Le suivi des transactions avec PeopleSoft

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1 SERVICE DES FINANCES Équipe de formation Le suivi des transactions avec PeopleSoft PeopleSoft version 8.9 Juillet 2009

2 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION... 2 MODULE DES ACHATS... 3 STATUT DOCUMENT DA... 3 En-tête du document... 4 Tableau «Document associé»... 6 Document «Bon de commande»... 7 Document «Réception de marchandise» Document «Pièce» Document «Paiement» STATUT DOCUMENT PIÈCE LES TRANSACTIONS DE PRÉENGAGEMENT ET D ENGAGEMENT Qu est-ce qu un préengagement? Qu est-ce qu un engagement? Le rapport des transactions de préengagement et d engagement L accès aux rapports MODULE DE FACTURATION REGISTRE DES FACTURES CONSULTATION PAIEMENT D UNE FACTURE EXTERNE MODULE DES COMPTES À PAYER DÉPENSE EXTERNE SANS BON DE COMMANDE RECHERCHE DONNÉES FOURNISSEURS MODULE DU GRAND LIVRE CONSULTATION DES LIVRES BUDGET Consultation d un livre budget de DEPENSE - Sans projet Consultation d un livre budget de DEPENSE - Avec projet Consultation d un livre budget de DEPENSE - Avec projet de recherche Consultation d un livre budget de REVENU - Sans projet Consultation d un livre budget de REVENU - Avec projet LES RAPPORTS BUDGÉTAIRES Relevé des transactions par projet Liste des statuts budgets de dépense Liste des projets déficitaires CONSULTATION D UNE ÉCRITURE DE BUDGET Consultation d une écriture de budget Consultation d une écriture de transfert de budget CONSULTATION GRAND LIVRE CONSULTATION DES CHAMPS STRUCTURE Valeur des champs structure L en-tête de projet Équivalence ADABAS/PeopleSoft Combinaisons comptables valides RECHERCHE D INFORMATIONS SUR L IDUL INDEX Le suivi des transactions i

3 Introduction L objectif de ce document est de permettre au personnel expérimenté qui travaille en gestion financière de connaître et d utiliser les différents menus et rapports disponibles dans PeopleSoft pour effectuer le suivi des transactions. Lorsque vous consultez les documents de référence pour la saisie des transactions électroniques, vous remarquez qu une section «Consultation» est disponible. Elle apporte de l information par rapport à la consultation même de la transaction, tandis que ce document vous permettra de repérer, par exemple, si on a effectué le paiement à un fournisseur ou à un individu, de connaître la date d émission du chèque, etc. Vous trouverez également dans ce document l information relative à l édition de certains rapports, par exemple l édition du «Registre des factures» ou encore la «Liste des préengagements et des engagements». Une description des menus disponibles et la procédure à suivre sont décrites pour chacun des modules du logiciel financier. Le suivi des transactions 2

4 Module des achats Dans la version 8.9 du logiciel financier de PeopleSoft, la consultation pour le suivi d une demande d achat, d un bon de commande ou d une pièce justificative s effectue à partir du lien «Statut document» des différents menus. Selon l information que vous détenez, soit le numéro de la demande d achat, du bon de commande ou de la pièce justificative, vous pouvez vérifier rapidement le cheminement du document source «Demande d achat». Statut document DA Lorsque vous détenez le numéro de la demande d achat, par exemple , utiliser la page «Statut document DA» pour consulter les documents associés à la transaction. Accéder au menu en utilisant le lien Consultation - statut doc. DA sous la rubrique «Gestion des approvisionnements» de la page «Accueil utilisateur» ou utiliser le menu hiérarchique suivant : Gestion approvisionnements Demandes achat Consultation données DA - Statut document DA Laissé ce champ à blanc Le suivi des transactions 3

5 Les actions à faire dans cette page : Saisir une ou des valeurs dans les différents champs, ici nous inscrivons le numéro de la demande d achat. Cliquer sur le bouton Cette action amène la page «Statut document DA qui comprend l en-tête du document et le tableau «Document associé» qui comporte deux onglets, «Documents» et «Données connexes» ainsi que l icône qui permet de consulter les deux onglets simultanément. En-tête du document Ici, vous obtenez de l information sommaire sur la demande d achat ainsi que sur le statut de la demande. Dans cet exemple, le statut «Terminée» indique qu aucune autre action n est possible sur la demande, car la commande a été reçue et payée. Les autres statuts que l on peut retrouver à l en-tête d une demande d achat sont : Approuvé Ouvert Annulé Statut qui apparaît après que l utilisateur ait approuvé et enregistré l action. Statut initial lors de l ajout du formulaire jusqu à l exécution de l approbation. Statut lorsqu une demande est annulée. Cliquer sur le lien pour consulter la demande. Le suivi des transactions 4

6 Onglet «Détails» : même information que celle dans l en-tête de la demande Onglet «Statut» : Les liens O nous indique qu il y a de l information disponible pour le bon de commande, la réception de marchandise et la pièce justificative. Cliquez sur ces liens pour obtenir l information. Cliquer à nouveau sur le lien pour consulter l information saisie sur le formulaire de la demande d achat. Onglet «Détails» : Information sur - Description nom du fournisseur quantité - coût Icône Permet de visualiser un commentaire de ligne lorsque l utilisateur en a saisi un sur le formulaire demande d achat. Icône Permet de visualiser le détail de l échéancier. Le suivi des transactions 5

7 Par la suite, cliquer sur l icône pour afficher le détail de la répartition comptable. Suite de la ligne Revenez à l écran «Détails ligne» Cliquez sur l onglet «Données supplémentaires» Onglet «Données supplémentaires» : Informations sur - Acheteur catégorie - fourniture Tableau «Document associé» Sous cet onglet, les différentes colonnes identifient les numéros des documents associés «Doc.», des types de document «Type de document», le statut pour chacun de ces documents «Statut», ainsi que les dates où des actions ont été posées «Date document». Ce tableau nous permet de visualiser, rapidement, les étapes de la transaction. Le suivi des transactions 6

