GUIDE DU PARTENAIRE CONTACT

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1 GUIDE DU PARTENAIRE CONTACT Service Partenaires Téléphone : (prix d un appel local) partenaire@neobe.com Adresse neobe : 111 avenue Victor Hugo PARIS CEDEX 16 Fax :

2 Bonjour et bienvenue chez Neobe, Nous sommes ravis de vous compter parmi notre équipe de partenaires. Le GUIDE NEOBE a été créé pour tous les distributeurs de nos solutions, celui-ci étant principalement dédié à la solution de sauvegarde en ligne neobe Backup. Ce document est composé de 3 mini-guides illustrés d exemples, d astuces et de conseils ainsi que d un index et d un glossaire qui faciliteront vos recherches. Les 3 mini-guides : 1. Guide du partenariat 2. Guide technique 3. Guide commercial et marketing Conservez précieusement ce document, il saura vous renseigner sur beaucoup de points, aussi bien techniques que commerciaux. Bonne lecture, L équipe neobe 2

3 SOMMAIRE GUIDE DU PARTENARIAT p. 4 I. Présentation du partenariat p. 5 II. Fonctionnement de l espace partenaires en ligne p. 7 III. Les outils d aide à la vente p.13 IV. Les plus VOUS et neobe p.14 GUIDE TECHNIQUE p.15 I. Liste des compatibilités p. 16 II. Notice neobe Backup Windows p. 17 III. Notice neobe Backup MAC p. 28 IV. Restauration des sauvegardes 24h/24 depuis n importe où p. 34 V. FAQ technique p. 36 GUIDE COMMERCIAL ET MARKETING p. 40 I. Arguments de vente p. 41 II. Stratégie de distribution p. 43 III. Comment trouver de nouveaux clients p. 44 IV. La vente commerciale p. 47 V. La fidélisation des clients p. 47 GLOSSAIRE p. 48 Annexe 1 : Fonctionnalités neobe Backup Windows p. 50 Annexe 2 : Fonctionnalités neobe Backup Mac p. 51 3

4 GUIDE DU PARTENARIAT Dans cette partie du guide, vous trouverez un récapitulatif du fonctionnement de votre relation de partenariat avec neobe : I. Présentation du partenariat II. III. IV. Fonctionnement de l espace partenaires en ligne Les outils d aide à la vente Les plus VOUS et neobe 4

5 I. Présentation du partenariat Tout d abord, nous vous rappelons que vous n avez aucun engagement vis-à-vis de neobe ni aucune obligation de résultat. Votre objectif étant bien sûr de développer votre chiffre d affaires, nous mettons à votre disposition des outils simples et intuitifs qui vous aideront à mettre en place l activité de distribution de la solution de télésauvegarde neobe Backup Il existe 2 possibilités de partenariat : - La prescription : Le prescripteur, est un apporteur d affaires. Il met en relation son client avec neobe. Neobe devient propriétaire de la clientèle et facture directement le client au tarif public. Le prescripteur reçoit par la suite une commission récurrente de 30% sur le Chiffre d affaires dégagé par les ventes (encaissements). - La revente : Le revendeur est propriétaire de sa clientèle et est l intermédiaire entre son client et neobe. A ce titre, il achète les solutions neobe en marque neobe ou en marque blanche et les refacture ensuite à son client. Tous les logiciels et solutions de restauration neobe sont disponibles en marque neobe, en marque blanche neutre (OEM) ou en marque blanche personnalisée (fonctionnalités identiques). La personnalisation est une option qui permet d avoir un panel d outils aux couleurs du revendeur (interface et nom du logiciel, URL d accès aux sauvegardes en ligne pour les clients finaux ). Exemple : Personnalisation pour la société VicServices avec Vic Backup : Installation 5

6 Logiciel Accès aux sauvegardes depuis un navigateur Internet Il est tout à fait possible d être à la fois revendeur sur certains comptes et d être prescripteur sur d autres comptes. Vous disposez d un Espace personnel qui facilitera toutes vos démarches (ex. gestion des commandes, des comptes de télésauvegarde de vos clients, accès aux outils d aide à la vente ). Avant de passer toute commande il est nécessaire de nous renvoyer le contrat correspondant au partenariat que vous souhaitez établir avec neobe (contrat Revendeur et/ou Prescripteur) > e-contrat en ligne sur votre Espace Partenaire. Votre chargé d affaires vous orientera tout au long de votre partenariat avec neobe. Vous pourrez également contacter le support technique par ou par téléphone 5j/7 de 9h30 à 18h. Vous trouverez ainsi une réponse à toutes vos questions techniques (le technicien neobe est habilité à intervenir en prise en main à distance sur la machine de votre client si besoin est en toute discrétion), commerciales et comptables. 6

7 II. Fonctionnement de l Espace Revendeur 1. Comment se connecter à votre Espace Client? Depuis le site cliquer sur Espace Revendeur Accédez. 2. Page d accueil de l espace revendeur Sur cette page, vous verrez dans la partie de gauche les différentes rubriques qui vous permettront par exemple de commander des comptes en ligne, d avoir accès à vos factures, d administrer les comptes, de disposer des outils marketing d aide à la vente En partie centrale, sont inscrits les actualités de neobe, les éléments à nous renvoyer (ex. contrats) ainsi que ce Guide partenaire. En fin de page apparaissent les états des comptes de sauvegarde. Chaque cercle en face d un compte correspond à une tâche de sauvegarde sur le compte associé. Vous pouvez ainsi, d un seul coup d œil voir si les tâches de sauvegardes se sont bien effectuées, s il y a des erreurs dans la sauvegarde, si le compte est plein 7

