TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI122

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1 TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI122 I. Informations générales Intitulé de la mission Renforcement des capacités de la Pharmacie Nationale d Approvisionnement dans le suivi des appels d offres internationaux de médicaments Composante Bénéficiaire(s) Durée totale des jours prévus RSS/Transverse Pharmacie Nationale d Approvisionnement (PNA) 43H/j Contact FEI Personne référente Coordonnées Anne-Gaëlle Rolland +33 (0) II. Justification de la mission La Pharmacie Nationale d Approvisionnement (PNA) est un sous récipiendaire des subventions accordées aux programmes nationaux de lutte contre le Paludisme, le VIH et la Tuberculose. Elle est aussi l outil dédié à l approvisionnement, au stockage et à la distribution en médicaments génériques et produits essentiels des structures sanitaires et programmes nationaux du Sénégal. Depuis 2012, plusieurs travaux ont été entrepris dans le but de rénover le système de gestion du médicament. Le Plan Stratégique de la PNA a été validé en juin par le Ministère de la Santé et de l Action sociale (MSAS). Lors de l élaboration de ce Plan Stratégique, la PNA a été accompagnée par un cabinet français grâce au financement d USAID par l entremise de son agence d exécution Abt- ASSOCIATES. Aujourd hui, la PNA est essentiellement confrontée à deux problèmes majeurs à savoir : les ruptures de stock, même si la situation s est beaucoup améliorée depuis 2012, elles subsistent encore, l insuffisance d aires de stockage. En attendant l édification d une nouvelle centrale nationale d achats de médicaments, il faut noter que toute assistance technique en cours à la PNA apporte des appuis organisationnels, techniques ou autres pour trouver des solutions à ces deux problèmes majeurs. La PNA rencontre notamment des difficultés dans la gestion de ses appels d offres internationaux. Ces difficultés peuvent avoir un impact direct sur la gestion des stocks de la PNA. Dans le fonctionnement actuel de la PNA, deux appels d offres internationaux sont organisés tous les deux ans : l un très spécifique couvre les produits des programmes de santé prioritaires (Sida, Tuberculose etc.) l autre porte sur les médicaments génériques et produits essentiels 1

2 Les principales difficultés surviennent non pas dans l élaboration des dossiers d appels d offres mais dans les étapes qui suivent après la contractualisation avec les fournisseurs. Les difficultés majeures rencontrées sont : - Le suivi de l exécution des marchés - Le «tracking» des commandes et des livraisons - L amélioration dynamique des contrôles de conformité et de qualité des produits Une intervention judicieuse sur ces trois aspects permettra de mettre en place un système complet (initiatives, méthodes, techniques et outils) de prévision, d alerte et de veille pour juguler au maximum les ruptures et les problèmes de stockage. III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission Renforcer le système de santé du Sénégal à travers l amélioration de l'outil national d approvisionnement, de stockage et de distribution qui est utilisé pour la mise en œuvre des subventions du Fonds Mondial mais également par l'ensemble des programmes et structures sanitaires du Ministère de la Santé et de l'action sociale du Sénégal (MSAS). 2) Objectif spécifique Renforcer les capacités de suivi des appels d offres de médicaments de la Pharmacie Nationale d Approvisionnement 3) Résultats à atteindre Les processus et les outils de suivi, d alerte et de veille nécessaires au suivi des marchés, commandes jusqu à leurs livraisons sont opérationnels et maîtrisés par le personnel et plus particulièrement le Responsable des approvisionnements de la PNA Le taux de service défini en commun accord avec le responsable chargé des approvisionnements est atteint (taux de service = le nombre de produits livrés conformes dans les délais/le nombre de produits commandés) IV. Description de la mission 1) Description des activités Dans le cadre de sa mission, l expert aura à conduire les activités suivantes, dans une démarche participative impliquant l ensemble du personnel de la PNA et plus particulièrement celui ayant en charge les approvisionnements : 1. Travail préparatoire : Etude de l existant Dans un premier temps, l expert devra réaliser une analyse situationnelle en se basant sur les appels d offres internationaux de médicaments génériques et d ARV qui sont en cours d exécution (AOI 11/2011, AOI-ARV 05/2013). Ce diagnostic de la situation devra déterminer l ensemble des problèmes rencontrés sur les différents processus des ces appels d offres (quantification, lancement des appels d offres, attribution des marchés, contractualisation avec les fournisseurs, lancement et suivi des commandes, réception et suivi des réceptions). 2

