Direction générale adjointe Services institutionnels Service de l approvisionnement. Comité exécutif Le 12 novembre 2014

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1 Direction générale adjointe Services institutionnels Service de l approvisionnement Comité exécutif Le 12 novembre

2 Les devoirs de Montréal S assurer que l attribution des contrats est faite de la meilleure façon S assurer que les octrois de contrats sont documentés, valides et explicables Démontrer que les deniers publics sont consacrés à la production de services publics de qualité, à coût concurrentiel 2

3 Les mécanismes d évaluation et de réduction des risques 3

4 Les mécanismes d évaluation et de réduction des risques Le cadre normatif, les politiques et les encadrements La capacité d action et l expertise (regroupement des effectifs et mise à niveau) La gestion des processus d octroi de contrats : faire et fairefaire 4

5 Le cadre normatif 5

6 Loi sur les cités et villes Loi 76 Charte de la Ville de Montréal Règlements Politiques d approvisionnement et de gestion contractuelle Politiques Encadrements Guides Gestion contractuelle Portée Principes Objectifs 1 - Influence sur le comité de sélection 2-Truquage des offres 3 - Lobbyisme 4 - Intimidation, trafic d influence ou corruption 5 - Conflits d intérêts 6 - Impartialité et objectivité du processus 7 - Modification des contrats 8-Responsabilité de l application Approvisionnement Cadre légal et portée Objectifs et principes Éthique, déontologie et lobbyisme Développement durable Économie sociale Définitions Achats et gestion des stocks Responsabilités (Arrondissements, services corporatifs, Direction de l approvisionnement et fournisseurs) Élaboration, mise à jour et application Séparation des tâches (C-RF-SF-D ) Fichier des fournisseurs (C-RM-SAC-P ) Délégations de pouvoir Octroi de contrats pour des travaux d urgence (C-OG-DG-D ) Comptabilisation des inventaires (C-RF-SF-D ) Gestion des contingences, incidences et déboursés dans tous les contrats (C-OG-SDO-D ) Surveillance de chantier Évaluation des fournisseurs Banque de documents normalisés d appels d offres Guide de référence en biens et services Guide de référence des systèmes de pondération et d évaluation des comités de sélection et des comités techniques Guide de référence en matière d octroi et de gestion de contrats de services professionnels Guide de référence en gestion des stocks Guide sur comment faire affaires avec la Ville Guide de référence en gestion de contrat Cadre de gouvernance des projets et des programmes de gestion d actifs municipaux Audit- Contrôles internes Vérificateur général Inspecteur général 6

7 Bases de la saine gestion : le cadre normatif Loi sur les cités et villes (articles à 477.6; 573 à ) Loi visant à prévenir, combattre et sanctionner certaines pratiques frauduleuses dans l industrie de la construction et apportant d autres modifications à la Loi sur le bâtiment (P.L. 35, L.Q. 2011, c. 35) Loi concernant la lutte contre la corruption (P.L. 15, L.Q. 2011, c. 17) Règlement sur les contrats de construction des organismes municipaux (R.R.Q. c. C-19, r. 3 - Décret , 17 août 2011) Loi sur l éthique et la déontologie en matière municipale (L.R.Q. c. E ) (2010) Loi concernant l inspecteur général de la Ville de Montréal (L.Q c. 3) 7

8 Bases de la saine gestion : le cadre normatif (interne) Politique de gestion contractuelle de la Ville de Montréal (décembre 2010 révision décembre 2012) Politique d approvisionnement de la Ville de Montréal (août 2006 révision novembre 2011) Confidentialité des estimations du coût des contrats (directive janvier 2012) Contingences, incidences et déboursés dans les contrats (directive juillet 2011) Confidentialité de l identité des preneurs de cahier de charges (octobre 2009) Directive selon laquelle une entreprise ne peut soumissionner si elle a participé à l élaboration des documents d appel d offres public dans les 6 mois le précédant (juin 2009 révisé juin 2012) Autorisation de lancement d appel d offres (directive juin 2012) Code de conduite des employés et Code d éthique des élus (avril 2009 revue 2012) Règlement de délégation de pouvoirs Création de la Commission d examen des contrats (décembre 2010) 8

