide dans nos décisions au jour le jour grâce à des principes directeurs. Notre réussite dépend de notre capacité à constituer un effectif compétent, respectant toujours les normes les plus strictes. Le Code international de bonne conduite est conçu afin de soutenir nos efforts et orienter nos performances dans le respect des normes éthiques les plus rigoureuses sur le lieu de travail. Il nous incombe de comprendre et d agir conformément au Code international de bonne conduite dans notre activité quotidienne. Du Président-Directeur Général Dematic souhaite que tous ses employés respectent les principes d honnêteté et d intégrité, qu ils soient guidés par le Code international de bonne conduite de Dematic et qu ils s engagent à respecter toutes les politiques, lois et réglementations régissant nos opérations. Je souhaite vous rappeler qu il incombe à chacun d entre vous de bien considérer chacun de vos actes et leur apparence : Quelle est votre contribution, en tant que membre de la communauté Dematic? De quelle manière pouvez-vous le mieux donner l exemple à vos collègues? Quels comportements vos collègues attendent-ils de vous, et qu attendez-vous d eux? Qu attendriez-vous de nous si vous étiez un client externe ou un partenaire de Dematic? Qu attendriez-vous de nous si vous étiez un homme politique ou une institution officielle? À quoi aspirez-vous concernant l image de notre Société pour le grand public et dans la société civile? Le Code international de bonne conduite s applique à toutes les sociétés de Dematic ainsi que sur chaque site où nous sommes présents. Je vous encourage à lire ce Code et à comprendre de quelle manière ses principes et directives s appliquent à votre travail. Utilisez-le comme un cadre afin d agir avec honnêteté et éthique. Ne commettez jamais un acte susceptible de violer ce Code, même si vous pensez que l entreprise en bénéficiera. Si vous avez des questions ou êtes confronté à une situation dans laquelle vous ignorez quel est le bon plan d action à adopter, consultez l une des ressources de conformité et d éthique mentionnées dans le présent Code international de bonne conduite. Vous ne serez jamais sanctionné pour avoir posé des questions ou fait part de vos préoccupations. Au sein de Dematic, nous valorisons la détermination, et sommes fiers de notre politique de la porte ouverte et d absence de sanctions. Nous accueillons les questions avec bienveillance et encourageons le dialogue. N oubliez pas que nous jouons tous un rôle dans la réussite de Dematic. Merci pour votre engagement à exercer votre activité de manière éthique et responsable. Ulf Henriksson Président-Directeur Général de Dematic LISTENUP HELPLINE: DEMATIC.LISTENUPREPORTS.COM 5

6 I. Éléments essentiels du Code international de bonne conduite I. Éléments essentiels du Code international de bonne conduite A. L importance de nos valeurs La réussite de Dematic commence avec nos principales valeurs organisationnelles telles que l intégrité, la méritocratie, la détermination, l innovation et l engagement. Nos normes de conduite d affaires constituent des conseils précieux pour nos employés et représentent la manière dont nous construisons des relations basées sur la confiance et la réussite avec et entre nos clients, fournisseurs et actionnaires. Chacun d entre nous représente Dematic dans toutes ses actions et est tenu d agir de manière éthique et dans le respect de la loi. En respectant nos valeurs et en partageant nos idées, nous ferons progresser l activité de Dematic de manière responsable. Notre Code international de bonne conduite se base sur les valeurs de Dematic, et nous illustrons la manière dont elles s appliquent à nos décisions au jour le jour. B. Champ d application du Code international de bonne conduite Le Code international de bonne conduite s applique au Groupe Dematic ainsi qu à toutes nos filiales et sociétés affiliées. À chaque fois que nous faisons référence à «Dematic» ou à la «Société» dans le présent Code international de bonne conduite, nous incluons toutes ces entités. Notre Code international de bonne conduite s applique à tous les administrateurs, dirigeants, employés, agents ou sous-traitants de Dematic, désignés par le terme «employés». En outre, nous attendons de nos fournisseurs, distributeurs, clients et autres partenaires commerciaux qu ils agissent de manière éthique et conforme au Code international de bonne conduite. Chaque fois que nous faisons des affaires, chacun d entre nous est tenu de suivre le Code international de bonne conduite ainsi que les lois, réglementations et autres politiques de la Société en vigueur. 6 LISTENUP HELPLINE: DEMATIC.LISTENUPREPORTS.COM? Q. Quand le Code international de bonne conduite s appliquet-il à mon comportement au sein de Dematic? R. Partez du principe que le Code international de bonne conduite s applique à tous les dilemmes éthiques potentiels et circonstances professionnelles.

