Circulaire. Bruxelles, le 21 décembre Mission de collaboration des commissaires agréés. Politique prudentielle et stabilité financière

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1 Politique prudentielle et stabilité financière boulevard de Berlaimont 14 BE-1000 Bruxelles Tél Fax numéro d entreprise: RPM Bruxelles Circulaire Bruxelles, le 21 décembre 2012 Référence: NBB_2012_16 Page(s): 118 votre correspondant: Serge Rompteau Tél Fax Mission de collaboration des commissaires agréés Champ d application La mission de collaboration des commissaires agréés au contrôle prudentiel auprès des établissements suivants : - les établissements de crédit de droit belge; - les sociétés de bourse de droit belge; - les institutions de paiement de droit belge; - les organismes de liquidation et organismes assimilés à des organismes de liquidation de droit belge; - les succursales établies en Belgique d établissements de crédit, de sociétés de bourse et d'institutions de paiement relevant du droit d'un autre Etat membre de l'espace économique européen; - les succursales établies en Belgique de tels établissements relevant du droit d'un Etat non membre de l'espace économique européen; - les compagnies financières de droit belge; - les groupes de services financiers de droit belge (compagnies financières mixtes de droit belge); - les entreprises d'assurances et de réassurance; - les groupes d'assurances et de réassurance. Résumé/Objectifs La circulaire décrit les modalités de la mission de collaboration des commissaires agréés dans les domaines suivants: - les activités et le reporting en matière d états périodiques, semestriellement et en fin d exercice; - l évaluation des mesures de contrôle interne et le reporting y afférent; - le reporting à la BNB, en ce compris le schéma de reporting et le rapport spécial; - l'échange d'informations entre les commissaires agréés et la BNB, en ce compris la fonction de signal. NBB_2012 _16 21 décembre 2012 Circulaire 1

2 Structure A. PRÉFACE 4 B. FONDEMENTS JURIDIQUES 7 C. ATTENTES PRUDENTIELLES ENVERS LES RÉVISEURS AGRÉÉS 10 I. Etablissements de crédit 10 II. Sociétés de bourse 27 III. Etablissements de paiement 44 IV. Organismes de liquidation et organismes assimilés à des organismes de liquidation 57 V. Compagnies financières de droit belge 70 VI. Compagnies financières mixtes de droit belge 80 VII. Compagnies financières de droit étranger - compagnies financières mixtes de droit étranger 86 VIII. Entreprises d'assurances et de réassurance 87 D. RAPPORTS A LA BNB 97 E. ÉCHANGE D'INFORMATIONS ENTRE LA BNB ET LES COMMISSAIRES AGRÉÉS 102 F. GROUPES D'ASSURANCE ET DE RÉASSURANCE 115 Madame le Réviseur, Monsieur le Réviseur, La répartition des compétences de contrôle intervenue suite à la réforme de l'architecture du contrôle financier a rendu nécessaire de préciser ses implications dans les relations qu'entretiennent la Banque et les commissaires agréés. Cette circulaire rassemble dans un seul document les instructions concernant la mission des commissaires agréés auprès des établissements financiers et des entreprises d'assurances et de réassurance, à l'exception des institutions de retraite professionnelle et des organismes de placement collectif (qui relèvent de la compétence de contrôle de la FSMA). La présente circulaire remplace les circulaires suivantes aux commissaires agréés, avec effet immédiat: - Circulaire CBFA_2009_19 du 8 mai 2009 Mission de collaboration des réviseurs agréés; - Circulaire CBFA_2010_06 du 9 février 2010 Mission de collaboration des réviseurs agréés. En ce qui concerne les modalités de reporting, il est désormais prévu qu'en ce qui concerne la mission de collaboration des commissaires agréés auprès des établissements de crédit et des sociétés de bourse, un reporting distinct soit transmis en vue de faciliter la mise à disposition de la FSMA par la Banque du rapport établi en vertu de l'article 55, alinéa 1 er, 5, de la loi du 22 mars 1993 (ou de l'article 101, alinéa 1 er, 5, de la loi du 6 avril 1995). Circulaire NBB_2012 _16 21 décembre

3 Les autres rapports, examens limités ou confirmations, établis en vertu de l'article 55, alinéa 1 er, 1 et 2, de la loi du 22 mars 1993 (ou des dispositions équivalentes dans d'autres lois de contrôle), sont rassemblés dans un ensemble de rapports à destination exclusive de la Banque. En outre, cette nouvelle circulaire comprend dorénavant les modalités de la mission de collaboration des commissaires agréés auprès des établissements de paiement. A cet égard, on relèvera que la circulaire tient compte des adaptations introduites par la loi du 27 novembre 2012 et modifiant la loi du 21 décembre 2009 relative au statut des établissements de paiement, à l'accès à l'activité de prestataire de services de paiement et à l'accès aux systèmes de paiement et d autres législations dans la mesure où elles sont relatives au statut des établissements de paiement et des établissements de monnaie électronique et des associations de crédit du réseau du Crédit professionnel 1. En revanche, cette circulaire ne comprend pas encore les modalités de la mission de collaboration des commissaires agréés auprès des établissements de monnaie électronique. La circulaire a également été adaptée pour tenir compte de la Norme spécifique relative à la mission de collaboration des réviseurs d'entreprises au contrôle prudentiel adoptée le 8 octobre 2010 par l'institut des Réviseurs d'entreprises, et entrée en vigueur le 12 janvier Ainsi, les références aux normes internationales d'audit (International Standards on Audit - Normes ISA), étant devenues superflues, ont été supprimées de la circulaire. En décembre 2011, l International Auditing and Assurance Standards Board a approuvé et publié l International Auditing Practice Note (IAPN) Special Considerations in Auditing Financial Instruments. Ce document comprend d importantes modalités d application additionnelles et d autres informations explicatives relatives à l audit d instruments financiers, aux fins notamment de l application de la norme ISA Audit des estimations comptables, y compris des estimations comptables en juste valeur et des informations fournies les concernant. La Banque estime que les commissaires qu elle agrée sont tenus au respect des dispositions de ce document dans le cadre du contrôle des états périodiques, tant pour ceux arrêtés en fin de semestre que pour ceux arrêtés en fin d exercice. Par ailleurs, cette nouvelle circulaire prévoit que la marge de solvabilité ajustée des groupes d'assurances et de réassurance fasse désormais l'objet de deux confirmations, l'une à mi-exercice et, l'autre, en fin d'exercice. Cette modification prend en compte la hausse de la fréquence du reporting des états périodiques introduite par la circulaire CBFA_2010_12. Les modalités de la collaboration entre les commissaires agréés et la Banque sont précisées dans une nouvelle section du Chapitre E de la présente circulaire. L objectif est d accroître l efficacité de la collaboration. Il a, dans ce cadre, été tenu compte de l expérience acquise entre-temps en la matière. Cette section remplace le point 7 de la circulaire D1 99/2 du 16 avril 1999 aux établissements de crédit et aux réviseurs agréés. Les autres points de la circulaire de 1999, tels que l organisation de la concertation régulière entre la Banque et les auditeurs internes ainsi que les modalités du contrôle sur place effectué par la Banque, sont maintenus. On relèvera enfin que la circulaire fait référence à plusieurs reprises au rapport de la direction effective concernant l'évaluation du système de contrôle interne et à la déclaration de la direction effective concernant le reporting prudentiel périodique. Ceux-ci sont l'objet de la circulaire NBB_2011_09 du 20 décembre Moniteur belge du 30 novembre NBB_2012 _16 21 décembre 2012 Circulaire 3

