Stratégies d orientation du conseil d administration «Outils et ressources pour aider votre conseil à passer rapidement à la vitesse supérieure»

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1 Stratégies d orientation du conseil d administration «Outils et ressources pour aider votre conseil à passer rapidement à la vitesse supérieure» Document préparé par la Ministère du Mieux-être, de la Culture et du Sport

2 STRATÉGIES D ORIENTATION DU CONSEIL D ADMINISTRATION Page I. En quoi consiste l orientation du conseil d administration et quelle est son importance? En quoi consiste l orientation du conseil d administration? 1 Quelle est l importance d une telle orientation? II. Élaboration d un processus d orientation efficace.. 2 Orientation des nouveaux membres du conseil. 2 Éléments à prendre en compte Élaboration d un calendrier pour l orientation du conseil.3 III. Élaboration d un manuel de consultation rapide.. 5 IV. Élaboration d un manuel du conseil complet ) Manuel de consultation rapide.. 5 2) Information générale ) Politiques et procédures du conseil.. 6 4) Gestion financière. 6 5) Information additionnelle 6 Annexes i) Exemple de rôles et de responsabilités ii) Exemple d une liste de contrôle iii) Modèle de description de poste pour le conseil iv) Modèle standard pour le mandat des comités v) Exemple d une séance d orientation vi) Définitions vii) Aperçu des procédures parlementaires

3 Stratégies d orientation du conseil d administration I. En quoi consiste l orientation du conseil d administration et quelle est son importance? En quoi consiste l orientation du conseil d administration? L orientation du conseil d administration est un processus visant à procurer aux membres, de façon réfléchie, de l information précise concernant leur rôle au sein de l organisme. L objet de l orientation du conseil d administration est de communiquer des renseignements importants au sujet de l organisme et des rôles et responsabilités qui incombent au conseil. Elle vise aussi à établir des rapports constructifs entre les membres du conseil favorisant un soutien continu et déterminant la façon dont ils s acquitteront de leurs tâches. Voir Annexe i) Exemple de rôles et de responsabilités Il est important de poser la question suivante : Que doivent savoir les membres du conseil d administration pour être en mesure d effectuer leur travail de la meilleure façon possible? Quelle est l importance d une telle orientation? L orientation du conseil d administration est importante et nécessaire afin d aider les administrateurs à répondre à des questions cruciales. Quelle est la contribution de chacun de nous sur le plan des compétences et des connaissances? Que devons-nous savoir et apprendre? Quel sera notre fonctionnement en tant que conseil d administration? Dans les limites de quels principes travaillerons-nous? Quelles ressources sont disponibles? À quelle fréquence devrions-nous nous rencontrer? Où auront lieu nos réunions? Comment se dérouleront-elles? Avec qui devrons-nous communiquer? Comment le ferons-nous? De quels systèmes administratifs aurons-nous besoin? Aurons-nous besoin de conseils externes sur les plans juridique et financier et en matière de planification? Quelles sont nos responsabilités légales? Quelles méthodes de prise de décisions et de résolution de problèmes utiliserons-nous? Il est important que les nouveaux membres du conseil d administration sentent le plus rapidement possible qu ils en font partie intégrante. S ils ressentent une certaine gêne à exprimer leurs opinions, vous êtes tous privés d un apport précieux! Ce qui aide tout le monde à se sentir à l aise, c est l information. 1

