Sinistre. 28 Tarification. 32 Prise de garantie. 36 Souscription. 37 Paiement en ligne. 38 Suivi de dossier. Rôles. 46 Recherche de dossier

Transcription

1 10/06/14

2 Présentation 3 Sinistre 28 Tarification 4 Gestion comptable 32 Prise de garantie 11 Modification coordonnées 36 Souscription 13 Partenariat 37 Paiement en ligne 17 Gestion des agences 38 Suivi de dossier 21 Rôles 46 Recherche de dossier 22 Gestion des éditions 47 Recherche d un devis ou d un contrat 23 FAQ 48 Avenant 24 Conclusion 49 2

3 A savoir : Bienvenue sur l Espace Pro du Groupe Zéphir. Cette procédure vous guidera dans sa découverte et son utilisation. - La connexion sur le site est possible à partir des navigateurs les plus fréquemment utilisés. Vous pouvez vérifier la compatibilité de votre navigateur dans le bandeau bleu en bas de l écran, dans l espace «Compatibilité». - Durée d une session avant déconnexion : 1 heure. - Maintenance programmée : un message s affiche quelques temps avant la coupure effective. Cet espace est dédié aux incidents liés à l Espace Pro. Vous pouvez déclarer un ticket d incident depuis votre espace. Un est automatiquement envoyé au service informatique et une réponse vous sera adressé dans cet espace. ATTENTION! Un ticket ne concernant pas une remarque liée à l Espace Pro sera directement classé «sans effet» et n apparaîtra plus dans le module. A partir de cette barre latérale, vous pouvez naviguer sur l ensemble du site et accéder à toutes les rubriques. 3

4 Cliquez sur le produit souhaité afin de réaliser un devis ou consulter la fiche produit. Si vous souhaitez réaliser un devis automobile standard, un questionnaire vous sera proposé afin de vous orienter vers le contrat le plus adapté à votre client et le meilleur tarif. 4

5 Vous accédez au formulaire de tarification : Accès à la plaquette automobile Cliquez ici pour accéder aux coordonnées du service souhaité. Pour sélectionner le véhicule, vous avez accès à 3 modes de recherche : - classique par critère (saisie de la marque, énergie, modèle, puissance fiscale et sélection du véhicule), - par code GTA, - par type mines. 5

6 Tout au long de la réalisation du devis, vous avez accès à des aides contextuelles, en bas à droite de l écran : Vérifiez les informations saisies puis cliquez sur : Exemple : Pour la date de mise en circulation. Les différents tarifs s affichent en Multi Formules : Les formules de garanties Les différents fractionnements 6

7 Sélectionnez le tarif choisi en cliquant sur la prime de votre choix Le tableau des franchises s affiche : AP 2014 : Après avoir calculé la prime, votre compte BAP apparaît ; celui-ci vous permet d appliquer une réduction ou une majoration ainsi que l utilisation du TMZ (Taux Modulable Zéphir). Une fois le tarif validé, cliquez sur : 7

8 Le devis est créé, vous avez alors la possibilité : 1 2 de le visualiser et de l imprimer de l envoyer par mail à votre cabinet ou à votre client 3 vous pouvez également modifier, l objet, le corps de l et la signature. 8

9 Possibilité de modifier les informations du client (cf. Fiche Client). Possibilité d effectuer un devis avec les informations du client déjà pré-saisies (via l onglet tarification). Accès aux devis ou contrats du client. Les actions possibles sur le devis ou contrat sélectionné. 9

10 Cette fonction vous permet : Procéder à une modification sur le devis sélectionné. 2 3 Permet de faire une modification tout en conservant le devis initial. Suppression du devis. 10

11 Cette fonction permet de prendre garantie immédiatement et de saisir l affaire nouvelle sous 30 jours. Vérifiez la formule et le fractionnement. Saisir la date d effet souhaitée. Cochez Validez 11 Adresse à laquelle vous souhaitez recevoir l accord.

12 À partir du moment où vous avez pris la garantie, vous avez accès, à partir de l Espace Client, à la consultation de la prise de garantie : 12

13 Cette fonction permet : - d établir le contrat en ligne, - d éditer les Dispositions Particulières, la fiche conseil ainsi que la carte verte. Sélectionnez le tarif choisi en cliquant sur la prime TTC de votre choix Le tableau des franchises s affiche : Cliquez ici pour créer le contrat. 13

14 Le résumé de l affaire nouvelle apparaît. Vous pouvez vérifier l ensemble des éléments du contrat mais aussi saisir les informations complémentaires du client. En cas de paiement mensuel, le prélèvement automatique est obligatoire. Vous devez saisir ici l IBAN de votre client. 14