4 A. PREFACE 1. Les instructions qui suivent apportent des précisions sur la mission du commissaire agréé auprès des établissements suivants: o les établissements de crédit de droit belge; o les sociétés de bourse de droit belge; o les institutions de paiement de droit belge; o les organismes de liquidation et organismes assimilés à des organismes de liquidation de droit belge; o les succursales établies en Belgique d établissements de crédit, de sociétés de bourse et d'institutions de paiement relevant du droit d'un autre Etat membre de l'espace économique européen; o les succursales établies en Belgique de tels établissements relevant du droit d'un Etat non membre de l'espace économique européen; o les compagnies financières de droit belge; o les groupes de services financiers de droit belge (compagnies financières mixtes de droit belge); o les entreprises d'assurances de droit belge ; o les entreprises de réassurance de droit belge ; o les succursales établies en Belgique des entreprises d'assurances ou de réassurance relevant du droit d'un Etat non membre de l'espace économique européen ; o les entreprises d'assurances faisant partie d'un groupe d'assurances et les entreprises de réassurance faisant partie d'un groupe de réassurance. 2. Dans le cadre de ces instructions, il faut entendre par: o «loi du 22 mars 1993» ou «loi bancaire» : la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au contrôle des établissements de crédit; o «loi du 6 avril 1995» : la loi du 6 avril 1995 relative au statut et au contrôle des entreprises d'investissement; o «loi du 21 décembre 2009» : la loi du 21 décembre 2009 relative au statut des établissements de paiement et des établissements de monnaie électronique, à l'accès à l'activité de prestation de services de paiement, à l'activité d'émission de monnaie électronique et à l'accès aux systèmes de paiement; o «arrêté royal du 12 août » : l'arrêté royal du 12 août 1994 relatif au contrôle sur base consolidée des établissements de crédit, des entreprises d'investissement et des sociétés de gestion d'organismes de placement collectif; o «arrêté royal du 20 décembre » : l'arrêté royal du 20 décembre 1995 relatif aux entreprises d'investissement étrangères; o «arrêté royal du 26 septembre » : l'arrêté royal du 26 septembre 2005 relatif au statut des organismes de liquidation et des organismes assimilés à des organismes de liquidation; 2 Tel que modifié par l'arrêté royal du 23 mars 2009 modifiant diverses dispositions relatives à la communication d'informations périodiques et au contrôle révisoral. 3 Ibidem. 4 Ibidem. Circulaire NBB_2012 _16 21 décembre

5 o «arrêté royal du 21 novembre » : l'arrêté royal du 21 novembre 2005 organisant la surveillance complémentaire des établissements de crédit, des entreprises d'assurances, des entreprises de réassurance, des entreprises d'investissement et des sociétés de gestion d'organismes de placement collectif, faisant partie d'un groupe de services financiers, et modifiant l'arrêté royal du 22 février 1991 portant règlement général relatif au contrôle des entreprises d'assurances et l'arrêté royal du 12 août 1994 relatif au contrôle sur base consolidée des établissements de crédit; o «loi du 9 juillet 1975» ou «loi de contrôle» : la loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des entreprises d'assurances; o «loi du 16 février 2009» ou «loi réassurance»: la loi du 16 février 2009 relative à la réassurance; o «arrêté royal du 22 février 1991» ou «Règlement Général»: l'arrêté royal du 22 février 1991 portant règlement général relatif au contrôle des entreprises d'assurance; o «lois et arrêtés de contrôle» : les lois et arrêtés royaux précités; o «Banque», «BNB» : la Banque nationale de Belgique; o «commissaire/réviseur» : la personne physique (réviseur agréé) ou la société de réviseurs agréée (représentée par une personne physique): qui, en vertu du Code des sociétés, a été désignée comme commissaire auprès d'un établissement de crédit, d'une société de bourse, d'un organisme de liquidation, d'un organisme assimilé à un organisme de liquidation, d'un établissement de paiement, d'une compagnie financière, d'une compagnie financière mixte, d'une entreprise d'assurances ou d'une entreprise de réassurance de droit belge; qui, en vertu de l'article 50, alinéa 2, de la loi du 22 mars 1993, a été désignée comme commissaire auprès d un établissement de crédit de droit belge qui, en vertu du Code des sociétés, n'est pas tenu de désigner un commissaire; qui, en vertu de la loi du 22 mars 1993, a été désignée comme commissaire auprès d'une succursale en Belgique d'un établissement de crédit relevant du droit d'un autre Etat membre de l'eee (article 74, 1 er, alinéa 1 er, de la loi bancaire) ou du droit d un Etat non membre de l'eee (article 82, alinéa 1 er, de la loi bancaire); qui, en vertu de l'article 96, alinéa 2, de la loi du 6 avril 1995, a été désignée comme commissaire auprès d'une société de bourse de droit belge qui, en vertu du Code des sociétés, n'est pas tenue de désigner un commissaire; qui, en vertu de l'arrêté royal du 20 décembre 1995, a été désignée comme commissaire auprès d'une succursale en Belgique d'une entreprise d'investissement relevant du droit d'un autre Etat membre de l'eee (article 10, alinéa 1 er, de l'arrêté royal - pour autant que l'établissement soit autorisé à recevoir en Belgique des fonds d'investisseurs ou à fournir le service visé à l'article 46, 2, 1, de la loi du 6 avril 1995) ou du droit d'un Etat non membre de l'eee (article 23, alinéa 1 er, de l'arrêté royal) ; qui, en vertu de l'article 26, alinéa 2, de l'arrêté royal du 26 septembre 2005, a été désignée comme commissaire auprès d'un organisme de liquidation ou d'un organisme assimilé à un organisme de liquidation de droit belge qui, en vertu du Code des sociétés, n'est pas tenu de désigner un commissaire; qui, en vertu de l'article 28, de la loi du 21 décembre 2009, a été désignée comme commissaire auprès d'un établissement de paiement de droit belge qui, en vertu du Code des sociétés, n'est pas tenue de désigner un commissaire; qui, en vertu de l'article 43, 1er, alinéa 1er, de la loi du 21 décembre 2009, a été désignée comme commissaire auprès d'une succursale d'un établissement de paiement relevant du droit d'un autre Etat membre de l'eee; 5 Ibidem. NBB_2012 _16 21 décembre 2012 Circulaire 5

