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1 IMPORTANT Carcassonne, le 11 juillet 2014, Circulaire GRH: du 11 juillet 2014 Objet : Préparations des listes électorales pour les élections professionnelles CAP CT du 4 décembre Pièces jointes : - Planning des opérations matérielles (Annexe 1) - Rappel des conditions pour être électeurs (Annexes 2 et 3) Madame, Monsieur le Maire, Madame, Monsieur le Président, Les élections professionnelles aux différentes instances paritaires se dérouleront le 4 décembre Pour mémoire, nous vous rappelons les principales modifications apportées aux instances paritaires : - Un mandat de 4 ans pour les représentants du personnel (avant la durée était de 6 ans), - Un seul tour pour les élections (avant il pouvait y avoir un second tour le cas échéant), - Les représentants du personnel au CHSCT ne sont plus élus au suffrage direct sur les listes présentées par les organisations syndicales mais selon une procédure de désignation qui se déroule de la manière suivante : l autorité territoriale devra dresser la liste des organisations syndicales habilitées à désigner des représentants et fixer le nombre de sièges auxquels chacune d entre elles a droit, proportionnellement au nombre de voix obtenues lors du scrutin du Comité Technique. Dans ce cadre, les organisations syndicales devront désigner leurs représentants. -Le Comité Technique Paritaire devient le Comité Technique car le paritarisme numérique est supprimé : seuls les représentants du personnel prennent part aux votes. Toutefois, l organe délibérant peut décider de le maintenir, dans ce cas, le collège des représentants du personnel, d une part, et celui des représentants de la collectivité ou de l établissement, d autre part, votent séparément.

2 Les listes électorales seront établies par le Centre de Gestion sous la responsabilité de l Autorité territoriale pour les élections aux CAP. Nous préparerons également les listes électorales au Comité Technique pour les collectivités de moins de 50 agents qui dépendent du CT du centre de Gestion. Nous vous rappelons qu il n y a pas d élection au CHSCT pour les collectivités affiliées au CT du CDG puisque le comité assurera les missions du CHSCT. Pour information, il a été décidé par le Conseil d'administration du Centre de Gestion après consultation des organisations syndicales, que tous les électeurs aux CAP et au CT du Centre de Gestion voteraient par correspondance. Les collectivités ayant plus de 50 agents relevant d une CAP n auront donc pas à mettre en place de bureau de vote local. Pour préparer dès aujourd hui ces élections nous vous proposons un planning des opérations matérielles en 5 étapes dans l annexe 1. Nous restons à votre disposition pour de plus amples précisions. Nous vous rappelons que vous trouverez des brochures explicatives, des modèles d'actes et toutes les informations relatives aux élections sur le site du centre de gestion dans la partie : Gestion des carrières > les instances paritaires > élections professionnelles 2014 Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à l expression de mes sentiments les meilleurs. Le Président, Roger ADIVEZE, Officier de la Légion d Honneur.

3 ANNEXE 1 PLANNING DES OPERATIONS MATERIELLES DE PREPARATION DES ELECTIONS Étape 1 : Envoi d un fichier Excel par mail à partir du 15 juillet à l'adresse mail générale de la collectivité connue par le Centre de Gestion. Ce fichier EXCEL reprendra la situation administrative de l ensemble du personnel fonctionnaire. Nous vous demanderons de bien vouloir vérifier la situation de chacun, de vous projeter à la date du 04/12/2014 et de vérifier que cet état retrace bien la situation de carrière de chacun de vos agents. Ce document comprendra également un onglet concernant les agents non titulaires pour les élections au Comité Technique. Le Centre de Gestion ne gérant pas les dossiers des agents non titulaires, il vous sera demandé de saisir tous les agents non titulaires (CDD publics, CDI publics et contrats aidés de droit privé) remplissant les conditions pour être électeur au 04/12/2014. Bien entendu, la saisie des agents non titulaires ne concerne que les collectivités affiliées au CT du CDG. Ces conditions figurent en annexe 2 et 3. Si vous ne réceptionnez pas le document Excel d ici le 30 juillet, merci de contacter le service carrière au mail suivant afin que nous vous retournions le document. Ce fichier Excel et les arrêtés rectificatifs de carrière des fonctionnaires concernés devront nous être retournés impérativement avant le 13 septembre Étape 2 : Edition de pré-liste électorale à compter du 01/10/2014 Suite à réception et mise à jour des fichiers, nous éditerons : - La liste des électeurs aux CAP par catégorie pour chaque collectivité, - La liste des électeurs au CT pour les collectivités dépendant du CT du CDG. Nous vous demanderons de vérifier ces listes et de nous préciser par un état les adjonctions et suppressions à apporter sur ces dernières. Ces documents devront nous être retournés, accompagnés des arrêtés justifiants vos rectifications, avant le 15 octobre.

