Réglementation administrative des stages en Gestion de la communication d organisation

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1 Réglementatin administrative des stages en Gestin de la cmmunicatin d rganisatin Le stage est bligatire pur les étudiants de Master 120 : les étudiants inscrits au Master 120 snt tenus d'effectuer au minimum un stage dans le cadre de leur prgramme. Le stage vaudra 10 crédits et purra être réalisé dès la fin de la première année (le jur qui suit la délibératin de juin) et/u en secnde année. Par ailleurs, les étudiants snt autrisés à effectuer un secnd stage (d'une valeur de 5 crédits) s'ils le suhaitent (à chisir dans les ptins transversales, vir fin de la page). Le stage est ptinnel pur les étudiants du Master 60. Les étudiants du master 60 ayant déjà réalisé un secnd cycle (pas les autres) peuvent effectuer un stage, lié à leur prblématique de mémire. Il est suhaitable pur ces étudiants de n'effectuer leur stage qu'à partir du secnd quadrimestre. Le stage ne peut pas être effectué pendant les quatre premières semaines de chaque quadrimestre. Assurances Pendant l'exécutin du stage, l'étudiant bénéficie, dans les limites de leurs cnditins générales et particulières, des assurances suscrites par l'u.c.l. pur cuvrir tant la respnsabilité civile des étudiants que les dmmages crprels ccasinnés par un accident dnt ils purraient être victimes, y cmpris durant le trajet direct nrmal aller- retur du dmicile u du lieu de résidence habituel de l'étudiant au lieu de stage. L'étudiant- stagiaire ne peut pas être rémunéré sur sn lieu de stage. Dans le cas cntraire, l'assurance ne le cuvrirait plus. Les interlcuteurs Le respnsable des stages : Andrea Catellani. = le prfesseur respnsable de la finalité «Relatins publiques et cmmunicatin d'rganisatin». Le maître de stage = la persnne respnsable du stagiaire au sein de l'rganisme chisi. L'étudiant négciera avec elle sn prjet de stage ainsi que les mdalités pratiques (hraire, durée, tâches cnfiées, etc.). Elle suivra l'étudiant tut au lng de sn stage Elle effectuera une évaluatin du stagiaire, à la mi- stage et en fin de stage. La gestinnaire des stages : Audrey Crucifix. = gère les stages, cntact maître de stage et cntact étudiants. Elle prpse des lieux de stage. Elle établit les démarches administratives nécessaires au bn dérulement du stage (assurances, cnfirmatin des dates auprès du maître de stage, etc.). Elle est à la dispsitin de l'étudiant pur tut renseignement u tute difficulté survenant en curs de stage.

2 Elle évalue le rapprt de stage et reçit l'étudiant pur l'entretien final. La péride de stage Le stage dure entre 20 et 50 jurs (60 jurs pur les étudiants devant effectuer un stage à partir de l année ). Il peut être ventilé. Par exemple, si vus avez curs le vendredi, vus puvez avec l accrd de vtre maître de stage prester 4 jurs de stage par semaine. Il est également pssible d interrmpre vtre stage. Par exemple, vus puvez prester 20 jurs en septembre et recmmencer vtre stage le 1 er décembre, tant que vus prester entre 20 et 50 jurs en tut. Le stage peut se déruler dès la fin de la première année de master et/u en secnde année. SI Juillet- aût 2015: Ne débuter le stage qu'après la délibératin de juin (26 juin). Le stage ayant lieu pendant les mis de juillet et/u aût dit être prévu et accepté par la gestinnaire des stages avant le 1er juin Si deuxième master: Le stage dit être prévu et accepté par la gestinnaire des stages avant le 15 avril La recherche d un lieu Le stage ne peut pas être effectué pendant les quatre premières semaines de chaque quadrimestre. Une dérgatin à cette règle peut être btenue auprès de la gestinnaire des stages si et seulement si deux cnditins snt remplies : 1. l'étudiant s'engage à aménager sn hraire de stage de srte qu'il ne rate AUCUN curs/séminaire/réunin du département de Cmu. 2. Le stage se justifie parfaitement à ce mment- là (événement particulier,...) et ne peut pas se déruler à un autre mment de l'année. SOIT par mail - envis réguliers de prpsitins de stage par la gestinnaire des stages SOIT lieu parmi la liste prpsée - via le mteur de recherche mdle, cde STRP SOIT prpsitin par l'étudiant d'un nuveau lieu de stage. Dans ce dernier cas, l'étudiant rendra à la gestinnaire des stages un dssier de présentatin du lieu de stage. Attentin à la pertinence de ces nuveaux lieux : Les tâches cnfiées divent relever des RP et de la COMU.