8 3. Rubrique Vos Comptes Cette rubrique est la plus riche de l espace revendeur. Elle va vous permettre d explorer les comptes que vous avez, de les gérer, de créer des comptes d essai a. Administrer - Possibilité de gérer des groupes, de voir l ensemble des comptes - Modifier la taille, le commentaire, le nom d un compte - Accéder au résumé du journal de la dernière sauvegarde effectuée - Possibilité de changer le mot de passe de connexion du compte - Gestion automatique des s d alerte, - Possibilité d effacer l identifiant machine (ID machine) d un compte (une fois par mois et par compte). Intéressant par exemple lorsqu il y a un changement de poste/serveur pour libérer le compte (rappelons qu un compte neobe Backup est affilié à 1 seule machine). - Possibilité d activer/désactiver, de supprimer ou de vider un compte, - Possibilité de paramétrer les rapports d envoi par pour chacun des comptes (attention, l option d envoi de rapport par doit préalablement être cochée sur le logiciel) - Possibilité d aligner la date pour vous aligner sur votre année fiscale par exemple. Astuce : Vous pouvez programmer l envoi d un récapitulatif de l état de l ensemble des comptes de vos clients comptes (tous les X jours), ce qui est très pratique pour tout vérifier en un coup d œil. 8

9 b. Explorer Permet d avoir un aperçu des dossiers et fichiers présents sur le serveur ainsi que la date à laquelle la dernière modification a été effectuée (correspond à la dernière fois qu un fichier a été renvoyé sur le serveur). Vous pouvez également télécharger des fichiers sauvegardés depuis cet Espace (il est nécessaire de disposer du code Pin de cryptage des fichiers et du plug-in JAVA). 4. Rubrique Prescripteur a. Mes clients Cette rubrique comprend un formulaire qui permet de créer un profil client en ligne et de générer directement un bon de commande pré-rempli. Après validation, le prescripteur reçoit par les codes d accès à l Espace Client du prospect. Il suffira au prescripteur de lui transmettre ses identifiants, notamment si le prospect souhaite régler la commande en ligne par Carte bancaire ou Paypal. Astuce : Ne vous ennuyez plus à faire les calculs à la main! Créez directement le bon de commande de votre prospect depuis la rubrique MES CLIENTS de votre Espace Partenaire. Information : il y a plusieurs possibilités pour faire souscrire le prospect à neobe Backup : Soit vous créez son profil en ligne, lui faites signer le bon de commande pré-rempli et le retournez à neobe en précisant bien votre code prescripteur (rubrique MES CLIENTS), Soit vous imprimez le bon de commande PDF vierge, le remplissez avec le client et le retournez à neobe (en précisant votre code prescripteur sur la 1 ère page), 9

10 b. Mes commissions Cette page vous indique en temps réel les commissions reçues ou à recevoir en votre qualité de PRESCRIPTEUR, le nombre de comptes de démonstration que vous avez créés et le mode opératoire du prescripteur (vente en directe avec signature du bon de commande papier ou souscription en ligne de votre client avec votre code prescripteur/parrain personnel). c. Bon de commande (PDF) Vous trouverez ici le bon de commande.pdf à imprimer et à remplir avec votre client pour une souscription au service de télésauvegarde neobe Backup. 5. Rubrique Revendeur a. Commander Les partenaires qui souhaitent revendre notre solution de télésauvegarde peuvent effectuer leurs commandes directement depuis cette rubrique (possibilité de commander, d augmenter l espace, de renouveler). b. Upgrader/renouveler La rubrique Upgrader/Renouveler est présente dès lors que le revendeur a 1 ou plusieurs comptes actifs (dont comptes démo). Il peut augmenter renouveler un pack client ou augmenter son volume si besoin est. Information : Le montant à régler pour une augmentation de la taille du compte (upgrade) est calculé au prorata-temporis de la date d expiration du compte. c. Commander options Vous pourrez commander les options de télésauvegarde (service de restauration sur support disque USB) ainsi que le logiciel de sauvegarde locale natso Backup depuis cette partie (attention, le logiciel natso Backup n est pas proposé à la revente en marque blanche). d. Personnalisation Vous propose un exemple concert de personnalisation du service (éléments d installation, logiciel, mini-site d accès aux sauvegardes ). Comment ça marche? Vous transmettez certains éléments graphiques/coordonnées (logos, adresse, numéro de téléphone ) à neobe qui personnalise le service à vos couleurs en 48/72h ouvrées. a. Créer des démos 10

11 Par défaut, vous pouvez créer jusqu à 5 comptes démos de 5 Go en même temps utilisables pendant 15 jours. Si vous avez des besoins particuliers, n hésitez pas à le faire savoir à votre chargé d affaires pour avoir plus de temps ou un volume plus important. Astuce : éviter de créer une démo un vendredi par exemple pour que le client ait tout le loisir de tester le logiciel (et qu il n oublie pas son existence durant le week-end) e. API de provisioning Afin de vous accompagner dans la distribution de nos solutions de sauvegarde en ligne, neobe propose une A.P.I. de Provisioning. Cette A.P.I. permet d'intégrer au sein de votre système d'informations la gestion des comptes neobe Backup de vos utilisateurs (création, suppresion, suspension, changement de mot de passe, récapitulatif des sauvegardes etc.). 6. Rubrique Profil a. Modifier Vous pouvez modifier les données relatives : - à votre profil (ex. adresse, tel, société ), - au mot de passe de l espace client, - au délai d affichage des puces sur le récapitulatif des comptes, - à la gestion des s. b. Gestion des accès Possibilité de limiter les accès de l espace revendeur à certaines personnes. Par exemple, si vous souhaitez que votre comptable ait un accès mais uniquement aux éléments comptables. Vous inscrivez son adresse avec le mot de passe normal à l espace revendeur puis vous cochez uniquement «comptable». c. Tarifs Vous avez accès à la fiche PDF des tarifs revendeur pour l année en cours. 7. Rubrique Téléchargement a. Logiciels Vous trouverez ici les exécutables des dernières versions de nos logiciels en marque neobe et en marque blanche neutre (OEM). 11

