Fiche entreprise : E11

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1 Fiche entreprise : E11 FONCTION ET CARACTÉRISTIQUES / PERSONNE INTERVIEWÉE La personne interviewée, de sexe masculin, travaille aux ressources humaines et est affectée à temps complet au programme de développement des compétences. ENTREPRISES Communauté métropolitaine *Taille Région de Québec Taille* GE 1-9 : TPE Secteur Santé : PE Type entreprise Parapublic : ME Syndicat Oui 300 et + : GE Loi1% Oui Plan de formation Oui Responsable de formation Oui Caractéristiques L entreprise en est une de service dans le domaine de la santé. Elle compte près de 1500 employés, de sexe féminin et masculin, rémunérés par l entreprise. D autres personnes interviennent également sur ce lieu de travail, sans être rémunérées par celle-ci. L entreprise est composée de nombreuses unités de travail dont la plupart sont règlementées, devant ainsi se conformer à des normes de qualité. L entreprise accorde une grande importance à la formation de ses employés, notamment au transfert des apprentissages. Elle compte six personnes attitrées au développement des compétences, 36 formateurs internes et une centaine d accompagnateurs sur les postes de travail, auxquels elle porte une attention particulière. Elle est soucieuse d effectuer le suivi des formations en prenant en ligne de compte diverses évaluations. L entreprise ayant décidé d implanter une nouvelle philosophie de travail, ce qui entraine une modification des pratiques, elle a mis en place une structure de gestion du changement et a recours à la formation comme levier d accompagnement de la mise en œuvre de ce changement. L'entreprise assure l ensemble de ses activités de formation à même le budget du 1% de la masse salariale qui est de l ordre du million de dollars. Les nouveaux employés bénéficient d une procédure d accueil qui inclut un volet informel (diner en groupe) favorisant les échanges et la communication entre les employés. La formation au poste de travail a lieu par la suite. Le taux de roulement dans l entreprise est élevé en raison de la mobilité interne. Chaque mutation nécessite une formation pour développer ou mettre à jour les compétences de la personne qui change de secteur d activités. 1

2 Obstacles à la formation de l entreprise Le personnel en formation nécessite un remplacement sur leur poste de travail. Cela constitue un obstacle en raison, d une part, de la disponibilité ou non de remplaçants, ce qui varie selon les fonctions de la personne à libérer, et, d autre part, des couts qui en découlent. Le roulement important du personnel d un secteur à un autre soulève aussi des problèmes à solutionner au regard de la formation. Des compressions effectuées dans les budgets de formation constituent un obstacle financier à la réalisation de formations au sein de l entreprise. EMPLOYÉES EmployéEs à former Tous les employés de l entreprise doivent être formés en fonction de diverses règlementations, du changement de la philosophie de travail et des adaptations requises par l acquisition de nouveaux outils à utiliser et du matériel. L entreprise assure également la formation des formatrices et des formateurs internes. Caractéristiques personnelles et/ou professionnelles Même si tout employé possède un secondaire V ou son équivalent, certaines personnes témoignent d un faible niveau de littératie, notamment en ce qui concerne la lecture tandis que d autres ont besoin de participer à des activités de francisation. Obstacles à l accès à la formation des employées Le remplacement d un employé libéré pour suivre une formation constitue un obstacle dans la mesure puisqu il faut trouver une personne compétente et disponible pour assurer ce remplacement. Cela entraine des couts pour la formation, deux personnes étant rémunérées au même moment sur un même poste. De plus, le nombre de remplaçants disponibles limite le nombre de personnes à former en même temps. Les problèmes de langue et de littératie constituent également des barrières à la participation bien que, lorsqu il y a règlementation, la formation soit obligatoire. Les contraintes budgétaires auxquelles fait face l entreprise oblige à revoir les modalités de formation afin d en diminuer les couts. PRATIQUES D INGÉNIERIE DE LA FORMATION Avant Au sein de l entreprise, les besoins de formation sont fort divers. Il y a ceux concernant la formation au moment de l'embauche, ceux qui sont liés à la mobilité interne de la main-d œuvre et ceux qui sont issus du changement de perspective dans le travail. Les changements dans les règlementations génèrent aussi des besoins de formation pour mettre à niveau les compétences du personnel. D autres besoins résultent plutôt d une demande exprimée par celui-ci sur des sujets non directement liés à la tâche, telle la formation sur des aspects reliés à la santé, sur les changements dans la clientèle et sur la dynamique intergénérationnelle. Les employés ont aussi la 2