3 Les tâches divent permettre une certaine autnmie et la prise d'initiatives (un stage n'est PAS un jb d'étudiant, niveau UNIVERSITAIRE). Le stage dit être encadré par un prfessinnel de la cmmunicatin. Le stage n'est PAS un travail d'audit u une enquête gratuite pur le cmpte d'une rganisatin. Les dcuments de stage Le dssier de présentatin du lieu Uniquement pur les étudiants qui suhaitent prpser un nuveau lieu de stage. Celui- ci ne se truve dnc pas dans la base de dnnées. Myennant ces cnditins, l'étudiant dit intrduire pur acceptatin un dssier de présentatin du lieu auprès de la gestinnaire des stages. Ce dcument dit être remis en versin papier dans le casier d Audrey Crucifix. La cnventin et le prjet de stage ne purrnt pas être remis avant la décisin d'accepter u nn le lieu cmme rganisme d'accueil de stage. Le dssier de présentatin du lieu dit cmprter au minimum les pints suivants : Décrire les missins, les activités et les prjets de l'rganisme (de manière générale et en termes de cmmunicatin) Mentinner la structure de l'rganisatin au niveau de la cmmunicatin et indiquer le niveau auquel serait rattaché le stagiaire Préciser si le lieu a une traditin d'accueil de stagiaires et pur quels types de stages La fnctin de vtre maître de stage. Vérifiez qu il s agit bien d un prfessinnel de la cmmunicatin sinn il ne purra pas être accepté. Les cnventins Tris exemplaires de la cnventin de stage divent être remis en versin papier dans le casier d Audrey Crucifix au plus tard tris semaines avant le début du stage. Les cnventins peuvent être téléchargées ci- dessus. Télécharger la cnventin de stage Les cnventins divent être signées par vtre maître de stage, et par vus avant de les remettre à vtre gestinnaire de stages. Au préalable, vus devez dnc définir le plus précisément pssible les mdalités de stage avec l rganisme d accueil (tâches, dates ). Le prjet de stage Il dit cntenir les éléments suivants :

4 Précisin cncernant la durée du stage (date de début/date de fin) et sa ventilatin (temps plein? mi temps? cmbien de jurs /semaine? Quels jurs? hraires?) La présentatin de l'institutin et du service : il s'agit de mntrer quel est l'état des cnnaissances de l'étudiant sur le lieu de stage (taille, activités, valeurs, structure, psitinnement dans le secteur,...). Les bjectifs de l'étudiant et la justificatin de sn chix. Quelles snt les cmpétences que l'étudiant suhaite dévelpper au curs de sn stage? Quelles cnnaissances thériques acquises lrs de ses études il suhaite mettre en pratique? Les activités auxquelles l'étudiant va participer au curs de sn stage, les tâches qui lui sernt cnfiées. Pur les étudiants du Master 120 : une questin apprfndie, en lien avec le stage, qui fera l'bjet d'un travail de réflexin dans le rapprt de stage. Dans le prjet de stage, elle est frmulée sus frme de questin de départ, d'hypthèse(s), et d'un début de bibligraphie (de la même manière que celle frmulée pur le mémire). En cas de mdificatin de la questin psée en curs de stage, l'étudiant dit prévenir la gestinnaire avant la fin du stage et justifier ce changement (nuveaux sujet, hypthèse, début de bibligraphie). Il est évident que la questin apprfndie psée dans ce rapprt de stage sera tut à fait distincte du sujet du mémire. Pur les étudiants du Master 60, cette partie du rapprt n'a pas lieu d'être. Ils divent en effet prduire une analyse scientifique dans leur mémire avant de partir en stage (vir à ce prps le règlement du mémire- stage). Remarques cncernant la questin apprfndie Il s'agit d'une réflexin persnnelle, étayée de références bibligraphiques, et ayant un lien avec le lieu de stage. Elle ne sera pas pratic- pratique (trp descriptive) et sera bien distincte du sujet de mémire de l'étudiant. Dérgatin En principe, le stage ne peut pas être effectué pendant les quatre premières semaines de chaque quadrimestre, sauf si l étudiant remplit une dérgatin qui se truve en versin papier dans le casier d Audrey Crucifix. En signant cette fiche, l étudiant s engage à - planifier les jurs de stage en- dehrs des jurs de curs, de séminaire u d atelier ; - à ne pas être absent à une séance d infrmatin, de curs, de séminaire u d atelier en raisn du stage ; - ne pas invquer le stage pur bénéficier d un délais supplémentaire pur le dépôt d un travail u pur bénéficier de tute autre exceptin qui interférerait avec le dérulement nrmal d un curs, séminaire u atelier. Puvir l infrmatiser En bref

