Entretien Professionnel. Appel à propositions pour la mise en œuvre de l entretien professionnel

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1 Entretien Professionnel Appel à propositions pour la mise en œuvre de l entretien professionnel Date: Mars 2015 Rédacteur: AGEFOS PME Ile-de-France AGEFOS PME IDF / Appel à propositions Formations Entretien Professionnel / mars

2 Sommaire 1. Présentation d AGEFOS PME Ile-de-France Les textes et les enjeux de l entretien professionnel Description de la prestation attendue Contenu de l offre Engagements du prestataire Procédure de l appel à propositions Contractualisation... 9 AGEFOS PME IDF / Appel à propositions Formations Entretien Professionnel / mars

3 1. Présentation d AGEFOS PME Ile-de-France AGEFOS PME est, au plan national, le premier organisme collecteur gestionnaire des fonds de la formation professionnelle. À travers ses missions de gestion et de conseil pour l'emploi et la formation, AGEFOS PME a développé en 30 ans une expertise d'intervention au plus près des entreprises et de leurs salariés, grâce à la force de son réseau paritaire et au professionnalisme de ses équipes. AGEFOS PME Ile-de-France est une association régionale agissant pour le compte du Fonds d Assurance Formation des Salariés des Petites et Moyennes entreprises AGEFOS PME. Son siège régional est situé 11 Rue Hélène PARIS. Dans un cadre interprofessionnel, interbranches et territorial, AGEFOS PME Ile-de-France assure le service formation externe pour le compte de ses entreprises adhérentes. Missions de collecte et de gestion des fonds de formation : AGEFOS PME Ile-de-France collecte et gère localement le budget formation des PME constitué par : - Les contributions des entreprises : le plan de formation et la professionnalisation ; - Les financements des pouvoirs publics : Europe, État, Conseil régional Missions d accompagnement de projets d entreprises : AGEFOS PME Ile-de-France informe et assiste les entreprises dans les démarches telles que : - Le diagnostic des besoins de formation, qu ils soient propres à l entreprise, sur un plan collectif (professionnel ou territorial) ; - La formalisation et la planification du projet de formation ; - L information et le conseil sur l ensemble des aides à la formation et à l embauche ; - La mobilisation de financements complémentaires ; - L identification des compétences nécessaires à la mise en œuvre du projet : cahier des charges, appel à propositions ; - La définition des critères d évaluation des actions de formation. Missions de financement des actions de formation : AGEFOS PME Ile-de-France finance les actions de formation au bénéfice de salariés d entreprises : - Dans le cadre du plan de formation de l entreprise ; - Dans le cadre de la professionnalisation (contrats de professionnalisation, périodes de professionnalisation) et des actions de tutorat. - Dans le cadre du Compte Personnel de Formation Intervention d'agefos PME Ile de France auprès des demandeurs d'emploi : - Préparation Opérationnelle à l'emploi (POE) - Emploi d'avenir - Contrat de sécurisation professionnel (CSP) Organisation de l activité: En région Ile-de-France, l activité d AGEFOS PME est organisée en 5 Délégations : - Paris (75) AGEFOS PME IDF / Appel à propositions Formations Entretien Professionnel / mars