6 qui, en vertu de l'article 7, 1 er, de l'arrêté royal du 12 août 1994, a été désigné comme commissaire auprès d'une compagnie financière de droit belge; qui, en vertu de l'article 16, 1 er, de l'arrêté royal du 21 novembre 2005, a été désigné comme commissaire auprès d'une compagnie financière mixte de droit belge; qui, en vertu de l'article 38, alinéa 2, de la loi du 9 juillet 1975, a été désignée comme commissaire auprès d une entreprise d'assurances de droit belge qui, en vertu du Code des sociétés, n'est pas tenu de désigner un commissaire; qui, en vertu de l'article 40, alinéa 2, de la loi du 16 février 2009, a été désignée comme commissaire auprès d une entreprise de réassurance de droit belge qui, en vertu du Code des sociétés, n'est pas tenu de désigner un commissaire; qui, en vertu des articles 91 duodecies et 91 quinquies decies, de la loi du 9 juillet 1975, a été désignée comme commissaire auprès d'une entreprise d'assurances faisant partie du même groupe d'assurances que l'entreprise contrôlée par la BNB; qui, en vertu des articles 92 et 95, de la loi du 16 février 2009, a été désignée comme commissaire auprès d'une entreprise de réassurance faisant partie du même groupe de réassurance que l'entreprise contrôlée par la BNB; o «établissement» : un établissement de crédit, une société de bourse, un organisme de liquidation, un organisme assimilé à un organisme de liquidation, un établissement de paiement, une compagnie financière ou un groupe de services financiers (compagnie financière mixte) de droit belge, tels que définis respectivement dans la loi du 22 mars 1993, la loi du 6 avril 1995, l'arrêté royal du 26 septembre 2005, la loi du 21 décembre 2009, l'arrêté royal du 12 août 1994 et l'arrêté royal du 21 novembre 2005 ainsi qu'une entreprise d'assurances ou entreprise de réassurance (voir ci-après); o «entreprise d'assurances» : une entreprise d'assurances de droit belge, entreprise d'assurances belge faisant partie d'un groupe de services financiers (compagnie financière mixte) ou entreprise d'assurances belge faisant partie d'un groupe d'assurances, tel que définie par la loi du 9 juillet 1975; o «entreprise de réassurance» : une entreprise de réassurance de droit belge, entreprise de réassurance belge faisant partie d'un groupe de services financiers ou entreprise de réassurance belge faisant partie d'un groupe de réassurance, tel que défini par la loi du 16 février 2009 ; o «succursale» : une succursale établie en Belgique d'un établissement relevant du droit d'un Etat étranger ou une succursale à l'étranger d'un établissement de droit belge; o «succursale européenne» : une succursale établie en Belgique d'un établissement relevant du droit d'un autre Etat membre de l'espace économique européen 6 ; o «succursale non européenne» : une succursale établie en Belgique d'un établissement relevant du droit d'un Etat non membre de l'espace économique européen 7 ; o «Institut» : l'institut des réviseurs d'entreprises. 6 Pour les sociétés de bourse définies dans la loi du 6 avril 1995, il s'agit de succursales d'entreprises d'investissement autorisées à recevoir en Belgique des fonds d'investisseurs ou à fournir le service visé à l'article 46, 2, 1, de la loi du 6 avril Pour les sociétés de bourse définies dans la loi du 6 avril 1995, il s'agit de succursales d'entreprises d'investissement disposant d un agrément de société de bourse. Circulaire NBB_2012 _16 21 décembre

7 B. FONDEMENTS JURIDIQUES 1. ETABLISSEMENTS DE DROIT BELGE 1.1. MISSION DE DROIT PRIVÉ En application des dispositions du Code des sociétés, les commissaires contrôlent la situation financière, les comptes annuels et consolidés, et la régularité (au regard des lois et statuts concernés) des opérations figurant dans les comptes annuels et consolidés. Ils établissent, à l'issue du contrôle des comptes annuels et consolidés, un rapport écrit circonstancié dans lequel ils mentionnent notamment si, à leur estime, les comptes annuels ou les comptes consolidés donnent une image fidèle du patrimoine, de la situation financière ainsi que du résultat de l établissement ou de l ensemble consolidé, conformément au référentiel comptable applicable MISSION DE DROIT PUBLIC (MISSION DE COLLABORATION) En application des lois de contrôle, les commissaires collaborent au contrôle exercé par la Banque, sous leur responsabilité personnelle et exclusive et conformément aux dispositions des lois de contrôle, aux règles de la profession et aux instructions de la Banque. La présente circulaire définit les instructions de la Banque dont question ci-dessus. Ces instructions s appliquent tant sur base sociale que sur base consolidée. Ceci implique également que les commissaires peuvent effectuer les vérifications et expertises relevant de leurs fonctions auprès des succursales à l étranger de l établissement qu ils contrôlent. Les articles pertinents des lois et arrêtés de contrôle sont: l article 55, alinéa 1 er, de la loi bancaire (établissements de crédit); l article 101, alinéa 1 er, de la loi du 6 avril 1995 (sociétés de bourse); l article 31, alinéa 1 er, de l'arrêté royal du 26 septembre 2005 (organismes de liquidation et organismes assimilés à des organismes de liquidation); l article 33, alinéa 1er, de la loi du 21 décembre 2009 (établissements de paiement); l article 7, 2, alinéa 2, de l'arrêté royal du 12 août 1994 (compagnies financières); l article 16, 2, de l'arrêté royal du 21 novembre 2005 (groupes de services financiers: compagnies financières mixtes); l article 40 quater, alinéa 1er, de la loi de contrôle (entreprises d'assurances); l'article 45 de la loi réassurance (entreprises de réassurance); articles 91duodecies et 91quinquies decies, de la loi de contrôle (groupes d'assurances); articles 92 et 95 de la loi réassurance (groupes de réassurance); Pour les compagnies financières, la mission de collaboration concerne les aspects sur lesquels porte le contrôle de la Banque auprès des établissements de droit belge dont l'entreprise mère est une compagnie financière de droit belge, à savoir: la confirmation, conformément à l'article 7, 2, 2, de l'arrêté royal du 12 août 1994, des états de rapport des compagnies financières de droit belge quant à leur situation consolidée; NBB_2012 _16 21 décembre 2012 Circulaire 7

