NOTE DE SERVICE SG/SAFSL/SDLP/N SG/MPP/N Date: 16 février 2012

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1 Ministère de l'agriculture, de l alimentation, de la pêche, de la ruralité et de l'aménagement du territoire SECRETARIAT GENERAL Service des affaires financières, sociales et logistiques Sous direction de la logistique et du patrimoine Bureau de la commande publique et des achats Adresse : 78 rue de Varenne PARIS 07 SP SECRETARIAT GENERAL Mission de pilotage du programme 215 Tél. : Fax : Adresse : 78 rue de Varenne PARIS 07 SP NOTE DE SERVICE SG/SAFSL/SDLP/N SG/MPP/N Date: 16 février 2012 Date de mise en application : IMMEDIATE Nombre d'annexes : 4 Le Ministre de l'agriculture, de l'alimentation, de la pêche, de la ruralité et de l'aménagement du territoire à Cf destinataires Objet : Modalités d'utilisation de cartes d'achat sur le programme 215 «Conduite et pilotage des politiques de l'agriculture» à destination des services centraux du ministère de l'agriculture, de l'alimentation, de la pêche, de la ruralité et de l'aménagement du territoire Bases juridiques : Décret n du 26 octobre 2004 relatif à l'exécution des marchés publics par carte d'achat Instruction N M0-M9 du 21 avril 2005 de la direction générale de la comptabilité relative à l'«exécution des marchés publics par carte d'achat». Note de service du 31/01/2011 relative à l'acquisition de cartes achat et prestations diverses à destination des services centraux du MAAPRAT Note de service N du 24 janvier 2012 sur les seuils et procédures applicables aux marchés publics de fournitures, de services et de travaux à procédures adaptées passés par les services centraux du MAAPRAT. Résumé : La présente note de service a pour objet de présenter le programme cartes achat pour les dépenses du programme 215 hors titre 2 en 2012 (en administration centrale). Mots-clés : carte achat moyens de paiement petits achats marchés publics marché interministériel Destinataires Pour exécution : -Le responsable du programme 215 -La responsable de la mission du programme 215 ; -Les services prescripteurs du programme 215 : Bureau des moyens des services Bureau des affaires générales à Toulouse Bureau des moyens logistiques ; -Le chef du centre de service comptable et financier ; -Les services porteurs de cartes : Bureau des moyens logistiques - Bureau de la sécurité et de la maintenance des bâtiments - Bureau des affaires générales à Toulouse Bureau des moyens des services Pour information : - Les responsables de mission des affaires générales ; - La chef du département comptable auprès du Contrôleur budgétaire et comptable ministériel 1

2 La carte achat est un moyen de paiement dématérialisé qui permet de réduire les délais de paiement des fournisseurs et de simplifier la chaîne de dépenses, sur les achats à faibles enjeux de fournitures et de services courants, depuis la commande jusqu'au paiement, par dématérialisation des données de facturation dans CHORUS. Les achats concernés par la carte d'achat sont : Soit réalisés dans le cadre de marchés publics de fournitures et de services courants, Soit effectués dans des circuits courts tels que les achats sur Internet ou auprès des commerçants de proximité. Il est important de rappeler que les achats doivent être réalisés dans le respect de la réglementation du code des marchés publics. Le détail des procédures à suivre, en fonction de chaque seuil, est exposé dans la note de service N du 24 janvier 2012 sur les seuils et procédures applicables aux marchés publics de fournitures, de services et de travaux à procédures adaptées passés par les services centraux du MAAPRAT. * * * * * * * * * * * * * Le Service des Achats de l'état (SAE) a conclu un marché interministériel sur «l'acquisition de cartes d'achat VISA» avec la société BNP PARIBAS, le 9 janvier 2009, pour une durée de 4 ans, à destination des services de l'état. Le marché subséquent du MAAPRAT a été notifié à la société BNP Paribas le 15 novembre Le marché subséquent prend fin le 8 janvier Pour assurer une continuité de service, un nouveau marché interministériel, porté par le ministère de la défense et des anciens combattants, est en cours de préparation. La Mission de pilotage du programme 215 «Conduite et pilotage des politiques de l'agriculture» a été désignée pour l'année 2011 en tant que responsable de programme carte achat (RPCA) sur certaines dépenses du programme 215. Le bilan chiffré du déploiement des cartes achat en 2011 est le suivant : Panier moyen d'un achat : 270 Nombre de transactions : 647 Encours total niveau 1 et niveau 3 : dont cartes de niveau 1 : le panier moyen sur un montant de pour 39 transactions s'élève à 214 dont cartes de niveau 3 : le panier moyen sur un montant de pour 608 transactions s'élève à 276 Montant des commissions facturées par BNP Paribas : 64,7 (à raison de 10 centimes par transaction) Par ailleurs, le bilan final de l'année 2011 a permis d'identifier des effets qualitatifs sur la chaîne de la dépense. Les porteurs de carte ont fait valoir la rapidité de l'achat et l'accès immédiat à l'achat ; la facilité des commandes réalisées (LYRECO, UGAP) conduisant à un gain de temps pour le service approvisionnement. Les effets induits par la dématérialisation de l'achat ont été de faciliter le traitement des opérations de faible enjeu et de participer au soutien des opérateurs économiques en contribuant à l'accélération des délais de paiement de nos fournisseurs. Le dispositif est reconduit en 2012 et il est élargi à de nouveaux porteurs de carte. Le Secrétaire Général Signé : Jean-Marie AURAND 2

