Terroir & Innovations Accueillir des organisations professionnelles à la ferme MICE

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1 Terroir & Innovations Accueillir des organisations professionnelles à la ferme MICE

2 Table des matières Introduction au tourisme d'affaires et définition... 3 Le marché en Suisse et en France... 3 Les organisations clientes... 4 Les besoins des organisations clientes... 5 Exemples de prestataires à succès... 8 Etapes principales pour la mise en place de l événement... 9 Mise en place d un groupe de travail MICE Sites Internet utiles

3 Introduction au tourisme d'affaires et définition L abréviation MICE signifie Meetings, incentives, conferences et exhibitions. Il s agit de tous les événements organisés par des entreprises pour une des raisons ci-dessous : Meetings : Réunions Incentives : Evénements organisés afin de fédérer et motiver le personnel (= divertissement) Conférence : Conférences Exhibitions : Foires et expositions En conclusion, nous pourrions appeler le secteur MICE le tourisme d affaire. Ce secteur peut englober le transport, l animation, l hébergement et la restauration et peut avoir lieu sur une ou plusieurs journées. Actuellement en pleine expansion, ce secteur touristique est très intéressant pour les prestataires puisque certaines entreprises investissent des montants importants dans l organisation d événements d entreprise. A noter cependant que les organisateurs-trices de tels événements attendent des prestations et des infrastructures de haute qualité avec des outils techniques à jour. L originalité et la capacité à rendre l événement inoubliable sont des aspects très importants qui influencent considérablement le choix du lieu. De plus en plus, les entreprises ont tendance à sortir des salles de conférences ennuyeuses pour miser sur des endroits insolites. L offre originale et le cadre authentique du tourisme à la ferme peuvent donc avoir parfaitement leur place dans ce secteur. Les prestataires sauront sans aucun doute garantir le bien-être des participant-e-s au milieu de la campagne et ce particulièrement pour les thèmes de la restauration et de l animation. Le marché en Suisse et en France En Suisse Depuis 2011, Suisse Tourisme dispose d un outil statistique qui permet d évaluer la santé du marché MICE. Chaque année, le document «Meetings Reports Switzerland» peut être téléchargé sur le site Internet du Switzerland Convention & Incentive Bureau de Suisse Tourisme à l adresse suivante : Il informe sur les chiffres et tendances du tourisme d affaire en Suisse. Le document n est cependant que disponible en anglais et en allemand. Ces chiffres permettent de confirmer que le secteur MICE occupe une place importante pour le tourisme en Suisse et démontrent que le tourisme à la ferme pourrait avoir son rôle à jouer : En 2013, le secteur MICE a représenté 18% des nuitées dans les hébergements suisses. Ce chiffre est en constante évolution depuis l existence des statistiques (+ 32% depuis 2011). 3

4 Entre 2011 et 2013, le pourcentage d événements MICE dans la campagne est passé de 1.9% à 3.5 %. Il s agit de l augmentation la plus importante par rapport aux autres zones. Actuellement les événements MICE sont plutôt développés dans les grandes villes mais les zones de campagne sont en progression et peuvent offrir des avantages importants (originalité). Les mois qui enregistrent le plus grand nombre d activités MICE sont les mois de mars et de mai Les événements MICE d une journée rencontrent le plus de succès. Ils représentent 67% en Une tendance à des courts séjours est observée et ceci du, entre autre, à la cherté du franc suisse. Pour 27.5% des événements MICE, on comptabilise entre 11 et 20 participant-e-s. En 2 ème position et pour 15.6 % on comptabilise entre 21 et 30 personnes. Les organisations clientes Les organisations qui réservent des prestations MICE peuvent être catégorisées en 2 groupes : Les entreprises, avec but lucratif Il s agit de grandes sociétés, voire de petites et moyennes entreprises des secteurs secondaire et tertiaire qui proposent, par exemple, à leur encadrement un séminaire de réflexion, à un département de l entreprise, un séminaire de motivation. Ces entreprises peuvent encore commémorer un jubilé ou proposer une excursion annuelle tant à leur personnel qu à leur clientèle. Les associations, avec but non lucratif Il s agit de sociétés sportives, de syndicats, de fondations, de clubs de services, etc. Pour les deux groupes mentionnés ci-dessus, le contact peut être pris avec le prestataire directement ou alors la prise de contact s effectue par des agences d organisation d événements spécialisés. Ci-dessous, quelques exemples d évènements MICE régulièrement organisés : Réunions, Séminaires, Conférences, Workshop, Formation du personnel, Incentive, sorties d entreprises, Congrès, Séance d informations, etc. 4

