Guide utilisateur Octobre / Novembre 2009

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1 Guide utilisateur Octobre / Novembre 2009

2 Accès à l application GESTION DE CLUB Les étapes : 1/ Ouverture d un accès club : Avec le profil ligue, choisir dans la liste le club pour lequel on souhaite ouvrir l accès : Une fois l accès club ouvert, choisir parmi les personnes en fonction dans le club celui à qui l on donnera la fonction de super administrateur (mail obligatoire) Une fois ce choix effectué, pensez à envoyer par mail les paramètres de connexion au super administrateur. utilisateur ADOC.doc Page 2 sur 38

3 2/A la première connexion faite par le super administrateur : CONFIGURATION Configurer l application avec les informations du club : 2 types d informations : Les informations déjà renseignées au niveau de votre ligue et que vous retrouverez dès la première connexion : (pas de re saisie d information) o Les personnes en fonction dans votre club o Vos installations (adresses et courts) o Vos licenciés (millésime en cours millésime n-1 et n-2) Les informations spécifiques au club, nécessaires à sa gestion! Avant d entrer dans cette application, il est nécessaire que le club réfléchisse sur La façon avec laquelle il fonctionne aujourd hui les objectifs qu il souhaite atteindre à travers l utilisation de cet outil les domaines qu il souhaite gérer la façon avec laquelle il va faire vivre cet outil (les ressources humaines) A partir de cette réflexion, le club pourra ou non activer les options qui s offrent à lui. (Paramétrage fonctionnalités) o o o o Les formules d accès au club Les produits / services du club Les créneaux d accès à la réservation pour chacun des courts du club L organisation de l Espace adhérent du club interface de connexion pour les adhérents Cette étape de configuration de l outil est essentielle pour un bon fonctionnement de l application avec les propres spécificités du club Paramétrage : utilisateur ADOC.doc Page 3 sur 38

4 Les fonctionnalités pré cochées sont indispensables au bon fonctionnement de l outil (et ne peuvent être désactivées) En revanche, le club est libre d y ajouter les modules optionnelles : Produit/Service Réservation Communication Paiement et consommation Stock Aides/Subventions Plan comptable Remise de chèque. Visualisation du RIB renseigné par la ligue Toute modification du RIB passe par la ligue régionale. Le club renseigne à cet endroit ses dates années adhésion. (ex : dates année d adhésion = dates année licence FFT ou dates année adhésion = 01/01 au 31/12/ ) utilisateur ADOC.doc Page 4 sur 38

5 C est par ce point d entrée que le club choisira son interface Espace adhérent sur lequel les adhérents viendront se connecter pour effectuer : réservation, recherche de partenaires. Personnes en fonction : Le super administrateur affectera à une ou plusieurs personnes en fonction dans son club des droits utilisateurs sur l application. On ne pourra affecter qu un profil utilisateur qu à une personne en fonction dans le club Les profils utilisateurs sont : utilisateur ADOC.doc Page 5 sur 38

6 Installations : Le club visualise les adresses d installations déjà renseignées dans l application administrative. Il pourra si besoin les compléter, les modifier, ou en ajouter de nouvelles. utilisateur ADOC.doc Page 6 sur 38

7 Courts : Sur le même principe, le club pourra visualiser l ensemble des courts déjà enregistrés par la ligue. En se positionnant sur 1 court,, le super administrateur pourra ouvrir la fiche de ce court, apporter des corrections si besoin, et paramétrer celui-ci pour sa mise à disposition à la réservation : utilisateur ADOC.doc Page 7 sur 38

8 Le super administrateur définira pour chaque court ouvert à la réservation via l outil, la durée des créneaux de réservation (incrément) ainsi que l heure de début et de fin de réservation utilisateur ADOC.doc Page 8 sur 38

9 Permet de gérer la notion d interruption de mise à disposition à la réservation pour le court sélectionné Formules d accès au club : Le super administrateur y renseignera l ensemble des formules d accès créé par le club Par type (Cotisation ou Enseignement) et sous type (Abonnement ou Carnet de tickets) Il y indiquera également le nb de réservations simultanées autorisées par défaut ainsi que l ordre d affichage de la formule dans la liste présentée aux adhérents dans l Espace adhérent. Une fois la formule créée, l utilisateur définira les créneaux de formule par court disponibles à la réservation, ainsi qu un tarif de vente et des dates de validité de la formule. L utilisateur pourra renseigner plusieurs tarifs sur différentes années adhésions, mais un seul pourra être mis en vente. utilisateur ADOC.doc Page 9 sur 38