4 Étape 3 : Envoi des listes définitives prévu semaine 44 Le Centre de Gestion éditera les listes définitives qui seront affichées au CDG et dans les collectivités au plus tard au 4 novembre 2014 à 17 heures. Étape 4 : Envoi du matériel électoral aux collectivités Suite à la publication des listes, le Centre de gestion procédera à la mise sous pli du matériel de vote destiné à chaque électeur sous enveloppe personnelle. L enveloppe contiendra : - Une notice explicative, - Les professions de foi, - Les listes de candidats, - L enveloppe de vote, - L enveloppe T pour le retour. Nous vous demanderons de bien vouloir transmettre ces documents à chaque électeur contre signature d un récépissé. Pour les agents ne pouvant retirer le matériel sur place, nous vous demanderons de nous fournir une copie de l accusé de réception du courrier d envoi. Étape 5 : Recensements des votes au CT Suite aux élections, nous demanderons aux collectivités ayant procédé aux élections de leur propre comité technique, de nous transmettre les résultats de ces votes afin que nous puissions procéder aux calculs des décharges syndicales qui en découleront.

5 ANNEXE 2 Fiche «ELECTEURS AUX CAP» Article 8 du décret n du 17 avril 1989 relatif aux CAP : «Sont électeurs les fonctionnaires titulaires à temps complet ou à temps non complet en position d activité, de détachement ou de congé parental dont le grade ou l emploi est classé dans la catégorie représentée par la commission. Les fonctionnaires mis à disposition sont électeurs dans leur collectivité ou établissement d origine. Les fonctionnaires en position de détachement sont électeurs à la fois au titre de leur situation d origine et de leur situation d accueil, sauf si la même commission reste compétente dans les deux cas». NB : La qualité d électeur s apprécie à la date du scrutin SONT ELECTEURS DANS LA CATEGORIE REPRESENTEE PAR LA COMMISSION TITULAIRES Les titulaires à temps complet ou non complet en position d activité*, de détachement, de congé parental. - Les titulaires mis à disposition sont électeurs dans la collectivité d origine. - Les titulaires en détachement sont électeurs à la fois au titre de leur situation d origine et de leur situation d accueil, sauf si la même commission reste compétente dans les deux cas. (Attention : Les agents détachés pour stage ne sont électeurs que dans le grade où ils sont titulaires). - Les agents maintenus en surnombre sont électeurs dans la collectivité qui les a placés dans cette position. EMPLOIS SPECIFIQUES Les titulaires d emplois spécifiques sont électeurs dans la commission les représentant en fonction de l indice terminal correspondant à leur emploi. PLURICOMMUNAUX et INTERCOMMUNAUX Les agents titulaires d un seul grade employés par plusieurs collectivités (intercommunaux) sont électeurs dans chacune des collectivités qui les emploient lorsque les CAP sont distinctes. Les agents titulaires de plusieurs grades (pluricommunaux) sont électeurs autant de fois qu ils relèvent de CAP différentes. En revanche, ces agents inter/pluricommunaux ne sont électeurs qu une seule fois, s ils relèvent de la CAP placée auprès du CDG pour toutes leurs collectivités d emplois. Ainsi, afin de respecter cette règle, on pourrait retenir que le fonctionnaire vote : - dans la collectivité auprès de laquelle il effectue le plus d heures de travail, - dans la collectivité où il a le plus d ancienneté en cas de durée de travail identique dans chaque collectivité.

