La puissance de la synchronisation de données

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1 La puissance de la synchronisation de données

2 SHARE Chaque entreprise dispose d une base de données reprenant les informations sur les produits qu elle fabrique. Cette base de données fait office de catalogue dont les clients se servent pour placer des commandes. Les sociétés utilisent fréquemment des moyens hors ligne pour partager ces données avec leurs partenaires commerciaux. Des problèmes apparaissent lorsque certaines données doivent être modifiées ou lorsqu un nouveau produit est ajouté. En effet, le catalogue n est soudainement plus à jour. SEULES LES DONNÉES CORRECTES SONT VALABLES! L importance de disposer de données de qualité ne devient évidente que lorsqu elles viennent à manquer. Une fiche produit est accidentellement mal complétée, la hauteur de l unité consommateur n est pas de 21 mm mais de 21 cm. En raison de cette erreur, la hauteur de palette n est plus correcte et il manque de la place en rayon pour étaler tous les produits. Le client pense avoir reçu les mauvais produits, ce qui occasionne des litiges concernant la facture. Des informations produit correctes constituent la condition absolue pour des processus logistiques rapides et efficaces. Dimensions incorrectes, descriptions de produit erronées, données incomplètes, etc. Ce genre d imprécision occasionne tous types de problèmes : des rayons vides, des informations non fiables à la caisse, des produits n entrant pas dans les rayons, des commandes et livraisons erronées et une quantité de travail administratif pour rectifier la situation en question. Et il ne s agit pas uniquement de données logistiques mais aussi de données concernant les ingrédients et valeurs nutritionnelles. Lorsqu un consommateur allergique aux noix fait ses courses, il souhaite disposer de données de produit exactes, tant en point de vente que via un magasin en ligne. À ce propos, le règlement européen 1169/2011 stipule que le consommateur faisant ses achats à distance doit pouvoir disposer des mêmes informations d étiquette que le consommateur ayant l emballage physique à portée de main.

3 LA SYNCHRONISATION DE DONNÉES SUR MESURE POUR VOTRE ENTREPRISE! Une entreprise A produit 50 sortes de biscuits qu elle vend dans le monde entier. Prenons l exemple des galettes : elles pèsent 125 g par paquet et une boîte contient 10 paquets. Les clients passent commande par palette de 50 boîtes. La palette fait 1,5 m de haut. Les biscuits ne contiennent pas de sucre. Afin de partager ces données concernant différents biscuits avec tous ses partenaires commerciaux à travers le monde tout en respectant les dispositions du règlement européen 1169/2011, l entreprise A décide de faire appel au Global Data Synchronisation Network de GS1. CRITÈRES * Directive UE 1169/2011 : Le consommateur doit pouvoir faire des choix informés, tant hors ligne qu en ligne. Concrètement, il s agit de la digitalisation de l information d étiquette tels la dénomination légale, les allergènes, les données nutritionnelles, les ingrédients, les allégations, etc. Données en matière d unités consommateurs et d unités commerciales Données logistiques et autres (nutritionnelles, marketing, emballage, etc.) Différentes catégories de produit (denrées alimentaires, bricolage, produits non alimentaires, produits chimiques, ) Destiné à différents preneurs de données (inter)nationaux À travers différents secteurs, législatures et frontières L entreprise B est une petite société familiale belge. Celle-ci produit du miel qu elle ne vend que sur les marchés belge et luxembourgeois. Cette entreprise recherche un moyen simple de satisfaire aux dispositions du règlement européen 1169/2011. Elle opte finalement pour trustbox, la plateforme développée par GS1 Belgilux et destinée aux informations d étiquette numériques. CRITÈRES Uniquement des données concernant des unités consommateurs Uniquement des données de base et principalement des données nutritionnelles, allégations de santé, etc Uniquement des denrées alimentaires Uniquement destiné à la distribution ou à la vente en ligne en Belgique et au Luxembourg Uniquement axé sur le règlement européen 1169/2011

