UNIVERSITÉS DU QUEBEC / QUEBEC UNIVERSITIES: INSTRUCTIONS/INSTRUCTIONS 2015/2016

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1 INSTRUCTIONS/INSTRUCTIONS 2015/ Avant de poser votre candidature/ Before starting with your application Les étudiants désireux de poser leur candidature à un programme d échanges doivent d abord vérifier leur admissibilité en s adressant au responsable des programmes d échanges d étudiants de la CREPUQ (ciaprès responsable) de leur établissement d attache. Note: pour vérifier votre elegibilité vous devez lire les documents suivants du web >alumnado/ikasleak>otros destinos/beste norakoak 2014/15 2. MUY IMPORTANTE / OSO GARRANTZITSUA 3. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN/ PARTE HARTZEKO BALDINTZAK 4. LIMITACIONES DE PARTICIPACIÓN / PARTE HARTZEKO MUGAK Students who wish to apply for a student exchange program should first check their eligibility with the CREPUQ student exchange program representative (the advisor) at their home institution. Note: to check your eligibility please read the following documents from the website: >alumnado/ikasleak>otros destinos/beste norakoak 2015/ MUY IMPORTANTE / OSO GARRANTZITSUA 3. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN/ PARTE HARTZEKO BALDINTZAK 4. LIMITACIONES DE PARTICIPACIÓN / PARTE HARTZEKO MUGAK 1 EHU.ES >> internacionales.e hu.es/ >alumnado/ikasleak>otros destinos/beste norakoak 2015/2016

2 INSTRUCTIONS/INSTRUCTIONS 2015/2016 Avant de compléter le formulaire de demande de participation, les étudiants doivent avoir identifié le ou les établissements québécois où ils souhaitent effectuer leur séjour d études. Lire: Choix de l établissement d accueil Conditions particulières des établissements québécois. Before completing the application form, students must have identified the Québec institution(s) where they want to study. Read the specifications at: Selection of the Host Institution Specific Requirements of Québec Institutions. 2. Code pour accede au formulaire/code to access the application form Envoyer: 1. Certification de langues 2. demande de participation provisionelle 3. documents 5 et 6 du candidature á : Oficina de Relaciones Internacionales, Edificio Ignacio Mª Barriola entreplanta (Aulario)-Att. programa CREPUQ ou bien Copie numerique à : inigo.gonzalez@ ehu.es Send: 1. Copy of language certificate 2. draft of application 3. documents 5 and 6 from the application to Oficina de Relaciones Internacionales,Edificio Ignacio Mª, Barriola entreplanta (Aulario) - ATT: programa CREPUQ or a Scanned copy to: inigo.gonzalez@ehu.es 2 EHU.ES >> internacionales.e hu.es/ >alumnado/ikasleak>otros destinos/beste norakoak 2015/2016

3 Les étudiants admissibles recevront du responsable de leur établissement d attache un code donnant un accès en ligne à un formulaire de demande de participation qui doit être complété par le candidat. The program advisor will give eligible students an access code for the online application form to be completed by the candidate. 3

4 3 Demande de participation / Application form Formulaire de demande de participation Après avoir complété le formulaire de demande de participation, les candidats doivent soumettre leur dossier complet au responsable de leur établissement d attache selon la date fixée par l établissement. Envoyer a: Oficina de Relaciones Internacionales, Biblioteca 5ª Planta, Leioa, Bizkaia. Att. programa CREPUQ Le responsable de l établissement d attache assurera la transmission des dossiers aux établissements d accueil québécois. Une demande de participation transmise directement par un candidat ne sera pas considérée. Le dossier de candidature doit comprendre les pièces suivantes: 1. une copie imprimée du formulaire électronique de demande de participation dûment signée par le candidat ; 2. une copie de la fiche individuelle d état civil ou de tout Exchange Application Form Once they have completed the application form, candidates must submit their complete file to the program advisor at their home institution before the home institution deadline. Send the application to: Iñigo Gonzalez -Oficina de Relaciones Internacionales, Edificio Ignacio Mª Barriola (Aulario), entreplanta. Plaza Elhuyar 1, Donostia. The advisor at the home institution will send the files to the host institutions in Québec. Applications sent directly by candidates will not be considered. The candidate s file must include the following documents: 1. a printout of the online application form, duly signed by the candidate 2. a copy of the candidate s birth certificate or other 4

