Initiation à OpenOffice

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1 Initiation à OpenOffice Le module de traitement de texte (Writer) Introduction: Le logiciel OpenOffice est un intégré bureautique (du type Works) contenant plusieurs applications: traitement de texte (Writer), tableur (Calc), présentations (Impress), éditeur de formules mathématiques, de dessin (Draw), de pages web, réalisation de macros. Il s'apparente à d'autres suite bureautique commerciales existantes comme la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint...) ou Starwriter. Il a l'avantage d'être libre, gratuit et entièrement compatible avec les autre suites bureautiques existantes. 1) Lancement du programme/repérage des différentes barres d'outils: Après avoir lancé le programme (soit à l'aide du raccourcis situé sur le bureau, soit à l'aide du menu démarrer/programmes/openoffice ), selon la version le module de traitement de texte se lance automatiquement ou s'exécute depuis le menu «Fichier» puis «Nouveau» et enfin «Texte». a) La barre de menu: Comme dans l'ensemble des fenêtres de Windows, les programmes tels qu'openoffice affichent une barre de menu comportant différents menus permettant d'agir sur le programme en question. On trouve de nombreuses fonctions dans les menus. Pour les plus communes et les plus utilisées, on trouve dans le menu «Fichier»: Pour ouvrir un nouveau document texte, classeur, présentation... Ouvrir un document texte déjà enregistré. Fermer uniquement le document texte actuel. Enregistrer: Remplace l'ancien document s'il existait déjà auparavant. Enregistrer sous...: Permet de choisir le répertoire, le format d'enregistrement et d'enregistrer un même document sous un autre nom. Tout enregistrer: permet d'enregistrer l'ensemble des documents openoffice ouverts en même temps. Pour avoir un aperçu du document tel qu'il sera une fois imprimé. Pour imprimer le document ouvert. Pour quitter Openoffice et fermer tout les documents ouverts. Affiche les derniers documents ouverts avec openoffice. 1

2 Dans le menu «Édition» on trouve les fonctions Annuler et Restaurer qui permettent d'annuler la dernière action, ainsi que rétablir l'annulation que l'on a effectué. Puis les fonctions couper, copier, coller qui permettent de couper, copier ou coller des textes, parties de textes, images et d'autres éléments dans le traitement de texte ou vers une autre application. Dans le menu «Affichage» on trouve la fonction Zoom qui permet d'ajuster la taille de la page sur l'écran à notre convenance, ainsi que le sous-menu nommé «Barres d'outils» qui permet entre-autre de faire disparaître ou apparaître sur l'écran les différentes barres d'outils. b) La barre de fonctions: Cette barre de fonctions, contient un menu déroulant et des raccourcis sous forme de boutons, qui sont liés à différentes fonctions contenues dans les menus de la barre de menu. Ainsi on retrouve des éléments déjà connus: Nouveau document texte c) La barre d'objets: Imprimer Ouvrir un document Annuler / Restaurer Enregistrer Couper / Copier / Coller Elle est propre au module d'openoffice utilisée. Elle possède des menus déroulants et des raccourcis sous forme de boutons. Ces raccourcis sont ici propre au traitement de texte et permettent d'agir directement sur le texte après l'avoir sélectionné. Ainsi on trouvera: Style de texte, de paragraphe. Type de police. Taille de la police. Gras / Italique / Souligné Aligner le texte à droite / centré / à gauche / justifié Couleur de caractères. d) La barre d'instruments: Elle se situe par défaut à gauche de l'écran. Elle se compose uniquement de raccourcis sous forme de boutons. Ils permettent pour certains d'accéder à une nouvelle barre d'outils supplémentaire, propre à une fonction (dessin, formulaire), d'accéder à une boîte de dialogue dédiée à une fonction (objet, champs, tableau...) ou de retrouver des fonctions présentes dans les différents menus de la barre des menus (correcteur d'orthographe, rechercher...). 2

3 e) La barre d'état: Elle contient un rappel de certains paramètres choisis par l'utilisateur lors de l'utilisation du traitement de texte. On peut y retrouver le nombre de page total du document ainsi que la position de la page consultée par rapport aux autres, on y trouve le style choisi, la taille du zoom, l'activation du mode insertion, du mode sélection, du mode hyperlien... Pour résumer: Barre de menus Barre de fonctions Barre d'objets Barre d'instruments Barre d'état 2) Ouvrir un document déjà existant: Pour ouvrir un fichier texte déjà présent sur l'ordinateur ou sur un des lecteurs de l'ordinateur (disquette, cédérom, clé USB...), deux possibilités: -soit par le menu «Fichier» puis Ouvrir... -soit à l'aide du raccourcis placé sur la barre de fonctions. Une fenêtre s'ouvre alors. Il faut ensuite indiquer à l'ordinateur où se situe dans l'ordinateur le fichier que l'on souhaite ouvrir grâce au menu déroulant situé en haut de la fenêtre. Une fois le bon répertoire (ou dossier) indiqué, il faut sélectionner le fichier en question et cliquer sur le bouton Ouvrir. Le fichier s'ouvre alors dans Openoffice. Attention, Openoffice ne pourra lire que des fichiers textes. Il ne pourra pas ouvrir de fichiers «sons «ou «vidéos». 3

