Système d Information Ressources Humaines des Unités et des Services

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1 P. 1 Système d Information Ressources Humaines des Unités et des Services SUPPORT PEDAGOGIQUE Utilisateurs RE Agent Itinéraire Professionnel Dossier annuel Avril 2012 Sylvie BLET Céline GEORGES Intervenant l xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

2 P. 2 SOMMAIRE GENERAL Caractéristiques techniques Points d attention 1. Planning Page 5 2. Outils mis à disposition des utilisateurs Page 6 3. Connexion à Sirhus Page 7 4. Navigation dossier annuel Page Itinéraire professionnel Page Le dossier annuel Page 30 Intervenant l xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

3 P. 3 Caractéristiques techniques Fonctionne sur MAC ou PC Navigateurs non autorisés : Safari, google chrome Navigateurs autorisés : Firefox (version 11 incluse) IE (version 8 incluse) Vérification du mot de passe (identique à celui de Simbad) Autoriser les «pop up» Intervenant l xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

4 P. 4 Points d attention Un seul utilisateur par dossier - pas de saisie simultanée Pas de déconnexion par la croix (en haut à droite), cela bloque le dossier de l agent utiliser fin de session Les fonctionnaires stagiaires ne sont pas concernés par le dossier annuel Penser à enregistrer régulièrement Déconnexion après 1h d inactivité

5 P Planning 5 mars 2012 : vérification des conditions par le SRH 02 avril 2012 : ouverture de SIRHUS aux unités 29 juin 2012 : transmission des dossiers annuels et bordereaux de propositions au SRH Septembre 2012 : commission régionale de classement Octobre 2012 : commission nationale de classement A partir du 29 octobre 2012 : Commission Administrative Paritaire

6 P Outils mis à disposition des utilisateurs Présentation et/ou formation à l outil Assistance aux utilisateurs en délégation à l adresse suivante: Mémento SIRHUS aide en ligne dans Sirhus informations :

7 P Connexion à Sirhus : modalités Pré requis : être déclaré dans labintel et avoir un dossier dans Sirhus Il est possible de se connecter à SIRHUS de deux manières : 1. À partir du référentiel JANUS 2. Avec un certificat personnel valide

8 P Connexion à Sirhus : modalités 3.1 JANUS Adresse mail utilisateur dans référentiel (= adresse Labintel si personnel unité CNRS) Mot de passe utilisateur dans référentiel (=celui de sésame si personnel unité CNRS) Sans Mot de passe vers Sesame

9 P Connexion à Sirhus : modalités 3.2 Avec adresse mèl Agent (qui ne dispose pas de certificat) L utilisateur doit exister dans Labintel et avoir son « » Sur l écran de connexion à SIRHUS, il l indique, saisit son mot de passe et clique sur «Se connecter»

10 P Avec adresse mèl Agent Demande de mot de passe via Sesame :

11 P Avec adresse mèl Agent Recherche dans l annuaire LDAP : Demande

12 P Avec adresse mèl Agent Réception du message : Le mot de passe doit contenir entre 6 et 12 caractères non accentués et au moins 1 caractère numérique Alain Prof UPS837

13 P Connexion à Sirhus 3.2 Certificat Si vous avez un certificat, une demande de mot de passe apparaît Saisir son mot de passe

14 3. Connexion à Sirhus P. 14 Vous êtes connectés!