5 autre document officiel attestant de l identité du candidat ; 3. une copie du relevé de notes attestant les cours universitaires complétés et la liste des cours auxquels le candidat est présentement inscrit à l établissement d attache ; 4. une lettre, rédigée dans la langue d enseignement de l établissement d accueil, présentant les objectifs de formation poursuivis en participant au programme d échanges ; 5. la liste des cours (sigle et titre) que le candidat projette de suivre ; cette liste doit être dressée pour chacun des établissements d accueil retenus ; 6. une approbation de la liste des cours projetés émise par le doyen, le directeur des études ou l instance appropriée de l établissement d attache. Cette liste doit être approuvée pour chacun des choix d établissement ; 7. une lettre personnalisée de recommandation émise par le doyen, le directeur des études ou l instance appropriée de l établissement d attache ; 8. une lettre émise par le doyen, le directeur des études ou l instance appropriée attestant la maîtrise de la langue d enseignement de l établissement d accueil, sauf si le programme d études projeté porte sur l étude de cette official proof of the candidate s identity 3. a copy of the marks received for university courses completed and a list of the courses in which the candidate is currently registered at the home institution 4. a letter, written in the language used at the host institution, stating the educational objectives of participation in the exchange program 5. the list of courses (with numbers and titles) that the candidate plans to take; this list should be compiled for each host institution selected 6. approval by the dean, program director or appropriate official at the home institution of the list of planned courses for each of the universities selected 7. a personal letter of recommendation from the dean, program director or appropriate official of the home institution 8. a letter from the dean, program director or appropriate official certifying the candidate s proficiency in the language used at the host institution, unless the planned study program involves studying that language. 5

6 langue. Certains établissements québécois exigent d autres documents ; des informations détaillées sont disponibles à la rubrique Conditions particulières des établissements québécois. Le responsable de l établissement d attache du candidat sera en mesure de fournir toute l assistance nécessaire. Un dossier incomplet sera automatiquement rejeté. Some Québec institutions require other documents; detailed information is available under the heading Specific Requirements of Québec Institutions. The advisor at the candidate s home institution will be able to provide any necessary assistance. Incomplete files will automatically be rejected. 6

7 NOTES: Les participants aux programmes d échanges de la CREPUQ devront s inscrire à un régime d études à plein temps. Le régime des études varie selon les établissements universitaires, mais habituellement, les participants s inscrivent à 12 crédits (quatre cours) ou 15 crédits (cinq cours) par session. Généralement, un cours exige trois heures de présence en classe par semaine, durant 15 semaines ; cela ne comprend pas la charge de travail personnel (lectures, travaux, étude, etc.) qui équivaut à environ six heures de travail par semaine par cours. Les participants aux programmes d échanges de la CREPUQ s inscrivent à des cours offerts par l établissement d accueil. L encadrement d activités de recherche ou de stages ne sera pas assuré par l établissement d accueil, mais par l établissement d attache. NOTES: CREPUQ student exchange participants must register for a full time course of study. Study programs vary with the university, but usually participants register for 12 credits (four courses) or 15 credits (five courses) per session. Generally, a course requires three hours of class attendance per week for 15 weeks; this does not include the personal work load (reading, assignments, review, etc.) which is about six hours of work per week for each course. CREPUQ student exchange program participants register for courses offered by the host institution. Supervision of research or internships will not be done by the host institution, but by the home institution. 7

8 The following Québec institutions: Bishop s University, Université Laval, Université du Québec à Montréal (UQAM), Université du Québec à Trois-Rivières (UQTR), Université du Québec en Outaouais (UQO) and École de technologie supérieure (ETS) will ONLY process requests when their institution is indicated as first choice. It will be impossible to select these institutions as second or third choice from the pull-down menu on the form. Polytechnique Montréal, Université de Sherbrooke, Université du Québec à Rimouski (UQAR) and Université du Québec en Abitibi- Témiscamingue (UQAT) will only process requests when their institution appears as first or second choice. It will be impossible to select these institutions as third choice from the pull-down menu on the form. The following institutions will not accept any student for the summer session: Bishop s University, Université Laval, Polytechnique Montréal, Université du Québec à Montréal (UQAM), Université du Québec à Trois-Rivières (UQTR), Université du Québec à Rimouski (UQAR) and Université du Québec en Outaouais (UQO). Students may complete only one application form; candidates who do not respect this instruction will see their request rejected.