3 possibilité d exprimer des besoins de formation que le syndicat veille à relayer à la direction. Lors de la formation à l embauche, ou des activités de formation, l accompagnateur, ou le formateur, met à profit la démarche de formation pour identifier de potentiels besoins complémentaires de formation. De son côté, l équipe responsable de la formation veille à répondre aux besoins de formation des formatrices et formateurs ainsi que des accompagnateurs de façon à consolider le système de formation de l entreprise. L expression de la demande est donc principalement descendante et ce, malgré l écoute de l équipe responsable de la formation et la prise en compte des commentaires des formés lors des évaluations des employés. Pendant L équipe responsable de la formation au sein de l entreprise conçoit les activités de formation et encadre les formatrices et formateurs dans le développement d un matériel adapté aux adultes apprenants. Pour les former, deux membres de l équipe dispensent des activités de formation sur la façon dont les adultes apprennent et sur les pratiques de formation qui favorisent la participation et l appropriation des contenus; la formation est, dans ce cas, générale. En ce qui concerne les contenus plus spécifiques, la formation se fait par jumelage entre un nouveau formateur et un expérimenté, et se déroule selon une séquence type débutant par l observation, se poursuivant par une mise en pratique avec supervision pour se terminer par une intervention sans accompagnement. Ce n est toutefois pas un formateur qui accompagne un nouvel employé sur son poste de travail. Ce sont les accompagnateurs qui remplissent cette fonction. Il s agit alors d une formation par les pairs sur le poste de travail. Les accompagnateurs sont des employés désignés par les gestionnaires pour jouer ce rôle. Tant les formateurs que les accompagnateurs ne reçoivent pas de prime pour cette tâche. Ils sont rémunérés au même salaire que sur leur poste régulier. Toutefois, étant donné le temps requis pré et post formation, les formateurs bénéficient d un jour de congé pour chaque quatre jours de formation dispensée. L essentiel des modalités de formation s appuie ainsi sur des ressources internes et entraine, pour l entreprise, un défi pédagogique d harmonisation des pratiques et des interventions qui tendent à varier selon les personnes. Ce sont les deux agents de gestion du personnel de l équipe de formation qui assurent cette harmonisation à travers l accompagnement soutenu, accordé à ces ressources et à leurs interventions de formation. Toutes les activités de formation se déroulent sur le temps de travail, le plus souvent au sein même de l entreprise qui dispose d un certain nombre de salles de formation. Le matériel est diversifié : documents, vidéos, jeux et logiciels. Les activités peuvent se traduire en capsules de formation d une heure environ. Certains contenus sont également offerts en ligne et, selon les cas, un employé peut être dégagé pendant une heure ou deux afin de réaliser une activité sous mode d autoformation en ligne. Les contenus de formation recoupent tous les secteurs d activité de l entreprise : de la cuisine à l hygiène en passant par des problématiques et des règles de santé et la sécurité. Ils sont le plus souvent directement liés à la tâche. Ils portent aussi sur des dimensions plus corporatives telles sa philosophie et les relations interpersonnelles qui en découlent, notamment lors de la gestion de crises. Les activités de formation sont habituellement de courte durée (2 jours ou moins) tandis que les modalités de formation combinent des apports théoriques et des mises en pratique. Lorsque les activités se donnent en groupe, le nombre de personnes varie entre huit et dix, ce qui facilite les remplacements. 3