3 ANNEXE 1 Rappel des modalités de fonctionnement des cartes d'achat à destination des services centraux du MAAPRAT sur certains segments d'achat du programme 215 I Fonctionnement de la Carte d'achat Qu'est-ce qu'une carte d'achat? Il s'agit d'une carte bancaire «nominative», qui permet de commander et payer des fournisseurs de façon dématérialisée. En revanche, le porteur de la carte ne peut en aucun cas l'utiliser pour effectuer des retraits d'espèces. Le fonctionnement de la carte d'achat est basé sur une relation tripartite entre le ministère, les fournisseurs retenus et l'opérateur bancaire. En utilisant la carte d'achat, l'opérateur bancaire se substitue au ministère et paye directement le fournisseur, dans un délai de 4 à 5 jours en moyenne. L'opérateur bancaire se retourne ensuite vers l'administration en fin de mois afin de lui demander le paiement de l'ensemble des opérations réalisées sur le programme d'acquisition de carte durant le mois (tous fournisseurs et commerçants confondus). La carte d'achat est paramétrable : son utilisation n'est possible qu'auprès de fournisseurs ayant accepté ce mode de paiement et dans le cadre d'un plafond annuel de dépenses, fixé par le RPCA. Ce plafond est modifiable en cours d'année par le RPCA. Les principaux intervenants : L'émetteur = l'opérateur bancaire: établissement de crédit émettant des cartes d'achat et habilité à effectuer des opérations de banque définies à l'article L du code monétaire et financier. L'accepteur = l'opérateur économique (fournisseur) : commerçant de proximité ou titulaire d'un marché public, ayant accepté le paiement par carte d'achat. L'entité publique = le ministère : le déploiement au MAAPRAT se fait selon le schéma suivant : un programme d'acquisition «carte d'achat» pour le programme 215 en administration centrale autant de programmes «cartes d'achat» que d'entités publiques régionales (Directions régionales de l'alimentation, de l'agriculture et de la forêt). Le programme «carte d'achat» en administration centrale est piloté par un responsable de programme, dûment habilité par l'autorité hiérarchique compétente. Le responsable de programme «carte d'achat» (RPCA): Il pilote la mise en place et assure le suivi des cartes d'achat. Il est l'interlocuteur de l'opérateur bancaire. Il est, par ailleurs, chargé d'encadrer l'ensemble des porteurs de carte et de paramétrer l'ensemble des données cartes pour chacun des porteurs (fournisseurs déterminés, plafonds financiers...). Il est également responsable de la bonne utilisation des cartes. Enfin, il lui appartient de valider le relevé bancaire mensuel en vu de l'émission du mandat de paiement. Le porteur de carte d'achat : la carte d'achat est nominative, mais est exclusivement destinée à couvrir les achats réalisés dans le cadre professionnel et pour la seule activité professionnelle du porteur. Les paramétrages intégrés à la carte, permettent au porteur d'assumer seul l'ensemble des phases de la dépense (de la commande jusqu'au paiement). Le porteur n'a pas à avoir de délégation de signature, pour posséder une carte, car il ne passe pas de marché ; il exécute le marché dans des conditions définies (Cf annexe 4 le porteur de carte signe un engagement lors de la remise de la carte achat). Le comptable public : Il va prendre en charge, comptabiliser et payer le mandat de paiement émis sur la base d'un relevé récapitulatif de toutes les factures acquittées par l'opérateur bancaire durant une période donnée. Sa mission est facilitée par l'ensemble des contrôles en amont intégrés à la carte. En effet, l'ensemble des paramètres d'habilitation positionnés sur chacune des cartes font l'objet d'une vérification systématique à chaque utilisation dès le premier euro. Les données de paiement : BNP PARIBAS propose deux niveaux de carte d'achat 3

