GESPARC une solution qui valorise la gestion de votre parc roulant

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1 Une solution qui valorise la gestion de votre parc roulant une solution qui valorise la gestion de votre parc roulant Un logiciel intégré et harmonisé est un logiciel de gestion du parc roulant et des engins. Il a été conçu et développé en conformité avec la réglementation en vigueur au niveau de l'administration. Il s apprête, grâce à son fort degré de paramétrage, à toutes les modifications susceptibles de parvenir dans ce domaine. Le suivi administratif des véhicules, la gestion des affectations, le suivi des sinistres, des emprunts et des assurances, la gestion de la maintenance et des réparations, le management des équipes techniques, la gestion des stocks des pièces de rechange, la gestion de la consommation du carburant et des lubrifiants, la gestion des fournisseurs et le suivi des commandes, le suivi des engagements budgétaires et leur consommation, et le suivi des ordres de missions sont parmi les fonctionnalités de base de. Les services d accompagnement indispensables pour le déploiement du logiciel tel que le paramétrage, l intégration, l installation, la formation, l assistance et la maintenance seront assurés par une équipe hautement qualifiée. Des résultats tangibles Les principales difficultés rencontrées dans la gestion de son parc roulant sont dues essentiellement à l exploitation manuelle d un important volume d information, le coût d exploitation de chaque véhicule ou engin et la tenue des dossiers et l archivage des interventions D ou l intérêt accordé à l informatisation de ce processus qui permet d assurer le suivi administratif des véhicules : dès l acquisition jusqu à la cessation, le suivi

2 technique : entretiens, pièces de rechange utilisées, main d œuvre et le suivi de la consommation du carburant et lubrifiants La solution permet de : Prendre en charge les données techniques du véhicule en coordination avec les services compétents de l administration des domaines de l état et du transport Maintenir l historique des véhicules : affectation, entretiens Gérer les dates clés se rapportant à l assurance, les vignettes, taxe et les visites techniques Gérer les dossiers se rapportant aux incidents : accidents, vols, incendies Suivre l utilisation d un véhicule : les missions, index km, bons de carburant utilisés Suivre les réparations effectuées sur un véhicule. A ce niveau il prend en charge toutes les informations relatives à la réparation : travaux effectués, coûts de la main d œuvre, pièces de rechange consommées Générer des programmes d entretiens préventifs en se basant sur les plannings d entretiens des véhicules et les indicateurs de mesure appropriés Suivre éventuellement l activité du personnel technique agissant au niveau des réparations et planifier les taches en conséquence Gérer le stock de carburant Offrir une ouverture (SGBDR, ODBC) qui permettra à d autres applications d y accéder à la base du logiciel et de consulter ou importer des données. Fourniture des ratios et des indicateurs se rapportant à l état du parc, les coûts engendrés par les entretiens, la consommation du carburant, la consommation des pièces de rechanges et l évaluation des coûts de la main d œuvre du personnel technique. 2

3 Une richesse fonctionnelle Le suivi administratif Le suivi administratif doit permettre les fonctionnalités suivantes : Ce module permet d établir et d assurer le suivi de la validité des documents indispensables à la circulation des véhicules (taxes, vignettes assurance et visite technique), En plus il assure le suivi des affectations (voiture de service, voiture de fonction, voiture de service utilisés à des fins personnelles), les sinistres (déclaration, expertise, réparation), les emprunts et les reformes. a. La gestion de la fiche véhicule : Cette fiche comprend toutes les informations concernant le véhicule (n de chassie, n d immatriculation, poids, cylindrée, type, marque, copie de la carte grise scannée, etc.). b. La gestion des affectations : Elle assure le suivi des affectations de tous types (voiture de service, voiture de fonction, voiture de service à usage personnel). c. La gestion des documents de circulation : Elle couvre la gestion des vignettes et des taxes de circulation, la gestion des assurances ainsi que la gestion des visites techniques. Elle permet également le suivi de la validité des documents indispensable à la circulation des véhicules. d. La gestion des sinistres : Elle permet le suivi des différentes étapes (déclaration, expertise, contre-expertise, règlement, etc.) du dossier du sinistre. e. La gestion des emprunts : Elle permet le suivi des véhicules empruntés. f. La gestion des réformes et sorties des comptes : Elle consiste à suivre la phase de la mise à la réforme des véhicules, ainsi que leur vente auxenchères public. 3

