CONVENTION ENTRE LE CONSEIL NATIONAL DES BARREAUX CONCERNANT LA COMMUNICATION ELECTRONIQUE ENTRE

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1 CONVENTION ENTRE LE MINISTERE DE LA JUSTICE ET DES LIBERTES ET LE CONSEIL NATIONAL DES BARREAUX CONCERNANT LA COMMUNICATION ELECTRONIQUE ENTRE LES JURIDICTIONS ORDINAIRES DU PREMIER ET SECOND DEGRE ET LES AVOCATS

2 CONVENTION ENTRE LE MINISTÈRE DE LA JUSTICE ET DES LIBERTES ET LE CONSEIL NATIONAL DES BARREAUX Le garde des sceaux, ministre de la justice et des libertés, agissant au nom de IJEtat, Le Conseil national des barreaux représenté par son président, Ont conclu et arrêté ce qui suit : Préambule - Contexte de la convention La présente convention se substitue à la convention signée par les mêmes parties le 28 septembre Elle fixe les modalités et les conditions de consultation et d'échanges électroniques de documents et données relatifs aux affaires civiles et pénales traitées par les juridictions, entre les juridictions ordinaires du premier et second degré et les avocats. Sont appelées «juridictions ordinaires du premier degré et second degré» les cours d'appel, tribunaux de grande instance et les tribunaux d'instance. L'utilisation des nouvelles technologies s'effectue dans le respect des règles du code de procédure civile, du code de procédure pénale, du code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile, ainsi que du code de l'organisation judiciaire. Les parties signataires désignées ci-dessus reconnaissent avoir échangé les informations et les conseils permettant de prendre la mesure technique et juridique des conséquences du recours à ces technologies.

3 A- Objectifs de la communication Le système de communication est relatif à I'accomplissement des actes de procédure au sens des dispositions du titre XXI du code de procédure civile, ainsi qu'à la consultation du dossier informatique et l'échange, sous format électronique, d'informations utiles à la gestion des procédures civiles et pénales. L'ensemble des fonctionnalités du système est conforme au droit positif. Le système de communication instauré est conçu pour s'adapter aux évolutions procédurales. B- Les qains attendus La mise en œuvre du système de communication électronique vise d'une part à une meilleure connaissance du suivi des affaires, d'autre part à la transmission en temps réel des informations relatives aux procédures, et, enfin à la réduction des délais de traitement et à l'amélioration de la gestion du rôle. Le système doit également permettre un allégement des temps de saisie, une meilleure transparence de l'information et une meilleure maîtrise des affaires dont la juridiction est saisie. La numérisation des pièces et des actes de procédure en matière pénale doit permettre un gain de temps, notamment pour la transmission du dossier, et faciliter l'accès aux dossiers et leurs manipulations par les magistrats, personnels des greffes et avocats. Pour les avocats, le recours à l'ensemble de ces nouvelles technologies doit engendrer un gain de temps, une diminution des déplacements, une accélération de la transmission des informations, et une meilleure gestion des affaires au bénéfice du justiciable. Article I - Objet de la convention La présente convention a pour objet de préciser, d'une part, les obligations juridiques et financières des parties signataires et d'autre part, les voies et moyens des systèmes de consultation, d'échanges électroniques, utilisés tant pour les procédures civiles que pour les procédures pénales. Article II - Identification des parties à la convention Les parties engagées par la mise en œuvre de ces nouvelles technologies de communication sont le ministère de la justice et des libertés et le Conseil national des barreaux. Article III - Oblinations des parties à la convention et des personnes participant à la communication électronique A- Obliqations juridiques 1) Le ministère de la justice et des libertés : - a en charge la maintenance évolutive des logiciels «WinCi CA» (qui contient le module «ComCi CA») et «WinCi TG1» (qui contient le module «ComCi TG1») ainsi que l'installation et la maintenance dans les locaux de justice des matériels et logiciels utilisés pour la numérisation des procédures pénales. II assure les relations avec la société titulaire du marché national de maintenance. II informe en temps utile les

