Vademecum SEC (secrétariat)
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- Carole Favreau
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1 Vademecum SEC (secrétariat)
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3 1 VILLE DE BRUXELLES INSTRUCTION PUBLIQUE VADE-MECUM à l'usage du chef d'établissement Les critères d évaluation décrits dans ce vade-mecum doivent être utilisés prudemment en tenant compte des conditions de travail spécifiques de l intéressé(e). Ils ne sont pas destinés à relever systématiquement l écart entre le travail réel du membre du secrétariat et une utopique perfection de sa fonction. Ils doivent plutôt aider le chef d établissement à identifier sur quels aspects importants des fonctions concernées il doit porter un jugement raisonnable. RAPPORT CONCERNANT UN MEMBRE DU SECRETARIAT Conditions spécifiques de travail: Toute observation propre à étayer un mérite particulier du membre du secrétariat ou à lui valoir des circonstances atténuantes. A) DESCRIPTION DES TACHES. La direction notera ici les tâches qu il a confiées à l intéressé(e). B) TACHES ADMINISTRATIVES. B.1: GESTION ET RESPECT DES CIRCULAIRES ET ORDRES DE SERVICE.. classement des documents : capacité à ranger les documents de sorte à pouvoir les exploiter rapidement et avec efficacité. actualisation des documents : capacité à éliminer les documents obsolètes pour éviter les confusions. demande d information : capacité à exprimer ses doutes et à interroger la personne ressource en cas de difficulté. B.2: INTEGRATION DANS L ORGANISATION LOCALE DU SECRETARIAT capacité à situer son travail parmi les tâches distribuées à une équipe et à le réaliser en collaboration avec d autres membres du secrétariat.
4 B.3: GESTION DES DOSSIERS. 2 application des consignes de travail : a- capacité à respecter les prescrits des circulaires et ordres de service. b- capacité à respecter les délais imposés par le calendrier des tâches. c- capacité à apprécier quel(s) dossier(s) soumettre à la direction avant toute décision engageant la responsabilité de l établissement. organisation personnelle du travail : capacité de l intéressé(e) à gérer son travail selon ses critères propres et ceci en rapport avec l efficacité générale de son activité. suivi des dossiers : capacité de l intéressé(e) à gérer un dossier dans la durée de manière autonome et à le soumettre à la signature ou à la vérification dans une version correcte et définitive. B.4: COURRIER. capacité à rédiger une lettre ou tout autre document en respectant les formes d usage et en exprimant clairement le message. Capacité à assurer le suivi d un courrier. B.5: MAITRISE DES OUTILS BUREAUTIQUES DU SECRETARIAT Avis à modérer s il s agit d une fonction de surveillant-éducateur. NB : toutes les rubriques ne seront pas nécessairement complétées : on tiendra compte des tâches imposées à l intéressé(e). capacité à utiliser la téléphonie, la télécopie et la photocopie. capacité à utiliser l informatique A) les logiciels : WORD, EXCEL, ACCESS, PROECO, COMPTECO, AUTRE(S) pour autant que l intéressé(e) ait été formé(e) à ceux-ci ou soit en voie de formation par le PO et/ou de manière interne à l école; B) internet : - pour le courriel - pour des recherches d informations - capacité à profiter de toute offre d actualisation des connaissances en fonction de besoins nouveaux. Efficacité de la mise en œuvre sur le terrain quotidien des contenus des formations reçues au niveau du PO ou en interne dans l école. B.6 : RESPECT DE L HORAIRE ET PONCTUALITE. prévenir d une absence ou d un retard dans les délais prescrits.
5 C : QUALITES INDIVIDUELLES. 3 C.1 : PARTICIPATION AUX TACHES DE L EQUIPE DU SECRETARIAT. prise en charge des surveillances : capacité à prendre en charge les surveillances en tenant compte des nécessités ( nombre d heures et permutations d horaire dans l intérêt du service ou d un(e) collègue). (Uniquement pour les surveillants-éducateurs) collaboration avec les collègues : capacité à communiquer les informations d intérêt général et à être attentif(ve) à soulager un(e) collègue momentanément surchargé(e) dans la mesure du possible. capacité à prendre des initiatives et à formuler des propositions constructives dans l intérêt du fonctionnement du secrétariat et/ou de l établissement. C.2: RELATIONS AVEC LES ELEVES. capacité à participer à la discipline tant dans l établissement (cour, rangs et locaux) qu en dehors (abords de l école, activités extérieures). Capacité à faire preuve de constance dans les relations disciplinaires car elle rencontre la demande d équité qui est sans cesse au cœur de l attente des jeunes. capacité d écoute sans démagogie ni proximité excessive. capacité, à travers ses tâches, à repérer des cas à problème et capacité soit à les traiter, soit à les orienter vers la personne ressource. capacité à rédiger et à communiquer clairement des consignes. C.3 : RELATIONS AVEC LES PROFESSEURS. capacité à communiquer des consignes de manière naturelle, avec les réserves professionnelles d usage et en renvoyant à la personne responsable en cas de demande d information supplémentaire. capacité à se sentir partie prenante dans l équipe pédagogique tout entière. C.4: RELATIONS AVEC LA DIRECTION. capacité à servir de relais pour certaines attentes tant de la part de membres de l équipe pédagogique et d élèves que de la part de membres du service administratif ou technique. capacité à s astreindre à un devoir de réserve chaque fois que la consigne en est donnée ou que le bon sens l impose.
6 C.5: RELATIONS AVEC LES PARENTS ET LES VISITEURS. 4 capacité à accueillir correctement des parents ou des visiteurs : -présents dans l établissement : -lors d un entretien téléphonique : C.6: PRESENTATION TENUE LANGAGE capacité à adopter une présentation générale ( vêtements, bijoux, coiffure, propreté) compatibles avec les exigences imposées aux élèves. Réaction à d éventuelles remarques formulées en ce sens par la direction. Etat général dans l établissement (ébriété, etc ) capacité à se rendre compte que la qualité des rapports avec les élèves ne dépend en rien de la volonté des membres de l équipe pédagogique à leur ressembler en adoptant leurs modes. Plus généralement, il conviendrait d apprécier ici la capacité de l intéressé(e) à «rayonner» naturellement sans recours excessif aux trucs. C.7: ACTUALISATION DES CONNAISSANCES. - capacité à profiter de toute offre d actualisation des connaissances en fonction de besoins nouveaux. Efficacité de la mise en œuvre sur le terrain quotidien des contenus des formations reçues au niveau du PO ou en interne dans l école (par exemple: connaissance des règlements). D) CONCLUSION. Le rédacteur fait la synthèse de son appréciation sur l intéressé(e) et met en évidence les éléments qui vont le mener à choisir la mention adéquate. E) MENTION. EXCELLENT - BON - SATISFAISANT - PRESQUE SATISFAISANT - INSUFFISANT
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