4 Stratégies d orientation du conseil d administration II. Élaboration d un processus d orientation efficace Orientation des nouveaux membres du conseil Quel que soit le degré de qualification des nouveaux membres du conseil, il leur faudra un certain temps pour atteindre leur vitesse de croisière et se sentir à l aise au sein de l équipe. Vous pouvez prendre certaines mesures pour faciliter ce processus. Il est essentiel d offrir une séance d orientation à tous les membres du conseil peu après la tenue de l élection. Cette rencontre devrait avoir lieu bien avant la première réunion du conseil. Elle peut être d une durée de deux à quatre heures ou consister en une retraite spéciale de deux jours (souvent associée à une séance de planification). Il est important d accorder du temps à la revue de l information générale concernant l organisme et de mettre les membres au courant des questions que le conseil doit résoudre. (Cela est souvent négligé, et les nouveaux membres du conseil risquent d être pris au dépourvu.) De plus, assurez-vous d accorder suffisamment de temps à une période de questions et réponses. L un des principaux objectifs consiste à rendre les membres du conseil à l aise face à leurs responsabilités et à leur participation aux réunions. Non seulement les nouveaux administrateurs apportent une contribution immédiate à l occasion des réunions, mais ils établissent aussi de bonnes relations de travail avec les membres du conseil déjà en fonction. Éléments à prendre en compte Lorsque vous planifiez votre orientation, gardez à l esprit que les degrés d expérience des membres du conseil varient grandement. Certains ont déjà siégé à des conseils, d autres pas. Vous constaterez aussi des différences quant à leurs champs d intérêt et à leurs expertises. Voici quelques éléments clés à prendre en considération dans le cadre de l orientation des membres du conseil : Organisez une rencontre réunissant le président du conseil, le directeur général et les nouveaux membres. L objet de cette réunion est de préciser les normes de conduite et de rendement exigées des membres du conseil et de souligner la vision de l organisme que le conseil s efforce de réaliser. Invitez les nouveaux membres du conseil à se présenter et à faire part de leurs champs d intérêt ce qu ils espèrent offrir et recevoir en tant que membres du conseil. Présentez l historique et l évolution de l organisme et passez en revue les objectifs provisoires et à long terme. Mettez les membres au courant des questions et des problèmes avec lesquels l organisme doit composer et discutez des principales tendances qui pourraient avoir une influence et des répercussions sur celui-ci. Informez les membres des politiques et des procédures organisationnelles. 2

5 Stratégies d orientation du conseil d administration Soulignez les rôles et les responsabilités du personnel et comparez-les aux rôles et aux responsabilités des membres du conseil. C est une excellente occasion de traiter des questions qui peuvent poser problème en matière de chevauchement ou de hiérarchisation imprécise des responsabilités. Examinez la possibilité de nommer un mentor un membre chevronné du conseil nommé pour guider un nouveau membre dans l exercice des activités du conseil. Examinez la possibilité d intégrer des activités favorisant l esprit d équipe au processus d orientation du conseil. Planifiez la visite d un bureau ou d une installation de l organisme, idéalement menée par le directeur général ou un membre du conseil chevronné. Voir Annexe ii) Exemple d une liste de contrôle Élaboration d un calendrier pour l orientation du conseil Examinons maintenant le processus d orientation au cours des étapes suivantes : Durant l étape du recrutement (avant l élection ou la nomination des membres du conseil) L orientation des membres du conseil doit commencer au début du processus de recrutement. Au cours de cette étape, les candidats obtiennent un aperçu de la vision de l organisme, de sa mission, de ses objectifs, des programmes et des services ainsi que toute autre information générale, et ce, par l entremise des documents qui leur sont remis et des entrevues. Vous devriez aussi leur faire parvenir une liste des attentes à l égard des membres du conseil, notamment le nombre de réunions, les affectations aux comités, la durée du mandat et une idée du temps qu ils devront consacrer au conseil. Cela peut être une occasion de discuter des attentes du candidat quant à sa participation au conseil. Voir Annexe iii) Modèle de description de poste pour le conseil Orientation des nouveaux membres (après l élection ou la nomination des membres du conseil) Après l intégration des nouveaux membres au conseil, le processus d orientation se poursuit de la façon suivante : 1. Avant la tenue de la première réunion du conseil, une rencontre doit être organisée entre les nouveaux membres et les intervenants clés de l organisme. Remettez-leur aussi un manuel du conseil détaillé. 2. À l occasion de cette rencontre, discutez des diverses options quant à la participation aux comités. Reportez-vous à la description de travail ou à la description des rôles et des responsabilités qui ont été présentées lors du processus de recrutement. La plupart du temps, la participation aux comités est obligatoire, faisant partie des attentes. Les champs d intérêt, les compétences et 3

