Fiche logiciel LibreOffice Calc 3.x. LibreOffice Calc : introduction au tableur. Sommaire du document FL04009

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1 Fiche logiciel LibreOffice Calc 3.x FL04009 Tableur Niveau 04/ LibreOffice Calc : introduction au tableur Le tableur est un logiciel permettant de créer des tableaux et des graphiques. Sa puissance réside dans sa capacité à réaliser des calculs complexes et automatisés. Il est surtout utilisé dans le domaine de la finance ou des études statistiques. Ce logiciel peut être proposé seul, mais la plupart du temps il est inclus dans une suite bureautique, c'est-à-dire un «pack» de logiciels utiles pour la bureautique. Les suites les plus connues sont Office (payante, éditée par Microsoft) et LibreOffice (libre et gratuite, éditée par «The document Foundation»). Le tableur de Microsoft Office s'appelle Excel, celui de LibreOffice s'appelle Calc (ou Classeur). Cette fiche logiciel et les TP que nous vous proposons ont été conçus pour LibreOffice, mais les différences entre les suites bureautiques étant minimes, il est tout à fait possible d'en utiliser une autre pour suivre les explications. Vous pouvez télécharger gratuitement LibreOffice sur Internet à l'adresse suivante : Sommaire du document I. Présentation de l'interface...2 ) L'espace de travail...2 2) Les cellules a) Comment écrire dans une cellule? b) Comment modifier le contenu d'une cellule? c) Comment redimensionner une cellule?... 4 II. La mise en forme...5 ) Sélection des cellules...5.a) Sélection de plusieurs cellules côte-à-côte... 5.b) Sélection d'une ligne ou d'une colonne entière... 5.c) Sélection de toutes les cellules d'une feuille ) Présentation des outils de mise en forme simple a) Boutons pour la mise en forme du texte b) Boutons pour la mise en forme des cellules et des nombres...7 3) Mise en forme avancée...9 III. Introduction aux formules...0 ) Écrire une formule...0 2) Les expressions autorisées dans les formules...0 3) Exemples simples d'utilisation... 3.a) Depuis combien de temps suis-je majeur?... 3.b) Moyenne (sans utilisation de fonctions)... Rédacteur : Julien Klingenmeyer Mise à jour : 02/08/202 Retrouvez tous les supports sur le site des EPN en rubrique «Ateliers»

2 I. Présentation de l'interface ) L'espace de travail À l'ouverture de LibreOffice Calc (ou classeur), vous vous trouvez face à la fenêtre ci-dessous. Les éléments numérotés sur la copie d'écran sont expliqués en page suivante Le concept des classeurs, feuilles, cellules C'est une notion propre au tableur : le document sur lequel vous travaillez est un classeur. Ce classeur contient des feuilles. Comme n'importe quel classeur, il est possible d'ajouter ou enlever des feuilles. Quand vous enregistrez un fichier à l'aide du tableur, c'est le classeur entier que vous enregistrez. Chaque feuille de classeur est divisée en cellules. Les cellules sont des «cases» dans lesquelles il est possible d'insérer du texte (phrases, chiffres, formules). Comme à la bataille navale, chaque cellule est repérée par la lettre de la colonne et le numéro de la ligne sur laquelle elle est située. Par exemple, la cellule C5 se trouve sur la 3 e colonne (colonne C) et sur la 5 e ligne. Les lettres des colonnes sont indiquées en haut et les numéros de ligne à gauche de la feuille. Page 2/