3 NB : Dans un second temps, sur la base de l existant et de manière spécifique, un travail d études des méthodes, des techniques et des outils utilisés jusqu à présent pour le suivi des marchés, du «Tracking» des commandes et du suivi des réceptions doit être effectué par l expert. Cette étude devra intégrer l identification des problèmes ou contraintes d approvisionnement en médicaments et produits essentiels auxquels la PNA est confrontée, ainsi que déterminer les délais d exécution nécessaires pour proposer des solutions. Un Comité de Projet (CoPro) sera mis en place et il accompagnera l expert dans cette phase et celles qui vont suivre (voir missions au chapitre X). Une présentation formelle des résultats aux membres du Comité de Pilotage (CoPil) s effectuera à la fin de cette phase (voir missions au chapitre X). 2. Elaboration et choix des meilleures solutions A partir de ce travail préparatoire, l expert esquissera des pistes de solutions en recueillant les avis du personnel de la PNA et plus particulièrement celui en charge des approvisionnements en médicaments et produits essentiels. Une proposition d amélioration et/ou d élaboration de nouvelles méthodes, techniques et outils à utiliser pour le suivi des marchés, le «Tracking» des commandes et le suivi des réceptions sera ainsi développée par l expert. Par ailleurs, l expert devra travailler avec le Service systèmes d information globale (SIG) pour automatiser toutes les solutions à travers un paramétrage optimal des logiciels de gestion et/ou décisionnel utilisés par la PNA. Ce qui participera à la dématérialisation de plusieurs processus. Cette phase intègrera notamment les tâches suivantes : Identification des différentes solutions Mise en œuvre des solutions retenues et vérification de leur fiabilité par l atteinte du taux de service ciblé Ajustements éventuels en fonction des résultats précédents Automatisation des solutions à travers un paramétrage optimal des logiciels de gestion et/ou décisionnel utilisés par la PNA Documentation des échanges / capitalisation avec les différents responsables intervenant dans les approvisionnements en médicaments et produits essentiels Le Comité de Projet (CoPro) dont l expert sera membre, fera des bilans d étape qui seront transmis à la Direction ou au CoPil sur une périodicité à déterminer au démarrage de la mission. Ces bilans d étape comprendront entre autres éléments : Un compte rendu sur l état d avancement des travaux Une synthèse des résultats obtenus 3. Finalisation de la mission de l expert /consultant et remise d un document final En s appuyant sur le travail réalisé et les résultats obtenus, à la fin de la mission, l expert, appuyé par le personnel concerné de la PNA, devra produire un document de synthèse sur les méthodes, techniques et outils paramétrés sur les logiciels de la PNA et procédures de suivi des marchés / commandes de la PNA dans le domaine des approvisionnements des médicaments et produits essentiels. Ce travail sera réalisé à Dakar afin de permettre tous les échanges nécessaires et la remise à la Direction dudit document. 3

4 V. Livrables attendus Rapport d étude préliminaire / étude de l existant Comptes- rendus établis par le CoPro sur l état d avancement des travaux (fréquence à fixer dés le début de la mission) Outils mis en place dans le cadre de la mission Outils mis en place dans le cadre de la mission paramétrés et testés sur les logiciels de la PNA Documents de synthèse sur les procédures et outils de suivis des marchés et des commandes VI. Lieu, Durée et Modalités d exécution a. Période de mise en œuvre : octobre décembre b. Date de démarrage : octobre La mission débutera par un briefing avec la PNA, portant sur la présentation de la mission, des objectifs, de la méthodologie envisagée et des résultats à atteindre. Le démarrage de la mission devra coïncider avec le lancement des premières commandes issues de l appel d offres des médicaments et produits essentiels en cours d attribution (AOI 12/2013). c. Date de fin : décembre La mission se terminera par un débriefing avec la PNA. d. Durée effective : 43 J/H (43 jours/homme) La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l expert est de 43 J/H à réaliser à Dakar. Les contraintes de calendrier de la PNA seront prises en compte au démarrage de la mission et pourront donner lieu à une re-planification éventuelle. e. Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : 4