7 Éléments essentiels d éthique pour les responsables Soyez réceptifs et ouverts aux préoccupations des employés Si un employé soulève des questions d éthique potentielles ou signale une violation du Code international de bonne conduite, d autres politiques de Dematic ou de la loi, il vous incombe, en tant que responsable, de signaler l affaire à l une des ressources suivantes : le département des Ressources humaines ; l équipe de la Conformité ; le département juridique ; le Comité exécutif de l Éthique ; le Système de signalement de la ligne d assistance ListenUp. C. Application du Code international de bonne conduite Notre Code international de bonne conduite doit être utilisé comme ressource lorsqu une question d ordre juridique ou éthique se pose au travail. Il ne s agit pas d un règlement général, mais plutôt d une déclaration sur la manière dont nous nous engageons à exercer notre activité. Chaque membre de la communauté Dematic doit faire preuve de bon sens dans les affaires impliquant l éthique professionnelle et l intégrité, et nous sommes tenus d éviter toute conduite pouvant être contestable en termes d éthique ou susceptible de constituer une violation de nos politiques. Si vous vous trouvez dans une situation difficile et que vous avez des doutes sur la manière de procéder, demandez-vous si votre comportement est conforme à la loi, au Code international de bonne conduite et aux autres politiques de la Société. D. Directives pour les situations contestables Chez Dematic, nous sommes fiers de notre environnement de «porte ouverte», et tous nos employés sont encouragés à manifester leurs préoccupations et à demander conseil. La plupart du temps, votre responsable hiérarchique sera la personne la plus à même de répondre à vos questions et préoccupations. Si l idée de signaler un problème à votre responsable hiérarchique vous met mal à l aise, veuillez contacter un autre responsable de Dematic, le représentant des Ressources humaines, ou parler à un membre de l équipe de «Compliance» ou du département juridique de la Société. Vous pouvez également effectuer un signalement grâce au système de signalement de la ligne d assistance ListenUp (gérée par un administrateur tiers indépendant), par l intermédiaire d une ressource de signalement en ligne et des lignes téléphoniques disponibles dans tous les pays où nous sommes présents. Le Comité exécutif d éthique de Dematic, représenté par des cadres seniors, surveille la gestion et l intégrité des enquêtes sur tous les signalements transmis par l intermédiaire de ListenUp. Des informations sur ListenUp sont disponibles à la fin du Code international de bonne conduite (voir la Section VIII.B). E. Diriger par l exemple Nos dirigeants et responsables assument des responsabilités supplémentaires envers Dematic et les autres employés de la Société. Une partie essentielle de la responsabilité d un dirigeant est d incarner nos valeurs d entreprise et de présenter les normes d intégrité les plus strictes. Les dirigeants doivent communiquer le sérieux des attentes de notre société en termes de conduite éthique ainsi que leur soutien personnel envers ces attentes, en tenant chacun responsable d émettre des jugements éthiques fiables. Les responsables hiérarchiques doivent fournir des directives raisonnables à leurs employés, en s assurant qu ils connaissent et respectent les lois et réglementations en vigueur. I. Éléments essentiels du Code international de bonne conduite LISTENUP HELPLINE: DEMATIC.LISTENUPREPORTS.COM 7

8 I. Éléments essentiels du Code international de bonne conduite F. Devoir de signaler les violations potentielles Nous sommes tous tenus d informer la Société des actes répréhensibles. Tout employé qui a connaissance d une violation, ou même qui suspecte une violation du Code international de bonne conduite, des autres politiques de Dematic ou de la loi, doit la signaler. Le manquement à signaler un acte répréhensible constitue en soi une violation du Code international de bonne conduite et peut être un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller jusqu au licenciement, sous réserve de la loi en vigueur et des conventions collectives. N oubliez pas que chez Dematic, nous valorisons fortement la détermination, car nous pensons qu agir avec courage a un impact positif. La Société soutiendra pleinement les employés qui signalent en toute bonne foi et de manière honnête un acte répréhensible potentiel. G. Absence de sanctions Nous nous engageons à protéger les droits des personnes signalant des problèmes en toute bonne foi. Dematic ne tolèrera aucune mesure de sanctions contre un employé qui signale en toute bonne foi une violation, une violation présumée, ou qui coopère à une enquête. Comme pour le manquement à signaler un acte répréhensible, les sanctions constituent en elles-mêmes une violation du Code international de bonne conduite et peuvent être un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller jusqu au licenciement ou la résiliation d un contrat ou de service. Si vous avez connaissance ou suspectez que des mesures de sanctions se sont produites ou se produisent, vous devez le signaler immédiatement. H. Respect du Code international de bonne conduite Il pourra vous être demandé de fournir une attestation écrite indiquant que vous avez non seulement examiné, compris, que vous respectez le Code international de bonne conduite de Dematic, mais aussi que vous n avez personnellement pas connaissance d une violation du Code par des tiers. Cette attestation constitue votre engagement à respecter notre Code et nos attentes et à signaler rapidement toute préoccupation. Nous effectuons une enquête complète sur toute violation présumée, y compris celles signalées par l intermédiaire de notre Ligne d assistance ListenUp. Vous êtes tenus de coopérer et de transmettre des informations complètes, exactes et sincères en lien avec toute enquête, sous