6 Stratégies d orientation du conseil d administration les préférences de la personne doivent fortement correspondre aux exigences et aux enjeux du comité auquel elle se joint. Voir Annexe iv) Modèle standard pour le mandat des comités 3. Durant la séance d orientation ou à l occasion de la première réunion du conseil, présentez les nouveaux membres à tous les membres déjà en fonction ainsi qu au personnel. Envisagez de nommer un membre du conseil à titre de mentor afin de guider le travail de tout nouveau membre au moins pendant les premiers mois de son mandat. N oubliez pas qu un guide et un manuel décrivant précisément l organisme et les responsabilités des membres du conseil font partie d une orientation efficace. Bien sûr, rien ne remplace une séance d orientation et la distribution de documents pour clairement définir le rôle des nouveaux membres du conseil. Voir Annexe v) Exemple d une séance d orientation 4

7 Stratégies d orientation du conseil d administration III) Élaboration d un manuel de consultation rapide Un manuel doit être préparé et remis à tous les membres du conseil à titre de guide de référence rapide sur un certain nombre de sujets. Le manuel de consultation rapide peut contenir : Une description de la vision, de la mission et des objectifs de l organisme, La définition des termes couramment employés Voir Annexe vi) Définitions Un organigramme, Une description des programmes et des services, Une description du rôle du conseil, Une description de travail des membres du conseil, Le mandat du comité de direction (président, vice-président, trésorier et secrétaire), La structure du personnel et la description des principaux rôles, La liste des comités (incluant un énoncé de l objectif de chacun), Les politiques du conseil (en faisant référence aux politiques énoncées dans le manuel du conseil), Un paragraphe sur l assurance-responsabilité des administrateurs, Une brève description des règles régissant les réunions (c.-à-d. la conformité aux Roberts Rules of Order). Si une orientation formelle est offerte chaque année aux nouveaux membres du conseil et aux membres déjà en fonction, l examen du contenu de ce manuel est un aspect important de la séance. IV) Élaboration d un manuel du conseil complet Les éléments qu il est recommandé d inclure dans un manuel du conseil complet sont énumérés ci-dessous. N oubliez pas que ce document doit être concis et facile à lire un manuel de 150 pages risque de ne pas être lu! Ajoutez-y du matériel publicitaire tel que des brochures ou des coupures de journaux, sans toutefois y annexer la totalité des articles publiés au sujet de l organisme. 1) Manuel de consultation rapide Facile à lire; guide de référence rapide sur un certain nombre de sujets importants. 2) Information générale Statuts et règlements de l organisme Mandats de tous les comités Plans stratégique et opérationnel les plus récents de l organisme Noms et coordonnées des membres du conseil Noms et coordonnées des membres du personnel 5

8 Stratégies d orientation du conseil d administration Description de travail complète de chaque membre du personnel 3) Politiques et procédures du conseil Code de conduite Déclaration de confidentialité Politique sur les mauvais traitements et le harcèlement Lignes directrices concernant les conflits d intérêts Modalités relatives aux indemnités de déplacement Procédure de nomination des nouveaux membres du conseil Structure financière et lignes directrices concernant la signature des chèques Police d assurance (information concernant la responsabilité des administrateurs) Stratégie de gestion du risque Politique en matière de relations avec les médias et le public 4) Gestion financière États financiers vérifiés à jour Budget de l exercice en cours Exemplaire du dernier rapport annuel État des résultats le plus récent 5) Information additionnelle Objectifs pour l année à venir Procès-verbaux des réunions antérieures du conseil Aperçu des procédures parlementaires Voir Annexe vii) Aperçu des procédures parlementaires Calendrier annuel ou plan de travail du conseil (y compris le lieu et la date des réunions) Formulaire d engagement précisant le rôle et les responsabilités au sein du conseil, que les membres doivent signer et remettre Exemplaire de toute publication pertinente, par exemple des brochures et d autres documents publicitaires Invitez les nouveaux membres à s adresser au président ou à tout autre membre du conseil s ils ont des questions après avoir passé en revue le manuel. Il se peut qu ils hésitent à faire part de leur incertitude ou à poser des questions au sujet des politiques ou des procédures à l occasion de la première réunion du conseil ou de la séance d orientation. Il est pourtant essentiel qu ils comprennent bien leur rôle et leurs responsabilités au sein du conseil. Souhaitez cordialement la bienvenue aux nouveaux bénévoles qui font maintenant partie du conseil. 6