5 Description des activités Lieu Période Durée (H/M) Expert 1 1. Travail préparatoire : Etude de l existant Dakar Octobre Elaboration et choix des meilleures solutions Identification des différentes solutions Mise en œuvre des solutions retenues Septembre- Suivi des taux de service obtenus Dakar Octobre 20 Renforcement des compétences des différents responsables intervenant dans les approvisionnements en médicaments et produits essentiels 3. Présentation du travail effectué Dakar Novembre 3 4. Finalisation de la mission de l expert et remise d un document final Décembre Dakar 10 Total 43 NB : L expert se rendra au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges avec le SCAC et le Conseiller Régional de Coopération en Santé. VII. Expertises et profils demandés 1) Nombre d experts : (1) 2) Profil de l expert Pour cette mission, l expert devra être un consultant sénior et avoir le profil suivant : EXPERT PHARMACIEN SENIOR SPECIALISE EN GESTION DES APPROVISIONNEMENTS ET STOCKS A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire de 2 ème cycle en pharmacie, santé publique, renforcement des organisations, gestion logistique ou expérience équivalente - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs / transfert de compétences d analyse et de conception d outils de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 15 ans dans le renforcement des systèmes de santé (RSS) dans les pays en développement - Spécialisation / Compétence dans le secteur de la gestion des achats et des stocks en intrants de santé 5

6 C. Expérience professionnelle spécifique - Expérience similaire à la mission d appui en Gestion des Approvisionnements et des Stocks indispensable. - Connaissance approfondie des centrales d achats, de leur mode d organisation, de gestion, de lancement, d exécution et de suivi des appels d offres internationaux de médicaments - Bonnes compétences des procédures d approvisionnement du Fonds mondial (FM) - Bonne connaissance des procédures de passations de marchés surtout celles sénégalaises (sera un atout de plus) - Bonnes compétences des systèmes d information de gestion (une bonne maitrise du logiciel de gestion commerciale et des éditions pilotées du Saari sera un atout de plus) - Bonne connaissance souhaitée des acteurs/parties prenantes du domaine de la santé au niveau local. Une expérience préalable dans le pays ou la zone est appréciée. VIII. Compte-rendu de mission Un rapport de mission rédigé en français (selon modèle fourni) devra être remis dans un délai de 15 jours suivant la fin de la mission. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. Le compte rendu et le rapport de mission devront être envoyés par mail à FEI, à la PNA et au Conseiller Régional de coopération en Santé de l Ambassade de France. IX. Suivi-évaluation Dans l intérêt du bénéficiaire et de FEI, les indicateurs ci-dessous permettront d évaluer pendant et après la mission les résultats de la mission d expertise, afin de pouvoir à terme mesurer l atteinte des objectifs propres à la mission ainsi que l évolution de la performance des programmes financés par le Fonds mondial. Indicateurs de performance Livrables Effets immédiats Effets intermédiaires Document de synthèse listant les nouveaux outils et procédures mis en place pendant la mission Amélioration des process internes de suivi des marchés et des commandes médicaments Renforcement des compétences de l équipe Amélioration du taux de service ciblé Sources de vérification PNA X. Informations pratiques Le bénéficiaire met à disposition de l expert/consultant les moyens matériels suivants : - Bureau - Accès internet - Ordinateur, imprimante Pour l organisation de cette mission, la PNA mettra en place des comités de pilotage et de projet. Le Comité de Pilotage sera présidé par Madame le Directeur. Le point focal et les autres membres de ce comité seront désignés par Madame le Directeur. 6

7 Les missions du Comité de Pilotage seront : Apporter tout le soutien nécessaire à l expert/consultant en charge de cette mission (bureau, logistiques.) Appuyer à la mise à disposition des informations et documents nécessaires pouvant faciliter le travail de l expert/consultant (chaque membre du comité dans son domaine de compétences) Veiller et valider chaque étape du travail de l expert. Les membres du Comité de Projet seront désignés par Madame le Directeur. Les missions du Comité de Projet seront : Faire le point entre les Services ou personnes en charge de la mission Faire le pilotage opérationnel des activités Faire le suivi de la circulation de l information Faire le cadrage des méthodes Faire les bilans d étape (un compte rendu sur l état d avancement des travaux, une synthèse des résultats obtenus) 7

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