8 Remarque : Pour chacun des liens sous la colonne «Doc.», seule l information jugée pertinente et non décrite précédemment sera documentée. Document «Bon de commande» Dans le tableau «Documents associés», cliquez sur le lien pour obtenir de l information relative au bon de commande. Nom de l acheteur qui a traité la demande Numéro de la demande d achat Calcul des taxes lors de la création du BC Lien Détails en-tête Le suivi des transactions 7

9 Le lien Adresse destination nous informe de l adresse où la facture doit être acheminée, soit le Service des finances. Icône apporte de l information sur l article commandé de la ligne 1. Lien Statut document Le lien «Statut document» amène l écran «Statut document BC» similaire aux informations de l écran de départ «Statut document DA». Le suivi des transactions 8

10 L icône apporte de l information sur les commentaires d en-tête et de ligne lorsqu ils ont été saisis sur la demande d achat et transmis sur le bon de commande. Ici, aucun commentaire n est disponible. L icône «Échéancier» vous informe sur l échéancier, la répartition comptable, ainsi que le lieu de livraison. Cliquer sur l icône marchandise. pour obtenir de l information sur l adresse de livraison de la Cliquer sur l icône pour obtenir de l information sur : la combinaison comptable, sous «Onglet Champs structure», sur le détail des taxes ajouté lors de la création du BC «Onglet Détails taxes» et sur le demandeur sous «Onglet Détails demande achat». Le suivi des transactions 9

11 Document «Réception de marchandise» Cliquer sur le lien pour consulter l information relative à la réception de marchandise. Onglet «Lignes réception» Sélectionnez la ligne pour activer les liens Dans cet écran, seul le lien Détails en-tête amène de l information intéressante. Les liens «Commentaires en-tête et Commentaires ligne» sont activés seulement si un commentaire y est inscrit. Dans cet exemple, ils sont inactifs, donc aucun commentaire n était disponible sur le bon de commande. Cliquer sur le lien Détails en-tête au bas de la page. Le suivi des transactions 10

12 Vous serez en mesure de connaître l IDUL de la personne qui a enregistré la réception de marchandise dans PeopleSoft. Pour obtenir les coordonnées rattachées à l IDUL, référezvous à la section «Recherche d informations sur l IDUL», à la dernière section du document. Onglet «Données détaillées ligne» Obtenez de l information sur la marchandise acceptée et reçue en cliquant sur l onglet «Données détaillées ligne». Sous l onglet «Entrée facultative» vous trouverez de l information relative au refus et retour de marchandise, selon que le commis receveur ait saisi l information ou non. Le suivi des transactions 11

13 Document «Pièce» Cliquer sur le lien pour consulter l information relative à la pièce justificative, numéro attribué lors de l émission du chèque au fournisseur. Cliquez sur le bouton Les résultats de la recherche apparaissent au bas de l écran et sont présentés sous les onglets «Détails pièce» et «Détails supplémentaires». Cliquez sur le bouton pour développer les trois onglets Suite de la ligne Le suivi des transactions 12

14 Suite de la ligne Les différents onglets et icônes permettent, entre autres, de connaître le numéro de facture du fournisseur ainsi que les éléments suivants : les données détaillées des lignes de la pièce justificative, les données de paiement, les détails sur les taxes, les écritures comptables, et le sommaire de la pièce. Icône sous la colonne «Écritures comptables» Cliquer sur l icône pour obtenir les trois onglets simultanément. Le suivi des transactions 13

15 Afficher la deuxième ligne en cliquant sur le lien Afficher tout Inscription dans les comptes à payer, le compte devient créditeur Lors du paiement, le compte devient débiteur Suite des lignes Permet d afficher les données relatives aux écritures comptables générées lors de l inscription dans les comptes à payer et lors du paiement, soit lors de l émission de la pièce justificative. Le suivi des transactions 14

16 La ligne «Répartition encaisse» a permis d inscrire la dépense dans le projet de l unité administrative. Sous la colonne «Écriture» vous obtenez le numéro de l écriture de journal obtenu lors du report au Grand livre. Sous «Date budget» la date de la validation budgétaire lors de l inscription au livre budget de dépense du projet concerné et les dates du report au Grand livre. Quant à la ligne «Remb. TVA intrants» elle concerne les taxes que l Université récupérera. Revenez à la page «Résultats interrogation pièces. Suite de la ligne Suite de la ligne Icône sous la colonne «Données paiement» pour afficher les données détaillées du paiement de la facture. Ici le paiement relatif à la facture au montant de 1 258,01$ se retrouve sous la colonne «Mt pièce payé». Lors de l émission du chèque on a regroupé toutes les factures dues à la Compagnie Fisher Scientifique pour un montant total de ,09$. L on retrouve cette information sous la colonne «Mt pmt». Le chèque porte le numéro sous la colonne «No référence paiement» La date d émission du chèque se trouve sous la colonne «Date paiement». Le suivi des transactions 15

17 Si vous cliquez sur le lien vous trouverez de l information similaire affichée de façon différente. Les onglets «Données supplémentaires et Détails fournisseur» nous informent sur le numéro du compte bancaire, le nom de la banque et le numéro du fournisseur. Revenez à la page «Résultats interrogation pièces. Icône taxes. sous la colonne «Détails TVA» pour consulter les données relatives aux Ici les deux taxes (QUÉBEC-P) ont été calculées sur un montant de 1 104,00$, ce qui équivaut à 154,01$. Une partie des taxes n est pas remboursable, soit 68,38$. L Université récupérera donc que 85,63$ de 154,01$. Le coût net de la dépense imputée à l unité sera de 1 172,38$, soit 1 104,00$ (coût initial du matériel) + 68,38$ (taxes à payer). Les taxes Pour consulter les données sur les taxes, vous devez cliquer sur le bouton colonne «Détails TVA». sous la Le suivi des transactions 16

