ADBS Etat de l art du collaboratif

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1 ADBS Etat l art du collaboratif Gonzague Chastenet Géry OUROUK 26 novembre 2010 Etat l'art du collaboratif - 26/11/2010 1

2 Sommaire De quoi parlons-nous? Les usages Les nouveaux rôles Etat l'art du collaboratif - 26/11/2010 2

3 Les outils collaboratifs Partager et capitaliser Faciliter l accès à l information Accélérer les échanges Coordonner les efforts Communication Coordination Connexion Co-travail Échange d'information Pilotage s acteurs Partage référentiels d informations et documents Partage s outils et s savoir-faire & notifications SMS mobile - PDA Forums et "chat" Sondage enquête Calendrier partagé Portail... Processus, plan d'action ("Workflow") Gestion projet Planification (agendas partagé) Classement et mise à disposition documents Historique, versions Gestion du contenu Blog Outils recherche... Téléconférence Web conférence : partage d'applications ("Net Meeting") Wiki Gestion s accès / sécurité (annuaire, ) Etat l'art du collaboratif - 26/11/2010 3

4 Quatre outils pour échanger en groupe rapiment Portail publication (+ GED) Une ligne éditoriale Nombre d auteurs limités Un modérateur Pas commentaires souhaité Blog Un auteur responsable la ligne éditoriale Des commentateurs souhaités sans limite Contenu Commentaires Wiki Plusieurs auteurs qui convergent par itération Un modérateur possible Commentaires possibles s auteurs Forum Ligne éditoriale par le titre du forum Plusieurs auteurs qui se commentent en chaîne Un modérateur possible Etat l'art du collaboratif - 26/11/2010 4

5 Environnement collaboratif, le point vue d un acteur du projet : un accès unique aux experts et aux outils pour résoudre s problèmes au quotidien Comment partager avec les autres acteurs une réflexion sur l impact la.? Comment comprendre rapiment les enjeux du projet? Quelles sont les rnières mises à jour réglementaires? Comment les autres entités De. ou en hors ont-elles mises en œuvre? Portail du projet Qui est l expert XXX? Qui sont les chefs projet au sein? Quels sont les sites internet ou intranet traitant? Etat l'art du collaboratif - 26/11/2010 5

6 Environnement collaboration, le point vue collectif : Tous les acteurs autorisés partagent un même niveau d information et constituent progressivement un référentiel Partage d informations : - créer une bibliothèque du projet - élaborer en groupe un document - alerter en publiant s messages - rechercher dans l historique du projet -etc. Collaboration : - résoudre s problèmes ou anticiper s risques en partageant s questions/réponses - réduire les délais en notifiant s tâches ou s documents -etc. Suivi : - formaliser la validation d étape ou document - suivre l avancement d un rapport -etc. t Classement, recherche et consultation tous types documents Discussion et notification via le forum du projet ou la messagerie Portail du projet Etat l'art du collaboratif - 26/11/2010 6

7 Deux grands types processus collaboratifs Production d information Accès à l information Processus structurés : Qualité, doc. technique, évaluation, etc. Processus itératifs : Communautés, Devis, projets, etc. produire capturer valir stocker inxer publier diffuser rechercher interagir archiver Etat l'art du collaboratif - 26/11/2010 7

8 L intégration s modules collaboratifs est d autant plus nécessaire que la collaboration souhaitée est forte. Un environnement collaboratif va venir un outil production et diffusion connaissance s il permet faire vivre le savoir et le retour d expérience d une communauté. Pour ce faire, il est nécessaire qu il vienne l outil travail au quotidien et donc intègre les différentes fonctions. Sans culture travail en groupe pré existante, l usage d un tel environnement est peu plausible. Intégration s applications sur une plate-forme travail collaboratif Equipe A Gestion projet Gestion document Workflow Intégration Conférence virtuelle Calendrier Messagerie instantanée Equipe B Etat l'art du collaboratif - 26/11/2010 8

9 CMS + GED + portail Documents en pièces jointes + structuration Contenu éditorial (CMS) Contenus documentaires extraits (titre, méta données, paragraphe, etc.) : - les plus récents - les plus pertinents - (GED) Un Un enjeu enjeu :: l intégration l intégration entre entre la la GED GED et et le le CMS. CMS. Une Une contrainte contrainte :: le le respect respect s s droits droits d accès d accès Etat l'art du collaboratif - 26/11/2010 9

10 Chaque type contenu doit être géré dans un outil adapté. Type contenu Procédures et réglementation Savoir faire tiré l expérience Retour terrain Questions/réponses Métriques Travaux en cours Contenus/Données structurées Portail publication + GED Wiki + workflow publication Forum/blog Forum Portail publication + commentaires Publication/news Base données + portail Outil Etat l'art du collaboratif - 26/11/

11 Naviguer entre plusieurs niveaux d information Les liens navigation sont physiques ou logiques. Document référence REX Document générique Gui métier Document connexe Extraits Problématique client Modèle document Autre méta donnée Communication Glossaire Organisation Thème/concept/processus Titre Document Site Web Résumé Commentaire Acteurs Cartographie Expert Documentation Ouvrage référence FAQ Métrique Activité/projet Une Une bonne bonne performance performance navigation navigation est est un un facteur facteur succès. succès. La gestion s contenus Etat l'art du collaboratif - 26/11/