4 partenaires des éventuelles modifications des logiciels afin de permettre à ceux-ci de prendre leurs dispositions en vue d'appréhender dans les meilleures conditions les nouvelles modalités de leur utilisation ; - détermine en concertation avec le Conseil national des barreaux les modalités de I'interconnexion du réseau indépendant à usage privé des avocats dénommé réseau privé virtuel avocats ou RPVA avec le réseau indépendant à usage privé du ministère de la justice et des libertés dénommé réseau privé virtuel justice ou RPVJ, autorisant un accès unique national entre les deux réseaux privés indépendants et sauvegardant les principes de confidentialité et de secret professionnel qui permettent la communication électronique objet de la présente convention ; - assure les relations avec la commission nationale informatique et libertés (CNIL) pour les systèmes de communication dont sont dotés les tribunaux de grande instance et les cours d'appel. 2) Le Conseil national des barreaux : - est responsable de la mise en place de l'infrastructure technique permettant le raccordement de I'équipement terminal des avocats au RPVA sauvegardant les principes de confidentialité et de secret professionnel ; - a en charge la maintenance du logiciel chargé de l'interface d'accès des avocats aux services e-barreau; - assure les relations avec la commission nationale informatique et libertés (CNIL) pour les systèmes de communication électronique dont il a la charge ; - détermine en concertation avec le ministère de la justice et des libertés les modalités de I'interconnexion du RPVA avec le RPVJ autorisant un accès unique national entre les deux réseaux indépendants à usage privé et sauvegardant les principes de confidentialité et de secret professionnel qui permettent la communication électronique objet de la présente convention ; - met en œuvre l'ensemble des mesures générales et particulières prises pour garantir la fiabilité de l'identification des avocats parties à la communication électronique, l'intégrité des documents adressés, la sécurité et la confidentialité des échanges, l'établissement avec certitude de la date d'envoi et de celle de la réception par le destinataire ainsi que l'utilisation des procédés de communication conforme aux finalités de la convention. 3) L'ordre des avocats : - détermine en concertation avec les juridictions ordinaires du premier et second degré les modalités de mise en œuvre organisationnelle de la communication électronique en matière civile comme en matière pénale ; - met en œuvre l'organisation et la gestion des informations nécessaires à I'inscription et à la résiliation de l'inscription des avocats du barreau à «ComCi CA et ComCi TG1». 4) L'avocat qui choisit de s'inscrire à «ComCi CA et ComCi TG1» s'oblige à respecter, pour ce qui le concerne, l'ensemble des obligations de la présente convention et notamment les modalités techniques de raccordement au RPVA de I'équipement terminal de son cabinet (décrites en annexe).

5 5) Les juridictions ordinaires du premier et second degré : - déterminent en concertation avec l'ordre des avocats les modalités de mise en œuvre organisationnelle de la communication électronique en matière civile comme en matière pénale en se référant à la présente convention ; - mettent en œuvre l'ensemble des mesures générales et particulières prises pour assurer la confidentialité et l'intégrité des informations. Pour les informations échangées, l'intégrité s'étend à leur authenticité, c'est-à-dire à la garantie de leur origine et de leur destination voulue ainsi que d'une utilisation conforme aux finalités de la présente convention ; - mettent en œuvre l'organisation et la gestion des informations nécessaires au contrôle des inscriptions et à la gestion des habilitations d'accès des avocats du barreau aux services de communication «ComCi CA et ComCi TG1» ainsi qu'au contrôle des résiliations de leur inscription. B- Obligations techniques 1) Le ministère de la justice et des libertés : - assure la conception, la réalisation et la diffusion de «WinCi CA et de son module de communication électronique» à la cour d'appel et de «WinCi TG1 et de son module de communication électronique» au tribunal de grande instance ainsi que des matériels nécessaires à la numérisation des procédures pénales. II est responsable de la cohérence des applications au plan national ; - met à disposition du Conseil national des barreaux les données techniques nécessaires à l'élaboration des systèmes de communication électronique des avocats ; - assure la mise en œuvre du RPVJ et procède à son exploitation quotidienne. 2) Le Conseil national des barreaux : - assure la conception, la réalisation et l'exploitation de la plate-forme de services «e- barreau» mise à la disposition des avocats et des ordres ; - assure la mise en œuvre du RPVA et procède à son exploitation quotidienne. 3) L'ordre des avocats : - assure l'inscription des avocats à «ComCi CA et ComCi TG1» et leur résiliation au moyen d'un service mis à disposition par le Conseil national des barreaux. 4) Les juridictions ordinaires du premier et second degré : - s'assurent de la mise en œuvre de «WinCi CA» et «ComCi CA» ainsi que de leur exploitation quotidienne ; - s'assurent de la mise en œuvre de «WinCi TG1» et «ComCi TG1» ainsi que de leur exploitation quotidienne ; - s'assurent de la mise en œuvre des systèmes et applications de numérisation des procédures pénales ainsi que de leur exploitation quotidienne ; - mettent en œuvre l'ensemble des mesures générales et particulières prises pour

6 assurer la disponibilité et la fiabilité du système ; - s'assurent de la conformité des fichiers d'inscriptions et de désinscriptions ainsi que des habilitations d'accès des avocats du barreau à << ComCi CA et ComCi TG1 >> aux spécifications décrites en annexe technique. C- Obli~ations relatives aux équipements communs 1) L'imputation du coût des équipements et des prestations de service liés à chaque réseau indépendant privé. L'ensemble du coût des équipements et des prestations de service acquis puis mis en œuvre pour assurer les communications électroniques, ainsi que les frais de fonctionnement récurrents induits, sont à la charge de I'Etat pour les équipements installés depuis le greffe jusqu'au dispositif d'interconnexion du RPVJ avec le RPVA. L'ensemble du coût des équipements et des prestations de services acquis puis mis en œuvre pour assurer les communications électroniques, ainsi que les frais de fonctionnement récurrents induits sont à la charge du Conseil national des barreaux pour les équipements installés depuis le dispositif d'interconnexion du RPVJ jusqu'au portail du RPVA. 2) La prise en charge du coût des équipements et des prestations de service concernant le dispositif d'interconnexion des deux réseaux indépendants privés Le Conseil national des barreaux règle en totalité les factures relatives aux frais de mise en service et à l'abonnement mensuel qui lui sont adressées par le prestataire de service. En contrepartie, le ministère de la justice et des libertés s'engage à rembourser, à hauteur de la moitié, le montant des dites factures selon les modalités fixées dans un accord séparé. II est précisé, en outre, que le Conseil national des barreaux est en charge des relations commerciales avec le prestataire de service en charge de cette interconnexion. II est par voie de conséquence responsable de tout incident intervenant dans le règlement des factures. 3) Le changement de prestataire sans modification technique. La passerelle d'interconnexion sécurisée entre le RPVJ et le RPVA est décrite dans une annexe technique. Sa mise en œuvre implique que le cahier des charges de chacune des parties, lors d'un renouvellement de prestataire assurant «I'extemalisation >> des réseaux indépendants privés, comporte l'obligation de disposer de technologies compatibles. En cas de changement de prestataire pendant le cours de la convention, le choix du remplaçant se fera avec l'accord du ministère de la justice et des libertés et du Conseil national des barreaux. Ce changement sera formalisé par voie d'avenant à la présente convention. 4) Le changement technique du dispositif d'interconnexion des deux réseaux indépendants privés. Tout changement sera formalisé par voie d'avenant à la présente convention. D- Obligations en matière de sécurité Le RPVJ offre aux avocats l'accès aux données gérées par «WinCi CA et WinCi TG1» et référencées en annexe ce qui suppose que les avocats se dotent d'un réseau indépendant privé (RPVA) offrant des garanties élevés de sécurité afin de satisfaire notamment à la confidentialité des échanges.