15 P Navigation portail «dossier annuel» Suite à convergence des fonctionnalités, des adaptations des menus ont été effectuées, en fonction des utilisateurs DU & RA RE AGENT

16 P Itinéraire Professionnel 5.1 Saisie des expériences professionnelles par l agent Dans l onglet «Itinéraire professionnel» cliquez sur «Expériences professionnelles»

17 P. 17 Action 2 : Le format de date est jjmmaaaa ou jj.mm.aaaa 5. Itinéraire Professionnel 5.1 Saisie des expériences professionnelles Action 1 : Pour créer une nouvelle expérience professionnelle : cliquer sur la flèche sur l écran de visualisation des expériences professionnelles Action 2bis : Une aide à la saisie est disponible sous forme de calendrier pour chacune. Elle est accessible en cliquant sur! Les champs obligatoires sont précédés d un *

18 P Itinéraire Professionnel 5.1 Saisie des expériences professionnelles Action 3 : Saisir le nom et la ville de l établissement Action 4 : Saisir le pays de l établissement, par sélection dans une liste déroulante. Par défaut, la France est sélectionnée. Si ce choix ne convient pas, ouvrir la liste déroulante et choisir le pays

19 P Itinéraire Professionnel 5.1 Saisie des expériences professionnelles Action 5 : Saisir le secteur d activité de l établissement, par sélection dans une liste déroulante! Il s agit du secteur d activité de l établissement et non de la branche professionnelle de la personne.

20 P Itinéraire Professionnel 5.1 Saisie des expériences professionnelles Action 6 : Sélectionner le type de contrat Action 6-1 : Sélection du type de fonction publique Action 6-2 : Sélection de la catégorie (A, B ou C) 80 caractères maximum Action 6-3 : Sélection du grade Action 6-3 bis : L agent peut aussi s il le souhaite saisir manuellement son grade. Dans ce cas, il faut cocher le bouton radio correspondant à «Autre grade» puis saisir le grade voulu

21 P Itinéraire Professionnel 5.1 Saisie des expériences professionnelles. Pour renseigner l emploi occupé, l agent dispose d une aide à la recherche. Il est possible de sélectionner l emploi occupé / fonction: Action 7-1 : Saisir la catégorie professionnelle de 1er niveau. Celle-ci se fait par sélection dans une liste déroulante : Action 7-2 : Saisie de la catégorie professionnelle de 2ème niveau La liste déroulante de la catégorie professionnelle de 2ème niveau ne contient que les valeurs cohérentes avec le choix de la catégorie de 1er niveau :

22 P Itinéraire Professionnel 5.1 Saisie des expériences professionnelles Action 7.3 : Saisie de l emploi / fonction Action 7.4 : Il est aussi possible de saisir un intitulé complémentaire au poste occupé dans le champ prévu à cet effet.

23 P Itinéraire Professionnel 5.1 Saisie des expériences professionnelles Action 8 : Enregistrer Après l enregistrement : - contenu de la zone «type de fonction publique» disparaît - retour sur l écran de visualisation des expériences professionnelles,

24 P Itinéraire Professionnel 5.2 Consultation et modification des expériences professionnelles Pour supprimer une expérience : -Sélectionner -Cliquer sur Pour visualiser ou modifier, Cliquer sur le lien hypertexte de l établissement

25 P Itinéraire Professionnel 5.2 Consultation et modification des expériences professionnelles Pour visualiser ou modifier, Cliquer sur la flèche Pour supprimer une expérience : -Cliquer sur

26 P Itinéraire Professionnel 5.3 Saisie des formations initiales ou diplômantes La saisie des formations initiales et / ou diplômantes est faite par l agent! Les informations saisies font l objet d une demande de validation par le service des ressources humaines (SRH) avant enregistrement dans le dossier administratif de l agent

27 P Itinéraire Professionnel 5.3 Saisie des formations initiales ou diplômantes Action 1 : Cliquer sur la flèche Action 2 : Saisir la date d obtention Action 3 : Sélection du niveau de diplôme Action 4 : Sélectionner le diplôme obtenu 62 caractères maximum 80 caractères maximum Action 7 : Saisir la spécialité. Action 5 : Saisir le nom de l établissement Action 6 : Saisir le pays. Action 8 : Enregistrer.

28 P Itinéraire Professionnel 5.3 Saisie des formations initiales ou diplômantes Action 7 : Cliquer sur le bouton «Demander la validation» pour demander la validation (passage au statut «demande de validation»). Les données ne sont plus modifiables.