9 Stratégies d orientation du conseil d administration Exemple de rôles et de responsabilités Voici les cinq fonctions clés du conseil : Établir la mission, la vision et la direction de l organisme vision et valeurs mission et philosophie planification stratégique programmes et services évaluation Voir à la bonne santé financière de l organisme Il incombe au conseil de veiller à ce que l organisme possède les ressources financières nécessaires pour faire son travail. S assurer que l organisme possède des ressources humaines suffisantes et appropriées Le conseil est responsable : des conditions de travail au sein de l organisme; de l embauche, de l orientation et de l évaluation des cadres supérieurs; du maintien de l aptitude, de la pertinence et de la vitalité des membres; de la mise sur pied d un comité des candidatures. Diriger le fonctionnement de l organisme Le conseil est responsable : de voir à ce que l organisme et ses directeurs remplissent leurs obligations juridiques; de voir à ce qu il fonctionne de façon efficace; de surveiller la structure organisationnelle et la gestion de l organisme. Veiller à l établissement de relations efficaces avec la collectivité Le conseil est responsable : de répondre aux besoins et de réagir aux pressions dans la collectivité, qui sont en constante évolution; de trouver des nouveaux moyens de répondre à ces besoins; d avoir recours au marketing et d assurer de bonnes relations publiques. Annexe i) Exemple de rôles et de responsabilités

10 Stratégies d orientation du conseil d administration Exemple d une liste de contrôle Voici certains points à prendre en compte dans l élaboration d une séance d orientation à l intention de nouveaux membres. Une bonne partie de ceux-ci sont abordés dans le manuel, mais il est conseillé de les passer en revue avec les nouveaux membres afin de vérifier qu ils en ont bien pris connaissance. Histoire de l organisme Renseignements généraux Structure de l organisme et du conseil, et organisation du personnel Copie de la constitution et des règlements Vision et mission de l organisme Priorités, buts et objectifs stratégiques Résumé du programme et des services Liste des membres du conseil et du personnel, avec leurs coordonnées Rôles et responsabilités Revue - rôle des membres du conseil d administration Revue - rôle des cadres supérieurs et des agents Revue - rôle du personnel Revue - comités et rôles de ceux-ci Discussion - attentes des nouveaux membres du conseil d administration et envers ceux-ci Politiques et procédures Copie des politiques et procédures du conseil d administration Revue - politiques et procédures du conseil Discussion - processus budgétaire Copie du budget pour l année courante Copie des états financiers vérifiés (document à jour) Copie du dernier rapport annuel Gestion financière Autres renseignements Copie des procès-verbaux des réunions précédentes du conseil d administration Visite des installations et des bureaux Copie de dépliants et autre matériel publicitaire Signature par le nouveau membre des documents pertinents (p. ex. : déclaration de confidentialité et protocole d entente sur les rôles et responsabilités) Annexe ii) Exemple d une liste de contrôle