7 La sécurité de l'accès des avocats au RPVA ainsi que la confidentialité des informations sorties du RPVJ sont de la responsabilité du Conseil national des barreaux. Elles sont garanties par l'utilisation d'un dispositif de certification permettant l'authentification des avocats pour l'accès au RPVA et, dans le cas où cet accès se fait via Internet, par I'utilisation de moyens de chiffrement opéré sous la responsabilité du Conseil national des Barreaux préservant la confidentialité des informations. Chacune des parties assure sa protection quant aux messages, documents et données entrant dans ses systèmes de gestion et de communication électronique. En cas de risque de vulnérabilité, chacune des parties signataires se réserve la possibilité de suspendre le service, à charge d'en informer les autres parties. Article IV - Cadre de référence fonctionnel et technique Le périmètre fonctionnel pris en considération pour la mise en œuvre de la communication électronique concerne toutes les procédures civiles devant l'une des juridictions ordinaires du premier ou second degré telles que définies dans le préambule ou tout juge de ces juridictions. Dans le respect des dispositions du Code de Procédure Civile, toutes les étapes ou maillons de procédure pourront, selon l'avancement des développements informatiques de part et d'autre, faire l'objet de transmissions de données informatisées (au moyen de fichiers structurés ou non, de messages et de pièces jointes selon les cas). Les chaînes civiles «WinCi CA et WinCi TGI» constituent le cadre applicatif de la communication électronique des cours d'appel et des tribunaux de grande instance avec les avocats. Les systèmes «ComCi CA et ComCi TG1», composants des chaînes civiles «WinCi CA et WinCi TG1», sont mis en œuvre via le RPVJ. Le RPVJ est un réseau indépendant privé avec une ouverture sécurisée sur le RPVA. Le RPVJ est exploité par un opérateur privé avec lequel le ministère de la justice et des libertés a passé un marché public national et une convention nationale. Le RPVA est un réseau indépendant privé avec une ouverture sécurisée sur le RPVJ. Le RPVA est exploité par un opérateur privé avec lequel le Conseil national des barreaux a conclu un contrat. Le RPVA permet d'accéder à la plate forme de services «e-barreau», développée et maintenue par le Conseil national des barreaux. La plate-forme de services «e-barreau» assure I'interfaçage des échanges entre les avocats et le système «ComCi CA et ComCi TG1». A cette fin, «e-barreau» propose aux avocats un ensemble de fonctionnalités accessibles en ligne à travers une liaison sécurisée et une certification électronique unique. Elle intègre les dispositifs de sécurité suivants : - un accès réservé aux abonnés du réseau privé virtuel des avocats qui assure le chiffrement des données échangées, opéré par le prestataire de confiance agissant sous la responsabilité du Conseil national des Barreaux, entre le cabinet (ou les locaux de l'ordre) et la plateforme e-barreau.;