29 P Itinéraire Professionnel 5.4 Priorisation des formations initiales par l agent L agent a la possibilité de définir une priorité pour l affichage des formations initiales dans la fiche 1 du dossier annuel Action 1 : Choisir la priorité (1) Action 2 : Cliquer sur «Enregistrer les priorités» (1)! Si aucune priorité n est saisie, le 1er critère de priorité est le niveau puis par date décroissante jusqu à 5 formations. Les priorités saisies doivent être continues et commencent par 1. Les doublons sont interdits.

30 P Le Dossier Annuel 6.1 Les étapes dans Sirhus 2011

31 P Le Dossier Annuel 6.2 Composition du dossier Le Dossier Annuel est composé de 5 fiches : Fiche 1 : Données générales et propositions d avancement Fiche 2 : Descriptif d activités Fiche 3 : Bilan, orientations et perspectives Fiche 4 : Formation Fiche 5 : Appréciation générale et propositions d'avancement Feuillet 5-1: Appréciation générale Feuillet 5-2 : argumentaire Prop. Corps : seulement si l agent est proposable en changement de corps Feuillet 5-3 : argumentaire Prop. Grade : seulement si l agent est proposable en changement de grade

32 P Le Dossier Annuel 6.3 Les différents rôles et profils

33 P Le Dossier Annuel 6.4 Création des Dossiers Annuels : Responsables d Entretien Adresse courriel du RE

34 P Le Dossier Annuel 6.6 Rédaction des Dossiers Annuels : sélection d une des fiches Enregistrer : permet de sauvegarder l ensemble de la fiche Enregistrer et notifier : permet de sauvegarder l ensemble de la fiche et de notifier par courriel les différents acteurs (DU, RE, RA, Agent) Fermer : permet de quitter la fiche sans enregistrement Imprimer/Aperçu : permet de visualiser puis d imprimer la fiche dossier annuel validée ou non. Valider définitivement : permet de sauvegarder définitivement l ensemble de la fiche. Journal des actions : permet de consulter l historique des actions effectuées sur la fiche de l agent. Aide sur cet écran : permet d afficher la rubrique de l aide en ligne associée à cette fiche

35 P Le Dossier Annuel 6.7 Rédaction des Dossiers Annuels Elle est consacrée aux propositions d avancement (à établir par le DU) et à des éléments de parcours, via l itinéraire professionnel. Les diplômes et les expériences professionnelles antérieures sont à saisir par les agents dans le module itinéraire professionnel, à partir de référentiels déclinés des données Education Nationale (diplômes) ou de REFERENS et du ROME (expériences antérieures). Pour les diplômes, la validation relève des SRH, en fonction du contenu du dossier administratif de l agent. Si certains diplômes saisis dans IP n avaient pas été communiqués au recrutement, il sera nécessaire d adresser une copie au SRH Les informations seront visibles sur l aperçu du dossier (pdf). Elles sont remplies à partir du dossier administratif de l agent : -Expériences professionnelles antérieures : les 15 plus récentes -Formations diplômantes : les 5 saisies par l agent - Formation initiale, par ordre de priorité décroissantes définies par l agent

36 P Le Dossier Annuel 6.7 Rédaction des Dossiers Annuels Elle permet aux RE de préciser la mission de l agent, à celui-ci de détailler ses activités. Elle permet en outre de demander à changer de BAP ou d emploi-type. La demande de changement de BAP et/ou ET sera effective à la validation du DA par le DU et sera vérifiée par les équipes RH du SRH. Certaines des informations des dossiers des années précédentes sont reprises Le RE renseigne les onglets <données générales> et <mission> de la fiche L agent renseigne l onglet <descriptif d activités> 540 caractères max 4050 caractères max Le RE valide définitivement la fiche

37 P Le Dossier Annuel 6.7 Rédaction des Dossiers Annuels Action 2 Cliquer sur «Ajouter» Action 1 Cliquer sur «Joindre organigramme» Action 4 : Cliquer sur «Joindre» Action 3 : Sélectionner un fichier! En cas d erreur lors de l ajout, une notification par courrier électronique est envoyée à l utilisateur.