8 l évaluation, conformément à l'article 7, 2, 1, de l'arrêté royal du 12 août 1994, des mesures de contrôle interne visées: o aux articles 20, 3, alinéa 1 er, et 20bis, 2, 3 et 4, de la loi bancaire; o aux articles 62, 3, alinéa 1 er, et 62bis, 2, 3 et 4, de la loi du 6 avril Lorsque l'entreprise mère est une compagnie financière ayant son siège social à l'étranger et que le contrôle sur base consolidée est exercé par la Banque, les fonctions définies ci-dessus sont exercées de façon analogue par le commissaire agréé désigné auprès de l'établissement de crédit de droit belge que l'entreprise visée a pour filiale (article 7, 3, de l'arrêté royal du 12 août 1994). Pour les groupes de services financiers (compagnies financières mixtes) de droit belge, la mission de collaboration porte exclusivement sur les aspects suivants, et ce conformément à l'article 16, 2, alinéa 1 er, 1 et 2, de l'arrêté royal du 21 novembre 2005: la confirmation des états de rapport visés à l'article 12 de l'arrêté royal du 21 novembre 2005; l'évaluation du caractère adéquat des procédures de gestion des risques, des dispositifs de contrôle interne et de l organisation administrative et comptable, conformément à l'article 13 de l'arrêté royal du 21 novembre En ce qui concerne les règles de la profession, l'institut a adopté en date du 8 octobre 2010 une norme spécifique relative à la mission de collaboration des réviseurs d'entreprise au contrôle prudentiel. Cette norme est entrée en vigueur le 12 janvier Elle remplace les normes du 5 novembre 1993 portant sur le contrôle des établissements de crédit et du 29 juin 1979 portant sur le contrôle des entreprises d'assurance. Les règles de la profession tiennent compte de la nature spécifique des activités, des risques et l'organisation de l'établissement ainsi que de la mission de collaboration des commissaires au contrôle de la Banque. 2. SUCCURSALES EN BELGIQUE D'ETABLISSEMENTS DE DROIT ETRANGER 2.1. MISSION DE DROIT PRIVÉ La mission de certification des informations comptables à publier annuellement en Belgique par les succursales établies en Belgique d'établissements de droit étranger découle des lois de contrôle, et notamment: de l'article 74, 3, de la loi bancaire pour les succursales en Belgique des établissements de crédit relevant du droit d'un autre Etat membre de l'eee; de l'article 82, alinéa 3 de la loi bancaire pour les succursales en Belgique des établissements de crédit relevant du droit d Etats non membres de l'eee; de l'article 11, 2, de l'arrêté royal du 20 décembre 1995 pour les succursales en Belgique des sociétés de bourse relevant du droit d'un autre Etat membre de l'eee; de l'article 23, alinéa 4, de l'arrêté royal du 20 décembre 1995 pour les succursales en Belgique des sociétés de bourse relevant du droit d Etats non membres de l'eee; de l'article 43, 3, de la loi du 21 décembre 2009 pour les succursales en Belgique des établissements de paiement relevant du droit d'un autre Etat membre de l'eee; l'article 36 de l arrêté royal du 26 septembre 2005 pour les établissements assimilés à des organismes de liquidation sous la forme de succursales d établissements étrangers; Circulaire NBB_2012 _16 21 décembre

9 e l'article 22, 3 de la loi du 9 juillet 1975 pour les succursales en Belgique des entreprises d'assurances ; de l'article 66, alinéa 4, de la loi réassurance pour les succursales en Belgique des entreprises de réassurance relevant du droit d'etats non membres de l'eee MISSION DE DROIT PUBLIC (MISSION DE COLLABORATION) En vertu des lois et arrêtés de contrôle mentionnés ci-dessous, les commissaires agréés qui sont désignés auprès de succursales en Belgique d'établissements de droit étranger collaborent au contrôle exercé par la Banque, sous leur responsabilité personnelle et exclusive et conformément à la loi, aux règles de la profession et aux instructions de la Banque: l'article 74, 2, de la loi bancaire pour les succursales en Belgique des établissements de crédit relevant du droit d'un autre Etat membre de l'eee; l'article 82, alinéa 3 (par référence à l'article 55, alinéas 1 er, 2, 3 et 5) de la loi bancaire pour les succursales en Belgique des établissements de crédit relevant du droit d Etats non membres de l'eee; l'article 11, 1 er, de l'arrêté royal du 20 décembre 1995 pour les succursales en Belgique des sociétés de bourse relevant du droit d'un autre Etat membre de l'eee; l'article 23, alinéa 3, de l'arrêté royal du 20 décembre 1995 (par référence à l'article 101 de la loi du 6 avril 1995) pour les succursales en Belgique des sociétés de bourse relevant du droit d'etats non membres de l'eee; l'article 43, 2, de la loi du 21 décembre 2009 pour les succursales en Belgique des établissements de paiement relevant du droit d'un autre Etat membre de l'eee; l'article 36 de l arrêté royal du 26 septembre 2005 pour les établissements assimilés à des organismes de liquidation sous la forme de succursales d établissements étrangers; l'article 2 de la loi du 9 juillet 1975 pour les succursales en Belgique des entreprises d'assurances; l'article 66 de la loi réassurance pour les succursales en Belgique des entreprises de réassurance relevant du droits d'etats non membres de l'eee. NBB_2012 _16 21 décembre 2012 Circulaire 9