8 Afin de garantir un accès au RPVA au plus grand nombre d'avocats, les ordres ont la possibilité de proposer un libre accès au RPVA aux avocats qui le souhaitent. Cet accès au RPVA obligera I'avocat à un déplacement physique dans les locaux de I'ordre et ce à chaque utilisation du RPVA. Pour des raisons de sécurité aucun accès distant ne pourra être proposé sur les systèmes de I'ordre. De la même façon les cabinets d'avocats s'engagent à ne proposer un accès à leur système de raccordement au RPVA que pour les seuls avocats utilisateurs dans leur pratique professionnelle quotidienne du même point de raccordement à lntemet équipé d'un boitier d'accès au RPVA. - une authentification des utilisateurs des services «e-barreau» par certificat électronique stocké sur un support physique cryptographique dédié par avocat (par exemple dispositif à mémoire avec «connectique» USB). Le processus d'authentification est partie intégrante de la politique de sécurité et de certification mise en œuvre par le Conseil national des barreaux qui assure le rôle d'autorité de certification et les ordres qui assurent le rôle d'autorité d'enregistrement ; - un pare-feu permettant le filtrage des requêtes en provenance du RPVJ auquel est associée une «DMZ extranet». Cette «DMZ» héberge le service de relais de messagerie assurant le traitement des messages entre le RPVJ, la plate-forme de services «e-barreau» et le serveur de boîtes aux lettres électroniques du RPVA ; - un pare-feu permettant le filtrage des requêtes provenant des utilisateurs issus de I'lnternet auquel est associée une «DMZ lnternet». Cette «DMZ» héberge le «proxy HTTP» assurant le traitement des requêtes entre le RPVA et la plate-forme de services «e-barreau». Outre ces dispositifs de sécurité, le RPVA intègre : - un portail d'accueil «web extranet» ; - un service de messagerie sécurisé SMTP ; - une plate-forme de services «e-barreau» de type «web service» (SOAP 1 XML) permettant de gérer les échanges et les présentations des données par un avocat, de générer des requêtes XML à destination des systèmes «ComCi CA et ComCi TG1» et d'intégrer les messages XML provenant de «ComCi CA et ComCi TG1». - les dispositifs de connection des cabinets d'avocats agréés par le Conseil national des barreaux Le RPVA permet, en outre, la transmission par la juridiction à I'avocat qui en fait la demande dans les formes prescrites par le code de procédure pénale des procédures pénales numérisées dans lesquelles il est désigné, ainsi que des équivalents électroniques de procédure La numérisation consiste à obtenir, à partir d'un document papier, un fichier sous forme numérique, au moyen d'un scanner. Le fichier ainsi obtenu fait ensuite l'objet d'un traitement par un logiciel de reconnaissance de caractères - logiciel OCR (Optical Character Recognition). Cette phase «d'océrisation» permet d'obtenir un document sous format texte. Les documents ainsi obtenus sont des documents électroniques «intelligents» et non de simples images, ce qui autorise ultérieurement leur exploitation informatique, notamment la recherche par mots clés. Elle permet en conséquence d'obtenir une copie conforme à l'original de la procédure sans recours à la signature électronique. Article V- Les services de communication électronique Le présent article a pour objet de fixer le cadre fonctionnel général des échanges par la voie électronique entre les juridictions ordinaires du premier et second degré et les avocats. 8

9 Les dispositions figurant dans la convention nationale concernent uniquement celles qui ont un impact sur les services et logiciels mis en œuvre par chacune des parties. Les dispositions de nature organisationnelle ou opérationnelle seront spécifiées dans les conventions, règlements pratiques ou modes opératoires locaux conformément aux dispositions générales fixées dans le présent article. Les services «CornCi CA et ComCi TGlIe-barreau» procèdent des catégories fonctionnelles suivantes : - l'accès, la récupération et la consultation de données enregistrées dans «WinCi CA et WinCi TG1» (art. 726 à 729 CPC) ; - la transmission de données informatisées de procédure ; - l'échange de courriers électroniques support d'une communication purement fonctionnelle ou préparatoire à la transmission de documents électroniques ; - la transmission de l'équivalent électronique d'actes et pièces de procédure. La liaison RPVJ/RPVA permet en outre la transmission des copies des procédures pénales numérisées. La communication électronique en matière pénale et civile ne peut être mise en œuvre qu'à travers ces deux réseaux. A - Dispositions générales : Compte tenu de l'impossibilité de garantir une fiabilité absolue des systèmes participant aux échanges et transactions électroniques objet de la présente convention, il est convenu que les défaillances éventuelles de ces systèmes seront signalées réciproquement dans les délais les plus brefs. En cas de telles défaillances, il est procédé comme il est dit aux articles et du code de procédure civile. B- L'accès, la récupération et la consultation de données enregistrées dans WinCi CA et WinCi TG1 : II s'agit de permettre l'accès, la récupération ou la consultation, sur demande individuelle de l'avocat inscrit aux services «ComCi CA et ComCi TG1», de données de l'équivalent informatique du dossier (art. 727 CPC) et du registre des audiences (art.728 CPC) correspondant à une affaire, suivant le niveau d'habilitation défini en conformité avec les dispositions de l'article 34 de la loi no du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié par la loi du 7 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et selon les modalités et pour les données définies en annexe technique. C- Transmission de données informatisées de procédure : II s'agit de la transmission d'un document électronique qui se présente sous la forme d'un courrier électronique auquel est joint un fichier de données structurées selon une norme convenue permettant une lecture directe par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque. Le traitement d'un document électronique qui se présente sous la forme d'un fichier de données