11 Stratégies d orientation du conseil d'administration Modèle de description de poste pour le conseil Toutes les personnes faisant partie d un organisme devraient avoir une description de poste contenant les sections suivantes : Poste : Quel est le titre du poste? Autorité : Quel est le niveau d'autorité du poste? Responsabilité : De quel poste relève ce poste? Quels sont les grands secteurs de responsabilité? Mandat : De quelle manière sont élus les membres du conseil et pour combien de temps? Que doivent-ils faire pour quitter le conseil? Fonctions : Quelles sont les tâches typiques dont sont responsables les membres? Évaluation : Comment sera évaluée l efficacité des membres du conseil? Date d examen : Quand sera révisée la description de poste? Date d approbation : Quand la description de poste a-t-elle été approuvée? Qualités et aptitudes requises : Quelles habiletés pratiques ou spécialisées sont nécessaires pour faire le travail? Quelles sont les qualités nécessaires en relations interpersonnelles (p. ex. : communication, résolution de problèmes)? Avantages : Quels sont les avantages d être membre du conseil? (p. ex. : satisfaction, sensation de faire quelque chose pour la communauté; occasion de travailler avec des personnes d expériences diverses et de développer des aptitudes en matière de prise de décisions efficaces; meilleure compréhension de la dynamique et des relations de groupe) Temps et argent à y consacrer : De façon réaliste, combien d heures un membre devra-t-il consacrer aux travaux du conseil? Quels seront ses dépenses à titre de membre du conseil? Annexe iii) Modèle de description de poste pour le conseil

12 Stratégies d orientation du conseil d'administration Modèle standard pour le mandat des comités Nom du comité : (identifie le comité et ses objectifs généraux) Type : (comité permanent, spécial, consultatif) Président : (doit être qualifié pour présider des réunions, mais pas nécessairement un expert sur la question) Reddition de comptes : (rendre des comptes au conseil, sauf s il s agit d un sous-comité) Objectif : (en quelques mots, expliquez pourquoi le comité a été créé) Autorité : (limitée ou active; agent ou conseiller) Délais, rapports et dates limites : (durée, nombre de réunions par mois, jalons et dates de publication des rapports, date d achèvement des projets) Composition : (nombre total et nombre de membres du conseil, représentants communautaires, représentants des clients, personnel, experts externes, parents, etc.) Personnel de soutien : (poste et type de soutien offert, et temps requis) Autres ressources : (accès à des experts, dossiers des comités antérieurs, ateliers, espace de bureau, montant d'argent au budget) Communication : (habituellement, le président du comité communique avec le conseil) Secteurs spécifiques de responsabilité : (tâches ou objectifs précis que le comité s attend à réaliser pendant la période prévue dans le mandat du comité) Date d approbation ou d examen : (date à laquelle le conseil approuve le mandat, date à laquelle le comité examinera le mandat établi et transmettra les modifications recommandées) Annexe iv) Modèle standard pour le mandat des comités

13 Stratégies d orientation du conseil d'administration Exemple d une séance d orientation Présentations Président désigné Cadres de direction Présidents et membres des comités Autres membres du conseil Membres du personnel Invités et autres Description de l organisme (vision et mission) Qui sont nos clients? Que faisons-nous? Aperçu des programmes et services Explications et discussions Présence aux réunions du conseil et des comités Fonctions et responsabilités des comités Rôle du conseil et relation avec l administration et le personnel Examen des documents contenus dans le manuel Manuel à consultation facile Renseignements généraux Politiques et procédures du conseil Gestion financière Autre Collecte de renseignements Adresses Numéros de téléphone, à domicile et au bureau Numéro de télécopieur Adresse de courriel Meilleur temps pour communiquer avec cette personne Meilleur temps pour convoquer une réunion Annexe v) Exemple d une séance d orientation