4 - Sud-Est Francilien (91, 77) - Nord-Est Francilien (93, 94, 95) - Ouest Francilien (78, 92) - Délégation TPE régionale Voir le site Internet d AGEFOS PME Ile-de-France : 2. Les textes et les enjeux de l entretien professionnel 2.1. Les textes Créé par l Accord National Interprofessionnel (ANI) du 5 décembre 2003, précisé par l avenant n 1 du 20 juillet 2005, l entretien professionnel avait vocation à permettre à chaque salarié d «être acteur de son évolution professionnelle». Repris par les signataires de l ANI du 14 décembre 2013, l entretien professionnel est conçu comme un progrès majeur en matière d information du salarié sur ses possibilités de recours à la formation professionnelle et de construction, dans l entreprise, d une trajectoire d évolution professionnelle : «il est donc de l intérêt de l entreprise et des salariés d apprécier à intervalles de temps régulier et rapproché le niveau et l évolution des compétences des salariés, et de favoriser leur progression professionnelle» (préambule du chapitre 1 de l ANI). Constatant que seules 15 % des entreprises organisent des entretiens professionnels pour leurs salariés et qu aucune disposition légale ou réglementaire n encadre cette pratique, le législateur consacre l entretien professionnel en l inscrivant «dans le processus de responsabilisation des employeurs envers la formation de leurs salariés et dans le cadre de l obligation qui est la leur de préserver leur employabilité. L abondement supplémentaire de cent heures à verser au salarié s il n a pas, au cours des six dernières années, bénéficié de mesures de formation constitue pour l entreprise une incitation forte à agir. L entretien est également un moyen de faciliter le retour dans l emploi des salariés de retour d une longue absence, comme le congé d adoption ou le congé sabbatique et qui, jusqu à présent, ne bénéficiaient d aucun accompagnement comparable» (rapport C. Jeannerot, Sénat, 12 février 2014). Suite à la publication de la loi du 5 mars 2014, l entretien professionnel est désormais inscrit dans le code du travail, à l article L Les enjeux et la finalité de l entretien professionnel L entretien professionnel, outil-clé de la gestion individualisée des compétences, est donc obligatoire depuis le 7 mars 2014, date d application de la loi du 5 mars 2014 laquelle remplace, en matière de formation, l obligation fiscale des entreprises par une responsabilité sociale : l entreprise doit contribuer à dynamiser les parcours professionnels des salariés afin d éviter la stagnation voire la déperdition de leurs compétences. In fine, elle doit garantir le maintien de la capacité du salarié à occuper un emploi. AGEFOS PME IDF / Appel à propositions Formations Entretien Professionnel / mars

5 L entretien professionnel et l état récapitulatif du parcours professionnel du salarié tous les 6 ans, justifiera du fait que le salarié a bénéficié ou non, durant cette période, d au moins 2 des 3 dispositions suivantes : formation, évolution salariale ou professionnelle, acquisition d éléments de certification par la formation ou la VAE. Mais au-delà de son caractère obligatoire, l entretien professionnel présente de nombreux avantages tant pour l employeur que pour le salarié. Acte de management essentiel, l entretien professionnel offre à l employeur plusieurs opportunités : S acquitter de son obligation sociale de veiller au maintien de la capacité du salarié à occuper un emploi. Faire le point avec le salarié sur ses besoins de formation et faciliter l élaboration du plan de formation. Identifier les perspectives d évolution professionnelle du salarié et les moyens de sa mise en œuvre. Outiller une démarche de Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) et être en capacité d anticiper les besoins en compétences et d accompagner les changements auxquels l entreprise est confrontée. Faire «levier» sur d autres thématiques RH essentielles (santé, pénibilité, diversité, égalité ) et contribuer à la Responsabilité sociétale de l entreprise (RSE) Pour le salarié, l entretien professionnel est un moment essentiel pour : Réfléchir sur son parcours professionnel, ses motivations, ses compétences S informer sur les conditions d accès à la formation, les évolutions prévisibles de son emploi, de ses savoir-faire Définir un projet de formation, de qualification, de mobilité En d autres termes, l entretien professionnel contribue à donner au salarié une visibilité sur les suites de son parcours, à le rendre acteur de son évolution professionnelle. 3. Description de la prestation attendue Dans ce cadre, et parce que le développement des compétences des salariés, l accompagnement et l appui aux entreprises dans leurs évolutions, l emploi et la sécurisation des parcours professionnels constituent les objectifs stratégiques majeurs de l OPCA, AGEFOS PME souhaite impulser une offre régionale de formation pertinente et efficiente sur le thème de l entretien professionnel. Objectif : accompagner les dirigeants à travers leurs encadrants et les salariés dans la compréhension du sens et de la portée de l entretien professionnel, leur permettre d en saisir toutes les opportunités et d ancrer le dispositif dans les pratiques RH en tant qu outil-pivot du développement individuel des compétences. Cette offre est destinée aux adhérents d AGEFOS PME Ile-de-France. AGEFOS PME IDF / Appel à propositions Formations Entretien Professionnel / mars