10 informatisées structuré consiste à déclencher, après acceptation par une personne physique, un traitement automatisé des données suivi, le cas échéant, et en fonction du degré d'automatisation souhaité, de la visualisation et de la validation du résultat du traitement par une personne physique. D- Echan~es de courriers électroniques : II s'agit de permettre l'échange au moyen de courriers électroniques d'information fonctionnelle non structurée et de documents électroniques dans un format compatible avec un logiciel de traitement de texte en pièces jointes entre les avocats inscrits à «ComCi CA et ComCi TG1 et les services des cours d'appel et des tribunaux de grande instance. La réception par les juridictions ordinaires du premier et second degré des documents électroniques donne lieu à l'émission d'un accusé de réception automatique des serveurs de messagerie sous forme d'un courrier électronique. Chacune des parties fait sienne la mise en œuvre sous sa responsabilité d'une organisation telle que le destinataire final d'un courrier électronique reçu puisse en prendre connaissance le plus rapidement possible. 1) La liste des adresses des boites aux lettres «applicatives» «ComCi CA et ComCi TG1» des services de la cour d'appel et du tribunal de grande instance est accessible au moyen d'un service web mis à disposition sur «e-barreau B. 2) Tout courrier électronique se rapportant à une affaire enregistrée dans «WinCi CA et WinCi TG1» doit comporter en objet l'identifiant de cette affaire sous la forme [R/AA/n] avec R égal au code du registre du répertoire général, AA égal au quantième de l'année et n égal au numéro chronologique dans l'année (exemple [1/04/5286]). Pour une affaire en attente (uniquement pour le tribunal de grande instance), le numéro est de la forme [3/AA/Xn] avec 3 égal au code du registre des affaires en attente et X égal un caractère alphabétique (exemple [3/04/A286]). 3) Tout document électronique dans un format compatible avec un logiciel de traitement de texte est transmis sous forme de fichier conforme à un format défini dans une annexe technique. E- Transmission de l'équivalent électronique d'actes et pièces de procédure : II s'agit de I'émission et de la réception par les avocats ou les services de la cour d'appel ou du tribunal de grande instance de l'équivalent électronique d'actes et de pièces de procédures transférés sur support électronique après numérisation en pièces jointes à un courrier électronique. La présente convention concerne l'ensemble des copies d'actes et pièces de procédures. Tout équivalent électronique en copie d'un acte ou pièce de procédure numérisée figure dans un fichier conforme à un format défini en annexe technique. F- Échange de courriers électroniques et transmission des copies des procédures pénales numérisées : Les services qui peuvent faire l'objet de communication électronique sont : - la transmission de I'équivalent électronique d'acte et de pièces de procédure, - I'échange de courriers électroniques.

11 7) délivrance des copies II s'agit notamment de l'émission de la demande de copie par I'avocat et de la réception par ce dernier de l'équivalent de la procédure pénale après sa numérisation. Dans le cas d'une procédure d'information judiciaire, la copie du dossier sollicitée par I'avocat est traitée conformément aux dispositions de l'article 114 du code de procédure pénale. La demande peut se faire sous forme de message électronique. La copie est remise soit sous forme de CD Rom indexable permettant son exploitation informatique soit adressée à la messagerie électronique communiquée au juge d'instruction ou à son greffier. Cette adresse n'est prise en compte que si elle correspond à une adresse électronique applicative e- barreau1rpva (de la forme nocnbf. La délivrance d'une copie via le RPVJ et le RPVA n'est réalisée que lorsque cela est techniquement possible, notamment au regard de la taille des fichiers à transmettre. Dans l'hypothèse d'un envoi par messagerie, un accusé de réception du document est imprimé et conservé au dossier. Pour toutes les autres procédures, la copie du dossier sollicitée par un avocat est communiquée selon les mêmes procédés que pour une procédure d'information, sauf le cas où I'avocat sollicite expressément une copie papier. Le greffier en charge de la transmission de la copie de la procédure en authentifie la conformité à l'original papier dans le message électronique adressé à I'avocat. 2) L'échange de courriers électroniques L'article 18 de la loi du 5 mars 2007, modifiant les dispositions de l'article du code de procédure pénale permet de substituer à une notification d'acte par lettre recommandée avec accusé de réception à I'avocat, un envoi adressé par un moyen de télécommunication adressé à l'adresse électronique de I'avocat. Tout message électronique, qu'il émane d'un avocat ou du tribunal, doit comporter en objet l'identifiant de l'affaire sous la forme : numéro du parquet suivi, le cas échéant, du numéro d'instruction et suivi du nom du client de I'avocat. Cette communication par voie électronique peut concerner aussi bien des messages que des actes de procédure à l'exception des actes intervenant dans le cadre du contentieux de la détention ou du contrôle judiciaire. Ce mode de communication est, dans la mesure du possible, privilégié. L'avocat communique, dès sa désignation, et dès lors qu'il dispose d'un interlocuteur identifié au sein du tribunal, son adresse électronique applicative e-barreau1rpva. La communication de cette adresse applicative e-barreau1rpva vaut, de sa part, acceptation d'échanges électroniques avec la juridiction sur le dossier concerné. L'accusé de réception des messages ainsi envoyés est systématiquement imprimé et joint au dossier par le greffier.