10 Produits/Services : Le club pourra y renseigner les produits services qu il est amené à gérer : Il y associera par produit : La notion de gestion de stock ou non Un tarif (l ajout d un nouveau tarif viendra, de fait, mettre une date de fin au tarif précédent) utilisateur ADOC.doc Page 10 sur 38

11 Edition permettant à l utilisateur d avoir une vision rapide et globale de l ensemble des informations renseignées sur son club dans la base de données fédérale Edition en chiffres de l évolution des effectifs licences du club sur une période déterminée par l utilisateur (répartition Jeunes Adultes / Hommes Femmes répartition géographique /CP) ADHERENT Gestion : Recherche d adhérent par association de critères ou ajout d adhérent au club Sans aucun critère de recherche renseigné, le résultat fait apparaitre l ensemble des licenciés au club sur l année sportive en cours + les 2 années licences antérieures. Ex en 2009 (année sportive) le résultat fait apparaitre l ensemble des licenciés au club en les licenciés au club dont la dernière licence connue à la FFT est de 2008 ou Attribution de formule : Il s agit de pouvoir attribuer en masse une formule d accès au club utilisateur ADOC.doc Page 11 sur 38

12 L attribution de formule peut se faire également par la fiche joueur onglet Adhésion - cf Fiche Adhérent Répartition des Adhérents : Une fois les formules affectées à chaque adhérent, éditer pour une année d adhésion les listes d adhérents par formule Regroupement familial : C est par ce point d entrée que le club va créer ses regroupements familiaux. o Création du regroupement familial o Affectation des adhérents dans le regroupement créé o Choix du chef de famille utilisateur ADOC.doc Page 12 sur 38

13 Emargement : Il s agira de fournir à rapidement à l utilisateur,par ce point d entrée, une liste d émargement destinée à la tenue de l assemblée générale du club Validation des pré inscriptions Il s agit de visualiser et de valider ou non à cet endroit, par formule, la liste des futurs adhérents ayant choisi, en ligne, via l Espace adhérent, leur formule d accès. utilisateur ADOC.doc Page 13 sur 38

14 Côté Espace adhérent : RESERVATION Tableaux par court Tableaux par jour Permet de choisir le type d affichage souhaité Par court : utilisateur ADOC.doc Page 14 sur 38

15 Par jour : Réservations permanentes : Rechercher ou enregistrer des réservations permanentes (Réservation tournoi compétitions ) Les réservations de type enseignement seront enregistrées dans la partie enseignement groupe réservations : Réservations enseignement : Le point d entrée Réservation enseignement disponible dans ce chapitre Réservation permet une recherche de tout ou partie des réservations Enseignement Statistiques : Permet à l utilisateur d avoir une vision rapide : utilisateur ADOC.doc Page 15 sur 38

16 Du taux d occupation par courts, par créneaux horaires et sur une période déterminée. Du nombre de réservation effectué par adhérent sur la période considérée (y compris les adhérents avec aucune réservation) Du nombre de réservation par type (Individuelle permanente Enseignement) COMMUNICATION Messages : Il s agit d un outil permettant aux gestionnaires du club de communiquer vers une population ciblée ou non Documents administratifs : C est en quelque sorte la boite à archive du club dans lequel les dirigeants pourront y stocker un minimum de documents administratifs. utilisateur ADOC.doc Page 16 sur 38

17 Export CMS : Mise à jour du CMS fédéral à partir des informations renseignées dans l application. utilisateur ADOC.doc Page 17 sur 38

18 LICENCE Attribution : Il s agit de rechercher tous les adhérents et ancien licencié du club (dont la dernière licence connue est antérieure au millésime en cours et rattachée au club.) et de proposer à l utilisateur de leur attribuer une licence pour le millésime ouvert. Attestation : utilisateur ADOC.doc Page 18 sur 38

19 Délivrer de façon unitaire ou pour plusieurs licenciés une attestation de licence sur l année sportive en cours Changements de club : Permet à l utilisateur d éditer la liste de l ensemble des licenciés qui on choisit sur le millésime sélectionné d être licencié dans un autre club (licenciés au club l année précédente) qui on choisit de prendre leur licence cette année dans le club (licencié dans un autre club l année n-1) utilisateur ADOC.doc Page 19 sur 38

20 Répartition des licenciés : Il s agit d avoir un comparatif d une année sur l autre de la répartition des LICENCIES du club par catégorie d âge. Attention LICENCIE club ne veut pas forcément dire ADHERENT du club. Statistiques : Dans ce chapitre, les statistiques produites permettent de travailler sur les notions de FIDELISATION ou d ABANDON de licenciés à la FFT Attention, on ne parle pas d adhérent dans ce chapitre! Fidélisation : utilisateur ADOC.doc Page 20 sur 38