12 b. Outils marketing Tous les outils marketing que nous vous proposons sont disponibles ici. Ils sont proposés sous la forme de packs : 1 pack en marque neobe (DOC/PDF outils sous la marque neobe) 1 pack en marque blanche (DOC/PDF outils neutres que vous pouvez adapter dont exemples de conditions générales et bons de commande) Tous les outils «avancés» (bannières, présentations, ings, kakemonos, posters ) fournis avec les fichiers sources pour modification et personnalisation. 8. Rubrique Comptabilité a. Devis et factures Vous trouverez ici l historique de vos factures ainsi que les devis à payer. C est à partir d ici que vous pourrez payer vos commandes, imprimer vos factures b. Prélèvement automatique Si vous souhaitez passer en prélèvement mensuel, ou en prélèvement différé au comptant, certaines informations vous seront demandées. Vous trouverez les formulaires d autorisation de prélèvement ainsi que la marche à suivre dans cette partie. Informations : - Le prélèvement mensuel a lieu le 1er jour du mois suivant la commande (ex. un compte commandé le 15 mars ne vous sera débité que le 1 er avril (1/12 e ). Mode de paiement possible à partir de 100 HT/mois. - Le prélèvement différé. Nous prélevons l intégralité du montant de la commande le 1 er jour du mois le suivant la commande (au lieu du 1/12 e ) et qu aucune provision n est demandée. 9. Rubrique Support technique FAQ Les questions les plus fréquemment posées sont accessible depuis ce lien. Écrire au support Vous pouvez écrire au support technique/commercial/comptable directement depuis ce formulaire automatique d envoi de message. Merci de fournir un maximum d informations (cf. questions techniques) afin que nous puissions vous fournir une réponse rapide et adaptée. Historique du support L ensemble des échanges que vous avez eus avec nos services sont répertoriés ici. 12

13 III. Les outils d aide à la vente Nous mettons à la disposition de nos partenaires des outils d aide à la vente avec leurs fichiers sources pour modification et personnalisation (Espace Partenaire > rubrique TELECHARGEMENT > OUTILS MARKETING). Quelques exemples : 13

14 IV. Les plus VOUS et neobe 1. Les newsletters Nous informons régulièrement nos partenaires par sur le fonctionnement et les nouveautés neobe (ajustements techniques, modification dans l espace client, nouvelle solution à revendre ). 2. Les offres spéciales Le service commercial neobe propose fréquemment à ses partenaires des Offres Promotionnelles sur ses solutions. Nos partenaires en sont informés par . 14

15 GUIDE TECHNIQUE Le guide technique sera le partenaire idéal pour l installation du logiciel chez vos clients, pour les petits correctifs et pour toute question technique. I. Liste des compatibilités II. III. IV. Notice neobe Backup Windows Notice neobe Backup MAC Restauration des sauvegardes 24h/24 depuis n importe où V. FAQ technique 15

16 I. Liste des compatibilités 1. Tous les systèmes d exploitation Microsoft Windows : Windows NT 4.0, Windows 98, Windows 2000, Windows XP, Windows XP Professional, Windows Vista, Windows Home Server,Windows Server 2003, Windows Small Business server 2003, Windows Server 2008, Windows 7. Versions 32 bits et 64 bits. 2. Tous les systèmes d exploitation MAC OS X depuis le 10.5 (mises à jour incluses) : MAC OS X 10.5, MAC OS X , MAC OS X 10.6, MAC OS X Linux : Neobe Backup ne peut pas sauvegarder directement un serveur LINUX. En revanche, il est possible de sauvegarder un serveur Linux via un lecteur réseau (ex. Lecteur Z) par un montage SAMBA (Gratuit) : A propos des réglages SAMBA Détail de la configuration de la passerelle SAMBA pour qu aussi bien Windows et neobe Backup voient les fichiers avec les bons noms (pour les accents et autres caractères spéciaux) : SOUS LINUX : Les deux lignes de configuration suivantes doivent être insérées dans le fichier /etc/samba/smb.conf, dans la section [global] : client code page = 850 character set = ISO SOUS WINDOWS : Vérifier dans la base de registre la clef suivante : [HKEY_LOCAL_MACHINESYSTEM CurrentControlSet Control Nls CodePage] Les attributs suivants devraient être définis: ACP = 1252 OEMCP = 850 La première donnée est l «active code page». La 1252 est la codepage ANSI utilisée par Windows sur les OS d Europe occidentale (Western Latin 1) et est équivalente à ISO La seconde est la codepage utilisée pour les fenêtres MSDOS et manifestement aussi pour le système de fichiers. 16

17 II. Notice neobe Backup Windows 1. Une installation en 3 temps Suivez les instructions de ce guide pour installer le logiciel neobe Backup. Attention : Si vous avez déjà installé une ancienne version de neobe Backup, vous devez d'abord la quitter puis la désinstaller (procédure automatisée depuis la version 4.5.3). Etape 1 A partir de votre Espace neobe Backup, cliquer sur le lien permettant de télécharger la dernière version du logiciel neobe Backup. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Etape 2 Choisissez la destination d'enregistrement du fichier (le plus simple est de l enregistrer sur le Bureau). Etape 3 Une fois le fichier téléchargé, faites un double-clique sur l'icône "neobe Backup_backup.exe" qui apparaît sur le Bureau. Etape 4 Après avoir double-cliqué sur l icône, le programme d'installation se lance. Une série d'écran s'enchaîne. Il vous suffit de cliquer sur "Suivant" et/ou "Oui" (+ cocher la case d acceptation des conditions générales du service neobe Backup quand demandé). Information : Il est recommandé d avoir les droits du Groupe Administrateur. L installation de neobe Backup pour Windows est achevée. Il suffit de lancer le logiciel et de le paramétrer. 17

18 2. Configuration a. L accès au compte Une fois l installation terminée, il vous faut activer et configurer votre compte. Pour cela, vous devez renseigner : - un nom de compte (exemple : 100@123) - un mot de passe de connexion (exemple : xfe242stvsq) Conseil : Si le test de connexion est un échec : - saisissez de nouveau le mot de passe sans le copier/coller - ou changer le port de connexion (penser à donner l autorisation d ouverture du port dans le Firewall port 80 par défaut ou ports 22 et 443) Information : Le nombre avant le «@» correspond au numéro de client. Le nombre après le «@» correspond au numéro de compte. b. La clé de cryptage (appelée aussi code PIN de cryptage) Lors de l installation du logiciel neobe Backup, on vous demande de choisir un code Pin de cryptage. Le cryptage permet d envoyer les données informatiques sur nos serveurs via Internet en toute sécurité. Vous devrez impérativement le renseigner lors de la restauration des fichiers. Nous vous recommandons de nous confier un double de votre PIN de cryptage car en cas d oubli, vos fichiers sauvegardés seraient alors définitivement irrécupérables. 18