réserve de toute loi en vigueur. Nous avons conscience que, dans certains cas, les employés peuvent souhaiter que leur signalement demeure confidentiel, et nous tenterons de préserver cette confidentialité autant que possible, selon les circonstances et en ne partageant les informations pertinentes qu avec les personnes devant les connaître. Dans certaines situations, toutefois, la Société peut ne pas être en mesure de préserver la confidentialité de l employé ayant effectué le signalement et en informera ce dernier au plus vite. Nous ne prendrons ni ne tolèrerons aucune mesure de sanctions lorsqu une personne, en toute bonne foi, a : signalé ce qu elle pense être une violation de nos valeurs, du Code international de bonne conduite, des politiques de la Société ou de la loi ; soulevé une question de conformité ou demandé conseil sur une pratique, décision ou action professionnelle spécifique ; coopéré dans une enquête sur une violation potentielle. Ressources principales de Dematic Pour effectuer un signalement ou poser une question, veuillez contacter l une des ressources suivantes de la Société : Votre superviseur ou tout membre de la direction de la Société Un représentant des ressources humaines L Équipe de Compliance Le Juriste ou tout membre du département juridique Le Comité exécutif de l Éthique de Dematic Un membre de l équipe d audit interne Notre Ligne d assistance ListenUp à : Le système de signalement de la ligne d assistance ListenUp dematic.listenupreports.com LISTEN UP! HELPLINE LISTENUP! HELPLINE Hors des États-Unis : Les numéros de téléphone nationaux gratuits indiqués dans les Ressources de Dematic à la fin du Code international de bonne conduite (Section VIII.B). 8 LISTENUP HELPLINE: DEMATIC.LISTENUPREPORTS.COM

9 II. Engagement d intégrité Exemple de scénario : Au cours d une soirée, Simon, un représentant d un client, semblait ivre et a fait des remarques à caractère sexuel inappropriées à Sara, une chef de projet de Dematic. Sara suppose qu il n y a rien que la Société puisse faire, car Simon n est pas un employé de Dematic, et son comportement a eu lieu après les heures de travail, dans une situation sociale. Q. La Société peut-elle aider Sara? WHAT IF? R. Oui. Le comportement de Simon pourrait très bien évoluer en harcèlement, et celui-ci est toujours interdit au sein de Dematic, qu il ait lieu dans ou en dehors de nos bureaux. Le fait que Simon soit un représentant d un client ne change en rien l attente de Dematic selon laquelle Sara doit être traitée avec respect. Sara doit signaler ses préoccupations à son superviseur ou une autre ressource au sein de la Société, afin de s assurer que le comportement du représentant client soit traité par le personnel approprié. II. Engagement d intégrité A. Préserver un environnement professionnel respectueux 1. Un lieu de travail sans harcèlement Notre culture est une culture de dignité et de respect. Nous sommes tous tenus de nous assurer que le lieu et l environnement de travail soient exempts de toute conduite inappropriée. Dematic interdit toute forme de harcèlement, telle que : le harcèlement sexuel ; le harcèlement électronique (par exemple, par l intermédiaire des courriers électroniques ou d Internet) ; la brutalisation ou l intimidation ; les propos injurieux. Le harcèlement comprend toute conduite participant à créer un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant et lié à certaines caractéristiques personnelles. Vous êtes tenu de signaler tout comportement inapproprié impliquant un employé ou même une personne non affiliée à Dematic, telle qu un client ou un fournisseur. Les sanctions pour s être plaint ou pour avoir apporté son aide à une enquête sur une plainte de discrimination ou de harcèlement sont interdites. Signalez un comportement offensant à votre superviseur ou à tout autre membre de votre chaîne de direction, au département des Ressources humaines, ou contactez la ligne d assistance ListenUp. Pour plus d informations, consultez la Politique sur le harcèlement ou votre politique locale. LISTENUP HELPLINE: DEMATIC.LISTENUPREPORTS.COM 9

10 II. Engagement d intégrité 2. Engagement en faveur de l égalité des chances Nous nous engageons à avoir un effectif divers composé de membres d équipe avec un large éventail de compétences, expériences et points de vue, et privilégions les principes d intégration, de respect et d égalité des chances en matière d emploi. Notre engagement en faveur de la diversité constitue une partie intégrante de ce qui définit un employé de Dematic, et vous êtes tenus de respecter les lois en vigueur sur le travail. La Société offre une égalité des chances en matière d emploi à tout employé ou candidat, et ne procédera à aucune discrimination illégale fondée sur quelque statut protégé que ce soit, tel que : la race ; la couleur ; la religion ; le sexe ; l âge ; l origine nationale ; le handicap ; la citoyenneté ; le statut d ancien combattant ; l orientation sexuelle ; le statut marital ; la grossesse ; d autres caractéristiques protégées par la loi. Q. Que sont les «autres décisions en matière d emploi»? R. Les exemples d autres décisions en matière d emploi comprennent : le recrutement le placement l avancement la rémunération les avantages sociaux le licenciement Ceux d entre nous participant à la prise de décision concernant l une de ces activités doivent entièrement baser leurs estimations sur les exigences professionnelles. La discrimination constitue une violation du Code international de bonne conduite, des politiques de Dematic et de la loi, et est strictement interdite. Une égalité de traitement est importante, non seulement dans le processus de recrutement, mais aussi dans les autres décisions en matière d emploi, telles que la formation, les missions de projets et les promotions. Veuillez lire la Politique d égalité des chances en matière d emploi ou votre politique locale en vigueur, pour obtenir d autres informations sur ce sujet. 