5 Les besoins des organisations clientes Les 2 éléments centraux dans les besoins des organisations sont la technologie ainsi que l aspect original qui rendra l événement unique. Ci-dessous, une liste non exhaustive des besoins principaux des entreprises pour l organisation d événements MICE. Certaines prestations peuvent être organisées par les organisations clientes directement ou alors il peut être demandé au prestataire de la prendre en charge. Location de salle Une salle équipée est l élément central qui doit au moins pouvoir être proposée aux organisations clientes afin d avoir un lieu pour réunir les personnes convoquées à l événement. Elle doit également pouvoir être modulable afin de disposer les tables comme l organisation le souhaite. Il existe plusieurs possibilités de disposition des tables dont les principales suivantes : Banquet Groupe de tables rondes de 10 à 12 couverts favorisant les échanges entre participants. Salle de classe Des rangées de tables avec chaises font face au devant de la salle (et généralement à l'intervenant) et offrent un espace d'écriture à chaque participant. Cabaret Groupe de tables rondes de 6 à 8 couverts (demi-lune), plus approprié que le style banquet dans le cadre d'une présentation magistrale. Théâtre Rangées de chaises faisant face à une scène, à la table principale ou à l'intervenant. Conseil Table rectangulaire ou ovale avec des chaises tout autour et aux extrémités, appropriée pour les comités de direction. Cocktail Disposition avec tables à cocktails/à réception favorisant la circulation des participants et les échanges. En U Série de tables disposées en forme de U, avec des chaises placées tout autour, favorisant l'interaction entre les participant-e-s et l'animateur-trice. Exemples d applications dans le cadre du tourisme à la ferme : - Installer des tables au milieu d une prairie, d une grange, etc. - Proposer des bottes de paille à la place des chaises - Réunir les participant-e-s au milieu d un champ de maïs ou autre 5

6 Programme d'activités Dans le cadre de l événement, un programme d activités est généralement proposé. Il s agit de la partie ludique qui réunit les participant-e-s de façon moins professionnelle dans le cadre de jeux, visites, etc.. Bien que les participant-e-s sont en général là dans le cadre de leur travail, les organisations clientes demandent régulièrement à ce que des animations soient organisées. L objectif est de resserrer les liens entre les participant-e-s, c est pourquoi il est préférable de privilégier des animations avec de l interactivité et des échanges. Exemples d applications dans le cadre du tourisme à la ferme : - Visites d exploitation - Atelier de fabrication et de dégustation de produits fermiers : deviner un arôme par le goûter ou l odorat, concours du façonnage de petits pains, etc. - Divers jeux et animations en lien avec l agriculture, par ex. lancé du fer à cheval, traite d une vache, course de brouettes, courses de sacs, sonnerie des cloches, estimer le poids d un animal, d un morceau de bois, d une botte de paille, etc. - Courses de cochons avec pari - Participer à des travaux simples à la ferme Hébergement Dans le cas où l événement se déroule sur plusieurs jours, il se peut que l organisation cliente souhaite cette prestation. Le confort est important, c est pourquoi la réservation se fait principalement pour des chambres individuelles avec salle de bain privée et petit-déjeuner compris. Exemples d applications dans le cadre du tourisme à la ferme : - Collaboration avec les hébergements hôteliers de la région - Collaboration avec d autres prestataires agritouristiques (hébergement décentralisé) - Hébergement insolite - Petit-déjeuner fermier riche avec produits de la ferme Restauration Tout au long de la journée, les organisations clientes ont des besoins précis en termes de restauration. Cela peut passer du café & croissant lors de l accueil au grand repas du soir. Le prestataire doit donc pouvoir s adapter ou collaborer avec les établissements de la restauration à proximité. Dans le jargon, on appelle cela le «catering» et il peut comprendre les demandes suivantes : Accueil cafés et croissants Repas de midi servi à table Buffet dinatoire debout, cela favorise les échanges Goûter de l après-midi Repas du soir Etc. 6

