RÈGLEMENTS DES SALONS DU VR MC

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1 RÈGLEMENTS DES SALONS DU VR MC 1. LES OBJECTIFS DES SALONS L Association des commerçants de véhicules récréatifs du Québec («l A.C.V.R.Q») a pour mission de promouvoir l industrie du véhicule récréatif, ainsi que de regrouper et de représenter ses membres. Pour ce faire, dès sa création, elle s est dotée d un premier Salon afin de regrouper ses membres et d offrir au public, l opportunité de voir en un même lieu, un maximum de catégories variées, en deuxième temps, un maximum de choix par catégorie, tout en offrant un haut standard de qualité, ainsi qu un éventail de commerçants qui ont tous adhéré à un code de déontologie, donc offrant au public, une garantie de service après-vente à laquelle tout acheteur a droit de s attendre. 2. LA GESTION DES SALONS Les Salons seront gérés par la direction générale de l A.C.V.R.Q Le rôle du Conseil d administration Le Conseil d administration autorise la tenue des Salons et fixe les budgets d opération. Il forme un comité pour chaque Salon, désigne les membres qui y siégeront et élabore les règles et politiques des Salons Le rôle du Comité des salons Le Comité des salons de chaque Salon aura un pouvoir décisionnel, allant jusqu à l expulsion de l exposant, pendant la durée d un Salon. Lorsque les règles contenues au présent règlement, au contrat de location ou au manuel de l exposant (les «Règles») et ne sont pas respectés, le Comité du salon pourra prendre toute mesure et rendre toute décision qu il jugera nécessaire pour le bon fonctionnement de ce Salon et la décision sera finale et sans appel. En dehors de la durée des Salons, ce Comité aura pour mandat de recommander toute modification aux Règles jugée souhaitable pour le bon fonctionnement des Salons Membre exposant Un membre régulier de l ACVRQ dont la principale place d affaires est située dans un rayon de 75 km autour du Salon de Montréal et de Québec distance prise à l aide du logiciel «Streets & Trips» de Microsoft. (Annexe A) 2.4. Membre invité Un membre régulier qui n est pas un membre exposant. 3. LA PARTICIPATION AUX SALONS 3.1. Les membres réguliers de la région immédiate (annexes A et B) du Salon auront priorité comme exposants. Les membres réguliers ayant plus d une place d affaires dans la région immédiate (annexes A et B) pourront louer un kiosque par place d affaires. Tous les autres membres réguliers des autres régions seront des invités Les membres réguliers qui ne peuvent pas participer à un Salon à cause d un manque d espace peuvent demander à la direction générale de l A.C.V.R.Q d être inscrits sur une liste d attente comme membre exposant ou membre invité, selon le cas. S il reste des espaces à louer, la priorité sera accordée selon le rang établi sur la liste d attente. La priorité de cette liste d attente sera déterminée selon la date de demande de location. La direction générale a la responsabilité de maintenir la liste d attente en fonction des demandes d inscription transmises de temps à autre par les membres. 1

2 3.3. S il reste des espaces à louer et que la liste d attente des membres exposants est épuisée, les membres invités qui ont un produit exclusif pour la province pourront louer un espace. Si, par choix, un membre invité n expose pas une année, son nom sera remis au bas de la liste permanente des membres invités s il en fait la demande Considérant qu un membre régulier doit d abord exposer ses véhicules dans sa région, tout membre régulier qui n expose pas dans sa région ne sera pas éligible comme membre invité dans un autre Salon. 4. LA DÉTERMINATION ET L ATTRIBUTION DES KIOSQUES 4.1. La date limite pour obtenir l autorisation d exposer un produit est déterminée par la direction générale et inscrite sur le formulaire de réservation du Salon L A.C.V.R.Q. procédera à un tirage au sort et l exposant aura le choix de choisir son kiosque par ordre de son tirage. Le positionnement des kiosques de pi. ca. et moins demeurera toutefois à la discrétion de la direction générale Chaque kiosque sera identifié clairement sur le plan du Salon par le numéro de lot, le nombre de pieds carrés ainsi que le nom du ou des exposants Lorsque tout l espace exploitable d un Salon n est pas loué, les maximums prévus pour les plateaux «grandes surfaces» et «petites surfaces» ne sont pas applicables et les espaces excédentaires disponibles pourront être loués à d autres exposants Tout membre régulier qui décline l offre d exposer dans les plateaux «grandes surfaces» ne pourra exposer ses produits ou services dans les plateaux «petites surfaces» Dans le cas d un membre ayant deux places d affaires ou plus dans la région, le maximum de pieds carrés alloué sera majoré de 2/3 pour la deuxième inscription et de 1/3 pour la troisième inscription Le Salon acceptera un seul exposant pour un même produit et la priorité sera accordée à celui qui l exposait l année précédant le Salon. Cet exposant devra être un commerçant autorisé dudit produit Dans le cas d un nouveau produit sur le marché, la priorité du commerçant pouvant exposer ce produit sera déterminée selon la date de l entente commerciale entre le commerçant et le manufacturier Dans le cas où le produit est acquis par plus d un commerçant membre durant un même événement reconnu par l A.C.V.R.Q. un tirage au sort sera effectué pour déterminer quel commerçant aura la priorité pour exposer le produit lors de la première année Après la date limite de réservation, la priorité sera accordée à l exposant qui en fera la demande auprès de l A.C.V.R.Q. selon l ordre de réception du formulaire accompagné d une preuve d entente commerciale Lorsqu un exposant cesse d exposer un produit, le nouveau membre exposant du produit deviendra l exposant prioritaire. L ancien exposant ne pourra s inscrire l année suivante pour la même marque. Par contre si aucun membre exposant ne revendique le droit d exposer la marque ainsi libérée, elle peut être reprise par l ancien détenteur du droit Le nouveau membre exposant sera assujetti aux modalités de l article Si le manufacturier modifie et/ou remplace l appellation d une de ses marques, le membre exposant détenteur du droit sur la marque ainsi modifiée gardera son droit sur la nouvelle Le kiosque loué appartient au membre exposant qui en exerce seul le contrôle, sans interférence des manufacturiers des produits exposés Si un manufacturier fait une pression indue ou non conforme à l éthique commerciale, l ACVRQ se réserve le droit de retirer le droit d exposition du ou des produits visés par les pressions du manufacturier pour une période d au moins une année pour le Salon concerné. 2