3. Comportement responsable sur le lieu de travail Un comportement responsable sur le lieu de travail inclut le fait d être courtois et professionnel lorsque vous représentez Dematic dans tous les aspects de votre travail. Votre sécurité ainsi que celle des employés et de nos opérations sont de la plus haute importance pour Dematic. Vous n avez pas le droit de posséder, d utiliser, de distribuer ni d être sous l effet de drogues illicites dans les locaux de la Société, ou pendant que vous travaillez, y compris lorsque vous vous trouvez chez des clients. De même, l abus de drogue sur le lieu de travail, y compris l utilisation indue de médicaments sur ordonnance, constitue une violation du Code international de bonne conduite. La possession ou la consommation d alcool pendant le travail ou dans les locaux de la Société est également interdite à moins qu elle ne soit approuvée par la Société et ne soit effectuée de manière responsable. Pour plus d informations sur ce sujet, consultez la Politique pour un lieu de travail sans drogue ou votre politique locale. WHAT IF? Exemple de scénario : Q. Si je participe à un dîner organisé par la Société, puis-je consommer de l alcool? R. Oui. En l occurrence, la consommation d alcool en ellemême a peu de chances de constituer une violation de la politique de la Société, dans la mesure où cette dernière autorise la consommation raisonnable et responsable d alcool lors des repas d affaires, événements ou réunions au cours desquels l alcool est autorisé. Cela dit, la surconsommation d alcool ainsi que tout autre comportement inapproprié lors de repas ou événements de ce type peuvent violer la politique de la Société et doivent être signalés. 10 LISTENUP HELPLINE: DEMATIC.LISTENUPREPORTS.COM

11 Conseil de sécurité : Vous devez toujours vous manifester et présenter votre préoccupation si vous devez effectuer une tâche que vous considérez comme dangereuse ; devez effectuer un travail pour lequel vous pensez ne pas être correctement formé et susceptible de vous blesser vous-même ou des tiers ; voyez une personne agir d une manière que vous estimez dangereuse, qui peut constituer une violation de la politique, ou une tâche pour laquelle la personne n est pas correctement formée ; soupçonnez qu un élément d équipement ne fonctionne pas correctement et peut être dangereux ; observez ou prenez connaissance d une situation dangereuse ou d un danger potentiel pour vous ou des tiers. 4. Lutte contre la violence Nous avons une politique de tolérance zéro concernant la violence sur le lieu de travail. Il vous est interdit de commettre tout acte susceptible de provoquer chez une autre personne, un sentiment de menace ou d insécurité. Ces actes comprennent les insultes verbales, les menaces ou toute expression d hostilité, d intimidation ou d agression. Nous interdisons également la possession d armes sur le lieu de travail. Notre politique de tolérance zéro relative à la violence sur le lieu de travail s applique au comportement dans les locaux de la société ainsi qu au comportement de nos employés engagés dans l activité de Dematic partout dans le monde, en dehors de nos locaux. Vous devez dénoncer et signaler immédiatement toute conduite menaçante ou violence potentielle à la direction locale. Veuillez consulter la Politique relative à la violence sur le lieu de travail ou votre politique locale pour plus d informations sur ce sujet. B. Droits de l homme Nous nous engageons à défendre les droits de l homme fondamentaux et estimons que chacun doit être traité avec dignité, équité et respect. Nous offrons des conditions de travail équitables et respectons les droits de la personne. Dematic ne recourt pas à et ne tolère pas l esclavage, le travail forcé ou le travail des enfants, et Dematic ne pratiquera ni ne s associera avec des tiers se livrant au trafic de personnes. Nous attendons de nos employés, partenaires commerciaux et fournisseurs qu ils respectent les normes d intégrité les plus strictes ainsi que la lettre de la loi. Notre Société n engagera que des fournisseurs et sous-traitants qui démontrent un engagement sérieux en faveur de la santé et de la sécurité de leurs collaborateurs et qui travaillent conformément aux lois relatives aux droits de la personne. Dematic dénonce tout traitement dégradant des personnes, ou conditions de travail dangereuses et soutient l absence de minerais de conflit dans nos produits. II. Engagement d intégrité C. Environnement, santé, sécurité et durabilité Dematic se considère responsable de la protection de la santé et de la sécurité de ses employés et soustraitants, des visiteurs de ses sites, de ses clients et des communautés dans lesquelles elle exerce ses activités. Nous prenons au sérieux nos responsabilités de fournir des produits, services, une expertise et une assistance continue dont l utilisation est sans danger, et qui favorisent la protection de l environnement dans lequel ils sont utilisés. Nos politiques et procédures de santé et de sécurité sont conçues afin de vous aider à travailler en toute sécurité, que ce soit dans nos installations, sur les sites de nos clients ou lorsque vous vous déplacez pour Dematic. La sécurité est la responsabilité de tous. Vous devez respecter toutes les politiques de sécurité, peu importe votre poste au sein de Dematic. Dematic s engage à respecter toutes les lois en vigueur relatives à l environnement. Les employés dont le travail concerne la conformité environnementale doivent être parfaitement au courant des permis, lois et réglementations s appliquant à leur travail. Pour plus d informations, veuillez consulter notre Politique mondiale sur l environnement, la santé, la sécurité et la durabilité. LISTENUP HELPLINE: DEMATIC.LISTENUPREPORTS.COM 11