15 L affaire nouvelle est enregistrée. Si vous le souhaitez, vous pouvez procéder au paiement en ligne et à l édition des documents. 1 Rappel des informations du contrat. 2 Zone pour le paiement en ligne. (cf. paiement en ligne) 3 Liste des pièces à envoyer au Groupe Zéphir par courrier sous 30 jours. 4 Cliquez ici pour les différentes éditions, notamment celle de la carte verte. 15

16 Pour éditer la carte verte, cliquez ici : Cliquez sur le document PDF : La carte verte s ouvre dans un nouvel onglet. Vous devez ensuite enregistrer le numéro de la carte verte : IMPORTANT : Veillez à bien compléter le champ : «Numéro de carte verte» puis cliquez sur : «ENREGISTREMENT DE LA CARTE VERTE» Cette manipulation permet de déclencher à nouveau les lots de cartes vertes de façon automatique. 16

17 Après avoir validé l affaire nouvelle, le récapitulatif de l affaire s affiche avec le montant de la prime au comptant. Vous avez ici la possibilité de procéder au paiement en ligne de la prime au comptant. Cliquez sur Après avoir saisi les informations bancaires de votre client et avoir validé la transaction, le ticket récapitulatif de la transaction apparaît et un de confirmation est envoyé à votre client. IMPORTANT : pensez à imprimer l accusé d enregistrement de paiement. 17

18 POSITION COMPTABLE DU CONTRAT Vous avez également la possibilité de procéder au règlement en allant sur l affaire nouvelle puis en cliquant sur : PRIMES A RÉGLER Pour procéder au règlement des primes, cliquer sur Vous pouvez ensuite sélectionner les primes à régler avec ou hors commissions. (Le règlement des primes les plus anciennes doit être fait en priorité.) 18

19 Sélectionnez le titulaire de la Carte Bancaire. (Si le règlement des primes se fait hors commission, le titulaire de la Carte Bancaire doit obligatoirement être le courtier). Vous êtes ensuite redirigé vers l interface bancaire du CIC où il vous suffit de saisir les coordonnées bancaires. Une fois la transaction acceptée, retour automatique vers votre Espace Pro Alizé avec un message vous confirmant le paiement. 19

20 Le détail de l ensemble des transactions CB effectuées est disponible dans la rubrique «Transactions CB». Vous pouvez exporter votre bordereau d émission de termes dans la rubrique «Emission de termes», au format CSV, Excel ou PDF. 20

21 À tout moment, vous avez la possibilité de consulter l avancée de vos dossiers. Cliquez sur «SUIVI DE DOSSIER» dans la barre latérale de l Espace Pro (sur la gauche de votre écran) pour accéder à une recherche multicritère. Sélectionnez les critères recherchés puis cliquez sur : Cliquez sur le n de devis ou de police afin d accéder au détail : Vous accédez alors à la police. Cliquez ensuite sur «suivi du dossier» ou afin d obtenir le détail : 21

22 Vous pouvez procéder à une recherche par nom du client ou par n de contrat : (en haut à droite, sous vos coordonnées) Vous pouvez également faire une recherche globale sur votre portefeuille : Les différentes recherches possibles : - MULTICRITÈRE - Clients / Prospects - Devis - AFN ou AVT en cours de validation - Polices en cours Sur chaque recherche, vous avez la possibilité de sélectionner différents critères de recherche tels que : - L agence (dans le cas d une gestion multi-agences) - L état - La branche - La date Sélectionnez les critères recherchés puis cliquez sur : 22

23 Sélectionnez vos critères : Puis cliquez sur : Si vous le souhaitez, vous pouvez transférer un client d une agence à une autre. Pour cela, sélectionnez la police en cliquant sur le numéro de police : Dans, cliquez sur : Sélectionnez l agence sur laquelle vous souhaitez rattacher le contrat, puis cliquez sur : 23

24 Afin de réaliser un avenant, il vous suffit de sélectionner le contrat concerné dans la zone de recherche. Puis cliquer sur «AVENANT» : Différentes possibilités s offrent alors à vous : 24

25 Le formulaire s adapte en fonction de l avenant sélectionné. Sélectionnez le type d avenant. (plusieurs avenants peuvent être réalisés en même temps sur le même contrat) Saisissez la nouvelle immatriculation. Cliquez ici pour calculer la nouvelle prime. 25

26 Une fois le calcul réalisé, il ne vous reste plus qu à valider la formule de garantie et l avenant. 26

27 L avenant est enregistré. Si vous le souhaitez vous pouvez procéder au paiement en ligne et à l édition des documents. 1 Rappel des informations du contrat. 2 Zone pour le paiement en ligne. (cf. paiement en ligne) 3 Liste des pièces à envoyer au Groupe Zéphir par courrier sous 30 jours. 4 Cliquez ici pour les différentes éditions, notamment celle de la carte verte. 27