38 P Le Dossier Annuel 6.7 Rédaction des Dossiers Annuels L option «Pièces jointes» permettra de lier l organigramme de l unité. Cette pièce est obligatoire et sa présence est contrôlée lors de la validation de la fiche Caractères maximum! A remplir uniquement en cas de demande de changement de BAP et/ou d emploi-type

39 P Le Dossier Annuel 6.7 Rédaction des Dossiers Annuels 540 caractères maximum 4050 caractères maximum! Les descriptifs des Missions et d activités sont rapatriés du dossier annuel de l année précédente mais restent modifiables

40 P Le Dossier Annuel 6.7 Rédaction des Dossiers Annuels Elle est composée de trois onglets : 1- L agent et le RE renseignent les 3 onglets de la fiche caractères maximum 1800 caractères maximum La fiche 3 ne doit pas être visible, modifiable ou imprimable par le SRH. Cette fiche, comme les années précédentes, reste au sein de l unité. L agent peut toutefois la communiquer au SRH, par exemple, pour travailler sur son projet professionnel caractères maximum 2- Le RE valide définitivement la fiche 1800 caractères maximum 1350 caractères maximum 3600 caractères maximum 1350 caractères maximum

41 P Le Dossier Annuel 6.7 Rédaction des Dossiers Annuels La Fiche Formation porte sur : - l appréciation des actions de formation réalisées par rapport aux résultats attendus (cotation obligatoire en A, B, C ou D, qui ne sont pas simplement un ordre décroissant) - les besoins de formation, avec explicitation obligatoire du résultat attendu et de la finalité (au sens de la réforme de la formation), T1, T2 ou T3 Il faut noter que les dossiers contiennent 6 formations effectuées. 1- L agent et le RE renseignent les onglets de la fiche 2- Le RE valide définitivement la fiche 4 en cliquant sur! Les formations suivies doivent être évaluées et les besoins en formation priorisés

42 6. Le Dossier Annuel P Rédaction des Dossiers Annuels Fiche 4 est composée de 2 onglets : Les formations sont présentées sous forme de tableau avec la possibilité de modifier ou de supprimer des formations par l intermédiaire des icônes contenues dans les 2 dernières colonnes. En cas de demande de suppression, une confirmation est demandée à l utilisateur. L ajout ou la modification d une formation sont réalisés via un formulaire de saisie s inscrivant dans la fenêtre. - Champ «Année», 4 caractères et sa valeur supérieure à Champ «Durée (en jours) chiffres (exemple : 10,5)». La durée doit être numérique avec au maximum un chiffre après la virgule.

43 P Le Dossier Annuel 6.7 Rédaction des Dossiers Annuels : Les fiches 5 comprennent trois feuillets : Appréciation générale et observation (en principe pour tous les agents mais qui peut être très brève s ils sont proposés en changement de corps ou de grade). Elle sert également d argumentaire pour les avancements accélérés d échelon, Argumentaire pour un changement de corps Argumentaire pour un changement de grade. Pour ces derniers feuillets, il est important que les DU établissent un texte adapté (en s appuyant sur les consignes du dossier et les critères élaborés par la DRH).! Les fiches 5-2 et 5-3 sont générées si l agent est promouvable

44 P Le Dossier Annuel 6.7 Rédaction des Dossiers Annuels Fiche 5.1 est composée de 2 onglets : Le DU, RE et/ou le RA renseigne l onglet <Appréciation générale> L agent renseigne l onglet <Commentaires éventuels de l agent> Le DU valide définitivement la fiche 7200 caractères maximum 1350 caractères maximum! L'appréciation générale, c'est la synthèse qui conclut l'entretien annuel sur la base du bilan de l'activité de l'agent ; elle a donc une vocation annuelle. Elle vaut argumentaire pour les avancements accélérés d échelon ou les échelons retardés. Le responsable d entretien ou le directeur d unité (ou le responsable administratif) saisissent les appréciations générales. Seul le directeur d unité valide ce feuillet.