12 III. Pratiques commerciales honnêtes et éthiques III. Pratiques commerciales honnêtes et éthiques A. Concurrence loyale et antitrust Nous sommes tenus de respecter les règles de concurrence loyale ainsi que les réglementations antitrust. Dematic attire des clients grâce à ses produits et services exceptionnels. Nous ne devons pas recourir à un comportement anticoncurrentiel abusif, et ce particulièrement dans les pays où nous possédons un large volume d affaire sur ce marché. De nombreux pays ont adopté des lois antitrust, interdisant des activités et pratiques anticoncurrentielles susceptibles de nuire à une concurrence loyale. Vous devez respecter les lois sur la concurrence de chaque pays dans lequel nous sommes présents. Le non-respect de ces lois pourrait entraîner des sanctions significatives à l encontre de Dematic et des employés responsables. Compte tenu de la complexité des règles anti-trust et de concurrence loyale, les employés ne doivent pas hésiter à adresser leurs questions ou préoccupations à l une des Ressources de Dematic (Section I.I). Veuillez également consulter la politique anti-trust et de concurrence loyale de Dematic ainsi que la section Informations confidentielles du Code international de bonne conduite (Section VII.A) pour obtenir des informations supplémentaires. B. Lutte contre la corruption BUSINESS ETHICS Les pots-de-vin, avantages injustes et autres tentatives de corruption, sous quelque forme que ce soit, de toute personne, dans tout pays, constituent, entre autres, des violations du Code international de bonne conduite, de la Politique de lutte contre la corruption, de la U.S. Foreign Corrupt Practices Act («FCPA») (Loi américaine sur les pratiques de corruption à l étranger) et de la U.K. Bribery Act (Loi du Royaume-Uni relative à la lutte contre la corruption). Dematic interdit la corruption ou l offre d avantages indus, qu il s agisse de parties commerciales ou de représentants publics. Lors des échanges avec des clients ou tierces parties, ou lorsque vous faites preuve d hospitalité professionnelle, vous devez avoir conscience du plafond de dépenses de Dematic ainsi que de toute disposition légale locale. Refusez tout avantage personnel à n importe quelle personne en faisant la demande et veillez à le signaler immédiatement. Pour obtenir des informations et directives sur la lutte contre la corruption et le plafond de dépenses en matière d hospitalité professionnelle, veuillez consulter la Section III.C ci-dessous ainsi que la Politique de lutte contre la corruption. 12 LISTENUP HELPLINE: DEMATIC.LISTENUPREPORTS.COM Certains exemples d activités anticoncurrentielles interdites comprennent : l accord, avec des concurrents, de la fixation des prix d achat ou de vente, de la fixation de certaines conditions dans les propositions, de la limitation de la production, de l allocation ou de la division des clients, fournisseurs ou marchés ; la facturation de prix déraisonnablement élevés, ce qui constitue une exploitation des clients ; la facturation de prix beaucoup trop bas, pouvant être utilisés afin d éliminer la concurrence sur le marché. Les accords entre sociétés, à différents niveaux de la chaîne d approvisionnement (généralement avec les distributeurs et fournisseurs), peuvent également soulever des préoccupations en termes de concurrence s ils ne sont pas correctement structurés au niveau contractuel. Par exemple, exiger de nos distributeurs qu ils refusent de vendre des marchandises à certains clients (tels que ceux résidant à l extérieur d un territoire donné) peut être considéré comme un comportement commercial abusif et violer les réglementations antitrust. Q. Comment savoir si l hospitalité que j offre au client est appropriée ou non? R. D abord, veillez à vérifier, dans la Directive de pré-approbation de la Politique de lutte contre la corruption, la catégorie de l hospitalité, son montant ainsi que toute procédure de signalement requise. Puis, déterminez rigoureusement si ce que vous offrez (qui peut être tout élément de valeur) est destiné à influencer ou à induire une action ou à obtenir un avantage illicite. Si oui, ne l offrez pas. Si vous avez des doutes sur le fait qu il convient ou non d offrir l hospitalité, contactez l équipe de Compliance.

13 Les conflits d intérêts potentiels comprennent : travailler pour ou recevoir une rémunération d un client, fournisseur ou concurrent de Dematic ; engager un fournisseur appartenant à ou dirigé par un proche ; avoir un intérêt financier personnel dans une transaction de la Société ; accepter un cadeau d un sous-traitant en violation de la politique de la Société ; manquer le travail en raison d un deuxième emploi. WHAT IF? Exemple de scénario : Karina, responsable technique, a accepté un travail de conseil en dehors des heures ouvrées, chez l un des fournisseurs de moindre importance de la Société, en échange d une participation au capital de ce même fournisseur. Karina envisage de recruter son cousin, Ricardo, dans son équipe au sein de la Société, afin de lui donner plus de temps pour se consacrer à son travail de conseil. Q. Les actions ou actions potentielles de Karina donnent-elles lieu à un conflit d intérêts? R. Oui, dans cette situation, la loyauté de Karina envers la Société est ou semble divisée, car elle : effectue un travail de conseil pour un fournisseur ; a une participation chez le fournisseur ; envisage de recruter et de diriger un membre de sa famille. Aux termes de la politique de Dematic, Karina doit divulguer chacun de ces conflits d intérêts potentiels au département des Ressources humaines avant de procéder à toute nouvelle action. Pour plus d informations, veuillez consulter votre Formulaire d attestation de conflits d intérêts, la Politique relative à l emploi des proches et aux relations hiérarchiques ou votre politique locale correspondante. C. Hospitalité professionnelle cadeaux, divertissements et voyages Nous ne pouvons accepter ni offrir d hospitalité professionnelle si cela obligera, ou semblera obliger le