4 Après L évaluation de la formation au sein de l entreprise est une question importante qui suscite une réflexion approfondie. Plusieurs pratiques d évaluation ont cours. Avec la participation de l équipe de formatrices et de formateurs, l entreprise évalue annuellement ses activités de formation et révise au besoin ses procédures et son matériel de formation. De manière générale, l entreprise est soucieuse de mettre à jour ses outils de formation et se propose de revoir les modalités d évaluation des activités pour qu elles soient encore plus révélatrices de potentielles améliorations. Au terme de chaque activité de formation, les participantes et les participants sont invités à évaluer la formation reçue, en complétant un formulaire d évaluation. Celui-ci porte sur ce qui a été appris, sur d éventuels besoins complémentaires d apprentissage et sur l utilité de la formation. La ou le responsable de l activité de formation doit souvent prendre le temps de le présenter pour que les participantes et les participants en aient une bonne compréhension. Dans un contexte de travail syndiqué, lors de la formation par les pairs sur un poste de travail, l employé en formation bénéficie des commentaires formatifs de son accompagnateur qui vise l intégration de l employé à son équipe de travail et une bonne exécution du travail. Ainsi, les accompagnateurs remplissent une fonction d évaluation formative sans toucher à l évaluation sanction qui, elle, relève du gestionnaire responsable de cette équipe. L entreprise compte aussi sur des échanges au sein de son équipe de gestionnaires pour évaluer l incidence de la formation sur l amélioration du travail. Dans l ensemble, l entreprise constate des améliorations. Sur une base informelle, des employés communiquent aux gestionnaires des problèmes observés, plusieurs personnes préférant ce type d évaluation au formulaire d évaluation remis à la fin d une formation. Fait à noter, la qualité de la formation développée à l interne en hygiène et salubrité lors d une nouvelle règlementation et dispensée à environ 80 personnes, a contribué à la création d un DEP sur cette fonction. STRATÉGIES POUR LEVER LES OBSTACLES À LA FORMATION Stratégies auprès des employées Pour lever les obstacles rencontrés par son personnel, l entreprise pose des actions à plusieurs niveaux. Elle planifie la libération de temps pour la formation, évitant ainsi que des problèmes d organisation du travail ne découragent la participation à la formation. Par ailleurs, sur le plan de la pédagogie, l entreprise s assure de développer des outils adaptés au personnel, favorisant l auto-apprentissage, en plus de constituer de petits groupes de formation qui facilitent la mise en pratique et l encadrement. Certains des outils de formation sont conçus pour aider au repérage des lacunes en matière de littératie et pour, conséquemment, contribuer à l adaptation du déroulement de la formation. Ces outils prennent la forme d un jeu de cartes centré sur l apprentissage des principaux termes en lien avec les activités de l entreprise. En outre, celle-ci forme ses formatrices et ses formateurs internes aux possibilités de l e-apprentissage et de l apprentissage hybride. L entreprise mise sur le partage d expériences et de stratégies au sein de son équipe de formatrices et de formateurs ainsi que sur l expérience du personnel en privilégiant la formation 4

5 par les pairs dans le groupe, en plus de l intervention possible de formatrices ou de formateurs. Pour éviter que le cout de la formation devienne un obstacle pour son personnel, l entreprise finance celle-ci à même les fonds dégagés en vertu des obligations définies par la Loi sur la reconnaissance et le développement des compétences de la main-d œuvre (Loi dite du 1 %). La formation est donnée sur le temps de travail et le personnel en formation est remplacé sur leur poste de travail. Stratégies auprès de l entreprise L entreprise appuie la formation de son personnel, non seulement parce qu elle est régie par un ensemble de normes à suivre et de règlements à respecter, mais aussi parce qu elle soutient la qualité des interventions de son personnel. Elle a non seulement permis la constitution d une équipe de formation au département des ressources humaines, mais aussi la constitution d une équipe de formatrices et de formateurs au sein même de son personnel. Cette dernière mesure permet de mieux contrôler la pertinence et la qualité de la formation et, possiblement, d en réduire les couts. EXEMPLES DE LEVÉE D OBSTACLES Former sans marginaliser (E11) Processus suivis et moyens utilisés Même si le personnel de cette grande entreprise possède au minimum un secondaire V ou son équivalent, il existe une grande diversité de niveaux de littératie. Pour former, sans marginaliser, des activités de formation associant jeu et animation ont été développées. La corde à gants et le jeu de cartes en sont des exemples : dans un cas, il s agit d associer des gants avec des produits et des fonctions; dans l autre, l association se fait entre des mots et leur défnition. Dans ce dernier cas, l activité permet de dépister les niveaux de littératie tout en pairant les membres d un groupe pour la suite de la formation. Ces façons de faire rendent les adultes actifs dans leur apprentissage et s'appuient sur leur expérience pour dégager tant les dimensions théoriques que les aspects pratiques associés à leur poste de travail. L animation des échanges soutient le développement d une compréhension sur ces deux plans. La formation continue de ce personnel se fait au cours d une journée, en petit groupe de 10 personnes, ce qui facilite leur libération et le repérage de remplaçants pour cette journée. Adultes rejoints Adultes de faible niveau de littératie. Former des accompagnateurs (E11) Processus suivis et moyens utilisés 5

6 Dans cette grande entreprise, une ou un accompagnateur est un employé qui est jumelé avec un nouvel employé qui occupera le même type de poste et qui a suivi au préalable une première journée de formation avec une ou un formateur. Le jumelage dure deux jours pour favoriser le développement des compétences rattachées au poste. Pour assurer la qualité et l uniformité de cet encadrement, les accompagnateurs reçoivent, d une part, la même formation que les nouveaux employés, mais selon une durée moitié moins longue, et, d autre part, une formation sur l enseignement aux adultes et l art de donner une rétroaction formative, notamment par le biais de jeux de rôle. Les accompagnateurs ne procèdent pas à l évaluation fnale de la ou du candidat. Cette procédure permet de détecter si le nouvel employé a besoin d un complément de formation avant d être assigné à un poste de travail. Adultes rejoints Adultes assurant la formation de pairs. 6