Présentation de l établissement. Université du Maine Janvier

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1 Présentation de l établissement Université du Maine Janvier

2 Sommaire ESEN Février 2016 Présentation de l Université du Maine La démarche de prévention des risques psychosociaux à l Université du Maine La démarche Qualité de Vie de Travail Université du Maine Janvier

3 L Université du Maine Une université pluri-disciplinaire sans santé UFR Sciences et techniques UFR Lettres Langues Sciences humaines UFR Droit Economie gestion IUT du Mans IUT de Laval ENSIM étudiants 1200 agents (70% de fonctionnaires 30% de contractuels) 2 campus (Le Mans et Laval) Université du Maine Janvier

4 2011 Situation de mal être grandissant dans un service Décision de mettre en place une démarche RPS avec l aide d un consultant extérieur Rédaction de l appel d offre Présentation de la démarche envisagé en CTP et CHS 2012 Notification du marché Organisation d 1/2 journée de sensibilisation sur la thématique RPS avec trois intervenants Début de la démarche d accompagnement du service en mal être ( entretien individuel et collectif) Mise en place du comité de pilotage Création et diffusion d un questionnaire pour la démarche générale Diffusion des résultats du questionnaire et mise en place de groupe d expression Restitution par le consultant au comité de pilotage 2013 Points en CHS Université du Maine Janvier

5 Janvier 2012: Une demi-journée de sensibilisation ouverte à l ensemble du personnel concernant les conditions de travail et la prévention des risques psycho-sociaux ARACT, Mme Gauvrit : Les RPS au travail comprendre et agir Université de Strasbourg, M. Rafin: Prévention des RPS dans un établissement supérieur Médecin Urgentiste, M. Rodet: le stress au travail Réunion d information au SCD concernant la démarche d accompagnement mise en place pour le service Université du Maine Janvier

6 Janvier à Juin 2012: Démarche d accompagnement spécifique d un service en crise avec: 21 entretiens individuels pour un effectif de 30 personnes 4 groupes d entretiens collectifs Présence de la direction de l université ( VPCA et DGS) aux réunions du comité de direction du service concerné Mars 2012: Création du comité de pilotage et définition de la démarche. Président de l Université Vice Président du conseil d administration La DGS Le DRH L ingénieur Hygiène et Sécurité Le médecin de Prévention 1 représentant de chaque organisation syndicale représentée au CHSCT 1 représentant Enseignant-Chercheur du CA 1 représentant BIATOSS du CA Université du Maine Janvier

7 Avril 2012: Création d un questionnaire et diffusion à l ensemble du personnel 39 questions réparties en 7 thèmes et deux questions ouvertes Retour du questionnaire: 554 réponses dont 371 complètes 224 réponses pour 400 BIATSS 147 réponses pour 600 enseignants Entretiens individuels et collectifs dans le cadre de la démarche générale animés par un intervenant extérieur 10 personnes ont participé à des entretiens collectifs et 7 personnes ont bénéficié d un entretien individuel dont 5 enseignants-chercheurs Université du Maine Janvier

8 Jour Matin Après-midi 26 novembre Agents des catégories B et C Services communs 27 novembre Entretiens individuels sur rendez-vous Entretiens individuels sur rendez-vous Enseignants et enseignants chercheurs 6 décembre Agents des catégories B et C Composantes 7 décembre Agents des catégories B et C Services Centraux Agents de catégorie A Entretiens individuels sur rendez-vous Université du Maine Janvier

9 Février 2013: restitution au comité de pilotage Axes de travail mis en avant: Impliquer les managers pour développer le management du bien-être au travail, la reconnaissance, l autonomie et la latitude décisionnelle. Mettre en place un comité d éthique composé de personnes référentes en matière de harcèlement présumé pour permettre à tout agent qui penserait être harcelé de les rencontrer Axe management apparait comme un point fondamental à développer (communication, transparence, autonomie, concertation et clarté dans l organisation et la gestion de projet ) Partage des résultats et entretien avec les différentes directions Université du Maine Janvier

10 Université du Maine Janvier

11 octobre 2013 signature du protocole d accord relatif à la prévention des risques psychosociaux dans la fonction publique Réunion préparatoire avec l ARACT pour mise en place d une action de formation RPS en avril Sensibilisation de 3h sur la thématique RPS en octobre Création d un nouveau comité de pilotage en décembre Renouvellement du CHSCT Communication à l ensemble du personnel annonçant la mise en place du comité de pilotage Mise en place de 4 entretiens collectifs Présentation de la synthèse des premiers entretiens en juin avec proposition d un programme de prévention Formation des membres du CHSCT, des assistants de prévention et du COPIL RPS. Arrivée de la responsable du pole qualité de vie au travail Présentation du programme de prévention RPS en CHSCT pour validation Poursuite de la démarche Université du Maine Janvier