19 c. Configurer la/les tâche(s) Les sauvegardes sont gérées par un système de «tâches». Chaque tâche est indépendante et dispose de ses propres paramètres de sauvegarde. Vous pouvez ainsi sauvegarder certains fichiers avec une tâche à une période bien précise et d autres fichiers avec une autre tâche à un autre moment. La sauvegarde manuelle est aussi possible. Il existe 2 types de tâche de télésauvegarde : La tâche de sauvegarde «classique» (différentielle) : seuls les fichiers modifiés depuis la dernière sauvegarde sont renvoyés sur les serveurs. La tâche de sauvegarde «mode bloc» (différentielle + incrémentale) : seule la partie modifiée des fichiers modifiés depuis la dernière sauvegarde est renvoyée sur les serveurs (ex. si un fichier a 1Mo modifié, seul ce Mo est renvoyé sur le serveur gain de temps considérable pour les bases de données et les serveurs de messagerie type Outlook ou Thunderbird). Information Il est possible de créer une tâche de sauvegarde «locale» (vers un support physique type Clé USB, disque dur externe..) intéressant pour les clients qui veulent également disposer d une sauvegarde sur support physique mais ATTENTION, ce type de sauvegarde ne permet pas de sauvegarder sur les serveurs neobe et ne doit en aucun cas se substituer à la télésauvegarde! Information Afin d avoir une meilleure visibilité, les tâches de sauvegarde «mode bloc» et «locale» : sont identifiées sur l interface du logiciel par une lettre derrière le nom de la sauvegarde. Tâche de sauvegarde mode bloc : identifiée par un [B] Tâche de sauvegarde locale : identifiée par un [L] 19

20 Une tâche se divise en 2 parties distinctes : Sélection des données à sauvegarder Vous devez sélectionner des fichiers, répertoires et dossiers spéciaux (Mes documents, Mes favoris, Outlook ) parmi la liste du contenu de l ordinateur. Gestion de l exécution de sauvegarde : Vous déterminez simplement quand la tâche de sauvegarde doit se lancer. Le planificateur intégré dans neobe Backup permet de déterminer une heure fixe ainsi qu une fréquence des sauvegardes (quotidienne, hebdomadaire ). Une fois la sauvegarde mise en place, elle se lance automatiquement à la fréquence de votre choix. La configuration des sauvegardes peut être modifiée à tout moment : notre solution est 100% évolutive. Conseils - Pas plus de fichiers par tâche - Si vous planifiez les tâches, évitez le créneau 22h-2h qui est propice aux sauvegardes des entreprises et privilégiez les heures creuses entre 8h et 20h (ex. pauses déjeuner) - Eviter les tâches «fourre-tout» pour que votre client puisse s y retrouver (préférer par exemple des tâches «Comptabilité», «Commercial» ). Information : Il est normal que la 1 ère tâche dure longtemps. Les tâches suivantes seront beaucoup plus rapides (car seules tout ou partie des fichiers modifiés sont renvoyés sur les serveurs (selon le type de sauvegarde choisi). Pour savoir combien de temps durera la 1 ère sauvegarde, utilisez l outil de calcul des transferts 20

21 d. Le Journal des sauvegardes Le fichier journal récapitule tous les événements de, toute la sauvegarde : son déroulement, la liste des fichiers qui ont été transmis, les erreurs éventuelles Où le trouver? Logiciel neobe Backup Rendez-vous dans le menu Fichier Historique des sauvegardes Envoi du fichier journal par Il est également possible de paramétrer l envoi du fichier journal par dans le menu Outils - Envoi du rapport par . Vous devez indiquer le nom du serveur SMTP du Fournisseur d Accès à Internet (f.a.i.) pour ne pas qu il y ait d éventuels erreurs d envoi dues à une certaine gestion des antivirus, des pare-feu ou des FAI. Ensuite vous indiquez l adresse du destinataire du fichier journal. Vous pouvez mettre plusieurs adresses à la suite en les séparant par un simple «;». Enfin, vous inscrivez l adresse d expédition de votre choix mais il doit avoir le même domaine que le serveur SMTP (exemple «@orange.fr» pour «smtp.orange.fr»). 21

22 e. Options et Configuration avancées Le logiciel neobe Backup pour Windows permet de disposer de certaines options et configurations avancées afin d optimiser le procédé de télésauvegarde. Versioning des sauvegardes Le logiciel neobe Backup gère le versioning c'est-à-dire la possibilité de sauvegarder et de stocker plusieurs versions d'un même fichier entre différentes sauvegardes. Cela vous permet de restaurer un fichier tel qu'il était il y a X sauvegardes. Synchroniser automatiquement les sauvegardes La synchronisation permet de mettre à jour les fichiers de sauvegardés sur les serveurs neobe Backup en fonction des modifications apportées à la source. Lors du paramétrage de la tâche, vous pouvez programmer la synchronisation de manière automatique. Ex : synchronisation activée à 30 jours Les fichiers supprimés de la source depuis 30 jours sont supprimés des serveurs neobe Backup. Attention : Cette fonctionnalité n est pas à utiliser «à la légère» et doit être mise en place sur la demande expresse du client. Le plus sûr étant, lorsque c est nécessaire, de procéder à une synchronisation manuelle interface du logiciel, Synchroniser. Eteindre ou non l ordinateur à la fin de la sauvegarde. Heure d arrêt systématique de la tâche de sauvegarde. Sauvegarder au démarrage de l application. Sauvegarde des fichiers avec attributs d archivage Cette option permet de sauvegarder les données en lisant juste une information dans chaque fichier pour savoir s il a été modifié puis de les envoyer directement sans faire de scan distant sur nos serveurs backup, donc sans utiliser la connexion internet. Cela permet de gagner énormément de temps pour les tâches composées de plusieurs milliers de fichiers par exemple. On définit quand même un jour (cycle) où la sauvegarde se fera en mode normal forcé pour comparer la présence des fichiers entre le poste client et nos serveurs backup. Attention : Cette option ne peut être activée sur plusieurs taches qui sauvegardent les mêmes données. Exécuter une commande avant ou après le lancement de la sauvegarde. 22