9 Mesures : Stimuler la concurrence et l accessibilité (faits saillants à l interne) Restreindre la divulgation de l identité des soumissionnaires potentiels Clarifier les éléments de pratiques anticoncurrentielles et les sanctions Encadrer les communications entre fournisseurs, employés ou mandataires durant les processus d appel d offres Uniformisation du processus d approvisionnement 9

10 Bases de la saine gestion : le cadre normatif nouveau depuis décembre 2011 Interdiction de présenter une soumission pour un contrat public si reconnu coupable de certaines fraudes fiscales (P.L. 35; L.Q. 2011, c.35) (décembre 2011) Interdiction de poursuivre l exécution d un contrat public à moins d autorisation de la part de la Régie du bâtiment du Québec sur demande de la Ville dans un délai de 20 jours suivant l inscription de la restriction, sauf s il s agit de se prévaloir d une garantie découlant du contrat (P.L.69, L.Q.2012, c.21) (décembre 2011) Entrée en vigueur du Registre des entreprises non admissibles (RENA) (P.L.15, L.Q. 2011, c.17) (juin 2012) L inscription d une entreprise au RENA empêche l adjudication et l exécution de contrats et de sous-contrats municipaux pendant la période indiquée aux règlements (sauf autorisation du MAMOT ou situation d urgence) durant la période de transition d application du P.L. 1 10

11 Bases de la saine gestion: le cadre normatif Obliger la vente des cahiers d appel d offres public par SÉAO Impossibilité pour une entreprise de conclure, à titre de contractant ou de sous-contractant, un contrat avec un organisme public ou une municipalité à moins de détenir une autorisation délivrée par l AMF : Critère objectif : preuve d absence de déclaration de culpabilité à une fraude (par l entreprise ou un de ses actionnaires à 50 % d actions votantes) Critère subjectif : exigences élevées d intégrité auxquelles le public est en droit de s attendre d une partie à un contrat public ou à un sous-contrat public (P.L. 1, L.Q c. 25) applicable aux contrats de construction ou de service de plus de 40 M$, aux projets identifiés par le décret (décembre 2012) et à ceux visés par des décrets Montréal Modification récente qui établit le seuil à $ pour les contrats en matière de construction de trottoir et d égouts et certains contrats d approvisionnement ainsi que sous-contrat de $ et plus Décret et Programme d évaluation des fournisseurs (mise à niveau bientôt) 11

12 Mesures : la transparence et la reddition de comptes (faits saillants à l interne) Procéder à la refonte et à la modernisation du cadre législatif et réglementaire (plusieurs comités en continu) Mise à jour d une politique de gestion contractuelle (risque depuis le 17 décembre 2012) L adoption d une politique de gestion de l approvisionnement et d un plan d affaires (renouvellement et travail de consolidation) Encadrer les modifications aux contrats Suivi de l octroi de contrats de gré à gré Reddition de compte sur les contrats-cadres Diffuser l information relative aux contrats octroyés en un lieu unique SÉAO (étude du CG non respect des règles de divulgation) Intégration des notions de développement durable au processus 12

13 L intégration des notions de développement durable Favoriser l achat de biens et services éco-responsables Soutenir l émergence de l économie sociale ou sa consolidation dans certains secteurs Promouvoir le respect des normes internationales du travail Intégrer de nouveaux modèles d analyse basés sur le coût total et la durée du cycle de vie 13

14 La formation et le regroupement de la gestion 14

15 Mesures : La gestion des processus et formation des employés Assurer la formation des secrétaires de comités de sélection services professionnels Encadrer la composition et la formation des membres des comités de sélection Promouvoir le partage des connaissances et de ressources professionnelles ou techniques Offrir soutien et entraide par le biais des municipalités, MRC, associations et le MAMOT 15

16 La systématisation de la gestion 16

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18 La démarche d approvisionnement intégrée 18

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23 Les pratiques Discussions avec le demandeur pour bien circonscrire le besoin, cibler les éléments significatifs et pertinents du projet ou du besoin. Ces éléments serviront généralement à définir les critères qui seront utilisés lors de l évaluation des offres : La bonne qualité : la capacité du produit ou du service à faire ce pourquoi il a été conçu. La capacité du fournisseur à produire ce niveau de qualité En bonne quantité : la rupture de stock n est pas mieux que sa désuétude. Le fournisseur est-il en mesure de suivre le rythme de consommation de la Ville? 23