6 AGENTS AGES DE 16 à 18 ANS Le décret n du 17 avril 1989 relatif aux CAP ne prévoyant aucune disposition particulière, ni le renvoi au Code électoral, il pourrait être admis que les agents âgés de 16 à 18 ans sont électeurs aux CAP, dès lors qu ils sont fonctionnaires titulaires. (*) : La position d ACTIVITE comprend en outre : o Les congés prévus à l article 57 de la loi n du 26 janvier 1984 : congé annuel, congé maladie ordinaire, congé longue maladie, congé longue durée, congé maternité, congé d adoption, congé de paternité, congé de formation professionnelle, congé pour validation de l expérience, congé pour bilan de compétences, congé de formation syndicale, o o o le temps partiel (y compris le temps partiel pour motif thérapeutique), la Cessation Progressive d Activité, le congé de présence parentale. SONT ELECTEURS DANS LA CATEGORIE REPRESENTEE PAR LA COMMISSION (suite) AGENTS PRIS EN CHARGE MAJEURS EN CURATELLE Les agents pris en charge par le CDG relèvent des CAP placées auprès du CDG (article 97 de la loi n du 26 janvier 1984). Les agents placés sous curatelle sont électeurs. MAJEURS SOUS TUTELLE EMPLOIS FONCTIONNELS «Lorsqu il ouvre ou renouvelle une mesure de tutelle, le juge statue sur le maintien ou la suppression du droit de vote de la personne protégée»», cf, article L5 du Code électoral. - Les fonctionnaires détachés sur un emploi fonctionnel dans la même collectivité sont électeurs dans cette collectivité. - Les fonctionnaires détachés sur un emploi fonctionnel dans une autre collectivité sont électeurs au titre de leur emploi fonctionnel et de leur grade d origine si les CAP sont distinctes. NE SONT PAS ELECTEURS STAGIAIRES Les agents stagiaires, non titularisés à la date du scrutin, ne sont pas électeurs. NON TITULAIRES - Les agents non titulaires (CDD, CDI). - Les agents recrutés sur des contrats tels que le PACTE, le CAE (Contrat d accompagnement dans l emploi), le contrat d avenir, le contrat d apprentissage. - Les «vacataires» employés tout au long de l année. - Les collaborateurs de cabinet.

7 POSITIONS AUTRES QUE L ACTIVITE - La position hors cadre. - La disponibilité. - Le Congé de Fin d Activité (dès l admission) article 5 du décret n du 27 décembre Le Congé Spécial (par analogie au CFA). - L accomplissement d un volontariat de service national et d activité dans la réserve. AGENTS EXCLUS DE LEURS FONCTIONS Les agents exclus de leurs fonctions suite à sanction disciplinaire à la date du scrutin ne sont pas électeurs car ces agents ne sont pas en position d activité. Il conviendrait donc que les collectivités soient attentives aux dates d effet des sanctions d exclusion de fonctions. En revanche, les agents suspendus de fonction sont considérés en position d activité, et sont donc électeurs et éligibles.

8 ANNEXE 3 Fiche «ELECTEURS AU CT» Article 8 du décret n du 30 mai 1985 relatif aux CT : «Sont électeurs pour la désignation des représentants du personnel au sein du comité technique tous les agents exerçant leurs fonctions dans le périmètre du comité technique. Ces agents doivent remplir les conditions suivantes : 1) Lorsqu'ils ont la qualité de fonctionnaire titulaire, être en position d'activité ou de congé parental ou être accueillis en détachement ou mis à disposition de la collectivité ou de l'établissement ; 2) Lorsqu'ils ont la qualité de fonctionnaire stagiaire, être en position d'activité ou de congé parental ; 3) Lorsqu'ils sont agents contractuels de droit public ou de droit privé, bénéficier d'un contrat à durée indéterminée ou d'un contrat d'une durée minimale de six mois ou d'un contrat reconduit successivement depuis au moins six mois. En outre, ils doivent exercer leurs fonctions ou être en congé rémunéré ou en congé parental ; Les agents mis à disposition des organisations syndicales sont électeurs dans leur collectivité ou établissement d'origine». I. SONT ELECTEURS : STAGIAIRES Les stagiaires à temps complet ou non complet en position d activité* ou de congé parental. TITULAIRES Les titulaires à temps complet ou non complet en position d activité* ou de congé parental. Les titulaires en détachement (quelle que soit leur fonction publique d origine) sont électeurs dans la collectivité d accueil. Les titulaires mis à disposition sont électeurs dans la collectivité d accueil (exceptés ceux mis à disposition d une organisation syndicale, qui restent électeurs dans la collectivité d origine). Les agents maintenus en surnombre sont électeurs dans la collectivité qui les a placés dans cette position. (*) : La position d ACTIVITE comprend en outre : Les congés prévus à l article 57 de la loi n du 26 janvier 1984 : congé annuel, congé maladie ordinaire, congé longue maladie, congé longue durée, congé maternité, congé d adoption,