7 Exemples d applications dans le cadre du tourisme à la ferme : - Remplacer les produits standards par des produits «maison», artisanaux ou régionaux (par exemple remplacer le jus d orange par du jus de pomme, les croissants par de la tresse, etc.) - Aménager la grange pour le repas - Préparer le buffet dans le cadre agricole, sur un char par exemple - Pique-nique au milieu d un champ - Brunch fermier Transport Afin d acheminer les participant-e-s d un point A à un point B durant la journée dans votre établissement, des transports doivent être organisés. Si les participant-e-s se sont déjà déplacés jusqu à votre établissement en car, il y aura certainement la possibilité d utiliser ce moyen de transport mais si ce n est pas le cas, il faudra alors l organiser. Exemples d applications dans le cadre du tourisme à la ferme : - Collaborer avec les autocaristes de la région - Aménager un char et y transporter les participant-e-s - Transport à cheval, en calèche ou roulotte Infrastructure Afin d accueillir au mieux ces personnes, assurez-vous d avoir tout l équipement nécessaire en lien avec le nombre de participant-e-s. Ci-dessous, les éléments importants auxquels il faut penser : WC (env. 1 WC pour 100 personnes au minimum) Matériel de modération : tableau de papier avec stylos, pinwand, etc. Matériel informatique (beamer, accès Internet, etc.) Assurer la sécurité selon le programme Location de tente au besoin Gestion des déchets Parking Etc. Exemples d applications dans le cadre du tourisme à la ferme : - Aménager un champ en parking (! à la météo) - Location de WC mobiles 7

8 Exemples de prestataires à succès En Suisse Römerhof Famille Krebs-Scherrer 3274 Bühl (BE) Tel Fax Grande salle - Service de gastronomie avec les produits de la ferme - Diverses animations «Jeux, amusement et sport» Juckerhof Dorfstrasse 23 CH-8607 Aathal-Seegräben Tel Plusieurs salles de séminaire - Programme d animations - Gastronomie / Restaurant - Organisation d événements - Expositions de courges et ateliers 8

9 Etapes principales pour la mise en place de l événement 1. Analyser étroitement la demande de la clientèle et assurez-vous d être capable de pouvoir la réaliser, faute de quoi vous devrez décliner. 2. Faire une offre, vous ne serez certainement pas les seuls à avoir été approchés. Il est donc important à ce moment-là de donner suite de manière professionnelle et de donner réponse assez rapidement sur la base d une offre détaillée. 3. Si la manifestation est publique, elle nécessitera une autorisation ponctuelle communale et/ou cantonale par exemple pour le débit de boissons, etc., il faut donc se renseigner auprès de votre commune et de votre canton. Si la manifestation est privée, aucune autorisation ponctuelle n est à demander. Par contre, l organisation d événements réguliers requiert diverses autorisations à exercer le tourisme à la ferme (aménagement du territoire en cas de localisation en zone agricole, autorisation de faire de la restauration et de servir de l alcool, autorisation d héberger, respect de la législation en matière d hygiène et d auto-contrôle, etc etc). En savoir +, sur le site -> Domaine d activités -> Tourisme à la ferme -> Foire aux questions ->FAQ Tourisme rural. 4. Mettre en place une équipe pour votre événement. Entourez-vous de personnes compétentes dans les différents domaines (gestion du projet, finances, animations, administration, logistique). 5. Faire les démarches auprès des autorités (si besoin) a. Cf point 3 b. Permis de débit c. Autorisation fermeture de route d. Veiller à la sécurité et exercer une certaine vigilance par rapport aux enfants e. Etc. 6. Réserver le matériel dont vous ne disposez pas et dont vous avez besoin. 7. Collaborer étroitement avec votre clientèle, la tenir informée des démarches et de l avancement régulièrement. 9

10 Mise en place d un groupe de travail MICE En cas d intérêt des prestataires, ce projet pourrait être plus développé dans le cadre d un prochain projet Interreg ou dans le cadre d un autre projet. En Suisse C est principalement dans les domaines de l animation et de la restauration qu il y a quelque chose à développer pour notre région. En effet, l hébergement à la ferme reste pour le moment limité et il semble donc important de collaborer étroitement avec les établissements hôteliers. Ci-dessous, les travaux qui pourraient être réalisés dans le cadre d un futur groupe de travail de prestataires : - Constitution d un groupe de prestataires intéressés - Visiter des exploitations à succès - Créer un inventaire de l offre et des infrastructures - Mise en place d un modèle d offre, etc. - Achat groupé de matériel (beamer, etc.) - Adhésion de groupe dans les brochures régionales MICE - Mise en place de collaboration entre les prestataires Sites Internet utiles En Suisse Swiss Convention Bureau Bureau MICE de Suisse Tourisme - Statistiques sur le secteur MICE en Suisse - Organisation d événements en Suisse Jura & Trois-Lacs, Andriana Curovic Bureau MICE de la destination Jura & Trois-Lacs - Organisation d événement dans la destination Jura Tourisme Office de Tourisme du Canton du Jura - Conseils - Promotion Jura bernois Tourisme Office du Tourisme du Jura bernois - Conseils - Promotion 10

11 Fondation Rurale Interjurassienne - Conseil - Promotion - Soutien aux prestataires agritouristiques Guide pratique pour organiser des manifestations en respectant l environnement Courtemelon et Besançon, le