FONDATION MAISON DAUPHINE. Procès-verbal 1 de la 12 e assemblée générale des membres tenue le 24 septembre 2014 à 18 h 00

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1 FONDATION MAISON DAUPHINE PROJET Procès-verbal 1 de la 12 e assemblée générale des membres tenue le 24 septembre 2014 à 18 h 00 Présence : Membres Voir en annexe Invité Risdon, M. Kenneth Édouard, directeur général Plusieurs bénévoles, amis et membres du personnel assistaient également à la rencontre. 1. Mot de bienvenue Le président, monsieur Guy Leblanc, souhaite la bienvenue aux membres à cette 12 e assemblée annuelle des membres de la corporation Fondation Maison Dauphine. Il propose que monsieur Grant Regalbuto soit désigné secrétaire de la réunion. Sur proposition de monsieur Gaston Bernier, appuyée par monsieur Simon Kearney, cette proposition est acceptée à l unanimité. Après consultation auprès du secrétaire, il constate qu il y a quorum et que la réunion peut débuter. Enfin, il informe les participants que le directeur général fera, avec des intervenants de la Maison Dauphine, une présentation plus détaillée du rapport annuel d activités de la Maison lors d une assemblée publique d information à la fin des réunions statutaires. 2. Adoption de l'ordre du jour Monsieur Leblanc présente brièvement le projet d ordre du jour soumis et après discussion, sur proposition de monsieur Gaston Bernier, appuyée par monsieur Simon Kearney, il est résolu à l unanimité d adopter l ordre du jour tel qu il apparaît en annexe au présent procès-verbal. 3 Assemblée générale des membres Adoption du procès-verbal de l assemblée générale tenue le 21 octobre 2013 Le président présente brièvement le projet de procès-verbal de la 11 e assemblée générale des membres qui se trouvait dans la documentation transmise avec la convocation ou rendue disponible par la suite selon les modalités prévues. Après discussion, sur proposition monsieur Simon Kearney, appuyée par monsieur Guy Leblanc, il est résolu à l unanimité d adopter le projet de procès-verbal de la 11 e assemblée annuelle des membres tenue le 21 octobre Avis favorable du conseil d administration, le 6 octobre page 1 de 9

2 3.2 Affaires en découlant Les affaires découlant du procès verbal seront discutées lors des autres points de l ordre du jour. 4 États financiers et rapport du vérificateur externe 4.1 États financiers pour la période se terminant le 30 juin Rapport du vérificateur des états financiers (représentant de la firme de vérification externe) À la demande de monsieur Leblanc, madame Josianne Cloutier de la firme de comptables agréés Raymond Chabot Grant Thornton présente les états financiers remis aux membres dans la pochette de document relatifs à la présente réunion et fait lecture de sa lettre de mission confirmant, qu à son avis, les états sont le reflet fidèle de la situation financière de la corporation. Madame Cloutier, à la demande d un membre, indique, qu à son avis, les opérations de la corporation respectent l ensemble de la règlementation relative à son statut d organisme enregistré de bienfaisance. Sur proposition de monsieur Guy Leblanc, appuyée par monsieur Simon Kearney, les membres adoptent la résolution FMD AAM concernant l adoption des États financiers pour l année se terminant le 30 juin 2014 tels qu ils apparaissent en annexe au présent procès-verbal. 5 Rapport d activités Monsieur Leblanc indique que la Fondation s est concentrée durant cette période à assurer le suivi des dons de la campagne majeure qui s est terminée il y a quelque temps et à développer un projet de nouvelle campagne majeure. Il souligne que le recentrage de la mission de la Fondation sur le financement constitue la priorité de la fondation pour les prochaines années. Il souligne qu il y aura une réunion publique d information immédiatement après les assemblées des membres. Le directeur général y présentera brièvement les faits marquants de l année et invitera les employés responsables à présenter la revue plus exhaustive des activités marquantes. Ce survol permettra à l auditoire, selon le président, de prendre la mesure de la quantité et de la qualité des services mis de l avant par la Maison Dauphine pour les jeunes. 6. Nomination des vérificateurs pour Le président indique que les membres du conseil d administration estiment qu il y aura avantage à retenir comme firme de vérification externe la même firme que la Maison Dauphine. Ils soulignent également la qualité des services offerts et propose que la firme Raymond Chabot Grant Thornton soit de nouveau nommée vérificateur externe de la corporation pour l exercice se terminant le 30 juin Sur proposition de monsieur Guy Leblanc, appuyée par monsieur Simon Kearney, les membres adoptent la résolution FMD AAM concernant la nomination de la firme de vérification externe pour Ratification des résolutions adoptées et actes posés par les administrateurs et dirigeants de la Corporation depuis la dernière assemblée annuelle Le président présente la liste des décisions non confidentielles prises par le conseil au cours de la dernière année et qui se trouvait dans la documentation transmise avec la convocation ou rendue disponible par la suite selon les modalités prévues. Monsieur Leblanc signale, qu à son avis, les membres du conseil ont agi avec prudence et diligences dans l ensemble des leurs travaux au conseil. Sur proposition de monsieur Simon Kearney, appuyée par monsieur Grant Regalbuto, les membres adoptent la résolution FMD AAM pour ratifier les décisions prises et les actes posés par le conseil d administration et par les dirigeants en page 2 de 9