4 QU EST-CE QUE GDSN? COMMENT FONCTIONNE GDSN? GDSN (Global Data Synchronisation Network de GS1) relie les partenaires commerciaux à travers le monde entier. Ce réseau compte une trentaine de data pools locaux et enregistre où une donnée de produit est stockée. La CDB (Central Data Bank), mise à disposition par GS1 Belgilux, est un de ces data pools certifiés. Les fournisseurs transmettent, via un data pool local de leur choix, les données B2B logistiques de leurs produits telles que le numéro d article, le nom de produit, le type d emballage, les dimensions et le taux de TVA. Il ne s agit pas uniquement de données relatives à des unités consommateurs, mais bien de données concernant les cartons, les palettes et autres suremballages standards également. Le fournisseur peut également introduire des données d étiquette B2C telles que des informations concernant les ingrédients et les valeurs nutritionnelles. En tant que fournisseur de données, il vous appartient d indiquer quels partenaires commerciaux peuvent disposer de quelles données. ÉCHANGER DES DONNÉES VIA TRUSTBOX Alors que GDSN est une plateforme destinée à la communication entre fournisseurs et preneurs de données (principalement des distributeurs), GS1 Belgilux a développé une plateforme conviviale pour le partage de données d étiquette au format numérique : trustbox. Les preneurs de données potentiels de trustbox sont les distributeurs, les magasins en ligne et les apps qui peuvent être consultés par le consommateur. IL EXISTE 3 MÉTHODES POUR CHARGER DES DONNÉES DANS TRUSTBOX : Via l interface Web (simples formulaires en ligne) Via un data pool GDSN comme la Central Data Bank Via un formulaire Excel

5 À QUOI VONT SERVIR LES DONNÉES ENREGISTRÉES? VOICI QUELQUES APPLICATIONS PARMI BIEN D AUTRES : Optimiser les processus de transport, de stockage et de réception Permettre une logistique efficace destinée à l e-commerce Gérer des process Order-to-cash (de la commande au paiement) Établir des plans de rayons Alimenter les systèmes de caisse Assister les consommateurs allergiques dans leur recherche d aliments adéquats PROMO PROMO % Rédiger des rapports de vente Rendre le shopping en ligne plus convivial Partager des images destinées aux publications commerciales avec les partenaires commerciaux Etablir le lien correct entre produits achetés et bons de réduction scannés Mieux connaître votre consommateur AVANTAGES DE L APPROCHE GS1? Les données sont établies et centralisées une seule fois et gérées à partir de là. Le distributeur dispose à tout moment des données les plus récentes. En tant que preneur de données, vous pouvez accéder aux informations en un seul click et ensuite les saisir dans vos systèmes. Accélérer les procédures de commande, de livraison, de retour et de facturation : des données de base correctes constituent la condition absolue pour l échange de messages EDI. Pour plus d informations concernant cet outil de communication électronique, veuillez consulter notre dépliant EDI. Traitement des bons de réduction plus efficace. Une fois qu une entreprise a adhéré à un data pool GDSN, elle a également accès au Coupon Data Pool. Si vous désirez plus d informations, veuillez consulter notre dépliant Coupon Data Pool.