bénéficiaire. Nous devons évaluer rigoureusement s il convient ou non de donner ou d accepter des cadeaux, repas, divertissements, voyages ou autres avantages. La réclamation de cadeaux ou d une hospitalité trop généreuse auprès des vendeurs, fournisseurs ou autres partenaires commerciaux, pour vous-mêmes ou pour Dematic, est interdit. Les seules exceptions autorisées consistent à offrir ou accepter des articles promotionnels commerciaux de valeur symbolique, des repas occasionnels, ou autres articles - hors espèces - symboliques, si la valeur est conforme avec la Politique de lutte contre la corruption de Dematic. Les employés doivent également faire particulièrement attention lorsqu ils accueillent un client pour des événements marketing, notamment si des repas, voyages, ou autres divertissements sont inclus dans l événement. Les règles concernant l hospitalité professionnelle sont plus strictes lorsqu un représentant public ou du gouvernement est impliqué. Nous pouvons uniquement offrir une hospitalité professionnelle conforme aux politiques de Dematic ainsi qu à toutes les lois correspondantes, comprenant la FCPA et la U.K. Bribery Act. Avant d offrir ou de recevoir des cadeaux ou d autres types d hospitalité professionnelle, veuillez consulter la Directive de pré-approbation dans la Politique de lutte contre la corruption afin de connaître les détails sur les limites spécifiques. D. Conflits d intérêts Nous sommes tenus d éviter toute situation présentant ou donnant seulement l apparence de présenter un conflit d intérêts, y compris toute circonstance susceptible de remettre en cause le fait que nous agissons dans l intérêt de la Société. Vous devez faire preuve de transparence et divulguer un conflit d intérêts avéré ou potentiel au département des Ressources humaines afin de permettre à Dematic de remédier au conflit. Par exemple, avant d accepter un travail secondaire ou un poste en tant qu administrateur ou dirigeant d une organisation extérieure à Dematic, les employés sont tenus d obtenir l approbation de leur responsable et des Ressources humaines. Nous apprécions l engagement et attendons de vous que vous consacriez tous vos efforts à votre travail pour la Société. Sous réserve du droit local, Dematic interdit à tous les employés actuels de travailler pour d autres organisations d une manière qui pourrait nuire à leur capacité à travailler pour Dematic. Cela comprend, sans s y limiter, le fait d effectuer un travail pour une société en concurrence, directe ou indirecte, avec Dematic ou l une de ses filiales. De plus, toute participation ou emploi occupé par les membres de la famille immédiate d un employé dans une société concurrente doit être divulguée et communiquée par écrit aux Ressources humaines. Veuillez vous assurer que vous avez transmis aux Ressources humaines un Formulaire d attestation de conflits d intérêts (ou tout autre formulaire de divulgation en vigueur) complet et exact. III. Pratiques commerciales honnêtes et éthiques LISTENUP HELPLINE: DEMATIC.LISTENUPREPORTS.COM 13

14 IV. Intégrité financière ` E. Contributions caritatives et politiques Dematic soutient le développement de la communauté dans le monde entier. Vous pouvez contribuer à ces causes autorisées, ou bien contribuer à des organisations à titre personnel. Les employés ne peuvent, sans l approbation de la Société, utiliser les ressources de la Société afin de soutenir personnellement des institutions caritatives ou autres institutions à but non lucratif. Vous ne pouvez faire ni vous engager à faire des contributions politiques au nom de Dematic. Pour plus d informations sur les contributions caritatives acceptables et sur notre processus d approbation, veuillez consulter la Politique de lutte contre la corruption. IV. Intégrité financière A. Exactitude des résultats financiers Les états financiers, registres et archives de Dematic doivent refléter avec exactitude toutes les transactions du groupe afin de s assurer de la légalité et du caractère éthique des pratiques commerciales et éviter les activités frauduleuses. Dematic conserve des contrôles et procédures de publication afin de garantir une publication exhaustive, sincère, exacte et en temps utile des informations requises. Tous les reçus et paiements effectués par la Société doivent être autorisés par la direction et enregistrés en bonne et due forme, et nos enregistrements doivent indiquer la nature et l objet de nos transactions d entreprise. Vous êtes tenu de coopérer et d être sincère avec les auditeurs internes et externes de la Société, et il vous est interdit de leur cacher des informations. Les réclamations ou préoccupations concernant la comptabilité, les contrôles comptables internes, l audit ou les affaires fiscales exigent une attention particulière et doivent être signalées à votre Directeur financier régional, votre Contrôleur régional, l équipe financière mondiale, l équipe de Compliance ou le département juridique. 14 LISTENUP HELPLINE: DEMATIC.LISTENUPREPORTS.COM Q. Je travaille dans la Finance. Y a-t-il quelque chose de spécial que je dois savoir? R. accrues Oui, vous avez des responsabilités en ce qui concerne l intégrité financière. Les professionnels de la finance et autres employés responsables de tout aspect des contrôles comptables internes et des systèmes de déclaration fiscale et financière de la Société sont obligés de respecter des normes éthiques strictes en matière d intégrité et d honnêteté. Vous devez également travailler avec diligence pour élaborer et examiner des états financiers et rapports qui ne soient pas faux ou trompeurs, et pour présenter des informations exhaustives, sincères, exactes et en temps utile dans les rapports et autres communications publiques de la Société. Si vous avez des doutes sur la manière de traiter une affaire comptable, d audit ou fiscale, demandez conseil auprès du département de la Conformité ou juridique.