12 Mise en place d une nouvelle démarche Intervention de Mme Gauvrit ARACT en Octobre Participants conviés : les membres du bureau, directeurs de composantes et services, directeurs de laboratoire, responsables administratifs, membres du CHSCT et du CT, assistants de prévention, ingénieur Santé et Sécurité au travail, médecin de prévention Rappel sur la notion de Risque PS et de Troubles PS Démarche conduite en 12 étapes Démarche conduite au travers de la réalisation d entretien collectif et basée sur des situations de travail collectives Création d un COPIL à partir des échanges entre les membres du Bureau, les membres du CHSCT, l ingénieure Santé et Sécurité au Travail et le médecin de prévention Le COPIL mis en place ne doit pas être composé de personnes en situation de souffrance La Présidence ne doit pas faire partie du COPIL Université du Maine Janvier

13 Université du Maine Janvier

14 - Mise en place du comité de pilotage - Responsable administrative d une UFR - Directrice d une composante permanent - un directeur de service - Technicien Santé et Sécurité au Travail - Ingénieure Santé et Sécurité au Travail - un Assistant de Prévention - un enseignant-chercheur membre du CHSCT et du CT - un enseignant-chercheur ( ancien membre du CHSCT) - la responsable du pôle qualité de vie au Travail depuis janvier 2016 en tant qu invitée -Octobre à Décembre 2014: 3 réunions du comité de pilotage pour la mise en place des premiers entretiens - -Décembre 2014: Information de l ensemble du personnel de la mise en place de la démarche et de la composition du comité de pilotage -- Janvier à juin 2015: Réalisation des premiers entretiens Juin 2015: Présentation des résultats à l équipe de Direction de l Université Université du Maine Janvier

15 Démarche mise en place Présentation de la démarche au responsable de l unité de travail Envoi d une invitation aux agents Entretien avec les agents volontaires Détermination de situations collectives à RPS Proposition de pistes d amélioration Validation du compte rendu d entretien par les agents présents Présentation du compte rendu d entretien au responsable d unité de travail Définition d actions Université du Maine Janvier

16 Le fil conducteur des entretiens Quelle est la situation de travail la plus significative qui vous a posé problème pour bien faire votre travail? Est-elle partagée par plusieurs agents? Quelles sont les causes, les explications (organisation, conditions de travail)? Quelles ont été les conséquences pour les salariés, l équipe, le travail? Que proposez-vous pour éviter que cette situation ne se reproduise, ou pour qu il y ait moins de dommages? Université du Maine Janvier

17 Unité Agents d entretien des locaux d une composante Date 12 janvier 2015 Durée Environ 1 h 30 Nb agents 4 présents (sur 5 conviés) Situations à risques exprimées 1) Manquer de temps pour réaliser l entretien des locaux avant l arrivée des étudiants. 2) Palier l absence d un collègue. 3) Travailler en situation isolée. Université du Maine Janvier

18 Unité Un service central Date 12 janvier 2015 Durée Nombre d agents 1h30 5 présents sur 5 conviés Situations à risques exprimées 1) Imposer des personnes qui ne répondent pas à la fiche de poste. 2) Etre en flux tendu toute l année, y compris pendant les WE, les vacances. 3) Etre sollicité en permanence dans la journée, empêchant le travail de fond nécessaire à certains dossiers. 4) Recevoir des personnes «à problème» ou «non adaptées» tout en étant isolé. 5) Devoir s intégrer dans un établissement tout en ne connaissant pas l avenir Université du Maine Janvier

19 Unité Date 03 mars 2015 Durée Environ 2 h 00 Nb agents Cadres d un service commun 3 présents (sur 5 conviés) Situations à risques exprimées 1) Travailler dans le froid depuis de nombreuses années. 2) Mener à bien des projets sans cadre précis, avec un manque de coordination et de communication. 3) Faire évoluer les modes de fonctionnement des personnels, sans obtenir de tous leur adhésion, pour tenir compte des nouvelles attentes des usagers (organisation des visites, outil informatique, rapidité du traitement des demandes ). Université du Maine Janvier

20 Unité Enseignants et enseignants-chercheurs d un département Date 16 mars 2015 Durée Environ 2 h 00 Nb agents 2 présents (sur 18 conviés) Situations à risques exprimées 1) Construire son enseignement et sa pédagogie sans vision globale de ce qui est fait par les autres membres de l équipe. 2) Gérer quotidiennement des contraintes logistiques (changement de salles, réservation de matériels) pour soi-même et pour les vacataires. 3) Assurer de nombreuses missions différentes couplées à un fort volume d heures complémentaires. 4) Répondre à des appels d offres multiples pour financer les activités de recherche. 5) Répondre à des sollicitations permanentes sur des dossiers multiples. Université du Maine Janvier