6 Une action par publics-cibles, à savoir : Les personnes chargées de la conduite des entretiens dans l entreprise (chef d entreprise, encadrant, responsable chargé des ressources humaines, ). Les salariés bénéficiaires de l entretien professionnel Adapté à chacun des publics-cibles, le contenu de la prestation doit porter sur : La dimension obligatoire de l entretien professionnel, ses enjeux (pour l entreprise, l encadrant, le salarié ) et les opportunités qu il offre (outil de motivation, de prospective, d ajustement RH, de qualité de vie au travail, d évolution professionnelle ) La préparation à la mise en place des entretiens : choix et préparation de la personne chargée des entretiens, préparation du salarié, calendrier, recueil d informations, implication des représentants du personnel, communication auprès des équipes et des salariés La conduite de l entretien : étapes-clés de l entretien, thèmes à aborder, postures à adopter, recueil des besoins et des souhaits, traitement des observations Le rôle du salarié : comment être acteur de son projet professionnel, la posture à adopter, connaître ses droits et ses devoirs, définir ses exigences, connaître les possibilités existantes et les modalités de mise en œuvre La formalisation et le suivi de l entretien : rédaction d un compte-rendu, mise en place d un plan d action, mobilisation d un dispositif de formation (Compte personnel de formation, bilan de compétences ), préparation de l état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié institué par la loi du 5 mars 2014 L exploitation RH : consolidation des informations recueillies en vue notamment de l élaboration du plan de formation, d un diagnostic RH (identification des besoins en qualification, anticipation des départs à la retraite, repérage des risques d usure, de démotivation ) Durée indicative de chacune des formations : 1 ou 2 jours de formation pour les personnes en charge de l entretien. 1 journée de formation pour le public salarié. Indications sur les modalités pédagogiques : On attend du prestataire une formation action avec des mises en situation. 4. Contenu de l offre L'offre du prestataire doit impérativement inclure les points suivants : 4.1. Présentation du prestataire Cf. annexe 1. L annexe 1 est à remplir dans sa totalité Contexte et objectifs généraux de la prestation Le prestataire reformule la demande, précise sa compréhension du dispositif (notamment en termes d enjeux et d opportunité pour l entreprise et les salariés) et sa conception de la prestation. AGEFOS PME IDF / Appel à propositions Formations Entretien Professionnel / mars

7 4.3. Déroulement de la prestation Le document remis précise pour chacune des actions : - Le programme détaillé de la formation proposée - Le découpage de la prestation (thème traité, durée approximative ) - Les méthodes et moyens pédagogiques utilisés - Les pré-requis nécessaires pour pouvoir suivre la formation - Les modalités d évaluation de la formation - Les lieux de formation proposés en Ile-de-France ainsi que les conditions d accès par les transports en commun 4.4. Moyens humains Le prestataire présente dans son offre les moyens humains mis à disposition pour la réalisation et le suivi du projet : - nom, qualification et expérience de chaque intervenant. Ces informations seront complétées par la production d un CV individuel détaillant les qualifications, compétences et expérience de l intervenant - un responsable de projet (nom, rôle et coordonnées) - un contact pour la logistique, la facturation et le suivi administratif 4.5. Références du prestataire Le prestataire présente des références significatives d actions conduites dans le domaine emploi/formation et, plus particulièrement, en matière d entretiens individuels Offre financière Le prestataire indique de manière précise le prix en euros HT de la prestation. Ce coût inclut l'ensemble des frais engagés (coût d'animation, supports de formation, frais de déplacement, ) par la mise en œuvre de la prestation sur un ou plusieurs territoires en Région Ile-de-France. AGEFOS PME Ile-de-France décidera avec le prestataire d'un calendrier prévisionnel de X formations par public cible et aura la possibilité de mobiliser le prestataire pour conduire des formations supplémentaires en cas de besoin. Action collective : Formation à la mise en œuvre de l entretien professionnel Public Contenu Durée Personnes chargées de la conduite des entretiens dans l entreprise (chef d entreprise, encadrant, responsable chargé des ressources humaines, ) Adapté à chacun des publics-cibles, le contenu de la prestation doit porter sur : La dimension obligatoire de l entretien professionnel, ses enjeux, ses opportunités La préparation à la mise en place des entretiens La conduite de l entretien Le rôle du salarié La formalisation et le suivi de l entretien L exploitation RH de l entretien professionnel 1 ou 2 jours Organisation Inter-entreprises : 6 participants mini / 10 participants maxi Conditions financières Coût total stagiaire maximum : 180 HT / jour AGEFOS PME IDF / Appel à propositions Formations Entretien Professionnel / mars