9 congé de paternité, congé de formation professionnelle, congé pour validation de l expérience, congé pour bilan de compétences, congé de formation syndicale le temps partiel (y compris le temps partiel pour motif thérapeutique), la Cessation Progressive d Activité, le congé de présence parentale. I. SONT ELECTEURS (suite) : NON TITULAIRES Les agents non titulaires (CDD d'une durée minimale de six mois ou d'un contrat reconduit successivement depuis au moins six mois, CDI) en activité, en congé rémunéré ou en congé parental. Les agents recrutés sur des contrats tels que le PACTE, le CAE (Contrat d accompagnement dans l emploi), le contrat d avenir, le contrat d apprentissage. Les assistants maternels ou assistants familiaux bénéficiaires d un contrat à durée indéterminée en position d activité ou de congé parental (CE du 03/03/97 / Président du Conseil Général d Indre-et-Loire ; CE du 27/05/88 / Syndicat CFDT Interco d Ille-et-Vilaine). Les vacataires employés tout au long de l année, même sur une faible durée par semaine, l emploi étant considéré comme permanent dans ce cas (CE du 26/06/74 / Fédération Nationale des Syndicats des services de santé et services sociaux de la CFDT). Les collaborateurs de cabinet. EMPLOIS SPECIFIQUES Les agents titulaires d emplois spécifiques (s agissant d emplois permanents) sont électeurs. PLURICOMMUNAUX INTERCOMMUNAUX Les agents titulaires d un seul grade employés par plusieurs collectivités (intercommunaux) sont électeurs dans chacune des collectivités qui les emploient lorsque les CT sont distincts. Les agents titulaires de plusieurs grades (pluricommunaux) sont électeurs autant de fois qu ils relèvent de CT différents. En revanche, ces agents inter/pluricommunaux ne sont électeurs qu une seule fois, s ils relèvent du CT placé auprès du CDG pour toutes leurs collectivités d emplois. Ainsi, afin de respecter cette règle, on pourrait retenir que le fonctionnaire vote : o dans la collectivité auprès de laquelle il effectue le plus d heures de travail, o dans la collectivité où il a le plus d ancienneté en cas de durée de travail identique dans chaque collectivité.

10 AGENTS AGES DE 16 à 18 ANS AGENTS PRIS EN CHARGE MAJEURS EN CURATELLE MAJEURS SOUS TUTELLE EMPLOIS FONCTIONNELS Le décret n relatif aux CT ne prévoyant aucune disposition particulière, ni renvoi vers le Code Electoral Général, on pourrait penser que les agents âgés de 16 à 18 ans sont électeurs au CT. Les agents pris en charge par le CDG relèvent du CT placé auprès du CDG (article 97 de la loi n du 26 janvier 1984). Les agents placés sous curatelle sont électeurs. «Lorsqu il ouvre ou renouvelle une mesure de tutelle, le juge statue sur le maintien ou la suppression du droit de vote de la personne protégée», cf, article L5 du Code électoral. Les fonctionnaires détachés sur un emploi fonctionnel sont électeurs dans la collectivité d accueil. I. NE SONT PAS ELECTEURS : NON TITULAIRES Les agents vacataires nommés sur un emploi effectivement limité dans le temps et répondant à un besoin ponctuel. La position hors cadre. AGENTS PLACES DANS UNE POSITION AUTRE QUE L ACTIVITE La disponibilité. Le Congé de Fin d Activité (dès l admission) cf. article 5 du décret n du 27 décembre 1996). Fonctionnaires Territoriaux DETACHES auprès de la FPE ou FPH Le Congé Spécial (par analogie au CFA). L accomplissement d un volontariat du service national et d activité dans la réserve. Les fonctionnaires territoriaux détachés auprès de la Fonction Publique d Etat ou Fonction Publique Hospitalière sont électeurs dans l administration d accueil. MAJEURS SOUS TUTELLE Agents EXCLUS DE LEURS FONCTIONS «Les majeurs placés sous tutelle ne peuvent être inscrits sur les listes électorales à moins qu ils n aient été autorisés à voter par le juge des tutelles», cf. article L5 du Code électoral. Les agents exclus de leurs fonctions suite à sanction disciplinaire à la date du scrutin ne sont pas électeurs car ces agents ne sont pas en position d activité. Il conviendrait donc que les collectivités soient attentives aux dates d effet des sanctions d exclusion de fonctions. En revanche, les agents suspendus de fonction sont considérés en position d activité, et sont donc électeurs et éligibles.

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