12 Article VI - L'accès au RPVJ L'accès de I'équipement terminal des avocats au RPVJ s'effectue exclusivement à partir du RPVA, via une passerelle d'interconnexion sécurisée entre le RPVJ et le RPVA décrite en annexe technique. En cas de panne du système de communication électronique, les échanges seront effectués sur support papier, sans que la validité de ces échanges puisse être contestée. Les systèmes << ComCi CA et ComCi TG1 >> de la cour d'appel et du tribunal de grande instance sont implantés au sein du réseau local interne des juridictions. Seul le serveur relais du RPVA pourra établir un accès au relais HTTP du RPVJ qui sera chargé de le relayer vers le système << ComCi CA ou ComCi TG1 >> concerné. Les conditions de mise en œuvre de cet accès et la mise en place d'une passerelle d'interconnexion sécurisée reliant les deux réseaux indépendants privés sont définies avec les opérateurs respectifs, selon les modalités techniques définies en annexe technique. L'avocat désirant bénéficier des services a ComCi CA ou ComCi TG1 >> ou de la transmission de procédures pénales numérisées doit : - posséder un dispositif de certification permettant l'authentification des avocats pour l'accès au RPVA ; - posséder une adresse adresse électronique applicative e-barreauirpva (de la forme - disposer d'un équipement terminal permettant I'accès aux services offerts par la plateforme << e-barreau >> selon les modalités techniques de raccordement au RPVA de I'équipement terminal de son cabinet (décrites en annexe).; - disposer d'un logiciel de traitement de texte acceptant le format de fichier spécifié en annexe technique ; - pour la transmission des documents numérisés dont la liste est fixée dans les conventions locales, disposer d'un appareil de numérisation pouvant générer un des formats de fichier spécifiés en annexe technique. L'inscription à << ComCi CA ou ComCi TG1 >> consiste pour l'avocat au barreau à en faire la demande auprès de I'ordre des avocats auquel il appartient. Le service de la cour d'appel ou du tribunal de grande instance chargé de la gestion des inscriptions et des habilitations d'accès à << WinCi CA ou WinCi TG1 >> effectuera alors les contrôles décrits en annexe technique. De même, la procédure de résiliation à << ComCi CA ou ComCi TG1 >> est mise en œuvre par I'ordre des avocats par 'envoi d'un courrier électronique à la cour d'appel ou au tribunal de grande instance traité selon des modalités identiques décrites en annexe technique. Pour ce faire, I'ordre des avocats et le service de la cour d'appel ou du tribunal de grande instance chargé de la gestion des inscriptions disposent chacun d'adresses électroniques dédiées à ces procédures spécifiées en annexes techniques. Article VI1 - Durée de la convention La présente convention est conclue pour une durée de trois années civiles à compter de son

13 entrée en vigueur matérialisée par la signature des parties. Elle est renouvelable par tacite reconduction, sauf dénonciation, moyennant préavis de six mois, par lettre recommandée avec accusé de réception. Elle pourra être dénoncée sans contrepartie financière par I'une ou l'autre des parties en cas de manquement grave à I'une des obligations décrites dans la présente convention et à I'expiration du délai d'un mois à compter d'une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception non suivie d'effet. Les parties resteront alors redevables du paiement des factures, conformément à leurs obligations financières prévues à l'article III ci-dessus, jusqu'à I'expiration du délai précité. Elle pourra également être dénoncée dans les mêmes conditions en cas de défaut de mise en œuvre effective du dispositif d'interconnexion dans le délai de six mois suivant la signature de la présente convention. Les conventions locales conclues en application de la précédente convention cadre nationale du 28 septembre 2007 conservent leur portée dans les limites de la présente convention. Article Vlll - Révision de la convention Les parties signataires conviennent de se réunir à la demande de I'une d'entre elles, chaque fois que cela sera nécessaire et, en particulier, pour procéder aux aménagements contractuels qui leur paraîtraient utiles. Tout aménagement contractuel à la présente convention rendu ainsi nécessaire pour des motifs financiers, fonctionnels ou techniques fera l'objet d'un avenant. Des aménagements d'ordre fonctionnel ou technique pourront toutefois être apportés aux dispositions prévues aux annexes après accord du comité de pilotage et avec un délai de mise en œuvre d'au moins trois mois. Tout avenant à la convention nationale sera immédiatement applicable, suivant les modalités qu'il prévoit, et en particulier un délai de prévenance suffisant pour les mettre effectivement en œuvre. Fait à Paris, le Fait à Paris, le IL && des sceaux, Le président du Conseil national des barreaux,

14 SPEClFlCATlONS FONCTIONNELLES GENERALES ANNEXEES A LA CONVENTION Liste des annexes : Annexe I - Procédure d'inscription aux services de communication << ComCi CA et ComCi TG1 >> Annexe II - Procédure de contrôle des inscriptions et habilitations d'accès aux services de communication «ComCi CA et ComCi TG1 >> Annexe III - Spécifications fonctionnelles générales relatives aux modalités d'accès, de récupération et de consultation de données de l'équivalent informatique des dossiers des affaires (CPC art. 727) et des registres des audiences (CPC art. 728) Annexe IV - Périmètre fonctionnel pour la communication dans les procédures civiles

15 Annexe I - Procédure d'inscription aux services de communication << ComCi CA et ComCi TG1» L'inscription aux services de communication ComCi CA et ComCi TG1 >. consiste pour I'avocat à en faire la demande auprès de l'ordre des avocats de son barreau d'appartenance qui se chargera alors de transmettre aux juridictions ordinaires du premier et second degré les informations relatives à son identification et à son habilitation. En cas de changement de structure, l'ordre établit une << désinscription >> structure suivie d'une inscription pour la nouvelle structure. pour l'ancienne Les informations relatives à l'identification et à l'habilitation de I'avocat sont les suivantes : - barreau d'appartenance ; - qualité avec les valeurs : 1 ou 2 ; - numéro CNBF ; - nom ; - prénom ; - numéro de toque (facultatif) - adresse : - adresse 1 ère partie ; - adresse 2ème partie ; - code postal ; - ville ; - numéro de téléphone ; - numéro de télécopie ; - adresse de la boîte aux lettres sécurisée personnelle professionnelle associée directement ou indirectement au certificat d'identificationlauthentification ; si I'avocat appartient à une structure : - date d'entrée dans la structure ; - numéro SlREN de la structure ; - type de structure ; - raison sociale 1 ème partie ; - raison sociale 2ème partie ; - numéro de toque de la structure ; - adresse du siège social de la structure (même format que l'adresse de I'avocat) ; - indicateur << Consulte» Les valeurs du champ << qualité >> qui permet de distinguer le niveau d'habilitation de I'avocat sont : - 1 = avocat du barreau local ; - 2 = avocat extérieur au barreau local << multipostulant». Les valeurs de l'indicateur << consulte >> qui correspond pour I'avocat à la visibilité des dossiers de la structure à laquelle il appartient, c'est à dire ayant le même numéro SIREN, lors la consultation des données enregistrées sont : dans << WinCi CA - 1 = Tous les dossiers de la structure. - 2 = Aucun dossier dans WinCi TG1-4 = Tous les dossiers de la structure. - 5 = Aucun dossier.