18 Ici les deux taxes (QUÉBEC-P) ont été calculées sur un montant de 1 104,00$, ce qui équivaut à 154,01$. Une partie des taxes n est pas remboursable, soit 68,38$. L Université récupérera donc que 85,63$ de 154,01$. Le coût net de la dépense imputée à l unité sera de 1 172,38$, soit 1 104,00$ (coût initial du matériel) + 68,38$ (taxes à payer). Attention : Puisqu il s agit d un document validé avant le 1 er janvier 2008, le taux de taxe sur les produits et services est de 6%. Le traitement des taxes En général les biens vendus par l'université Laval sont taxables au taux de 5 % du montant de la vente pour la taxe sur les produits et services (TPS) et de 7,5 % du montant de la vente plus la TPS pour la taxe de vente du Québec (TVQ). Ce taux peut varier selon la nature du bien ou du service. C est la saisie de la pièce justificative qui permettra le paiement d une facture et que le ou les codes de taxes appropriés seront sélectionnés afin que le système de gestion financière enregistre les bons montants. Pour connaître le coût réel qui sera imputé à votre unité, vous pouvez calculer que les taxes moins les ristournes donnent un taux net de 5,83 %. Ristourne de taxes L Université Laval bénéficie d une ristourne de base de 67% sur la TPS et de 47% sur la TVQ. En effet, les établissements d'enseignement reçoivent des gouvernements fédéral et provincial des ristournes sur les taxes de vente versées aux fournisseurs lors du paiement des factures. Pour plus d information sur les déboursés, les revenus et la facturation, consultez la rubrique «Assurances, paiements, vente et facturation» sur le site internet du Service des finances à l adresse suivante : Le suivi des transactions 17

19 Icône sous la colonne «Sommaire PJ» Cliquez sur le bouton sous la colonne «Sommaire PJ» pour obtenir le coût net de la dépense imputée au budget de dépense. Document «Paiement» Cliquer sur le lien pour consulter l information relative au paiement transmis au fournisseur. Le suivi des transactions 18

20 Le résultat de la recherche apparaît au bas de l écran et est présenté sous l onglet «Détails paiement». Le numéro du chèque transmis au fournisseur se retrouve sous la colonne «No référence paiement» Il est possible de cliquer ce lien afin d obtenir le détail des informations, soit la date d émission du chèque, le montant total du paiement, les numéros de pièces justificatives, les dates, numéros et montants des factures payées sur le chèque. Date émission Montant total du chèque Nos pièces justificatives Dates, numéros et montants des factures payées Le suivi des transactions 19

21 Statut document BC Lorsque vous détenez le numéro du bon de commande, ici le numéro , utilisez le menu de gauche pour atteindre l écran «Statut document BC» et ainsi consulter les documents associés au bon de commande. Gestion approvisionnements Bon de commande Consultation données BC - Statut document BC Les actions à faire dans cette page : Saisir le numéro du bon de commande dans le champ «Bon de commande». Cliquer sur le bouton Cette action amène la page «Statut document BC» qui comprend l en-tête du document et le tableau «Document associé» qui comportent deux onglets, «Documents» et «Données connexes» ainsi que l icône qui permet de consulter les deux onglets simultanément. Le suivi des transactions 20

22 Chacun des liens amène les informations vues précédemment à la section «Statut document DA». Statut document pièce Lorsque vous détenez le numéro d une pièce justificative, ici le numéro , utiliser le menu de gauche pour atteindre l écran «Statut document pièce» et ainsi consulter les documents associés à la pièce justificative. Référez-vous à la section du «Module des comptes à payer pour connaître la définition d une pièce justificative et les types de dépenses qui amorcent l émission d une pièce justificative. Accéder à l écran de consultation de la façon suivante : Compte fournisseurs Consultation Pièces justificatives - Statut documents Le suivi des transactions 21

23 Les actions à faire dans cette page : Saisir le numéro de la pièce justificative dans le champ «Pièce justificative». Cliquer sur le bouton. Cette action amène la page «Statut documents pièce» qui comprend l en-tête du document et le tableau «Document associé» qui comportent deux onglets, «Documents» et «Données connexes» ainsi que l icône qui permet de consulter les deux onglets simultanément. Chacun des liens amène les informations vues précédemment à la section «Statut document DA». Le suivi des transactions 22

24 LES TRANSACTIONS DE PRÉENGAGEMENT ET D ENGAGEMENT Dans PeopleSoft 8.9, il existe deux rapports qui permettent l édition de la liste des préengagements et des engagements qui apparaissent dans le livre budget de dépense. Il s agit du rapport «Activité budgétaire demande d achat» pour obtenir la liste des préengagements et le rapport «Activité budgets approvisionnement» pour la liste des engagements. Qu est-ce qu un préengagement? La notion de préengagement réfère à la première étape du processus d achat, celle de la demande d achat. L exécution avec succès du contrôle budgétaire sur chaque ligne d une demande d achat a pour effet d ajuster le solde budgétaire du livre budget de dépense utilisé dans la répartition comptable. Cette mise à jour du solde s effectue en inscrivant au livre une réserve de fonds équivalente au montant de chaque ligne de la demande d achat; c est cette réserve qu on appelle préengagement. Son existence est normalement de courte durée, soit le temps nécessaire à la conversion des lignes de demande d achat en lignes de bon commande. Lors de cette deuxième étape du processus d achat, il y aura renversement de chaque ligne de préengagement. Lors du processus normal, la somme du préengagement et son renversement seront égaux à zéro et, par conséquent, n apparaîtront pas sur le rapport. Qu est-ce qu un engagement? La notion d engagement réfère à la seconde étape du processus des achats, celle du bon de commande. Chaque ligne d une demande d achat est traitée pour être convertie en ligne de bon de commande. L ajout des taxes s effectue à cette étape. Chaque ligne d un bon de commande doit passer avec succès le contrôle budgétaire. Ceci a pour effet de réajuster le solde budgétaire du livre budget de dépense utilisé dans les répartitions comptables. Cette nouvelle mise à jour du solde s effectue en remplaçant dans le livre budget de dépense la réserve de préengagement par une réserve d engagement équivalente au montant de chaque ligne de la demande d achat augmentée de la valeur nette des taxes applicables, soit 5,83% (TPS+TVQ-ristournes). Cette réserve d engagement durera jusqu à ce que la marchandise soit payée. Le rapport des transactions de préengagement et d engagement Le rapport des transactions de préengagement donne la liste de toutes les demandes d achat dont la somme des lignes de préengagement est différente de zéro. Nous utiliserons le rapport «Activité budgétaire demande d achat». Le rapport des transactions d engagement présente la liste des bons de commande dont la somme des lignes d engagement est différente de zéro. Ce rapport permet de déceler les soldes d engagement (lorsqu une commande est terminée) afin de les faire corriger. Nous utiliserons le rapport «Activité budgets approvisionnement». Le suivi des transactions 23