4 Menu déroulant Dossier où l'on veut aller. Bouton Ouvrir 3) Enregistrer un document: Pour enregistrer un fichier texte déjà présent sur l'ordinateur ou sur un des lecteurs de l'ordinateur (disquette, cédérom, clé USB...), deux possibilités: -soit par le menu «Fichier» puis Enregistrer ou Enregistrer sous... -soit à l'aide du raccourcis placé sur la barre de fonctions. Une fenêtre s'ouvre alors. Il faut ensuite indiquer à l'ordinateur où l'on souhaite enregistrer le document grâce au menu déroulant situé en haut de la fenêtre. On a la possibilité de nommer le fichier en question, et le choix du format auquel on souhaite l'enregistrer (par défaut le document s'enregistrera au format Openoffice c-a-d au format «.sxw»). Si l'on veut exporter ce fichier par la suite pour pouvoir le lire avec un autre traitement de texte, on l'exportera au choix au format Rich Text Format («.rtf») ou au format Word («.doc») si on veut le lire avec Microsoft Word. 4) Quelques précisions sur la fenêtre d'ouvrir/enregistrer: Dans cette fenêtre on trouve différentes icônes dont voici les utilités: Précédente: permet de revenir à la dernière action réalisée. Dossier parent: permet de remonter d'un niveau Nouveau dossier: permet de créer un nouveau dossier dans le répertoire actuel. Affichage: permet de changer l'affichage des icônes représentant les dossiers et les fichiers. 4

5 5) Comment insérer un bouton dans une des barres d'outils: Pour insérer un raccourcis sous forme de bouton dans une des barres d'outils, il faut se rendre dans le menu «Affichage» de la barre des menus, puis choisir l'onglet Barres d'outils. Dans le sous menu qui apparaît, cliquer sur l'onglet Personnaliser. Une nouvelle fenêtre s'ouvre dans laquelle on peut choisir quelle barre d'outils on veut personnaliser, quels boutons sont disponibles etc. Pour ajouter un bouton, par exemple celui de l' «Aperçu» dans la barre de fonctions, il faut choisir dans la liste de gauche (nommée Boutons disponibles) le menu Affichage puis au sein de celui-ci le bouton Aperçu. 5

6 Une fois celui-ci sélectionné, on choisit de l'ajouter dans la liste de droite, grâce au bouton Ajouter. Le bouton se rajoute ainsi à la liste de droite contenant l'ensemble des boutons qui composent la barre de fonctions. Pour valider la commande, il s'agit de cliquer sur OK, la fenêtre se ferme et le bouton de l'aperçu s'est ajouté aux autres déjà présents sur la barre de fonctions. 6)Afficher / Cacher les caractères non imprimables: Un fichier créé par un traitement de texte contient, en plus des caractères qui seront imprimés, des caractères de mise en forme, invisibles à l impression mais nécessaires à la structuration du document, en particulier : les marques de paragraphes, les tabulations, les retours à la ligne, les sauts de pages, A l'aide du bouton «Afficher / masquer les caractères nom imprimables» d'instruments, on peut masquer puis rétablir l'affichage des caractères non imprimables. de la barre En phase de saisie ou de modification du document, il est vraiment utile de voir ces caractères non imprimables afin de mieux appréhender la structure du document. En phase de finition, on les masque pour mieux apprécier la présentation du document. 7)Insertion de tableau: Pour insérer un tableau dans Openoffice, il faut choisir l'onglet Tableau dans le menu «Insertion» de la barre des menus. On choisi ensuite le nombre de colonnes et de lignes que l'on souhaite, sachant que l'on peut toujours par la suite en ajouter ou en supprimer. On peut ensuite choisir d'insérer dans son tableau, du texte, des images, des couleurs d'arrière plan ou des formules mathématiques (fonction commune avec l'application tableur d'openoffice). Texte oui 53 non 25 Total =sum<c1.1.3> 6

7 Lorsque l'on insère un tableau, une nouvelle barre d'outils apparaît. On trouve donc à la place de la barre d'outils texte, une barre d'outils tableau qui permet de modifier celui-ci et d'utiliser certaines formules mathématiques automatiques. Bouton permettant de basculer de la barre d'outils tableau à la barre d'outils texte. 8)Insertion d'images: Pour insérer une image dans Openoffice, il faut choisir l'onglet Image dans le menu «Insertion» de la barre des menus. Puis on à le choix entre une image à partir d'un fichier (image présente sur l'ordinateur, sur un CD, une disquette, une clé USB, un réseau...) ou à partir d'un scanner. On procède ensuite de la même manière que si l'on voulait ouvrir un document (cf.2) ) en indiquant à l'ordinateur où se situe l'image dans celui-ci. A noter que là aussi, une barre d'outils dédiée à l'image apparaît à la place de celle dédiée au texte. Bouton permettant de basculer de la barre d'outils image à la barre d'outils texte. 9)Utilisation de la fonction dessin: Dans la barre d'instrument d'openoffice, on trouve le bouton (Afficher les fonctions de dessin) qui permet de «dessiner» des formes automatiques (rectangle, ellipses, trait, flèches...) et de créer des cadres texte afin de légender par exemple les images que l'on a inséré dans le traitement de texte. 7