23 f. Paramètres avancés Menu Outils - Préférences Désactiver la mise en veille automatique du PC Possibilité de modifier le répertoire tampon Possibilité de modifier le répertoire contenant le fichier de configuration Possibilité de rattraper le retard dès que possible si la tâche ne s est pas lancée (PC éteint, programme fermé ) Ouverture automatique de la session Windows au démarrage du poste Intérêt de cette option : ex. si une panne de courant survient, le logiciel peut malgré tout se lancer lorsque l ordinateur se remet sous tension (il faut que neobe Backup soit configuré pour se lancer au démarrage de Windows). Les sauvegardes peuvent ainsi s effectuer correctement. Menu Outils - Lancer au démarrage de Windows Vivement recommandé (option par défaut) car permet à neobe Backup de s ouvrir dès le démarrage de la session (combiné avec l ouverture de la session Windows, cela garantie aux sauvegardes de d effectuer correctement même en cas de panne de courant momentanée par exemple). Menu Outils - Exporter le fichier de configuration/importer le fichier de configuration/récupérer la configuration depuis le serveur Ces outils permettent d enregistrer la configuration intégrale d un compte (tâches de sauvegardes identiques, paramétrages des fonctionnalités et des options identiques ). Le fichier de configuration peutêtre exporté où vous le souhaitez à un instant T (de préférence extérieur à la machine) ou vous pouvez nous confier un double que vous pourrez récupérer depuis le serveur (cf Fichier - Mes Identifiants). Ensuite il suffit d importer le fichier de configuration. Intérêt de cette option : ex. si le client veut changer de machine (suite à un crash, changement volontaire ), vous pourrez récupérer la configuration et la réinstaller simplement sur la nouvelle machine. 23

24 g. Options avancées Menu Outils - Options avancées - Mode Service Le mode service permet d exécuter neobe Backup comme un service Windows et donc permet le lancement de la sauvegarde même si la session d ordinateur est fermée. Il faut malgré tout que l ordinateur soit allumé pour que la tâche de sauvegarde s exécute. Informations : Consulter le guide d installation sur le logiciel pour l installer. Pour les lecteurs réseaux, il est nécessaire de monter un script.bat. Sauvegarde des fichiers ouverts (inclus) Menu - Outils - Options avancées - Activer la sauvegarde des fichiers ouverts Cette option permet la sauvegarde de fichiers ouverts (Outlook, Lotus, Base Exchange...). Elle tourne en tâche de fond et utilise le système de clichés instantanés des fichiers normalement verrouillés. Cette option s active automatiquement. Taux de compression Menu - Outils - Options avancées - Taux de compression Permet de gérer le taux de compression des fichiers (bas : plus rapide; haut : plus lent). neobe Explorer Menu - Outils - Options avancées neobe Explorer Cet outil permet au client de se connecter à son espace de sauvegarde et de restaurer ses fichiers depuis n'importe quel ordinateur à travers le monde 24h/24. Il peut directement transférer neobe Explorer sur une clé USB afin de l avoir sur vous partout où vous allez (il suffira que vous ayez un accès à Internet, vos identifiants de connexion au compte et votre code Pin de cryptage). Cf Utilisation neobe Explorer p : 34 24

25 h. Restauration des données sauvegardées Restauration partielle ou globale Lorsque vous souhaitez restaurer, deux solutions s offrent à vous : la restauration globale de vos données ou la restauration partielle. Accès nomade aux données Il existe 3 possibilités pour restaurer vos données depuis n importe quel autre ordinateur : A partir de l application gratuite neobe Explorer accessible depuis le logiciel neobe Backup Depuis n importe quel navigateur Internet à partir de l Espace Client neobe Backup. Option Possibilité de restauration sur Disque Dur USB expédié par transporteur en 48/72H (service payant sur devis). 25

26 3. Fonctionnement du logiciel a. Comment créer une tâche de sauvegarde Barre de menu du logiciel -Tâches - Nouvelle tâche/ nouvelle tâche mode bloc/nouvelle tâche locale b. Comment modifier une tâche de sauvegarde Barre de menu du logiciel - Tâches - Modifier la tâche c. Comment supprimer une tâche de sauvegarde? (La suppression de la tâche de sauvegarde n entraîne pas la suppression des fichiers sauvegardés sur nos serveurs) Barre de menu du logiciel - Tâches - Supprimer la tâche 26

27 d. Comment supprimer tout ou partie des éléments sauvegardés? Attention : Les éléments effacés de l espace de sauvegarde seront définitivement supprimés de nos serveurs. Vous pouvez utiliser cette option pour faire du «ménage» sur un compte. Interface du logiciel Explorer/Parcourir Possibilité 1 : Sélectionner la tâche à supprimer (en cliquant sur le numéro de compte à gauche pour qu elles apparaissent toutes dans l espace central, cliquer dessus puis sur Supprimer) Possibilité 2 : Sélectionner uniquement une partie des fichiers d une tâche en «déroulant» l arborescence de la tâche jusqu au(x) fichier(s) à supprimer (puis cliquer sur Supprimer). Il est également possible de procéder à une synchronisation manuelle afin d effacer des serveurs les fichiers obsolètes qui ne sont plus présents sur le PC source (supprimés, déplacés ) Interface du logiciel Synchroniser. e. Comment restaurer tout ou partie des fichiers sauvegardés depuis neobe Backup (+ Neobe Explorer p.34 + restauration depuis n importe quel navigateur Internet p.35) Interface du logiciel - Restaurer Possibilité 1 : Sélectionner la tâche à restaurer (en cliquant sur le numéro de compte à gauche pour qu elles apparaissent toutes dans l espace central, cliquer dessus puis sur Restaurer) Possibilité 2 : Sélectionner uniquement une partie des fichiers d une tâche en «déroulant» l arborescence de la tâche jusqu au(x) fichier(s) à supprimer (puis cliquer sur Restaurer). 27