14 Stratégies d orientation du conseil d'administration Définitions Conseil d administration : Groupe de personnes élues par les membres d un organisme afin de le gérer et de nommer ses dirigeants. Cadre supérieurs/dirigeants : Nommés par le conseil d administration et responsables du fonctionnement quotidien de l'organisme. Les titres et les tâches de chaque dirigeant sont habituellement énumérés dans les règlements de l organisme. Généralement, les titres des dirigeants sont : président, vice-président, secrétaire et trésorier. Comité : Il s agit habituellement d un groupe de travail faisant partie d une plus grande organisme, souvent formé de représentants élus et ayant une légitimité et des pouvoirs particuliers. Un comité compte un nombre de personnes qui permet des discussions libres. Politique : Un principe directeur conçu pour influencer les décisions, les actions, etc. En général, une politique est un processus ou une procédure obligatoire au sein d un organisme. Elle constitue souvent une règle ou procédure qui sert de complément aux statuts et règlements de l organisme. Budget : Un résumé détaillé des dépenses prévues ou estimées pour une période donnée et les moyens proposés pour les payer (revenus). Vérification : Un examen des dossiers ou des comptes financiers afin de vérifier leur exactitude. États financiers : C'est un document fournissant des statistiques financières relatives à une certaine partie des activités ou de la situation d une entreprise. Les deux types d états financiers les plus communs sont le bilan et le rapport financier. Rapport financier : On y présente les revenus, les dépenses et les bénéfices nets de l'organisme pour une période donnée. Bilan : Il s'agit d'une description de la valeur financière d'une entreprise ou d un organisme. Le bilan comprend trois parties : l actif, le passif et les capitaux propres. Actif : Valeurs que possède l entreprise. Cela peut comprendre l argent qu on lui doit. Passif : Montant dû à autrui (pas nécessairement payable immédiatement) ou une obligation de remettre de l argent ou offrir des services à une date ultérieure. Capitaux propres : Le montant de la valeur d une entreprise au-delà de ce qu elle doit. Les capitaux propres sont la valeur nette de l entreprise. Il s agit de l investissement d origine en plus de l accumulation de tous les bénéfices non distribués depuis la création de l organisme. Pour calculer les capitaux propres, on soustrait le passif de l actif. Fiduciaire : Personne ou organisme qui détient, gère, a un pouvoir discrétionnaire et contrôle l argent appartenant à une autre personne ou à un autre organisme. Planification stratégique : Processus visant à déterminer les objectifs à long terme d un organisme et les meilleurs moyens de les atteindre. Planification opérationnelle : Présentation claire de la mise en œuvre du plan stratégique par rapport à des objectifs précis. Annexe vi) Définitions

15 Stratégies d orientation du conseil d'administration Aperçu des procédures parlementaires Outil de référence pour se rafraîchir la mémoire concernant les procédures parlementaires Pour faire ceci : Dites cela : Interrompre le président? Nécessaire d appuyer la motion? Motion sujette à débat? Motion peut être modifiée? Quel vote est nécessaire? Ajournement de la séance avant la fin de celle-ci «Je propose la levée de la séance.» Non Oui Non Non Majorité Suspension de la séance «Je propose la suspension de la séance.» Non Oui Non Oui MAJORITÉ Suspendre l'étude d'une question «Je propose que l on reporte cette question à plus tard.» Non Oui Non Non MAJORITÉ Mettre fin au débat «Je propose de voter sur la question.» Non Oui Oui Oui Les deux tiers Étudier une question en profondeur «Je propose que l on soumette cette question à un comité.» Non Oui Oui Oui Majorité Présenter une motion (motion principale) «Je propose que...» Non Oui Oui Oui Majorité Modifier une motion «Je propose que l on modifie cette motion comme suit...» Non Oui Oui Oui Majorité S opposer à une procédure ou à un affront personnel «Objection!» Oui Non Non Non Aucun vote, le président décide Reprendre une question qui avait été reportée «Je propose que l on discute de la question Non Oui Non Non Majorité Annexe vii) Aperçu des procédures parlementaires

16 Stratégies d orientation du conseil d'administration reportée.» Examiner une question en dehors de l ordre prévu «Je propose que l on suspende l application du règlement et que l on examine...» Non Oui Non Non Les deux tiers Annexe vii) Aperçu des procédures parlementaires