25 L accès aux rapports L accès à ces deux rapports se fait à partir du menu de gauche de la façon suivante : Gestion des approvisionnements Demande achat ou Bon commande Rapports - Activités budget DA et BC Avant de procéder à l édition du rapport, vous devez utiliser un contrôle d exécution (Recherche valeur) ou en créer un nouveau (Ajout valeur). Les actions à faire dans cette page : Créer ou rechercher le contrôle d exécution pour l impression du rapport Le contrôle d exécution détermine un raccourci qui permet d exécuter à répétition une requête. La première fois qu on définit un contrôle d exécution, on définit les paramètres de demande du rapport. Par la suite, il suffit d utiliser le mot clé défini, soit le contrôle d exécution, pour obtenir la page de demande du rapport. Utiliser l onglet «Ajout valeur» pour créer un contrôle d exécution. Saisir un mot clé et cliquer sur le bouton. Dans ce cas-ci «PREENG». Le suivi des transactions 24

26 La prochaine fois que vous utiliserez ce type de rapport, vous n aurez qu à cliquer sur l onglet «Recherche valeurs», puis à cliquer sur pour voir apparaître le contrôle existant et le sélectionner. Dans cet exemple, on veut savoir s il reste des préengagements sur un projet qu on doit fermer. Le projet est ouvert depuis le 30 septembre Sélectionner l entité, UL ou AU, Préciser les dates de début et de fin de la période de recherche. Indiquer les critères de recherche associés aux soldes de préengagement ou d engagement selon vos besoins. Utiliser la liste déroulante vis-à-vis du champ «Solde». Indiquer ensuite les «options de tri» : si vous désirez que la recherche s effectue sur tous les comptes, laisser à blanc les champs «Valeur champ structure srce 1» et «Valeur champ structure cible 2» Ajouter des lignes pour préciser vos options de tri à l aide du bouton : ici nous avons ajouté qu une ligne afin de préciser le projet pour lequel on désirait faire la recherche. Si on veut restreindre la recherche à un seul projet, il est important de répéter le numéro du projet dans les deux champs «Valeur champ» Pour restreindre la recherche à une classe du projet, ajouter une ligne de tri dans laquelle vous sélectionnerez CLASS_FLD dans la liste de «Champ structure». Préciser ensuite la classe voulue dans les deux champs «Valeur champ.». Enregistrer le contrôle d exécution. Le suivi des transactions 25

27 Lancer la requête à l aide du bouton La demande de traitement nous amène à l écran «Demande Répartiteur traitements». C est à cette étape que vous sélectionnez le type de liste que vous désirez. Pour obtenir la liste des préengagements sur le projet, sélectionner le traitement «Activité budget demande achat». Pour obtenir la liste des engagements sur le projet, sélectionner le traitement «Activité budget approv.». Cliquer sur le bouton OK, vous reviendrez à la page «Demande répartiteur traitement». Une nouvelle fenêtre «Internet Explorer» s ouvrira vous informant que le traitement est lancé. Le suivi des transactions 26

28 Lorsque le traitement est réussi, la page de données s affiche en format PDF. Le suivi des transactions 27

29 Module de facturation Registre des factures C est la page «Registre factures» qui permet d obtenir un rapport des factures selon nos besoins. En effet, nous pourrions utiliser ce registre pour obtenir les factures que l on a émises en tant que fournisseur, les factures que l on nous a émises en tant que client, les factures dont les revenus sont versés dans un projet spécifique ou bien les factures générées par une faculté spécifique. L accès à ce rapport se fait par le lien Registre de factures de la page «Accueil utilisateur» ou par le menu hiérarchique suivant : Facturation Génération factures Rapport - Registre factures Avant de procéder à l édition du registre, vous devez utiliser un contrôle d exécution (Recherche valeur) ou en créer un nouveau (Ajout valeur). Les actions à faire dans cette page : Créer ou rechercher le contrôle d exécution pour l impression de la liste Le contrôle d exécution détermine un raccourci qui permet d exécuter à répétition une requête. La première fois qu on définit un contrôle d exécution, on définit les paramètres de demande de rapport. Par la suite, il suffit d utiliser le mot clé, soit le contrôle d exécution, pour obtenir la page de demande de rapport. Utiliser l onglet «Ajout valeur» pour créer un contrôle d exécution. Saisir un mot clé et cliquer le bouton. Le suivi des transactions 28

30 Utiliser l onglet «Recherche valeurs» pour utiliser un contrôle d exécution existant. Saisir le mot clé et cliquer le bouton ou faites et sélectionner le contrôle d exécution désiré. Selon les paramètres utilisés, nous aurons un rapport plus ou moins élaboré. Voici les paramètres disponibles : Paramètre demande rapport Entité UL : Université Laval AU : autres organismes non UL Type fact. GE, INT, RCH, etc. Source Le numéro de l unité fournisseur Exclure factures Si la case est cochée, seules les factures non payées seront payées affichées Données facultatives Projet Pour restreindre le rapport à un projet spécifique Unité débutant par Pour permettre l affichage des factures de toutes les unités d une faculté Sélection intervalle Date de début : Pour indiquer la période désirée Date de fin Sélection des clients Internes et externes Pour obtenir toutes les factures, quelles soient internes ou externes Clients externes Pour obtenir les factures externes seulement Client spécifique Pour obtenir les factures d un client spécifique Type client Pour obtenir les factures d un type de client en particulier (employé/étudiant, unité, externe) Clients internes Pour obtenir les factures internes seulement Par exemple, demandons la liste des factures des clients externes pour la Faculté des sciences et génie en excluant les factures payées pour la période du 1 er janvier 2008 au 25 février Le suivi des transactions 29