3 5. L UTILISATION DES KIOSQUES ET DE L ESPACE 5.1. Seulement des unités de l année courante ainsi qu approuvées DOT pourront être exposées et publicisées au Salon, sauf sur une autorisation spéciale préalable du Comité du Salon. La présente règle ne s applique pas à la publicité visuelle et «écrite» d un véhicule récréatif usagé Les exposants seront autorisés à exposer quelques pièces et accessoires pour agrémenter leur kiosque, sans toutefois en permettre la vente Le montage des kiosques et des pièces à exposer doit être terminé 2 heures avant l ouverture du Salon. Les pièces exposées doivent demeurer intactes pendant toute la durée du Salon. Toutes les pièces exposées doivent être sorties des pavillons au plus tard le jour suivant la clôture du Salon sans quoi l exposant devra payer les frais de leur enlèvement et aliénation Le membre exposant ne pourra, d aucune façon, céder, sous-louer ou transférer l usage du kiosque qui lui a été assigné Le membre exposant ne peut en aucun temps et d aucune façon inciter la clientèle ou les visiteurs à visiter, pendant les heures d affaires du Salon, sa propre salle de montre ou des véhicules récréatifs situés à l extérieur du Salon Les espaces de stationnement ne devront en aucun temps être utilisés à des fins commerciales que ce soit par l ajout de feuilles de vitres sur un véhicule ou de tout autres manières. Tout véhicule contrevenant sera remorqué Un kiosque loué ne pourra être utilisé à des fins de promotion ni de publicité pour un autre concessionnaire ou tout autre partenaire d un concessionnaire Un concessionnaire ne sera pas autorisé à annoncer, à distribuer ou à exposer des dépliants ou brochures de toute marque dont il n est pas l exposant officiel pour un Salon donné. 6. TIRAGE 6.1. Le membre régulier doit se conformer aux règlements du tirage adoptés par le Conseil d administration de temps à autre afin d être admissible aux Salons. 7. LES CLAUSES COMPLÉMENTAIRES 7.1. Tous les règlements d ordre technique inscrits sur le contrat de location d un kiosque et dans le manuel de l exposant font partie intégrante des règlements du Salon et leur application est sous la juridiction de la direction générale et des Comités des Salons du VR MC Tout exposant devra mettre en place des installations appropriées et sécuritaires et devra s assurer que son personnel traite les visiteurs avec professionnalisme, respect et dignité. Son personnel devra être vêtu de façon convenable et avoir un comportement professionnel. Les Comités des Salons du VR MC peuvent expulser un employé ayant un comportement inférieur au degré de professionnalisme attendu et sa décision sera finale Tous les véhicules exposés devront être déneigés et nettoyés avant d entrer à l intérieur des sites d expositions sans quoi ils pourront se faire refuser l accès au Salon. 3

4 7.4. Tout exposant devra respecter les délais demandés par les responsables du Salon pour retourner toutes documentations nécessaires (règlements financiers, plan à l échelle, les listes des unités devant être exposées, etc.) sans quoi ils pourront perdre les privilèges accordés durant les Salons (stationnements gratuits, billets de courtoisie, etc.) 8. PAIEMENT ET PÉNALITÉ 8.1. Un paiement de 25 % est exigé à la réservation de l espace de location. Ce montant est non remboursable en cas d annulation Le paiement des espaces loués devra être fait en entier au montant total brut des contrats aux dates établies. Tout solde impayé aux dates établies sera sujet à une pénalité de 15 % du solde dû Le paiement total du contrat devra avoir été acquitté en totalité au plus tard trente (30) jours de calendrier avant la date d ouverture du Salon sous peine d annulation du contrat. En pareille hypothèse l A.C.V.R.Q. conservera le dépôt initial, à titre de dommages et intérêts liquidés. 9. DATE D ENTRÉE EN VIGUEUR 9.1. Les présents règlements entrent en vigueur à la date de leur adoption par le Conseil d administration et remplacent tous ceux qui ont existé dans le passé et qui régissaient les Salons antérieurs. 4

5 ANNEXE A Salon de Montréal 5

6 ANNEXE B Salon de Québec 6