28 LA SAISIE D UN SINISTRE Pour déclarer un sinistre, 2 possibilités : - Dans la rubrique Portefeuille, du Contrat de l assuré, cliquez sur l icône - Dans la rubrique Sinistre, cliquez sur «Déclarer un sinistre», puis indiquer le n de contrat concerné. - Vous remplissez alors le formulaire de déclaration (date, lieu, circonstances, tiers ) et missionnez en direct l expert. Lors de la validation : - Mission expertise pré-remplie (selon les garanties et les responsabilités). - Formulaires spécifiques selon le type de sinistre. LA CONSULTATION D UN SINISTRE Vous pouvez rechercher un sinistre déclaré grâce à plusieurs critères ou en recherche instantanée. Dès lors, vous pourrez consulter l état et le règlement (date, bénéficiaire ). 28

29 FORMULAIRES POUR DÉCLARER UN SINISTRE Dans la rubrique Portefeuille, du Contrat de l assuré, cliquez sur l icône - 1 complétez la déclaration de sinistre sur la police concerné, - 2 sélectionnez le nom d un expert à l aide du code postal, si un tiers est impliqué cliquez sur «Ajouter un tiers» 29

30 MODIFICATION TEMPORAIRE DE L Lors de la sélection des éditions, il vous est possible de modifier le contenu de l envoyé au client ou à vous-même. Vous pouvez visualiser et imprimer la déclaration de sinistre, l ordre de mission Expert Vous avez la possibilité d envoyer ces imprimés par mail à votre cabinet ou à votre client. Vous pouvez également modifier le corps de l et la signature. Attention, la modification est valable uniquement pour l envoi en cours et ne sera pas sauvegardé ensuite en tant que modèle. Pour créer un modèle d , il faut obligatoirement le faire par la gestion du cabinet. 30

31 INFOS DIVERSES Vous pouvez rechercher la liste des garages agréés et des experts soit par département, code postal ou ville. La procédure sinistre ainsi que l ensemble des documents ou formulaires liés à un sinistre auto ou habitation sont en téléchargement dans la rubrique «ACCUEIL-DOCUMENTS PDF». 31

32 L ENCAISSEMENT DES FONDS PAR CHÈQUE Vous disposez de 2 possibilités : - Les fonds des clients sont encaissés et libellés directement à l ordre du Groupe Zéphir (régularisation de la prime complète TTC) puis reversement de la commission par virement en fin de mois. Il est précisé que la rétrocession des commissions n intervient qu à partir du moment où la prime est bien encaissée par le Groupe Zéphir. - Les fonds sont regroupés par l apporteur et reversés au Groupe Zéphir (hors commissions ou TTC) DÉCLARATION FISCALE Votre Déclaration Fiscale est en téléchargement sur votre Espace Pro : POUR TOUTE INFORMATION COMPLÉMENTAIRE, N HÉSITEZ PAS À CONTACTER : Le service Comptabilité Réseau : Le service Contentieux Recouvrement Primes : Tél Tél Fax Fax

33 REVERSEMENT DE COMMISSIONS L export de la liste des commissions perçues est possible en 3 formats différents (PDF, Excel ou CSV) PRIMES RÉSILIÉS CONTENTIEUX Vous pouvez faire une recherche par branche, date et nature des contrats résiliés contentieux. 33

34 VOTRE SITUATION DE COMPTE Vous avez la possibilité de sélectionner la branche, les dates d effets ou la nature et d exclure ou non les termes du mois en cours. Puis cliquez sur rechercher Pour imprimer le bordereau Cochez les primes réglées et adressez-nous le bordereau accompagné du règlement. Vous devez nous adresser au plus tard pour le 5 de chaque mois, votre situation de compte ainsi que les fonds pour l ensemble des quittances encaissées. Les comptants affaires nouvelles ne peuvent faire l'objet d'aucun délai, le règlement doit intervenir dès la souscription du contrat. 34

35 LA GESTION DES PRIMES ARRIÉRÉS Vous pouvez enregistrer vos délais en ligne (prise en compte immédiate par nos services). Un délai supplémentaire sera accordé sur une prime, dès lors que les autres primes MED de la police (sans délai) seront réglées et encaissées avant la date du déclenchement des LRMD (le 15 de chaque mois). ATTENTION! Déclenchement des lettres recommandées le 15 du mois pour toutes les primes antérieures au 15 du mois précédent. Cochez les primes pour lesquelles vous souhaitez un délai supplémentaire puis validez. 35

36 Vous pouvez modifier les coordonnées de votre agence. Saisir les nouvelles coordonnées Puis cliquez sur : Pour toute autre modification, le Service Réseau se tient à votre disposition : - par téléphone : par contact@groupe-zephir.fr 36

