INSPECTION DE L AMBASSADE DU CANADA À PHNOM PENH

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1 Réservé à l administration Rapport final INSPECTION DE L AMBASSADE DU CANADA À PHNOM PENH Mars 2009 Affaires étrangères et Commerce international Canada Bureau de l inspecteur général Direction de l inspection Ce document peut ne pas être entièrement accessible. Pour une version accessible, prière de consulter

2 TABLE DES MATIÈRES 1. SOMMAIRE PROGRAMMES OBSERVATIONS ET RECOMMANDATION... 2 ANNEXE A : PORTÉE ET OBJECTIFS DE L INSPECTIONERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. ANNEXE B : FICHE DE RENSEIGNEMENTS SUR LES RESSOURCES DE LA MISSION... 5 ANNEXE C : ORGANIGRAMME... 5

3 1. Sommaire 1.1 Une inspection a été réalisée à notre ambassade du Cambodge, à Phnom Penh, les 18 et 19 novembre La dernière inspection remontait à janvier L ambassade de Phnom Penh est une micromission qui emploie deux employés canadiens (EC), une chef de mission (CDM), un fonctionnaire de l Agence canadienne de développement international (ACDI), cinq employés recrutés sur place (ERP), un délégué commercial, un chef de bureau, un chauffeur et deux gardes de sécurité. Les cinq ERP sont officiellement employés par l ambassade de l Australie. 1.2 La mission loge dans le même immeuble que l ambassade de l Australie qui fournit, outre les installations de la chancellerie et les services de sécurité, un soutien administratif à la mission et une aide consulaire aux Canadiens. Un protocole d entente (PE) et un accord financier propre à la mission concernant notre occupation ont été conclus avec les Australiens pour ces services. Des services administratifs et consulaires auxiliaires sont fournis par nos missions de Canberra et de Bangkok, cette dernière traite aussi les passeports en provenance de Phnom Penh. 2. Programmes 2.1 Comme seule représentante du MAECI, la CDM se charge de tous les aspects des activités liées aux programmes des affaires politiques et économiques, et d expansion internationale des affaires (EIA), ainsi que des aspects des programmes d administration et des affaires consulaires autres que ceux mentionnés ci-dessus. Les activités de programme découlent des obligations du Canada en vertu des Accords de Paris visant à surveiller l amélioration, la gouvernance et le respect des droits de la personne au Cambodge. Pour soutenir les efforts de ce dernier dans ces domaines, le Canada est un des principaux fournisseurs d aide au développement grâce à des projets de l ACDI mis en œuvre par une Unité d appui au poste (UAP). Le Cambodge étant l'un des pays de la région dont l'économie progresse le plus rapidement, les objectifs commerciaux et les activités connexes de la mission consistent entre autres à surveiller divers secteurs d intérêt, à fournir des débouchés aux entreprises canadiennes et à favoriser les possibilités d études et de formation au Canada. 2.2 Le travail d équipe et le moral sont *** à la mission, et la CDM fournit un appui et un leadership***. Les procédures et les documents liés aux programmes étaient dûment en place, dont une Stratégie pays, une entente sur l établissement des rapports, un plan de gestion du rendement (PGR) du CDM et un plan de d expansion internationale des affaires (EIA). Tous les contrôles et procédés administratifs pertinents étaient également en place et à jour : comptes rendus des activités de 1

4 représentation, inventaires, livres de bord des véhicules, dossiers de dotation, rapports de sécurité et stocks de passeports (vérifiés en présence du gardien australien). 3. Observations et recommandation 3.1 Le Ministère doit donner la priorité *** à une question décisive au sujet des activités courantes pour assurer la viabilité de notre mission de Phnom Penh. 3.2 L accord de cooccupation avec les Australiens prend fin le 15 mai 2009, date qui coïncide avec leur installation dans une nouvelle chancellerie. Même si le Ministère et la mission étaient au courant de ce fait depuis un certain temps, la mission ***, affirmant qu il ne leur serait alors plus possible de soutenir nos activités dans ces locaux, y compris en ce qui concerne les services de sécurité, d entretien et administratifs fournis par leur personnel. 3.3 Cela oblige la mission à s installer ailleurs, à réembaucher des employés déjà à son emploi et à en embaucher de nouveaux pour fournir les services assurés par les Australiens. 3.4 Après avoir examiné les ressources actuellement déployées par la mission australienne en notre nom, et consulté la CDM concernant les exigences minimales en matière de ressources pour une mission autonome, nous avons conclu qu au moins trois nouveaux équivalents temps plein seraient nécessaires, de même que des fonds destinés aux marché de services d entretien, de nettoyage et de sécurité. Soulignons qu il ne s agit pas de coûts différentiels puisque la plupart sont déjà engagés en vertu de l accord de cooccupation avec les Australiens. 3.5 La priorité de la mission consiste à trouver un lieu convenable pour une mission autonome pouvant loger au moins huit employés et être accessible aux clients. Compte tenu de la courte échéance du 15 mai 2009 (moins de six mois) et du fait que les experts en matière de sécurité et d immobilisations à l Administration centrale (AC) ne peuvent se rendre sur place avant la fin de janvier 2009, il est peu probable qu une chancellerie pleinement fonctionnelle soit prête à temps. En fait, il faudra plutôt compter de six à douze mois à compter du 15 mai, au vu des solutions viables à Phnom Penh peu nombreuses et du temps requis pour planifier, acquérir et aménager de manière adéquate une chancellerie autonome. 3.6 Entre la date butoir du 15 mai et l ouverture d une nouvelle chancellerie, il faudra trouver un emplacement temporaire pour assurer les activités. Les solutions possibles incluent la résidence de fonction de la CDM, l Unité d appui au poste de l ACDI ou un autre bureau temporaire, notamment dans un hôtel ou un logement avec services. Toutes les options exigent l aménagement de services de sécurité et de 2