45 P Le Dossier Annuel 6.7 Rédaction des Dossiers Annuels FICHE 5-2 Argumentaire prop. corps : seulement si l agent est proposable en changement de corps 2- Le DU valide Définitivement la fiche 7200 caractères maximum 1- Le DU, RE ou RA renseigne la fiche! Le RE ou le DU saisissent les argumentaires pour les changements de corps. L argumentaire pour le changement de corps n est saisi que lorsque l agent est proposé à un avancement de corps. Le DU valide ce feuillet.

46 P Le Dossier Annuel 6.7 Rédaction des Dossiers Annuels FICHE 5-3 Argumentaire prop. grade : seulement si l agent est proposable en changement de grade Le DU valide définitivement la fiche Le DU, RE ou RA renseigne la fiche 7200 caractères maximum Le DU doit valider tous les feuillets de la fiche 5.

47 P Le Dossier Annuel 6.7 Rédaction des Dossiers Annuels FICHE 5-3 Argumentaire prop. grade : seulement si l agent est proposable en changement de grade

48 P Le Dossier Annuel 6.8 Impression des Dossiers Annuels Les responsables d entretien (RE) ont la possibilité d imprimer en masse tout ou partie des dossiers annuels dont ils sont responsables et ce, quel que soit le statut du dossier annuel (en cours ou validé). Si la fiche imprimée n est pas validée : un filigrane «version provisoire» s imprime sur le dossier annuel

49 P Le Dossier Annuel 6.8 Impression et téléchargement des Dossiers Annuels Les possibilités pour imprimer (dossier, dossier N et N-1) ou télécharger les dossiers annuels

50 P Le Dossier Annuel 6.8 Impression des Dossiers Annuels 1 Choisir les agent et cliquer sur «Imprimer dossier» 2- Pour les agents sélectionnés, on peut choisir d imprimer tout le dossier ; le dossier pour délégation ou de choisir les fiches à imprimer en cochant les boutons et cases correspondants. De même on peut choisir le ou les statut(s) crée en cours de traitement et /ou Validé en cochant les cases correspondantes. 3- cliquer sur! L impression des dossiers annuels est lancée en arrière plan.

51 P Le Dossier Annuel 6.8 Impression des Dossiers Annuels L utilisateur ayant lancé l impression est notifié par mail de sa fin d exécution. Pour récupérer le fichier, l utilisateur clique sur le lien indiqué dans le mail et a la possibilité d ouvrir directement le fichier ou de l enregistrer. Si l utilisateur n est pas connecté au portail SIRHUS, un premier écran de connexion lui est proposé. Puis l écran de notification du téléchargement est affiché :

52 P Le Dossier Annuel 6.8 Impression des Dossiers Annuels Affichage du fichier au format pdf. Le dossier au format pdf est affiché dans une nouvelle fenêtre. L utilisateur a la possibilité d enregistrer le fichier ou de l imprimer.! l impression des dossiers annuels est lancée en arrière plan.

53 P Le Dossier Annuel 6.9 téléchargement des Dossiers Annuels Action 1. Choisir l emplacement où enregistrer le fichier téléchargé (vous avez la possibilité de modifier également le nom du fichier téléchargé) au format pdf. Pour cela vous disposez d une aide avec un bouton de type parcourir ou vous pouvez saisir directement le nom du répertoire et du fichier cible. Action 2. Cliquer sur le bouton «Enregistrer»

54 P. 54 Merci de votre attention

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