16 Ces informations sont contenues dans un fichier XML << inscription.xml >> joint à un message portant en objet "INSCRIPTION" et envoyé par I'ordre à la boîte à lettre : << >> pour les cours d'appel << >> pour les tribunaux de grande instance L'opération inverse qui consiste à résilier l'inscription d'un avocat est également à l'initiative de I'ordre et consiste à transmettre les mêmes informations formatées dans un fichier XML «desinscription.xml >> joint à un message portant en objet "DESINSCRIPTION" et envoyé à la boîte à lettre : << B pour les cours d'appel << >) pour les tribunaux de grande instance.

17 Annexe II - Procédure de contrôle des inscriptions et habilitations d'accès aux services de communication << ComCi CA et ComCi TG1» Le service de la juridiction chargé de la gestion des habilitations d'accès à la chaîne civile «WinCi CA ou WinCi TG1» traite le message d'inscription, ce qui consiste à : - rapprocher visuellement les informations d'identification et d'habilitation contenues dans le fichier «inscription.xml» avec celles de la fiche de I'avocat intégrée dans le système d'information de WinCi CA ou WinCi TG1 >> ; - vérifier que I'adresse de messagerie transmise est bien celle de la boîte aux lettres applicatives sécurisée (de la forme puis - soit déclencher la mise à jour automatique de cette fiche à partir des informations contenues dans le fichier «inscription.xml» et valider I'expédition en retour d'un courrier électronique confirmant l'inscription avec une copie à I'ordre des avocats du barreau à I'adresse >> ; - soit déclencher I'expédition en d'un courrier électronique l'avisant du rejet de sa demande d'inscription avec une copie à I'ordre des avocats du barreau à I'adresse L'opération inverse qui consiste à contrôler la résiliation de I'inscription de I'avocat consiste à exploiter les informations contenues dans le fichier «desinscription.xml» et à effectuer des opérations identiques à I'adresse B. Tout message d'inscription ou de résiliation d'inscription reçu par les juridictions ordinaires du premier et second degré doit faire l'objet d'un des deux traitements susvisés. Le traitement d'un message d'inscription d'un avocat déjà inscrit aux services de communication «ComCi CA ou ComCi TG1» doit déclencher I'expédition en retour à I'ordre émetteur. Les données d'habilitation transmises dans un message d'inscription sous la responsabilité du bureau de l'exercice professionnel de I'ordre des avocats ne doivent pas être modifiées manuellement dans la fiche de I'avocat intégrée dans le système d'information «WinCi CA ou WinCl TG1» à la seule initiative des juridictions. Les informations relatives à l'habilitation de I'avocat sont les suivantes : - indicateur «inscrit à la communication électronique» ; - barreau d'appartenance ; - qualité ; - numéro CNBF ; - adresse de la boite aux lettres sécurisée (de la forme associée directement ou indirectement au certificat d'identification/authentification ; et si I'avocat appartient à une structure : - no SIREN de la structure ; - indicateur «Consulte».

18 Annexe III - Spécifications fonctionnelles ~énérales relatives aux modalités d'accès, de récupération et de consultation de données de l'équivalent informatique des dossiers des affaires (CPC art. 727) et des re~istres des audiences (CPC art. 728) II convient de distinguer des niveaux d'habilitation en fonction de la qualité des avocats inscrits à << ComCi CA et ComCi TG1» : - I'avocat du barreau local régulièrement constitué ; - I'avocat du barreau local non constitué ; - I'avocat extérieur au barreau local dans le cas de la multipostulation dans les tribunaux de grande instance (Paris, Bobigny, Créteil et Nanterre) et dans les cours d'appel (Paris et Versailles) Les barreaux habilités seront, en première instance celui près le tribunal de grande instance, et,en cause d'appel, ceux du ressort de la cour. 1) cas ~énéral de I'avocat du barreau local ré~ulièrement constitué : L'avocat accède à la page d'accueil des services << e-barreau» qui propose alors la liste des menus disponibles. Dans le menu qui lui est proposé, il choisit une des options permettant l'accès aux données enregistrées dans << WinCi CA ou WinCi TG1». Parmi celles-ci figure la consultation des dossiers informatiques. La consultation de ces données par I'avocat habilitése fait de la manière suivante : - à partir du numéro d'inscription au répertoire général de I'affaire (CPC art.727) ; - à partir d'un extrait de la liste des affaires en cours inscrites au répertoire général ; - à partir d'un extrait de la liste des affaires teminées et non archivées inscrites au répertoire général ; - à partir d'un extrait de la liste des toutes les affaires, en cours ou terminées et non archivées, inscrites au répertoire général ; - à partir du calendrier des audiences visualisable par service (chambre, section et cabinet suivant l'organisation de la juridiction) et par type d'audience (art. 728 CPC). Les données consultables relatives à I'affaire sont : a) article 726 du CPC : - le numéro d'inscription au répertoire général ; - le libellé du type d'affaire ; - le code du registre correspondant au type d'affaire ; - le libellé du registre correspondant au type d'affaire ; - la date de la saisine ; - la date de l'acte de saisine ; - le mode de saisine ; - la nature de l'affaire civile (NAC) ; - la nature particulière de I'affaire éventuellement - les données relatives aux parties (hormis les adresses dans le cas d'un dossier signalé confidentiel en TGI); - les données relatives à la décision attaquée ou de référence de première instance (uniquement en cour d'appel)