21 Abandon : ENSEIGNEMENT Groupes : Cet outil va permettre à l utilisateur de constituer ses groupes Enseignement Ecole de Tennis Stages La création du groupe : Une aide à la constitution du groupe est proposée : La liste d élèves que le système proposera à l utilisateur pour former son groupe tiendra compte de différents éléments : utilisateur ADOC.doc Page 21 sur 38

22 l adhésion à une formule Enseignement Les disponibilités recherchées par l enseignant pour réunir son groupe : Ex mercredi de 14h à 15h Information renseignée dans l onglet Le Niveau de Jeu recherché Information renseignée dans la fiche joueur Le Test Ecole souhaité - Information renseignée dans la fiche joueur Dès lors que ces éléments seront précisés, le système retournera dans l onglet puis la liste de l ensemble des adhérents qui potentiellement répondent aux critères recherchés : Cette liste est une proposition faite à l utilisateur La sélection des élèves sera faite par l utilisateur. La liste ci-dessus n est qu une aide à la décision. Une fois le groupe constitué, l utilisateur procèdera à la réservations des courts nécessaire au bon fonctionnement de son groupe ( Réservations identiques aux Disponibilités souhaitées) Si le groupe fonctionne sur une durée (année scolaire généralement si école de tennis), déterminée lors de la constitution du groupe il sera possible de renseigner, dans la période de fonctionnement, des interruptions (ex vacances scolaires) Cette action aura pour but de libérer les créneaux de réservation bloqués. L utilisateur pourra gérer également le remplacement de l enseignant responsable du groupe : utilisateur ADOC.doc Page 22 sur 38

23 Edition des Groupes par journée : Etat prévisionnel des heures d enseignement : S appuyant sur la constitution des groupes [ enseignant responsable remplacement ], l outil va restituer sur une période déterminée par l utilisateur le relevé d heures théorique par enseignant. utilisateur ADOC.doc Page 23 sur 38

24 Officiels de la compétition : Permet d éditer la liste détaillée de l ensemble des personnes titulaires d un grade d officiel de la compétition et licenciés dans le club. GESTION FINANCIERE Validation paiement des licences : Cette étape permet au club de valider le paiement des licences attribuées (cf point Licence attribution), et ainsi leur prise en compte sur le serveur informatique de la FFT. utilisateur ADOC.doc Page 24 sur 38

25 Etape également au cours de laquelle la suppression d une licence attribuée est possible. (avant validation du paiement) Suivi des prélèvements licences : Point du menu permettant de suivre par date de prélèvement l état des licences jeunes et adultes validées en paiement. (Etat récapitulatif licences jeunes / adultes liste nominative) Liste des prélèvements par date : Détail d un prélèvement : Par nature de licence et catégorie (Jeunes Adultes) Par liste des licences (liste nominative des licences enregistrées) utilisateur ADOC.doc Page 25 sur 38

26 Achat Produits/Services: Enregistrement de l achat d un produit par un adhérent. Constatation d une dette pour un adhérent. Paiements : Point d entrée par lequel l utilisateur va pouvoir saisir ou consulter des règlements (règlement de cotisation produits ) enregistrés pour le compte d un adhérent. utilisateur ADOC.doc Page 26 sur 38

27 A noter que cette opération est possible également à partir de la fiche de l adhérent Stock Produits/Services: Enregistrement et consultation d entrées et de sorties de produit sur lesquels la notion de stock est géré. (Paramètre déterminé dans le chapitre Configuration Produit / service) utilisateur ADOC.doc Page 27 sur 38

28 Consultation des mouvements de stock : Aides attribuées : Affichage de la liste des aides versées au club Relevé adhérent : utilisateur ADOC.doc Page 28 sur 38

29 Edition, par adhérent ou par famille (regroupement familial) d un état faisant apparaitre ; les formules, les achats, les règlements effectués. RECETTE DEPENSE Produits / Charges : Il s agit d établir la liste complète de l ensemble des Recettes et / ou dépenses enregistrées sur un exercice sur une période donnée en isolant ou non les recettes / Dépenses ventilées ou non utilisateur ADOC.doc Page 29 sur 38

30 Remise de chèques : A l enregistrement d un paiement par chèque, (Gestion financière paiement) l utilisateur à la possibilité d indiquer la date à laquelle le chèque doit être encaissé. utilisateur ADOC.doc Page 30 sur 38