37 Le protocole de partenariat est à nous retourner complété et signé si la version est expirée. Vérifier la validité du protocole Pour télécharger les documents du partenariat Vous avez la possibilité d insérer directement sur votre Espace Pro : - votre protocole régularisé, - votre attestation Orias en cours de validité. 37

38 CRÉER UN UTILISATEUR La création d un utilisateur vous permet de créer un accès pour un collaborateur au sein d une agence avec un accès spécifique (5 utilisateurs au maximum). Pour créer cet accès, cliquez ici 38

39 1 1 Saisissez les informations concernant l utilisateur : Login : Futur identifiant de l utilisateur secondaire. Visibilité : - Agence : restreint aux devis et contrats de son agence. - Intermédiaire : pourra visualiser tous les contrats et devis de toutes les agences. 2 2 Définissez les rôles de l utilisateur : droits et accès de l utilisateur dans son espace. 3 Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur «Enregistrer». L utilisateur secondaire est alors ajouté dans la gestion des agences. Vous avez ensuite la possibilité de lui envoyer son mot de passe par en cliquant ici 3 39

40 Permet de créer une agence rattachée à l agence SIÈGE (maximum 5 agences) Saisissez les informations concernant l agence secondaire puis cliquez sur 40

41 Lorsqu une agence supplémentaire est créée, celle-ci apparaît dans la gestion des agences et une icône apparaît : Vous pouvez sélectionner ici l adresse qui doit apparaître sur vos éditions. 41

42 Vous pouvez également personnaliser vos s en cliquant sur : Ensuite activer le bouton « s personnalisés» et sélectionnez le ou les modèle(s) que vous voulez modifier. Vous pouvez gérer le contenu de vos s, objet, corps et signature. La personnalisation est activée pour le mail. 42

43 Une fois l agence secondaire créée, vous devez créer un utilisateur qui sera rattaché à cette agence en cliquant ici (cf. créer un utilisateur.) Pour information : Les agences secondaires ont accès aux modifications et à l envoi du mot de passe seulement pour leur agence. 43

44 SUPPRIMER UNE AGENCE SECONDAIRE Vous avez la possibilité de supprimer une agence secondaire en cliquant ici (seul l utilisateur MASTER a accès à cette fonctionnalité) RÉACTIVER UNE AGENCE SECONDAIRE Vous pouvez également réactiver une agence secondaire en cliquant ici (seul l utilisateur MASTER a accès à cette fonctionnalité)z 44

45 SUPPRIMER UN UTILISATEUR Vous avez la possibilité de supprimer un utilisateur en cliquant ici (seul l utilisateur MASTER a accès à cette fonctionnalité) RÉACTIVER UN UTLISATEUR Vous pouvez également réactiver un utilisateur en cliquant ici (seul l utilisateur MASTER a accès à cette fonctionnalité) 45

46 Vous pouvez modifier un utilisateur et définir les rôles en cliquant sur cette icône : L utilisateur accède à la sélection des rôles qu il souhaite modifier : À la situation comptable, aux arriérés et aux reversements de commissions. Au compte BAP de l Apporteur Privilégié, aux réductions et majorations. Aux modifications du portefeuille et à l envoi des mots de passe. À la définition des accès utilisateur au niveau de la production. À la recherche de sinistre, de garages ou d experts. 46

47 LOT DE CARTES VERTES Afin de gérer plus facilement votre stock, nous avons mis en place une fonctionnalité vous donnant la possibilité de mettre à jour l'état de votre stock de cartes vertes. Un seuil de déclenchement permet à nos services de vous alimenter régulièrement, sans aucune demande de votre part. COMMANDE D IMPRIMÉS Si vous avez besoin d un ou plusieurs documents papier relatifs à nos produits (fiche produit, dispositions générales, tracts, posters ), vous pouvez passer commande directement dans la rubrique «Commande d imprimés» en indiquant la quantité souhaitée. Vous pouvez également télécharger ces documents en PDF dans la rubrique «ACCUEIL - Documents PDF». 47

48 La FAQ (Foire Aux Questions) répertorie les questions les plus fréquemment posées. Divisée en 3 parties (Production, Gestion de primes, Sinistre) elle vous permet de trouver facilement la réponse à votre question. Vous pouvez également saisir directement votre question ici. 48

49 Merci d avoir suivi cette procédure pour découvrir et tester notre Esp@ce Pro! Afin de toujours mieux vous satisfaire, nos services se tiennent à votre disposition pour toute question, remarque ou suggestion lors de votre navigation sur l extranet. L ensemble des coordonnées téléphoniques est disponible dans la rubrique «Nous contacter» dans le bandeau bleu en bas de l écran. Pour accéder à l annuaire, cliquer ici, puis sélectionner le service souhaité. 49