24 Les critères d évaluation définir les critères qui seront utilisés lors de l évaluation des offres : Au bon moment : la livraison du matériel ou la prestation du service au moment attendu À la bonne place : le plus près de l utilisation ou de la consommation du produit Au bon prix : le meilleur prix offert pour l ensemble des éléments recherchés Ajout, retrait ou adaptation de clauses particulières Recours à la documentation des dossiers antérieurs de même type, tant sur l approche retenue, que sur la performance obtenue 24

25 Identification des risques À diverses étapes du cycle d acquisition En amont et en aval des transactions Expression du besoin et de la personnalité du dossier Sollicitation des marchés et dépôt des offres Évaluation des offres et octroi du contrat (ou de la commande) Réalisation du contrat 25

26 L évaluation des risques : 3 catégories Catégories Sélection Réalisation Fiabilité/Qualité Risques reliés à la définition du besoin Restriction de la concurrence Contraintes ignorées ou nonanticipées Coût sur le cycle de vie Risques reliés au Marché Technologie alternative pas connue (mauvaise connaissance du marché) Dépendance visà-vis le fournisseur Pénurie Matières premières Lois Concurrence Risques reliés au fournisseur Sous-évaluation de la capacité des fournisseurs Risques financiers, Réputation Légaux Acceptation sociale Incapacité de maintenir la performance - Livraison, Qualité, Coût 26

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29 Le Marché Revue de la documentation technique, des normes, etc. Échanges avec d autres approvisionneurs ou donneurs d ouvrage sur des expériences semblables Exploration préliminaire des marchés pour identifier la disponibilité des sources d approvisionnement 29

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31 L objectif premier Identifier la proposition offrant, au meilleur coût, la meilleure combinaison des critères prévus à l appel d offres S assurer que le soumissionnaire offrant, sur papier, cette combinaison optimale, dispose effectivement des compétences, des ressources humaines, financières et techniques nécessaires à la réalisation du contrat, selon les conditions énumérées à l appel d offres Dans certains cas, s assurer que l impact d un contrat d approvisionnement majeur ne fragilise pas ou ne crée pas une pression indue sur la solvabilité d un fournisseur 31

32 La Qualité S assurer que les collaborateurs et/ou les sous-traitants impliqués disposent eux aussi des qualités pour lesquelles ils ont été retenus par le soumissionnaire Confirmer que les critères qualitatifs attendus des produits ou services requis feront l objet de contrôles de qualité adéquats lors de la production afin de corriger les problèmes à la source, et non pas après livraison Soutenir, par des éléments concrets et vérifiés, le processus d évaluation qui amène le donneur d ouvrage à la décision d adjudication 32

33 La Qualité (suite) Droit d obtenir des informations permettant l entière compréhension de l offre Droit d inspection des installations chez les soumissionnaires et leurs sous-traitants, exigé aux appels d offres de la ville (ce droit est exercé au besoin) Visites industrielles systématiquement exécutées auprès de nouveaux fournisseurs Démonstration des assurances requises 33

34 La Qualité (suite) Réduire les retours de produits déficients ou le refus de services rendus En cas de problème, accompagner le fournisseur dans la recherche de solutions favorables tant au donneur d ouvrage qu au producteur Documenter la performance du fournisseur Documenter le dossier, les correctifs apportés, les éléments à modifier dans le cadre d un futur besoin similaire 34

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36 Les pratiques Dépôt de soumission (bid bond) à l ouverture Valeur et engagement à fournir un cautionnement d exécution (si requis) 36

37 La conformité Rigueur des éléments obligatoires et éliminatoires, tels le respect des dates et heures de dépôt des offres, la signature des documents, la présence des garanties, etc. Liste des sous-traitants impliqués dans la réalisation du contrat Respect des conditions relatives à la formation de «Consortium ou à l utilisation de sous-traitants» tel que définies aux clauses générales des appels d offres municipaux de biens et services 37