3 Description des repères présents sur la copie d'écran en page précédente : Barre de titre En plus du nom du logiciel, elle indique le nom du fichier ouvert (c'est-à-dire le nom du classeur). «Sans nom» est indiqué si le fichier n'est pas encore enregistré. Barre de menus Fichier, Edition, Affichage, Insertion, etc. La barre de menu permet d'accéder à toutes les fonctionnalités qu'offre le logiciel. Barres d'outils Elles permettent d'accéder rapidement à certaines fonctionnalités du logiciel. Elles sont entièrement personnalisables. Pour ajouter/enlever des barres d'outils, cliquez sur : Affichage > Barres d'outils et cochez/décocher les options proposées. Croix Cette petite croix permet de fermer le classeur actuel, mais contrairement à la croix «classique» sur fond rouge (située au-dessus), celle-ci ne ferme pas le logiciel ni les autres classeurs ouverts. Adresse de cellule Elle indique la cellule actuellement sélectionnée (NB : il ne peut pas y avoir aucune cellule sélectionnée). Barre de formules Elle affiche le contenu de la cellule sélectionnée, ou plus exactement ce que l'utilisateur a entré dans la cellule sélectionnée. Cellule sélectionnée La cellule sélectionnée est encadrée en noir. Liste des feuilles du classeur Cette zone liste les feuilles appartenant au classeur sous forme d'onglets. Un clic sur un nom permet d'afficher la feuille sélectionnée. Il est également possible de renommer, déplacer, ajouter ou supprimer des feuilles depuis cette liste (via le clic-droit). Barre d'état Elle affiche quelques informations concernant l'état actuel du document. L'élément le plus important de cette barre est le curseur de zoom sur la droite. Attention, cet outil zoom est basé sur le même principe qu'une loupe, cela signifie que le fait de zoomer n'imprimera pas les cellules en plus gros. 2) Les cellules 2.a) Comment écrire dans une cellule? Il suffit de sélectionner la cellule dans laquelle vous voulez écrire (en cliquant dessus avec le bouton gauche de la souris ou en utilisant les flèches de navigation du clavier, représentées ci-contre). Vous pouvez ensuite saisir au clavier directement. La saisie terminée, vous devez appuyer sur la touche Entrée du clavier (représentée cicontre) pour valider le texte inséré. Cette étape est indispensable, elle permet de «sortir» de la cellule. 2.b) Comment modifier le contenu d'une cellule? Il existe deux possibilités : Vous pouvez double-cliquer sur la cellule à modifier. Ensuite, modifiez le contenu avec les touches habituelles. Il est également possible de sélectionner la cellule (comme décrit dans le paragraphe ) puis modifier son contenu via la barre de formules (repère 6 sur l'image). Page 3/

4 2.c) Comment redimensionner une cellule? Si le contenu d'une cellule est trop long (et que les cellules voisines sont également remplies), il ne peut pas être affiché entièrement (exemple ci-dessous). Dans ce cas, on voit apparaître une petite flèche rouge dans la cellule, qui indique que le contenu a été tronqué. Pour voir la totalité, il est nécessaire de redimensionner la cellule. Cependant, notez qu'il n'est pas possible de redimensionner une unique cellule : un redimensionnement de la largeur affecte toutes les cellules de la colonne, et un redimensionnement de la hauteur affecte toutes les cellules de la ligne. Pour redimensionner la largeur d'une colonne: L'opération doit se faire dans la zone contenant les lettres des colonnes. Placez votre pointeur sur l'intersection entre deux colonnes (entre la colonne à redimensionner et la colonne suivante, comme ci-contre). Votre pointeur doit se transformer en une double-flèche. Ensuite cliquez et déplacez la souris vers la gauche ou vers la droite (tout en laissant le bouton de la souris appuyé) jusqu'à obtenir la largeur désirée. Relâchez le bouton de la souris lorsque vous avez obtenu la largeur désirée. Remarques : Il ne faut pas être en mode de saisie sinon on n'obtient pas les doubles flèches. Pour redimensionner la hauteur d'une ligne, procédez de la même façon. Page 4/

5 II. La mise en forme Dans le tableur, il est possible de mettre en forme le texte et les cellules. On retrouve ainsi les outils classiques de mise en forme (changer la taille du texte, la couleur d'arrière-plan, etc.) mais aussi des outils spécifiques au tableur pour mettre en forme les nombres et les cellules. Comme pour les logiciels de traitement de texte, il faut opérer en deux temps :. la sélection des cellules qui doivent être mises en forme ; 2. l'application de la mise en forme voulue grâce à une commande du logiciel. ) Sélection des cellules En plus de la sélection d'une unique cellule (par un simple clic dessus), on peut également sélectionner plusieurs cellules en même temps. Pour ce faire, on distingue trois cas :.a) Sélection de plusieurs cellules côte-à-côte.b) Sélection d'une ligne ou d'une colonne entière Il est également possible de sélectionner toutes les cellules d'une même ligne ou colonne : il suffit de cliquer sur la lettre de la colonne ou le numéro de la ligne. Dans l'exemple ci-contre, toutes les cellules de la ligne 2 sont sélectionnées..c) Sélection de toutes les cellules d'une feuille Ce type de sélection est le plus utilisé ; il fonctionne lorsque les cellules se trouvent côte-à-côte (c'est-à-dire qu'elles forment un rectangle). Pour sélectionner les cellules, cliquez sur la première cellule, glissez la souris tout en maintenant appuyé et relâchez une fois la souris sur la dernière cellule (voir ci-contre). Pour sélectionner la totalité des cellules d'une feuille, on procède de la même manière que précédemment, mais cette fois en cliquant à l'intersection des numéros de lignes et des noms de colonnes, dans le petit rectangle. Page 5/