10 C. ATTENTES PRUDENTIELLES ENVERS LES COMMISSAIRES AGREES I. Etablissements de crédit A. Rapports financiers périodiques 1. Relevé de dispositions légales applicables Art. 55, alinéa 1 er, 2, de la loi bancaire: «2 ils font rapport à la Banque sur: a. les résultats de l examen limité des états périodiques transmis par les établissements de crédit à la Banque à la fin du premier semestre social, confirmant qu'ils n'ont pas connaissance de faits dont il apparaîtrait que ces états périodiques n ont pas, sous tous égards significativement importants, été établis selon les instructions en vigueur de la Banque. Ils confirment en outre que les états périodiques arrêtés en fin de semestre sont, pour ce qui est des données comptables, sous tous égards significativement importants, conformes à la comptabilité et aux inventaires, en ce sens qu'ils sont complets, c'est-à-dire qu'ils mentionnent toutes les données figurant dans la comptabilité et dans les inventaires sur la base desquels ils sont établis, et qu'ils sont corrects, c'est-à-dire qu'ils concordent exactement avec la comptabilité et avec les inventaires sur la base desquels ils sont établis ; ils confirment également n'avoir pas connaissance de faits dont il apparaîtrait que les états périodiques arrêtés en fin de semestre n'ont pas été établis par application des règles de comptabilisation et d'évaluation qui ont présidé à l'établissement des comptes annuels afférents au dernier exercice ; la Banque peut préciser quels sont en l'occurrence les états périodiques visés; b. les résultats du contrôle des états périodiques transmis par les établissements de crédit à la Banque à la fin de l exercice social, confirmant que ces états périodiques ont, sous tous égards significativement importants, été établis selon les instructions en vigueur de la Banque. Ils confirment en outre que les états périodiques arrêtés en fin d exercice sont, pour ce qui est des données comptables, sous tous égards significativement importants, conformes à la comptabilité et aux inventaires, en ce sens qu'ils sont complets, c'est-à-dire qu'ils mentionnent toutes les données figurant dans la comptabilité et dans les inventaires sur la base desquels ils sont établis, et qu'ils sont corrects, c'est-à-dire qu'ils concordent exactement avec la comptabilité et avec les inventaires sur la base desquels ils sont établis ; ils confirment également que les états périodiques arrêtés en fin d exercice ont été établis par application des règles de comptabilisation et d'évaluation présidant à l'établissement des comptes annuels ; la Banque peut préciser quels sont en l'occurrence les états périodiques visés;» 2. Etats périodiques Par états périodiques, on entend les états financiers détaillés et autres informations chiffrées visés à l'article 44, alinéa 1 er, de la loi bancaire. Ceci couvre également certains états que les établissements de crédit transmettent à la BNB pour le respect des normes et dispositions réglementaires en exécution de l'article 43 de la loi bancaire. En termes généraux, il s'agit des informations suivantes: sur base territoriale (établissements de crédit de droit belge) et pour les succursales relevant du droit d'un Etat membre de l'espace économique européen: o actif/passif, compte de résultats et postes hors bilan; o les tableaux de description complémentaire; et o les tableaux de liquidité (uniquement pour les succursales); Circulaire NBB_2012 _16 21 décembre

11 sur base sociale et pour les succursales relevant du droit d'un Etat non membre de l'espace économique européen: o actif/passif, compte de résultats, affectations et prélèvements et postes hors bilan; o les tableaux de description complémentaire (en ce compris le bilan des instruments financiers) et les tableaux comprenant les informations visées pour le respect des normes et obligations réglementaires en exécution de l'article 43 de la loi bancaire (tableaux «COREP» et «second pilier»); sur base consolidée: o les informations financières (les tableaux FINREP); o les tableaux de description complémentaire et les tableaux comprenant les informations visées pour le respect des normes et obligations réglementaires en exécution de l'article 43 de la loi bancaire (tableaux «COREP» et «second pilier»). Les obligations de rapport et les instructions s'y rapportant sont disponibles sur le site de la Banque: Ces obligations et instructions sont susceptibles d'être adaptées. Le commissaire vérifie dès lors que l'établissement de crédit utilise la version correcte. Chaque établissement de crédit établit, en collaboration avec la Banque, une «fiche de rapport» qui répertorie tous les tableaux que l'établissement de crédit est tenu de transmettre à Banque. Les tableaux mentionnés sur la «fiche de rapport» constituent les états périodiques visés à l'article 44, alinéa 1 er, et à l'article 55, alinéa 1 er, 2, de la loi bancaire. Pour le contrôle par la Banque, les tableaux les plus importants sont les tableaux sur base sociale et sur base consolidée. Il y a lieu d'accorder une attention particulière aux tableaux sur la base desquels la Banque effectue un suivi de risques bancaires spécifiques: o pour les succursales en Belgique des établissements de crédit étrangers relevant du droit d'un Etat membre de l'espace économique européen: actif/passif, compte de résultats et postes hors bilan, ainsi que les tableaux (liquidité); o pour les établissements de crédit de droit belge sur base sociale et pour les succursales relevant du droit d'un Etat non membre de l'espace économique européen: actif/passif, compte de résultats, affectations et prélèvements et postes hors bilan, les tableaux 03.1X, 03.30, 03.9X, 10.20, 41.80, 50.1X, 70.10, l'ensemble des tableaux Corep (tableaux pour le suivi du respect du règlement fonds propres), les tableaux (tableaux du second pilier) et le tableau (bilan des instruments financiers); o pour les banques de droit belge sur une base consolidée: les principaux tableaux du Finrep (bilan consolidé: l'actif, le passif, les engagements, les fonds propres et le compte des pertes et profits), l'ensemble des tableaux complémentaires concernant la nature et l'évaluation des actifs et passifs financiers, les tableaux concernant les parties liées (transactions intra-groupe, périmètre de consolidation, tableau 80.91), l'ensemble des tableaux Corep (tableaux fonds propres), et les tableaux (tableaux du second pilier). 3. Finalité de la confirmation La finalité de l examen est de faire rapport à la Banque quant aux états périodiques qui lui ont été transmis par l'établissement de crédit en fin de semestre ainsi qu'en fin d'exercice. Pour les états de fin de premier semestre, les commissaires agréés communiquent les résultats de leur examen limité à la Banque: NBB_2012 _16 21 décembre 2012 Circulaire 11