31 Cliquer sur. Vous obtiendrez l écran «Demande Répartiteur traitements» sur lequel vous pourrez spécifier le registre des factures par numéro ou par client. Pour notre exemple, sélectionnons «Registre par client». Cliquer sur. Vous revenez à l écran «Registres factures» et une nouvelle fenêtre «Internet Explorer» s ouvre vous informant que le traitement est lancé. Le suivi des transactions 30

32 Lorsque le traitement est réussi, le document s affiche en format PDF. Le rapport comporte quatre pages. Utiliser les chevrons pour vous déplacer d une page à l autre en mode consultation. Le suivi des transactions 31

33 Consultation paiement d une facture externe La plupart des usagers utilisent le «Relevé des transactions associées à un document source» disponible dans l outil Explo pour la consultation des données rattachées aux factures. Il s agit pour la plupart des cas, d un encaissement de revenu suite à la vente d un service ou d un bien. Pour d autres cas, il arrive que l on doive facturer un client externe pour la récupération des coûts déjà imputés au livre budget de dépense, soit pour du salaire ou pour un autre type de dépense. Par exemple, vous facturez un client externe pour récupérer le salaire d un employé. Vous aurez utilisé un compte de type «dépense» qui fait référence à la dépense initiale. Ainsi lors de la facturation vous indiquerez la combinaison comptable utilisée par l unité, ce qui inscrira au livre budget de dépense un crédit relatif à la dépense initiale. Si vous consultez «Relevé des transactions associées à un document source» dans Explo afin de savoir si votre client a payé, vous constatez que le montant s est inscrit en crédit de dépense dans le livre budget de dépense, mais vous n obtenez aucune information vous indiquant si votre client a payé. (Information que l on retrouve sous la colonne montant recouvré). Suite de la ligne Il est possible à l aide de PeopleSoft d obtenir cette information. Comptes clients Accéder à l écran de consultation en utilisant le menu suivant : Comptes clients Recouvrement Données articles - Mise à jour détails articles Le suivi des transactions 32

34 Inscrire le numéro de la facture dans le champ «Article» Cliquer sur Dans cet écran nous constatons que : le solde pour cette facture est à 0 le statut de l article est fermé, ce qui signifie qu aucune autre action sur cette facture n est possible Sous le tableau «Activités article» Le suivi des transactions 33

35 No séq. : 1 la date comptable saisie ou inscrite par défaut dans le champ «D. compt.» la date du report au Grand livre réel dans le champ «D. répart.» le type entrée : FGE pour facture générale le montant facturé : 990,00$ No. séq. : 2 la date d encaissement du chèque client type entrée : ENC pour encaissement montant : - 990,00$ identifiant le compte à recevoir le numéro du chèque client dans le champ «Paiement» Le numéro dans le champ «Groupe» sous les deux encadrés «No. séq.» est une référence pour le Service des finances. Note : Si vous devez contacter le Service des finances pour obtenir de plus amples informations concernant l encaissement du chèque du fournisseur, ayez en main le numéro du paiement ainsi que le numéro de dépôt afin d accélérer la recherche. Il est également possible de vérifier si votre client a payé en utilisant le «Registre des factures». Référez-vous à la section «Registre des factures - Module de facturation» afin de connaître la façon de procéder. Le suivi des transactions 34

36 Module des comptes à payer Lorsque le Service des finances procède à l émission d un chèque pour le paiement d une dépense externe (dépense qui entraîne une sortie de fonds), il doit s assurer d exercer un bon contrôle sur le paiement des comptes à payer à ses fournisseurs. À cet effet, le système crée pour les factures payées, un numéro de pièce justificative, que le produit ait été obtenu suite à l émission d un bon de commande ou non. Nous avons vu précédemment comment effectuer la recherche d informations lorsque l on a en main le numéro de pièce justificative suite à l émission d un bon de commande, découlant de la saisie du formulaire électronique «Demande d achat». Voir la rubrique «Statut document pièce» sous «Module des achats». Il existe d autres types de dépenses payées à l aide d un déboursé du Service des finances. Il s agit de : l avance de voyage; la demande de paiement qui sert de remboursement à des individus ou à des entreprises; le rapport de dépenses de voyage et de frais de réception; le remboursement petite caisse; le remboursement de frais automobile (SF-329). Chacun de ces formulaires traités au Service des finances, entraîne l émission d une pièce justificative. Dépense externe sans bon de commande Accéder au menu de consultation des pièces justificatives en utilisant le menu suivant : Comptes fournisseurs Consultation Pièces justificatives - Statut documents Le suivi des transactions 35

37 Selon les informations que vous avez en main, utilisez les différents champs de recherche : Pièce justificative No facture Date Le numéro de pièce justificative le numéro du formulaire de remboursement de frais automobile (SF-329) OU le numéro de facture de l entreprise lorsqu il s agit d une demande de paiement adressée à une entreprise. Indiquer une date précise ou utiliser la liste des opérateurs logiques dans le menu déroulant du champ «Date». Clé tables fournisseur Fournisseur Fournisseur abrégé non utilisé Table UL le numéro du fournisseur qui réclame le remboursement. le nom abrégé du fournisseur, composé du nom de famille suivi du prénom (sans espace) jusqu à concurrence de 10 caractères. Le suivi des transactions 36