28 III. Notice neobe Backup MAC 1. Une installation en 3 temps Suivez simplement les instructions de ce guide pour installer le logiciel neobe Backup. Attention : Si vous avez déjà installé une ancienne version de neobe Backup, vous devez d'abord la quitter puis la désinstaller. Etape 1 Cliquez sur le lien permettant de télécharger la dernière version du logiciel neobe Backup MAC. L exécutable est automatiquement téléchargé sur votre ordinateur. Etape 2 Une fois le fichier téléchargé, faites un double-clique sur l'icône "neobe Backup" qui apparaît sur le Bureau.. Le programme d'installation se lance. Suivez simplement les instructions indiquées sur les écrans d installation. Etape 3 Le logo neobe Backup apparaît alors dans les Préférences Systèmes de votre ordinateur (Barre de menu Pomme Préférences Système ). Il suffit de double cliquer sur le logo pour ouvrir le logiciel. Information : Il est recommandé d avoir les droits du Groupe Administrateur. Etape 4 Pour finir, il suffit de cliquer sur la case «Activé» du logiciel pour configurer le compte de façon optimale. Important : Lorsque le logiciel est activé, une icône qui prouve que neobe Backup est activé apparaît dans votre barre des tâches. 28

29 2. Configuration a. L accès au compte Une fois l installation terminée, il vous faut activer et configurer votre compte. Pour cela, vous devez renseigner : - un nom de compte (exemple : 100@123) - un mot de passe de connexion (exemple : xfe242stvsq) Conseil : Si le test de connexion est un échec, saisissez de nouveau : - saisissez de nouveau le mot de passe sans le copier/coller - ou changer le port de connexion (penser à donner l autorisation d ouverture du port dans le Firewall port 80 par défaut ou ports 22 et 443) Information : Le nombre avant le «@» correspond à votre numéro de client. Le nombre après le «@» correspond à votre numéro de compte. b. La clé de cryptage (appelée aussi code PIN de cryptage) Lors du paramétrage du compte, on demande de choisir un code Pin de cryptage. Le cryptage permet d envoyer les données informatiques sur nos serveurs via Internet en toute sécurité. Vous devrez impérativement le renseigner lors de la restauration des fichiers. Nous vous recommandons de nous confier un double de votre PIN de cryptage car en cas d oubli, vos fichiers sauvegardés seraient alors définitivement irrécupérables. c. Configurer la/les tâche(s) Les sauvegardes sont gérées par un système de «tâches». Chaque tâche est indépendante et dispose de ses propres paramètres de sauvegarde. Vous pouvez ainsi sauvegarder certains fichiers avec une tâche à une période bien précise et d autres fichiers avec une autre tâche à un autre moment. La sauvegarde manuelle est aussi possible. Un système de sauvegarde : la sauvegarde différentielle Seuls les fichiers modifiés depuis la dernière sauvegarde sont renvoyés sur les serveurs. 29

30 Une tâche se divise en 2 parties distinctes : Sélection des données à sauvegarder Vous devez sélectionner des fichiers, répertoires et dossiers spéciaux (Mes documents, Mes favoris, Outlook ) parmi la liste du contenu de l ordinateur. Gestion de l exécution de sauvegarde : Vous déterminez simplement quand la tâche de sauvegarde doit se lancer. Le planificateur intégré dans neobe Backup permet de déterminer une heure fixe ainsi qu une fréquence des sauvegardes (quotidienne, hebdomadaire ). Une fois la sauvegarde mise en place, elle se lance automatiquement à la fréquence de votre choix. La configuration des sauvegardes peut être modifiée à tout moment : notre solution est 100% évolutive. Conseils : - Pas plus de fichiers par tâche - Si vous planifiez les tâches, évitez le créneau 22h-2h qui est propice aux sauvegardes des entreprises (la bande passante sature donc c est plus long) et privilégiez les heures creuses entre 8h et 20h (ex. pauses déjeuner). - Eviter les tâches «fourre-tout» pour que votre client puisse s y retrouver (préférer par exemple des tâches «Comptabilité», «Commercial» ). Information : Il est normal que la 1 ère tâche dure longtemps. Les tâches suivantes seront beaucoup plus rapides (car seules tout ou partie des fichiers modifiés sont renvoyés sur les serveurs (selon le type de sauvegarde choisi). Pour savoir combien de temps durera la 1 ère sauvegarde, utilisez l outil de calcul des transferts 30

31 d. Le Journal des sauvegardes Le fichier journal inclus dans le logiciel neobe Backup les événements de la sauvegarde : son déroulement, la liste des fichiers qui ont été transmis, les erreurs éventuelles Pour le consulter, rendez-vous dans la barre des tâches du logiciel et cliquez sur Historique des événements. Il est également possible de paramétrer l envoi de ce journal par depuis le logiciel : Menu Options cochez la case «Envoyer des rapports par ». Ensuite vous indiquez l adresse du destinataire du fichier journal. Vous pouvez mettre plusieurs adresses à la suite en les séparant par une simple «,». Enfin, vous mettez votre adresse d expédition. e. Options et Configuration avancées Le logiciel neobe Backup permet de disposer de certaines fonctionnalités et options avancées afin d optimiser le procédé de télésauvegarde. Fonctionnalités de la sauvegarde Versioning des sauvegardes Le logiciel neobe Backup gère le versioning c'est-à-dire la possibilité de sauvegarder et de stocker plusieurs versions d'un même fichier entre différentes sauvegardes. Cela permet de restaurer un fichier tel qu'il était il y a X sauvegardes. Synchronisation automatique des sauvegardes (= supprimer les fichiers qui arrivent à expiration sur la source ) La synchronisation permet de mettre à jour les fichiers de sauvegardés sur les serveurs neobe Backup en fonction des modifications que vous avez apportées aux fichiers sélectionnés dans vos tâches de sauvegardes. Ex. Si vous activez la synchronisation de la tâche de sauvegarde, les fichiers qui ne sont plus présents sur votre ordinateur (effacés ou modifiés) sont effacés de vos sauvegardes. Options Lancer au démarrage de l application. Rattraper ou non le retard du lancement d une tâche programmée (ex. Mac éteint ) 31