3 8 Élection des membres du nouveau conseil d'administration 8.1 Ratification de la reconduction des mandats des membres du conseil pour la période de Le président présente brièvement le projet de résolution soumis avec la documentation pour la présente réunion et répond aux questions des membres. Sur proposition de monsieur Simon Kearney, appuyée par monsieur Grant Regalbuto, les membres adoptent la résolution FMD-AAM pour ratifier la reconduction du mandat des membres le conseil d administration pour Élection de membres du conseil pour Monsieur Leblanc indique que le conseil d administration peut compter normalement 13 membres dont trois désignés par la corporation Les Œuvres de la Maison Dauphine. Compte tenu de l importance stratégique de réviser la mission de la Fondation, il est suggéré de ne combler que quatre des dix postes à pourvoir cette année. Il précise qu une appel de candidature avait été transmis aux membres ou leur a été rendu disponible selon les modalités prévues. Cet appel prévoyait que le candidat devait être un membre en règle de la Corporation et qu il pouvait soumettre sa candidature ou qu un autre membre pouvait la soumettre. Il signale avoir reçu une seule candidature, M. Grant Regalbuto. Puisqu il n y a aucune autre candidature, le président déclare monsieur Grant Regalbuto élu au conseil d administration pour un mandat de deux ans comme le stipule les règlements de la corporation. Il lui souhaite bienvenue. 9 Varia : Ce point n a fait l objet d aucune discussion. 10 Levée de la séance L ordre du jour étant épuisé, la réunion se termine à 18 h 30 Guy Leblanc, président J. C. Grant Regalbuto, secrétaire page 3 de 9

4 1. Mot de bienvenue (président) 12 e Assemblée annuelle des membres 24 septembre 2014 ORDRE DU JOUR 2. Adoption de l'ordre du jour (président) (pour adoption) 3. Assemblée générale des membres du 21 octobre 2013, (président) 3.1. Adoption du procès-verbal de l assemblée générale tenue le 21 octobre 2013 document ci-joint (pour adoption) 3.2. Affaires en découlant 4. États financiers et rapport du vérificateur externe 4.1. États financiers pour la période se terminant le 30 juin 2014 (trésorier) (pour adoption) 4.2. Rapport du vérificateur des états financiers (représentant de la firme de vérification externe) 5. Rapports d activités document ci-joint (président) (pour adoption) 6. Nomination de la firme de vérification externe pour document ci-joint (trésorier) (pour adoption) 7. Ratification des actes posés par les administrateurs et dirigeants de la Corporation depuis juin document ci-joint (président) (pour adoption) 8. Élection de membres au conseil d administration 8.1. Ratification de la reconduction des mandats des membres du conseil pour la période de Élection de membres du conseil pour Varia (président) 10. Levée de la séance page 4 de 9

5 FONDATION MAISON DAUPHINE PROJET Procès-verbal de l assemblée générale des membres tenue le 24 septembre 2014 à 18 h 00 Présences Bernier, Gaston Kearney, Simon Leblanc, Guy Regalbuto, Grant page 5 de 9