12 ils confirment n'avoir pas connaissance de faits dont il apparaîtrait que les états périodiques en fin de semestre n'ont pas, sous tous égards significativement importants, été établis selon les instructions de la BNB (déclaration formulée de manière négative); ils confirment que les états périodiques sont, pour ce qui est des données comptables, sous tous égards significativement importants, conformes à la comptabilité et aux inventaires, en ce sens qu'ils sont o complets, c'est-à-dire qu'ils mentionnent toutes les données figurant dans la comptabilité et dans les inventaires sur la base desquels ils sont établis, et o qu'ils sont corrects, c'est-à-dire qu'ils concordent exactement avec la comptabilité et avec les inventaires sur la base desquels ils sont établis. (déclaration formulée de manière positive); ils confirment n'avoir pas connaissance de faits dont il apparaîtrait que les états périodiques n'ont pas été établis par application des règles de comptabilisation et d'évaluation présidant à l'établissement des comptes annuels (déclaration formulée de manière négative). Pour les états en fin d'exercice, les commissaires agréés communiquent les résultats de leur contrôle à la Banque par une déclaration positive: ils confirment que les états périodiques en fin d'exercice ont, sous tous égards significativement importants, été établis selon les instructions de la BNB; ils confirment que les états périodiques sont, pour ce qui est des données comptables, sous tous égards significativement importants, conformes à la comptabilité et aux inventaires, en ce sens qu'ils sont o complets, c'est-à-dire qu'ils mentionnent toutes les données figurant dans la comptabilité et dans les inventaires sur la base desquels ils sont établis, et o qu'ils sont corrects, c'est-à-dire qu'ils concordent exactement avec la comptabilité et avec les inventaires sur la base desquels ils sont établis. ils confirment que les états périodiques ont été établis par application des règles de comptabilisation et d'évaluation présidant à l'établissement des comptes annuels. 4. Précisions au sujet de la confirmation 4.1. Généralités 8 En ce qui concerne la confirmation par le commissaire, il y a lieu d'établir une distinction entre les données comptables (chiffres) et extracomptables (chiffres) dans le reporting. En ce qui concerne les données comptables, le commissaire doit confirmer que les états périodiques sont, sous tous égards significativement importants, conformes à la comptabilité et aux inventaires, en ce sens qu'ils sont complets et corrects. La loi explicite ces notions. En ce qui concerne les états périodiques transmis à la BNB en fin de premier semestre, les commissaires agréés font rapport auprès de la BNB quant aux résultats de leur examen limité. Un examen limité est une procédure de vérification ayant pour but de faire rapport sur les activités lorsqu un contrôle plénier ne s'impose pas. 8 Voir également l'exposé des motifs de la loi réassurance, Doc. parl., Chambre, , n 1493/001, pp et 52. Circulaire NBB_2012 _16 21 décembre

13 En ce qui concerne les états périodiques transmis à la BNB en fin d exercice, les commissaires agréés font rapport à la BNB quant aux résultats d'un contrôle plénier des états périodiques que les établissements de crédit sont tenus de transmettre à la BNB selon les règles qu elle détermine. L'Institut des réviseurs d'entreprises a élaboré une norme spécifique pour expliciter les règles de la profession concernant la mission de collaboration des commissaires agréés au contrôle prudentiel. Pour mener à bien sa mission, le commissaire agréé demande à la direction effective, le cas échéant au comité de direction, la déclaration décrite à l'article 44, alinéa 2, de la loi bancaire Respect des normes et obligations réglementaires en exécution de l'article 43 de la loi bancaire Pour les informations que le commissaire agréé est tenu de confirmer pour le respect des normes et obligations réglementaires en exécution de l'article 43 de la loi bancaire (tableaux «COREP» et «second pilier»), il convient de préciser la mission. Le commissaire agréé donne la confirmation positive que le montant total des fonds propres en matière de solvabilité (tableau 90.01) est complet et correct. Pour l approche modélisée, c'est-à-dire l'approche dans laquelle l'établissement de crédit calcule directement les fonds propres à l'aide de modèles (par exemple VaR pour le risque de marché et AMA pour le risque opérationnel) ou à l'aide de modèles utilisés comme input pour le calcul de l'exigence en fonds propres (comme les modèles PD, LGD et EAD pour le risque de crédit), le commissaire agréé n est pas tenu de valider le modèle. Le contrôle du respect des conditions d'agrément des modèles internes tel que défini dans les normes réglementaires ne relève pas de la responsabilité du commissaire agréé sous réserve de tâches spécifiques prévues à l'article 55, alinéa 1 er, 3, et du paragraphe ci-dessous. Par «conditions d'agrément», il y a lieu d'entendre notamment l'approbation initiale des modèles, le suivi de certaines exigences qualitatives et la révision annuelle. Le commissaire agréé veille à ce que le résultat de l'approche modélisée figure correctement dans les états périodiques et à ce qu'il soit tenu compte de toutes les positions dans le calcul des exigences en fonds propres (par exemple toutes les positions en risques de marché pour les modèles VaR ou tous les encours de crédit pour les modèles de risques de crédit). En particulier, pour l'approche NI, le commissaire agréé veille à ce que l'établissement fasse figurer tous les encours de crédit et toutes les techniques de réduction des risques de crédit dans le «calculateur» des fonds propres, parallèlement à tous les autres facteurs nécessaires prévus par le règlement (nature de la contrepartie - autres établissements de crédit, pouvoirs publics, etc. -, nature de l'encours - bilan, produit dérivé, etc. -, montant, notation/pd, LGD, réduction des risques, un CCF pour les opérations hors bilan et la formule de calcul de l'encours). Pour l'approche non modélisée du calcul des exigences en fonds propres, le commissaire agréé confirme, pour ce qui concerne: le risque opérationnel: le caractère correct et complet du calcul dans la mesure où il s appuie sur la comptabilité ou sur une comptabilité analytique pouvant être réconciliée avec la comptabilité; le risque de marché: le caractère adéquat du calcul et de l'évaluation des positions (vérification que toutes les positions ont été prises en compte comme prescrit par le Règlement et que les exigences en fonds propres ont été calculées de manière correcte et complète sur la base des tableaux de calcul); NBB_2012 _16 21 décembre 2012 Circulaire 13