6 2) Présentation des outils de mise en forme simple Tous les outils présentés dans cette partie effectuent une modification de mise en forme sur les cellules sélectionnées. Les outils de mise en forme les plus utilisés se situent dans la barre d'outils «Formatage», affichée par défaut à l'installation de LibreOffice : Remarque : Si cette barre d'outils n apparaît pas, vous pouvez l'afficher grâce à la commande suivante : Affichage > Barre d'outils > Formatage Toutes ces commandes effectuent une modification de mise en forme sur les cellules sélectionnées. Dans le tableau ci-dessous sont décrites les fonctionnalités présentes dans cette barre d'outils. 2.a) Boutons pour la mise en forme du texte On retrouve des commandes identiques au logiciel de traitement de texte : Fonctionnalités Exemples, explications Police de caractères Taille du texte Gras-Italique-Souligné Alignement (gauche, centré, droite, justifié) Retrait (à gauche, à droite) Couleur de police Couleur d'arrière-plan Liste déroulante permettant de sélectionner la police (c'est-à-dire le style d'écriture) de caractères pour le contenu des cellules sélectionnées. Liste déroulante permettant de changer la taille du texte. Active ou désactive la mise en gras, italique et/ou souligné du texte des cellules. Aligne le texte sur le bord gauche, au centre, sur le bord droit de la cellule, ou bien le justifie. Décale pas à pas le contenu des cellules vers la gauche ou vers la droite. Change la couleur du texte des cellules. Ouvre une palette pour changer la couleur de fond des cellules sélectionnées. Page 6/

7 2.b) Boutons pour la mise en forme des cellules et des nombres Fonctionnalités Fusion de cellules Exemples, explications Fusionne les cellules sélectionnées pour n'en former qu'une. Cette commande n'est disponible que si l'utilisateur a sélectionné au moins deux cellules. Ce bouton permet également d'effectuer l'opération inverse : scinder des cellules précédemment fusionnées. Exemple avec la fusion des cellules B et C : - Sélection des cellules à fusionner : 2 - Résultat après clic sur le bouton de fusion : On remarque que la cellule prend le nom de la première cellule fusionnée (B). Format monétaire Met les nombres des cellules sélectionnées au format monétaire, c'està-dire avec deux chiffres après la virgule et le symbole monétaire. Exemple : devient Format pourcentage Met les nombres des cellules sélectionnées au format pourcentage, c'est-à-dire multiplié par 00, avec deux chiffres après la virgule et le symbole %. Exemple : devient Ajout/Suppression de décimales Ajoute ou enlève un chiffre après la virgule aux nombres des cellules sélectionnées. Exemple : Si vous écrivez 2,50 dans une cellule, le tableur affichera 2,5. Cliquez sur ce bouton pour ajouter le zéro à la fin du nombre. Page 7/

8 Remarque : La grille et les bordures de cellules Les bordures grises délimitant les cellules que vous apercevez sur les feuilles du classeur servent uniquement de repère. Ce repère s'appelle la grille. Cette grille ne sera pas visible à l'impression. Pour le constater, il suffit de faire un aperçu avant impression : Fichier > Aperçu. Pour obtenir des bordures de cellules visibles à l'impression, il est nécessaire d'utiliser la commande décrite ci-dessous. Fonctionnalités 3 Bordures 2 Exemples, explications Change la bordure des cellules sélectionnées. Ce bouton ouvre un sous-menu proposant 2 options : Les deux premières lignes permettent de créer des bordures sur le contour de la sélection. La dernière ligne permet de créer des bordures sur le contour et à l'intérieur de la sélection. Exemples : Avec le bouton «contour» on obtient : 2 Avec le bouton «contour et intérieur» on obtient : 3 Ce bouton permet d'enlever toutes les bordures présentes dans la sélection. Essayez les différentes possibilités en réalisant un tableau simple pour vous entraîner. (Dés)affichage de la grille Affiche ou cache la grille. La grille servant de repère, il est conseillé de la laisser affichée. Page 8/

9 3) Mise en forme avancée Des outils de mise en forme plus avancés sont disponibles dans le logiciel. Ces outils ne sont pas accessibles directement via la barre d'outils «Formatage» mais sont regroupés dans la fenêtre intitulée «Formatage des cellules». Il existe deux moyens d'y accéder :. La barre de menus : Format > Cellules Le menu contextuel : Clic droit de la souris > Formater les cellules... Il faut bien sûr avoir préalablement sélectionné les cellules à modifier. Les options de cette fenêtre sont rangées par onglet. Les plus utilisés sont : l'onglet Bordures : il permet d'obtenir des options plus avancées concernant les bordures de cellules, comme l'épaisseur ou la couleur ; l'onglet Alignement : détaillé ci-dessous, il permet de déterminer plus précisément la position du texte dans une cellule. Les éléments les plus utilisés dans nos TP : Alignement vertical : positionne le texte en haut, au milieu ou en bas de la cellule. 2 3 Orientation du texte : pivote le texte dans la cellule. Vous pouvez utiliser le cadran (repère 2) ou entrer au clavier un angle en degrés (repère 3). 4 Renvoi à la ligne automatique : Renvoie le texte sur une autre ligne dans la même cellule (la cellule doit être suffisamment haute pour pouvoir afficher plus d'une ligne). Avec cette option cochée, un texte long d'une cellule ne sera pas coupé mais sera affiché sur plusieurs lignes. Page 9/