4 Carte de niveau 1 : Cette carte concerne les achats de très faibles montants effectués dans les circuits courts tels que les achats sur Internet ou auprès des commerçants de proximité, pour lesquels le niveau de restitution des informations par l'opérateur bancaire est restreint (équivalent à un ticket de carte bancaire). Carte de niveau 3 : Cette carte concerne les achats de fournitures et services courants sur des marchés déjà passés ou à venir, et exécutés par émission de bons de commande. Les relevés d'opérations bancaires (ROB) établis par l'opérateur bancaire contiennent l'ensemble des informations permettant de les utiliser comme pièces justificatives de la dépense. Le circuit d'une commande de biens ou de services réglée par carte d'achat est décrit en annexe 2 de la présente note de service. Le paiement mensuel des dépenses par carte achat à BNP Paribas Le paiement de la dépense est réalisé à partir d'un relevé d'opération bancaire général (ROB), qui est dématérialisé dans CHORUS et traité par l'émission de demandes de paiement (DP flux 4). Pour les dépenses de niveau 1, relatives aux achats de proximité, il y aura une DP globale. Pour les dépenses de niveau 3, relatives aux achats sur marché, il y aura autant de DP que de marché. Un relevé d'opération bancaire détaillé est envoyé à chaque porteur de carte, afin qu'il justifie la dépense au service prescripteur. Pour les achats de niveau 1, le ROB doit systématiquement être accompagné des factures proforma. Toutes factures non fournies bloquent le paiement du ROB. A contrario, pour les achats de niveau 3, aucun justificatif n'est nécessaire, le porteur doit juste constater la dépense directement sur le ROB. La transmission du ROB détaillé au porteur est envoyé au format PDF. Le RPCA reçoit un ROB général. Ce ROB général est le même que celui qui est dématérialisé dans CHORUS. Les prix appliqués dans l'accord-cadre avec le titulaire BNP Paribas La délivrance et la gestion des cartes d'achat sont gratuites. Le MAAPRAT a opté pour un délai de paiement à 30 jours, conformément aux dispositions de l'article 98 du code des marchés publics. Ce délai, implique un coût par transaction de 0,10 TTC. Le MAAPRAT a, par ailleurs, sollicité l'assistance de BNP Paribas pour la mise en place de cartes d'achat. II Organisation fonctionnelle retenue pour l'administration centrale sur le programme 215 «Conduite et pilotage des politiques de l'agriculture» : Détail de l'organisation : Le RPCA pour les dépenses du programme 215 réalisées au moyen de la carte achat est la Mission de pilotage du programme 215. Un schéma détaille en annexe 3 l'organisation fonctionnelle retenue : la carte achat est utilisée dans les services centraux sur certaines dépenses imputées sur le programme 215, tels que les achats de proximité réalisés au bureau des moyens des services (SG-MAG-BMS), au bureau des affaires générales de Toulouse (SG-MAG-BAGT), au bureau de la sécurité et de la maintenance des bâtiments (SG-SAFSL-BSMB), ainsi que les achats effectués dans le cadre de marchés exécutés par le bureau des moyens logistiques (SG-SAFSL-BML) sur les segments suivants : fournitures de bureau et petits matériels de bureau, consommables informatiques, papier. Les segments d achats concernés pour le niveau 3 évolueront en fonction du recours à de nouveaux marchés publics permettant l utilisation de la carte achats. Prises en charge des écritures comptables dans Chorus : La mise en place de la carte achat induit la dématérialisation partielle ou totale des écritures et des pièces justificatives dans Chorus sans modifier les obligations réglementaires et comptables des actes. A ce titre les responsabilités de l ordonnateur et du comptable reste inchangées. L ordre de payer, matérialisé par une demande de paiement spécialisée, est réalisé par le centre de services comptable et financier ministériel sur instructions du responsable de programme carte achat. Ces ordres à payer sont assignés sur le contrôleur budgétaire et comptable ministériel. 4

5 III Règles régissant la délégation du droit de commande : Le RPCA conformément aux dispositions de l'article de l'instruction du 21 avril 2005 précitée a rédigé un document d'engagement du porteur signé à la remise de la carte. Le modèle de l'engagement est porté en Annexe 4. Cet engagement définit les liens qui unissent le porteur de carte à l'entité publique responsable des crédits et il vaut règlement intérieur relatif à la délégation du droit de commande aux porteurs de carte. 5

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8 ANNEXE 4 : Document type d'engagement du porteur de carte ENGAGEMENT DU PORTEUR CARTE ACHAT (programme 215) Je soussigné(e), Nom, prénom Désignation et adresse du service d'affectation Fonction certifie avoir reçu une carte achat et un code anonymé pour l'utilisation dans le cadre de dépenses de fonctionnement des services d'administration centrale effectuées sur le programme 215 «conduite te pilotage des politiques de l'agriculture» le Je m engage à : respecter les conditions d utilisation de la carte ACHAT détaillées dans le guide utilisateur/ porteur de «Carte achat» notamment, à veiller à : - n effectuer que des dépenses d ordre professionnel limitativement prévues par le MINISTERE DE L'AGRICULTURE ; - produire rapidement les pièces justificatives nécessaires au paiement ; - ne pas payer des dépenses à caractère privé. accepter que le MINISTERE DE L'AGRICULTURE soit destinataire de mon relevé de compte «carte achat» pour les opérations effectuées avec ladite carte ; accepter toute modification des conditions de fonctionnement de la carte décidée par le MINISTERE DE L'AGRICULTURE ou imposée par les évolutions réglementaires : modulation du plafond des dépenses, lieu d utilisation de la carte ; restituer la carte achat au responsable du programme «carte achat» (mission de pilotage du programme 215) en cas de non respect des conditions d utilisation ou à la demande de BNP Paribas en cas de difficulté ; restituer la carte achat au responsable du programme «carte achat» (mission de pilotage du programme 215) dès ma cessation de fonction au MINISTERE DE L'AGRICULTURE ou lors de mon changement d'affectation au MINISTERE DE L'AGRICULTURE. Fait à Paris, le Signature