31 L utilisateur peut alors déclencher la remise en banque des chèques suivant les dates d encaissement souhaitées et générer ainsi le bordereau de remise de chèque correspondant Chèques non remis : Liste des bordereaux : Saisie du budget : A partir du plan comptable (renseigné par défaut ou personnalisé par l utilisateur), sur un exercice choisi, possibilité de saisir un budget utilisateur ADOC.doc Page 31 sur 38

32 Suivi budgétaire : Une possibilité est donnée à l utilisateur à tout moment d éditer un suivi budgétaire (/ budget enregistré) Rattachement produits/services : Affecter une charge ou produit existant à un compte de comptabilité générale. Permet une ventilation automatique des charges et produits. Plan comptable : La liste des principaux comptes de charges et de produits existants dans le plan comptable de la FFT est mise à disposition du club. Le club a la possibilité d ajouter des comptes utilisateur ADOC.doc Page 32 sur 38

33 LA FICHE ADHERENT utilisateur ADOC.doc Page 33 sur 38

34 Identité : c est la carte d identité du membre du club En plus des informations (adresse civilité ) sont disponibles également des informations pratiques pouvant être utilisées ensuite par le club : Niveau de Jeu Test Ecole en recherche de partenaire Certificat médical licencié dans un autre club Accès : c est là que l on ouvre l accès à l Espace adhérent de l adhérent les paramètres login et mot de passe sont envoyés ensuite par mail Licences : Reprend l historique complet des licences détenues par le membre depuis sa première licence à la FFT. L attribution de la licence pour l année en cours peut se faire également par ce point d entrée. (cf également : point pour l attribution de la licence Licence Attribution) L édition de l attestation de licence de l année en cours se fait également par cet onglet. Adhésions : reprend la liste complète par année adhésion des formules d accès au club choisi par l adhérent. Chaque ligne peut être ouverte et ainsi donner l accès en détail au détail des informations de la formule. (tarif durée montant facturé ) L ajout d une formule peut être faite également par ce point du menu (Autre point d entrée : Adhérent Attribution des formules) Ajout, visualisation et suppression des disponibilités de jeu de l adhérent : Ces disponibilités seront exploitées par le club si l adhérent a souscrit une formule de type école de tennis ou stage. Aide à la constitution des groupes Enseignement Groupes Elèves - Ajout utilisateur ADOC.doc Page 34 sur 38

35 Le système analysera les disponibilités renseignées dans le cadre de la constitution du groupe et celles de l adhérent. Si dispositions adhérent = dispositions groupe, alors Si dispositions adhérent différent de dispositions groupe, alors visibles dans l Espace adhérent si l adhérent accepte que ses informations soient visibles des autres membres du club. Réservations : C est une photographie de l historique complet, passé et à venir de l ensemble de ses réservations (dont il est à l origine ou partenaire) Pas d ajout à ce niveau Classement : C est une photographie de l historique complet, passé et actuel des classements de l adhérent. Le dernier classement affiché sur le millésime correspond toujours au dernier classement calculé (final ou intermédiaire) Compte : C est le récapitulatif de l ensemble des formules d accès au club que l adhérent a contracté ainsi que les produits / services achetés par ce dernier. L affichage de ces informations est faite par millésime et par ordre chronologique décroissant. Apparait en haut de cette liste le solde du compte (tous millésimes confondus) utilisateur ADOC.doc Page 35 sur 38

36 Il est possible d ajouter directement à partir de la fiche joueur compte un Achat ou un paiement L ajout d un Achat est possible également via Gestion financière Achat L ajout d un paiement est possible également via Gestion financière - Paiement Fonctions : Il s agit de la liste complète de l ensemble des fonctions occupées par l adhérent (niveau club comité département) Le club peut enregistrer et mettre fin aux différentes fonctions renseignées au niveau club. L ESPACE ADHERENT utilisateur ADOC.doc Page 36 sur 38

37 Réservation Mes réservations : Liste de mes réservations à venir. Suppression possible Adhérents du club : Joueurs Permet à l adhérent d afficher la liste des autres adhérents au club qui auront, au préalable, autorisé à ce que leurs informations soient consultées La fiche individuel du joueur : Mes données : Ma fiche Identité : Permet à l adhérent d avoir accès à l ensemble de ces données en consultation et en modification (adresse postale téléphones témoins CNIL ) utilisateur ADOC.doc Page 37 sur 38

38 Mot de passe : Consultation et modification du mot de passe adhérent Adhésion : récapitulatif des formules d adhésion contractées par l adhérent Disponibilités : Ajout et suppression des disponibilités adhérent Compte : récapitulatif de l ensemble des mouvements enregistrés pour l adhérent (choix des formules d adhésion achat de produits règlements ) utilisateur ADOC.doc Page 38 sur 38

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