38 Effectuons une recherche à partir de l exemple suivant : En juillet 2008, le Service des finances a remboursé des dépenses à Jacques Lachance. Malheureusement, nous n avons pas en main le numéro du formulaire «Rapport de dépense de voyage». Nous recherchons donc la pièce justificative du fournisseur «LACHANCEJA» pour la période du 1 er juillet 2008 jusqu à aujourd hui. Indiquer LACHANCEJA dans le champ «Nom fournisseur abrégé» Cibler l opérateur logique «plus grand que» dans la liste déroulante du champ «Date». Indiquer Cliquer sur Puisqu une seule pièce existe dans la base de données avec les informations inscrites dans les champs de recherche, nous obtenons immédiatement l écran «Statut document pièce». Champ facture et champ pièce: le numéro du formulaire électronique qui a été complété et qui devient aussi le numéro de pièce justificative Champ fournisseur : le numéro du fournisseur, ici le numéro d employé Vous remarquez qu à la chaîne de caractères du nom abrégé fournisseur, une valeur numérique est ajoutée, advenant le cas où un même nom pour deux ou plusieurs fournisseurs existent dans la base de données. Le suivi des transactions 37

39 Pour effectuer la vérification des données liées aux fournisseurs, référez-vous à la section suivante «Recherche données fournisseurs». Cliquer sur le lien (champ «Pièce») pour obtenir les informations sur la pièce justificative. Cliquer sur le bouton. Suite de l écran Cliquer sur chacun des icônes pour obtenir l information dont vous avez besoin. Référez-vous à la section «Statut document pièce» vue précédemment pour l interprétation des données que l on retrouve sous chacun des icônes. Le suivi des transactions 38

40 Recherche données fournisseurs Utiliser le menu suivant pour effectuer la vérification des données liées à un fournisseur. Fournisseurs Définition/mise à jour Ajout et mise à jour - Données fournisseurs Utiliser les différents champs pour lancer la vérification, par exemple le numéro du fournisseur, en indiquant dans le champ «Fournisseur» «égale = 2175» soit le numéro d employé de Darquise Cantin. Cet écran permet de vérifier quel est le statut du fournisseur ou du bénéficiaire dans la base de données. Le suivi des transactions 39

41 Cliquer sur l onglet «Adresse». Vous obtenez l adresse personnelle de l employé ainsi que son adresse au bureau. Une adresse sur deux : cliquer sur «Afficher tout» pour obtenir les 2 adresses, l adresse personnelle et l adresse interne de l employé. Le suivi des transactions 40

42 Module du Grand livre CONSULTATION DES LIVRES BUDGET La consultation d un livre budget se fait à partir de l écran «Détails budget» que l on retrouve sur la page «Accueil utilisateur» sous la rubrique «Livres budget» ou par le menu hiérarchique suivant : Contrôle fonds Consultation activités budg. - Détails budget Utiliser les loupes ou inscrire directement les valeurs dans les champs selon vos besoins. Entité UL ou AU Groupes grands livres Les livres budget de DEPENSE ou REVENU sont les plus utilisés. Il existe par contre le livre budget de DETAIL. Compte Non obligatoire. Habituellement on se sert des autres champs pour obtenir les résultats. Service Le numéro identifiant l unité administrative Fonds Sous quel fonds, par exemple pour un budget d unité, fonds 1 ou 3 Classe Enveloppe budgétaire Programme Activité Projet Le numéro de projet Période budgétaire Budget annuel ou cumulatif (ANXXXXX ou CUMULA) Le suivi des transactions 41

43 Consultation d un livre budget de DEPENSE - Sans projet Revenons à l écran de recherche «Détails budgets» et reprenons la même recherche sur un budget de dépense utilisé, cette fois-ci, sans projet. On doit préciser le livre budget à consulter, le numéro d unité administrative dans le champ «Service», le fonds, le programme, la classe et la période budgétaire. N oubliez pas, plus vous laissez des champs vides, plus le résultat de la requête est volumineux. Cliquer sur. Le budget disponible est de ,83$ ce qui représente 44,85% du budget total de la classe 200. À noter que le concept de «Tolérance» n est pas appliqué. Le suivi des transactions 42

44 Chacun des icônes «Recherche grand livre» et «Recherche journal activités» permettent de faire du forage et d avoir accès aux différentes écritures de budget, de dépenses, d engagement et de préengagement, s il y a lieu. Par exemple, cliquer sur ce l icône «Budget». «Recherche journal activités» à droite du champ Suite de la ligne Cliquez sur la loupe de la troisième ligne, vous obtiendrez l information sur l écriture de budget OU cliquez sur l icône.vous obtiendrez le tableau suivant : Le suivi des transactions 43

45 Cliquer sur l icône pour obtenir les deux onglets simultanément. Suite de la ligne L icône vous ramène au tableau vu précédemment, alors que l icône vous ramène à l écran «Détails budget contrôlé». Le lien permet de faire afficher les livres budget REVENU d où proviennent les revenus associés. Le forage pour les données vis-à-vis des champs «Engagement, préengagement et dépense» ne sera pas documenté. Il s effectue à partir des mêmes icônes que ceux décrits précédemment. Le suivi des transactions 44

46 Consultation d un livre budget de DEPENSE - Avec projet Cliquez sur. La liste des livres budget s affiche au bas de l écran : il y a un livre pour chacune des classes définies pour ce projet. Cliquer sur une des classes pour obtenir le budget disponible, par exemple la classe 20A pour en connaître le solde (dépenses courantes). Vous auriez pu indiquer sous le champ classe, 20A et instantanément, vous auriez obtenu l écran suivant. Le suivi des transactions 45

47 Le budget disponible est de 80,000$ ce qui représente 100% du budget total de la classe 20A, car aucune dépense n a été imputée sur ce budget de projet. À noter que le concept de «Tolérance» n est pas appliqué. Le lien Attributs n est pas utilisé. Cliquez sur le lien «Budgets associés» lorsque celui-ci est activé, afin de faire afficher les livres budget REVENU d où proviennent les revenus associés. Pour notre exemple, aucun revenu n a été comptabilisé. Consultation d un livre budget de DEPENSE - Avec projet de recherche Prenons le budget du projet de recherche CG et effectuons la recherche pour les livres budget de dépense. Cliquer sur le bouton Le suivi des transactions 46