6 QUALITE DES DONNEES DANS LES DIFFERENTS SECTEURS PRODUITS DE GRANDE CONSOMMATION Aujourd hui ce secteur est de loin le plus grand utilisateur des standards GS1 pour l échange de données produits. Il attache la plus grande importance à une information correcte et complète dans un environnement retail de plus en plus omnicanal. BRICOLAGE & JARDINAGE Afin de rester concurrentiel dans ce secteur en pleine évolution, il est indispensable de disposer de données de produit correctes et d un système efficace de traitement des retours. En collaboration avec GS1 Nederland, GS1 Belgilux a développé des attributs GDSN adaptés et a établi une approche standardisée pour gérer les retours de marchandises. FOODSERVICE Fournir l horeca, les écoles, les hôpitaux, etc. nécessite une organisation précise. Ce secteur doit lui aussi respecter les dispositions du règlement européen 1169/2011 et a placé la qualité des données sur sa liste de priorités. Pour survivre dans la restauration, il est essentiel d agir rapidement en effectuant des livraisons et en passant des commandes correctes. SOINS DE SANTÉ En matière de médicaments et de dispositifs médicaux, il est indispensable de disposer de données correctes et mises à jour. La transmission d informations erronées a des conséquences d autant plus graves dans ce secteur étant donné que la sécurité du patient est en jeu. GARANTIR LA QUALITÉ DES DONNÉES L introduction de données produit dans une base de données centrale permet de synchroniser les données de manière efficace à l échelle mondiale. Mais les erreurs introduites dans le système sont également transmises dans le monde entier. Afin de conserver un niveau élevé de qualité des données, GS1 Belgilux a élaboré une stratégie fondée sur 3 piliers : Contrôle de qualité a priori pour tous les nouveaux membres CDB ou GDSN. Le suivi continu : La mise en oeuvre de contrôles logiques au niveau de la cohérence, de l exhaustivité et de l interdépendance des données disponibles dans trustbox ou dans GDSN. Des contrôles physiques par échantillonnage. Ils consistent à comparer les données reprises sur l emballage aux données disponibles au format numérique.

7 POURQUOI UN SYSTÈME STANDARDISÉ DE GESTION DE DONNÉES? L essor rapide de l e-commerce oblige à échanger d avantage de données Les portails de la distribution sont souvent trop statiques pour relever les défis de demain en matière d échange de données Des données fiables, validées par le propriétaire de la marque, sont essentielles Un seul point d accès pour toute saisie de données Besoin de contrôle de qualité DÉSIGNEZ UN GESTIONNAIRE DE DONNÉES! Actuellement, des flux de données structurées et standardisées sont essentiels pour toute entreprise. Un gestionnaire de données devrait être désigné pour superviser, avec la qualité des données en ligne de mire, la mise à jour de la base de données ainsi que la collecte, la communication et la validation des données de produit. Le gestionnaire devrait également être en contact avec les différents départements de l entreprise. COMMENT DÉMARRER AVEC GDSN? Adhérez à un data pool certifié GDSN et inscrivez-vous à une de nos formations gratuites à l adresse suivante : formations. Choisissez la méthode (automatique ou manuelle) que vous souhaitez utiliser pour charger vos données dans le GDSN Utilisez le GDSN pour communiquer des données de produit avec vos partenaires commerciaux et pour alimenter trustbox avec les données d étiquette. COMMENT DÉMARRER AVEC TRUSTBOX? Découvrez la méthode de chargement des données qui vous est la plus adaptée et suivez une formation gratuite en suivant ce lien : formations. Testez votre méthode de chargement et faites-en vérifier le résultat par GS1 Belgilux. Démarrez! Introduisez tous vos produits et gardez vos données à jour avec le support permanent de notre helpdesk. VOTRE CONSOMMATEUR SAIT-IL CE QU IL MANGE?

8 NOUS SOMMES LÀ POUR VOUS AIDER! Suivez une formation! Ne transférez pas vos données avant d avoir suivi une formation. Vous éviterez ainsi erreurs et complications lors de la saisie de vos données. Ces formations sont gratuites. Vous trouverez également sur notre site internet des cours en ligne. N hésitez pas à y jetez un coup d œil! HELPDESK! FOURNISSEURS DE SOLUTIONS Vous avez des questions concernant la qualité de données en général? Vous désirez échanger des données via un data pool connecté au réseau GDSN? Notre helpdesk se tient à votre disposition. Nous connaissons les spécificités du marché belgo-luxembourgeois et disposons d une grande d expérience de travail avec les principaux preneurs de données nationaux et internationaux. Vous cherchez un fournisseur de solutions qui sera à même de vous aider à déterminer et à mettre en œuvre votre stratégie de qualité de données? Vous trouverez sur notre site internet une liste de partenaires potentiels. GS1 Belgium & Luxembourg Rue Royale 76 b Bruxelles T

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