8 On peut ainsi réaliser ce genre de chose: 10)Orientation d'une page / Réglage des marges: a) Orientation: Une page à deux orientations dont les noms sont empruntés à la photographie et à la peinture: Portrait (page positionnée à la verticale) et Paysage (page positionnée à l'horizontale). Pour définir l'orientation d'une page ou d'un document, il faut utiliser le menu «Format» puis l'onglet Page... Dans la fenêtre qui s'ouvre, à nouveau dans l'onglet Page, on trouve le format de papier et le choix de l'orientation de la page (Portrait ou Paysage). Une fois le choix fait, on applique l'orientation à tout le document en validant sur le bouton OK ou en tapant sur la touche Entrée. b) Marges: On peut définir les marges de la page ou du document que l'on utilise afin d'occuper la plus grande place possible sur une page ou bien par exemple pour réaliser un document qui sera relié et devra donc posséder une marge à gauche plus importante. Pour ce faire, on procède de la même manière que pour changer l'orientation d'une page (cf 10) a) ), à la différence près que cette fois nous allons nous occuper de la taille des marges comme indiqué sur la figure suivante: 8

9 On peut donc modifier les marges à notre convenance, jusqu'aux limites des capacités de l'imprimante. Une imprimante à besoin d'occuper une certaine zone sur la page afin de pouvoir attraper le papier et le faire passer dans ces rouleaux. La zone maximum où l'on peut imprimer se nomme la zone maximum d'impression. Pour imprimer un document dans cette zone maximum d'impression, il faut mettre toutes les marges à zéro. L'ordinateur avertit alors que l'on ne peut dépasser la zone maximum d'impression et demande si c'est bien cela que l'on veut faire. Il faut répondre NON, sous-entendu OUI je désire employer la zone maximale atteinte par mon imprimante. 11)Création d'un style de page / Alternance Portrait-Paysage: a) Style de page: Openoffice permet de garder en mémoire de manière temporaire un certain nombre d'informations relatives à un fichier, afin par exemple d'appliquer la même mise en page pour toutes les pages du document (avec certaines marges, entête, pied de page, fond, orientation...). On appelle cela les styles de page. Pour les changer on utilise la barre d'outils d'openoffice: Style de page Pour créer un style de page, on utilise le styliste (F11 ou bouton de la barre de fonction). On choisi le bouton Styles de page puis dans la liste, sur le style Standard, on effectue un clic droit et on clique sur Nouveau... Vous obtenez un boite de dialogue à onglets. Onglet Gérer, commencez par nommer le style de page, Mon style perso par exemple, indiquez le style de suite en mettant Standard. Modifiez ensuite les marges et l'orientation de la page dans l'onglet Page à votre convenance, puis validez avec le bouton OK. 9

10 b) Alternance Portrait-Paysage: Pour alterner dans un même document des pages en Portrait et des pages en Paysage, il ne faut pas choisir pour une page de modifier son orientation, cela reviendrait à l'appliquer à tout le document! Il faut donc procéder avec les styles de page (cf 11) a) ) et créer un style de page nommé «Paysage» dont la propriété principale (onglet Page) sera une orientation en Paysage. Une fois ce style de page créé, il faut, à la fin de la page où l'on souhaite insérer une page au format Paysage, choisir le menu «Insertion» puis l'onglet Saut manuel... Dans la liste de Style, il suffit de choisir celui nommé Paysage, puis de valider avec OK. 12)Exporter au format PDF (Portable Document Format): Un des grands avantages d'openoffice est de pouvoir exporter ses documents au format PDF, qui permet entre-autre, d'alléger considérablement le poids des fichiers, notamment lorsqu'ils contiennent des images. Les fichiers sont alors lisible avec Acrobat Reader, logiciel de visionnage de document au format PDF, que l'on trouve gratuitement sur Internet, dans la plus part des CDs de connexion Internet ou fourni gratuitement sur les CDs d'installation de la plus part des logiciels. Pour exporter un fichier texte réalisé sous Openoffice (avec du texte, des images, des tableaux, des dessins...), il faut l'éditer (l'ouvrir) et cliquer sur le bouton (Export direct au format PDF). Une fenêtre s'ouvre, dans laquelle il faut indiquer la destination (l'endroit où l'on enregistre le document en question au format PDF) du fichier. On valide ensuite sur le bouton Enregistrer. /!\ ATTENTION: Le fait d'enregistrer le document au format PDF ne vous dispense pas de l'enregistrer au format texte de votre choix (.sxw par défaut cf. 3) ). Cela va simplement créer un document SUPPLEMENTAIRE au format PDF. De même, vous ne pourrez pas modifier, ni éditer par la suite un document enregistré au format PDF. 10

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