48 Le lien Attributs n est pas utilisé. Cliquer successivement sur les liens et icônes, les mêmes que vus précédemment pour obtenir de l information supplémentaire. ATTENTION Lorsqu il s agit d un projet de recherche, comme pour cet exemple, l information que vous obtiendrez dans le champ «Budget» correspondra aux écritures de budget que le Service des finances a enregistré pour allouer les montants de recherche. Cette façon de faire est valable pour tous les projets de recherche existant avant février Depuis ce temps, le Service des finances procède par facturation pour récupérer les montants octroyés par les organismes subventionnaires. Ces montants apparaissent vis-àvis du champ «Revenus associés». Le suivi des transactions 47

49 Consultation d un livre budget de REVENU - Sans projet Revenons à l écran de recherche «Détails budget» et reprenons la même recherche pour un budget de revenu utilisé, cette fois-ci, sans projet. On doit préciser le livre budget à consulter, le numéro d unité administrative dans le champ service, le programme, la classe et la période budgétaire. On obtient deux livres budget de REVENU. Cliquer sur l un ou l autre des liens des deux livres budget, par exemple A Le suivi des transactions 48

50 Le lien Attributs n est pas utilisé. Cliquer successivement sur les liens et icônes, les mêmes que vus précédemment pour obtenir de l information supplémentaire. Consultation d un livre budget de REVENU - Avec projet Reprenons le projet CG et effectuons la recherche pour les livres budget de revenu. Cliquer sur le bouton Cliquer sur l icône «Recherche Journal activités» pour connaître le type de transaction associée à la valeur pécuniaire. Le suivi des transactions 49

51 Suite de la ligne Utiliser la loupe sur la première ligne pour connaître le type de transaction lié au montant de ,00$. Ces données sont liées à la facture L information que vous obtiendrez pour un projet de recherche correspondra, dans la grande majorité des cas, aux factures envoyées par le Service des finances pour récupérer les montants octroyés par les organismes subventionnaires. Avant février 2004, le Service des finances procédait par écriture de budget pour allouer les montants au projet de recherche. Le suivi des transactions 50

52 Cliquer sur «Budgets associés» pour connaître à quel livre budget de «DÉPENSE» le livre budget «REVENU» est associé. Ici il s agit du livre budget de DEPENSE de la classe R00, dépenses courantes. Le lien Attributs n est pas utilisé. Le suivi des transactions 51

53 LES RAPPORTS BUDGÉTAIRES Dans PeopleSoft, l impression de trois rapports budgétaires peut être exécutée par les usagers : il s agit du relevé des transactions par projet, des listes de projets déficitaires et du statut des budgets de dépense. Relevé des transactions par projet L impression du relevé des transactions permet d extraire toutes les transactions de l exercice financier et des périodes comptables définies dans l écran de recherche qui suit. Notez que l exécution de ce rapport est possible pour les projets seulement. Utilisez le menu suivant pour exécuter la requête. Contrôle fonds Rapports budgétaires - Relevé des transactions -projet Avant de procéder à l édition du rapport, vous devez utiliser un contrôle d exécution (Recherche valeur) ou en créer un nouveau (Ajout valeur). Utiliser l onglet «Ajout valeur» pour créer un contrôle d exécution. Saisir un mot clé et cliquer sur le bouton. Les actions à faire dans cette page : Créer ou rechercher le contrôle d exécution pour l impression du rapport Le contrôle d exécution détermine un raccourci qui permet d exécuter à répétition une requête. La première fois qu on définit un contrôle d exécution, on définit les paramètres de demande du rapport. Par la suite, il suffit d utiliser le mot clé défini, soit le contrôle d exécution, pour obtenir la page de demande du rapport. Le suivi des transactions 52

54 Dans le premier encadré, vous devez indiquer des paramètres obligatoires, marqués par un astérisque *. Dans le champ «Projet» l indicateur «%» suivant le numéro du projet doit également être complété. Cliquer sur Cliquer sur Vous revenez à l écran d impression et une nouvelle fenêtre internet s ouvre vous informant que le traitement est lancé. Le suivi des transactions 53

55 Dès que le traitement est terminé, le rapport en format PDF s ouvre. Le rapport contient 10 pages. Cliquer sur les chevrons pour faire défiler les pages. Cliquer sur l imprimante pour imprimer le document. Liste des statuts budgets de dépense Il s agit ici du relevé des livres budgets de dépense d une unité administrative ou d un projet. À partir de cette requête, vous obtiendrez la liste des montants autorisés pour les dépenses ainsi que le solde budgétaire pour chacune des enveloppes budgétaires, en date de la requête. Le suivi des transactions 54

56 Avant d exécuter ce rapport vous devez vous définir un contrôle d exécution. Il est un raccourci qui permet d exécuter à répétition une même requête. La première fois qu on définit un contrôle d exécution, on définit les paramètres de demande du rapport. Par la suite il suffit d utiliser le mot clé défini, soit le contrôle d exécution, pour obtenir la page de demande du rapport. Référez-vous à la section précédente pour connaître la façon de définir un contrôle d exécution. Prenons l exemple de la recherche à partir d un numéro de projet. Accéder à l écran de recherche par le menu suivant : Contrôle fonds Rapports budgétaires - Statuts des budgets Dépense Attention : Tous les champs non utilisés doivent conserver le caractère «%» pour que la requête s exécute. Cliquer sur Le suivi des transactions 55

57 Cliquer le bouton. Vous reviendrez à la page d impression. Une nouvelle fenêtre internet s ouvre vous informant que le traitement est lancé. Dès que le traitement est réussi le rapport s affiche à l écran. Le suivi des transactions 56

58 Liste des projets déficitaires Le troisième rapport budgétaire mis à la disposition des usagers, est la liste des projets déficitaires, pour la consultation des projets déficitaires pour une faculté ou pour une unité administrative. Pour accéder à ce rapport utiliser le menu suivant : Contrôle fonds Rapports budgétaires - Projets déficitaires N oubliez pas de définir un contrôle d exécution pour utiliser ce rapport. Référez-vous à la section «Relevé des transactions par projet - Créer ou rechercher un contrôle d exécution» pour connaître la procédure. Les champs marqués d un un astérisque *sont des champs obligatoires. Voici un exemple de recherche afin d obtenir la liste des projets déficitaires pour l unité au fonds 2 en date d aujourd hui. La date de fin de projet ne doit pas excéder la date du jour. Le suivi des transactions 57