14 le risque de crédit: voir le tableau à l'annexe 2. En ce qui concerne le tableau risque de taux d'intérêt inhérent au banking book, ce sont mutatis mutandis les instructions relatives aux modèles internes pour le calcul des exigences en fonds propres qui trouvent à s'appliquer. Cela signifie que le commissaire agréé ne confirme pas la méthode de calcul mais s assure que l'établissement de crédit applique correctement sa méthodologie en utilisant les scénarios de taux imposés par la BNB ainsi que les hypothèses uniformes concernant les postes dépendant du comportement, comme les dépôts d épargne et les dépôts à vue. Le commissaire agréé peut, pour ses travaux, s'appuyer sur les procédures de l'établissement de crédit. 5. Informations complémentaires à communiquer En complément aux déclarations et confirmations à fournir, telles que précisées dans la norme spécifique de l'institut, les informations complémentaires suivantes doivent être communiquées à la Banque: les noms et la qualification/l expérience des collaborateurs en Belgique qui ont effectué la mission 9 ; le nom et les coordonnées de la personne responsable de la qualité au sein de la société à laquelle appartient le commissaire (application de l ISQC 1 ou autre cadre de référence équivalent); les seuils de matérialité utilisés; l'ensemble des recommandations du commissaire à la direction effective, le cas échéant au comité de direction 10 ; les lacunes constatées, dans la mesure où elles n'ont pas été mentionnées dans les recommandations du commissaire à la direction effective, le cas échéant au comité de direction (voir ci-dessus). Les informations complémentaires doivent être clairement séparées de la conclusion du commissaire agréé et n en modifient pas la teneur. Ces informations doivent être communiquées à la Banque avant de procéder à des procédures significatives. Ces informations doivent être actualisées en cas de modifications importantes dans la composition de I'équipe d'audit ou en cas de modification du nom et des coordonnées de la personne responsable de la qualité au sein de la société. 9 Cette information est utile dans le cadre de la procédure d'agrément (article 52 de la loi bancaire). 10 Article 55, alinéa 4, in fine : «Ils (les commissaires) transmettent à la Banque copie des communications qu'ils adressent à ces dirigeants et qui portent sur des questions de nature à intéresser le contrôle exercé par elle.» Circulaire NBB_2012 _16 21 décembre

15 B. Contrôle interne 1. Relevé de dispositions légales applicables a. Mission des commissaires Art. 55, alinéa 1 er, de la loi bancaire 11 : «1 ils évaluent les mesures de contrôle interne adoptées par les établissements de crédit conformément à l'article 20, 3, alinéa 1 er, et par application de l'article 20bis, 2, 3 et 4, et ils communiquent leurs conclusions en la matière à la Banque ; (...) 5 ils font rapport au moins tous les ans à la Banque sur l'adéquation des dispositions prises par les établissements de crédit pour préserver les avoirs des clients en application des articles 77bis et 77ter de la loi du 6 avril 1995 et des mesures d'exécution prises par le Roi en vertu desdites dispositions.» b. Organisation interne Art. 20 de la loi bancaire: «1er. Les établissements de crédit doivent disposer d'une structure de gestion, d'une organisation administrative et comptable, de mécanismes de contrôle et de sécurité dans le domaine informatique et d'un contrôle interne, appropriés aux activités qu'ils exercent ou entendent exercer. Ils tiennent compte à cet égard de la nature, du volume et de la complexité de ces activités, ainsi que des risques y afférents. 2. Les établissements de crédit doivent disposer d'une structure de gestion adéquate, se composant notamment des éléments suivants : une structure organisationnelle cohérente et transparente, prévoyant une séparation adéquate des fonctions; un dispositif d'attribution des responsabilités qui est bien défini, transparent et cohérent; des procédures adéquates d'identification, de mesure, de gestion, de suivi et de reporting interne des risques importants encourus par l'établissement de crédit en raison des activités qu'il exerce ou entend exercer; des politiques et pratiques de rémunération permettant et promouvant une gestion saine et efficace des risques. 2bis. Les établissements de crédit constituent un comité d'audit au sein de leur organe légal d'administration. Le comité d'audit est composé de membres non-exécutifs de l'organe légal d'administration. Au moins un membre du comité d'audit est un membre indépendant de l'organe légal d'administration au sens de l'article 526ter du Code des sociétés et est compétent en matière de comptabilité et/ou d'audit. En outre, les membres du comité d'audit disposent d'une compétence collective dans le domaine des activités de l'établissement de crédit concerné et en matière de comptabilité et d'audit. Le rapport annuel de l'organe légal d'administration justifie la compétence individuelle et collective des membres du comité d'audit. Dans les établissements de crédit répondant à au moins deux des trois critères suivants : a) nombre moyen de salariés inférieur à 250 personnes sur l'ensemble de l'exercice concerné, b) total du bilan inférieur ou égal à euros, c) chiffre d'affaires net annuel inférieur ou égal à euros, 11 Pour les succursales des établissements de crédit relevant du droit d'etats qui ne sont pas membres de l'eee, voir également l'article 82, alinéa 3 de la loi bancaire. NBB_2012 _16 21 décembre 2012 Circulaire 15