15 Exemple de scénario : Q. J ai été informé qu il se peut qu on ait dit à un client que s il accepte des marchandises avant la livraison, nous entreposerons les marchandises jusqu à ce que le client soit prêt pour la livraison. Cela ressemble à une facturation non autorisée et suspend la transaction, et je l ai signalé à mon responsable. Jusqu à présent, il n y a eu aucune réponse, et la fin du mois approche. Que dois-je faire? R. Tout d abord, signalez immédiatement le problème à votre directeur financier, DAF régional ou Contrôleur du Groupe. Si vous êtes gêné à l idée de les contacter, veuillez signaler le problème à l une des personnes suivantes : Directeur financier du Groupe Vice-président exécutif Ressources humaines Juriste WHAT IF? Équipe de Compliance Directeur de l audit interne Système de signalement de la ligne d assistance ListenUp B. Conserver des documents commerciaux en bonne et due forme Nous sommes tenus de nous assurer de l exactitude des informations que nous enregistrons, traitons et analysons et qu elles sont enregistrées conformément aux principes juridiques et comptables en vigueur. Nous devons également nous assurer que nos documents commerciaux adéquats soient mises à la disposition des personnes ayant besoin de connaître ces informations, telles que les auditeurs ou agences publiques. Les employés sont tenus de respecter toutes les lois, réglementations et politiques de la Société. Nous devons tous gérer et protéger la sécurité et l intégrité de nos documents qui apparaissent sous plusieurs formes, comme les documents physiques et électroniques. Ne créez que des documents exhaustifs, exacts et sincères. Soyez clair et professionnel lorsque vous créez un document, y compris les courriers électroniques. Si Dematic est impliquée dans certaines questions juridiques ou fait l objet d une enquête, le département juridique peut soumettre une «mise en suspens pour raisons juridiques». En cas de mise en suspens pour raisons juridiques, nous sommes tenus de conserver tous les documents relatifs à l affaire en question. Respectez toujours toutes les instructions de mise en suspens juridique et adressez vos éventuelles questions à un membre du département juridique. V. Collaboration avec les partenaires de Dematic V. Collaboration avec les Partenaires Dematic A. Interactions et informations clients Nous avons tous travaillé dur et devons continuer à le faire afin d établir la marque et la réputation de Dematic. Les employés doivent traiter les clients avec équité et respect. Chaque employé doit toujours se rappeler qu il représente Dematic lorsqu il interagit avec les clients. Nous attendons également de nos clients qu ils agissent de manière éthique et conforme au Code. LISTENUP HELPLINE: DEMATIC.LISTENUPREPORTS.COM 15

16 V. Collaboration avec les Partenaires Dematic Sur tous les sites de Dematic, nous conservons la confidentialité et assurons la protection de toutes les données et informations que nos clients nous confient. Dans cette optique, n oubliez pas ces quelques règles simples : N accédez aux informations des clients que si cela est nécessaire à des fins professionnelles légitimes. Ne communiquez pas les informations des clients en dehors de la Société. Ne communiquez les informations des clients au sein de la Société qu aux personnes appropriées, qui ont besoin de connaître ces informations dans le cadre de leur travail. Nous attendons également de nos partenaires commerciaux, dont les fournisseurs et vendeurs, qu ils protègent les informations des clients. Veuillez adresser vos éventuelles questions au département Informatique, aux départements de Compliance ou juridique, ou à l une des autres Ressources de Dematic avant de recueillir, transférer, traiter, divulguer ou supprimer les données des clients. B. Distributeurs, fournisseurs et autres partenaires Nous sélectionnons les distributeurs et fournisseurs en fonction de nombreux facteurs, parmi lesquels, les qualifications techniques, l innovation, la qualité, le coût, la viabilité financière et la conformité aux règlements. Tous les distributeurs, fournisseurs, agents commerciaux et autres partenaires commerciaux de Dematic doivent démontrer les principes éthiques les plus stricts, conformes aux normes et valeurs figurant dans le Code international de bonne conduite, parmi lesquels ceux relatifs à la lutte contre la corruption, la concurrence loyale et l hospitalité professionnelle. Dematic soutient également les partenaires qui offrent des opportunités aux minorités et aux femmes. Nos partenaires commerciaux doivent respecter les droits de la personne, en respectant, entre autres, toutes les règles et réglementations régissant le trafic de personnes, le travail forcé et le travail des enfants, ainsi que les minerais de conflits. Vous devez traiter nos partenaires commerciaux de manière éthique. Lorsque vous engagez des distributeurs, fournisseurs et autres partenaires, vous devez suivre toutes les procédures d achat et de conformité en vigueur. Dans certaines situations, il peut vous être demandé d effectuer des procédures d examen, afin de vous assurer que Dematic n engage que des partenaires commerciaux respectables. Certains distributeurs et fournisseurs seront tenus d attester qu ils ont consulté et compris le Code international de bonne conduite de Dematic et qu ils respecteront ses normes. Pour plus d informations sur les procédures d examen de la Conformité pour les partenaires tiers, veuillez consulter la Politique de lutte contre la corruption. C. Marchés publics Lorsque nous traitons avec des gouvernements fédéraux, nationaux ou locaux, nous devons nous assurer que tous les relevés et déclarations transmis aux représentants publics pour les marchés publics sont exacts et sincères, y compris la tarification et autres données financières. Si votre travail implique un marché public, soyez vigilant sur les règles et réglementations spécifiques qui s appliquent à ce type de client. Les règles de sous-traitance pour le gouvernement peuvent être très complexes et impliquer quasiment chaque aspect du processus d approvisionnement et de réalisation. Vous êtes tenu de respecter les exigences du gouvernement en matière d approvisionnement et de suivre strictement toutes les conditions générales de tout contrat public. En cas de collaboration avec le gouvernement américain, britannique, australien ou un autre gouvernement étranger, demandez conseil avant d agir. Pour obtenir des informations supplémentaires sur les échanges avec les représentants publics, reportez-vous à la section relative à la Lutte contre la corruption, Section III.B, ainsi qu à la Politique de lutte contre la corruption. 16 LISTENUP HELPLINE: DEMATIC.LISTENUPREPORTS.COM