10 III. Introduction aux formules Toute la puissance (et l'utilité) du tableur réside dans le fait de pouvoir insérer des données automatiquement calculées en fonction de paramètres : on utilise pour cela les formules. ) Écrire une formule L'écriture d'une formule dans une cellule s'effectue de la même manière que l'insertion d'un «texte normal» (consultez la fiche logiciel «Découverte de l'interface du tableur» ). Pour indiquer au tableur que l'on désire insérer une formule dans une cellule, il faut commencer la saisie par le caractère = (égal) : toute formule insérée dans une cellule doit obligatoirement commencer par le caractère =. Ce symbole indique au tableur qu'il doit afficher le résultat de la formule et non la formule en elle-même. C'est un ordre que l'on donne au tableur : «calcule ce qui suit et affiche le résultat». Voici un exemple simple pour montrer l'utilité de ce caractère : Si j'écris dans une cellule......le tableur affichera dans la cellule : = ) Les expressions autorisées dans les formules Voici une liste non exhaustive des éléments qu'il est possible d'entrer dans une formule : Des nombres. Des coordonnées de cellules : B5 par exemple. Des opérateurs de calcul : + (addition), - (soustraction), / (division), et * (multiplication). Attention : n'utilisez pas la lettre x pour la multiplication, mais bien l'astérisque *! Des parenthèses (pour indiquer les priorités de calcul). Le tableur respecte les priorités classiques de calcul (la multiplication est prioritaire sur l'addition par exemple). Des fonctions (non abordées dans ce document). Il est évidemment possible de combiner ces différents éléments, par exemple : = B5 + 4 * ( C3 2 ) / 8 Le résultat de la formule est ainsi dynamique : il dépend du contenu des cellules mentionnées (B5 et C3 dans l'exemple ci-dessus). Chaque fois que le contenu de ces cellules est modifié, le tableur recalculera automatiquement le résultat de la formule, sans aucune autre intervention de l'utilisateur. Remarque : Notez que le tableur affichera dans la cellule le résultat de la formule, mais la formule apparaît toujours dans la barre de formules, de façon à pouvoir la modifier facilement. Page 0/

11 Astuce : Faire référence rapidement et simplement à une cellule Lors de l'écriture d'une formule, il existe un moyen plus «graphique» de mentionner une cellule plutôt que taper ses coordonnées au clavier. Exemple, si vous voulez mentionner B : Sélectionnez la cellule dans laquelle vous vous voulez insérer une formule, tapez = ainsi que le début de votre formule. Dès que vous devez mentionner les coordonnées d'une cellule (B dans l'exemple ci-dessus), au lieu de l'écrire au clavier, cliquez à l'intérieur de la cellule avec la souris. Son cadre devrait alors changer de couleur et son nom s'insérer automatiquement dans votre formule. Vous pouvez ensuite continuer à saisir au clavier la suite de la formule. 3) Exemples simples d'utilisation 3.a) Depuis combien de temps suis-je majeur? Procédure : Principe : Nous voulons que le tableur affiche automatiquement depuis combien de temps un utilisateur est majeur, après que ce dernier ait entré son âge dans la cellule C. Nous voulons donc afficher la différence entre l'âge de l'utilisateur et l'âge de la majorité (8 ans). La formule doit être insérée dans la cellule qui affichera le résultat : la cellule C2. L'âge de l'utilisateur étant situé dans la cellule C, il suffit d'entrer la formule : = C - 8 en C2 (voir image ci-dessus). N'oubliez pas de valider en appuyant sur la touche Entrée du clavier. Si vous changez l'âge indiqué en C, le tableur recalculera automatiquement la valeur de C2. 3.b) Moyenne (sans utilisation de fonctions) Principe : Nous voulons afficher dans la cellule C3 la moyenne des deux notes des cellules du dessus. Procédure : On insère la formule dans la cellule C3. Il suffit d'additionner les deux notes et diviser le tout par 2. N'oubliez pas les parenthèses pour indiquer au tableur l'ordre de calcul. On obtient ainsi : = ( C + C2 ) / 2 Remarque : Il existe une fonction «MOYENNE» pour obtenir ce résultat plus facilement. Page /

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