32 f. Restauration des données sauvegardées Restauration partielle ou globale Lorsque vous souhaitez restaurer, deux solutions s offrent à vous : la restauration globale de vos données ou la restauration partielle. Accès nomade aux données Il existe 2 possibilités pour restaurer vos données depuis n importe quel autre ordinateur : A partir de l application gratuite neobe Explorer accessible depuis le logiciel neobe Backup (compatible MAC uniquement), Depuis n importe quel navigateur Internet à partir de l Espace Client neobe Backup. Option Possibilité de restauration sur Disque Dur USB expédié par transporteur en 48/72H (service payant sur devis). 3. Fonctionnement du logiciel a. Comment créer une tâche de sauvegarde Ouvrir le logiciel - Tâches - Pictogramme Explorer b. Comment modifier une tâche de sauvegarde Ouvrir le logiciel - Tâches - Sélectionner la tâche - Pictogramme Modifier c. Comment supprimer une tâche de sauvegarde? Ouvrir le logiciel - Tâches - Pictogramme Supprimer 32

33 d. Comment supprimer tout ou partie des éléments sauvegardés? Ouvrir le logiciel - Pictogramme Explorer Attention : Les éléments effacés de l espace de sauvegarde seront définitivement supprimés de nos serveurs. Vous pouvez utiliser cette option pour faire du «ménage» sur un compte. Possibilité 1 : Sélectionner la tâche de sauvegarde à supprimer et cliquer sur supprimer. Possibilité 2 : Dérouler l arborescence des tâches de sauvegarde en cliquant sur la flèche jusqu au(x) dossier(s)/fichier(s) à supprimer, les sélectionner et cliquer sur Supprimer. e. Comment restaurer tout ou partie des fichiers sauvegardés depuis Neobe Backup (+ Neobe Explorer p.34 + restauration depuis n importe quel navigateur Internet p.35) Ouvrir le logiciel - Pictogramme Explorer Possibilité 1 : Sélectionner la tâche de sauvegarde à restaurer et cliquer sur Restaurer. Possibilité 2 : Dérouler l arborescence des tâches de sauvegarde en cliquant sur la flèche jusqu au(x) dossier(s)/fichier(s) à restaurer, les sélectionner et cliquer sur Restaurer. 33

34 IV. Restaurer 24h/24 depuis n importe où Plusieurs possibilités s offrent à vous et à vos clients pour accéder à l Espace de sauvegarde neobe Backup à partir duquel restaurer les fichiers sauvegardés. Bien sûr, depuis le logiciel neobe Backup mais aussi depuis n importe quel autre ordinateur avec le logiciel neobe Explorer et depuis n importe quel navigateur Internet depuis l Espace Client neobe Backup. 1. Restauration des fichiers depuis neobe Explorer Explorer permet de regarder et de récupérer les données depuis n importe où. Pour cela, il suffit d avoir une connexion Internet, de se munir du numéro de compte, du mot de passe de connexion et de la clé de cryptage. Votre client peut enregistrer neobe Explorer sur un support externe depuis le logiciel (Outils - Options avancées Explorer) puis en haut à droite de la fenêtre, cliquer sur Transférer sur une clé USB). - Explorer - Cliquer sur «Ajouter un compte» - Renseigner le numéro de compte, et le mot de passe de connexion - Cliquer sur Tester la connexion (la case serveur est renseignée automatiquement) - Si Etat OK, renseigner la clé de cryptage puis cliquer sur Ajouter - Depuis l'interface cliquer sur Connexion pour que toutes les sauvegardes apparaissent - Cliquer sur la tâche ou dérouler l arborescence de la tâche puis cliquer sur le(s)/fichiers à restaurer. Astuce : Pour sélectionner plusieurs fichiers/dossiers, maintenez la touche CTRL enfoncée. 34

35 2. Restauration des fichiers depuis un simple navigateur Internet Les fichiers sauvegardés sur les serveurs neobe Backup peuvent être téléchargés depuis un Explorateur de sauvegardes propre à chaque compte. Vos clients peuvent restaurer leurs fichiers via notre applet Java et ce, depuis d importe quel navigateur web (Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari ). NB : Ces fonctionnalités sont également disponibles depuis votre Espace client (rubrique Explorer). Vos clients doivent : - Se connecter à leur Espace Client neobe Backup (pour la distribution sous la marque neobe) ou sur l adresse (pour la revente en marque blanche neutre ou depuis une URL spécifique en cas de marque blanche personnalisée), - Dérouler l arborescence des fichiers jusqu au fichier à restaurer puis cliquer dessus, - Renseigner le code Pin de cryptage, - Choisir la destination de restauration, - Le fichier est restauré. Attention : La restauration depuis l Espace Client neobe Backup peut être effectuée EXCLUSIVEMENT fichier par fichier (ni plusieurs fichiers à la fois, ni dossier, ni sauvegarde complète). 35

36 IV. Foire aux questions techniques (+ d infos sur la FAQ du site Espace plein, que faire? Si l espace de sauvegarde est plein, il faut soit faire du ménage sur les documents sauvegardés à partir du logiciel, soit upgrader le compte. - Pour faire du «ménage sur un compte», il faut synchroniser manuellement ou effacer tout ou partie des fichiers présents sur nos serveurs. Toutefois, nous vous conseillons vivement de le faire selon les indications exactes de votre client et d avoir une preuve écrite. Astuce : Si vous avez activé le versioning et que toutes les versions ne sont plus nécessaires à votre client, vous pouvez commencer par supprimer des versions avec son accord. - Pour l upgrade, si votre client est OK, vous pouvez simplement augmenter l espace de stockage de votre client. Combien de temps met une sauvegarde? Cela dépend de plusieurs paramètres : - la taille des fichiers compris dans l espace de sauvegarde - le débit de la connexion Internet. La 1 ère sauvegarde sera plus longue que les sauvegardes suivantes car elle doit sauvegarder l ensemble des fichiers. Les sauvegardes suivantes seront plus rapides car elles sont réalisées en sauvegarde différentielle (c'est-à-dire que seuls les fichiers ou dossiers modifiés ou nouvellement créés sont sauvegardés entre deux tâches de sauvegarde) ou en sauvegarde incrémentale/ mode bloc (seules les parties modifiées des fichiers sont envoyées sur les serveurs). Astuce : Calculer un temps approximatif avec l outil de calcul des transferts neobe Backup : Changer de poste/serveur, réinstallation complète de l ordinateur Un compte Neobe Backup ne peut être installé que sur une seule machine (ordinateur ou serveur). En cas de réinstallation complète, de changement d ordinateur/de serveur, vous pouvez effacer vous-même cette ID machine depuis votre API. Par la suite, il suffira de réinstaller la dernière version Neobe Backup sur la nouvelle machine. Remarque : Le message d erreur «Votre compte ne peut être installé que sur une seule machine» est le message d erreur que peut avoir le client s il change d ordinateur par exemple. Il vous suffit d effacer l ID machine et de demander au client de quitter et de relancer le logiciel pour ne plus avoir ce message. 36