21 Tableau suite à présentation au responsable des unités Situations à risques Manque de temps pour l entretien des locaux avant l arrivée des étudiants Pistes d améliorations proposées par les agents - ne pas laisser toutes les salles en accès libre aux étudiants - identifier clairement quelques salles à laisser en accès libre - rappeler régulièrement aux étudiants l interdiction de manger dans les salles - ouvrir les salles à partir de la première heure de cours Actions définies par Les responsables hiérarchiques - Campagne de sensibilisation auprès des étudiants et rappel régulier de la part des enseignants - ouverture des salles à partir de la 1ère heure de cours et non plus de façon systématique Travail isolé - Etre doté d un dispositif de travailleur isolé permettant d alerter un collègue ou un responsable - demande la prise en compte des agents d entretien dans le dispositif PTI devant être mis en place. Surcharge de travail en cas d absence d un collègue - appel à une société extérieure pour les arrêts prévus sur une longue période - augmenter le nombre d heures des personnes en contrat -demande auprès de la Direction des Ressources Humaines pour augmenter le volume horaire des contractuels -- demande de création de poste en campagne d emploi. Université du Maine Janvier

22 Intégration dans le document unique Université du Maine Janvier

23 Université du Maine Janvier

24 Actions en 2016 Conduite de 4 nouveaux entretiens en binôme Présentation du document de travail «programme de prévention RPS» en CHSCT du 29/01/2016 Université du Maine Janvier

25 Difficultés rencontrées Faible nombre d entretien pouvant être réalisés au regard de l effectif global de l Université Très faible taux de participation des enseignants chercheurs, à nouveau dans le cadre de la nouvelle démarche Absence de communication de la part de la Direction sur les actions menées par le Comité de pilotage Evolution dans le temps de la démarche et son suivi Comment réagir quand un responsable n est pas favorable à la démarche Université du Maine Janvier

26 Présentation de l établissement Directeur des ressources humaines Damien DUSEIGNE La Direction des ressources humaines Pôle Gestion des personnels Brigitte CORNIQUET Bureau de gestion des BIATSS* Clarisse HERAULT Conseillère Retraites *BIATSS: Personnels de Bibliothèque, ingénieurs, administratifs, techniciens, de service et de santé Fonctionnaires AENES ITRF Bibliothèque De A à I Christelle PAVARD De J à Z Florence BERANGER Contractuels BIATSS et contrats étudiants De A à I Cécile BUCHOUD De J à Z Florence ALIX Bureau de gestion des enseignants Gestion collective, contrats doctoraux et prof. Invités Fanny HOUY UFR Sciences - ENSIM Anne-Claude ROZET UFR Droit, paye IUT Le Mans IUT Laval Violaine PRUNIER UFR Lettres SUAPS Nathalie GUILLOCHON Vacataires d enseignement Angélique MORIN Pôle Pilotage des ressources humaines Damien DUSEIGNE Bureau du recrutement et de la formation des personnels Amélie DUVAL Conseillère Mobilité Carrière Formation Christelle PERPOIL Stéphane CUREAU Noémie MARTEAU Elise JAUNAY Recrutements BIATSS et concours ITRF Elise JAUNAY Noémie MARTEAU Bureau du pilotage et de la masse salariale Coordination et contrôle interne de la paye Elodie RENIER Magali LAMY Suivi, analyse et prévision de la masse salariale et des emplois - Indicateurs Fiabilisation du système d information Magali LAMY Elodie RENIER Christelle PERPOIL Vincent BLIN Pôle Qualité de vie au travail Julie DUMONT Gestion de l Action sociale en faveur des personnels Stéphane CUREAU Secrétariat de la Médecine de prévention Gestion des accidents du travail et de service Vincent BLIN Secrétariat du Comité technique Vincent BLIN Médecin de prévention Docteur Brigitte MIJON-HEFTI Assistante sociale pour les personnels Patricia CHERON-BRAULT Référent Handicap Stéphane CUREAU 26

27 Arrivée de la responsable du Pôle Qualité de vie au travail début janvier 2016 positionnement à la DRH accompagnement des agents et des structures Mise en place de réunions d équipe pluri-disciplinaire médecin de prévention assistante sociale médiatrice ingénieur santé et sécurité au travail responsable du Pôle QVT DRH Université du Maine Janvier

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