4 g. Affichage des alertes : Elle permet d afficher les alertes relatives aux délais de validité des documents de circulation. Ces alertes peuvent être affichées sur les écrans des utilisateurs de l application, mais également envoyés par ou sms aux usagers des véhicules. h. Editions des états de sortie : Elle permet l établissement et l édition de plusieurs états. Entre autre : Etat de l assurance par structure Etat es taxes et vignettes par structure et véhicule Etat des affectations des véhicules par direction Etat des véhicules triés par âge ou par marque. La gestion d exploitation Ce module assiste les utilisateurs dans la gestion et le suivi de l exploitation du parc roulant. a. Gestion de pools de véhicules Enregistrer les demandes de réservations Tenir à jour un planning des réservations qui sera consultables à tout moment Gérer les disponibilités des véhicules et des conducteurs Suivre le planning d activité des chauffeurs Gérer les locations éventuelles de véhicules extérieurs b. Acquisition par leasing : Gestion des plans de remboursement et des échéances c. Location : Répertorier les différents types de contrats et les éléments transmis des loueurs. Alerter le gestionnaire sur les fins d engagement. 4

5 La gestion de la maintenance et des réparations Le module technique permet le suivi des opérations de maintenance et de réparation, ainsi que l organisation des équipes de travail et des ateliers. Ce module gère aussi le coût de la main d œuvre, les pièces de rechange, et des interventions extérieures. Il offre les fonctionnalités suivantes : a. Gestion automatique des interventions de maintenance : En fonction de seuils d alerte définie pour chaque véhicule pour les entretiens préventifs, le système émet un message (mail ou SMS), afin d avertir et de pouvoir organiser une visite de maintenance. b. Gestion des plannings : Le planning permet de connaître, de façon visuelle, la charge de travail des intervenants, et permet aussi de connaître leur plage horaire et leur disponibilité de façon précise. c. Tableau de bord des actions en cours pour chaque intervenant : Etablissement des tableaux de bord de suivi des activités des ateliers de réparation et de maintenance des véhicules d. Suivi de la consommation des pièces de rechange: alerter l utilisateur en cas de consommation anormale de pièces de rechange e. Gestion de réparations extérieures: Suivi des réparations à l extérieur (chez les garagistes et les concessionnaires) f. Gestion par workflow : Automatiser par un système de workflow les demandes des travaux : (Demande d'intervention technique) La gestion des cartes bons Ce module aide à l évaluation des besoins en carburant et au suivie des commandes et des livraisons des cartes bon. Les principales fonctionnalités de ce module sont : 5

6 a. Distribution des cartes-bons : Distribution des cartes-bons aux bénéficiaires de voitures de fonction Distribution des cartes-bons aux usagers des voitures de service Distribution des cartes-bons aux bénéficiaires de fonctions sans véhicule Distribution des cartes-bons supplémentaires aux voitures de fonction Distribution des cartes-bons de compensation Distribution des cartes-bons aux structures Retour des cartes-bons non consommées b. Affectation des numéros de série des cartes bons : Selon le principe FIFO le système doit affecter les numéros de série automatiquement en prenant en priorité les bons retournés. c. Journal de mouvement du stock : Selon le type des cartes bons et la période fixée par l utilisateur le système doit éditer : les mouvements des approvisionnements (date, quantité, valeur, numéro de série), les mouvements des cartes bons retournées (date, quantité, valeur, numéro de série, immatriculation), les mouvements des sorties (date, quantité, valeur, numéro de série, nom du bénéficiaire, immatriculation). d. Situation du stock : Selon le type des cartes-bons, le système doit éditer la situation du stock (quantité, valeur, numéro de série) e. Recherche des cartes-bons : Le système doit nous permettre de faire la recherche d un bon par numéro de série f. Consommation du carburant : Selon une période fixée par l utilisateur, le système doit déterminer la consommation du carburant en litres par structure ou par véhicule. g. Suivi de l exploitation et du transport: Elle permet de gérer, en temps réel, la consommation du carburant par véhicule et le comparer aux normes prédéfinies pour ce véhicule. h. Gestion par workflow : Automatiser par un système de workflow les demandes du carburant 6