37 Installer la dernière version du logiciel neobe Backup Sous Windows : inutile de désinstaller le logiciel «à la main» la nouvelle version «l écrase» directement. Etape 1 : Quitter le logiciel neobe Backup, Etape 2 : Installer la dernière version Windows depuis l Espace client, Etape 3 : Accepter la désinstallation et suivre les étapes Sous Mac : Etape 1 : Désinstaller entièrement la version neobe Backup présente sur la machine (Glisser - déposer l application vers la corbeille) Etape 2 : Installer la dernière version Mac depuis l Espace client Y a-t-il un nombre de fichiers maximum? Nous vous recommandons de ne pas concentrer + de 10 Go ou ( fichiers) sur une seule tâche pour éviter qu'elle soit trop lourde. Le mieux est de diviser ce qui doit être sauvegardé en plusieurs tâches de sauvegarde. Perte de clé de cryptage Si votre client ne se rappelle plus de sa clé de cryptage, vous pourrez demander à neobe de vérifier si le client en a laissé une copie. Vous devez en faire la demande écrite depuis la rubrique ECRIRE AU SUPPORT de votre Espace Partenaire (préciser le numéro du compte). Conseil : Pour des raisons de sécurité, nous vous conseillons de prendre toutes les précautions nécessaires dans la procédure de communication du code pin de cryptage. Message d erreur de connexion dans neobe Backup - Vérifier que vous avez entré les bons identifiants (login : «nombre@nombre ; mot de passe) - S il n y avait pas d erreur dans les identifiants, changez le port de connexion du compte : Etape 1 : Windows : Menu Outils - Préférences - Changer le port de connexion (avec les flèches) - Enregistrer. MAC : Interface du logiciel (Onglet Compte) - Changer le port de connexion (avec les flèches) Etape 2 : Windows : Fichier - Mes Identifiants - Tester la connexion MAC : Tester la connexion (Interface du logiciel - Onglet Compte) Message d erreur de connexion dans Explorer - Vérifier que vous avez entré les bons identifiants (login : «nombre@nombre ; mot de passe) - S il n y avait pas d erreur dans les identifiants, procéder à la manipulation suivante : Etape 1 : Menu Outils - Paramètres - Configuration réseau - Changer le port de connexion (avec les flèches) - Enregistrer. Etape 2 : Toujours dans les paramètres, cliquer sur Compte - Tester la connexion 37

38 Sauvegarde planifiée ne s est pas lancée - Vérifier que l ordinateur ne s est pas éteint ou mis en veille - Vérifier que neobe Backup est bien ouvert (l icône doit apparaître dans la barre des tâches) - Vérifier que l ordinateur est bien relié à Internet - Vérifier que le compte n est pas arrivé à expiration ou qu il n est pas plein (dans ces deux cas, vous avez dû recevoir différents s d avertissement) - Si le mode service est activé (Windows uniquement), vérifier que vous l avez bien paramétré. Astuce 1 : Si une panne de courant survient, le logiciel neobe Backup peut tout de même se relancer lorsque l ordinateur se remet sous tension en provoquant l ouverture de Windows même s il y a plusieurs sessions sur l ordinateur. Astuce 2 : Si le logiciel est paramétré en mode service, privilégier une connexion filaire à une connexion Wi-fi car elle ne tourne pas toujours en tâche de fond (connexion donc sauvegarde impossible. Si la sauvegarde des fichiers ouverts ne s effectue pas (Windows uniquement) - Vérifier que c est bien activé (Outils - Options avancées - cliquer sur «Activer la sauvegarde des fichiers ouverts»). Discordance (cf FAQ en ligne question n 43) Le message "DISCORDANCE" dans le journal de sauvegarde signifie que les fichiers et/ou répertoires sélectionnés dans la tâche de sauvegarde n'existent plus ou ne sont plus à leur emplacement initial respectif. Il suffit de modifier la tâche et de rafraîchir la liste des fichiers et dossiers à sauvegarder pour ne plus que ce message apparaisse. Information : Le message d'erreur discordance apparaitra tant que l'élément n'aura pas été corrigé mais cela n'empêche pas à la sauvegarde de se dérouler normalement. Vous recevez des s d alerte sur une sauvegarde qui n existe plus - Windows : Vider le fichier Log depuis le logiciel (Menu Outils - Préférences - Vider le LOG). Vous ne voyez pas les fichiers sauvegardés dans le Explorer/Parcourir Changer le port de connexion du compte Etape 1 : Windows : Menu Outils - Préférences - Changer le port de connexion (avec les flèches) - Enregistrer. MAC : Interface du logiciel (Onglet Compte) - Changer le port de connexion (avec les flèches) 38

39 Etape 2 : Windows : Fichier - Mes Identifiants - Tester la connexion MAC : Tester la connexion (Interface du logiciel - Onglet Compte) Quelles extensions de fichiers sont gérées par le mode bloc/incrémental? Vérifier les extensions depuis le logiciel neobe Backup lors de la création d une tâche en mode bloc (bases de données, services de messagerie ) Fin 2012 les extensions sont : Comment faire pour monter un lecteur réseau en Mode service Pour sauvegarder un lecteur réseau lorsque neobe Backup tourne en tâche de fond (en mode service), il est nécessaire de lancer un script.bat pour monter le(s) lecteur(s) réseau. Ce script doit être lancé AVANT le démarrage de la sauvegarde Voici un exemple de script EXEMPLE.BAT net use x: \\machine1\sauvegarde_sql /y net use z: \\machine2\sauvegarde_partage /y 39