5 communications ainsi que le relogement de la CDM ***, si l option de la résidence de fonction est retenue. Il faudra aussi embaucher et former du nouveau personnel. 3.7 Une autre solution temporaire exigeant peu de coordination et de coûts serait que la CDM exerce ses activités depuis sa résidence de fonction, qui est déjà équipée d un bureau auxiliaire, d un photocopieur et d un télécopieur. Les communications pourraient être assurées par un accès à distance au SIGNET éloigné. L agent de l ACDI pourrait travailler depuis l UAP de la même façon. ***. 3.8 Il s agit d une solution à peu de frais, assurant certes peu de visibilité, mais tout de même la plus pratique compte tenu de la situation. Recommandation à la Direction générale de l Asie du Sud et du Sud-Est et Océanie (GSD). Recommandation à l intention de la Direction générale de l Asie du Sud et du Sud-Est et Océanie (GSD) 3.9 La Direction générale géographique, en consultation avec les directions des Biens, de la Sécurité et des Affaires consulaires, doit élaborer un plan de transition pour assurer la prestation des services principaux à Phnom Penh du 15 mai 2009 jusqu à l ouverture d une chancellerie permanente. Réponse et calendrier de GSD 3.9 Nous acceptons la recommandation et prendrons des mesures pour soumettre un plan de transition avant la fin d avril

6 Annexe A : Portée et objectifs de l inspection L inspection portait sur l examen de la gestion de la mission et du Programme des relations générales, du Programme d expansion internationale des affaires, du Programme des services consulaires et du Programme d administration. Les objectifs de l inspection étaient les suivants : Évaluer les contrôles et systèmes de gestion, les procédures et les activités qui composent les programmes; Déterminer le degré de conformité avec les lois, les règlements et les politiques opérationnelles; Évaluer la fiabilité et la pertinence des renseignements disponibles pour la prise de décisions et la reddition de comptes; S'assurer de l'utilisation judicieuse des ressources et de leur optimisation par le Ministère; Formuler, lorsqu il est justifié de le faire, des recommandations afin de réduire les dépenses et d'améliorer l'efficience et l'efficacité des programmes. L'orientation et l'étendue des travaux sur place reposaient sur l évaluation de l'importance relative et des risques afférents. Pour ce faire, on a eu recours à des communications avec les directions générales de l'ac, notamment des séances d information par la gestion hiérarchique et les directions générales fonctionnelles; on a également examiné les documents pertinents de l'ac et de la mission, ainsi que les conclusions des vérifications précédentes, et on a analysé les tendances récurrentes et les problèmes systémiques. Au cours de l'inspection, les questions et les secteurs d intérêt se sont affinés à partir de renseignements recueillis lors d entretiens avec le CDM et avec les gestionnaires de programmes, d'une réunion avec le comité des ERP, d'entrevues individuelles avec le personnel, et d un examen d'autres documents pertinents. Le niveau de l'inspection a donc été fondé sur les questions et les informations obtenues à tous les niveaux, à l AC et auprès des responsables de la gestion et des opérations de la mission. 4

7 Annexe B : Fiche de renseignements sur les ressources de la mission Biens Biens Loués par l État Appartenant à l État Chancellerie 1 - Résidence officielle - - Logements du personnel 2 - Véhicules - 1 Information financière ($CAN) Budget d exploitation (N001) $ Budget des immobilisations (N005) $ Budget des salaires des ERP (N012) s.o. Total $ Annexe C : Organigramme 5

8 Head of mission (FS-04) Canadian International Development Agency (1CBS) Chef de mission (FS-04) Agence canadienne de développement international (1 EC) International Business Development Expansion internationale des affaires (1 LES) (1 ERP) Administration Administration (2 LES) (2 ERP) 6