5 Tus les dcuments suivants divent être remis au plus tard tris semaines avant le début du stage. Il s agit : Du prjet de stage Des 3 exemplaires de la cnventin de stage cmplétés et signés De la dérgatin éventuelle (en cas de stage se dérulant durant les 4 premières semaines d'un quadrimestre) Pur les Master 60 qui effectuent un "mémire- stage", la nte de leur prmteur attestant de la fin du mémire. Après avir remis ces dcuments, l'étudiant vérifiera l'apprbatin de sn stage. Il recevra par ailleurs un mail d'acceptatin du stage. En aucun cas, l'étudiant ne peut entamer le stage sans avir la cnfirmatin de l'apprbatin de celui- ci. La gestinnaire des stages prendra ensuite cntact avec le maître de stage, pur lui remettre sn exemplaire de la cnventin ainsi que le dcument qui lui permettra d'évaluer l'étudiant. Prlngatin du stage Tute prlngatin de stage dit faire l'bjet d'une demande écrite auprès de la gestinnaire des stages, et ce avant la date de fin de stage. L'étudiant devra réclamer auprès de sn maître de stage sn évaluatin à la mi- stage et en fin de stage. Pur tut prblème, tut changement,... intervenant en curs de stage, la gestinnaire des stages devra être prévenue et se chargera de truver une slutin. Le rapprt de stage Le rapprt de stage sera remis en versin papier dans le casier de la gestinnaire des stages dans les 2 mis qui suivent la fin du stage et au plus tard pur le début de la sessin pur laquelle l'étudiant a inscrit sn stage. Ex: stage se dérulant du 20/10 au 27/11 ' remise le 27 janvier SAUF SI LE STAGE EST INSCRIT A LA SESSION DE JANVIER : remise le premier jur de la sessin. Ce rapprt cmptera minimum 15 et maximum 20 pages (times interligne1,5). PAS PLUS PAS MOINS. Cntenu du rapprt de stage (au minimum) Analyse de l'rganisatin d'accueil Cette partie permet surtut à l'étudiant de prter un regard analytique sur l'institutin et le service dans lequel il a effectué sn stage L'étudiant présentera et analysera l'rganisme :