12 Panorama du marché français ECM entreprise entreprise ECM départemental départemental CMS Libre Documentum Opentext FileNet/IBM Interwoven Oracle (Stellent) Ever Archimed (Noesys) SharePoint 2010 Lotus Notes Sharepoint 2007 Dip systèmes Ennov Webfolio Axemble (Vdoc) Docubase Knowing Sharepoint Vignette Jalios Jahia Noheto Kosmos Alfresco Zope Nuxeo CMS ezpublish Drupal Typo3 SPIP Une Une plate plate forme forme GED GED unique unique pour pour toute toute l entreprise l entreprise?? Deux Deux domaines domaines peu peu compatibles compatibles : : une une GED GED production production et et une une GED GED en en libre libre service. service. Il Il existe existe aussi aussi s s éditeurs éditeurs documentation documentation structurées structurées ou ou s s éditeurs éditeurs spécialisés spécialisés par par type type documents documents (photothèque, (photothèque, brevets, brevets, Qualité, Qualité, etc.). etc.). Etat l'art du collaboratif - 26/11/

13 Sommaire De quoi parlons-nous? Les usages Les nouveaux rôles Etat l'art du collaboratif - 26/11/

14 Les nouveaux usages Interactivité avec les centres documentation - service questions/réponses (esprit web 2.0) Gestion ( la documentation) s projets (industrie, informatique, etc.) Gestion et animation communautés pratiques (bibliographie, gestion s travaux, etc.) Gestion référentiels d entreprise Knowledge management Gestion portails d entreprise en «co-propriété» Publication multicanal / multi support (papier, web, petit et grand écrans) Records management/archicage électronique Veille Self service administratif Etat l'art du collaboratif - 26/11/

15 Une trajectoire plus qu une cible La mutualisation s moyens et la gestion globale se mettent en œuvre par périmètre autour d un usage : local global Ces projets s additionnent. Le déploiement est généralement pluri annuel, y compris pour un usage. Par où commencer? Comment anticiper les besoins futurs? Comment cartographier? Usages Bibliothèque d entreprise Environnement projet Publication Knowledge management Records management & archivage Dématérialisation processus Outils principaux GED, médiathèque, DAM, documentation technique Collaboratif, GED et archivage GED et CMS, portail, progiciel documentaire Portail, GED, collaboratif, CMS, recherche Workflow, archivage Workflow, GED, formulaire, intégration SI Etat l'art du collaboratif - 26/11/

16 Animer une communauté Animation Animation réunion réunion Publication Publication d une information d une information Questions Questions /réponses /réponses Alerte Alerte Accueil Accueil d un d un membre membre Savoir académique Gui métier Méthodologie Actualité Calendrier/événement Point vue d un membre Retour d expérience Questions/réponses Forum Bibliographie Liste d experts Carnet d adresses Vocabulaire commun Profil s participants Charte la communauté Enquête Enquête d opinion d opinion Départ Départ d un d un membre membre Organisation d un Organisation d un événement événement Rédaction Rédaction collective collective d un d un livrable livrable Un Un animateur/modérateur animateur/modérateur est est indispensable indispensable pour pour piloter piloter l animation l animation la la communauté. communauté. Une Une communauté communauté s inscrit s inscrit dans dans un un cycle cycle vie. vie. La La production production d un d un livrable livrable donne donne du du sens sens à à la la communauté communauté métier métier.. Etat l'art du collaboratif - 26/11/

17 Le partage d information requiert s médiateurs. CAPITALISATION BRASSAGE Processus Question/ réponse Blog Confiance Intranet Forum Base documentaire Wiki Processus et et confiance, ux conditions pour instaurer un un partage durable. Etat l'art du collaboratif - 26/11/

18 Quels outils pour quels usages? Classement courant Publication Processus métier Processus administratif Gestion s connaissances Archivage Serveur fichiers Base documentaire Intranet Wiki Messagerie Formulaire Workflow Application métier Promouvoir Promouvoir s s bonnes bonnes pratiques. pratiques. Etat l'art du collaboratif - 26/11/

19 Sommaire De quoi parlons-nous? Les usages Les nouveaux rôles Etat l'art du collaboratif - 26/11/

20 Nouveaux usages, nouveaux métiers? Les outils collaboratifs veulent supprimer les intermédiaires mais ils requièrent s fonctions support : Administration Animation Contrôle Valorisation et s concepteurs et s promoteurs. Etat l'art du collaboratif - 26/11/

21 Nouveaux usages, nouveaux rôles Document & Information manager Knowledge manager Responsable éditorial site web/portail d entreprise Animateur communauté métier Administrateur fonctionnel référentiel documentaire MOA ECM Chef projet collaboratif Chef programme ECM Architecte s contenus Etat l'art du collaboratif - 26/11/

22 Quelles compétences? Gestion du programme ECM Connaissance s outils Modélisation processus et contenus Référentiel métadonnées d entreprise Collaboration en équipe projet avec les métiers, la Communication, la DSI Gestion s contenus Cartographie et qualification s bases Inxation adaptée Publication dans s environnements métier Animation communautés métier Qualification s documents Revue s fonds documentaires (ex : documentation projet) Rédaction résumé Animateur «grosses têtes - fortes têtes» Etat l'art du collaboratif - 26/11/

23 Une gestion en mo Programme Chantiers fonctionnels Gestion programme Pilote 1 Pilote 2 Déploiement... Elaboration itérative la cible/charte Suivi et gestion projet Pilotage conduite du changement/formation Coordination s besoins utilisateurs Plan qualité Relation avec éditeurs Communication Gouvernance Initiatives globale locales Concevoir Convaincre Mettre en mouvement Guir Apprendre la pratique Coordonner Chantiers techniques Architecture Integration Administration système Relation éditeurs technique Etat l'art du collaboratif - 26/11/

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