8 Action collective : Formation à la mise en œuvre de l entretien professionnel Public Objectifs Durée Public salarié bénéficiaire de l entretien professionnel Adapté à chacun des publics-cibles, le contenu de la prestation doit porter sur : La dimension obligatoire de l entretien professionnel, ses enjeux, ses opportunités La préparation à la mise en place des entretiens La conduite de l entretien Le rôle du salarié La formalisation et le suivi de l entretien L exploitation RH de l entretien professionnel 1 jour, soit 7 heures Organisation Inter-entreprises : 5 participants mini / 10 participants maxi Conditions financières Coût total stagiaire maximum : 180 HT 5. Engagements du prestataire Le prestataire retenu s engage à utiliser, en appui au déroulement de la formation, les supports élaborés par AGEFOS PME à savoir : - Guide de l entretien professionnel et les fiches techniques associées o Version employeur o Version salarié Si la formation conduit à l élaboration d un support par les bénéficiaires, l organisme de formation s engage à fournir aux participants les supports élaborés par AGEFOS PME comme un exemple d outil disponible pour l entreprise. Le prestataire s engage à éviter toute utilisation des outils AGEFOS PME dans le cadre d autres projets ou auprès d autres OPCA. Le prestataire s engage à respecter les règles de promotion du projet qu AGEFOS PME Ile-de-France définira dans la convention. Le prestataire devra garantir : - Un service administratif assurant la gestion des actions de formation (relance, convocation, logistique) en lien avec AGEFOS PME - Un service d accueil de qualité - Des salles de formation au standard d équipement garantissant un confort réel des stagiaires et accessibles aux personnes à mobilité réduite - Des intervenants salariés et expérimentés dans le domaine de compétence enseigné - Le respect des obligations de publicité des éventuels cofinanceurs au projet - Le respect des conditions tarifaires proposées - La réalisation d un bilan qualitatif et quantitatif annuel sur l ensemble des prestations réalisées AGEFOS PME IDF / Appel à propositions Formations Entretien Professionnel / mars

9 6. Procédure de l appel à propositions 6.1. Conditions d envoi des offres et date limite de réception Les offres doivent être adressées sous format électronique et papier : par à : pvilleroche@agefos-pme.com Objet du mail : Nom de l organisme de formation Entretien Professionnel Au plus tard le 15 avril 2015 et par courrier à : AGEFOS PME Ile-de-France Département Projets et cofinancements Appel à proposition Entretien Professionnel Pierre de Villeroché 11 rue Hélène Paris cedex 17 Toute offre doit être datée et signée par le représentant qualifié de la société. L'offre et les prix proposés doivent être écrits très lisiblement Sélection du prestataire Le prestataire sera sélectionné au regard des critères suivants : - compréhension du contexte, des enjeux, des objectifs et du contenu du projet - expérience en lien avec la thématique concernée - connaissance des dispositifs emploi/formation - propositions d amélioration éventuellement formulées - proposition financière - couverture départementale du prestataire de formation La sélection du ou des prestataires sera réalisée par un comité interne à l'agefos PME régionale constitué par des techniciens et des partenaires sociaux représentants de l'opca. AGEFOS PME Ile-de-France se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues et : - s engage à garder confidentielles les offres reçues, - n est engagé qu après notification écrite adressée au prestataire et acceptation formelle des conditions proposées. AGEFOS PME Ile-de-France se réserve le droit de demander des précisions complémentaires en tant que de besoin. Le prestataire non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité ni contester pour quelque motif que ce soit le bien-fondé de la décision d AGEFOS PME Ile-de-France. 7. Contractualisation A l issue de la désignation du prestataire en charge du projet, une convention sera signée entre le prestataire et l'agefos PME Ile-de-France. Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration ainsi que celles de règlement des factures, sous réserve de validation des prestations par nos services. AGEFOS PME IDF / Appel à propositions Formations Entretien Professionnel / mars

10 Le présent appel à propositions couvre la période du 01/04/2015 au 31/12/2015. Cette offre est susceptible d être reconduite en Les actions de formation sont, par ailleurs, susceptibles d être cofinancées par la Région Ile-de- France, la Direccte Ile-de-France, le Fonds Social Européen et/ou le FPSPP. Si tel était le cas, l organisme de formation sera informé dans la convention des obligations liées au(x) cofinanceur(s). En cas de difficulté de compréhension du présent document, vous pouvez contacter : Pierre de Villeroché AGEFOS PME Ile-de-France Tél. : pvilleroche@agefos-pme.com AGEFOS PME IDF / Appel à propositions Formations Entretien Professionnel / mars