6 sn identité (image vulu/réelle/perçue, cmment l'rganisme se définit et est perçu par ses publics) sn psitinnement dans le secteur (psitinnement sur le marché, rapprts avec les partenaires et/u les cncurrents) sn fnctinnement interne (l'rganisatin du travail, la mise en place et le suivi des prjets, les cllabratins, les myens de cmmunicatin internes, externes etc.) sa démarche en termes de cmmunicatin (sa visin de la cmmunicatin, ses prirités, ses bjectifs, ses publics, sa/ses méthde(s) de cnceptin d'utils de cmmunicatin, ses myens de cmmunicatin externe, etc.). L étudiant veillera à décrire ces pints PUIS adptera une psitin plus critique basée sur ses acquis universitaires. Analyse et descriptin du travail du stagiaire L'étudiant s'attachera à décrire, à analyser et à évaluer ces différents pints : analyse des activités accmplies au sein de l'institutin. Pur chaque tâche, il précisera sa pertinence, la démarche de travail mise en euvre, les stratégies et réflexin qui l'nt guidé,... la réalisatin de ses bjectifs ses apprentissages sn insertin dans l'rganisatin. Ses prductins sernt en annexe. Etude de la questin apprfndie (uniquement pur le Master 120) : Il s'agit d'un article scientifique sérieux, d'une réflexin PERSONNELLE apprfndie et argumentée sur base de REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES SCIENTIQUES. Cette réflexin permet à l'étudiant d'apprter des éléments de répnse à la questin de départ psée dans le prjet de stage à partir d'une cnfrntatin de dnnées thériques et de dnnées récltées sur le terrain suivant une méthde adéquate. Cette dernière partie permet à l'étudiant de mntrer sa capacité à établir des pnts entre sa frmatin, la réflexin thérique et la pratique telle qu'il a pu la décuvrir dans le champ prfessinnel. Il ne s agira PAS d une descriptin des mdes de fnctinnement du lieu de stage (pratic- pratique). Il ne s agira PAS d un article JOURNALISTIQUE mais bien d un article SCIENTIFIQUE (crpus, méthde, vérificatin d hypthèses, ). Veillez à ne pas tmber dans le guide descriptif. Il faut interpréter vs dnnées. L évaluatin du stage Elle se fera en 3 étapes: 1. L'évaluatin écrite en fin de stage réalisée par le maître de stage avec l'étudiant. Il s'agit d'une appréciatin plutôt que d'une ctatin, sur base d'une grille pré- établie. Elle sera cmmuniquée à la gestinnaire des stages par le maître de stage.

7 L évaluatin est envyée par currier pstal à vtre maître de stage. S il ne l a pas reçue, merci d envyer un mail à l adresse suivante : en mentinnant l adresse mail de vtre maître de stage. Audrey Crucifix lui enverra via pièce- jinte. 2. La lecture et l'évaluatin du rapprt de stage par la gestinnaire des stages. Critères principaux: recul critique, implicatin, cncisin, utilisatin des acquis, prblématisatin. 3. L'entretien final de l'étudiant avec la gestinnaire des stages. Cet entretien prtera sur : L'expérience acquise par l'étudiant en curs du stage Le cntenu du rapprt de stage. Les capacités de l'étudiant à prter un regard critique et à prendre une distance réflexive par rapprt à sn expérience de stage et à établir des liaisns pertinentes avec sa frmatin thérique. La gestinnaire des stages prendra cntact avec l'étudiant une fis le rapprt remis pur fixer une date pur l'entretien final. L'étudiant signera sa présentatin et ses arguments, il respectera les délais de remise. Il vérifiera auprès de sn maître de stage qu il a bien remis l évaluatin à la gestinnaire des stages. Inscriptin du stage à la sessin d examens Il revient à l'étudiant de vérifier que, dans le cas d'un 2ème stage, celui- ci figure bien dans vtre prgramme, sur vtre bureau virtuel, et prendre cntact avec le secrétariat si ce n'est pas le cas. En tenant cmpte de la date de fin de stage et du temps d'élabratin du rapprt de stage. EX: pur un stage se dérulant du 2/11 au 25/12. SI inscriptin à la sessin de janvier, remise le 7/01 Aurez vus le temps de rédiger vtre rapprt? SI NON, remise 2 mis après la date de fin càd le 25/02 ' délibératin en juin. Deuxième stage Les démarches et les mdalités d'évaluatin d'un secnd stage en relatins publiques snt les mêmes que pur le premier. La seule différence est sa valeur : 5 crédits. Attentin

8 Si l'étudiant chisit de faire 2 stages,ceux- ci divent être réalisés dans des rganisatins différentes. Il est cependant pssible de réaliser 2 stages dans le même rganisme si et seulement si il s'agit de services différents, de maîtres de stage différents et de tâches tut à fait distinctes. Ne pas ublier de le signaler au secrétariat / gestinnaire de vtre prgramme afin qu'il fasse partie du cursus de la 2ème année. Stage à l étranger L étudiant a la pssibilité d effectuer un stage à l étranger. Les démarches de stage snt identiques. L étudiant sera assuré de la même manière. Une cnventin en anglais est dispnible auprès de Madame Crucifix.

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