6 Résolution FMD AAM concernant les états financiers vérifiés de adoptée lors de l assemblée générale annuelle des membres régulièrement convoquée et tenue le 24 septembre considérant considérant considérant la section I A du règlement (version consolidée du 18 décembre 2011) stipule que le règlement général des Œuvres de la Maison Dauphine s applique à la Fondation et que l article 11 de ce règlement no.1 (règlements généraux) (version consolidée du 10 avril 2014) stipule que les membres de la corporation doivent recevoir en assemblée annuelle les états financiers vérifiés pour l exercice précédent; les responsabilités du conseil en matière de gestion générale de la corporation tel que le stipule le mandat du conseil et son avis favorable émis le 26 août 2014 (FMD CA ) l avis du vérificateur externe à l effet que les états financiers proposés sont le reflet fidèle des avoirs, des obligations et, généralement, des finances de la Fondation; et les opérations financières ont été effectuées en conformité avec les règles fiscales du gouvernement du Canada et du gouvernement du Québec; que les bailleurs de fonds principaux de la Maison Dauphine requièrent que les états financiers annuels soient adoptés par les membres lors de leur assemblée annuelle; Sur proposition de monsieur Guy Leblanc, appuyée par monsieur Simon Kearney, il est résolu à l unanimité d adopter les états financiers de la Corporation pour l exercice de tel qu ils apparaissent en annexe au présent procèsverbal; d autoriser le président et le secrétaire à signer les dits états; de recevoir le rapport de la firme de vérification externe pour Grant Regalbuto, secrétaire d assemblée page 6 de 9

7 Résolution FMD AAM concernant la nomination de la firme de vérification externe pour adoptée lors de l assemblée annuelle des membres de la corporation Les Œuvres de la Maison Dauphine régulièrement convoquée et tenue le 24 septembre 2014 la section I A du règlement (version consolidée du 18 décembre 2011) stipule que le règlement général des Œuvres de la Maison Dauphine s applique à la Fondation et que l article 11 de ce règlement no.1 (règlements généraux) (version consolidée du 10 avril 2014) confie aux membres en assemblée annuelle le soin de nommer la firme de vérification externe de la corporation; l avis du conseil d administration émis le 26 août 2014 (FMD-CA ) l avis du président et de la trésorière exprimé en séance. Sur proposition de monsieur Guy Leblanc, appuyée par mon sieur Simon Kearney, il est résolu à l unanimité De nommer la firme Raymond, Chabot, Grant, Thornton à titre de firme de vérification externe pour l année Grant Regalbuto, secrétaire d assemblée page 7 de 9

8 Résolution FMD AAM pour ratifier les décisions prises et les actes posés par le conseil d administration et par les dirigeants en adoptée lors de l assemblée annuelle des membres de la corporation Les Œuvres de la Maison Dauphine régulièrement convoquée et tenue le 24 septembre 2014 la demande de certains bailleurs de fonds (ex.le gouvernement du Québec) à l effet que les décisions prises et les actes des dirigeants de la Maison Dauphine soient ratifiés par les membres lors de leur assemblée annuelle; la liste des décisions prises par le conseil d administration en incluse dans la documentation transmis aux membres avec la convocation à la présente réunion ou rendue disponible selon les modalités prévues dans la convocation; l avis du président exprimé en séance. Sur proposition de monsieur Simon Kearney, appuyée par monsieur Grant Regalbuto, il est résolu à l unanimité De ratifier l ensemble des décisions prises et les actes posés par le conseil d administration et par les dirigeants en Grant Regalbuto, secrétaire d assemblée page 8 de 9

9 Résolution FMD AAM pour ratifier de la reconduction du mandat des membres le conseil d administration pour adoptée lors de l assemblée annuelle des membres de la corporation Les Œuvres de la Maison Dauphine régulièrement convoquée et tenue le 24 septembre 2014 l article 21 du règlement (version consolidée du 18 décembre 2011) stipule que les membres du conseil d administration sont élus par l assemblée annuelle des membres; l opportunité de ratifier la reconduction des mandats de certains membres; l avis du président exprimé en séance. Sur proposition de monsieur Guy Leblanc, appuyée par monsieur Simon Kearney, il est résolu à l unanimité De ratifier la reconduction tacite exceptionnelle du mandat des membres suivants du conseil pour : Asselin Gaudet Harvey Lalande Paquet André Steve Alexandre Marie-Claude Jean-Sébastien Grant Regalbuto, secrétaire d assemblée page 9 de 9

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