59 Utiliser la loupe pour sélectionner projets Inactif/actif, si nécessaire. Utiliser la loupe pour obtenir la liste des codes de groupe de projet vis-à-vis du champ «Groupe projet». Il serait utile d utiliser ce champ de recherche lors d une requête élargie. Cliquer le bouton Cliquer le bouton Lorsque le traitement sera réussi, le rapport apparaîtra à l écran en format PDF par le même processus que celui des rapports précédents. Le suivi des transactions 58

60 CONSULTATION D UNE ÉCRITURE DE BUDGET Lors de la saisie des écritures de budget au Service des finances, deux menus peuvent être utilisés, soit le menu pour une écriture de budget générale ou pour une écriture de «transfert» de budget qui s applique lors d un virement de budget, par exemple pour un transfert de budget facultaire vers un ou plusieurs de ses départements. À l intérieur de chacun des écrans de consultation, l option «Initiale ou Correction» est disponible : initiale faisant référence au budget original versé en début d année financière et correction faisant référence à la correction de données relatives à un budget initial ou à une correction d un transfert de budget. Selon la façon dont le Service des finances saisira l écriture, vous devrez la consulter à partir de l un ou l autre des menus suivants. Consultation d une écriture de budget Accéder au menu de consultation de la façon suivante : Contrôle fonds Écritures budgets - Entrée écritures budget Inscrire entité UL ou AU Indiquer le numéro d écriture de budget Cliquer sur Le suivi des transactions 59

61 Cliquer sur l onglet «Ligne» pour de l information relative aux combinaisons comptables utilisées, aux montants et à la description de chacune des lignes de l écriture. Consultation d une écriture de transfert de budget Accéder au menu de consultation de la façon suivante : Contrôle fonds Écritures budgets - Entrée transferts budgets Le suivi des transactions 60

62 Inscrire entité UL ou AU Indiquer le numéro d écriture de budget Cliquer sur Le suivi des transactions 61

63 Il s agit ici d une correction apportée à une écriture de «transfert» de budget. Cliquer sur l onglet «Ligne» pour de l information relative aux combinaisons comptables utilisées, aux montants et à la description de chacune des lignes de l écriture. Le suivi des transactions 62

64 CONSULTATION GRAND LIVRE Ce menu de consultation est utilisé lorsque l on veut consulter les transactions reportées au Grand livre réel. Ces transactions ont un statut «P» pour «posted», soit reporté. Accéder au menu de consultation en utilisant le lien «Consultation grand livre» sur la page «Accueil utilisateur» sous la rubrique «Grand livre réel» ou en utilisant le menu de gauche suivant : Grand livre Consult. données écritures/gl - Grands livres La première fois que vous effectuez ce type de recherche, vous devez déterminer un modèle d interrogation. Cliquer sur «Ajout valeurs», indiquer par exemple «Général» pour obtenir l écran suivant : Dans un premier temps, il est conseillé de remplir les champs suivants et de les sauvegarder. Entité : UL ou AU; Grand livre : REEL; Exercice : Inscrire l année financière que vous désirez consulter; Pér. début : Inscrire à partir de quelle période comptable vous voulez obtenir des données; Pér. fin : Inscrire jusqu à quelle période comptable vous voulez obtenir des données. Après avoir complété ces champs, cliquer sur le bouton «Enregistrer». Lors d une consultation future, les données enregistrées dans le premier encadré seront conservées. Les champs «Devise et VNP» doivent être laissés à blanc. Le suivi des transactions 63

65 Les prochains champs font référence à des périodes comptables autres que celles normalement utilisées, soient de 1 à 12. Afficher solde cumul exercice : permet d obtenir solde par rapport au cumulatif des périodes; Afficher détails transactions : permet d obtenir l affichage du détail des transactions; Inclure régularisations : Monnaie exploitation seulement : si la case est cochée, les résultats seront présentés globalement dans la devise de base, soit CAD pour canadienne. Sinon les résultats seront présentés séparément par devise. Pour notre exemple, effectuons une première recherche des transactions par compte, à la classe 200, inscrites au Grand livre réel pour l année financière 2007 à la période comptable 1, soit juin pour l unité Compléter les champs pour lesquels vous désirez obtenir l information Sous la colonne «Regrouper par» sélectionnez les champs qui permettront l affichage selon ce que vous désirez obtenir. Par défaut, c est la case vis-à-vis du champ «Compte» qui est sélectionnée. Les résultats s afficheront par compte. Sous cette colonne, une valeur doit obligatoirement être sélectionnée. Cliquer sur le bouton Le suivi des transactions 64

66 Il est possible d accéder à de l information supplémentaire en cliquant sur les liens «Activité» ou «Détails». Vous pourrez ainsi vous rendre jusqu à l écriture de journal. Cliquer sur le lien «Activité» du compte Toutes les transactions que vous consultez au Grand livre réel sont identifiées par un numéro d écriture de journal. Pour revenir à l écran précédent, cliquer sur le lien CONSULTATION DES CHAMPS STRUCTURE Valeur des champs structure Il est possible dans l application financière de consulter les valeurs de chacun des champs structure ainsi que leur description. Nous présenterons ci-dessous la consultation de l entête d un projet. Pour atteindre les différents menus de consultation, utilisez le menu suivant : Configuration GFCA Définitions communes Définition champs structure Définition valeurs Le suivi des transactions 65

67 - Valeurs champs structure Notez que pour atteindre l écran de recherche pour la consultation d un projet, vous pouvez utilisez le lien Consultation projets sur la page «Accueil utilisateur» sous la rubrique «Utilitaires». L en-tête de projet La recherche d un ou de plusieurs projets peut se faire à l aide des critères «numéro de projet», numéro d unité administrative ou numéro du responsable de projet. Il s agit d indiquer dans ce cas-ci le numéro d employé du responsable de projet. Pour notre exemple le numéro Lancer la recherche à l aide du bouton. L information s affiche sur cinq onglets. Le suivi des transactions 66

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