7 Ce module contrôle aussi la consommation de carburant pour les véhicules de service, grâce à une formule de calcul qui contrôle la consommation moyenne de chaque véhicule, une fois cette moyenne est dépassée le système doit alerter l utilisateur. Le suivi des ordres de missions Afin de faciliter la gestion des ordres de mission, le module permet de gérer les ordres de missions pour les véhicules de service ce qui permet de déterminer le lieu de déplacement des véhicules en mission et leurs dates de sortie et de retour: a. Gestion des fiches d ordre de mission : Elle permet aux structures d établir et d éditer les ordres de missions directement et d une manière décentralisée. b. Suivi des ordres de mission : Elle permet le suivi des véhicules en cours de missions ainsi que les véhicules retournés après mission. c. Intégration avec la géo-localisation : Elle permet de géo-localiser, selon les coordonnées géographiques inscrites dans l ordre de mission, tout véhicule en cours de mission. d. Réservation des véhicules: Elle permet de réserver les véhicules auprès des services gérant le parc auto. 7

8 Le suivi des cartes d accès à l autoroute Pour mieux gérer les cartes d accès, le module garanti : a. Prise en charge des cartes d accès autoroute : gestion de la livraison et de la réception des cartes d accès autoroute b. Distribution des cartes : gestion de la distribution des cartes d accès autoroute avec ou sans ordre de mission c. Retour des cartes : gestion des retours des cartes au service gérant d. gestion des stocks des cartes : établissement de l inventaire des cartes disponibles en stocks La gestion de stock Ce module assure le suivi de tous les mouvements des articles entrée / sortie, réforme et sortie des comptes: a. Gestion de nomenclatures : la possibilité de codification alphanumérique avec une arborescence illimité (catégorie, marque, modèle, famille, description article) b. Le référencement des articles : Le référencement des articles peut être opéré en parallèle selon plusieurs clés d accès : référence interne, référence constructeur, référence(s) fournisseur(s). Le libellé en clair de l article constitue lui-même une clé d accès, avec une possibilité de recherche progressive sur des extraits de texte. c. Localisation d article L adresse d article est défini par : allée, rayonnage, niveau, baie La gestion des achats et fournisseurs Ce module permet le suivi des commandes, des livraisons, des factures : a. Gestion des fournisseurs b. Gestion des bons de commandes c. Gestion des marchés d. Suivi des budgets 8

9 Des choix techniques approuvés est une application web développée avec les outils et la technologie du leader mondial ORACLE. Clients Serveurs Départementaux Serveur Central peut être déployé sous plusieurs systèmes d exploitation à savoir WINDOWS, UNIX, et LINUX Grâce à son interface web, offre une convivialité dans son utilisation. Il permet d identifier l information recherchée grâce à une multitude de critères est un système sécurisé contre les intrusions tout en garantissent l intégrité de l information. Il est utilisable en plusieurs langues et en particulier l arabe et la Français. est un système multi modules totalement intégré. Grâce à son architecture, pourrait être déployé aussi bien dans un environnement multibases et multisites que dans un environnement centralisé. Une simplicité dans l utilisation La navigation Grâce à son architecture relationnelle permet une navigation en cascade en fonction de l intérêt que porte l utilisateur à un dossier, objet, ou rubrique. La sécurité et la confidentialité est un système intégré, multi - sites et multi - utilisateurs ce qui a nécessité l élaboration d un système d administration sophistiqué. présente une panoplie d outils d administration permettant d établir la liste des utilisateurs et les droits qui leur sont accordés. L utilisateur peut bien entendu bénéficier de plusieurs rôles et droits. L administrateur peut identifier tous les évènements et modifications apportés au système d information. 9

10 Les rapports offre une multitude d édition et de rapports qui peuvent être visualisés sur écran, imprimés, envoyés par ou stockés sur un site intranet sous format HTML ou PDF. Ces mêmes rapports peuvent aussi bien être édités par des outils bureautiques de type MS Excel et MS word. Une offre complète Une équipe hautement qualifiée veille au support des utilisateurs en assurant : La formation des utilisateurs, des administrateurs et des informaticiens L assistance au déploiement L étude des besoins spécifiques et leur intégration dans le système L étude, la collecte et la migration des données L installation L actualisation et la maintenance en fonction des demandes des utilisateurs. Ce document a été élaboré par les soins de la Société XVISION Engineering à titre d information; Toutes les sociétés, appellations figurant dans ce document sont marques déposées par leurs propriétaires 10

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