19 - si I'affaire est distribuée, le service (chambre, section et cabinet suivant l'organisation de la juridiction) auquel I'affaire est distribuée ; - la date des audiences et leur type (plaidoirie, prononcé) ; - si I'affaire est terminée, la date de la décision ; - si la décision est prononcée, le libellé normalisé de la décision et, le cas échéant, le dispositif. b) article 727 du CPC : - La composition de I'audience - les données relatives aux représentants et assistants des parties ; - l'historique de I'affaire (les décisions, les événements). c) article 728 du CPC : Pour chaque audience : - la date de I'audience; - l'heure de I'audience; - I'heure de la convocation - le type d'audience; - la localisation de la salle d'audience; - la composition de I'audience - si la décision est prononcée, le libellé normalisé de la décision et, le cas l'échéant, le dispositif. d) article 729 du CPC : - les recours si les juridictions ont renseigné l'onglet correspondant. e) divers : - les liens entre affaires. La liste des données consultables relatives aux parties (personnes physiques, personnes morales) : - le(s) nom(s), qualité, ainsi que pour les personnes morales, forme, raison sociale et représentants légaux ; - le(s) prénom(s) ; - le nom d'épouse ; - la date de naissance ; - le lieu de naissance ; - l'alias ; - l'adresse (domicile, domicile élu,...) ; (hormis les adresses dans le cas d'un dossier signalé confidentiel en TGI); - la représentation à la procédure ; - les données relatives à I'aide juridictionnelle. La liste des données consultables relatives à I'aide juridictionnelle est fixée par le décret no du 15 février 1995 relatif aux droits de plaidoirie et à la contribution équivalente : - les noms et prénoms des avocats ayant plaidé ou représenté les parties ; - le cas échéant, le nom des sociétés d'avocats au nom desquelles ils sont intervenus ; - l'indication du barreau ou du tribunal de rattachement principal de ces avocats ou sociétés d'avocats ; - s'il y a lieu, la mention " aide juridictionnelle " ou " commission d'office ", avec la date de la décision d'admission ou de la commission ;

20 - lorsque I'avocat se substitue à l'un de ses confrères à titre occasionnel ou intervient en qualité de salarié ou de collaborateur, il est fait mention, sur les indications fournies par lui, du nom du barreau de rattachement de I'avocat ou de la société d'avocats auquel il se substitue ou pour lesquels il intervient. 2-1) cas particulier de I'avocat du barreau local non constitué via ComCi TGlIe-barreau : La consultation des données informatiques du dossier par un avocat du barreau local non constitué a pour objet de permettre à un avocat autre que celui du demandeur de consulter une affaire déterminée. La consultation est effectuée au moyen d'un service de recherche comportant deux critères cumulatifs obligatoires : - le nom du demandeur ; - le nom d'un défendeur. Le résultat de la recherche n'est accessible que s'il ne concerne qu'une seule affaire. Dans ces conditions, les données consultables relatives à I'affaire sont : a) article 726 du CPC : - le numéro d'inscription au répertoire général ; - le code du registre correspondant au type d'affaire ; - le libellé du registre correspondant au type d'affaire ; - la date de la saisine ; - la date de l'acte de saisine ; - le mode de saisine ; - la nature de I'affaire civile (NAC) ; - la nature particulière de I'affaire le cas échéant; - les données relatives aux parties ; - si I'affaire est distribuée, le service (chambre, section et cabinet suivant l'organisation de la juridiction) auquel I'affaire est distribuée ; - la date de la prochaine audience ; - si I'affaire est terminée, la date de la décision ; - si la décision est prononcée, le libellé normalisé de la décision et, le cas l'échéant, le dispositif. b) article 727 du CPC : - les données relatives aux représentants et assistants des parties. 2-2) cas particulier de I'avocat du barreau local non constitué via ComCi CAIe-barreau : La consultation des données informatiques du dossier par un avocat du barreau local non constitué a pour objet de permettre à un avocat autre que celui du demandeur de consulter dans une affaire déterminée. La consultation est effectuée au moyen d'un service de recherche comportant des cumulatifs obligatoires : critères - le nom de l'appelant ; - le nom de l'intimé ; - la date de la décision attaquée ; - la juridiction qui a rendu la décision et le lieu.

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