17 Nous sommes tenus de respecter les lois sur le commerce des États-Unis et des autres pays dans lesquels nous sommes présents. Les employés ne doivent pas exercer d activité transfrontalière sans comprendre comment s appliquent les règles commerciales correspondantes. Les lois, règles et règlementations sur la conformité commerciale sont variées, complexes et évoluent fréquemment. Si vous avez des questions concernant la conformité aux lois sur le commerce international, contactez le département Logistique mondiale, l équipe de Compliance ou le département juridique avant d aller plus loin. A. Importation et exportation De nombreux pays dans lesquels nous exerçons notre activité disposent de lois et réglementations limitant les transferts, exportations et ventes de produits ou données techniques d un pays vers certains pays et personnes déterminés. Si vous êtes impliqués dans l importation et l exportation de marchandises et de données, il vous incombe de connaître et de comprendre la législation relative à l exportation ainsi que nos politiques commerciales. Nous devons également respecter les lois douanières ainsi que les règles d importation s appliquant aux produits, matériels et à la technologie auxquels nous faisons traverser les frontières nationales. Ces lois exigent, entre autres choses, que nous documentions correctement la classification, la valeur et le pays d origine de chaque importation. Le non-respect de ces règles et réglementations peut soumettre Dematic à des amendes, à une révocation ou à un refus des privilèges d exportation ou d importation. B. Sanctions commerciales et embargos Les É-U, l UE, les Nations Unies ainsi que d autres autorités gouvernementales interdisent les transactions avec certaines personnes ou entités qui ont violé les lois relatives aux exportations ou sont supposées présenter une menace à la sécurité nationale. Nous devons respecter les sanctions commerciales et embargos commerciaux imposés par ces autorités ou toute autre juridiction dans laquelle nous exerçons notre activité. Divers organismes publics administrent les listes des parties exclues et les sanctions économiques. Ces règles limitent diverses transactions et activités commerciales avec certains pays, entités et personnes. LISTENUP HELPLINE: DEMATIC.LISTENUPREPORTS.COM 17 VI. Conformité au commerce international VI. Conformité au commerce international

18 VII. Responsabilité envers nos investisseurs et actionnaires C. Boycotts économiques Selon la loi, Dematic et ses filiales ne peuvent coopérer avec des boycotts étrangers non approuvés par le gouvernement américain. Nous sommes tenus de signaler toute demande de coopérer avec des boycotts non autorisés. Ces demandes peuvent être déguisées en appels d offres, contrats, lettres de crédit, documents d expédition ou autres communications. Si vous recevez une demande concernant un anti-boycott, n y répondez pas et contactez immédiatement l équipe de Compliance ou le département juridique. VII. Responsabilité envers nos investisseurs et actionnaires A. Informations confidentielles Dans le cours normal de notre activité, nous sommes régulièrement amenés à prendre connaissance d informations confidentielles ou exclusives sur notre Société, nos clients, clients potentiels ou autres tierces parties. Vous devez préserver la confidentialité de toutes les informations qui vous sont confiées, excepté lorsque la divulgation est autorisée ou légalement exigée. Les informations confidentielles ou exclusives comprennent les informations internes de Dematic ainsi que toute information privée transmise par une tierce partie, telle que les distributeurs ou fournisseurs, dans l attente que la confidentialité des informations sera préservée et que celles-ci ne seront utilisées que dans le but professionnel prévu. Vous ne pouvez divulguer des informations confidentielles aux autres employés de Dematic que s ils sont directement concernés et que cela est nécessaire. Faites preuve de discrétion lorsque vous discutez des affaires de Dematic dans les lieux publics et ne faites pas une utilisation abusive des informations confidentielles à des fins personnelles. Lorsqu elle travaille avec des tierces parties, Dematic peut signer un accord de non-divulgation dont les employés devront respecter les termes. Nous sommes tous responsables de la protection des informations de la Société et de tierces parties, même lorsque nous ne travaillons plus pour ou au sein de Dematic. 18 LISTENUP HELPLINE: DEMATIC.LISTENUPREPORTS.COM Les informations confidentielles peuvent inclure l un quelconque des éléments suivants : Les données des employés ou clients La stratégie Les plans Les actions Les prévisions Les ventes Les bénéfices La situation financière Les nouveaux contrats Les transactions importantes Les informations tarifaires Les découvertes et les inventions Les idées de produit Les processus internes Les logiciels Les secrets commerciaux La documentation de maintenance Les plans, les spécifications et la documentation produit La liste ci-dessus n est pas exhaustive. D autres types d information peuvent être considérés comme confidentiels ou exclusifs. Veuillez consulter la Politique de classification et de prise en charge des documents ou votre politique locale pour plus d informations. En cas de doute, consultez l une des Ressources de Dematic, dont votre responsable, le département du Marketing et de communications, ou l équipe de Compliance ou le département juridique. WHAT IF? Exemple de scénario : Q. Je suis acheteur de matériels, et un fournisseur me demande constamment les listes de prix d un fournisseur concurrent. Que dois-je faire? R. Ne communiquez pas ces informations. Même si les informations confidentielles n appartiennent pas à Dematic, nous devons respecter tout accord de confidentialité et suivre les directives du Code concernant la protection des informations confidentielles. Vous devez également signaler l incident à l équipe de Compliance ou au département juridique afin de garantir que Dematic ne fait affaire qu avec des partenaires respectables.