16 la constitution d'un comité d'audit au sein de l'organe légal d'administration n'est pas obligatoire, mais les fonctions attribuées au comité d'audit doivent alors être exercées par l'organe légal d'administration dans son ensemble, à condition que, lorsque le président de cet organe est un membre exécutif, il ne préside pas l'organe légal d'administration lorsque celui-ci agit en qualité de comité d'audit. Est présumé membre exécutif de l'organe légal d'administration, entre autres, tout administrateur qui est membre du comité de direction visé à l'article 26, tout administrateur qui s'est vu déléguer la gestion journalière au sens de l'article 525 du Code des sociétés et tout membre d'un collège de gestion d'une SPRL. Pour autant qu'un comité d'audit dont les attributions s'étendent à tout le groupe et répondant aux exigences de la présente loi ait été constitué, la Banque peut, à l'égard des établissements de crédit qui sont filiales ou sous-filiales d'une compagnie financière mixte, d'une société holding d'assurances, d'une compagnie financière, d'un autre établissement de crédit, d'une entreprise d'assurances, d'une entreprise de réassurance, d'une entreprise d'investissement ou d'une société de gestion d'organismes de placement collectif, accorder des dérogations aux dispositions qui précèdent et fixer des conditions spécifiques à l'octroi de ces dérogations. La Banque rend publique sa politique de dérogation. Le commissaire agréé : a) confirme chaque année par écrit au comité d'audit son indépendance par rapport à l'établissement de crédit; b) communique chaque année au comité d'audit les services additionnels fournis à l'établissement de crédit; c) examine avec le comité d'audit les risques pesant sur son indépendance et les mesures de sauvegarde prises pour atténuer ces risques, consignés par lui. Les dispositions qui précèdent ne portent pas préjudice aux dispositions du Code des sociétés relatives au comité d'audit des sociétés cotées au sens de l'article 4 de ce Code. 2ter. Les établissements de crédit constituent un comité de rémunération au sein de leur organe légal d'administration. Le comité de rémunération est composé de membres non-exécutifs de l'organe légal d'administration. Au moins un membres du comité de rémunération est un membre indépendant de l'organe légal d'administration au sens de l'article 526ter du Code des sociétés. Le comité de rémunération est composé de manière à lui permettre d'exercer un jugement compétent et indépendant sur les politiques et les pratiques de rémunération et sur les incitations créées pour la gestion des risques, des fonds propres et de la liquidité. Le rapport annuel de l'organe légal d'administration justifie la compétence individuelle et collective requise des membres du comité de rémunération. Dans les établissements de crédit qui ne revêtent pas une importance significative en raison de leur organisation interne ou en raison de la nature, de la portée et de la complexité de leurs activités et qui répondent à au moins deux des trois critères suivants: a) nombre moyen de salariés inférieur à 250 personnes sur l'ensemble de l'exercice concerné, b) total du bilan inférieur ou égal à euros, c) chiffre d'affaires net annuel inférieur ou égal à euros, la constitution d'un comité de rémunération au sein de l'organe légal d'administration n'est pas obligatoire, mais les fonctions attribuées au comité de rémunération doivent alors être exercées par l'organe légal d'administration dans son ensemble, à condition que, lorsque le président de cet organe est un membre exécutif, il ne préside pas l'organe légal d'administration lorsque celui-ci agit en qualité de comité de rémunération. Circulaire NBB_2012 _16 21 décembre

17 Est présumé membre exécutif de l'organe légal d'administration, entre autres, tout administrateur qui est membre du comité de direction visé à l'article 26, tout administrateur qui s'est vu déléguer la gestion journalière au sens de l'article 525 du Code des sociétés et tout membre d'un collège de gestion d'une SPRL. Pour autant qu'un comité de rémunération dont les attributions s'étendent à tout le groupe et répondant aux exigences de la présente loi ait été constitué, la Banque peut, à l'égard des établissements de crédit qui sont filiales ou sous-filiales d'une compagnie financière mixte, d'une société holding d'assurances, d'une compagnie financière, d'un autre établissement de crédit, d'une entreprise d'assurances, d'une entreprise de réassurance, d'une entreprise d'investissement ou d'une société de gestion d'organismes de placement collectif, accorder des dérogations aux dispositions qui précèdent et fixer des conditions spécifiques à l'octroi de ces dérogations. Les dispositions qui précèdent ne portent pas préjudice aux dispositions du Code des sociétés relatives au comité de rémunération des sociétés dont les actions sont admises à la négociation sur un marché visé à l'article 4 dudit Code. 3. Les établissements de crédit doivent organiser un contrôle interne adéquat, dont le fonctionnement est évalué au moins une fois par an. En ce qui concerne leur organisation administrative et comptable, ils doivent organiser un système de contrôle interne qui procure un degré de certitude raisonnable quant à la fiabilité du processus de reporting financier, de manière à ce que les comptes annuels soient conformes à la réglementation comptable en vigueur. Les établissements de crédit prennent les mesures nécessaires pour pouvoir disposer en permanence d'une fonction d'audit interne indépendante adéquate. Les établissements de crédit élaborent une politique d'intégrité adéquate, qui est actualisée régulièrement. Sans préjudice de l'article 87bis de la loi du 2 août 2002,ils prennent les mesures nécessaires pour pouvoir disposer en permanence d'une fonction de compliance indépendante adéquate, destinée à assurer le respect, par l'établissement, ses administrateurs, ses dirigeants effectifs, ses salariés et ses mandataires, des règles de droit relatives à l'intégrité de l'activité bancaire. Les établissements de crédit doivent disposer d'une fonction de gestion des risques indépendante adéquate. 4. La Banque peut, sans préjudice des dispositions des 1 er à 3, préciser ce qu'il y a lieu d'entendre par structure de gestion adéquate, contrôle interne adéquat, fonction d'audit interne indépendante adéquate, fonction de gestion des risques adéquate et, sur avis de la FSMA, fonction de compliance indépendante adéquate, et élaborer des règles plus précises conformément à la législation européenne. 5. Sans préjudice des pouvoirs dévolus à l'organe légal d'administration en ce qui concerne la détermination de la politique générale, tels que prévus par le Code des sociétés, les personnes chargées de la direction effective de l'établissement de crédit, le cas échéant le comité de direction, prennent, sous la surveillance de l'organe légal d'administration, les mesures nécessaires pour assurer le respect des dispositions des 1 er à 3. Sans préjudice des dispositions pertinentes de la présente sous-section et des missions légales de l'organe légal d'administration, le comité d'audit est au moins chargé des missions suivantes: a) suivi du processus d'élaboration de l'information financière; b) suivi de l'efficacité des systèmes de contrôle interne et de gestion des risques de l'établissement de crédit; c) suivi de l'audit interne et de ses activités; d) suivi du contrôle légal des comptes annuels et des comptes consolidés, en ce compris le suivi des questions et recommandations formulés par le commissaire agréé; NBB_2012 _16 21 décembre 2012 Circulaire 17

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